ACTA UNIVERSITATIS LODZIENSIS FOLIA OECONOMICA 157,2002
E dw ard M ichalew ski’
S Y S T E M Y W O R K F L O W , A S Y S T E M Y K L A S Y E D I
N a tle d o stę p n y c h in fo rm a cji, d o ty c z ą c y c h sy s te m ó w W o rkflo w o ra z k la s y E D I, p r z e d s ta w io n o m o żliw o ści, ja k i e d a ją te system y. P o k ró tk im o p is ie p o d s ta w za r ó w n o W o rkflo w j a k te ż E D I p r z e p r o w a d z o n o p o r ó w n a n ie tych d w ó c h p o d e jś ć d o z a r zą d za n ia o b ie g ie m in fo rm a c ji w o rg a n iza cji. W yka za n o n a tu r a ln ą p o tr z e b ę s y m b io z y fu n k c jo n o w a n ia tych d w ó c h system ó w , a je d n o c z e ś n ie b ra k w sp ó ln e j p la tfo r m y d o j e j rea liza cji. Z a p r o p o n o w a n o w y k o r z y s ta n ie m e to d y k i D IA N A d o w yp ełn ien ia te j luki.
W o rkflo w S y ste m s a n d S y ste m s o f E D I c la ss p r a c tic a l p o s s ib il ity w a s d e sc rib e d . A fte r a sh o r t d is c u ssio n o f fu n d a m e n ta l id ea in b o th a p p ro a c h e s th e p a p e r p r e s e n ts c o m p a riso n a p p lic a tio n th ese to o ls in In fo rm a tio n M a n a g e m e n t in O rg a n isa tio n . T h ere is a n a tu r a l n e c e ss ity o f s y m b io s is in fu n c tio n in g o f b o th s y s te m s o n the o n e h a n d a n d la ck o f c o m m o n p la tfo r m f o r its re a lisa tio n on the o th e r hand. In p a p e r w a s p r o p o s e d to use D IA N A m e th o d o lo g y a s a fillin g th is gap.
W prow adzenie
System y workflow powstały w wyniku rozwoju zaawansow anej technologii inform atycznej, um ożliwiającej zarządzanie przepływ em dokum entów elektro nicznych [1]. W spółczesne systemy zarządzania w orkflow realizują w praktyce ideę "biura bez papierów ", stając się jednym z czynników wzrostu wydajności prac adm inistracyjno-biurow ych. Autom atyzacja prac biurowych stała się wy znacznikiem now oczesności. Tym czasem systemy workflow, m imo iż sięgają do korzeni w EDI (Electronic Data Interchange), obejm ują w swoim obszarze znacznie więcej zagadnień niż same systemy do zarządzania dokum entam i typu
W yższa Szkoła Informatyki Stosowanej i Zarządzania, Instytut Badań Systemowych PAN
ul. Newelska 6, 01-447 Warszawa e-mail: m ichalew tgibsoan. waw.pl
DMS (D ocum ent M anagem ent System ) lub EDM (Electronic D ocum ent M ana gement). W system ach tych dochodzi do analizy procesów realizow anych przez przedsiębiorstw o, co sytuuje je obok reengineeringu, w którym w ystępują jako technologiczne rozw iązanie dla usprawnień.
Podstaw ow e definicje, dotyczące system ów workflow, zostały opracow ane przez W orkflow M anagement C oalition (W fM C) [21, organizacji zrzeszającej producentów i użytkow ników system ów w orkllow . C elem W fM C jest ustalenie standardów dla produktów typu workflow, mogących ze sobą w spółpracow ać. Niestety, zarów no w definicjach W fM C, jak też w szeregu innych publikacjach istnieje wiele dw uznacznych określeń a nieraz nawet naw zajem sprzecznych. Nader trafnie ujęto ten problem w [3], gdzie na przykładzie tłum aczenia na język polski oryginalnej definicji workflow, podanej przez W fM C w języku angiel skim, przedstaw iono różnorodną interpretację tego pojęcia przez poszczegól nych autorów.
W następnych rozdziałach, po opisaniu system ów klasy EDI (rozdział 2) i system ów W orkflow (rozdział 3), przedstaw iono porów nanie tych dw óch po dejść do problem u w spom agania zarządzania organizacją (rozdział 4). Na za kończenie podano wnioski oraz źródła w ykorzystanej literatury.
