Analiza procesu wdrożenia audytu w firmie

Pełen tekst

(1)Zeszyty Naukowe nr. 782. Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie. 2008. Ma∏gorzata Tyraƒska Katedra Procesu Zarządzania. Jolanta Walas-Tr´bacz Katedra Procesu Zarządzania. Analiza procesu wdro˝enia audytu w firmie 1. Uwagi wstępne Realizacji celów firmy powinien towarzyszyç wysoki poziom bezpieczeƒstwa, który przejawia si´ w dà˝eniu do uzyskania pe∏nej zgodnoÊci podejmowanych dzia∏aƒ z przepisami prawa, zapewnieniu, ˝e dane prezentowane w sprawozdaniach finansowych sà rzetelne, czy niedopuszczeniu do niekontrolowanego wyp∏ywu informacji z przedsi´biorstwa. Pomocny w osiàganiu powy˝szych celów jest audyt wewn´trzny. Koncepcja audytu wewn´trznego zrodzi∏a si´ w XX w. w Stanach Zjednoczonych. W 1941 r. powsta∏o mi´dzynarodowe stowarzyszenie zrzeszajàce audytorów wewn´trznych, znane jako Instytut Audytorów Wewn´trznych („IA”). Obecnie standardy zawodowe audytu wewn´trznego, stworzone przez IIA, sà traktowane w wielu krajach jako wzorzec tworzenia w∏asnych narodowych regulacji w wielu krajach. W Polsce istnieje ju˝ kilka organizacji zajmujàcych si´ problematykà audytu wewn´trznego, przyk∏adowo: Polski Instytut Kontroli Wewn´trznej (PIKW) z siedzibà w Warszawie; Oddzia∏ Mi´dzynarodowego Stowarzyszenia Audytu Wewn´trznego w Polsce (zwany IIA – Polska). Audyt wewn´trzny poprzez systematyczne podejÊcie do oceny procesu kontroli, zarzàdzania ryzykiem wspomaga przedsi´biorstwo w osiàganiu jego celów. Audyt pozostaje w bliskim zwiàzku z procesem kontroli wewn´trznej, wobec której pe∏ni funkcj´ sprawdzajàcà jej istnienie i skutecznoÊç. Celem artyku∏u jest przedstawienie istoty pojćia „audyt wewn´trzny”, jego rodzajów oraz roli, jakà pe∏ni w zarzàdzaniu przedsi´biorstwem..

(2) 98. Ma∏gorzata Tyraƒska, Jolanta Walas-Tr´bacz. 2. Istota audytu wewnętrznego W literaturze przedmiotu spotykamy wiele propozycji dotyczàcych definiowania pojćia „audytu wewn´trznego” przez ró˝nych autorów. E.J. Saunders, za∏o˝yciel Polskiego Instytutu Kontroli Wewn´trznej w Warszawie, definiuje audyt wewn´trzny jako instrument w∏adz przedsi´biorstw, który w sposób proaktywny, niezale˝ny, profesjonalny i obiektywny ocenia efektywnoÊç systemu kontroli wewn´trznej i procesów zarzàdzania ryzykiem, efektywne prowadzenie wszelkich operacji i czynnoÊci przedsi´biorstwa, ich poprawne, jednolite przetwarzanie, ksi´gowanie i raportowanie, przynoszàce wartoÊç dodanà przez ujawnienie braków i s∏aboÊci oraz wskazanie sposobów podniesienia jakoÊci i wydajnoÊci pracy. Oprócz dostarczania zapewnienia, co do tego czy stan jednostki czy czynnoÊci badanej jest taki sam, jak opisany w raporcie, audyt wewn´trzny prowadzi dzia∏alnoÊç doradczà dla przedsi´biorstwa [Saunders 2003, s. 46]. Wed∏ug J. Jagielskiego audyt wewn´trzny jest komponentem systemu kontroli wewn´trznej w tym sensie, ˝e rozszerza go o mechanizm kontrolny oraz monitorujàcy i doradczy, s∏u˝àcy kierownikowi jednostki organizacyjnej sektora finansów publicznych, a pozwalajàcy na ocen´ i diagnoz´ ca∏okszta∏tu procesów (i stanów) zachodzàcych w tej jednostce, a przede wszystkim w p∏aszczyênie gospodarowania Êrodkami publicznymi, natomiast tak˝e w sferze organizacyjnej, kadrowej, czy te˝ na przyk∏ad w odniesieniu do funkcjonowania kontroli wewn´trznej i procedur z nià zwiàzanych [Jagielski 2003]. B.R. Kuc okreÊla audyt wewn´trzny, w Êwietle obowiàzujàcych przepisów, jako nadzór nad systemem kontroli wewn´trznej (zarzàdczej) dokonywanej pod kàtem jej legalnoÊci, gospodarnoÊci, celowoÊci i rzetelnoÊci oraz przejrzystoÊci i jawnoÊci przez funkcjonowanie niezale˝nych audytorów, chocia˝ umiejscowionych w ramach danej jednostki organizacyjnej [Kuc 2002]. Wed∏ug ustawy o finansach publicznych zgodnie z art. 35, audyt to ogó∏ dzia∏aƒ, przez które kierownik jednostki uzyskuje obiektywnà i niezale˝nà ocen´ funkcjonowania jednostki w zakresie gospodarki finansowej pod wzgl´dem jej legalnoÊci, gospodarnoÊci, celowoÊci, rzetelnoÊci, a tak˝e przejrzystoÊci i jawnoÊci. Audyt wewn´trzny obejmuje w szczególnoÊci [Ustawa z dnia 27 lipca 2001 r.]: – badanie dowodów ksi´gowych oraz zapisów w ksi´gach rachunkowych, – ocen´ systemu gromadzenia Êrodków publicznych i dysponowania nimi oraz gospodarowania mieniem, – ocen´ efektywnoÊci i gospodarnoÊci zarzàdzania finansowego. Zgodnie z definicjà Instytutu Audytorów Wewn´trznych (Institute of Internal Audytors – IIA), utworzonego w USA w 1941 r., audyt wewn´trzny jest niezale˝nà, obiektywnà dzia∏alnoÊcià o charakterze zapewniajàcym i doradczym, prowadzonà w celu wniesienia do organizacji wartoÊci dodanej i usprawnienia jej funkcjonowania. Audyt wewn´trzny wspiera organizacj´ w osi.

