Rola systemu informacji personalnej w sprawozdawczości kapitału ludzkiego

Pełen tekst

(1)Zeszyty Naukowe nr. 784. 2008. Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie. Grzegorz Łukasiewicz Katedra Zarządzania Zasobami Pracy. Rola systemu informacji personalnej w sprawozdawczości kapitału ludzkiego 1. Wstęp Kapitał ludzki we współczesnych organizacjach uznawany jest za strategiczny zasób, który w największym stopniu decyduje o osiąganiu przewagi konkurencyjnej. Pomimo ciągle wzrastającego znaczenia dla organizacji kapitał ten tylko w niewielkim stopniu objęty jest systematycznym pomiarem, a dotyczące go informacje przekazywane interesariuszom wewnętrznym oraz zewnętrznym często nie zaspokajają zgłaszanych przez nich potrzeb. Informacje te, szczególnie w wypadku interesariuszy wewnętrznych, byłyby wykorzystywane w procesie podejmowania decyzji personalnych. Propozycją, której celem jest zniwelowanie powstałej luki, staje się koncepcja sprawozdawczości kapitału ludzkiego. W dalszej części artykułu zostaną omówione teoretyczne zagadnienia z nią związane, ze szczególnym uwzględnieniem roli, jaką pełni w niej system informacji personalnej. 2. Sprawozdawczość kapitału ludzkiego Sprawozdawczość kapitału ludzkiego stanowi nowy nurt naukowy w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi. Z jednej strony nowość ta motywuje do proponowania teoretycznych i praktycznych rozwiązań dotyczących omawianej problematyki, z drugiej strony literatura przedmiotu nie dostarcza licznych opracowań teoretycznych na temat omawianego obszaru. Taka sytuacja występuje właśnie w wypadku sprawozdawczości kapitału ludzkiego. Na podstawie analogii do sprawozdawczości finansowej i roli, jaką odgrywa ona w systemie rachunkowości,. ZN_784.indb 59. 11-04-07 13:47.

(2) 60. Grzegorz Łukasiewicz. sprawozdawczość kapitału ludzkiego może zostać określona jako sposób przekazu informacji o kapitale ludzkim organizacji na użytek różnych grup odbiorców [Sojak, Stankiewicz 1995, s. 257]. Tak zdefiniowana sprawozdawczość kapitału ludzkiego wpisuje się w system rachunkowości zasobów ludzkich jako swoisty podsystem spełniający funkcję sprawozdawczą. Stosownie do obecnych przepisów prawnych i rozwoju nauk ekonomicznych funkcja tworzenia systematycznych zestawów informacji dla szerokiego kręgu odbiorców, takich jak właściciele, akcjonariusze, zatrudnieni pracownicy, banki, agencje rządowe, należy do rachunkowości [Organizacja… 1999, s. 23]. W wypadku informacji dotyczących kapitału ludzkiego, funkcja ta powinna być przypisana do rachunkowości zasobów ludzkich, a realizowana przez sprawozdawczość kapitału ludzkiego.. Etap 1 Umiejscowienie kapitału ludzkiego w systemie zarządzania organizacją oraz ustalenie jego wpływu na jej funkcjonowanie. Etap 2 Zbieranie danych o kapitale ludzkim organizacji. Etap 3 Pomiar kapitału ludzkiego: dobór narzędzi i metodologii. Etap 4 Raportowanie danych: tworzenie sprawozdania wewnętrznego i zewnętrznego. Etap 5 Analiza sporządzonych sprawozdań i wyciąganie wniosków. Rys. 1. Etapy sprawozdawczości kapitału ludzkiego Źródło: opracowanie własne na podstawie: [Human Capital Reporting… 2005].. Opisywana sprawozdawczość prezentowana może być także w postaci procesu związanego z opracowywaniem na użytek różnych interesariuszy informacji. ZN_784.indb 60. 11-04-07 13:47.

