System klasy ERP jako narzędzie integracji przedsiębiorstwa

Pełen tekst

(1)Zeszyty Naukowe nr. 838. 2010. Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie. Piotr Soja Katedra Informatyki. Dariusz Put Katedra Systemów Obliczeniowych. System klasy ERP jako narzędzie integracji przedsiębiorstwa Streszczenie. W artykule omówiono zagadnienie integracji przedsiębiorstwa w konsekwencji zastosowania systemu klasy ERP (enterprise resource planning). Przedstawiono najważniejsze poziomy integracji, które są głównie związane z danymi, aplikacjami oraz procesami biznesowymi. Przedyskutowano także problematykę integracji międzyorganizacyjnej. W dalszej części opracowania zilustrowano, jak zastosowanie systemu klasy ERP wpisuje się w omawiane poziomy integracji oraz nakreślono pozytywne i negatywne konsekwencje integracji w efekcie wdrożenia ERP. Słowa kluczowe: integracja przedsiębiorstwa, systemy klasy ERP, poziomy integracji.. 1. Wprowadzenie Działanie wielu przedsiębiorstw odbywa się w licznych obszarach funkcjonalnych i jest zwykle wspierane rozwiązaniami informatycznymi. Poszczególne działy przedsiębiorstwa mają często wypracowane własne procedury postępowania, które usprawniają pracę wewnątrz działu, często jednak nie są dopasowane do innych jednostek organizacyjnych firmy. Wykorzystywane systemy komputerowe zwykle istnieją jako niezależne aplikacje, które nie są w żaden sposób połączone z oprogramowaniem innych działów. W konsekwencji te same obiekty najważniejsze dla działalności gospodarczej firmy, takie jak klienci, dostawcy, towary, występują w wielu niezależnych bazach danych zamkniętych dla otoczenia zewnętrznego systemów, mogą w nich mieć różne znaczenie, nadawane są im różne kody. W efekcie nierzadko możemy mieć do czynienia ze zjawiskiem tzw. informatyzacji.

(2) 122. Piotr Soja, Dariusz Put. wyspowej, która charakteryzuje się tym, że działalność poszczególnych jednostek organizacyjnych jest wspierana przez niezależne systemy informatyczne. Środkiem zaradczym wydaje się integracja przedsiębiorstwa, rozumiana jako scalenie różnych jednostek organizacyjnych i funkcyjnych w ramach jednej firmy. Przedsiębiorstwa podejmują obecnie wiele zakrojonych na szeroką skalę przedsięwzięć integracyjnych w nadziei na usprawnienie procesów. Działania te dotyczą nie tylko wewnętrznej organizacji przedsiębiorstwa, ale także integracji międzyorganizacyjnej, np. pomiędzy dostawcami i odbiorcami w łańcuchu dostaw. W tym ostatnim przypadku badania sugerują, że większa integracja związana jest z lepszymi wynikami działalności [Frohlich i Westbrook 2001; Reddy, Reddy i Kalakota 2001]. W integracji międzyorganizacyjnej występują najczęściej dwaj partnerzy biznesowi, tj. producent i dostawca lub producent i odbiorca. Jednak integracja może również dotyczyć wszystkich trzech partnerów jednocześnie, tzn. producentów, dostawców i odbiorców [Barki i Pinsonneault 2005]. W działaniach mających na celu integrację przedsiębiorstwa konieczne jest zwykle zastosowanie narzędzi systemowych wykorzystujących zdobycze współczesnej technologii informacyjnej. Przykładem takich rozwiązań są systemy klasy ERP (enterprise resource planning – planowanie zasobów przedsiębiorstwa), w odniesieniu do których pojęcie integracji pełni istotną funkcję. Systemy te określane są w języku polskim mianem zintegrowanych systemów zarządzania, przez co podkreślone jest najważniejsze zadanie związane z wdrożeniem systemu ERP. Jest ono często wyrażane jako „integracja przedsiębiorstwa” [Davenport 1998]. Celem niniejszego artykułu jest usystematyzowanie zagadnień ujmowanych pod pojęciem integracji przedsiębiorstwa oraz dokonanie analizy problemu integracji jako efektu wdrożenia systemu klasy ERP. W artykule dokonano przeglądu definicji i podejść do zagadnienia integracji przedsiębiorstw oraz omówiono problemy integracji na poziomie danych, aplikacji, procesów oraz międzyorganizacyjnym. Dokonano także charakterystyki systemów zarządzania przedsiębiorstwem klasy ERP oraz przedyskutowano problematykę integracji organizacji w kontekście wdrożenia ERP w perspektywie zaprezentowanych poziomów integracji. 2. Pojęcie integracji i jej rodzaje 2.1. Istota integracji. Integracja w ogólnym rozumieniu związana jest z procesem łączenia i konsolidacji pewnych elementów składowych. Proces ten ma na celu stworzenie spójnej całości z wielu części, polega na scalaniu poszczególnych składników. W kontekście ekonomicznym mówi się o integracji jako o procesie sprowadzającym się do.

