Automatyzacja dekretowania dowodów księgowych

A C T A U N I V E R S I T A T I S L O D Z I E N S I S FOLIA OECONOMICA 119, 1992

* Małgorzata Ziemecka

AUTOMATYZACJA DEKRETOWANIA DOWODÓW KSIĘGOWYCH1

Termin dekretacja oznacza ogół czynności związanych z przygoto -waniem dokumentów do k s ięgowania, wydaniem dyspozycji co do sposo-bu ich księgowania i pisemnym potwierdzeniem jej wykonania [7]. De- kretacja obejmuje następujące etapy:

1. Czynności wetępne a - segregacja dokumentów,

b - kontrola dokumentów lub sprawdzenie, czy była ona przepro-wadzona.

2. Właściwe dekretacja, która obejmuje również numerację doku-mentów.

3. Kontrola dekretacji z oznaczeniem na dowodzie jej dokonania. Podczas segregacji dokumetnów [7] z ogółu dokumentów napływają-cych do działu rachunkowości zostają wyłączone te, które nie podle-gają księgowaniu. Dowody księgowe dzielone są na jednorodne grupy (kasowe, materiałowe itp.) i kontrolowane pod względem kompletności za oznaczony okres (dzień, dekadę, miesiąc). W trakcie właściwej dekretacji [7] na dokumencie źródłowym umieszcza się zlecenie ks i ę gowania na określonych kontach kwot wynikających z dokumentu, a do tyczących określonych zdarzeń gospodarczych i określa datę, pod j a -ką dokument ma być księgowany. Następnie osoby do tego upoważnione akceptują dwa powyższe zapisy na dowodzie księgowym. Dla zmniejsze-nia pracochłonności dekretacji słowa £ oznaczezmniejsze-nia stale powtarzają-ce się w jej treści są drukowane na formularzach dokumentów lub też

*

Mgr, asystent w Katedrze Informatyki UŁ.

1 Artykuł napisany na podstawie pracy magisterskiej autorkij A u -tomatyzacja dekretowania dowodów księgowych, Katedra Rachunkowości UL, 1 9 B 3 .

są odbijane na nich pieczątką. Specjalną formą dekretacji jest w y -stawienie do dekretowanych dokumentów poleceń księgowania. W wyni-ku dekretowania dowody otrzymują strukturę "danych księgowych".

W księgowości syntetycznej atrybutami zapisów księgowych są: - nr konta Wn,

- nr konta Ma, - przedział czasu,

- numer identyfikujący dowód, - wartośC zdarzenia.

Stosując symbole i pojęcia teorii zbiorów zdarzenia księgowe możemy opisać w postaci funkcji [3, 9]:

F С a i , aj, d, t) « V

ai, aj с A, ai - oznacza wejście (+) konta i, aj - wyjście (-) konta j,

d eD, d - dowód identyfikowany numerem,

t e T , t przedział czasu (dzień, miesiąc, rok lub inne w y -różnione okresy),

v e V , v - wartość w wyrażeniu pieniężnym,

A - zbiór kont w rachunkowości konkretnego podmiotu gospoda-rującego,

D - zbiór dowodów przetwarzanych w rachunkowości, T - zbiór jednostek czasowych,

V - zbiór liczb rzeczywistych służących do wyrażenia wartości zdarzeń księgowych.

Konta ai, aj są kontami syntetycznymi, a plan kont A zawiera wyłącznie konta syntetyczne.

Inna jest lista atrybutów zdarzeń należących do rachunków pro-blemowych, które szczegółowo opisują wyodrębnione procesy i zbiory zasobów. Atrybuty zdarzeń występujących w tych rachunkach wykracza-ją poza strukturę zdarzeń wystarczawykracza-jącą w księgowości syntetycznej i mogą należeć do [3]:

- struktury celowej wynikającej z realizacji określonego celu cząstkouego będącego składową procesu gospodarczego, np.: transak-cja kupna, zlecenie produkcyjne, zadanie inwestycyjne itp.,

- struktury podmiotowej (osoby lub instytucje uczestniczące w zdarzeniach gospodarczych),

- struktury rzeczowej, opartej na klasyfikacji rodzajowej środ-ków produkcji, zasobów lub produktów,

- struktury organizacyjnej opartaj na wydzielonych w s t r u k t u r z e organizacyjnej częściach przedsiębiorstw, przyporządkowanych jedno-osobowemu kierownictwu i realizujących określone zadania,

- struktury zdarzeń (rodzaje operacji obliczeniowych lub rodza-je przychodów bądź rozchodów).