System y klasy EDI - E C
Gdy ponad 30 lat temu pow staw ała koncepcja EDI, kom putery były bardzo drogie, a modem owe połączenia między nimi miały niew yobrażalnie, jak na dzisiejsze standardy, niską przepustow ość i niewiele firm m ogło sobie na nie pozw olić [4]. Z drugiej strony nie istniały żadne system y w spom agające w ym ia nę danych między firm am i. Program y, które tworzyli autorzy w ynajm ow ani przez pionierów EDI (przem ysł sam ochodow y, General M otors, Sears, K-M art) nie były ogólnie dostępne. Daleko im rów nież było do prostoty obsługi i nieza wodności, jakim i m ogą szczycić się dzisiejsze system y. Początki nie były więc łatwe. Pierwszymi poważnym i użytkow nikam i EDI stali się przew oźnicy m or scy, kolejowi i powietrzni, czyli sektor transportu. Góry papieru, jak ie ten sektor przetwarzał, m usiały być przew ożone na odległości rzędu setek mil i bezustan nie przepisyw ane - co prow adziło do nieuniknionych pom yłek. W krótkim cza sie dołączyli do nich związani z transportem brokerzy, m agazyny, agencje celne, sieci detaliczne, wreszcie obsługujące te sektory banki.
D ynam iczne zachodzące zmiany w św iecie XXI wieku, w tym zaostrzająca się walka konkurencyjnai globalizacja gospodarki w ym uszają poszukiw anie i wykorzystyw anie coraz lepszych strategii i narzędzisłużących prow adzeniu biznesu. C harakterystyczną cechą now oczesnych strategii biznesow ych jest
odejście od patrzenia na organizację przez pryzmat hierarchii i funkcji poszcze gólnych działów , na rzecz skupienia się na procesach jak ie w niej zachodzą. R ozw ażane są zarów no procesy przebiegające w ew nątrz firm y, ja i te, które dotyczą kontaktu organizacji ze światem zewnętrznym : producentam i, dostaw cami, dystrybutoram i, detalistam i i bankami. Dążenie do popraw y tych efektyw ności tych procesów , stopnia w jakim zaspakajają potrzeby w ew nętrznych i ze wnętrznych klientów jest jednym z priorytetów nastaw ionej na sukces firmy. Z kolei kluczow ym czynnikiem , od którego zależy efektyw ność procesów biz nesow ych jest właściw e zarządzanie inform acją. W konsekw encji bardziej niż kiedykolw iek wcześniej istotny staje się niezawodny i szybki przepływ danych, zarów no w ew nątrz firmy, jak rów nież pomiędzy firm ą i jej otoczeniem . K la syczne środki i sposoby kom unikacji, oparte na przekazie papierow ym , czy też telefonicznym , nie są ju ż w ystarczające. Konieczne staje się w ykorzystanie technik inform atycznych. W związku z tym pojaw iło się wiele rozwiązań po zw alających na efektyw ne zarządzanie przepływ em inform acji i optym alizację procesów biznesow ych.
W zrost zainteresow ania elektroniczną w ym ianą danych notowany w ostat nich latach jest zw iązany z szybkim rozwojem technologii kom puterow ych oraz silniejszą konkurencją globalną. C oraz więcej firm skłania się ku zastosow aniom najnow ocześniejszych technik organizacyjnych i inform atycznych, aby utrzym ać się na rynku i osiągać m aksym alne efekty. Takim m ożliw ościom sprzyja właśnie stosow anie EDI.
EDI jest to elektroniczna wym iana danych handlowych lub adm inistracyj nych m iędzy różnymi system am i kom puterow ym i, przy użyciu uzgodnionego standardu form atow ania tych danych. O znacza to, że zamiast tradycyjnych do kum entów papierow ych przesyłanych pocztą, przekazyw ane są ich odpow iedni ki w postaci zapisu elektronicznego. Takie dokum enty ja k zam ów ienie, potw ier dzenie zam ów ienia, zlecenie w ysyłkowe, faktura itd. nie m uszą być drukowane lecz - po w ygenerow aniu odpow iadających im struktur danych w pam ięci kom putera, przez program aplikacyjny w system ie inform atycznym nadaw cy - m ogą być przesłane elektronicznie do systemu kom puterow ego adresata, i tam prze tw orzone autom atycznie, bez interwencji człow ieka, przez inny program apli a- cyjny potrafiący zinterpretow ać otrzym ane struktury danych. System y kom pute row e nadaw cy i adresata m ogą być pod każdym w zględem odm ienne. Jedynym w ym aganiem je s t aby potrafiły odczytać i zinterpretować struktury danych ę- dących przedm iotem wym iany, zapisane według uzgodnionego standardu.
Zastosow anie EDI przynosi szereg korzyści, które klasyfikuje się w dw óch kategoriach [5]:
> korzyści bezpośrednie w ynikające z autom atyzacji procedur operacyjnych, > korzyści długofalow e osiągane przez zaprojektow anie od now a przepływ ów
inform acji oraz dostosow anie strategii działania do nowych m ożliw ości ja kie daje EDI.