(3) System klasy ERP jako narzędzie…. 123. scalania przedsiębiorstw oraz części i działów gospodarki (zob. [Słownik języka polskiego PWN 2002]). W kontekście przedsiębiorstwa istnieje konieczność rozwiązania kwestii dotyczących składników podlegających konsolidacji oraz poziomu dokonywanej integracji. Pojawia się tutaj zagadnienie rodzaju integracji związane z licznymi aspektami działania przedsiębiorstw oraz ich potrzebami integracyjnymi. Przedsiębiorstwa, w celu usprawnienia pracy, zazwyczaj dzielą swoją strukturę organizacyjną na działy, które mają zdefiniowane konkretne obowiązki związane z obsługiwanym obszarem działalności firmy. Do wydzielonych obszarów działania przedsiębiorstwa można przykładowo zaliczyć obsługę klientów, logistykę, zarządzanie zasobami ludzkimi oraz księgowość. Jednostki organizacyjne przedsiębiorstwa gromadzą dane i informacje potrzebne im do działania, instalując różne systemy informatyczne, tworząc własne bazy danych wykorzystujące różnorodne formaty danych, używając aplikacji tworzonych przy użyciu wielu języków programowania i pracujących na niejednorodnych platformach sprzętowych i programowych. Efektem jest pojawianie się problemów związanych z koordynacją działania jednostek organizacyjnych oraz dostępem do informacji generowanej przez poszczególne jednostki. Poprawne działanie całej organizacji wymaga zatem powiązania jej poszczególnych obszarów w spójną całość. Integracji mogą podlegać różnorodne czynności wykonywane przez przedsiębiorstwo oraz wykorzystywane przez nie komponenty, takie jak dokumenty, raporty, oprogramowanie, systemy komunikacyjne. Pojawia się zatem konieczność zdefiniowania poziomu integracji związanego z rodzajem scalanych komponentów oraz zakresem ich konsolidacji. 2.2. Poziomy integracji. W zależności od tego, jaki komponent rozpatrujemy, możemy mówić o integracji procesów, danych, systemów, organizacji etc. Rodzaj komponentów determinuje poziom integracji przedsiębiorstwa. Mówiąc o integracji przedsiębiorstwa, można wyróżnić kilka jej typów (poziomów) (zob. m.in. [Lasek 2001]). Integracja danych. Zadaniem integracji na tym poziomie jest umożliwienie podsystemom organizacji lub poszczególnym jej działom wymiany danych. Podstawową kwestią do rozwiązania na tym poziomie są problemy wynikające z różnorodności, która może być rozpatrywana w następujących aspektach: – różne sposoby rozumienia i prezentowania tych samych treści (np. różne nazewnictwo dokumentów i danych), – różnorodność podejść do modelowania tego samego zagadnienia (np. danych o pracownikach),.

(4) 124. Piotr Soja, Dariusz Put. – różnorodność schematów bazodanowych, – brak lub różnorodność semantyki. Integracja aplikacji. Dotyczy ona współdziałania aplikacji działających na różnych platformach sprzętowych i oprogramowania, związana jest także ze wspólnym użytkowaniem danych przez różne aplikacje. Na tym poziomie integracji wykorzystywane jest oprogramowanie, które dostarcza użytkownikom interfejsu ukrywającego przed nimi złożoność rozproszonego przetwarzania danych oraz współpracy różnych aplikacji. Istniejące systemy integracyjne (m.in. CORBA, COM, DCOM, Java RMI) pozwalają rozproszonym aplikacjom na komunikację bez względu na kod programu, platformę sprzętową lub projekt. Wykorzystywane są tu również tzw. mediatory, które służą do pozyskiwania danych z wielu heterogenicznych źródeł oraz integrują dane, aby dostarczyć odpowiedzi na pytania zadawane przez użytkowników. Ich celem jest rozwiązanie problemu różnej reprezentacji, abstrakcji i semantyki, który pojawia się podczas wybierania danych z wielu źródeł. System mediacyjny działa dzięki zdefiniowaniu metainformacji w postaci zbioru reguł. Integracja biznesowa. Dotyczy koordynacji procesów gospodarczych, związana jest ze zrozumieniem i ujednoliceniem reguł prowadzenia działalności biznesowej. Celem tej integracji jest osiągnięcie efektywnych i wydajnych procesów poprzez zarządzanie współzależnościami między poszczególnymi zadaniami, źródłami oraz obiektami. Można zdefiniować pięć składników koordynacji procesów (zob. [Giachetti 2004]): – wzajemne dostosowanie procesów między pracownikami, – bezpośredni nadzór kierownika, – standaryzacja procesów pracy, – standaryzacja efektów pracy, – standaryzacja umiejętności i wiedzy, które powinni posiadać pracownicy wykonujący daną pracę. Integracja na poziomie biznesowym może być zdefiniowana również jako poziom współpracy pomiędzy działami przedsiębiorstwa, od których wymaga się wspólnego wysiłku w celu spełnienia wymagań otoczenia [Lawrence i Lorsch 1967, s. 11, za: Volkoff, Strong i Elmes 2005]. Najważniejszą rolę zgodnie z tym sposobem ujmowania integracji odgrywają współpraca oraz koordynacja pomiędzy jednostkami organizacyjnymi przedsiębiorstwa. Zdefiniowane poziomy integracji związane z działalnością przedsiębiorstwa tworzą zagnieżdżony zbiór, w którym kolejne poziomy integracji obejmują swoim zakresem poziomy wcześniejsze (zob. rys. 1). Wiąże się z tym pojęcie integracji organizacyjnej, która definiowana jest jako „zakres, w jakim odrębne i współzależne komponenty organizacyjne stanowią jedną całość” [Barki i Pinsonneault 2005, s. 165]. W tej definicji „komponent” odnosi się do jednostki organizacyjnej,.