Istnienie w rachunkach problemowych bogatszych struktur da -nych powoduje zmianę treści dowodów księgowych, które muszą zawie-rać dane o celach, rodzajach, podmiotach, jednostkach organizacyj-nych. Obok miar pieniężnych występują zwykle miary naturalne. Za-pis funkcyjny w rachunkach problemowych można przedstawić następu-jąco [9]j F(z, p, c, r, t, n, d, w) = (q, v) g d z i e : z - kod operacji ( z e Z), p - podmiot działań ( p e P ) , с - cel działania ( c e C ) ,

r - element struktury rodzajowej ( r e R ) ,

w - element (numer) wyrazu porządkującego pojedyncze obiekty w tej samej klasie ( w e W ) ,

t - okres ( t e T ) , .

n - stopień aktualizacji zdarzenia ( n c N ; dyspozycja, wzorzec, wyk o n a n i e ) ,

d - dowód identyfikowany numerem ( d ^ D ) , q - wielkość w miarach naturalnych ( q e Q ) , v - wartość w jednostkach pieniężnych ( v e V ) , Z - zbiór kodów,

P - zbiór podmiotów, С - zbiór celów działania, R - struktura rodzajowa, N - zbiór stopni aktualizacji,

D -’ zbiór dowodów przetwarzanych w rachunkowości, T - zbiór jednostek czasowych,

V - zbiór liczb rzeczywistych, Q - zbiór liczb rzeczywistych.

N rachunkach problemowych występuje pojęcie kodu (rodzaju) ope-racji. Ola każdego kodu operacji można jednoznacznie określić jed-ną parę ai, aj kont syntetycznych (niekoniecznie różnych). Ale choć jedna operacja określa.jedno zdarzenie (parę kont), to na tych s a -mych kontach możemy dokonywać zapisów wielu różnych operacji. Za-chodzi więc implikacja«

ž { z - * < a i , a j > }

która łączy rachunki problemowe z rachunkiem bilansowym i pozwala na automatyczne przejście z ewidencji problemowej na konta synte-tyczne [9]. '

Procedurze dekretowania poddawane są także zagregowane wartości poszczególnych typów zdarzeń, występujących w rachunkach problemo-wych. Dla całej rachunkowości powszechny jest więc model [2]:

grupowanie zdarzeń wg rodzajów

i dekretowanie

wprowadzenie do systemu księgowości syntetycznej

Właściwa dekretacja dowodów księgowych może odbywać się trzema sposobami [5]:

- dekretacja dokonywana jest ręcznie w sposób czytelny na doku-mencie źródłowym,

- dekretacja dokonywana jest na odrębnych dokumentach PK - Ze-stawienia Dekretów,

- dekretacja dokonywana jast automatycznie w oparciu o standar-dowe programy użytkowe.

Dotychczas najczęściej stosowane są dwa pierwsze rozwiązania. Bardzo często są one ze sobą łączone i w ten sposób tworzą wariant mieszany. Stosowanie tych dwóch rozwiązań jest uwarunkowane trady-cyjną formą prowadzenia rachunkowości.

Istotą ręcznej dekretacji operacji gospodarczych jest wprowa-dzenie każdorazowo przy ewidencjonowaniu poszczególnych operacji pełnego zestawu par kont (syntetycznych i analitycznych) biorących

w niej u d z i a ł . ’ * ,

W praktyce istnieje spora liczba zdarzeń gospodarczych, które się powtarzają oraz równocześnie występuje po kilka par kont k o r e -spondujących ze sobą, a tym samym biorących udział w

ewidencjonowaniu poszczególnych operacji gospodarczych. Stwarza to możliwość a u -tomatyzacji dekretowania dowodów księgowych.

Automatyczna dekretacja operacji gospodarczych, ogólnie rzecz biorąc, polega na jednorazowym wprowadzeniu do 3ystemu możliwie tyl-ko jednego symbolu, wyzwalającego następnie w sposób automatyczny wszelkie zestawy par kont syntetycznych i ewentualnie też anality-cznych, niezbędnych do prawidłowego zaewidencjonowania określonej operacji gospodarczej [ć].

Czynności wstępne wykonywane są z reguły w sposób ręczny, bez względu na stosowany system dekretacji operacji gospodarczych. D e kretacja właściwa w jej tradycyjnym systemie dokonywana jest w c a -łości ręcznie, w warunkach zautomatyzowania zaś jest realizowana na komputerze. Rozmiary wstępnych czynności w systemie automatycznoj dekretacji operacji gospodarczych różnicują poszczególne metody d e -kretacji i rzutują na ich pracochłonność.