(3) Analiza procesu wdro˝enia audytu w firmie. 99. wytyczonych celów poprzez systematyczne i konsekwentne dzia∏anie s∏u˝àce ocenie i poprawie efektywnoÊci zarzàdzania ryzykiem, systemu kontroli oraz procesów zarzàdzania organizacjà [Winiarska 2005, s. 161]. Jak zauwa˝ajà J. Banaszkiewicz i T. Bejm, istnieje wiele definicji audytu wewn´trznego, ale zasadniczy element wspólny definicji jest taki, ˝e audyt wewn´trzny jest niezale˝nà i obiektywnà ocenà sposobu zarzàdzania i kontrolowania organizacji. Zarzàdzanie obejmuje przy tym g∏ównie ochron´ majàtku i oszcz´dne (gospodarne) korzystanie z zasobów organizacji [Banaszkiewicz, Bejm 2003, s. 6]. Przedstawiajàc istot´ audytu, warto podkreÊliç ró˝nice wyst´pujàce mi´dzy audytem wewn´trznym i kontrolà wewn´trznà. Audyt wewn´trzny ró˝ni si´ od kontroli wewn´trznej nast´pujàcymi cechami: metodami dzia∏ania, zakresem niezale˝noÊci, pe∏nionymi zadaniami, usytuowaniem organizacyjnym, formà dzia∏ania, stosowanymi kryteriami dzia∏ania, efektem prac [Winiarska 2005, s. 84]. Kontrola wewn´trzna jest niezb´dnym elementem dzia∏ania organizacji, za którà kierownictwo jest odpowiedzialne. Audyt wewn´trzny zaczyna dzia∏aç w drugim etapie, poniewa˝ kontroluje istnienie i skutecznoÊç rozwiàzaƒ kontrolnych. System kontroli wewn´trznej, jeÊli jest dobrze zorganizowany mo˝e pe∏niç jeden z g∏ównych celów audytu. W d∏ugim przedziale czasu audyt wewn´trzny przyczynia si´ do poprawy kontroli, ocenia sprawnoÊç wszystkich form kontroli, ale i tak on sam nie jest kontrolà. G∏ównym zadaniem audytu jest ocena systemu kontroli wewn´trznej. Kontrola wewn´trzna bada stan faktyczny, dzia∏a zgodnie z wczeÊniej ustalonym trybem post´powania. Sprawdza czy istnieje zgodnoÊç czy rozbie˝noÊç, stwierdza ewentualne b∏´dy i przedstawia je organom sprawujàcym nadzór. Dzia∏ania kontrolne znajdujà wyraz w protokole, który odzwierciedla dokonywane analizy w raporcie zawierajàcym wnioski pokontrolne. Rola audytu jest zupe∏nie inna, gdy˝ dzia∏a on samodzielnie, co pozwala mu w zdobyciu obiektywnego obrazu funkcjonowania organizacji. Audyt od kontroli odró˝nia si´ przede wszystkim charakterem i rolà, jakà te systemy odgrywajà w organizacji. Audyt wewn´trzny jest systemem, który przedstawia s∏abe strony organizacji i wskazuje sposoby, jakimi mo˝na kszta∏towaç przysz∏oÊç. Kontrola wewn´trzna sprowadza si´ do badania, jaki stan istnieje, a jaki byç powinien, ocenia stan obecny ze stanem, który chce osiàgnàç w przysz∏oÊci, dà˝y do ustalenia zgodnoÊci i rozbie˝noÊci, w rezultacie czego prowadzi do kontroli wyników i procesów. Audyt wewn´trzny zosta∏ wyposa˝ony w atrybut du˝ej niezale˝noÊci, a kontrola w aspekcie instytucjonalnym to zwykle wyodr´bniona komórka zajmujàca si´ weryfikacjà wykonania dzia∏aƒ w stosunku do przyj´tych wzorców. Na odmienny charakter kontroli i audytu wewn´trznego wskazujà równie˝ formy dzia∏ania, audyt w du˝ej mierze nastawiony jest na rozmowy z.

(4) 100. Ma∏gorzata Tyraƒska, Jolanta Walas-Tr´bacz. pracownikami ró˝nych szczebli, studiowanie istniejàcych procedur i sposobów dzia∏ania, natomiast kontrola ma charakter inspekcji, wizytacji, rewizji, przy czym zawsze opiera si´ na wyznacznikach obowiàzujàcego stanu [Winiarska 2005, s. 86].. 3. Funkcje i zadania audytu wewnętrznego Funkcje audytu wewn´trznego sà wyprowadzane z podstawowych celów przedsi´biorstwa. Majà monitorowaç system kontroli wewn´trznej i wspieraç kierownika jednostki w podejmowaniu decyzji. Zadaniem audytu wewn´trznego jest dostarczanie kierownikowi jednostki obiektywnej informacji o dzia∏aniu instytucji, wdro˝onych systemach kontrolnych, postrzeganym ryzyku i mo˝liwoÊci jego zminimalizowania (wyeliminowania) oraz wprowadzenia usprawnieƒ dla zwi´kszenia efektywnoÊci i wydajnoÊci dzia∏ania jednostki [Grocholski 2004, s. ll]. Zadania audytu wewn´trznego okreÊlone w rozporzàdzeniu Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2002 r. sà nast´pujàce: – badanie wiarygodnoÊci sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z wykonania bud˝etu przez nast´pujàce sprawdzenia: przestrzeganie zasad rachunkowoÊci, zgodnoÊç zapisów w ksi´gach rachunkowych z dowodami ksi´gowymi, zgodnoÊç sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z wykonania bud˝etu z zapisami w ksi´gach rachunkowych, – ocena adekwatnoÊci, efektywnoÊci i skutecznoÊci systemów kontroli, w tym przestrzegania procedur zarzàdzania ryzykiem i kierowania jednostkà, – ocena przestrzegania zasad celowoÊci i oszcz´dnoÊci w dokonywaniu wydatków, uzyskiwania mo˝liwie najlepszych efektów w ramach posiadanych Êrodków oraz przestrzegania terminów realizacji zadaƒ i zaciàgni´tych zobowiàzaƒ [Dz.U. z 2002, nr 111, poz. 973]. Na podstawie powo∏anego powy˝ej rozporzàdzenia mo˝na wyznaczyç zadania podstawowe i szczegó∏owe audytu wewn´trznego (tabela 1). Zadaniem audytu wewn´trznego jest Êwiadczenie us∏ug kierownictwu, z korzyÊcià dla ca∏ej organizacji, poprzez prowadzenie obiektywnych przeglàdów rzetelnoÊci systemów kontroli, zarzàdzenia ryzykiem i rzàdzenia firmà. Funkcjà audytu wewn´trznego jest wed∏ug K. Winiarskiej: kierowanie zasobów do obszarów najbardziej priorytetowych, wykonywanie pracy [2005, s. 45] zgodnie z profesjonalnymi normami post´powania, bezstronne badanie rzeczy majàcych rzeczywiste znaczenie dla przedsi´biorstwa, dostarczenie wystarczajàcych i rzetelnych dowodów na potwierdzenie wniosków z audytu, informowanie kierownictwa firmy o sposobach doskonalenia kontroli wewn´trznej, wspó∏praca z kierownictwem i personelem na rzecz zapewnienia, by w ca∏ej organizacji funkcjonowa∏a kontrola wewn´trzna. W celu realizacji wymienionych funkcji audytorzy wewn´trzni powinni wype∏niaç swoje zadania przez [Kuc 2002, s. 112]:.

(5) Analiza procesu wdro˝enia audytu w firmie. 101. Tabela 1. Podstawowe i szczegó∏owe zadania audytu wewn´trznego Zadania podstawowe – przeprowadzenie analizy i oceny systemu kontroli wewn´trznej – wydanie opinii o wiarygodnoÊci sprawozdania finansowego po dokonaniu oceny systemu kontroli wewn´trznej – przedstawienie opinii o efektywnoÊci zarzàdzania ryzykiem – ocena racjonalnoÊci zarzàdzania Zadania szczegó∏owe – wykonanie identyfikacji i analizy ryzyka w zakresie niezb´dnym w planowaniu d∏ugoterminowym i planowaniu zadania audytowego – przeprowadzenie opinii o efektywnoÊci zarzàdzania ryzykiem, – badanie i ocena adekwatnoÊci i efektywnoÊci systemu kontroli wewn´trznej, ocena jakoÊci pracy kontroli wewn´trznej – doradzanie przy projektowaniu systemów kontroli – przeprowadzanie audytów finansowych, obejmujàcych badanie wiarygodnoÊci i kompletnoÊci informacji s∏u˝àcych sporzàdzaniu raportów na temat sprawozdaƒ finansowych oraz badanie i sporzàdzanie raportów na temat systemów ksi´gowo–finansowych pod wzgl´dem dok∏adnoÊci, kompletnoÊci, terminowoÊci i realnoÊci dokonywanych transakcji oraz zgodnoÊci z zasadami rachunkowymi – ochrona majàtku poprzez kontrol´ systemów zabezpieczajàcych aktywa oraz w razie potrzeby weryfikacja istnienia tego majàtku – ocena efektywnoÊci i wydajnoÊci wykorzystania zasobów, dokonywanie oceny dzia∏aƒ jednostek organizacyjnych oraz podmiotów zale˝nych pod wzgl´dem efektywnoÊci i wydajnoÊci – przeprowadzenie audytów systemów informatycznych – kontrola przestrzegania przez pracowników procedur bezpieczeƒstwa systemów informatycznych – ocena procedur tworzonych w organizacji, ustalenie czy obowiàzujàce procesy zapewniajà osiàgnićie zamierzonych celów i czy zapewniajà zgodnoÊç z przepisami – dokonywanie oceny funkcjonujàcych systemów zapobiegania nieprawid∏owoÊci i podejmowania dzia∏aƒ korygujàcych – ocena systemu przep∏ywu informacji pod kàtem jego dok∏adnoÊci, rzetelnoÊci, terminowoÊci, u˝ytecznoÊci i spójnoÊci – audyt zarzàdzania projektami w tym informatycznymi – przeprowadzenie ewidencji audytów oraz nadzór nad dokumentami roboczymi i ich archiwizacjà – wspó∏dzia∏anie z podmiotami upowa˝nionymi do przeprowadzenia kontroli w organizacji – wykonanie i sta∏a aktualizacja oceny potrzeb audytu – opracowanie rocznego i wieloletniego planu audytu – opracowanie rocznego audytu èród∏o: [Czerwieƒski, Grocholski 2004, s. 30].. – przeprowadzenie niezale˝nych ocen systemów kontroli wewn´trznej i gospodarki finansowej, kierujàc si´ normami zawodowymi oraz stosujàc innowacyjne podejÊcie, – wspieranie wysi∏ków organizacji poddawanych audytowi dla osiàgnićia ich celów, – utrzymanie dynamicznego, zespo∏owo zorganizowanego Êrodowiska, które zachća do rozwoju osobistego i zawodowego oraz stawia pracownikom wyzwania i nagradza ich za doskonalenie w∏asnych mo˝liwoÊci,.