(5) 125. System klasy ERP jako narzędzie…. działu przedsiębiorstwa oraz jego partnera biznesowego i obejmuje procesy biznesowe, ludzi oraz wykorzystywaną technologię.. Integracja biznesowa Integracja aplikacji Integracja danych. Rys. 1. Poziomy integracji w przedsiębiorstwie Źródło: opracowanie własne.. Integracja międzyorganizacyjna. Integracja na tym poziomie odnosi się do transakcji, które są dokonywane z wykorzystaniem technologii informacyjnej oraz zachodzą pomiędzy niezależnymi jednostkami biznesowymi [Markus i in. 2002]. Transakcje takie mogą odbywać się pomiędzy przedsiębiorstwem i jego klientami, dostawcami, a także innymi partnerami biznesowymi, jak np. banki. Słowo „transakcja” oznacza tu czynność związaną z prowadzoną działalnością gospodarczą, jak np. zamówienie lub fakturowanie, w przeciwieństwie do jedynie współdzielenia informacji i wiedzy, co ma przykładowo miejsce, gdy firmy udostępniają klientom dane dotyczące produktów lub serwisu. Głównym celem integracji międzyorganizacyjnej jest umożliwienie przeprowadzania transakcji biznesowych, które odbywają się ponad granicami organizacyjnymi przedsiębiorstw bez konieczności interwencji człowieka [Davenport 2002]. Tabela 1. Porównanie integracji „jeden do jeden” z integracją grupową Integracja „jeden do jeden”. Integracja grupowa. Szybciej umożliwia relacje z kilkoma partnerami. Szybciej umożliwia relacje z wieloma partnerami. Ma większą szansę na sukces, ale jest bardziej kosztowna. Mniej kosztowna, ale nie ma gwarancji sukcesu. Łatwiej można uzyskać głęboką relację z jednym partnerem. Prawdopodobne uzyskanie płytkich relacji z wieloma partnerami. Rozszerzenie działalności poza branżę jest bardzo kosztowne. Możliwość połączeń pomiędzy branżami. Może być poufna i bezpieczna. Niebezpieczeństwo podglądu transakcji. Źródło: [Davenport 2002, s. 1]..

(6) 126. Piotr Soja, Dariusz Put. Istnieją dwa podstawowe podejścia do integracji zewnętrznych systemów zarządzania przedsiębiorstwem: integracja „jeden do jeden” oraz integracja grupowa. Pierwsza z nich polega na połączeniu przedsiębiorstwa z indywidualnymi partnerami biznesowymi na zasadzie pojedynczych relacji. Metoda ta wymaga od partnerów uzgodnienia pojęć informacyjnych oraz przepływu procesów bądź tłumaczenia informacji pochodzących z jednej strony na format wymagany przez drugą stronę. Drugie podejście, zwane integracją grupową, wymaga obecności pośrednika, często w postaci konsorcjum branżowego, którego zadaniem jest tworzenie powiązań pomiędzy wieloma przedsiębiorstwami oraz ich partnerami biznesowymi. Przedsiębiorstwa komunikują się jedynie z centralnym pośrednikiem, który umożliwia połączenia z wieloma innymi firmami. Zalety i wady obydwu podejść do integracji międzyorganizacyjnej zostały zestawione w tabeli 1. 3. Charakterystyka systemów klasy ERP Systemy klasy ERP powstały poprzez ewolucję pakietów MRP (material requirements planning – planowanie potrzeb materiałowych) oraz MRP II (manufacturing resource planning – planowanie zasobów produkcyjnych). Systemy ERP w sposób kompleksowy wspierają działanie całej firmy, począwszy od planowania produkcji i zaopatrzenia, poprzez zarządzanie produkcją, zarządzanie zasobami finansowymi, materiałowymi i ludzkimi, aż po sprzedaż i wysyłkę gotowych wyrobów do klienta. W celu pełnego zobrazowania istoty systemów klasy ERP warto przedstawić wybrane definicje systemu ERP proponowane zarówno przez badaczy, jak i praktyków oraz ekspertów: – komercyjny pakiet oprogramowania, który umożliwia integrację całej przepływającej przez przedsiębiorstwo informacji związanej z finansami, księgowością, zasobami ludzkimi, łańcuchem dostaw oraz klientami [Davenport 1998]; – pakiet oprogramowania biznesowego, który umożliwia przedsiębiorstwu: automatyzację i integrację większości jego procesów biznesowych, współdzielenie danych i procedur działania w całym przedsiębiorstwie, wytwarzanie informacji i dostęp do niej w czasie rzeczywistym [ERPʼs Second Wave… 1998]; – gotowy do implementacji zintegrowany zbiór modułów (aplikacji) obsługujący wszystkie biznesowe funkcje przedsiębiorstwa i mający możliwość dynamicznej konfiguracji. Umożliwia przedsiębiorstwom przetwarzanie danych w czasie rzeczywistym w zintegrowanym, zorientowanym na procesy i kierowanym informacjami środowisku [Kale 2001, s. 24–25]; – komercyjny pakiet oprogramowania pozwalający na integrację danych transakcyjnych oraz procesów biznesowych w całym przedsiębiorstwie [Markus i Tanis 2000, s. 176];.

(7) System klasy ERP jako narzędzie…. 127. – pakiet oprogramowania służącego do integracji wszystkich funkcji i procesów biznesowych przedsiębiorstwa oraz dostarczenia jednorodnej architektury informacyjnej i komputerowej do zarządzania całą firmą [Klaus, Rosemann i Gable 2000]; – kompleksowy pakiet oprogramowania, który oferuje możliwość integracji danych oraz procesów ponad funkcjami biznesowymi przedsiębiorstwa [Brown i Vessey 2003, s. 65]; – pakiet oprogramowania, który integruje procesy organizacyjne za pomocą współdzielonej informacji oraz przepływu danych [Shanks i Seddon 2000, s. 243]. W przedstawionych definicjach systemu klasy ERP kładzie się nacisk na trzy elementy: integrację, dane oraz procesy. Elementy te związane są z podstawowymi cechami wyróżniającymi systemy klasy ERP, które obejmują istnienie centralnej bazy danych oraz dostępność wzorcowych modeli procesów biznesowych. Cechy te stanowią również podstawowe mechanizmy integracji przedsiębiorstwa w efekcie wprowadzenia pakietu ERP. Centralna baza danych jest sercem całego systemu ERP. Poszczególne aplikacje i moduły wymieniają za jej pomocą dane. Baza gromadzi i przechowuje dane pochodzące z różnych obszarów działalności przedsiębiorstwa. Wykorzystanie pojedynczej bazy danych znacznie usprawnia przepływ informacji przez wszystkie sfery działania przedsiębiorstwa [Davenport 1998]. Źródłem danych dla bazy oraz korzystającymi z niej są komórki organizacyjne i działające w nich aplikacje w różnych pionach funkcjonalnych przedsiębiorstwa. W bazie danych nowe informacje wprowadzane są tylko w jednym miejscu i automatycznie uaktualniane są wszystkie powiązane z nimi dane. Wzorcowe modele procesów biznesowych, dostarczane przez większość pakietów ERP, zdefiniowane są na podstawie najlepszych rozwiązań wypracowanych w praktyce gospodarczej. Proponowane modele biznesowe, zwane modelami referencyjnymi, zawierają wykorzystywane struktury danych, modele procesów, jak również struktury organizacyjne [Kumar i van Hillegersberg 2000]. Modele referencyjne dostarczane przez producentów systemów ERP pozwalają nabywcy na wykorzystywanie wypracowanej w danej branży wiedzy oraz najlepszych rozwiązań. Daje to możliwość porównania stosowanych rozwiązań systemowych oraz uchwycenia pozytywnych i negatywnych zjawisk podczas wdrożenia [Scheer i Habermann 2000]. Przedsiębiorstwo nabywające gotowy pakiet ERP otrzymuje całą wiedzę dotyczącą rozwiązań w branży i jest niejako zmuszane do jej wdrożenia [Kremers i van Dissel 2000]..