Firmy o wieloletnim dośw iadczeniu w stosow aniu EDI podkreślają, że efekty kategorii A szybko pokryw ają w szelkie wydatki inw estycyjne zw iązane z im plem entacją EDI. Korzyści kategorii В uważane są za najw ażniejsze, gdyż przyczyniają się do poprawy konkurencyjności firm.
D ośw iadczenia praktyczne w skazują jednak, że w drożenie EDI przynosi istotne efekty tylko wtedy, gdy jest w kom ponow ane w cały proces uspraw nień organizacyjnych, gdy jest ostatnim etapem takiego procesu, gdy podsystem EDI w spółpracuje ze zintegrow anym , kom pleksow ym system em inform atycznym obsługującym w szystkie agendy przedsiębiorstw a. Tak funkcjonująca firm a poszukuje sposobów na uspraw nienie wym iany inform acji z otoczeniem , z w y raźnym celem uspraw nienia przepływu m ateriałów i środków pieniężnych. Jest to podejście logistyczne a więc kom pleksowe. System EDI staje się wtedy nie odłącznym składnikiem infrastruktury procesów logistycznych. O D E T T E (E u ropejska O rganizacja EDI w przem yśle m otoryzacyjnym ) traktuje logistykę jako nieodłączny elem ent w drażania EDI [6]. Stosow anie E L E K T R O N IC Z N E J W Y M IA N Y DAN YCH /E D I/ jeSt obecnie w Europie i na św iecie traktow ane jak o konkurencyjna konieczność w prow adzeniu działalności gospodarczej. O rganizacje gospodarcze, które prow adzą w szczególności w iele różnych trans akcji handlowych i do tego w krótkim czasie, jak i organizacje , które realizują produkcję wyrobów rynkow ych na skalę m asową są przekonani , że tylko sto sow anie EDI zarów no w system ie w ew nętrznego zarządzania jak i we w spółpra cy z zewnętrznym i Partnerami zapew nia sprawne i efektyw ne funkcjonow anie.
S tosow anie EDI w innych dziedzinach życia gospodarczego je st rozszerza ne a technika i technologia elektronicznej kom unikacji w ykorzystyw ana jest do autom atyzow ania procedur adm inistracyjnych. W krajach w ysoko rozw iniętych stosow anie EDI w bankow ości , w księgow ości, w służbie zdrow ia, w usługach, w służbach celnych , w adm inistracji publicznej jest elem entem system ow ego zarządzania Firmą, bądź elem entem uspraw niającym w zajem ną w spółpracę. W USA, Japonii, Kanadzie, w krajach Unii Europejskiej, EDI je st zasadniczą form ą prow adzenia działalności gospodarczej i nie istnieje ju ż problem czy każ dy lub czy nie każdy pow inien wdrażać EDI - obecnie brzmi pytanie “kiedy” . N iestosow anie EDI szybko stanie się “konkurencyjną stratą” .
Podejście firmy do wdrażania EDI zw iązane jest z jej rolą na rynku. Inna jest skala przedsięw zięcia w firmie wiodącej (producent finalny, hurtow nia), która podejm uje inicjatywę wprow adzenia EDI w kontaktach ze sw oją siecią dostaw ców a inna w firm ie będącej dostaw cą jednej lub kilku części czy podze społów. Na firm ę w iodącą spada główny ciężar prac rozw ojow ych i projekto wych. Firm y (dostaw cy) korzystają zwykle z pom ocy firm w iodących a co naj mniej z dokum entacji stosow anego standardu EDI. N ajczęściej firm a w iodąca w różny sposób nakłania swoich dostawców do wdrożenia EDI. Zw ykle efekty w ew nętrzne w prow adzenia EDI w firmie satelickiej są nieistotne, najw ażniej szym efektem jest zdobycie zamówień lub/i ustabilizow anie pozycji stałego dostaw cy dla potężnej firmy wiodącej. Elektroniczna wym iana danych z w ie loma partneram i wymaga uzgodnienia między nimi wielu param etrów technicz nych a między innymi struktury danych. W m iarę rozwoju EDI pow staw ały w tym zakresie standardy branżowe i regionalne. N iektóre z nich są szeroko rozpow szechnione, są i zapewne długo jeszcze będą używ ane. L ecz gw ałtow ny rozwój handlu światowego w ostatnich dziesięcioleciach stw orzył potrzebę opracow ania jednolitego standardu w skali światowej. Takim standardem jest ED IFA C T (Electronic Data Interchange for Adm inistration, C om m erce and Transport) - elektroniczna wym iana danych dla adm inistracji, obrotu tow arow e go i transportu, opracow any i rozwijany pod auspicjami O N Z (U N /E D IFA C T). Standard ten obejm uje zasady składni, wytyczne i wielopoziom ow y system ka talogów, które nazywam y Bazą N orm atyw ną EDIFACT.