(6) 102. Ma∏gorzata Tyraƒska, Jolanta Walas-Tr´bacz. – doprowadzenie organizacji audytu wewn´trznego do mo˝liwie najlepszego stanu w danym okresie, – promowanie pe∏nego zrozumienia, akceptacji wykorzystania funkcji audytu wewn´trznego na wszystkich szczeblach zarzàdzania, – dostarczenie ocen i udzielenie porad s∏u˝àcych doskonaleniu dzia∏aƒ umo˝liwiajàcych optymalnà realizacj´ celów i zadaƒ organizacji. Najwa˝niejszà funkcjà nowoczesnego audytu wewn´trznego jest niezale˝na identyfikacja, ocena i selektywne testowanie systemów kontroli. Dzi´ki temu systemowemu podejÊciu, audyt wewn´trzny [Winiarska 2005, s. 45]: – wy∏ania kluczowe obszary tworzenia wyniku finansowego oraz istotne operacje, programy i projekty organizacji, – ocenia systemy kontroli i ustalone mechanizmy kontroli wewn´trznej w stosunku do celów ryzyka, praktyki i okolicznoÊci, wy∏aniajàc mocne i s∏abe strony systemu kontroli i oceniajàc prawid∏owoÊç rozwiàzaƒ stosowanych przez kierownictwo firmy, – ustala, czy systemy kontroli sà nale˝ycie wdra˝ane i czy dzia∏ajà na rzecz osiàgania celów korporacyjnych i operacyjnych oraz ochrony przed istotnym ryzykiem, – formu∏uje opinie i raporty na temat poziomu kontroli, mo˝liwoÊci poprawy dzia∏ania operacyjnego oraz podaje przyk∏ady istotnych strat, b∏´dów, nieprawid∏owoÊci lub zagro˝eƒ, – proponuje rozsàdne, praktyczne i efektywne kosztowo rozwiàzania na rzecz wzmocnienia kontroli i rozwiàzania problemów. Z przedstawionych rodzajów zadaƒ i funkcji audytu wewn´trznego wynika, ˝e najwa˝niejszym jego zadaniem jest badanie adekwatnoÊci i skutecznoÊci systemu kontroli wewn´trznej oraz zgodnoÊci wykonywanych zadaƒ z celami firmy.. 4. Rodzaje audytu wewnętrznego Audyt mo˝e byç klasyfikowany w ró˝nych przekrojach [Leksykon zarzàdzania, 2004, s. 49]. Potrzeby funkcjonowania i rozwoju wspó∏czesnego przedsi´biorstwa stawiajà przed audytem nowe wyzwania, g∏ównie w dziedzinie audytu zarzàdzania i audytu mened˝erskiego. W ramach audytu zarzàdzania bada si´: adekwatnoÊç celów do strategii i polityki przedsi´biorstwa, dostosowanie struktur do za∏o˝onych celów, postawy, komunikowanie si´, stosunki mi´dzyludzkie. Audyt mened˝erski skierowany jest na ocen´ i badanie kompetencji i kwalifikacji kadry mened˝erskiej w odniesieniu do realizowanej strategii organizacji. Audyt mo˝e przyjmowaç postaç audytu prawid∏owoÊci lub audytu sprawnoÊci. Audyt prawid∏owoÊci polega na identyfikacji regu∏, norm, wzorców, standardów i ocenie stopnia ich przestrzegania. Ma zapewniaç bezpieczeƒstwo lub zgodnoÊç sposobu funkcjonowania z oczekiwanymi rezultatami dzia∏alnoÊci. Natomiast audyt sprawnoÊci polega na badaniu.

(7) Analiza procesu wdro˝enia audytu w firmie. 103. odpowiednioÊci (trafnoÊci) i doskonaleniu stosowanych regu∏ z punktu widzenia celów organizacji. Misjà jest osiàganie wysokiej skutecznoÊci (jakoÊci) dzia∏ania. W praktyce oba modele audytu przenikajà si´ i uzupe∏niajà [St´pniewski 2001, s. 67–71]. Wed∏ug K. Winiarskiej w literaturze najcz´Êciej sà wymieniane nast´pujàce rodzaje audytu wewn´trznego: finansowy, dzia∏alnoÊci, systemów, zgodnoÊci, operacyjny (tabela 2). Tabela 2. Rodzaje audytu wewn´trznego Definicja. Zastosowanie. Audyt finansowy dotyczy oceny sprawozdaƒ finansowych zgodnie ze standardami rewizji finansowej. – badanie dowodów ksi´gowych – sprawdzanie zapisów ksi´gowych – ocena organizacji rachunkowoÊci – analiza i ocena sprawozdaƒ finansowych – sprawdzanie efektywnoÊci wykorzystania majàtku jednostki – badanie p∏ynnoÊci finansowej – ocena sposobu finansowania dzia∏alnoÊci. Audyt dzia∏alnoÊci obejmuje ocen´ efektywnoÊci, skutecznoÊci i oddzia∏ywania zdarzeƒ na funkcjonowanie jednostki. – ocena realizacji celów operacyjnych – ocena realizacji celów d∏ugookresowych – badanie efektywnoÊci dzia∏alnoÊci – badanie gospodarnoÊci oÊrodków odpowiedzialnoÊci. Audyt systemów polega na monitorowaniu funkcjonujàcych w jednostce systemów. – ocena systemu zaopatrzenia, produkcji i zbytu – ocena zarzàdzania nale˝noÊciami i zobowiàzaniami – ocena systemu gromadzenia i wydatkowania Êrodków pieni´˝nych. Audyt zgodnoÊci, to analiza oceniajàca i sprawdzajàca, czy dzia∏ania prowadzone przez jednostk´ odpowiadajà ustalonym procedurom, wytycznym i aktom prawnym. – ocena zgodnoÊci zawieranych umów z przepisami prawa – ocena przestrzegania przepisów regulujàcych dzia∏alnoÊç jednostki, np. kodeksu spó∏ek handlowych, kodeksu pracy instrukcji inwentaryzacyjnej, procedur przetargów publicznych – ocena przestrzegania zasad rachunkowoÊci – analiza przestrzegania terminów sprawozdawczych – ocena jakoÊci produktów z wymogami krajowymi i mi´dzynarodowymi. Audyt operacyjny opiniuje obszary badania pod wzgl´dem ich zgodnoÊci z celami organizacji. – ocena funkcjonowania jednostek organizacyjnych firmy – ocena technologii i produktów – ocena kontaktów z otoczeniem zewn´trznym – ocena procesów rozwoju kadr i kultury organizacyjnej – ocena bezpieczeƒstwa systemów informatycznych. èród∏o: [Winiarska 2005, s. 33].. 1 Nale˝y pami´taç, ˝e istniejà jeszcze inne rodzaje audytów: audyty odnoszàce si´ do prawid∏owoÊci, np. finansowy, inwestycyjny; audyty bran˝owe, np. jakoÊci, energetyczny (techniczny), Êrodowiskowy; oraz audyt badajàcy sprawnoÊç zarzàdzania okreÊlonym obszarem w firmie, np. logistyczny, marketingowy, personalny, inwestycyjny, komunikacyjny itp..