(8) 128. Piotr Soja, Dariusz Put. 4. Integracja przedsiębiorstwa w kontekście wdrożenia systemu ERP 4.1. Uwagi ogólne. Wdrożenie systemu klasy ERP wpływa na działalność całego przedsiębiorstwa na wszystkich poziomach jego struktury organizacyjnej. Zrozumienie integracji w kontekście zastosowania systemu ERP wymaga zatem podejścia wielowymiarowego, które będzie uwzględniać cechy charakterystyczne dla systemu tej klasy oraz złożoność organizacyjną firmy, a także będzie rozpatrywać integrację na wielu poziomach. Ogólną naturę integracji przedsiębiorstwa dobrze oddaje definicja zaproponowana przez T. Gattikera i D. Goodhue’a, którzy określają integrację jako „połączenie (danych) informacji oraz procesów odbywających się w rozłącznych jednostkach przedsiębiorstwa” [2000, s. 2]. Tak rozumiana integracja może występować pomiędzy oddziałami przedsiębiorstwa lub pomiędzy obszarami (działami) firmy pełniącymi różne funkcje. Istnienie centralnej bazy danych w systemie ERP i zdefiniowanych procesów biznesowych, wnikanie systemu w całą organizację przedsiębiorstwa, konieczność działania pakietu ERP w otoczeniu innych systemów związanych z działalnością firmy oraz ewolucja systemów ERP w kierunku wspierania działalności międzyorganizacyjnej powodują, że integrację przedsiębiorstwa powinno się rozpatrywać na wszystkich poziomach. W kolejnym punkcie przedstawiono integrację przedsiębiorstwa w kontekście zastosowania systemu ERP na poziomie danych, aplikacji i procesów oraz problematykę integracji międzyorganizacyjnej. 4.2. Integracja danych. Poziom integracji danych jest związany z podstawową cechą systemu klasy ERP, jaką jest istnienie jednej wspólnej centralnej bazy danych. Baza ta jest wykorzystywana przez wszystkie moduły systemu, które zapisują w niej dane o transakcjach związanych z działaniem organizacji. Rozwiązanie takie wymaga uprzedniego zaprojektowania systemu oraz zdefiniowania obiektów i zdarzeń, które będą rejestrowane w systemie. Umieszczone w centralnej bazie dane są widoczne dla wszystkich uprawnionych uczestników, niezależnie od obszaru działania organizacji. Dane te są wykorzystywane do przeprowadzania analiz i raportów (zob. rys. 2). Ze względu na problematykę baz danych istnienie jednej centralnej bazy w organizacji ma wiele zalet. Przede wszystkich rozwiązuje problemy syntaktycznej i semantycznej niejednorodności, eliminując problem wymiany danych pomiędzy heterogenicznymi systemami. Centralna baza danych minimalizuje redundancję, umożliwia dostęp do danych z każdego miejsca oraz przyczynia.

(9) 129. System klasy ERP jako narzędzie…. analizy. centralna baza danych. transakcje. Rys. 2. Integracja danych oparta na centralnej bazie danych Źródło: opracowanie własne.. się do zmniejszenia liczby błędów. Ułatwia też procesy integracyjne w organizacji oraz umożliwia wykonywanie szczegółowych i wielowymiarowych analiz zarówno dla pojedynczych działów, jak i przedsiębiorstwa jako całości. Rozwiązanie oparte na istnieniu jednej centralnej bazy danych nie jest pozbawione wad, które w ogólnym ujęciu sprowadzają się do problemów związanych ze stworzeniem kompletnej bazy zawierającej dane o odpowiedniej jakości. Podczas tworzenia modelu danych pojawia się często konieczność jego projektowania dla całej organizacji i gruntownych zmian w zakresie gromadzenia i wykorzystania danych. Występuje także konieczność migracji danych z istniejących systemów do centralnego repozytorium. Wykorzystywany przez system ERP model danych jest bardzo złożony, co powoduje trudności z jego zrozumieniem przez przeciętnego użytkownika. Złożoność ta powodowana jest m.in. przez istnienie wielu powiązań między składnikami systemu, co dodatkowo może mieć wpływ na spadek elastyczności i wydajności systemu, przynajmniej w początkowej fazie jego wykorzystania. Trudności w stworzeniu centralnej bazy danych związane są także ze zróżnicowaniem poszczególnych jednostek organizacyjnych przedsiębiorstwa i polegają głównie na kłopotach z definicją danych oraz poziomem ich szczegółowości [Volkoff, Strong i Elmes 2005]. Problemy z definicją danych powodowane są tym, że rozumienie danych może zależeć od konkretnego działu przedsiębiorstwa i może różnić się od znaczenia danych w innej jednostce organizacyjnej. Przykładowo położenie w magazynie może oznaczać fizyczną lokalizację towaru, a także odpowiedzialność finansową za towar. Z kolei zagadnienie związane z poziomem szczegółowości danych polega na tym, że różne działy przedsiębiorstwa mogą potrzebować danych na różnym poziomie abstrakcji, co może być związane z koniecznością dodatkowej pracy dla działów, które nie wymagają wysokiego poziomu szczegółowości..