EDI jest więc spraw dzonym system em elektronicznej wym iany danych, m ającym długą historię i znaczący dorobek. Taki system zakłada zautom atyzo waną w ym ianę dokum entów o określonej strukturze między aplikacjam i (pro gram am i) kom puterow ym i. EDI zakłada przesyłanie dokum entów o dokładnie określonej strukturze, która jest kodowana zgodnie z przyjętym stan ar em. Struktura dokum entu jest przesyłana wraz z jego zawartością. System y oparte na tradycyjnych rozw iązaniach EDI charakteryzowały zawsze wysokie koszty oraz trudności na etapie opracow ania, wdrożenia i utrzym ania. W arto więc przyjrzeć się z aró w n o z aleto m ja k i w adom tradycyjnych rozwiązań [ J.
M ocne strony ED I
> Szeroko rozpow szechnione standardy form atow ania danych > Sform alizow ane scenariusze obiegu komunikatów
> Elastyczność standardów (subkom unikaty) > N iezaw odna i bezpieczna wymiana
> Ustabilizow ane oprogram ow anie i bogata oferta usług > Znane korzyści biznesowe.
Słabości EDI
> M nogość standardów oraz wersji katalogów i kom unikatów > Skom plikow ane kom unikaty EDI:
- Konieczność opracow yw ania subkom unikatów dla konkretnych potrzeb - M nożenie dokum entacji: dla każdego subkom unikatu opracow yw ane są
przew odniki w drażania (M essage Im plem entation G uidelines) > Problem y z utrzym yw aniem i aktualizacją standardów
> Trudny proces wdrażania > W ysokie koszty wdrażania > Długi czas w drażania
> Brak pełnego standardu wym iany inform acji, Standardy EDI dotyczą tylko struktury danych. Potrzebna jest standaryzacja na wielu poziom ach:
- procesów biznesow ych
- aplikacji kom puterow ych (obok struktur danych - interfejsy pom iędzy aplikacjam i a oprogram ow aniem EDI oraz pom iędzy oprogram ow aniem EDI a program am i kom unikacyjnym i)
- kom unikacji i ochrony danych.
> Brak w większości krajów a przede w szystkim w Polsce uregulow ań praw nych nadających dokum entow i elektronicznem u moc dow odow ą.
Podejm ow ane są różne kroki dla uspraw nienia tradycyjnego EDI. Pojawiły się koncepcje uproszczenia kom unikatów EDIFACT. Praw dziw y przełom w upow szechnieniu EDI przynosi jed nak dopiero w ykorzystanie Internetu. Po jaw iło się rozw iązanie łączące nowe technologie internetow e ze starym i techni kami EDI. Stanow iący podzbiór języka SG M L nowy języ k X M L doskonale stosuje się do opisu danych jak i do autom atycznej wym iany kom unikatów elektronicznych. Taka w ym iana stanowi właśnie p odstaw ow ą ideę EDI i jest realizow ana przy wykorzystaniu sieci Internet [8]. W tradycyjnych rozw iąza niach kom unikaty EDI w ędrują przez sieć VAN (V alue Added N etw ork). Jest to zatem skorzystanie z wydzielonej sieci operatora telekom unikacyjnego, który dba o je j w łaściw e zabezpieczenie. O czyw iście za odpow iednie, niestety zazw y czaj bardzo w ysokie opłaty.
System EDI -c
"T ranslator XML !ot.erne,t XML Translator
System EDI
Posłużenie się XM L um ożliw ia w ykorzystanie do transm isji Internetu wraz z budow anym i na jeg o bazie aplikacjami obsługującym i przesyłanie danych. Kod XM L jest interpretow any i wyświetlany przez przeglądarki internetow e. Zabezpieczenie transm isji gw arantują odpow iednie protokoły, algorytm y szy frow ania i podpisy elektroniczne.