(3) Rola systemu informacji personalnej…. 61. o kapitale ludzkim organizacji. W ramach tak określonego procesu wyodrębnić można pięć etapów, które zaprezentowano na rys. 1. Etap pierwszy polega na wskazaniu roli, jaką kapitał ludzki pełni w organizacji. Pomimo że w literaturze przedmiotu często określa się kapitał ludzki jako zasób strategiczny, nie we wszystkich organizacjach jest on tak traktowany. Ponadto w tych organizacjach, w których rzeczywiście uznaje się wagę kapitału ludzkiego w osiąganiu przewagi konkurencyjnej, jego wpływ może być zróżnicowany. Dlatego też pierwszy etap polega na wskazaniu roli, jaką odgrywa kapitał ludzki w funkcjonowaniu organizacji. Bardzo ważne staje się również ukazanie zależności pomiędzy zarządzaniem zasobami ludzkimi a osiąganiem strategicznych celów organizacji. W związku z tym pomocne staje się wykorzystanie jednego z wielu narzędzi służących do ukazania związków pomiędzy systemem zarządzania zasobami ludzkimi organizacji a jej funkcjonowaniem. Do narzędzi tych zalicza się m.in. benchmarking zasobów ludzkich oraz strategiczną kartę wyników zarządzania zasobami ludzkimi1. Narzędzia te w każdej organizacji powinny być dostosowywane do ich rzeczywistych potrzeb i specyfiki działalności. Stanowią one jednak punkt wyjścia przy wdrażaniu sprawozdawczości kapitału ludzkiego. Drugim etapem w opisywanym procesie sprawozdawczości kapitału ludzkiego jest zbieranie danych dotyczących tego kapitału. Wiele decyzji w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi podejmowanych jest na podstawie przypuszczeń, przyzwyczajeń, obserwacji czy przez naśladowanie najlepszych praktyk w tym obszarze. Jest to spowodowane brakiem dostatecznych informacji zarówno o kapitale, którego te decyzje dotyczą, jak również o efektach tychże decyzji. Dlatego zbieranie odpowiednich danych jest bardzo ważnym etapem w całym opisywanym procesie. Powinny one odnosić się do obszarów obejmujących nie tylko to, o czym mówią pracownicy, ale przede wszystkim to, co robią i jakie osiągają efekty. Wywiady czy ankiety przeprowadzane wśród przedstawicieli załogi dostarczają cennych informacji o postawach pracowników, ich motywacji czy potrzebach rozwojowych. Informacje te powinny być jednak weryfikowane przez obserwację tego, co dzieje się w praktyce. Bardzo często rzeczywiste zachowania pracowników zdecydowanie różnią się od tych deklarowanych w ankietach czy wywiadach. Z tego powodu dane dotyczące zatrudnionych pracowników można podzielić na dwa rodzaje: – obserwacyjne – dotyczące postaw pracowników; ich zbieranie odbywa się na podstawie wspomnianych wywiadów i ankiet,. 1 Więcej informacji na temat wspomnianych narzędzi można znaleźć w następujących pozycjach książkowych: [Bramham 2004; Becker, Huselid, Urlich 2002].. ZN_784.indb 61. 11-04-07 13:47.

(4) 62. Grzegorz Łukasiewicz. – archiwalne – znajdujące się w różnego rodzaju dokumentach dotyczących pracowników, wyników finansowych organizacji czy klientów [Human Capital Reporting… 2005, s. 21]. Dane, które mają zostać umieszczone w końcowym sprawozdaniu, mogą przybierać formę jednorazową, czyli przedstawiać wybrany obszar kapitału ludzkiego w danym momencie, lub też wielokrotną, polegającą na dostarczaniu danych obejmujących pewien okres. Druga z wymienionych form pozwala na przedstawienie danych w sposób najbardziej wartościowy dla ostatecznego użytkownika, przy czym zaleca się, aby obejmowały one okres od 3 do 5 lat. Tylko takie dane pozwalają na analizę zmian zachodzących w stanie kapitału ludzkiego, wskazanie obszarów wymagających poprawy, podjęcie odpowiednich decyzji oraz dalsze monitorowanie całego procesu zarządzania zasobami ludzkimi. Dane o kapitale ludzkim mogą być pozyskiwane z wielu źródeł znajdujących się zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz organizacji. Z tego względu w wielu wypadkach mogą wystąpić trudności związane z ich porównywalnością czy wiarygodnością. Aby były one porównywalne, należy dokonać ich oczyszczenia i transformacji. Dokonuje się tego w procesie gromadzenia i przetwarzania danych o kapitale ludzkim organizacji. Proces ten przedstawiony został na rys. 2.. Identyfikacja źródeł danych o kapitale ludzkim organizacji: – system informacji personalnej – dział płac – opinie pracowników – dział księgowości/finansów – działalność operacyjna – klienci – inne zewnętrzne źródła. Utworzenie zintegrowanej bazy danych: – gromadzenie danych – oczyszczanie – transformacja – przygotowywanie danych do ostatecznego wykorzystania. Analiza i interpretacja otrzymanych wyników. Rys. 2. Proces gromadzenia informacji o kapitale ludzkim organizacji Źródło: [Human Capital Reporting… 2005, s. 26].. W wypadku źródeł pozyskiwania danych dotyczących kapitału ludzkiego organizacji na pierwszym miejscu wymienia się system informacji personalnej. Ze względu na rolę, jaką system ten odgrywa w całym procesie sprawozdawczości kapitału ludzkiego, jego budowa i wykorzystanie stanie się przedmiotem rozważań w dalszej części artykułu. W tym miejscu warto jednak zwrócić uwagę, że w systemie tym wykorzystuje się przede wszystkim komputerowe bazy danych wraz ze specjalistycznym oprogramowaniem. Użycie nowoczesnych technologii informatycznych w omawianym obszarze spowodowane zostało tym, że w dużych organizacjach skuteczne i efektywne przechowywanie i przetwarzanie dużej ilości. ZN_784.indb 62. 11-04-07 13:47.