(8) Ma∏gorzata Tyraƒska, Jolanta Walas-Tr´bacz. 104. Bioràc zaÊ po uwag´ kryterium podzia∏u przedmiotu audytu1, istniejà trzy mo˝liwoÊci jego rozró˝nienia. Sà to: 1) audyt systemu – dotyczyç mo˝e zarówno ca∏ego systemu zarzàdzania jakoÊcià w organizacji, jak i jego poszczególnych elementów. W przypadku audytu poszczególnych elementów przeprowadzany jest on cz´sto w odniesieniu do: – procesu w ujćiu fragmentarycznym lub ca∏oÊciowym, – procedury, wyrobu lub grupy wyrobów, badania, konkretnej analizy, – komórki organizacyjnej, wydzia∏u, laboratorium, pracowni, – us∏ugi. Audyt systemu i elementów systemu mo˝e byç przeprowadzany zarówno w ramach audytów wewn´trznych, jak i zewn´trznych; 2) audyt procesu, w tym przypadku dzia∏ania audytowe majà na celu okreÊlenie zgodnoÊci z procedurà i skutecznoÊci przyj´tych sposobów post´powania w ocenianym procesie. Audyt procesu pozwala stwierdziç: – czy przyj´te parametry oceny procesu gwarantujà osiàgnićie wymagaƒ, – czy wymagania te sà wyspecyfikowane, znane i stosowane. Audyt procesu s∏u˝y systematycznej poprawie jakoÊci procesu i u∏atwia wprowadzenie odpowiednich dzia∏aƒ korygujàcych. Ponadto przy pos∏ugiwaniu si´ tym rodzajem audytu wykorzystywane sà wszystkie dokumenty odnoszàce si´ do badanego obszaru (dane wejÊciowe do procesu, zapisy, procedury, instrukcje), wszelkie dokumenty przebiegu, nadzoru, stosowanych urzàdzeƒ/ procesów, odpowiednich kwalifikacji personelu i ocenia si´ ich przestrzeganie; 3) audyt wyrobu polegajàcy na ocenie jakoÊci wyrobu, okreÊleniu dzia∏aƒ doskonalàcych, ocenie skutecznoÊci dzia∏aƒ zapobiegawczych systemu zarzàdzania jakoÊcià wyrobu. Tabela 3. Podzia∏ audytu ze wzgl´du na przedmiot audytu Rodzaj audytu. Cel. Podstawa. Przedmiot audytu. Audyt systemu. Ocena skutecznoÊci systemu zarzàdzania jakoÊcià, sprawdzenie przez praktyczne zastosowanie. OkreÊlona norma, dokumentacja systemu zarzàdzania jakoÊcià. Wszystkie zakresy dzia∏alnoÊci organizacji. Audyt procesu. Ocena zdolnoÊci jakoÊciowej, okreÊlenie przydatnoÊci ustanowionych procedur, okreÊlenie dzia∏aƒ doskonalàcych. OkreÊlona dokumentacja, nadzór i kontrola nad procesami. OkreÊlone procedury. Audyt wyrobu. Ocena jakoÊci wyrobu, okreÊlenie dzia∏aƒ doskonalàcych, ocena skutecznoÊci dzia∏aƒ zapobiegawczych systemu zarzàdzania jakoÊcià. Dokumentacja produkcyjna i kontrolna, wytyczne systemu zarzàdzania jakoÊcià. Poszczególne elementy sk∏adowe, cz´Êci, produkt koƒcowy. èród∏o: [Kreier, ¸uczak 2002, s. 2]..

(9) Analiza procesu wdro˝enia audytu w firmie. 105. Audyt systemu okreÊla poprawnoÊç podj´tych dzia∏aƒ w odniesieniu do jakoÊci w ca∏ej organizacji w Êwietle przyj´tych wymagaƒ, np. ISO 9001, a nast´pnie ocenia ich skutecznoÊç w stosunku do zak∏adanych celów. Jest to badanie znacznie szersze ni˝ w przypadku audytu wyrobu czy procesu. Przy okazji sprawdza ono zaanga˝owanie wszystkich pracowników organizacji, szczególnie kierownictwa w problemy zwiàzane z zarzàdzaniem jakoÊcià [Kreier, ¸uczak 2002, s. 1].. 5. Organizacja prac audytorskich Nowoczesna firma nie mo˝e funkcjonowaç bez sprawnie zarzàdzanej komórki audytu wewn´trznego. Jej misjà jest usprawnienie operacyjne organizacji i wniesienie do niej wartoÊci dodanej. Szczegó∏owa organizacja prac audytorskich, procesu audytu powinna obejmowaç nast´pujàce etapy [Leksykon zarzàdzania, 2004, s. 49]: – planowanie audytu, poznanie ryzyka (zagro˝eƒ), kiedy nale˝y okreÊliç obszary audytu, dokonaç ich uporzàdkowania wed∏ug stopnia priorytetu (stopnia ryzyka), opracowaç harmonogramy przebiegu audytu, Êrodki, êród∏a i noÊniki informacji, – w∏aÊciwy proces audytowania, skierowany na poznanie stanu faktycznego, ustalenie odchyleƒ i nieprawid∏owoÊci, – sprawozdanie z audytu, którego centralnà cz´Êç stanowià wnioski i zalecenia, zasady ich wdro˝enia, – audyt sprawdzajàcy w postaci dzia∏aƒ kontrolujàcych realizacj´ zaleceƒ audytu. Audytor wewn´trzny powinien zwracaç uwag´ na wyst´powanie ryzyka, które mo˝e negatywnie wp∏ynàç na realizacj´ zadaƒ stojàcych przed jednostkà, jednak dzia∏ania audytora wykonywane z w∏aÊciwà starannoÊcià nie gwarantujà zidentyfikowanie ka˝dego ryzyka. Audytor szacuje ryzyko w instytucji w celu zidentyfikowania s∏abych stron systemu gospodarki finansowej, systemu kontroli, systemu zarzàdzania organizacjà. Nie wydaje on jednak wyroków, lecz obna˝a s∏aboÊci, identyfikuje problemy i sugeruje ich rozwiàzanie, bioràc pod uwag´ wyst´pujàce w systemie b∏´dy. Audytor wewn´trzny – poprzez znaczàcy wglàd w operacje, obserwowanie ich projektowania, ocen´ ryzyka i zg∏aszanie mo˝liwoÊci ulepszeƒ i usprawnieƒ procesów zarzàdzania ryzykiem i systemu kontroli wewn´trznej – wnosi w ten sposób do organizacji wartoÊç dodanà. Rys. 1 przedstawia procedur´ post´powania w zakresie organizowania audytów w organizacji..

(10) Ma∏gorzata Tyraƒska, Jolanta Walas-Tr´bacz. 106. Start 1. Opracowanie planu auditów 2. Zlecenie wykonania auditu Ustalenie terminu badania. Tworzenie wzoru. 3. Zebranie i analiza dokumentacji 4. Przygotowanie listy pytaƒ 5. Spotkanie otwierajàce 6. Wywiady, badanie zapisów. Pomiar stanu faktycznego Porównie stanu faktycznego z wzorem. 7. OkreÊlenie niezgodnoÊci Sprawdzenie odchyleƒ 8. Spotkanie zamykajàce 9. Opracowanie raportu Wystawienie niezgodnoÊci. Klasyfikacja czynników zak∏ócajàcych. 10. Dzia∏ania korygujàce i zapobiegawcze 11. Zatwierdzenie przeprowadzonego auditu 12. Analiza procesu ciàg∏ego doskonalenia 13. Przeglàd dokonany przez kierownictwo Stop. Rys. 1. Algorytm przeprowadzania audytów èród∏o: [Wawak 2003, s. 217].. Doprowadzenie systemu do stanu po˝àdanego.