Jedna z metod automatycznej dekretacji, nazwana umownie metodą analityczną, zoetała opracowana dla przedsiębiorstwa transportu sa inochodowego [1,6]. Polega ona na szczegółowej i seryjnie symbo l i z o -wanej analityce, a zasadnicza dekretacja oparta Jest na automaty-cznej analizie zapisu każdego ewidencjonowanego zdarzenia gospodar-czego. Znajdowanie korespondencji kont następuje automatycznie na podstawie przechowywanych w pamięci operacyjnej tablic powiązań mię-dzy danymi w zapisach księgowych. Automatyczna dekretacja odbywa się w następujących fazach:

rozróżnienie zdarzenia gospodarczego odzwierciedlającego p r o -ces zasileniowy od zdarzenia finansowego odzwierciedlającego stru-mień pieniężny, bądź od operacji przeniesień czy zamknięć

rachunko-wych ,

- według rodzaju dziedziny (wynikającej z symbolu rodzaju doku-mentu) znajduje się zespoły kont,

rodzaj dokumentu wskazuje grupę kont korespondujących ze so -bą,

- rozszyfrowuje się podgrupy kont wg liczby występujących da -nych i struktury zapisu księgowego,

- na podstawie serii symbolizanji analityki znajduje się k o n kretne korespondencje kont syntetycznych i wg opisanych już z a b i e -gów przyporządkowuje im analitykę, o ile dane konto syntetyczne ma podział analityczny; drogą kolejnych zwężeń, przybliżeń następuj, a u t o m a t y c z n a dekretacja.

Inne r o z w i ązanie p roblemu a u t ó matycznEj d ekretacji n a z w a n o u*- laownie meto d ą k i e r u n kową z odmianą czte r o f a z o w ą [1]. Z nalazła ona z a s t o sow an i e w p r z e d s i ę b i o r s t w i e transp o r t u m o r s k i e go. M e toda ta oparta jest na з у т Ьо_{И с е operacji księgowych, przy czym zasadnicza}

dekteracja przebiega w czterech fazach: - wybór korespondencji kónt syntetycznych,

- dobór analityki do odpo_wiedniego _{konta syntetycznego,}

- generowanie wyróżników technolo_gicznych,

zmiana formatu rekordów odzwierciedlających rekordy ek o n o m i -czno-finansowe.

W przebiegu dekretacji maszynowej na wejáciu znajdują się upo- kolejności rosnących wartości sy mb o li operacji k s i ę g o -zbioru T-1D1 (tab. I). Na wyjściu tęgo przebiegu otrzy- R-201 (tab. 2).

\

T a b e } a ■ 1 Struktura rekordu w _{zbiorze T-101}

Rekord zbioru T-lfll _ _ _ _ _ _ _ Rodzaj dokumentu VJereja zapisu Numer dokumentu Data zdarzenia Data księgowania Waluta Analityka I Ośrodek odpowiedzialności Nośnik ko sz t ów Symbo_{l o pe r a c j}i _księgowej Analityka II ireść zapisu K_wota Numer dokumentu _ _ _ _ _ _

W dekretacji uczestniczy tablica operacji kaięgowych. Zapisy ta-blicy są również upo_{rządkowane w rosnącej k}o_{lejności symboli o p e}

-racji księgowych. Zn a jd ow_{anie k}o_{nt syntetycznych dokonywane jest w}

sposób sekwencyjny poprzez odszukanie w zbiorze T-J01 i tablicy o- peracji księgowych tej samej wartości klucza. Wybór kont a n a l i ty c z-nych sterowany jeat także tablicą operacji księgowych i dokonywany jeat dla tych ko_{nt s y n t e t y c z n y c h , które powinny mieć analitykę- (co}

jest zaznaczone w tablicy operacji księgowych). Dobór analityki mo~ rzgdkowane w

wych rekordy mujamy zbiór

T a b 0 _{1 a 2}

Struktura rekdrdu w zbiorze R-201 Rekord zbioru R-201 Typ rekordu Konto syntetyczne Konto analityczna Ośrodek odpowiedzialności Nośnik kosztów Rodzaj dokumentu Numer dokumentu Data zdarzenia Data księgowania Stopień niepewności Strona konta Treść zapisu Wartość Rodzaj dokumentu Numer’dokumentu

Zo być dokonany z: analityki podmiotowej, ośrodka odpowiedzią’ ю • ści, nośnika lub analityki przedmiotowej.

W przebiegu dekretacji maszynowej generuje się do celów techno -logicznych wyróżniki:

- strony konta,

- stopnia niepewności danych orientując się wg symbolu rodzaju doku m en t u .

Wartość wyróżnika strony konta dla danego zapisu rozrachunkowe-go ustala się analizując rodzaj dokumentu w korelacji z symbolami kont syntetycznych (na które odnosi się zapis), modułami zapisu i strona mi tych kant. Wyróżnik stopnia niepewności zapisu ma duże znaczenie w przedsię biorstwach transportu morskiego. Związany jsst ui г opóźnieniami w spływie dokumentów ź r ó d ł o w y c h. W przypadku d o -konywania zamknięć okresów obrachunkowych dane kalkulowane d o kumentem pozaksięgowym, którego rodzaj pozwala oznaczyć zapis w y -różnikiem stopnia niepewności (statystycznej) danych.

