Analiza wymagań użytkowników na przykładzie systemów elektronicznego indeksu

(1)

ANALIZA WYMAGAē UĩYTKOWNIKÓW NA PRZYKàADZIE SYSTEMÓW ELEKTRONICZNEGO INDEKSU

ZBIGNIEW FILUTOWICZ, KRZYSZTOF PRZYBYSZEWSKI Streszczenie

Trafne analizy procesów biznesowych i analizy systemów teleinformatycznych są kluczem do sukcesu inĪynierii oprogramowania. W pracy pokazano jak waĪne jest spe-cyfikowanie potrzeb uĪytkowników systemów teleinformatycznych na przykáadzie fragmentu systemu wirtualnego dziekanatu. Dobrze dziaáające procesy wymiany in-formacji w formie tradycyjnej z wykorzystaniem dokumentacji papierowej, nie muszą byü optymalnym rozwiązaniem w przypadku obiegu informacji w formie elektronicz-nej. Zdaniem autorów dobrze przeprowadzona analiza potrzeb uĪytkowników powinna zawieraü specyfikacjĊ potrzeb uĪytkowników bez sugerowania projektowych rozwią-zaĔ realizacji procesów biznesowych. Natomiast na etapie projektowania wymagana jest analiza alternatywnych projektów przy uwzglĊdnieniu wszystkich uwarunkowaĔ wynikających z dokumentacji analitycznej.

Sáowa kluczowe: analiza wymagaĔ ICT, analiza procesów biznesowych, inĪynieria

oprogramowania, systemy wirtualnego dziekanatu, indeks elektroniczny 1. Wprowadzenie

Od początku istnienia systemów informatycznych zdawano sobie sprawĊ z wagi czynnika ludz-kiego na etapie tworzenia systemu oraz jego eksploatacji. Dlatego pojawiáa siĊ definicja systemu informatycznego mówiąca, Īe skáada siĊ on z hardware’u, software’u oraz humanware’u. W miarĊ rozwoju, popularyzacji i zwiĊkszania moĪliwoĞci systemów informatycznych zauwaĪono, Īe decy-dujący wpáyw na sukces systemu teleinformatycznego ma po pierwsze dostosowanie jego funkcjonalnoĞci do potrzeb uĪytkowników oraz po drugie przyjaznoĞü sposobu obsáugi, jaki zapew-nia on uĪytkownikowi (uĪytecznoĞü – jakoĞü interakcji czáowieka z systemem informatycznym). Wydawaáoby siĊ, Īe w tej dziedzinie juĪ tak duĪo napisano i stosowane są dobre praktyki inĪynier-skie. Autorzy na przestrzeni ostatnich kilkunastu lat mieli kontakt i mają z kilkoma systemami informatycznymi wirtualnych dziekanatów wspomagającymi procesy obiegu informacji w dzieka-natach wyĪszych uczelni. Jednym z podsystemów wirtualnych dziekanatów jest system tzw. elektronicznych indeksów. Do obecnych czasów informatyzacja obiegu dokumentów elektronicz-nych dubluje obieg dokumentów w postaci papierowej lub tylko nieznacznie redukuje liczbĊ dokumentów papierowych. Podobne doĞwiadczenia mają autorzy w przypadku elektronicznych in-deksów. Zebrane doĞwiadczenia jednoznacznie przemawiają za tym, aby upowszechniü wnioski wynikające z eksploatacji tych systemów oraz na ich podstawie przybliĪyü praktyczne aspekty in-Īynierii oprogramowania miĊdzy innymi studentom informatyki. Warto w tym miejscu takĪe nadmieniü, Īe statystyki pokazują problemy z terminowym ukoĔczeniem przedsiĊwziĊü informa-tycznych, utrzymaniem siĊ w budĪecie przedsiĊwziĊcia a takĪe sytuacje niewywiązania siĊ

(2)

z przyjĊtych zaáoĪeĔ[5,263–276]. W Internecie od kilkunastu lat jest dostĊpny rysunek, który w sposób satyryczny przedstawia problemy inĪynierii oprogramowania[6]. DoĞwiadczenie pokazuje, Īe e-go-spodarka to komputerowe wspomaganie procesów biznesowych zachodzących w rzeczywistym Ğwiecie. Dlatego oprócz pojĊcia analizy systemów teleinformatycznych (analizy systemowej) funk-cjonuje pojĊcie analizy procesów biznesowych oraz projektowanie procesów biznesowych i projektowanie systemów teleinformatycznych. Rodzi siĊ takĪe pytanie czy dobrze zorganizowane procesy biznesowe w formie tradycyjnej bez wykorzystania systemów elektronicznego wspomaga-nia są optymalne w przypadku systemów teleinformatycznych?