(11) Analiza procesu wdro˝enia audytu w firmie. 107. 6. Przykład praktycznego zastosowania audytu wewnętrznego w firmie 6.1. Historia i zakres działania firmy Badana firma jest spó∏kà kapita∏owà dzia∏ajàcà od 1990 r. Spó∏ka prowadzi dzia∏alnoÊç na terenie ca∏ego kraju. WartoÊç sprzedanych us∏ug przez firm´ w okresie rocznym wynosi 3–4 mln z∏. Od poczàtku swojej dzia∏alnoÊci firma zrealizowa∏a ponad 400 ró˝nych zadaƒ inwestycyjnych w zakresie budownictwa przemys∏owego, mieszkaniowego, s∏u˝by zdrowia, szkolnictwa, oraz wiele kilometrów napowietrznych i kablowych linii energetycznych i teletechnicznych dla energetyki zawodowej i telekomunikacji. W firmie pracuje 30 osób, na podstawie umowy o prac´, posiadajàcych wykszta∏cenie wy˝sze, Êrednie techniczne, bàdê zawodowe. Zatrudnieni pracownicy posiadajà wysokie kwalifikacje oraz wieloletnie doÊwiadczenie zawodowe. W zale˝noÊci od wielkoÊci realizowanych zadaƒ firma zatrudnia dodatkowo pracowników na podstawie umowy na czas okreÊlony bàdê na czas realizacji zlecenia. Kadra kierownicza posiada uprawnienia budowlane do pe∏nienia samodzielnych funkcji w budownictwie w zakresie kierowania i nadzorowania robót elektroenergetycznych i telekomunikacyjnych. W 2002 r. w firmie zosta∏ wdro˝ony system zarzàdzania jakoÊcià zgodny z wymaganiami normy PN-EN ISO 9001:2001, który zosta∏ potwierdzony certyfikatem systemu jakoÊci wydanym przez Polskie Centrum Badaƒ i Certyfikacji. Dà˝enie do spe∏nienia wszystkich potrzeb i oczekiwaƒ klientów dla ich pe∏nego zadowolenia, wysoka jakoÊç pracy oraz sta∏e podnoszenie kwalifikacji pracowników to podstawowe zasady przyj´tej polityki jakoÊci. Chcàc zwi´kszyç zaufanie swoich klientów do jakoÊci Êwiadczonych us∏ug, zarzàd badanej spó∏ki podjà∏ decyzj´ o rozszerzeniu systemu jakoÊci o system zarzàdzania Êrodowiskowego spe∏niajàcy wymagania normy PN-EN ISO 14001:2000. Firma za swojà rzetelnoÊç, terminowoÊç i uczciwoÊç w biznesie uzyska∏a wiele nagród i certyfikatów, np. „Przedsi´biorstwo fair play”. Badana firma oferuje kompleksowe us∏ugi w zakresie wykonawstwa wszelkiego rodzaju robót elektroenergetycznych, teletechnicznych, wodociàgowych i kanalizacyjnych. W niektórych post´powaniach o zamówienie publiczne na roboty budowlane w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ) wymaga si´ – jako warunek uczestnictwa – posiadanie przez wykonawców budowlanych zaÊwiadczenia podmiotu uprawnionego do kontroli jakoÊci potwierdzajàcego, ˝e wykonawca spe∏nia okreÊlone wymogi jakoÊciowe w zakresie Êwiadczenia us∏ug b´dàcych przedmiotem zamówienia lub równowa˝nych dokumentów potwierdzajàcych jakoÊç Êwiadczonych us∏ug, je˝eli wykonawca nie mo˝e w terminie uzyskaç wymaganego zaÊwiadczenia. Najcz´Êciej ˝àda si´ od wykonawców posiadania certyfikatu ISO 9001 lub równowa˝nego certyfikatu..

(12) 108. Ma∏gorzata Tyraƒska, Jolanta Walas-Tr´bacz. 6.2. Rodzaje audytów występujących w firmie W badanej firmie ze wzgl´du na jej specyfik´ dzia∏alnoÊci i wysokie wymagania rynkowe przeprowadzane sà dwa rodzaje audytów: audyt jakoÊci oraz audyt Êrodowiskowy2. Audyt jakoÊci. Audyt jest narz´dziem oceny skutecznoÊci systemu zarzàdzania w odniesieniu do jakoÊci. Jest równie˝ systematycznym badaniem majàcym na celu stwierdziç czy dzia∏ania odnoszàce si´ do jakoÊci i ich wyniki sà zgodne z zaplanowanymi ustaleniami oraz czy te ustalenia sà skutecznie realizowane i pozwalajà na osiàgnićie za∏o˝onych celów. Plan audytów w badanej firmie opracowano tak, aby ca∏y system zapewnienia jakoÊci podlega∏ w ciàgu jednego roku minimum jednemu audytowi wewn´trznemu. Planujàc proces audytów i uwzgl´dniajàc pewnà dezorganizacj´, jaka wià˝e si´ z prowadzeniem audytu, za∏o˝ono ich etapowoÊç. Ca∏oÊciowa, jednorazowa analiza systemu jest bowiem k∏opotliwa do przeprowadzenia. W firmie ustalony jest wić podzia∏ systemu zarzàdzania jakoÊcià na procedury w ujćiu procesowym. Przy ustalaniu planu zwrócono uwag´, aby ka˝dy element zosta∏ uwzgl´dniony w planach audytu oraz upewniono si´, ˝e pracownicy zostali wprowadzeni w zakres prac zwiàzanych z audytami. Celem audytów jest ocena koniecznoÊci poprawy i dzia∏aƒ korygujàcych we wspó∏pracy z zainteresowanymi dzia∏ami. Nale˝y zatem zwróciç uwag´ na to, aby stworzyç stosunki partnerskie pomi´dzy audytorem i audytowanym, tak aby audyt nie przypomina∏ jak „przes∏uchania”. Przygotowujàc audyt zwraca si´ uwag´ na nast´pujàce zagadnienia: – audytowane mo˝e byç tylko to, co wczeÊniej zosta∏o zdefiniowane i okreÊlone, – powiadomienie pracowników zainteresowanych komórek o planowanych audytach, – do audytów wprowadziç nale˝y weryfikacj´ skutecznoÊci tych dzia∏aƒ korygujàcych, które zalecono po przeprowadzeniu poprzedniego audytu. Audyt Êrodowiskowy. Audyt Êrodowiskowy jest procesem systematycznej i udokumentowanej weryfikacji, majàcym na celu obiektwne uzyskanie dowodów i ocen´, na podstawie których okreÊla si´, czy system zarzàdzania Êrodowiskowego organizacji jest zgodny z ustalonymi przez organizacj´. 2 Audyt wewn´trzny, obok okresowych przeglàdów, jest podstawowà metodà stosowanà do kontroli strategicznej systemu zarzàdzania jakoÊcià, systemu zarzàdzania Êrodowiskowego. Stosowanie tych narz´dzi wynika bezpoÊrednio z normy ISO 9001: 2000, a w pozosta∏ych systemach z ISO 14001: 1996 oraz PN-N-18001: 1999. Celem audytu jest wykazanie, ˝e badany obszar jest zgodny z wymaganiami systemu zarzàdzania jakoÊcià. W przypadku stwierdzenia odchyleƒ od stanu po˝àdanego w raporcie wykazywane sà niezgodnoÊci. Istnieje tu ró˝nica w celach mi´dzy kontrolà a audytem, gdy˝ celem kontroli jest znalezienie b∏´dów, a audytu – wykazanie zgodnoÊci. Ró˝nica ta widoczna jest tak˝e w sposobie przygotowania i przeprowadzenia audytu [Wawak 2003, s. 215]..