Kolejna metoda automatycznej dekretacji opracowana zo s t a ł a ula przedsiębiorstwa przemysłowego [ó]. Nazwano ją metodą adresową. P o -lega ona na adresowaniu poszczególnych operacji do ściśle okradło- nych grup kont z odpowiadającymi, im algorytmami zasadniczej dekt-;- tacp.. Zakres p r z e d m i o t o w y tej metody obejmuje koszty proste, к U.. -o.:., raz liczone i p r z e n i e s i o n e z u w z g l ę d n i e n i e m ich u g r u p o w a ń <

sób automatyczny) zgodnie z układam kalkulacyjnym i wg określonych funkcji oraz miejsc powstania przy zachowaniu pełnej analityki. D o -stosowana ona została do następujących rodzajów działalności gospo-darczej przedsiębiorstwa przemysłowego:

1_{) produkcyjnej}

- podstawowej,

- pomocniczej (różnorodnej i jednorodnej);

2_{) pozaprodukcyjnej}

- bytowej, - socjalnej;

3) inwestycyjnej realizowanej systemem - zleconym,

- gospodarczym;

4) generalnego dostawcy maszyn i urządzeń niezależnie od w y o -drębnienia lokalowa biura kompletacji dostaw.

Adresowa metoda automatycznej dekretacji ma praktycznie nieograniczoną elastyczność w ramach działalności gospodarczej nią o b -jętej, ale może być stosowana jedynie w zakresie wyżej podanym. 1

tych względów przewidziano uzupełniająco stosowanie kierunkowej metody automatycznej dekretacji z jej odmianą dwufazową. Metoda ta polega na określeniu z góry, przy pomocy odpowiednich symboli, ści-słych kierunków wskazujących zasadniczą dekretację odpowiadającą każdej oddzielnej operacji księgowej. Zasadnicze czynności zw iąza-ne z dekretacją realizowaiąza-ne mogą być w dwóch fazach. Teoretycznie m e toda ta może być zastosowana w odniesieniu do wszystkich występu-jących w przedsiębiorstwie i podlegających ewidencji księgowej zdarzeń gospodarczych, jednakże charakteryzuje się pewną sztywno-ścią. Ola każdej nowej sytuacji dekretacyjnej trzeba stwarzać o d -powiedni symbol operacji księgowej i włączać go do tablicy tych o- peracji znajdującej się w systemie. Aby sytuacja ta nie hamowała bieżącej ewidencji księgowej, przewidziano możliwość stosowania rów-nolegle (przejściowo) również ręcznej dekretacji.

W Centrum Projektowania i Zastosowań Informatyki opracowany zo-stał uniwersalny komputerowy system przetwarzania danych w zakresie rachunkowości przedsiębiorstw [8_{]. Do SIR-u mogą być wprowadzone}

dowolne dowody księgowe zadeklarowane przez głównego księgowego przedsiębiorstwa. Do dowodów tych zaliczy się także dokumenty p o -w s tałe automatycznie -w systemie w wyniku wykonania obliczeń.

Opro-gramowanie systemu zapewnia automatyczną dekretację dowodów księgo-wych. Stanowi ona nieodzowną część SIR-u i jest niewątpliwie najle-pszym rozwiązaniem tego problemu w Polsce. Automatyczna dekretacja przy SIR polega na przekształceniu zarejestrowanych danych w tzw. zdarzenia księgowe, czyli operację księgowaną na dwóch korespondu-jących kontach, z jednoczesnym przyporządkowaniem danej operacji do trzech dodatkowych przekrojów grupowania księgowań. Pierwsze dwa z tych przekrojów nazywane są umownie przekrojami wg jednostek prze-twarzania. Umożliwiają one opis każdej księgowanej kwoty poprzez dnwolną kombinację identyfikatorów dwóch spośród czterech niżej wy- nüanionych kartotek (znajdujących się w bazie danych SIR):

- kartoteki; jednostek procesów wewnętrznych, czyli szeroko ro-zumianych zleceń (zlecenia produkcyjne, inwestycyjno, dla kosztów pośrednich, rozliczanie niedoborów, nadwyżek itp.);

- kartoteka jednostek procesów zewnętrznych, czyli tzw. tran-sakcji (transakcje zakupu, sprzedaży, przerobu itp.),

- kartoteka komórek organizacyjnych przedsiębiorstwa (miejsca powstawania kosztów),

- kartoteka kontrahentów (w jej skład wchodzi na specjalnych zasadach bank oraz pracownicy przedsiębiorstwa).