Intencją autorów nie jest krytykowanie konkretnych systemów wirtualnych dziekanatów, ale pokazanie zjawiska istniejącego w przypadku wolnego wyboru przez uczelnie konkurencyjnych rozwiązaĔ w drodze przetargów, gdy wygrywa najtaĔszy. Wzorem innych krajów moĪna by zasto-sowaü reguáĊ, Īe w przetargu wygrywa propozycja Ğrodkowa wzglĊdem ceny, co zachĊciáoby producentów do podnoszenia jakoĞci dostarczanych produktów. Zakupów oprogramowania uĪytko-wego czĊsto dokonują pracownicy administracji i personel ICT. Dobrą praktyką byáoby wczeĞniejsze testowanie oprogramowania przez przedstawicieli przyszáych uĪytkowników kupowa-nego oprogramowania. Przypadek wirtualnych dziekanatów nie jest odosobniony, ale raczej typowy dla branĪy informatycznej. Podobne sytuacje zaobserwowano w innych systemach wspomagających obieg informacji elektronicznych. Dodatkową inspiracją do tego artykuáu byá kontakt autorów z sys-temami recept elektronicznych wybieranych przez przychodnie lekarskie.

W pracy pominiĊto zagadnienia dotyczące specyfikacji wymagaĔ uĪytkowników dotyczące in-terfejsów komunikacji czáowiek-komputer, co jest takĪe istotne w projektowaniu systemów teleinformatycznych.

Diagramy przypadków uĪycia jĊzyka UML [1,223–249] wykonano za pomocą wolnodostĊpo-wego Ğrodowiska programistycznego typu CASE o nazwie WhiteStarUML[13].

2. InĪynieria oprogramowania

InĪynieriĊ oprogramowania moĪna porównaü z dziedziną inĪynierii lądowej, która áączy w so-bie umiejĊtnoĞci takie jak: projektowanie, wznoszenie oraz utrzymanie wszelkich oso-biektów budowlanych, a szczególnie mostów, dróg, kanaáów, zapór oraz budynków. Architektem nazywamy osobĊ, której projekt koncepcji inwestycji budowlanej odpowiada wymaganiom inwestora i moĪe byü realizowany pod jego nadzorem lub innego kierownika budowy. Projekt architektoniczny za-wiera takĪe projekt konstrukcyjny (np. obliczenia wytrzymaáoĞci, wybór materiaáów konstrukcyjnych), który moĪe byü wykonany przez innego inĪyniera. Osoba, która posiada odpo-wiednie wyksztaácenie oraz uprawnienia, wykonuje zawód architekta budownictwa poprzez opracowywanie autorskich projektów budowlanych oraz nadzoruje ich wykonanie. Projekt, dziĊki któremu powstaáa nowa architektura moĪna nazwaü projektem architektonicznym. W szerszym za-kresie architektem nazywa siĊ pomysáodawcĊ, projektanta, autora zrealizowanego kompleksu lub systemu, który nadzorowaá jego realizacjĊ. BranĪa budownictwa lądowego ma dáugą tradycjĊ i dla-tego warto wykorzystaü jej doĞwiadczenia. Mimo tak dáugich tradycji w tej branĪy funkcjonuje pogląd, Īe dopiero po wybudowaniu domu inwestor wie co naprawdĊ potrzebowaá i dziĊki temu doĞwiadczeniu powinien zbudowaü drugi dom jego marzeĔ. Wyciągając wnioski z tego ostatniego stwierdzenia warto przeprowadziü dokáadną analizĊ potrzeb inwestora, aby zrealizowana inwestycja odpowiadaáa jego oczekiwaniom.

(3)