(13) Analiza procesu wdro˝enia audytu w firmie. 109. kryteriami audytu systemu zarzàdzania Êrodowiskowego oraz przedstawienie tego procesu kierownictwu. Audyty SZÂ powinny byç wykonywane okresowo w celu stwierdzenia, czy system jest zgodny z zaplanowanym oraz czy system jest w∏aÊciwie wdro˝ony i utrzymywany. Mogà one byç wykonywane przez personel organizacji lub osoby spoza organizacji. Osoby te muszà byç obiektywne, bezstronne oraz odpowiednio przeszkolone. Cz´stotliwoÊç audytów zale˝y od charakteru dzia∏alnoÊci w sensie jej aspektów Êrodowiskowych i potencjalnych wp∏ywów na Êrodowisko. Wyniki poprzednich audytów sà uwzgl´dniane przy okreÊlaniu cz´stotliwoÊci przeprowadzania audytów. Wymaganie normy nak∏ada na jednostk´ organizacyjnà obowiàzek opracowania programu audytu i procedur na podstawie znaczenia Êrodowiskowego dzia∏aƒ poddanych analizie oraz rezultatów poprzednich audytów. Zakres procedur i programu obejmuje: – czynnoÊci i obszary poddane analizie w czasie audytu, – cz´stotliwoÊç prowadzenia audytów, – zakresy odpowiedzialnoÊci zwiàzane z zarzàdzaniem i przeprowadzaniem audytów, – sposób informowania o wnioskach p∏ynàcych z audytów, – kompetencje osób przeprowadzajàcych audyt, – sposób prowadzenia audytów. Zintegrowany system zarzàdzania. Integracja mo˝e byç przeprowadzana w wy˝ej wymienionych obszarach. Jest to mo˝liwe ze wzgl´du na zbie˝noÊç niektórych procedur oraz ze wzgl´du na wielkoÊç przedsi´biorstwa. 6.3. Etapy opracowania i wdroźenia audytu w firmie Proces wdra˝ania zintegrowanego systemu zarzàdzania wed∏ug norm PN-EN ISO serii 9001:2000 i PN-EN ISO 14001:2000 w badanej firmie obejmowa∏ nast´pujàce etapy: 1) analiz´ istniejàcego systemu zarzàdzania w firmie w odniesieniu do wymagaƒ norm ISO, 2) szkolenie zarzàdu firmy, 3) szkolenie pozosta∏ych pracowników firmy, 4) przeprowadzenie szkolenia audytorów wewn´trznych, 5) tworzenie wymaganej dokumentacji systemu zarzàdzania jakoÊcià i systemu zarzàdzania Êrodowiskowego, 6) przygotowanie firmy do certyfikacji, 7) audyt wst´pny, 8) audyt certyfikacyjny. Ad 1. Przed wprowadzeniem w firmie systemu zarzàdzania jakoÊcià i systemu zarzàdzania Êrodowiskowego zidentyfikowano g∏ówne procesy zachodzàce w przedsi´biorstwie. Kolejnym krokiem by∏o opisanie ich przebiegu i organizacji.

(14) 110. Ma∏gorzata Tyraƒska, Jolanta Walas-Tr´bacz. oraz stworzenie ca∏oÊciowego obrazu wszystkich procesów funkcjonujàcych w firmie. Analiz´ istniejàcego systemu zarzàdzania w firmie oraz procesów w niej zachodzàcych przeprowadzi∏ niezale˝ny konsultant ds. jakoÊci. Oceny dokona∏ na podstawie obiektywnych ocen, porównujàc z wymaganiami zapisanymi w normie PN-EN ISO serii 9001:2000 i PN-EN ISO 14001:2000. W firmie przeprowadzono wiele dzia∏aƒ i analiz m.in. w nast´pujàcych kwestiach: – szczegó∏owej oceny struktury zarzàdzania przedsi´biorstwem, – przeglàdu dzia∏alnoÊci firmy, – oceny stopnia spe∏nienia wymagaƒ zapisanych w normach ISO, – analizy niezgodnoÊci w odniesieniu do zapisów norm ISO, – wypracowano strategi´ realizacji zadaƒ niezb´dnych do spe∏nienia wymogów norm ISO. Na tym etapie wdra˝ania systemu jakoÊci w firmie ca∏y czas pomaga∏ konsultant ds. jakoÊci, którego zadaniem by∏a merytoryczna pomoc oraz doradztwo przy opracowywaniu dokumentów oraz wdra˝aniu systemu jakoÊci i systemu Êrodowiskowego. Ad 2. Szkolenie mia∏o na celu merytoryczne przygotowanie zarzàdu firmy do tworzenia, wdra˝ania, doskonalenia i funkcjonowania w systemie jakoÊci i systemie zarzàdzania Êrodowiskowego. Od stopnia przygotowania i przeszkolenia kierownictwa w przysz∏oÊci b´dzie zale˝eç skutecznoÊç i niezawodnoÊç systemu. Powo∏ano równie˝ pe∏nomocnika ds. zintegrowanego systemu zarzàdzania. W ramach szkolenia przekazywano informacje z zakresu: pojćia jakoÊci i aspektów Êrodowiskowych, treÊci i interpretacji norm ISO, dokumentacji systemu zarzàdzania jakoÊcià i systemu zarzàdzania Êrodowiskowego, projektowania, pisania i weryfikacji procedur, sporzàdzenia Ksi´gi jakoÊci (w tym jej nadzorowania), przeprowadzania audytów wewn´trznych, realizowania dzia∏aƒ korygujàcych i zapobiegawczych. Ad 3. G∏ównym celem szkolenia, podobnie jak szkolenia zarzàdu, by∏o merytoryczne przygotowanie pracowników do funkcjonowania w systemie zarzàdzania jakoÊci i systemie zarzàdzania Êrodowiskowego. W przypadku szkolenia pracowników obejmowa∏o ono zagadnienia zwiàzane z: ogólnymi informacjami dotyczàcymi pojćia jakoÊci i aspektów Êrodowiskowych, interpretacj´ modelu jakoÊci i systemów Êrodowiskowych, jakie majà byç wdro˝one w firmie, obowiàzkami poszczególnych pracowników w odniesieniu do systemu, dokumentacjà i certyfikacjà systemu zarzàdzania jakoÊcià i systemem zarzàdzania Êrodowiskowego. Ad 4. Audyty wewn´trzne majà na celu przekazanie informacji o funkcjonowaniu wdra˝anego systemu zarzàdzania jakoÊcià w firmie oraz mo˝liwych, powsta∏ych niezgodnoÊciach. W ramach szkolenia audytorów wewn´trznych przeprowadzone zosta∏y wyk∏ady i warsztaty obejmujàce m.in.: – szczegó∏owe omówienie wymogów norm PN-EN ISO serii 9001:2000 i PN-EN ISO 14001:2000, – sposób przeprowadzania audytów wewn´trznych,.