Trzeci przekrój ma charakter prze d m i o t o w y , tzn. umożliwia szcze-gółowe opisanie przedmiotu danego księgowania (materiału, wyrobu, inwestycji, usługi).

Automatyczna dekretacja stanowi szereg równoległych procesów realizowanych przy użyciu jednolitych pojęć, lecz wg różnych algo-rytmów. Nie stosuje się "Polecenia księgowania". Zakłada się m o ż liwość wystąpienia nietypowych przypadków, przy których zajdzie ko -nieczność ręcznego, dodatkowego nanoszenia na dokument księgowy, a następnie zarejestrowania numeru konta. Może to jednak dotyczyć nie więcej niż kilkudziesięciu nietypowych księgowań miesięcznie. Pu n k -tem wyjścia automatycznej dekretacji jest wykaz dokumentów księgo-wych (deklarowanych przez głównego księgowego). Poszczególne typy dokumentów są rozpoznawane wg naniesionego na każdym dokumencie "ko-du dokumentu". Kod ten jest wprowadzony do SIR-u, gdzie stanowi pod-stawę automatycznej dekretacji, dokonywanej niezależnie dla każde-go typu dokumentu. Podział wg kodu dokumentu umożliwia automatyczną dekretację w ramach rozłącznych podzbiorów liczących średnio po 40 typów księgowań (przy ogólnej jej liczbie wynoszącej ok. 3000).

P r zy a u t o m a t y c z n e j d e k r e tacjii 3 t o s u j e sifj dwie podstawowe m e -tody aekretowanią:

- msitodę bezpośrednią, - metody po

średnią-M e toda bez p o ś r e d n i a p o lega na w y k o r z y s t a n i u r ó żnego r o d z a j u ko -dów lub tekstów z a p i s a n ych na dokumencie, które posi a d a j ą á c iále о- k re ś l o n e znaczenia. M e toda pośr e d n i a polega na w y k o r z y s t a n i u różne go rodzaju indeksów lub nu m e r ó w p o r z ą d k o w y c h z a p i s a n y c h na d o k u m e n -cie, a s t a n o w i ę c y c h odwo ł a n i a do pos z c z e g ó l n y c h rek o r d ó w ka r t o t e k p o z a k s i ę g o w y c h p r o w a d z o n y c h w bezie d a nych SIR, u m o ż l i w i a j ą c y c h d o -d a t k o w e rozr ó ż n i e n i e p o s z c z e g ó l n y c h typów k s i ę gowali. Należy z w r ó -cić uwagę na fakt, że dane zawarta w k a r t o t e k a c h p r o w a d z o n y c h w SIR o d p o w i a d a j ą s t r u k t u r z o rodza j o w e j z d a r z e ń wyma g a n e j dla rachunków pr o b l emowych. D l a t e g o o k r e ś l e n i e tych ka r t o t e k jako p o z a k s i ę g o w e nie jest a d e k w a t n e do -.eh zawartości.

P r z e k s z t ał_{cenie d a nego doku m e n t u k s i ę g o w e g o w z darzenie k s i ę}

-gowe odby w a się dwuetapowo: - rejestracja,

- aut o m a t y c z n a dekretacja. R e j e s t r a c j a składa się z faz: - w p r o w a d z a n i a danych,

- konwersji.

Faza w p r o w a d z a n i a d a nych o bajmuje w p r o w a d z a n i e d a n y c h z d o k u -mentu do s y stemu w z a sadzie bez zmiany s t o s o w a n y c h na d o k u m e n c i e symboli. Programy rejestracji z apewniają u z y s k a n i e na taśmie m a g n e -tycznej r e kordów w s tępnie s k o n t r o l o w a n y c h i z b i l a n s o w a n y c h w r a mach grup dokumentów, czyli tzw. paczek. Z a l e ż n i e od s truktury d o k u mentu k s i ę g o w e g o może o d p o w i a d a ć mu dowolna liczba rekordów. R e kordy te zawi e r a j ą symbole f igurujące na dokumentach. Faza k o n w e r -sji obe j m u j e p r z e k s z t a ł c e n i e stanów fizyc z n y c h na stany •:-jgiczne po_{łączone ze s t a n d a r y z a c j ą s a mego rekordu. Oparta jest ria fablicy}

konw e r s j i stanów f izycznych na stany l ogiczne" oraz "Tablicy s t a n -d a ryzacji rekor-du", które a;j tworzo_{ne a u t o m a t y c z n i e . E f e k t e m r e j e}

-stracji jest u n i f i k a c j a s t r u k t u r r e kordów i s t o s o w a n y c h symboli, czyli u n i e z a l e ż n i e n i e się od i n d y wi_{d u a l n y c h w y m a g a ń u ż y t k o w n i k a w}

tym za k r e s i e Nie jest to jeszcze u n i f i k a c j a znaczeniowa. A u t o m a -tyczna d e k r e t a c j a składa eię z faz i

- redakcji.