43

InĪynieria oprogramowania to dziedzina informatyki zajmująca siĊ budową systemów telein-formatycznych i wszystkimi etapami tworzenia systemów: od specyfikacji celów i potrzeb uĪytkowników poprzez projektowanie, implementacjĊ, testowanie, wdroĪenie oraz ciągáy rozwój systemu teleinformatycznego[4,50–79]. Podstawą budowy systemów teleinformatycznych jest ana-liza potrzeb (requirements analysis, requirements engineering) uĪytkownika ICT (Information and Comunication Technology). Analiza potrzeb uĪytkowników wywodzi siĊ z inĪynierii oprogramo-wania (software engineering), inĪynierii systemów (systems engineering) oraz analizy systemowej (systems analysis). Podobne podejĞcie obserwujemy w zarządzaniu, gdzie w celu specyfikacji po-trzeb uĪytkownika uĪywamy pojĊcia analiza procesów biznesowych. W marketingu posáugujemy siĊ pojĊciem architekta (projektanta) procesów biznesowych, a w przypadku informatyki mówimy o architektach (projektantach) oprogramowania. W inĪynierii oprogramowania w stosunku do pro-jektanta/architekta jest uĪywane okreĞlenie „system evangelist” (software evangelist lub technology evangelist) pierwotnie stosowane przez firmĊ Apple. W Polsce tytuáu Adobe platform evangelist (Adobe developer evangelist) uĪywa miĊdzy innymi Piotr Walczyszyn Adobe Polska[12]. Potrzeby uĪytkownika ICT to istotny element w przypadku przedsiĊwziĊü informatycznych podobnie jak w zarządzaniu i naukach spoáecznych. W przypadku rozporządzenia MNiSW „w sprawie obszarów wiedzy, dziedzin nauki i sztuki oraz dyscyplin naukowych i artystycznych”[11] informatyka wystĊ-puje w obszarze wiedzy nauk Ğcisáych w dziedzinie nauk matematycznych oraz w obszarze nauk technicznych w dziedzinie nauk technicznych. Powinna takĪe wystĊpowaü w obszarze nauk spo-áecznych w dziedzinie nauk spospo-áecznych. Dodatkowym argumentem przemawiającym za spoáecznym charakterem ICT jest dziaáalnoĞü polegająca na zarządzaniu projektami informatycz-nymi.

Analityk systemów teleinformatycznych na etapie analizy wymagaĔ uĪytkownika zbiera, kla-syfikuje, analizuje oraz dokumentuje informacje dotyczące funkcjonowania systemu rzeczywistego obiegu informacji oraz propozycji jego automatyzacji z wykorzystaniem systemu teleinformatycz-nego[3,224–245]. O sukcesie projektu decyduje wspóápraca ze zleceniodawcą i zespoáem projektowym. Mówi siĊ takĪe o nadzorze po stronie zleceniodawcy, który wynajmuje niezaleĪnych analityków systemowych do reprezentowania zleceniodawcy przed firmą wykonującą projekt. Ana-lityk systemów teleinformatycznych analizuje moĪliwoĞci zastosowania rozwiązaĔ teleinformatycznych w celu automatyzacji wybranych procesów biznesowych. Jest on takĪe odpo-wiedzialny za przygotowanie dokumentacji analitycznej i zarządzania jej zmianami. Analityk systemowy to dobrze zorganizowana osoba potrafiąca samodzielnie podejmowaü decyzje, komuni-katywna, twórcza i potrafiąca pracowaü w zespole. Identyfikacja zawodu analityka systemów teleinformatycznych: Wedáug systemu Klasyfikacji zawodów i specjalnoĞci na potrzeby rynku pracy (KziS 2010): 251101 Analityk systemów teleinformatycznych. Grupa wielka 2 – SpecjaliĞci (w MiĊdzynarodowej Klasyfikacji Standardów Edukacyjnych ISCED 2011 – poziom 6). Grupa ele-mentarna 2511 – Analitycy Systemowi (w MiĊdzynarodowym Standardzie Klasyfikacji Zawodów ISCO-08 odpowiada grupie 2511 Systems analysts).Wedáug Polskiej Klasyfikacji DziaáalnoĞci (PKD 2007): Sekcja J. Informacja i komunikacja. Dziaá 62. DziaáalnoĞü związana z oprogramowa-niem i doradztwem w zakresie informatyki oraz dziaáalnoĞü powiązana. Grupa 62.02. DziaáalnoĞü związana z doradztwem w zakresie informatyki[9].

Architekt/projektant systemów teleinformatycznych to twórczy i wysokokwalifikowany znawca technologii implementacyjnych systemów. W tych zawodach ceni siĊ doĞwiadczenie i zna-jomoĞü branĪy teleinformatycznej. Prowadzenie przedsiĊwziĊü wymaga takĪe zarządzania oraz

Studies & Proceedings of Polish Association for Knowledge Management Nr 71, 2014

(4)

wyboru sposobu prowadzenia projektu. Zespoáy tworzące systemy oprogramowania muszą byü przygotowane do pracy w metodykach zwinnych np. scrum oraz korzystaü z oprogramowania do komputerowego wspomagania róĪnych faz inĪynierii oprogramowania. InĪynieria oprogramowania jest nieodáącznie związana z oprogramowaniem wykorzystywanym do komputerowego wspomaga-nia produkcji oprogramowawspomaga-nia (IDE, CASE, SDK, VPL)[2,55–67]. Oprogramowanie moĪna podzieliü na systemowe (systemy operacyjne), narzĊdziowe, oprogramowanie Ğrodowisk programi-stycznych (oprogramowanie do produkcji oprogramowania) oraz aplikacyjne (uĪytkowe). Oprogramowanie wirtualnego dziekanatu naleĪy do kategorii oprogramowania uĪytkowego.