(10) 130. Piotr Soja, Dariusz Put. 4.3. Integracja aplikacji. System ERP stanowi środowisko, w którym w sposób niewidoczny zintegrowane są dane i procesy przedsiębiorstwa. W modelowym ujęciu system ERP jest w stanie wspierać działalność wszystkich obszarów przedsiębiorstwa. Jednak w rzeczywistości większość firm wprowadzających ERP do swoich organizacji musi dokonywać integracji tego systemu z innymi wykorzystywanymi w przedsiębiorstwie aplikacjami i systemami [Themistocleous, Irani i OʼKeefe 2001]. Do przyczyn takiego stanu rzeczy możemy zaliczyć przede wszystkim konieczność współistnienia ERP z innymi systemami w przedsiębiorstwie, która jest związana ze specyfiką działania firmy oraz ze złożonością systemu ERP i jego procesu wdrożeniowego [Markus 2001]. Indywidualne potrzeby przedsiębiorstw i specyfika ich działania mogą powodować, że niektóre firmy wdrażają jedynie wybrane moduły ERP i nie planują rezygnować z istniejących systemów. W związku z tym konieczna jest pewna integracja ERP z dotychczasowymi systemami. Pakiet ERP może także nie zawierać specyficznej dla przedsiębiorstwa funkcji, musi ono zatem zintegrować ERP z osobnymi aplikacjami i systemami obsługującymi żądaną funkcję. Co więcej, system ERP jest przeznaczony przede wszystkim do integracji wewnętrznych danych i procesów firmy, więc przedsiębiorstwa dążące do większej koordynacji z klientami lub dostawcami muszą integrować swoje systemy ERP z innymi aplikacjami i systemami. System ERP musi zwykle działać w środowisku operacyjnym obejmującym różnorodny sprzęt, sieci komputerowe, oprogramowanie bazodanowe itp., co również wymaga integracji. Proces wdrożeniowy systemu klasy ERP często wymusza integrację z innymi systemami. Przedsiębiorstwa w celu zredukowania ryzyka decydują się często na wdrożenie etapowe, w którym poszczególne funkcje są wprowadzane w kolejnych fazach. Powoduje to konieczność integracji modułów ERP z istniejącymi systemami. Niektóre przedsiębiorstwa decydują się na wdrożenie hurtowni danych wraz z systemem ERP, co może być podyktowane potrzebami raportowymi lub koniecznością dostępu do historycznych transakcji. W takim wypadku system hurtowni danych musi być integrowany z pakietem ERP. Innym powodem integracji aplikacji podczas wdrażania systemu ERP jest to, że niektóre firmy decydują się na wybór modułów systemu ERP pochodzących od różnych dostawców. Strategia taka zwana jest w języku angielskim best of breed (BoB) [Light, Holland i Wills 2001] i jest związana z intensywną integracją systemów. Celem podejścia BoB jest wypracowanie rozwiązania, które w jak największym stopniu pasuje do procesów biznesowych przedsiębiorstwa, oraz zapewnienie dużej elastyczności. Każdy komponent może być wdrażany jako niezależna aplikacja i stosunkowo szybko uruchomiony. Zmiany organizacyjne podczas projektu.

(11) System klasy ERP jako narzędzie…. 131. mogą być rozłożone w czasie i wprowadzane etapowo. Podstawową trudnością rozwiązania BoB jest złożoność jego implementacji spowodowana koniecznością integracji różnych systemów oraz duże skomplikowanie późniejszego utrzymywania całego rozwiązania, głównie powodowane połączeniami między systemami (zob. [Light, Holland i Wills 2001]). 4.4. Integracja biznesowa (procesów). Integracja biznesowa podczas wdrożenia systemu klasy ERP jest związana z różnorodnością jednostek organizacyjnych przedsiębiorstwa i wielością procesów biznesowych realizowanych w poszczególnych działach. Integracja pomiędzy jednostkami organizacyjnymi firmy może być zróżnicowana w zależności od relacji pomiędzy nimi [Volkoff, Strong i Elmes 2005]. Wyróżnia się trzy typy relacji, które zachodzą odpowiednio pomiędzy: – oddziałami przedsiębiorstwa pełniącymi podobne funkcje, – etapami w procesie biznesowym, – obszarami firmy realizującymi różnorodne funkcje w ramach tej samej organizacji. Wyodrębnione trzy typy relacji odpowiadają rodzajom współzależności pomiędzy poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi (biznesowymi), które można podzielić na współzależność zbiorczą, sekwencyjną oraz wzajemną [Thompson 1967, za: Volkoff, Strong i Elmes 2005]: – współzależność zbiorcza polega na tym, że każda jednostka biznesowa ma swój własny wkład we wspólny wynik, w związku z czym zarówno wspiera inne jednostki, jak i jest przez nie wspierana; jednostki pozostające w tej relacji nie współdziałają bezpośrednio ze sobą; – współzależność sekwencyjna polega na tym, że wyniki działania jednostki biznesowej są materiałem wejściowym dla innej jednostki; – współzależność wzajemna sprowadza się do faktu, że efekty działalności wielu jednostek stanowią materiały wejściowe dla każdej z nich. Zdefiniowane formy współzależności stanowią zagnieżdżony zbiór, co zostało pokazane na rys. 3. Istnienie współzależności wzajemnej związane jest z wystąpieniem dwóch pozostałych, a istnienie współzależności sekwencyjnej implikuje obecność współzależności zbiorczej. Trudności związane z koordynacją zwiększają się wraz ze zmianą rodzaju współzależności od zbiorczej, poprzez sekwencyjną do wzajemnej. W tabeli 2 pokazano cechy integracji przedsiębiorstwa w kontekście zastosowania systemu ERP. Wymieniono poszczególne rodzaje integracji wynikające z rodzajów współzależności i powiązanych z nimi form relacji. Zawarta w tabeli charakterystyka uwzględnia podział na integrację procesów oraz danych..