(5) Rola systemu informacji personalnej…. 63. danych dotyczących kapitału ludzkiego nie byłoby możliwe z wykorzystaniem dotychczasowej, opartej na dokumentach papierowych, organizacji pracy działów personalnych. Co więcej, często dane te uzyskiwane są z innych źródeł, chociażby z działów płac, księgowości, ankiet dotyczących postaw pracowników czy bezpośrednio od klientów. Część tych danych, ze względu na małe możliwości praktycznego ich wykorzystania, nie jest gromadzona. Działania, których celem jest wybór odpowiednich danych wykorzystywanych w sprawozdawczości kapitału ludzkiego, określa się mianem czyszczenia. Różnorodność opisywanych źródeł powoduje również, że gromadzone dane charakteryzują się niejednorodną formą. Mogą bowiem występować zarówno w postaci elektronicznej, jak również w formie dokumentów. W celu ich dalszej obróbki należy dokonać tzw. transformacji, czyli ujednolicenia. Po wykonaniu tych działań otrzymuje się dane gotowe do dalszego wykorzystywania. Kolejnym etapem jest pomiar kapitału ludzkiego, obejmujący wybór narzędzi i metod wykorzystywanych w tym pomiarze. W literaturze przedmiotu zaleca się, aby organizacje do pomiaru kapitału ludzkiego stosowały narzędzia, które poniżej zostały uszeregowane od najmniej do najbardziej wartościowych: – anegdoty – przekazywane ustnie informacje o pracownikach, np. zdania typu: „on jest dobrym pracownikiem”; tego rodzaju oceny są bardzo subiektywne, niepoparte żadnymi faktami; – jednostkowe kontrole – przeprowadza się je w celu zbadania jakiegoś problemu; ich wyniki dotyczą wybranych obszarów zarządzania zasobami ludzkimi, a brak systematyczności w ich przeprowadzaniu powoduje duże trudności w interpretacji danych; – istniejące raporty – w wielu organizacjach tworzone są raporty, w których znajdują się pewne informacje o kapitale ludzkim organizacji; na podstawie zawartych w nich danych można dokonać pomiaru kapitału ludzkiego; – benchmarking – może być zastosowany zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz organizacji; służy do porównywania systemu zarządzania zasobami ludzkimi w różnych organizacjach; – korelacje oraz związki przyczynowo-skutkowe – dysponując odpowiednią ilością danych, można wskazać korelacje występujące pomiędzy nimi, np. między motywacją pracowników a jakością obsługi klienta; – symulacje i prognozy – na podstawie modeli ekonometrycznych tworzy się prognozy rozwoju sytuacji w analizowanym obszarze [Human Capital Reporting… 2005, s. 28]. Czwarty etap obejmuje tworzenie sprawozdania o stanie kapitału ludzkiego organizacji. Sprawozdanie to powinno:. ZN_784.indb 63. 11-04-07 13:47.