Identyfikacja zawodu projektant/architekt systemów teleinformatycznych: wedáug Klasyfikacji zawodów i specjalnoĞci na potrzeby rynku pracy (KZiS 2010): 251103 Projektant / architekt syste-mów teleinformatycznych. Grupa wielka 2 – SpecjaliĞci (w MiĊdzynarodowej Klasyfikacji Standardów Edukacyjnych ISCED 2011 – poziom 7). Grupa elementarna 2511 – Analitycy syste-mowi. Wedáug Polskiej Klasyfikacji DziaáalnoĞci (PKD 2007): Sekcja: J. Informacja i komunikacja, Dziaá: 62. DziaáalnoĞü związana z oprogramowaniem i doradztwem w zakresie informatyki oraz dziaáalnoĞü powiązana, Grupa 62.02. DziaáalnoĞü związana z doradztwem w zakresie informatyki, Grupa 62.01. DziaáalnoĞü związana z oprogramowaniem[9].

Na rysunkach numer 2 i 3 są przykáadowe statystyki z początku roku 2014 przedstawiające strukturĊ páac związanych z wykonywaniem zawodów analityka i projektanta systemów teleinfor-matycznych.

Rysunek 1. Páace w zawodzie analityka oraz projektanta/architekta systemów teleinformatycznych ħródáo: [7].

W biznesie, badaniach naukowych oraz branĪy ICT waĪna jest kreatywnoĞü, innowacyjnoĞü i twórcze podejĞcie. Oprócz wiedzy i umiejĊtnoĞci liczą siĊ takĪe motywacje i kompetencje spo-áeczne. Dobra znajomoĞü zagadnieĔ związanych z wykonywanym zawodem i ich zrozumienie jest kluczem do sukcesu. Aby tworzyü konkurencyjne rozwiązania konieczna jest dzisiaj takĪe wspóá-praca miĊdzy specjalistami róĪnych dziedzin. W e-biznesie muszą ze sobą wspóápracowaü

(5)

45

biznesmeni, specjaliĞci ICT i PR oraz graficy artyĞci i graficy komputerowi. W tej pracy zawarto doĞwiadczenia inĪynierów oprogramowania, analityków, projektantów, programistów, testerów, wdroĪeniowców oraz dydaktyków technologii teleinformatycznych. Studenci inĪynierii oprogramo-wania muszą byü przygotowywani nie tylko w zakresie programooprogramo-wania, ale takĪe pod kątem rozumienia potrzeb uĪytkowników oraz muszą rozumieü potrzeby róĪnych form procesów bizneso-wych.

3. Analiza najczĊstszych rozwiązaĔ elektronicznego indeksu

W klasycznym systemie obiegu dokumentów papierowych (rys. 2) pracownicy dziekanatów przygotowywali karty egzaminacyjne dla studentów oraz protokoáy dla nauczycieli. Studenci mu-sieli osobiĞcie odebraü indeksy i karty egzaminacyjne z dziekanatu, a nauczyciele protokoáy egzaminacyjne. NastĊpnie studenci musieli zgáosiü siĊ osobiĞcie do nauczyciela po wpis z zaliczenia przedmiotu lub egzaminu. Nauczyciele dokonywali wpisu do kartu egzaminacyjnej i do indeksu na podstawie wáasnej dokumentacji. Studenci po uzyskaniu wpisów zdawali karty egzaminacyjne i in-deksy do dziekanatu. Nauczyciele na podstawie wáasnej dokumentacji dokonywali wpisów zaliczeĔ i egzaminów do protokoáów, które nastĊpnie zdawali do dziekanatu. Nauczyciele tą samą ocenĊ wpisywali czterokrotnie: do wáasnej dokumentacji, karty egzaminacyjnej, indeksu oraz protokoáu. Znacznym uáatwieniem byáo wpisywanie dwa razy tej samej oceny do dokumentów karty egzami-nacyjnej i indeksu, które posiadaáy podobną strukturĊ i odbywaáo siĊ to w tym samym czasie. Na rysunku 2 nie uwzglĊdniono jeszcze przypadku zgubienia przez studenta karty egzaminacyjnej lub indeksu poniewaĪ, taka sytuacja nie bĊdzie moĪliwa w przypadku dziekanatu wirtualnego. Do do-kumentacji procesu ksztaácenia zalicza siĊ takĪe dokumentacjĊ dotycząca wszystkich prac zaliczeniowych wykonywanych przez studentów. Są to sprawozdania z laboratoriów, kolokwia, prace egzaminacyjne pisemne oraz wszystkie inne prace dostarczane w formie papierowej lub elek-tronicznej przez studentów nauczycielom. Prace te powinny byü przechowywane przez caáy cykl ksztaácenia studenta.