(15) Analiza procesu wdro˝enia audytu w firmie. 111. – sporzàdzanie dokumentacji przebiegu audytu, – omówienie zasad pracy w zespole audytorów. Ad 5. Etap tworzenia wymaganej dokumentacji obejmowa∏ nast´pujàce dzia∏ania: – pisanie Ksi´gi jakoÊci, – pisanie procedur oraz pozosta∏ych dokumentów niezb´dnych do prawid∏owego funkcjonowania systemu w firmie, – wdra˝anie dokumentacji systemu w firmie. Zadaniem konsultanta ds. jakoÊci na tym etapie by∏o: – przeprowadzenie wspólnie z zespo∏em firmy analizy poszczególnych punktów norm ISO w odniesieniu do dzia∏alnoÊci firmy, – udzielanie porad, wyjaÊnianie i asystowanie zespo∏owi w przygotowywaniu Ksi´gi jakoÊci i procedur, – asystowanie przy wdra˝aniu w firmie procedur, – dokonywanie przeglàdu sporzàdzonej dokumentacji systemu jakoÊci, – doradzanie przy podejmowaniu ró˝nych dzia∏aƒ wymagajàcych obecnoÊci konsultanta. Etap szkolenia oraz opracowywania wymaganej dokumentacji trwa∏ 6 miesićy, natomiast etap wdra˝ania procedur w firmie nast´powa∏ z opóênieniem nie wi´kszym ni˝ 2 tygodnie. Czas karencji procedur by∏ wymagany ze wzgl´du na potrzeb´ zapoznania si´ z procedurà osób pracujàcych na stanowiskach, których dotyczy∏y. Ad 6. Etap przygotowania firmy do certyfikacji obejmowa∏ przeprowadzenie przez zarzàd przeglàdu zintegrowanego systemu zarzàdzania. Przeglàd ten zweryfikowa∏, czy zapisy i uregulowania zawarte w procedurach zosta∏y faktycznie wdro˝one i funkcjonujà w firmie. Weryfikacja i korekty zosta∏y dokonane w ciàgu kwarta∏u. Ad 7. Firma przed przystàpieniem do audytu certyfikujàcego przeprowadzi∏a pierwszy audyt wst´pny majàcy na celu sprawdzenie, czy system dzia∏a prawid∏owo i czy firma jest gotowa do certyfikacji. Po przeprowadzeniu przeglàdu zintegrowanego systemu zarzàdzania zosta∏a wybrana jednostka certyfikujàca, która w miesiàc póêniej przeprowadzi∏a audyt certyfikacyjny. Ad 8. Ostatnim etapem wdra˝ania systemu zarzàdzania jakoÊcià by∏ pierwszy audyt certyfikacyjny przeprowadzony przez PCBC. Trwa∏ on dwa dni, podczas których ocenione zosta∏o przygotowanie firmy do funkcjonowania w zintegrowanym systemie zarzàdzania. Audyt zakoƒczy∏ si´ przyznaniem firmie certyfikatu zintegrowanego systemu zarzàdzania. Audyty wewn´trzne firma przeprowadza co roku, natomiast audyty certyfikacyjne zachowujà wa˝noÊç na okres trzech lat. 6.4. Procedura audytu wewnętrznego i podmioty w niej uczestniczàce W badanej firmie wÊród dokumentów systemowych wymienia si´ Ksi´g´ jakoÊci, która obejmuje 10 rozdzia∏ów, dla których stworzono procedury oraz.

(16) 112. Ma∏gorzata Tyraƒska, Jolanta Walas-Tr´bacz. jednà instrukcj´ dotyczàcà post´powania na wypadek awarii. Post´powanie audytowe okreÊlone jest w Ksi´dze jakoÊci w rozdziale dziesiàtym, a jego tryb przeprowadzania w firmie przedstawiono w tabeli 4. Tabela 4. Procedura audytu wewn´trznego w firmie 1. Przedmiot 2. Zakres obowiàzków 3. Zakres kompetencji 4. Terminologia 5. Szczegó∏owe zasady post´powania 5.1. Postanowienia ogólne 5.2. Planowanie audytu jakoÊci i zarzàdzanie audytami 5.2.1. Audyty planowe 5.2.2. Zaplanowane audyty jakoÊci 5.2.3. Dokumenty niezb´dne dla przeprowadzenia audytu 5.3. Technika przep∏ywu dokumentacji audytu jakoÊci 5.3.1. Spotkanie otwierajàce 5.3.2. Przeprowadzenie wewn´trznego audytu jakoÊci 5.3.3. Raport z wewn´trznego audytu jakoÊci 5.3.4. Wykaz dokumentów 6. Wykaz formularzy 7. Wykaz dokumentów zwiàzanych èród∏o: opracowane na podstawie danych z badanej firmy.. W ramach przeprowadzanego audytu wewn´trznego w badanej firmie uczestniczà nast´pujàcy pracownicy z firmy: prezes zarzàdu, cz∏onek zarzàdu pe∏niàcego obowiàzki wiceprezesa, kierownik budowy, pe∏nomocnik ds. zintegrowanego systemu zarzàdzania. W ramach przeprowadzanego audytu zewn´trznego uczestniczy o wiele wi´kszy zespó∏ ds. audytu, w sk∏ad którego wchodzà nast´pujàce stanowiska z badanej firmy: prezes, zast´pca prezesa, pe∏nomocnik ds. zarzàdzania jakoÊcià, pracownik ds. administracji, kierownik budowy, audytor wiodàcy, audytor techniczny. 6.5. Efekty osiągnięte przez firmę po wdroźeniu audytu Integracja systemów zarzàdzania jakoÊcià i Êrodowiskiem jest czasem postrzegana jako kolejny, wy˝szy etap wdra˝ania systemów. W badanej firmie jest praktycznie jeden, wewn´trzny system zarzàdzania, który w odpowiedni sposób reguluje sprawy jakoÊci, ochrony Êrodowiska, finansów, kadr i wiele innych. W zintegrowanym systemie zauwa˝ono takie korzyÊci, jak: – mo˝liwoÊç prowadzenia kompleksowych analiz kosztów i efektów, obejmujàce jednoczeÊnie wszystkie obszary zarzàdzania, co pozwala na optymalizacj´ wydatków finansowych na utrzymanie zintegrowanego systemu zarzàdzania w skali ca∏ego przedsi´biorstwa,.

(17) Analiza procesu wdro˝enia audytu w firmie. 113. – koniecznoÊç wspó∏dzia∏ania wszystkich elementów cyklu produkcyjnego (b∏´dy jakoÊciowe wp∏ywajà negatywnie na wskaêniki ochrony Êrodowiska naturalnego i warunki pracy – s∏aby poziom ochrony Êrodowiska naturalnego i Êrodowiska pracy mo˝e wywo∏aç z∏à jakoÊç produkcji), – podobieƒstwo modeli i mechanizmów dla ró˝nych systemów zarzàdzania, – analogiczne zasady audytowania i certyfikacji systemów, w zwiàzku z tym mo˝liwoÊç jednoczesnego certyfikowania, – cz´Êç narz´dzi i Êrodków zarzàdzania jest u˝yteczna jednoczeÊnie w ró˝nych dziedzinach, – wprowadzenie jednolitego sposobu dokumentowania zintegrowanych systemów zarzàdzania przez zastosowanie ujednoliconych form procedur, instrukcji, zapisów, – zastosowanie jednakowych sposobów wdra˝ania, weryfikowania, zatwierdzania i nadzorowania dokumentów, – zmniejszenie liczby procedur operacyjnych, instrukcji, zapisów, – mo˝liwoÊç prowadzenia audytów wewn´trznych i przeglàdów, dzia∏aƒ zapobiegawczych i korygujàcych, obejmujàcych jednoczeÊnie zarzàdzania jakoÊcià, Êrodowiskowe. Oprócz korzyÊci, jakie przynosi stosowanie samego zintegrowanego systemu zarzàdzania, firma dokonuje ciàg∏ych zmian s∏u˝àcych doskonaleniu zarzàdzania w sferze wewn´trznej, jak i zewn´trznej. Do korzyÊci wewn´trznych zaliczono: – popraw´ jakoÊci us∏ug, – obni˝enie praktycznie do zera liczb´ braków i reklamacji, – pe∏ne ukierunkowanie na klienta, – systematycznà kontrol´, – doskonalenie komunikacji wewn´trznej, – usystematyzowanie dzia∏aƒ i procesów, – wzrost wydajnoÊci pracy, – popraw´ zadowolenia pracowników, – sprawny i przejrzysty system zarzàdzania, – wprowadzenie innowacyjnych rozwiàzaƒ, – zmniejszenie iloÊci wytwarzanych zanieczyszczeƒ i odpadów oraz redukcj´ kosztów ich utylizacji, – wzrost produktywnoÊci poprzez optymalizacj´ zu˝ycia energii, surowców i materia∏ów, – popraw´ warunków pracy w wyniku zmniejszenia oddzia∏ywaƒ Êrodowiskowych. Do korzyÊci zewn´trznych zaliczono: – popraw´ zadowolenia klientów, – lepszy dost´p do rynku krajowego, – wzrost wiarygodnoÊci i zaufania oraz popraw´ wizerunku firmy, – zapewnienia w stosunku do kontrahentów o dalszej wspó∏pracy,.