(6) 64. Grzegorz Łukasiewicz. – prezentować strategię organizacji oraz wpływ zarządzania zasobami ludzkimi na jej realizację; – zawierać informacje o stanie kapitału ludzkiego pogrupowane w pięciu obszarach, takich jak: liczba i struktura zatrudnionych pracowników, fluktuacja i motywacja, posiadane umiejętności i kompetencje, wynagradzanie oraz przywództwo i zarządzanie karierą zawodową; – obejmować informacje, które uwzględniają cały personel, a nie wybrany jego segment, oparte są na różnych miernikach i wskaźnikach mierzących kapitał ludzki z różnych perspektyw, przedstawiają trendy zarówno historyczne, jak i przyszłe, są dokładne i weryfikowalne; – zawierać informacje umożliwiające ich porównywanie w różnych okresach. Ostatnim etapem jest analiza sporządzonych sprawozdań i wyciąganie wniosków. Analiza ta dotyczy w głównej mierze trafności doboru danych, za pomocą których dokonuje się pomiaru kapitału ludzkiego, sposobów ich prezentacji oraz stopnia szczegółowości. Należy oczekiwać, że w organizacjach rozpoczynających wdrażanie systemu sprawozdawczości kapitału ludzkiego w pierwszym okresie jej funkcjonowania sprawozdania będą przechodziły pewną modyfikację. Modyfikacja ta będzie miała na celu ustalenie takiej formy i zawartości sprawozdania, która w największym stopniu ukazywać będzie stan kapitału ludzkiego i zmiany w nim zachodzące. Przedstawione teoretyczne zagadnienia sprawozdawczości kapitału ludzkiego w praktyce przedsiębiorstw realizowane są głównie przez system informacji personalnej (SIP)2. System ten w literaturze przedmiotu definiowany jest jako „wyróżniony przestrzennie i uporządkowany czasowo zbiór informacji, nadawców informacji, odbiorców informacji, kanałów informacyjnych oraz technicznych środków przesyłania i przetwarzania informacji, których funkcjonowanie służy do zarządzania kadrami w organizacji gospodarczej” [Zarządzanie kadrami 2004, s. 271]. Głównym celem tak zdefiniowanego systemu informacji personalnej jest dostarczanie menedżerom na wszystkich szczeblach zarządzania informacji przyczyniających się do racjonalnego i efektywnego zarządzania zasobami ludzkimi w organizacji. W dalszej części artykułu zostaną szerzej omówione poszczególne elementy systemu, ze szczególnym uwzględnieniem technicznych środków przesyłania i przetwarzania informacji oraz rodzajów informacji i ich odbiorców. 3. System informacji personalnej – ujęcie modelowe Analizując system informacji personalnej w kontekście technicznych środków przesyłania i przetwarzania danych, należy stwierdzić, że system ten najczęściej 2. ZN_784.indb 64. W języku angielskim używany jest termin Human Resource Information System (HRIS).. 11-04-07 13:47.

(7) Rola systemu informacji personalnej…. 65. zbudowany jest na podstawie struktury bazodanowej, a w szczególności relacyjnego systemu baz danych. W informatyce bazą danych określa się zbiór informacji dotyczących określonego tematu czy zastosowania biznesowego lub po prostu zbiór pewnych danych [Prague, Irwin, Reardon 2004, s. 52; Whitehorn, Marklyn 2003, s. 11]. Przedstawione pojęcie ma jednak także zastosowanie poza informatyką. Wyróżnia się bowiem tzw. fizyczne bazy danych, składające się z dokumentów czy teczek, w których dane przechowywane są w postaci zapisów na papierze, oraz komputerowe bazy danych, w których dane przechowywane są w postaci elektronicznej. Warto w tym miejscu zwrócić uwagę na różnicę pomiędzy bazą danych a systemem zarządzania bazą danych. Baza danych, jak już zostało to powiedziane, to zbiór informacji dotyczących określonego tematu. W wypadku SIP baza danych zawiera informacje dotyczące np. pracowników. Są to: imię, nazwisko, data urodzenia, data zatrudnienia, adres zamieszkania i wiele innych. Aby wykorzystywać te informacje, przez odpowiednie ich uzupełnianie, łączenie, klasyfikowanie, przesyłanie innym osobom czy interpretowanie, potrzebujemy oprogramowania, zwanego systemem zarządzania bazą danych. System informacji personalnej rozpatrywany jest nie tylko w kategoriach ściśle informatycznych, ale przede wszystkim przez pryzmat systemu informacyjnego wykorzystywanego zarówno w procesie zarządzania zasobami ludzkimi, jak i całym przedsiębiorstwem. Z tego punktu widzenia na SIP składają się jego główne cechy, odbiorcy informacji wraz z ich potrzebami informacyjnymi oraz oczekiwane efekty funkcjonowania omawianego systemu (rys. 3). Przedstawiony model systemu informacji personalnej został zaczerpnięty z raportu stworzonego na potrzeby Uniwersytetu Kalifornijskiego w Los Angeles3. Zdaniem autorów tego raportu, SIP powinien charakteryzować się następującymi głównymi cechami: – odpowiednim interfejsem, – przejrzystością procesów pracy, – ustalonym typem przechowywanych danych, – możliwością konstruowania szeregu raportów, – dostępem w sieci WWW, – respektowaniem obowiązujących przepisów, regulaminów itp.. 3 Uniwersytet Kalifornijski z siedzibą główną w Berkeley (www.ucla.edu) jest jednym z największych uniwersytetów stanowych w USA. Został założony w 1868 r. w Oakland, a cztery lata później przeniesiony do Berkeley. W skład Uniwersytetu Kalifornijskiego wchodzi 8 oddziałów znajdujących się w: San Francisco, Davis, Irvine, Riverside, San Diego, Santa Barbara, Santa Cruz oraz Los Angeles. Cytowany dokument pochodzi z raportu stworzonego przez grupę osób odpowiedzialnych za przygotowanie projektu SIP dla potrzeb wewnętrznych Uniwersytetu. Jest on zatytułowany Assessment of Human Resource Information System (HRIS) Needs and Personel/Payroll System Enhancements i dostępny pod adresem: http://www.citi.oit.ucla/agenda/2006/documents/ UCLAHRIS1-23-06.pdf, 7.01.2009.. ZN_784.indb 65. 11-04-07 13:47.