(6)

Rysunek 2. Tradycyjny system obiegu informacji związanych z dokumentowaniem procesu nauczania ħródáo: opracowanie wáasne.

NajczĊstszymi zaáoĪeniami stosowanymi w systemach elektronicznych indeksów jest dostĊp studentów do indeksu, a nauczycieli do protokoáów zaliczeniowych (rys. 3). Jest to rozwiązanie przeniesione Īywcem z dotychczasowych praktyk stosowanych w obiegu dokumentów papiero-wych. W elektronicznej wersji indeksów w wirtualnych dziekanatach najczĊĞciej wykorzystuje siĊ elektroniczny obieg dokumentów z równoczesnym dublowaniem obiegu dokumentów w postaci papierowej, tak jak to byáo w systemie klasycznym (rys. 2). Studenci pobierają z dziekanatu papie-rowe wersje karty egzaminacyjnej, zbierają wpisy wszystkich zaliczeĔ i egzaminów. Po uzyskaniu wpisów zdają kartĊ egzaminacyjną w dziekanacie. Jedyną zmianą w stosunku do wersji klasycznej systemu odbiegu dokumentów jest brak indeksu w postaci papierowej oraz moĪliwoĞü podglądu indeksu elektronicznego online po uprzednim siĊ zalogowaniu siĊ na witrynie wirtualnego dzieka-natu.

(7)

47

Rysunek 3. Obieg dokumentów dla duĪej liczby systemów elektronicznego indeksu ħródáo: opracowanie wáasne.

Nauczyciele muszą prowadziü wáasną dokumentacjĊ monitorującą postĊpy studenta w trakcie semestru. W wirtualnym dziekanacie zazwyczaj dopiero pod koniec semestru pojawiają siĊ spisy protokoáów oraz protokoáy zawierające dane o studentach. Jako ciekawostkĊ moĪna podaü, Īe czĊĞü systemów wirtualnego dziekanatu do chwili obecnej nie posiada numeracji protokoáów w ich spisie. PoniewaĪ listy studentów odbywających zajĊcia nie muszą siĊ pokrywaü z listami w protokoáach (na przykáad w wyniku áączenia studentów róĪnych specjalnoĞci) nauczyciel musi drukowaü wszyst-kie protokoáy i przepisaü oceny ostateczne z wáasnej dokumentacji papierowej do wydrukowanej dokumentacji zgodnej z wersją elektroniczną protokoáów. NastĊpnie tak zapisane dane w wersji

(8)

papierowej wprowadza do systemu elektronicznego. Po ukoĔczeniu wpisów w protokoáach musi je jeszcze raz wydrukowaü, podpisaü i oddaü do dziekanatu. W takim modelu dziekanatu wirtualnego praca nauczyciela o dziwo staáa siĊ bardziej záoĪona, bo przy podobnym obiegu dokumentów w wer-sji papierowej zachodzi jeszcze koniecznoĞü dodatkowego wydruku protokoáów. Z przeprowadzonych porównaĔ systemu papierowego i elektronicznego wynika wniosek, Īe nau-czyciele muszą wykonaü dodatkową czynnoĞü polegającą na prowadzeniu dodatkowej dokumentacji papierowej w porównaniu z systemem obiegu dokumentów przed wprowadzeniem systemu informatycznego.

Co siĊ dzieje jeĪeli chodzi o kontakty nauczyciel – student w przypadku elektronicznego in-deksu? CzynnoĞci jakie wykonują studenci nie zmieniają siĊ. Zgáasza siĊ on do nauczyciela po wpis w postaci papierowej podobnie jak poprzednio, z jedną róĪnicą, wpisu dokonują nauczyciele tylko do karty egzaminacyjnej bez koniecznoĞci wpisywania do indeksu. Nauczyciele na podstawie wáa-snej dokumentacji dokonują wpisu karty egzaminacyjnej. JeĪeli nauczyciele jednoczeĞnie z wpisem do karty papierowej mają wpisywaü oceny do protokoáów w wirtualnym dziekanacie to system in-formatyczny musi byü dostĊpny online. Na zjeĨdzie zaliczeniowym studiów niestacjonarnch w tym samym czasie z systemu bĊdzie korzystaü wielu nauczycieli i studentów. DoĞwiadczenie pokazuje, Īe próby logowania do systemu nie zawsze udają siĊ. PrzypuĞümy, Īe nawet udaáo siĊ nauczycielowi zalogowaü, ale powstaje problem jak znaleĨü studenta w duĪej liczbie protokoáów, nie zawsze do-brze opisanych w spisie protokoáów. Jak wczeĞniej zaznaczono w niektórych wersjach systemów brak jest nawet numeracji protokoáów na ich liĞcie, co znacznie utrudnia pracĊ nauczycielowi. W przypadku wpisywania kilku ocen danemu studentowi przydaáby siĊ system wyszukiwania, w których protokoáach wystĊpuje dany student. Innym rozwiązaniem uáatwiającym korzystanie z systemu mogáoby byü dodanie do nazwiska studenta odniesieniĔ do innych protokoáów, w których on takĪe wystĊpuje. Teraz wyobraĨmy sobie sytuacjĊ, w której nauczyciele metodą prób i báĊdów otwierają róĪne protokoáy, aby znaleĨü na nich konkretnego studenta. Taka sytuacja jeszcze bardziej spowalnia pracĊ systemu i sprawia, Īe staje siĊ on bardziej niewydolny.