(12) 132. Piotr Soja, Dariusz Put. zbiorcza sekwencyjna wzajemna. Rys. 3. Relacje pomiędzy współzależnościami między jednostkami organizacyjnymi Źródło: opracowanie własne na podstawie [Thompson 1967, za: Volkoff, Strong i Elmes 2005].. Tabela 2. Rodzaje i cechy integracji w kontekście zastosowania systemu klasy ERP Współzależność. Proces. Dane. Zbiorcza. ujednolicone procesy. ujednolicone dane. Sekwencyjna. procesy ściśle ze sobą powiązane. wymagany wysoki poziom dokładności i spójności danych. Wzajemna. procesy koordynowane w sposób ciągły. współdzielenie danych w czasie rzeczywistym. Źródło: [Volkoff, Strong i Elmes 2005, s. 115].. Systemy klasy ERP, dysponując centralną bazą danych oraz wbudowanymi standardowymi procesami, pozwalają na koordynację poszczególnych jednostek biznesowych firmy i w ten sposób wspierają integrację biznesową przedsiębiorstwa. W przypadku najprostszego rodzaju integracji, jakim jest integracja zbiorcza, do jej cech charakterystycznych zaliczamy ujednolicenie procesów oraz danych. Wraz ze zmianą rodzaju integracji na bardziej skomplikowaną pojawiają się dodatkowe cechy. Integracja sekwencyjna cechuje się koniecznością ścisłego powiązania ze sobą procesów oraz dużej dokładności i szczegółowości danych w obrębie wszystkich czynności składających się na procesy. Integracja wzajemna związana jest z koniecznością dzielenia danych w czasie rzeczywistym oraz ciągłego koordynowania procesów. Osiągnięcie przez przedsiębiorstwo wysokiego poziomu integracji procesów wymaga zwykle pokonania wielu przeszkód związanych ze zróżnicowaniem poszczególnych jednostek organizacyjnych. Działy przedsiębiorstwa mogą mieć różne cele i priorytety oraz kłaść nacisk na różny horyzont czasowy. Przykładowo pewne jednostki organizacyjne mogą być nastawione na krótkoterminowe działanie (np. produkcja), inne mogą działać w otwartym horyzoncie czasowym..

(13) 133. System klasy ERP jako narzędzie…. Niektóre działy przedsiębiorstwa mogą kłaść nacisk na dokładność wykonywanych czynności, inne przyjmować za priorytet szybkość działania, często kosztem dokładności. Wreszcie wymagania jednostek organizacyjnych firmy dotyczące postaci procesów biznesowych mogą być bardzo zróżnicowane, w efekcie czego standaryzacja procesów na poziomie całego przedsiębiorstwa może stwarzać pewne problemy. 4.5. Integracja międzyorganizacyjna. Otwarcie organizacji na partnerów zewnętrznych (klientów, dostawców, partnerów w ramach łańcucha dostaw czy też innych partnerów biznesowych, np. banki) przyjmuje różne formy: od udostępnienia klientom informacji o dostępnych towarach lub usługach po transakcje biznesowe dokonywane ponad granicami organizacyjnymi. Przedsiębiorstwa zaczynają zatem odczuwać konieczność integracji międzyorganizacyjnej oraz potrzebę wsparcia ze strony systemów zarządzania. Potrzeby przedsiębiorstw dotyczące integracji międzyorganizacyjnej przełożyły się na ewolucję systemów klasy ERP w kierunku wspierania różnorodnych czynności odbywających się pomiędzy organizacjami oraz współpracy międzyorganizacyjnej. Współczesne systemy wspomagające zarządzanie przedsiębiorstwem nazywane są często systemami ERP II (pojęcie to zostało stworzone przez GartnerGroup w roku 2000). ERP II jest definiowane jako strategia biznesowa wraz z zestawem specyficznych dla danych obszarów biznesowych aplikacji, które budują wartość dla konsumentów i akcjonariuszy poprzez optymalizację procesów odbywających się w obrębie przedsiębiorstwa oraz pomiędzy przedsiębiorstwami, dotyczących współpracy operacyjnej oraz finansów [Bond i in. 2000]. W skrócie można stwierdzić, że ERP II jest to ERP podzielone na komponenty wspierające e-biznes oraz współpracę w ramach łańcucha dostaw. Ogólną architekturę systemu ERP II ilustrującą podstawowe komponenty systemu przedstawiono na rys. 4. EAI SCM CRM B2C. B2B. SRM ERP PLM. CPM HRM B2E. Rys. 4. Architektura komponentowa systemu ERP II Źródło: [Moller 2005, s. 490]..