Drugi krok - w kierunku Rynku Elektronicznego (ang. Electronic C om m er ce, w skrócie EC) jest dużo trudniejszy [9], gdyż jest to krok poza teren firm y. Istnieją w praw dzie proste formy kom unikacji jak e-mail (poczta elektroniczna) lub fax, które redukują czas potrzebny na przebycie przez dokum ent drogi z jednej firmy do drugiej. Nie zapew niają one jednak bezpieczeństw a danych i nie gw arantują ich popraw ności, gdyż w dalszym ciągu człow iek jest uczo wym ogniw em - ręcznie przepisuje dane z przychodzących dokum ent w, w pio- w adzając je do w ew nętrznego systemu inform atycznego firmy. Pojaw ia się więc potrzeba opracow ania systemu, za pom ocą którego m ogą porozum iew ać się firmy zlokalizow ane często naw et na różnych kontynentach. Ogó nie po poję ciem elektronicznej gospodarki (EC - Electronic C om m erce) zwanej ta że e e ironicznym handlem , a ostatnio rozszerzonej o nazwę elektroniczny b,znes, rozum iem y więcej niż w ykorzystanie elektronicznej wym iany danych ( ). obejm uje w szystkie rodzaje działalności i narzędzia do elektronicznej rea izacji biznesu. G łów nym elem entem EC jest oczywiście EDI, a także E.M ai - poczta elektroniczna (teksty), sieć o św iatow ym zasięgu Internet, usługi on- me (za m knięty krąg użytkow ników ). EC jest rów nież odpow iednim narzędziem dla uzyskania uproszczeń w handlu i będzie miało poważny wpływ na racjona izację procedur handlowych. W szystkie poważne organizacje narodow e zajm ujące się dotychczas upow szechnianiem i wdrażaniem EDI rozszerzają swój zakres zia łania przechodząc od czystego EDI do organizacji prom ocji i w drażania Elek tronicznej G ospodarki . Traktują one EDI jak o je d n ą z technik inform acyjnyc i stosow anych w gospodarce elektronicznej zgodnie ze specyficznym i potize ami użytkowników.
Przedstaw iciele M inisterstw a Transportu i G ospodarki Morskiej w porożu m ieniu z przedstaw icielam i zainteresow anych przedsiębiorstw , instytucji i je nostek na spotkaniu w W arszawie w dniu 2.03.2000 r. postanowili [ ] wspo nie utworzyć G rupę R oboczą ds. przygotow ania koncepcji zastosow ania tec no oe n gospodarki elektronicznej (Electronic Com m erce) w m iędzynaro ow ym o rocie m orskim (w tym: EDI i rozwiązań system ow ych z w ykorzystaniem Internetu).
System y W orkflow
N ajbardziej „w ypośrodkow ane” tłum aczenie definicji W fM C pojęcia W orkflow wygląda następująco [10]: „A utom atyzacja procesu biznesow ego, w całości lub części, podczas której dokum enty, inform acje lub zadania są prze syłane od jednego uczestnika do następnego celem realizacji, zgodnie ze zbio rem sform alizow anych zasad postępow ania” ., zaś proces biznesow y to zbiór jednej lub więcej połączonych procedur lub działań, które w spólnie realizują cel biznesu lub polityki, zw ykle w kontekście struktury organizacyjnej określającej role i związki funkcjonalne.
Zgodnie z definicją W fM C System zarządzania w orkflow (W orkflow M a nagem ent System ) jest to system [ I I ] , który określa, tworzy i zarządza realizacją workflow poprzez w ykorzystanie oprogram ow ania, działającego na jednym lub kilku zbiorach procedur podstaw ow ych [ang. engine] w orkflow , będący w stanie interpretow ać definicje procesu, współdziałać z uczestnikam i i, jeśli jest taka potrzeba, odw oływ ać się do użycia inform atycznych narzędzi i aplikacji.
W yróżnia się cztery rodzaje system ów workflow [12]: > adm inistracyjne
> ad-hoc
У w spółpracujące > produkcyjne
A dm inistracyjne
System y w orkflow typu adm inistracyjnego odnoszą się do biurokratycz nych procesów , gdzie etapy postępow ania sš dobrze określone, a zasady im to w arzyszące są znane każdem u uczestnikow i procesu. Przykład takich procesów stanowi: rejestracja sam ochodu, aplikow anie o stopień m agistra po zakończeniu dysertacji. Ten typ workflow odnosi się do starszej ju ż koncepcji, m ianow icie "biura bez papierów" i zw iązane jest z system am i o dużej skali pow tarzalności procesu w ciągu dnia. Przykładem tutaj jest dokonyw anie przelew ów .
Ad-hoc
W orkflow typu ad-hoc są podobne do adm inistracyjnych z tą jed nak różni cą, że zostały stw orzone z m yślą o obsłudze procesów o charakterze indyw idu alnym , gdzie w ystępują wyjątki od istniejącej procedury. Tutaj uw zględnia się różne punkty w idzenia na dany proces: np. dla uczelni przyjm ow anie potencjal nych studentów jest zajęciem rutynowym , podczas gdy dla aplikanta - nie. R ów nież może się zdarzyć tak, że sytuacja nie jest wyjątkowa, ale każdy poszczegól
ny przypadek jest unikalny. Na przykład rozpatrzenie podań o przedłużenie se sji.
W spółpracujące
Trzeci typ workflow, współpracujący (collaborative) je st głów nie charakte ryzowana przez liczbę uczestników p rocesu i interakcji m iędzy nimi. N iepo dobnie jak to ma m iejsce w innych typach workflow, m ożliw a jest pow tórna realizacja danego etapu, aż do momentu uzyskania uzgodnienia jeg o wyniku przez uczestników procesu. Przykładem jest tw orzenie artykułu przez kilku autorów . W spółpracujące workflow są zatem system am i bardzo dynam icznym i, i bardzo trudno o ich autom atyzację, poniew aż o tym, czy dany etap jest zakoń czony, decydują użytkownicy.