Ostateczny wniosek jest nastĊpujący: systemy wirtualnego dziekanatu w sprawie indeksów au-tomatyzują obieg dokumentów przy jednoczesnym zachowaniu obiegu dokumentów w postaci papierowej. CzynnoĞci jakie wykonują studenci nie zmieniają siĊ, a jedynym plusem dla studenta jest moĪliwoĞü dostĊpu online do jego indeksu w postaci elektronicznej. W przypadku nauczycieli liczba wpisów nie zmienia siĊ i czynnoĞci jakie muszą wykonaü pozostają identyczne jak w przy-padku obiegu dokumentów w postaci tylko papierowej plus dodatkowo praca z niezbyt przyjaznym Ğrodowiskiem protokoáów elektronicznych.

(9)

49

4. Analiza oczekiwaĔ nauczycieli wzglĊdem elektronicznego indeksu

Specyfikując potrzeby uĪytkownika systemu wirtualnego dziekanatu, którego uĪytkownikiem jest takĪe nauczyciel naleĪy wziąü pod uwagĊ potrzebĊ prowadzenia przez niego wáasnej dokumen-tacji utrwalającej postĊpy studenta w trakcie semestru. Podstawową zasadą analizy systemowej jest zaáoĪenie, Īe struktury danych reprezentowanych w interfejsie uĪytkownika powinny pozwalaü na uaktualnianie dokumentacji o studentach w sposób niezaleĪny od struktury magazynowania danych w systemie wirtualnego dziekanatu. Na etapie analizy systemu teleinformatycznego optymalnym rozwiązaniem jest okreĞlenie w diagramie przypadków uĪycia, Īe nauczyciele mają moĪliwoĞü wy-szukania studenta i wpisania mu zaliczenia, bez podawania sposobu w jaki to bĊdzie realizowane (rys. 4.). Do decyzji etapu projektowania systemu informatycznego naleĪy okreĞlenie sposobu wy-szukiwania studenta oraz jego zaliczeĔ, jakie ma u danego nauczyciela. Sposób dokonywania wpisów z dokumentacji papierowej, polega na wyszukiwaniu nazwisk studentów w dokumentach protokoáów przypisanych okreĞlonym przedmiotom. Tak musiaáo byü w dokumentacji klasycznej i jest to rozwiązanie uzasadnione, jeĪeli nauczyciel ma plik dokumentów papierowych, które moĪe szybko kartkowaü. W przypadku systemu informatycznego nic nie stoi na przeszkodzie, aby zasto-sowaü inny bardziej efektywny sposób wpisywania ocen. W postaci elektronicznej dokumentów moĪna w áatwy sposób przedstawiü wszystkie wpisy jakie dokonuje okreĞlony nauczyciel dla da-nego studenta.

(10)

Rysunek 4. Optymalna wersja specyfikacji potrzeb uĪytkowników elektronicznego indeksu ħródáo: opracowanie wáasne.

JeĪeli nauczyciel ma wpisywaü zaliczenia do systemu elektronicznego w chwili gdy dokonuje zaliczenia, najlepszym rozwiązaniem dla niego byáaby sytuacja, aby zamiast protokoáów widziaá indeks elektroniczny zaliczającego studenta. Dokonaáby wtedy wszystkich wpisów do formularza indeksu, a system by je przepisaá do odpowiednich protokoáów (rys. 5). Takie rozwiązanie pozwo-liáoby na wykorzystanie systemu do operacji wprowadzania ocen w czasie rzeczywistym. NaleĪy takĪe pamiĊtaü o moĪliwoĞci pojawiania siĊ na zajĊciach studentów, których nazwiska z róĪnych powodów nie wystĊpują w protokoáach zaliczeniowych. W takich przypadkach prowadzący zajĊcia musi dopisaü ich do wáasnej dokumentacji, gdyĪ są oni czĊsto pomijani w oficjalnej dokumentacji protokoáów, a pojawiają siĊ w niej po zaliczeniu braków lub opáaceniu czesnego.