W f a zie translacji dokonywana jest d ek r etacja metody b e z p o ś r e d -nią p o p r z e z w y k o r z y s t a n i e "Tablic trans l s c j i s t a n ó w l o g i c z n y c h na w a r tości a t r y b u t ó w “ . Jsj e f e k t o m są rekordy o j e d n o l i t e j s t r u k t u r z e z d a r z e nia księgowego, z a w i e r a j ą c e w a r tości atryb u t ó w , które są u n i -f i k o w a n e znaczeniowo.

W fazie r e dakcji d o k o n u j e się d e k r e t a c j i m e t o d ą pośrednią, czyli p o p r z e z w y k o r z y s t a n i e k a r t o t e k p o z a k s i ę g o w y c h s y stemu oraz " T a b -lic re d a k c j i r e kordu z d a r z e n i a k s i ę g o w e g o wg i d e n t y f i k a t o r ó w k a r -totek p o z a k s i ę g o w y c h " ( t w o r z o n y c h a u t o m a t y c z n i e ) . P onieważ każdy reko r d z d a r z e n i a k s i ę g o w e g o z a wiera do t r zech od w o ł a ń do kar t o t e k p o z a k s i ę g o w y c h , istnieje m o ż l i w o ś ć ś c i ą g n i ę c i a z nich s z e r e g u s t a -łych infor m a c j i n i e z b ę d n y c h do p r z e t w a r z a n i a w s y s t e m i e . , Pr o b l e m e m a u t o m a t y c z n e j d e k r e t a c j i z a j ę t o się również w ZSRR, gdz i e n a j b a r d z i e j r o z p o w s z e c h n i o n e są dwa s p o s o b y d e k r e t o w a n i a o p e -racji g o s p o d a r c z y c h [4]. S e d n e m p i e r w s z e g o sp o s o b u a u t o m a t y c z n e j d e k r e t a c j i jest z a -mieňa k o r e s p o n d e n c j i kont na kody ope r a c j i g o s p o d a r c z y c h . W tym c e lu o p r a c o w u j e £ię o k r e ś l o n y wykaz operacji i o d p o w i a d a j ą c ą mu k o r e s p o n d e n c j ę kont oraz k l a s y f i k a t o r , tj. u s y s t e m a t y z o w a n y zbiór w y -s z c z e g ó l n i a n y c h o peracji g o -s p o d a r c z y c h i ich k o dowych oznaczeń. W p i e r w o t n y c h d o k u m e n t a c h k s ięgowi w p i s u j ą kody ope r a c j i obok każdej sumy k sięgowej. Dane p r z e n o s i się na m a s z y n o w e nośniki i w p r o w a d z a się do EMC. W m a s z y n i e kody op e r a c j i g o s p o d a r c z y c h przy pomocy k o m e n t a r z a do pla n u kont p r z e k s z t a ł c a się w k s i ę g o w e zapisy i tym sam y m dok o n u j e zmiany kod ó w o peracji na język kont księgowych. Z a -s t o -s o w a n i e k l a -s y f i k a t o r a o p eracji g o -s p o d a r c z y c h po z w a l a z m n i e j -s z y ć d ł u g o ś ć k o d o w a n y c h d a n y c h i tym s a m y m z m n i e j s z y ć n a kłady ręcznej pracy (długość kodu o peracji wynosi 34 znaki z a miast 46 przy z w y -kłej formie p r z e d s t a w i a n i a z a pisów ksi ę g o w y c h ) . Wady p r z e d s t a w i o -nego s p osobu zawi e r a j ą się w złożo n o ś c i o p r a c o w a n i a w y kazu o p e r a cji, m a j ą c y c h j e d n o z n a c z n ą k o r e s p o n d e n c j ę kont i trudności s t w o r z e -nia klasyfikatora.

Drugi s p osób po z w a l a p o ł ą c z y ć z a s t o s o w a n i e k l a s y f i k a t o r a o p e r a -cji i t r a d y c y j n e p r z e d s t a w i e n i e z a p i s ó w k s i ę g owych. Dla m a s o w y c h o- p e racji g o s p o d a r c z y c h w d o k u m e n c i e p i e r w o t n y m w p i s y w a n y jest kod o- peracji, dla o p eracji n i e m a s o w y c h czy j e d n o s t k o w y c h k o r e s p o n d e n -cja kont. W ten spos ó b do c h o d z i do k o m p romi s u m i ę d z y z ł o ż o n o ś c i ą

o-opracowania i wprowadzenia klasyfikatora i zmniejszeniem wysiłku pracy przy kodowaniu pierwotnych danych w rezultacie automatycznej korespondencji kont.