(8) 66. Grzegorz Łukasiewicz. Autorzy cytowanego raportu postulują, aby system ten w sposób przejrzysty przedstawiał procesy pracy, które należy rozumieć jako komputerowe wspomaganie pracy zespołów ludzkich przez organizowanie, automatyzowanie, przekazywanie i kontrole prac wykonywanych przez te zespoły. Jest to przydatne szczególnie wtedy, gdy w ramach organizacji realizowane są projekty, czyli przedsięwzięcia nowe, nietypowe, odmienne od działań rutynowych, takie, z jakimi dana organizacja nie miała nigdy do czynienia [Pawlak 2006, s. 17]. Cechują się one m.in. tym, że w trakcie ich realizacji uzyskany zostaje jasno określony rezultat, mają określony termin rozpoczęcia i zakończenia, w ich realizacji wykorzystywane są różne zasoby, są oddzielone organizacyjnie od innych działań wykonywanych w organizacji, w każdym z nich uczestniczyć może wiele osób z różnych jednostek organizacyjnych. Rozpatrując SIP pod kątem chociażby zarządzania projektami, należy uznać, że wymóg uwzględnienia w tym systemie procesów pracy wydaje się uzasadniony. Osoby zarządzające daną organizacją miałyby wówczas możliwość uzyskania w bardzo krótkim czasie informacji dotyczących np. tego, w jakim projekcie uczestniczy dany pracownik, jakie realizuje zadania, jakie są jego obowiązki, kiedy projekt zostanie zakończony i jakich przesunięć kadrowych można dokonać pomiędzy różnymi projektami. Oprócz przedstawiania procesów pracy SIP daje także możliwość konstruowania raportów. Ta cecha jest jedną z najważniejszych, ponieważ osoby korzystające z informacji zawartych w SIP będą je w głównej mierze otrzymywać w postaci raportów. Raporty mogą być konstruowane na podstawie różnych danych i obejmować różne okresy. Jedynym ograniczeniem w tym względzie jest ilość gromadzonych w SIP danych, które mogą zostać wykorzystane w raportach, jak również okres, za który wymagane dane są dostępne. Z tego powodu na samym początku konstruowania SIP należy przeprowadzić analizę danych, które będą przechowywane w bazie danych, określić ich typ i formę. System powinien również umożliwiać automatyczne przygotowywanie i drukowanie podstawowych raportów tworzonych na potrzeby kierownictwa organizacji. Ostatnia wymieniona cecha odnosi się do przestrzegania obowiązujących przepisów i regulaminów. Zwraca się przy tym uwagę, że respektowane powinny być nie tylko przepisy prawne, np. dotyczące ochrony danych osobowych, ale również wszelkie regulaminy przyjęte i stosowane w danej organizacji. Jako przykład wewnętrznych uregulowań mogą posłużyć regulaminy premiowania czy awansowania pracowników. Przyjęte w tych regulaminach zasady i wytyczne również powinny znaleźć swoje odzwierciedlenie w SIP. W omawianym systemie informacje przekazywane są trzem grupom odbiorców. W skład tych grup wchodzą menedżerowie, pracownicy działów personalnych oraz pozostali pracownicy. Każda z grup charakteryzuje się odrębnymi potrzebami w zakresie informacji personalnych oraz celami, do jakich informacje te mają być. ZN_784.indb 66. 11-04-07 13:47.