Produkcyjne
W orkflow typu produkcyjnego stanow ią największy udział w ogóle typach workflow, jakie możemy spotkać na co dzień. Klasycznymi przykładam i tutaj są procedury udzielenia kredytu w banku. Bardzo często jest niesłychanie trudno rozgraniczyć ten typ workflow od adm inistracyjnego, gdyż różnica m oże leżeć wyłącznie w perspektyw ie. Z reguły, mówiąc o tego typach workflow wskazuje się na dużą skalę, złożoność i różnorodność środowiska w jak im działa. Duże znaczenie ma tutaj system m onitoringu i zastosow anie analizy statystycznej.
Inna klasyfikacja workflow [13] stw orzona je st na podstaw ie wykorzystanej technologii: wykorzystujące pocztę elektroniczną, przepływ dokum entów , pio- cesów. Pierwszy typ oparty jest na wykorzystaniu poczty elektronicznej do wy konanie procesów i bywa utożsam iany ze współpracującym i i ad-hoc workflow.
W orkflow oparte na wym ianie dokum entów bazuje na przesyłaniu elektro nicznych dokum entów , np. formatek. Systemy zorientow ane na procesy, odpo w iadają typowi produkcyjnem u z poprzedniej klasyfikacji.
Porów nanie system ów W orkflow i system ów klasy EDI
C oraz w iększe znaczenie w działalności firm ma szybkość działania idąca w parze z niezaw odnością i zm inim alizowanym praw dopodobieństw em popeł niania błędów. Niestety rosnąca wraz z rozwojem firmy ilość dokum entów oraz konieczność koordynow ania coraz większych zespołów ludzkich i coiaz w ięk szego zakresu działalności zupełnie nie idzie w parze z szybkością i spiaw no- ścią. O grom ne ilości papierowych dokum entów produkow anych na potrzeby księgow ości (faktury, wz, przelewy) oraz do celów organizacyjnych potrafią sparaliżow ać najbardziej nawet sprawne przedsiębiorstwo.
Pierwszym krokiem jaki pokonuje każdy przedsiębiorca, ju ż na w czesnym etapie rozwoju jest kom puteryzacja firm y. Na rynku funkcjonuje w iele pro gramów w spom agających księgow ość, fakturow anie, ew idencję m agazynow ą itp. Pom agają one rozw iązać najbardziej palące problem y. Zm niejszyć nieco ilość dokum entów papierow ych i ułatwić em isję tych, które pozostają niezbędne. Dobrze przem yślany system zapew nia rów nież kom unikację pom iędzy poszcze gólnymi program am i lub ich m odułam i. O znacza to, że na przykład dane z pro gramu fakturującego są autom atycznie księgow ane w m odule księgowym .
EDI m ożna określić jednym zdaniem jak o "sposób na efektyw ne prow adze nia biznesu". Aby korzyści z w drożenia EDI były m aksym alne, należy zadbać o w łaściw ą integrację technologii EDI z istniejącą w cześniej org an izacją obsłu gującą przepływ dokum entów i danych w firmie. Dlatego fachow cy w drażający EDI m uszą dokładnie przeanalizow ać przebieg danych w istniejącym i w przy szłym system ie firmy. Integracja polega na zapew nieniu całkow itego w yelim i now ania wpływu człow ieka w przebieg dokum entów .
D obrym przykładem w yjaśniającym na czym polega popraw na integracja EDI, jest aktyw ne połączenie czytnika kodów paskow ych z system em zam a wiającym towary. W yobraźm y sobie mały sklep, w którym przy kasie jest zain stalowany czytnik kodów paskow ych, ułatw iający obliczenie kw oty, k tó rą klient pow inien zapłacić za zakupione przez siebie produkty. Program odczytujący kod paskowy m oże rów nież m odyfikować odpow iednie pola w bazie danych zaw ie rającej listę towarów w m agazynie. Gdy ilość sztuk któregoś z nich spadnie po niżej zadanej wartości, zostaje o tym "poinform ow any" program w ysyłający zam ów ienia, co da mu m ożliw ość w ysłania dokum entu ED I do dostaw cy lub dostaw ców danego produktu. W powyższym przykładzie w pływ człow ieka na przepływ dokum entów został kom pletnie wyelim inow any. M ożem y więc przy puszczać, że dzięki poprawnej integracji technologii EDI z istniejącym i struktu rami firmy, koszty prow adzenia biznesu zostaną z pew nością zredukow ane.