(14) 134. Piotr Soja, Dariusz Put. W architekturze systemu ERP II centralny element stanowi system ERP, który jest otoczony przez zestaw komponentów korporacyjnych oraz tych odpowiedzialnych za komunikację ze światem zewnętrznym. Do komponentów korporacyjnych należą: – SCM (supply chain management – zarządzanie łańcuchem dostaw), – CRM (customer relationship management – zarządzanie relacjami z klientami), – SRM (supplier relationship management – zarządzanie relacjami z dostawcami), – CPM (corporate performance management – zarządzanie wynikami przedsiębiorstwa), – HRM (human resource management – zarządzanie zasobami ludzkimi), – PLM (product lifecycle management – zarządzanie cyklem życia produktu). Zewnętrzna warstwa modelu jest tworzona przez komponenty zajmujące się komunikacją oraz integracją pomiędzy systemem ERP II a podmiotami zewnętrznymi. Do komponentów zajmujących się współpracą należą: – business-to-consumer (B2C) – odnosi się do głównie do transakcji polegających na sprzedaży produktów i usług przez Internet przede wszystkim klientom indywidualnym, choć może także dotyczyć partnerów biznesowych, – business-to-business (B2B) – odnosi się do usprawnienia i automatyzacji transakcji pomiędzy partnerami biznesowymi, polegających głównie na procesie zaopatrzenia z wykorzystaniem mechanizmów elektronicznych aukcji, rynków oraz katalogów, – business-to-employee (B2E) – umożliwia pracownikom dostęp do aktualnych zasobów przedsiębiorstwa za pomocą odpowiedniego portalu, – EAI (enterprise application integration – integracja aplikacji przedsiębiorstwa) – jest platformą do integracji systemu ERP II z innymi systemami działającymi wewnątrz oraz na zewnątrz organizacji. 5. Konsekwencje wdrożenia ERP dla integracji przedsiębiorstwa Integracja przedsiębiorstwa w efekcie wdrożenia systemu klasy ERP może przybrać różny kształt w zależności od konkretnego przedsiębiorstwa, jakości procesu wdrożeniowego, cech wprowadzanego systemu, wdrażanego zakresu itp. Przedstawiciele przedsiębiorstw wdrażających system klasy ERP różnie postrzegają efekty integracyjne, wskazują zarówno na aspekty pozytywne, jak i negatywne. Do najważniejszych korzyści integracji przedsiębiorstwa w efekcie wdrożenia systemu ERP należą (zob. m.in. [Davenport, Harrris i Cantrell 2002;.

(15) System klasy ERP jako narzędzie…. 135. Gattiker i Goodhue 2000; Goodhue, Wybo i Kirsch 1992; Shang i Seddon 2000; Soja 2005]): – usprawnienie komunikacji i lepsza koordynacja w przedsiębiorstwie, – ulepszona współpraca pomiędzy działami przedsiębiorstwa, – umożliwienie centralizacji czynności administracyjnych, takich jak obsługa należności lub płac, – integracja dotychczasowych systemów między sobą oraz z pakietem ERP, – uporządkowanie przedsiębiorstwa – np. uporządkowanie procesów i procedur, zdefiniowanie procesów, ujednolicenie standardów i pojęć, – usprawniona obsługa klienta jako rezultat dostępu do zintegrowanej informacji o klientach, – ułatwienie rozwoju firmy poprzez łatwiejszą integrację przejmowanych przedsiębiorstw, – umożliwienie integracji z zewnętrznymi partnerami biznesowymi (dostawcami i klientami). Opisywane przez respondentów korzyści wskazują, że integracja przedsiębiorstwa stanowi fundament, na którym firma może budować dalsze rozwiązania decydujące o jej przewadze konkurencyjnej. Oprócz pozytywnych efektów większej integracji przedsiębiorstwa w konsekwencji zastosowania systemu klasy ERP jednak dostrzec można także konsekwencje negatywne (zob. [Soja 2005]). Najistotniejszym negatywnym efektem wydaje się brak elastyczności działania przedsiębiorstwa, który spowodowany jest często zbytnim podporządkowaniem pracy wymaganiom systemu, usztywnieniem istniejących procedur oraz większą biurokracją. Mała elastyczność systemu powoduje także problemy z obsługą operacji niestandardowych. Co więcej, także operacje rutynowe są niekiedy postrzegane jako bardziej pracochłonne ze względu na większą liczbę dokumentów oraz skomplikowane procedury ich rejestracji. Do negatywnych efektów większej integracji należy także zbytnie uzależnienie przedsiębiorstwa od działania systemu oraz w konsekwencji od dostawcy pakietu. 6. Podsumowanie Wyniki badań zaprezentowane w niniejszym opracowaniu pokazują, że wdrożenie systemu klasy ERP wpływa na integrację przedsiębiorstwa na każdym poziomie: danych, aplikacji, procesów, a także ma istotne konsekwencje dla integracji międzyorganizacyjnej. Pakiet ERP ma własną logikę działania, którą można w pewnym zakresie zmieniać za pomocą różnych opcji i tablic konfiguracyjnych, jednak niezwykle trudno doprowadzić do zaspokojenia wszystkich potrzeb danego przedsiębiorstwa. Chcąc osiągnąć optymalne dopasowanie możliwości systemu.

(16) 136. Piotr Soja, Dariusz Put. do oczekiwań firmy, najczęściej dokonuje się zmian w organizacji procesów biznesowych zachodzących w przedsiębiorstwie, ponieważ większa modyfikacja systemu jest zwykle niewykonalna. Co więcej, znaczna kastomizacja systemu jest zdecydowanie odradzana przez praktyków i ekspertów, gdyż powoduje duże problemy z aktualizacją oprogramowania oraz może w praktyce zlikwidować korzyści płynące z integracji. Wydaje się, że największe znaczenie dla osiągnięcia sukcesu w integracji przedsiębiorstwa w efekcie zastosowania systemu klasy ERP ma dopasowanie systemu do potrzeb przedsiębiorstwa. Dopasowanie takie dotyczy zagadnień związanych zarówno z organizacją firmy, jak i z istniejącą w niej infrastrukturą IT. W kwestii organizacyjnej ważną rolę odgrywa poziom współzależności pomiędzy obszarami działania przedsiębiorstwa. Większa współzależność działów związana jest z potencjalnie większymi korzyściami z wdrożenia systemu ERP [Gattiker i Goodhue 2000; Goodhue, Wybo i Kirsch 1992]. Przy wysokiej współzależności działy firmy mają duże potrzeby komunikacyjne, które zostają zaspokojone przez ujednolicenie danych oraz wyeliminowanie niezgodności i konieczności translacji. Z drugiej strony ujednolicenie danych w przypadku bardzo zróżnicowanych działów firmy może się wiązać z dużymi kosztami poniesionymi na ich przeprojektowanie, z koniecznością wypracowania kompromisów i w efekcie z uzyskaniem skomplikowanego systemu, który nie odpowiada potrzebom danego obszaru działania firmy. W ramach projektu wdrożeniowego należy zatem dokonać oceny dopasowania systemu ERP do sytuacji danego przedsiębiorstwa zarówno w kontekście organizacyjnym, jak i systemowym. W ocenie dopasowania należy wziąć pod uwagę wykorzystywane w firmie aplikacje komputerowe i konieczność ich integracji z pakietem ERP. W przypadku konieczności współistnienia systemu ERP z wieloma innymi aplikacjami istotnymi dla działalności przedsiębiorstwa należy się zastanowić, czy ERP stanowi najlepsze rozwiązanie problemów integracyjnych firmy. Trzeba wtedy rozważyć inne rozwiązania prowadzące do integracji, do których można zaliczyć podejścia oparte na hurtowniach danych, federacyjnych bazach danych lub wykorzystujące współdzielone ontologie. Literatura Barki H., Pinsonneault A. [2005], A Model of Organizational Integration, Implementation Effort, and Performance, „Organization Science”, vol. 16, nr 2. Bond B. i in. [2000], ERP Is Dead – Long Live ERP II, GartnerGroup, New York. Brown C.V., Vessey I. [2003], Managing the Next Wave of Enterprise Systems – Leveraging Lessons From ERP, „MIS Quarterly Executive”, nr 2(1). Davenport T.H. [1998], Putting the Enterprise into the Enterprise System, „Harvard Business Review”, July–August..