(9) ZN_784.indb 67. Pozostali pracownicy. Pozostałe informacje dla pracowników. Czas pracy, warunki pracy. Szkolenia. Źródło: opracowanie własne na podstawie: [Assessment of Human Resource… 2006].. Rys. 3. Model systemu informacji personalnej. Przepisy, regulaminy. Dostępność w sieci WWW. Wprowadzanie, obsługa danych. Płace/koszty pracy. Dane, informacje. Raporty. Efekty programów personalnych. Pozostałe informacje. Kontrola miejsc pracy. Kontrola składanych aplikacji. Rekrutacja. Analiza pracy. Pracownicy działu personalnego. Procesy pracy. Interfejs. Główne cechy:. System informacji personalnej (SIP). Menedżerowie. Odbiorcy informacji:. Decentralizacja władzy. Wsparcie procesu decyzyjnego. Szybszy dostęp do informacji. Poprawa komunikacji. Ustanowienie standardów w procesie zarządzania zasobami ludzkimi. Wzmocnienie integracji pracowniczej. Oczekiwane efekty:. Rola systemu informacji personalnej… 67. 11-04-07 13:47.

(10) 68. Grzegorz Łukasiewicz. użyte. Najogólniej można przyjąć, że informacje personalne dostarczane menedżerom będą służyły przede wszystkim do podejmowania decyzji w różnych obszarach zarządzania organizacją, pracownikom działów personalnych do podejmowania działań typowo administracyjnych i realizacji podstawowych funkcji zarządzania zasobami ludzkimi, natomiast pracownikom do oceny warunków pracy, podejmowania decyzji dotyczących dalszego przebiegu kariery zawodowej itp. W omawianym modelu zaprezentowano również podstawowe informacje, jakie będą dostarczane przez SIP różnym grupom odbiorców. Trzeba jednak zaznaczyć, że podział ten należy traktować jako umowny, ponieważ np. z informacji dotyczących analizy pracy mogą korzystać nie tylko menedżerowie i pracownicy działów personalnych, ale również pozostali pracownicy. Te same zastrzeżenia można mieć do pozostałych rodzajów informacji. Można jednak przyjąć, że prezentowany model przedstawia podstawowe rodzaje informacji występujących w SIP i ich głównych odbiorców. Model SIP przedstawiony na rys. 3 nie zawęża się jednak tylko do głównych cech, rodzajów informacji i ich odbiorców. Ukazane są w nim bowiem bardzo wyraźnie efekty wdrożenia tego systemu w organizacji. Przyjmuje się, że sprawnie funkcjonujący system SIP przyczyni się do wzmocnienia integracji pracowniczej, ustanowienia standardów w procesie zarządzania zasobami ludzkimi, poprawy komunikacji pomiędzy stanowiskami pracy, szybszego dostępu do informacji, wsparcia procesu decyzyjnego oraz decentralizacji władzy. Powyższe zalety SIP wynikają również z konkretnych pytań, na które odpowiedzi można uzyskać przez analizę informacji udostępnianych przez ten system. Pytania te wraz z przykładowymi grupami informacji dostępnych w SIP, zaprezentowane zostały w tabeli 1. Tabela 1. Rodzaje informacji i sposób ich wykorzystania w systemie informacji personalnej Grupy i rodzaje informacji Podstawowe informacje dotyczące pracowników: – imię i nazwisko pracownika, numer pracowniczy – obecne zakwalifikowanie do wyróżnionych grup pracowniczych – tytuł przyznany pracownikowi w pracy – data zatrudnienia – obecne wynagrodzenie – historia wynagrodzenia – częstotliwość wykorzystywania dni chorobowych – status obecnej pracy – otrzymane nagrody, wyróżnienia. ZN_784.indb 68. Przykłady pytań (problemów), na które odpowiedź można uzyskać, wykorzystując SIP Uzyskanie podstawowych informacji dotyczących konkretnego pracownika przy respektowaniu przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. 11-04-07 13:47.