Z drugiej strony systemy W orkflow znacznie w ykraczają poza zakres zadań wytyczonych dla EDI-EC. W ygląda na to, że istnieje potrzeba sym biozy obu system ów, jednak brak wspólnej platformy dla jej urzeczyw istnienia. Pewnym pom ysłem na rozw iązanie tego problem u m oże być w ykorzystanie w tym celu m etodyki DIANA.
N a podstaw ie w ieloletnich dośw iadczeń zarów no w łasnych [14], ja k też czołow ych ośrodków badawczych na świecie, w Instytucie Badań System ow ych PAN opracow ano metodykę D IA N A (w spom aganej kom puterow o D IA gno- stycznej ANA lizy i projektow ania system ów zarządzania) [15], której najnow szą realizacją jest obecnie tworzony pakiet D IA N A -11 (zakończenie prac nad ß- wersji jest przew idziane w końcu br.). Jest to pakiet program ów dla IBM PC
pentium , klasy C A SE-tool, um ożliwiający przeprow adzenie wszechstronnej analizy diagnostycznej systemu zarządzania, dokonanie - w oparciu o je j wyniki - zmian uspraw niających, oraz zaprojektow anie nowej struktury organizacyjnej, z m ożliw ością spraw dzenia efektywności wprow adzanych zm ian na modelu. Pozwala też zaprojektow ać dla wybranych czynności podsystem inform atyczny, generow any w języku C. W dalszej eksploatacji pakiet D IA N A -11 m oże być wykorzystany jak o doradca organizacyjny, przy projektow aniu przedsięw zięć rozw ojow ych i restrukturyzacyjnych, um ożliwiając jednocześnie realizację bie żącego m onitoringu funkcjonow ania systemu zarządzania,
Zakłada się, że pełny cykl działań usprawniających jest realizow any wy łącznie na modelu systemu zarządzania:
> po diagnozie wprow adzamy zmiany w modelu, pow tarzając ten etap aż do usunięcia wszystkich niedomagali; dopiero wówczas zaczynam y
> w ielow ariantow e projektow anie nowej struktury organizacyjnej, najlepszy wariant wprow adzamy do modelu i ponownie powtarzam y cykl diagno styczny; po zakończeniu tego etapu przystępujem y do
> projektow ania podsystem ów informatycznych; zm iany, które spow odują przew idziane do wdrożeń podsystemy, w prow adzam y do m odelu i ponow nie przeprow adzam y diagnozę.
Dopiero po zakończeniu tych wszystkich działań ostateczne piojekty. sys temu zarządzania i podsystem y inform atyczne są wdrażane na obiekcie rzeczy wistym.
Po tym etapie pakiet D IA N A -11 może być wykorzystywany jak o doradca organizacyjny [16], przy projektowaniu przedsięwzięć rozwojowych [ restruktu ryzacyjnych, um ożliw iając jednocześnie realizację bieżącego m onitoringu un cjonow ania system u zarządzania,
Pakiet D IA N A -11 nie tylko więc odpowiada w pełni najnow ocześniejszym narzędziom : tzw. CA SE -tools ( C o m p u t e r A ided System s E ngineering), ą le d a je rów nież nowe zupełnie unikalne m ożliwości, a mianowicie.
> uw zględnienie tak istotnego czynnika w systemach zarządzania, jak czyn nik ludzki (w tym np. wykryw anie konfliktów pracowniczych lub braku satysfakcji z realizowanej pracy, uzyskanie racjonalnego przy zia u za an i bardziej efektyw na gospodarka kadrami).
> uzyskanie odpow iedzi na najbardziej chyba krytyczne pytanie w procesie w drażania podsystem ów inform atycznych - co się stanie Potei"- J‘l zmieni się system zarządzania, jeg o cele, jego struktura i funkcje, ja i ę zie nowy racjonalny przydział zadań i ludzi ? Odpowiedzi nie po ta cie, ecz jeszcze
na etapie projektow ania, a więc z m ożliw ością w ariantow ego rozw iązyw ania problem u i znalezienia najlepszego rozwiązania.
> stanowi w spólną platform ę in te g ru ją c ą specjalistów z wielu różnych dzie dzin, nie tylko inform atyków, lecz rów nież m enedżerów , praw ników , ek o nom istów , finansistów, psychologów , socjologów , inżynierów i technolo gów.
W arto w tym kontekście wrócić do podstawowej definicji W orkflow , poda nej przez W fM C: „A utom atyzacja procesu biznesow ego, w całości lub części, podczas której dokum enty, inform acje lub zadania są przesyłane od jednego uczestnika do następnego celem realizacji, zgodnie ze zbiorem sform alizow a nych zasad postępow ania” . A przecież:
> dokum enty są jednym z m ożliwych nośników inform acji;
> według metodyki DIANA nie zadania, lecz wyniki ich realizacji (na odpo wiednich nośnikach, w tym dokum entach) są przekazyw ane (jako inform a cje) innym uczestnikom procesu „zgodnie ze zbiorem sform alizow anych za sad postępow ania” .