(17) System klasy ERP jako narzędzie…. 137. Davenport T.H. [2002], Connecting Enterprise Solutions across Organizations, „Next Generation Enterprise Solutions”, iss. 7, Accenture – Institute for Strategic Change. Davenport T.H., Harris J.G., Cantrell S. [2002], The Return of Enterprise Solutions: The Director’s Cut, Accenture. ERP’s Second Wave: Maximizing the Value of ERP-enabled Processes [1998], Deloitte Consulting. Frohlich M.T., Westbrook R. [2001], Arcs of Integration: an International Study of Supply Chain Strategies, „Journal of Operations Management”, nr 19(2). Gattiker T., Goodhue D. [2000], Understanding the Plant Level Costs and Benefits of ERP: Will the Ugly Duckling Always Turn into a Swan, Hawaii International Conference on System Sciences. Goodhue D.L., Wybo M.D., Kirsch L.J. [1992], The Impact of Data Integration on the Costs and Benefits of Information Systems, „MIS Quarterly”, vol. 16. Kale V. [2001], SAP R/3. Przewodnik dla menedżerów, Helion, Gliwice. Klaus H., Rosemann M., Gable G. [2000], What Is ERP?, „Information Systems Frontiers”, nr 2(2). Kremers M., van Dissel H. [2000], ERP System Migrations, Communications of the ACM, April, vol. 43, nr 4. Kumar K., van Hillegersberg J. [2000], ERP Experiences and Evolution, Communications of the ACM, vol. 43, nr 4. Lasek M. [2001], Integracja systemów informatycznych, „Ekonomika i Organizacja Przedsiębiorstwa”, nr 9(620). Lawrence P.R., Lorsch J.W. [1967], Organization and Environment: Managing Differentiation and Integration, Harvard University, Boston. Light B., Holland C.P., Wills K. [2001], ERP and Best of Breed: a Comparative Analysis, „Business Process Management Journal”, nr 7(3). Markus M.L. [2001], Reflections on the Systems Integration Enterprise, „Business Process Management Journal”, nr 7(3). Markus M.L. i in. [2002], The Future of Enterprise Integration: Strategic and Technical Issues in Systems Integration [w:] Competing in the Information Age: Align in the Sand, ed. Jerry N. Luftman, Oxford University Press, New York. Markus M.L., Tanis C. [2000], The Enterprise Systems Experience – From Adoption to Success. Framing the Domains of IT Management: Projecting the Future through the Past, Pinnaflex Educational Resources, Cincinnati. Moller C. [2005], ERP II a Conceptual Framework for Next-generation Enterprise Systems?, „Journal of Enterprise Information Management”, nr 18(4). Reddy R., Reddy S., Kalakota R. [2001], Supply Chains to Virtual Integration, McGraw-Hill Trade, New York. Scheer A.W., Habermann F. [2000], Making ERP a Success, Communications of the ACM, vol. 43, nr 4. Shang S., Seddon P.B. [2000], A Comprehensive Framework for Classifying Benefits of ERP Systems, Proceedings of the 6th Americas Conference on Information Systems, Long Beach, CA. Shanks G., Seddon P.B. [2000], Editorial, „Journal of Information Technology”, nr 15(4). Słownik języka polskiego PWN [2002], PWN, Warszawa..

(18) 138. Piotr Soja, Dariusz Put. Soja P. [2005], The Impact of ERP Implementation on the Enterprise – an Empirical Study, Proceedings of 8th International Conference on Business Information Systems, Poznań. Themistocleous M., Irani Z., O’Keefe R.M. [2001], ERP and Application Integration: Exploratory Survey, „Business Process Management Journal”, nr 7(3). Thompson J.D. [1967], Organizations in Action, McGraw-Hill, New York. Volkoff O., Strong D.M., Elmes M. [2005], Understanding Enterprise Systems-enabled Integration, „European Journal of Information Systems”, nr 14. ERP-class System as a Tool for Enterprise Integration The article describes a matter of enterprise integration as a consequence of ERP (Enterprise Resource Planning) system application. Firstly, the most important integration levels, which are connected mainly with data, applications and business processes, have been submitted. The issues of inter-organisational integration have also been discussed. Next, the relation between ERP-class system application and considered integration levels has been illustrated. Finally, positive and negative consequences of integration, as effects of ERP system implementation, have been presented. Key words: enterprise integration, ERP, integration levels..

(19)