(11) Rola systemu informacji personalnej…. 69. cd. tabeli 1 Grupy i rodzaje informacji. Przykłady pytań (problemów), na które odpowiedź można uzyskać, wykorzystując SIP. – ostatnio otrzymane podwyżki – uwagi, ostrzeżenia, kary – posiadane umiejętności, np. znajomość języków obcych – posiadane licencje, pozwolenia – wykształcenie – tygodniowy/miesięczny rozkład pracy – osoby, z którymi należy się kontaktować w razie wypadku – umiejscowienie stanowiska pracy – ostatnia ocena wyników pracy – historia ocen pracownika – udzielane wsparcie z pomocy socjalnej. ZN_784.indb 69. Dane dotyczące wynagrodzenia pracownika: – wielkość uzyskanej podwyżki – data przyznanej podwyżki – wzrost wynagrodzenia w % – przyznane nagrody – wpływ przyznanych nagród na motywację pracownika – rodzaje przyznanych nagród – historia wynagrodzenia – data uzyskanego awansu – rodzaj uzyskanego awansu – data degradacji – rodzaj degradacji. Jaka jest historia uzyskiwanych wynagrodzeń przez pracownika? Jak wysokość wynagrodzenia wypada na tle wynagrodzeń innych osób zajmujących różne stanowiska, w różnym wieku, posiadających różne tytuły? Jaki jest status pracownika w organizacji? Jakie jest średnie wynagrodzenie w danej grupie pracowniczej? Jakie podwyżki przyznano danemu pracownikowi/danej grupie pracowniczej? Jakie nagrody przyznano danemu pracownikowi/grupie pracowników? Jak długo pracownik/grupa pracowników uzyskiwał/uzyskiwała wynagrodzenie na określonym poziomie?. Opisy stanowisk pracy: – nazwa stanowiska pracy – wydział – zakres obowiązków – zakres podejmowanych decyzji – wymagania kwalifikacyjne – warunki pracy. Czy dany pracownik spełnia wymagania stawiane przez stanowisko pracy? Pracowników o jakich kwalifikacjach/wiedzy/ doświadczeniu potrzebuje organizacja?. Szkolenia i rozwój zawodowy: – rodzaje przeprowadzonych szkoleń – przeszkoleni pracownicy – wynajmowane firmy szkoleniowe – wydatki poniesione na szkolenia – czas trwania szkoleń. Jaką wiedzę zdobyli przeszkoleni pracownicy? W jakich kursach szkoleniowych brali udział? Ile pieniędzy wydała organizacja na szkolenia w ciągu miesiąca/kwartału/roku? Ile dni szkoleniowych wypada średnio na jednego pracownika w ciągu roku? Jakiego rodzaju szkolenia przeprowadzane są najczęściej?. 11-04-07 13:47.

(12) 70. Grzegorz Łukasiewicz. cd. tabeli 1 Grupy i rodzaje informacji. Przykłady pytań (problemów), na które odpowiedź można uzyskać, wykorzystując SIP. Choroby zawodowe: – liczba dni chorobowych wykorzystana przez pracowników – rodzaje chorób, na które zapadają pracownicy – wypłacone wynagrodzenia chorobowe. Na jakiego rodzaju choroby pracownicy zapadają najczęściej? Jak przedstawia się zachorowalność pracowników w poszczególnych grupach wiekowych/ zawodowych? Jaka jest średnia liczba dni chorobowych wykorzystywana przez pracownika w ciągu roku? Jakie koszty ponosi organizacja z tytułu wypłacanych wynagrodzeń chorobowych?. Ocenianie pracowników: – data przeprowadzenia ocen pracowniczych – wynik oceny pracowniczej – ranking pracowniczy. Jaki procent pracowników został oceniony w ciągu ostatniego roku? Jakie wyniki ocen uzyskał dany pracownik?. Zatrudnianie i ruchliwość pracownicza: – ruchliwość wewnętrzna – ruchliwość zewnętrzna – powody przeniesień/odejść pracowników – data zatrudnienia – data odejścia. Jaki jest wskaźnik ruchliwości pracowniczej? Dlaczego pracownicy odchodzą z firmy? Jakie koszty ponosi organizacja z tytułu odejść pracowników? Jak długo miejsca pracy pozostają nieobsadzone?. Źródło: opracowanie własne na podstawie: [Assessment of Human Resource… 2006].. Analiza tabeli 1 wskazuje, że SIP może w znacznym stopniu przyczynić się do podejmowania racjonalnych decyzji w obszarze funkcji personalnej przedsiębiorstwa. Wzrasta bowiem szybkość dotarcia do różnego rodzaju informacji, jak również ich jakość. Oprócz tego SIP stanowi punkt wyjścia przy wdrażaniu sprawozdawczości kapitału ludzkiego w praktyce przedsiębiorstw. Tworzenie rozbudowanych raportów z dużą liczbą informacji wymaga bowiem odpowiedniego wsparcia ze strony systemów informatycznych. 4. Zakończenie Przedstawione w tym artykule rozważania dotyczące budowy i wykorzystania systemu informacji personalnej nie wyczerpują wszystkich zagadnień związanych z tą tematyką. W szczególności należy zwrócić uwagę na brak badań naukowych dotyczących m.in. stopnia przydatności dostarczanych informacji o kapitale ludzkim organizacji do podejmowania decyzji. Tego typu badania mogłyby przynieść odpowiedzi na pytania:. ZN_784.indb 70. 11-04-07 13:47.