Problem automatycznej dekretacji próbowała autorka niniejszego artykułu rozwiązać w swojej pracy magisterskiej. W procesie prze-twarzania danych rachunkowości można wyróżnić kilka modułów, m. in. moduł wprowadzania i kontroli danych oraz moduł dekretowania. Pod-czas wprowadzania i kontroli danych dane z dowodów księgowych prze-noszone są na maszynowe nośniki danych (tzw. konwersja) i wprowa-dzone do maszyny cyfrowej. W trakcie konwersji następuje kontrola prawidłowości dowodów księgowych. Dowody nieprawidłowe drukowane są na tabulogramie błędów. Dowody prawidłowe przekształcane są na o d -powiednie typy rekordów - a więc nadawana jest im ujednolicona struktura - i zapisywane na maszynowych nośnikach- informacji. Tak przygotowane dowody (w postaci rekordów) mogą być poddane dalszemu przetwarzaniu, czyli także automatycznej dekretacji. Moduł dekreto-wania zaproponowany przez autorkę obejmował tylko księgowość synte-tyczną, jedynie z zaznaczeniem możliwości występowania do danego konta syntetycznego kont analitycznych, i zakładał prawidłowe pr z e -prowadzenie modułu wprowadzania i kontroli danych.

Automatyczna dekretacja dokonywana jest w oparciu o kod dowodu księgowego i kod operacji księgowej udokumentowanej tym dowodem. Wszystkie dowody księgowe wprowadzone do systemu informacyjnego ra-chunkowości można podzielić na kilka jednorodnych grup (na podsta-wie analizy wystąpień różnych struktur danych wejściowych przepro-wadzonej w PWiKOŁ):

I - dowody kasowe, II - dowody bankowe,

III - dowody rozrachunków z dostawcami i odbiorcami, IV - dowody rozrachunków z pracownikami,

V - polecenia księgowania i noty księgowe.

Dla każdej nowej sytuacji dekretacyjnej nie zadeklarowanej w mo-mencie opracowania automatycznej dekretacji przewidziane jest przejściowo dekretowanie jej za pomocą dowodu PK.

Na początku każdej grupy dowodów księgowych znajduje się rekord kontrolny umożliwiający rozpoznanie rodzaju dowodów oraz zawierają-cy dane umożliwiające kontrolę dekretowanych dowodów. Tymi danymi są:

- liczba dowodów księgowych w grupie. - okres, którego dowody dotyczą, - kody operacji danej grupy.

Dzięki tym danym możliwe jest sprawdzenie, czy wprowadzone zo-stały wszystkie dowody księgowe, czy nie zozo-stały wprowadzone dowody z innego okresu lub z innej grupy. Na taśmie magnetycznej są więc zapisane trzy typy rekordów:

1_{) rekord kontrolny zawierający:}

- kod dowodu, - 9_{r u p ę (}

- liczbę dowodów, - okres rtn_{d o ;}

2) dowody księgowe z grup I-IV zawierające: - kod dowodu,

- kod operacji księgowej, - nr dowodu,

- datę, - wartość,

UN - konta analityczne

3) dowody księgowe grupy V zawierające: - kod dowodu, - nr dowodu, - datę, - wartość, WN - konta syntetyczne Мд blM - konta analityczne М д

Kod dowodu inoźe przyjmować wartości:

wa r t o ś ć grupa 0 reko r d kont r o l n y 1 I 3 II 5 III 7 IV 9 V

Kody o p eracji mogą p r z y j m o w a ć wartości:

wartości nieparzyste - dowody stanowiące podstawą księgowania. Kody dowodów są przyporządkowane grupom dowodów, czyli wszy-stkie dowody z tej samej grupy mają ten sam kod. Kody operacji są jednoznacznie przyporządkowane operacjom księgowym, tzn. że danemu kodowi operacji odpowiada jeden rodzaj operacji księgowej.

W przebiegu dekretacji wykorzystywane są cztery tablice symboli k o n t :

tab. A dla grupy I, tab. B d l a g r u p y II, tab. С dla grupy III, tab. D dla grupy IV.

Każda z tablic składa się z następujących elementów:

konto syntetyczne analityczne syntetyczne analityczne XK, M * 1 ... XK, L XK, L + 1 XK + 1, M + 1 ’•• XK + 1, L XK + 1, L + 1

M - najmniejszy kod operacji w danej grupie, L - największy kod operacji w danej grupie, К - kod dowodu.