W ydaje się, że opis procesu biznesow ego w ujęciu m etodyki DIA N A jest bardziej jednoznaczny i praktycznie użyteczny.
M etodyka DIANA, od sam ego początku jej powstania, rozpatruje system inform acyjny całościow o jako zbór pow iązań „człow iek-czło w iek”, „człow iek- kom puter” i „kom puter-kom puter” i w związku z tym jest „ ideologicznie” bli skie traktow aniu system u inform acyjnego przy projektow aniu EDI. W arto za uważyć, że w m etodyce DIA NA czynnik ludzki jest w sposób naturalny uw zględniany w pełnym zakresie badania procesu biznesow ego - w tym aspekty psycho-socjologicne udziału jeg o uczestników. N atom iast podejście W orkflow traktuje rów norzędnie wszystkich uczestników procesu biznesow ego (obojętnie czy jest nim człow iek, czy też robot).
Jednak system W orkflow , w porównaniu z m etodyką DIA NA, najbardziej przegryw a z powodu braku m echanizm u diagnozy stanu aktualnego i w związku z tym niem ożliw ości ciągłego uspraw niania stanu bieżącego.
Z drugiej strony m etodyka DIA NA nie przew iduje konieczności regulow a nia „jak w zegarku” wszystkich czynności realizow anych w procesie bizneso wym (aczkolwiek jest to teoretycznie m ożliwe) - nie leży to w filozofii tej m e todyki. M ożna to zaliczyć na konto przewagi system ów W orkflow . Jednak, czy w dalszej perspektyw ie rozwoju system ów zarządzania jest to w łaściw e kryte rium jeg o efektyw ności ?
Biorąc pod uwagę pow yższe w ydaje się, że m etodyka DIA NA m ogłaby spełnić funkcję wspólnej platform y dla W orkflow i EDI.
W nioski
Na tle opisu zarów no system ów W orkflow, jak też system ów klasy EDI, przedstaw iono zalety i wady każdego z tych podejść.
W ykazano naturalną potrzebę symbiozy funkcjonow ania tych dwóch sys temów, a jednocześnie brak wspólnej platformy do jej realizacji.
Zaproponow ano wykorzystanie metodyki DIANA do w ypełnienia tej luki.
Źródła
1. Ćwiklicki M., 2(X)2: W orkllow Forum, http://janek.ac.krakow.pl/~cwiklicm/indcxh.html 2. Fischer L„ 2001: The W orkllow Handbook 2001, W IM С
3. Martyniak M., 2000: Teoretyczne podstawy systemów workllow, Informatyka 3/2(ХЮ, str. 36-39. 4. hup://www.edi.nl/intormacie.nhp (Integracja technologii EDI)
5. h lln ://w w w .o w -s im p .h o m c .p l/p u h lik .him (EC - gospodarka elektroniczna) 6. htip://www.im .nda.pl/edi/main3.html (Założenia i zadania Grupy Roboczej ds. EDI)
7. Durkiewicz (Edipol Sp. z o.o.) Rola i perspektywy standardów EDI w świetle rozwoju Inter netu i XML (htip://www.im .gda.nl/edi/inain3.himl)
8. htin://www.finn.pl/xinl/kompulcrvzacia/spiawozdawczosc/edi (Nowe życie EDI)
9. h iip ://w w w .ii-k o n fe rc n c ic .n l/4 /rc fe riiiv /d o k с C() tH lest/S alan io n czy k .lH in
10. Cias B„ 2002: Co rozum ie się pod pojęciem „przepływ pracy" (workflow)?, hitp://www.aspra.com.pl/workflow.litm.
11. Szyjewski Z., 2000: Workflow management - nowa klasa systemów informatycznych, Infor matyka 2/2000, str. 25-29.
12. Ćwiklicki M., 2000: Klasyfikacja s y s t e m ó w w o r k l l o w . I n f o r m a t y k a 11-12/2000. str. 38-41. 13. Szafrański B., 2000: IT w firmach. Usprawnianie pracy, PCkurier 3/2000, str. 64-67.
14. Michalewski E., 1975: Some aspects o f computer diagnostic analysis o f the management systems, Control and Cybernetics vol.4, nr.3-4, 1975
15. Barski A., Michalewski E., 1999: Komputerowe wspomaganie procesu wdrażania dużych systemów informatycznych, BIS'99 - Poznań, kwiecień I999r.
16. Michalewski E„ 1992: DIANA-9 - p a k ie t w s p o m a g a n e j k o m p u t e r o w o a n a l i z y d i a g n o s t y c z