Innym uproszczeniem byáaby rezygnacja z dokumentacji w wersji papierowej. Dzisiaj doku-menty w formacie pdf są traktowane jako dokumenty z podpisem. W przypadku wirtualnego dziekanatu moĪna by traktowaü takie dokumenty jako dokumentacjĊ procesu ksztaácenia, eliminując potrzebĊ obiegu dokumentów fizycznie podpisywanych przez nauczycieli.

(11)

51

Rysunek 5. Zapis ocen do indeksu elektronicznego danego studenta ħródáo: opracowanie wáasne.

Usprawniając system moĪna rozbudowaü go w dalszej kolejnoĞci o wersjĊ offline czyli desk-topową, z moĪliwoĞcią zainstalowania jej na komputerze nauczyciela (rys. 6). DziĊki takiemu rozwiązaniu wyeliminujemy dokumentacjĊ papierową, a nauczyciel miaáby moĪliwoĞü w obecnoĞci studenta wpisywania zaliczeĔ do dokumentacji elektronicznej offline. Takie rozwiązanie pozwala na pracĊ synchroniczną z wersją desktopową, a w dogodnej chwili nauczyciel mógáby w trybie asyn-chronicznym synchronizowaü dane ze swojej aplikacji destopowej z wersją online systemu elektronicznego indeksu. Takie rozwiązanie uwzglĊdnia realne warunki w jakich odbywają siĊ za-liczenia i egzaminy. Na zjazdach studiów niestacjonarnych spotkania są ograniczone do dwóch dni w weekendy i jednoczeĞnie z systemu wirtualnego dziekanatu korzystają wszyscy nauczyciele i stu-denci.

Teoretycznie istnieje takĪe moĪliwoĞü prowadzenia dokumentacji wáasnej (lista obecnoĞci, no-tatki, oceny cząstkowe i oceny koĔcowe) w postaci elektronicznej w systemie dziekanatu elektronicznego online. Na obecnym etapie dostĊpu do lokalnych sieci komputerowych w szkoáach wyĪszych jest to jeszcze rozwiązanie o zbyt duĪym ryzyku. Brak dostĊpu do sieci pozbawiáby nau-czyciela wszelkich informacji o postĊpach studenta zapisanych w systemie informatycznym.

(12)

W przypadku prowadzenia dokumentacji elektronicznej przez nauczyciela jedynym obecnie real-nym rozwiązaniem jest posiadanie jej w wersji desktopowej na wáasreal-nym komputerze. UwzglĊdniając ograniczenia czasowe w jakich nastĊpuje kontakt konkretnego nauczyciela i studenta desktopowa wersja dokumentacji nauczyciela zapewniáby moĪliwoĞü niezawodnego jej wykorzy-stania.

Rysunek 6. Wersja online i offline systemu elektronicznego indeksu ħródáo: opracowanie wáasne.

(13)

53

Systemy informatyczne w postaci online i offline (desktopowej) są wykorzystywane równole-gle w obiegu dokumentów elektronicznych. Jako przykáad moĪna podaü system e_Deklaracji Ministerstwa Finansów dostĊpny w formie aplikacji online i desktopowej[10]. To samo oprogramo-wanie aplikacyjne moĪna wykorzystywaü w postaci aplikacji w przeglądarce webowej lub w postaci aplikacji desktopowej offline do instalowania na komputerze uĪytkownika.

5. Podsumowanie

Przeprowadzone analizy dowodzą jak waĪne są etapy analizy systemowej oraz projektowania systemów teleinformatycznych. Autorzy są zdania, Īe faza analizy powinna byü wykonywana nie-zaleĪnie od fazy projektowania architektury systemów teleinformatycznych. Analizy procesów biznesowych powinny stanowiü punkt wyjĞcia do analiz systemów teleinformatycznych. Klasyczny obieg informacji bazujący na dokumentach papierowych nie zawsze musi byü odpowiedni w przy-padku wersji elektronicznej tych dokumentów. Faza analizy potrzeb uĪytkowników powinna byü bardzo rzetelna i nie powinna zawieraü na tym etapie sugestii rozwiązaĔ czysto projektowych czy ukierunkowaĔ na okreĞlone technologie implementacyjne (rys. 4). W dokumentacji analizy potrzeb uĪytkowników powinno siĊ wnikliwie dokonaü specyfikacji istniejącego systemu obiegu informacji (rys. 2) oraz analizy najczĊĞciej stosowanych rozwiązaĔ automatyzujących procesy biznesowe w in-nych dostĊpin-nych rozwiązaniach (rys. 3). Diagramy przypadków uĪycia na rysunkach 5 i 6 zawierają juĪ sugestie dotyczące rozwiązaĔ projektowych w formie alternatywnej. Etapy inĪynierii oprogra-mowania dotyczące analizy i projektowania systemów teleinformatycznych nie poddają siĊ automatyzacji i rola czynnika ludzkiego jest tu najistotniejsza. Komputerowe wspomaganie ograni-cza siĊ na obecnym etapie rozwoju inĪynierii oprogramowania do generowania dokumentacji elektronicznej, diagramów lub szablonów kodów w okreĞlonym jĊzyku programowania. WaĪne jest zatem zwrócenie uwagi na odpowiednie przygotowanie praktyczne specjalistów ksztaáconych w za-kresie inĪynierii oprogramowania pod kątem analizy systemów teleinformatycznych.