Konta analityczne mogą mied wartość 0, gdy brak jest analityki do kont syntetycznych, lub 1 _{- gdy powinna ona wystąpić w rekordzie}

wejściowym. Użytkownik powinien posiadać zestawienie używanych ko dów operacji i kont, na których należy księgować dane operacje. D a -na tablica Jest wczytywa-na do pamięci operacyjnej przed przetwarza-niem określonej grupy dowodów. Rozwiązanie takie jest najbardziej ekonomiczne z punktu widzenia wykorzystania РАО. Utworzenie tylko jednej tablicy spowodowałoby, że tablica taka miałaby duże w ymia-ry, a wartość wielu jej elementów równa byłaby zeru (ze względu na jednoznaczne przyporządkowanie kodów operacji). Po wczytaniu dartych z TM program kontroluje prawidłowość kodu operacji księgowej i k o du dowodu oraz liczbę wczytanych dowodów i ich datę. Rekordy o k o -dzie operacji ęównym 0 zostaną wypisane na tabulogramie z zaznacze-niem, że nie należy ich dekretować, gdyż nie stanowią podstawy księ-gowań. Rekordy o kodzie równym 9 będą jedynie przepisano na TM, na której będzie znajdował się zbiór zadekretowanych dowodów

księgo-WN _{'К, M}

MA g d z i e :

wych. Pozostałe dowody księgowe zostanę zadekretowane. Dekretacja polega na wyszukaniu w oparciu o kod dowodu i kod operacji księgo-wej udokumentowanej tym dowodem symboli kont syntetycznych WN i MA w odpowiedniej tablicy symboli kont i dopisaniu ich do danego rekordu wejściowego. Następnie program sprawdza w tablicy symboli kont, czy do danych kont syntetycznych powinna wystąpić analityka. Jeśli tak, to w przypadku jej braku w rekordzie wejściowym zosta-nie zasygnalizowany błąd. Podczas przebiegu dekretacji sporządzane są dwa tabulogramy:

- tabulogram błądów,

- wydruk dowodów nie stanowiących podstawy księgowań.

Przedstawiona wyżej automatyczna dekretacja może być wprowadzo-na w przedsiębiorstwie, w którym istnieje zautomatyzowany system wprowadzania i kontroli dowodów księgowych. Wiąże się to z k o niecznością ujednolicenia struktury dowodów księgowych przed ich z a -dekretowaniem. Może być ona zastosowana przede wszystkim w p r zed-siębiorstwach, w których występuje duża liczba dowodów księgowych tych samych typów i księgowość analityczna ma niewielki zakres. Zbiór zadekretowanych dowodów może być wykorzystany do dalszego przetwarzania zgodnie z potrzebami użytkownika.

Literatura

[1] D z i e d z i c z e k I., Model księgowości informatycznej w przedsiębiorstwie przemysłowym, PWE, Warszawa 1979.

[2] J a r u g o w a A., S k o w r o ń s k i J., Problemy inte-gracji rachunkowości w warunkach bazy danych, materiały na kur- sokonferencję pod redakcją I. D z i e d z i c z a k a , Szcze-cin 1981.

[3] J a r u g o w a A., S k o w r o ń s k i J., Rachunek ko s z -tów w systemie informacyjnym przedsiębiorstwa, P W E , Warszawa 1982.

[4] J e w s t i g n i e w Je. M., Koriespondencya sczetow pri aw- tamatizacyi dannych uczeta, "Buchalterskij Uczet" 1986, nr 4. [5] K o 1 a s a W., Analiza funkcji użytkowych i struktur systemu

księgowości syntetycznej, maszynopis pracy magisterskiej napi-sanej w Zakładzie Rachunkowości UL, 1980.

[6] M a j e w s k i R . , Z a s t o s o w a n i e a dresowej i k i e r u n k o w e j m e t o -dy a u t o m a t y c z n e j dekret a c j i operacji g o s p odarczych, " O r g a n i z a -cja, Metody, Technika" 1982, nr 1,

[7] Mała e n c y k l o p e d i a rachunkowości, P W E , W a rszawa 1971.

[8] M i j a 1 P., R a c h u n k o w o ś ć przy z a s t o s o w a n i u s y stemu i n f o r m a -t yc z n e g o r a c h unkowości (SIR), " R a c hunkowość" 1982, nr 1 0_.

[9] S k o w r o ń s k i J., Logiczna 3_{truktura rachunkowości, m a}

-szynopis powielany.

Małgorzata Ziemecka

AUTOMATION OF THE DECREEING OF BOOK-KEEPING VOUCHERS

The article contains a comprehensive review of the used m e -thods of an automatic decreeing of Dook-keeping vouchers.

The first part of the article explains the term itself and the principles of decreeing vouchers in a descriptive way, as. well as the use of symbols and concepts from the sets theory. This is fol-lowed by presentation of the main characteristics of an automatic decreeing of economic operations and a review of the Polish

solu-tions in this field and of the most common solusolu-tions adopted in the Soviet Union. The article unds with description of the procedure of an automatic decreeing elaborated by the authoress within the fra-mework of her M. A. dissertation.