(13) Rola systemu informacji personalnej…. 71. – jakie informacje o kapitale ludzkim organizacji powinny być przechowywane w SIP i w jakim stopniu wpływają one na proces podejmowania decyzji przez menedżerów? – do podjęcia jakich decyzji takie informacje są wymagane? – jaki jest koszt wdrożenia systemu informacji personalnej w ramach sprawozdawczości kapitału ludzkiego i od jakich czynników jest on uzależniony? – czy korzyści ze stosowania SIP przewyższają koszty jego wdrożenia? jak mierzyć te korzyści? – czy we wszystkich organizacjach powinien być wdrażany system informacji personalnej? od czego to zależy (od wielkości organizacji, rodzaju prowadzonej działalności)? Zaprezentowany zestaw przykładowych pytań świadczy o potrzebie prowadzenia w tym obszarze dalszych badań, jednocześnie wytyczenia ich kierunku. Z tego względu należy się spodziewać zarówno dalszych rozważań teoretycznych na temat sprawozdawczości kapitału ludzkiego, jak i praktycznego zastosowania systemu informacji personalnej. Literatura Assessment of Human Resource Information System (HRIS) Needs and Personel/Payroll System Enhancements [2006], http://www.citi.oit.ucla/agenda/2006/documents/ UCLAHRIS1-23-06.pdf, 7.01.2009. Becker B., Huselid M., Urlich D. [2002], Karta wyników zarządzania zasobami ludzkimi, Oficyna Ekonomiczna, Kraków. Bramham J. [2004], Benchmarking w zarządzaniu zasobami ludzkimi, Oficyna Ekonomiczna, Kraków. Human Capital Reporting, an Internal Perspective [2005], Chartered Institute of Personnel and Development, London. Organizacja rachunkowości [1999], red. M. Dobija, Wydawnictwo AE w Krakowie, Kraków. Pawlak M. [2006], Zarządzanie projektami, PWN, Warszawa. Prague C., Irwin M., Reardon J. [2004], Access 2003 PL Biblia, Helion, Gliwice. Sojak S., Stankiewicz J. [1995], Podstawy rachunkowości, Towarzystwo Naukowe Organizacji i Kierownictwa, Toruń. Whitehorn M., Marklyn B. [2003], Relacyjne bazy danych, Helion, Gliwice. Zarządzanie kadrami [2004], red. T. Listwan, Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa.. ZN_784.indb 71. 11-04-07 13:47.

(14) 72. Grzegorz Łukasiewicz. The Role of Personnel Information Systems in Human Capital Reporting In this article, the author presents the issue of human capital reporting within organisations. This reporting is defined as the method of disclosing information about an organisation’s human capital for the benefit of various groups of recipients. The author conducts a detailed analysis of the stages of human capital reporting. In the next part of the article, he discusses a personnel information system (SIP) model by identifying within it such elements as the main features of the system, the recipients of information about the organisation’s human capital, and the expected effects of implementing the system. The author also presents the basic types of information that can be stored and used within the SIP, and identifies certain problem areas that emerge at the intersection of human capital reporting and personnel information systems, in regard to which one can expect further in-depth research.. ZN_784.indb 72. 11-04-07 13:47.

(15)