Bibliografia

[1] Booch G., Rumbaugh J., Jacobson I., UML przewodnik uĪytkownika, InĪynieria oprogramowania, WNT Warszawa 2001.

[2] Filutowicz Z., Paszkowski J., Sowa G., Przybyszewski K., Paradygmat programowania wizualnego w inĪynierii oprogramowania, Studia i materiaáy Polskiego Stowarzyszenia Zarządzania Wiedzą, Redaktor prof. W. Bojar, Prof. M. NiedĨwiedziĔski, Bydgoszcz 2011. [3] Paszkowski J., Sowa G., Filutowicz Z., Enterprise Processes Analysis and Modeling – Study

of Opportunities, Selected Topic in Computer Science Applications, Academic Publishing House EXIT, Warszawa 2011.

[4] Sacha K., InĪynieria oprogramowania,Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2010. [5] Skalik J., Strzelczyk A., Kluczowe czynniki sukcesu w zarządzaniu projektami

informatycznymi, Journal of Management and Finance, Prace i Materiaáy Wydziaáu Zarządzania Uniwersytetu GdaĔskiego, nr 4/1, GdaĔsk, 2013.

[6] Etapy inĪynierii oprogramowania, 2009, (pierwsza edycja). [Online]. DostĊpne: http://atlantis-telemetry.com/Software-Engineering.aspx.

[7] Gazeta, 2014, Páace, (pierwsza edycja). [Online]. DostĊpne: http://gazetapraca.pl/ gazetapraca/2,79052,,,,85882651,P_WYNAGRODZENIA.html.

(14)

[8] InĪynieria oprogramowania, 2006, (pierwsza edycja). [Online]. DostĊpne: http://wazniak. mimuw.edu.pl/index.php?title=In%C5%BCynieria_oprogramowania.

[9] Kwalifikacje, portal Rządowy, 2013, (pierwsza edycja). [Online]. DostĊpne: http://www. kwalifikacje.praca.gov.pl/.

[10] Ministerstwo Finansów, 2014, e_Deklaracje, (pierwsza edycja). [Online]. DostĊpne:

http://www.finanse.mf.gov.pl/systemy-informatyczne/e-deklaracje/do-pobrania/- /asset_publisher/rG2P/content/aplikacja-e-deklaracje-desktop-umozliwiajaca-zlozenie-formularzy-elektronicznych-bez-podpisu-kwalifikowanego.

[11] MNiSW Rozorządzenie nr 1065 z dnia 8 sierpnia 2011r, (pierwsza edycja). [Online]. DostĊpne: http://isip.sejm.gov.pl/DetailsServlet?id=WDU20111791065.

[12] Walczyszyn P. Adobe Polska Adobe, 2014, (pierwsza edycja). [Online]. DostĊpne: http://www.adobe.com/devnet/author_bios/piotr_walczyszyn.edu.html.

[13] WhiteStarUML CASE, 2014 (5.5 edycja). [Online]. DostĊpne: http://sourceforge.net/ projects/whitestaruml/.

(15)

55

ANALYSIS REQUIREMENTS OF USERS ON THE EXAMPLE OF THE VIRTUAL DEAN'S OFFICE

Summary

Accurate analysis of business processes and the analysis of information and com-munication systems are key to the success of software engineering. The study shows how important it is specification of the needs of users of ICT systems on the example part of the system virtual dean's office. Well-functioning processes of information ex-change using traditional paper records need not be the optimal solution for the flow of information in electronic form. According to the authors of a well-conducted anal-ysis of users' needs should include a specification of user needs without suggesting solutions to design business processes. In contrast, at the design stage is required for the analysis of alternative projects, taking into account all considerations arising from the analytical documentation.

keywords: requirements analysis, software engineering, ICT systems, the virtual dean’s office, system analysis

Zbigniew Filutowicz Krzysztof Przybyszewski

Spoáeczna Akademia Nauk w àodzi Instytut Technologii Informatycznych

Wydziaá Studiów MiĊdzynarodowych i Informatyki ul. Sienkiewicza 9, 90-113 àódĨ

e-mail: zfilutowicz@spoleczna.pl, kprzybyszewski@spoleczna.pl