(18) 114. Ma∏gorzata Tyraƒska, Jolanta Walas-Tr´bacz. – zwi´kszenie zaufania klientów i kontrahentów, – wzrost przewagi konkurencyjnej oraz lepszà kooperacj´ z innymi instytucjami, – popraw´ stanu Êrodowiska otoczenia, – popraw´ relacji pomi´dzy organizacjà a lokalnà spo∏ecznoÊcià, – nowe mo˝liwoÊci rynkowe, – mo˝liwoÊç oferowania lepszych warunków dla klientów. Ponadto do najistotniejszych korzyÊci wynikajàcych z wdro˝onego systemu zarzàdzania mo˝na zaliczyç: 1) korzyÊci marketingowe, wÊród których firma wyró˝nia: – popraw´ renomy firmy, – mo˝liwoÊç przedstawiania klientom i stronom zainteresowanym, ˝e firma spe∏nia oczekiwania jakoÊciowe i Êrodowiskowe, – osiàgnićia korzyÊci w dziedzinie public relations (liczne nagrody, wyró˝nienia), – mo˝liwoÊci konkurowania i startowania w przetargach, gdzie stawiane sà wysokie wymagania w dziedzinie jakoÊci, ochrony Êrodowiska, kosztów oraz terminowoÊci. 2) korzyÊci urz´dowo-administracyjne, takie jak: – ∏atwiejsze uzyskiwanie przez firm´ zezwoleƒ na ró˝ne inwestycje, – dost´p do kredytów inwestycyjnych, – zmniejszenie kontroli zewn´trznych, – zmniejszenie op∏at za korzystanie ze Êrodowiska, – zmniejszenie sk∏adek ubezpieczeniowych. 6.6. Kierunki dalszych zmian w firmie Badana firma posiada du˝à ró˝norodnoÊç ofertowà z zakresu budownictwa i instalacji. Jednak˝e wi´kszoÊç prac, takich jak: sieci napowietrzne i kablowe, iluminacje, oÊwietlenia uliczne, instalacje elektryczne sà mo˝liwe do realizacji w okresie od póênej wiosny do jesieni. Podobnie jak roboty wodociàgowokanalizacyjne. Po dokonaniu analizy rynku, otoczenia firmy oraz w∏asnego potencja∏u naczelne kierownictwo zdecydowa∏o o dywersyfikacji dzia∏alnoÊci w ten sposób, aby w ka˝dym roku by∏a zapewniona p∏ynnoÊç pieni´˝na w firmie. Stwierdzono zatem, ˝e najbardziej rozbudowanà dziedzinà dzia∏alnoÊci firmy sà instalacje oÊwietleniowe uliczne oraz iluminacje obiektów, a tak˝e ich konserwacja oraz dzia∏ania serwisowe. WÊród dziedzin mniej rozwijajàcych si´ sà instalacje alarmowe. Nowà dziedzinà, istniejàcà od niedawna, jest wykonawstwo sieci wodociàgowo-kanalizacyjnej. Bioràc pod uwag´ warunki termiczne i pogodowe kierownictwo zadecydowa∏o o rozwoju dziedziny b´dàcej w ofercie figurujàcej jako instalacje EIB – „instalacje typu inteligentny budynek” o szerszà ofert´ w sferze klimatyzacyjnej. Dotychczas mo˝liwe by∏o tylko instalowanie z∏àczy sterujàcych magistralnych, czujników detekcyjnych..

(19) Analiza procesu wdro˝enia audytu w firmie. 115. W ofercie zaproponowano wprowadzenie us∏ug projektowania oraz wykonywania prac instalacyjnych w zakresie systemów klimatyzacyjnych, wentylacyjnych i elektrycznych systemów grzewczych. Poniewa˝ jest to jeden ze sk∏adników inteligentnego budynku, nale˝y tak zaprojektowaç ten system, aby jego sterowanie, po zaprogramowaniu, odbywa∏o si´ automatycznie. Mówiàc o automatyce tych instalacji, nale˝y w sposób precyzyjny okreÊliç cel, jaki majà one spe∏niaç oraz mo˝liwe do osiàgnićia korzyÊci. Do zapewnienia bezawaryjnej i ekonomicznej pracy instalacji grzewczych, wentylacyjnych i klimatyzacyjnych niezb´dne sà: pomiar, regulacja, sterowanie i monitoring. Nowoczesne instalacje klimatyzacyjne oraz grzewczo-wentylacyjne sà instalacjami inteligentnymi i powinny je cechowaç: – wydajnoÊç – np. w sali konferencyjnej zale˝y od liczby osób (system liczy osoby wchodzàce i wychodzàce, dostosowujàc wydajnoÊç uk∏adu do liczby przebywajàcych w danej chwili ludzi, – oszcz´dnoÊç – kiedy przebywamy w gabinecie instalacja funkcjonuje, po wyjÊciu przestaje dzia∏aç, – funkcjonalnoÊç – w hotelowej ∏azience wentylacja zaczyna funkcjonowaç, kiedy wilgotnoÊç w pomieszczeniu wzroÊnie powy˝ej za∏o˝onej, – wspó∏dzia∏anie – szczelina wentylacyjna we framudze okna wspó∏pracujàca z wentylacjà grawitacyjnà otwiera si´, dostarczajàc powietrze Êwie˝e, kiedy wilgotnoÊç w pomieszczeniu wzroÊnie powy˝ej za∏o˝onej, – ekonomicznoÊç – powietrze nawiewane zimà odzyskuje w rekuperatorze ciep∏o z powietrza wywiewanego. Takie rozwiàzania gwarantujà prac´ instalacji w sposób nowoczesny i energooszcz´dny. Nak∏ady energii w ogrzanie powietrza nawiewanego sà zminimalizowane i dostosowane do rzeczywistych potrzeb. Uogólniajàc, nasuwa si´ wniosek, ˝e powy˝sza instalacja jest niezb´dna dla zachowania komfortu dla osób przebywajàcych w wyposa˝onych w te urzàdzenia pomieszczeniach, ale nie tylko. Nale˝y równie˝ pami´taç, ˝e pomieszczenia w których zainstalowane sà nowoczesne urzàdzenia elektroniczne (komputery, serwery, UPS-y, centrale telefoniczne) wymagajà instalacji zapewniajàcej ch∏odzenie dla bezpieczeƒstwa technicznego urzàdzeƒ. Firma, dokonujàc takiej dywersyfikacji dzia∏aƒ, zapewni∏aby sobie p∏ynnoÊç finansowà, rozszerzy∏a swojà dzia∏alnoÊç, ale przede wszystkim wzmocni∏aby pozycj´ na rynku konkurencyjnym.. 7. Zakończenie Audyt wewn´trzny pomaga organizacji w osiàganiu jej celów poprzez systematyczne i metodologiczne podejÊcie do oceny i doskonalenia skutecznoÊci procesów zarzàdzania ryzykiem, kontroli i zarzàdzania organizacjà. Audyt wewn´trzny powinien byç ÊciÊle zwiàzany z planem strategicznym danej organizacji..

(20) 116. Ma∏gorzata Tyraƒska, Jolanta Walas-Tr´bacz. Szczegó∏owy zakres audytu wewn´trznego ma charakter wielowymiarowy i dotyczy: wszystkich czynnoÊci organizacji – finansowych, operacyjnych, administracyjnych, kierowniczych, handlowych i innych; wszystkich poziomów struktury organizacyjnej – od spraw strategicznych, korporacyjnych, czy polityki firmy z udzia∏em cz∏onków zarzàdu i dyrekcji, po zdecentralizowane czynnoÊci bie˝àcego zarzàdzania; wszystkich obszarów dzia∏alnoÊci gospodarczej [Winiarska 2005, s. 46]. Tak wić audyt wewn´trzny mo˝e dotyczyç ka˝dego aspektu funkcjonowania firmy, jednak najcz´Êciej przeprowadza si´ audyt finansowy, personalny, jakoÊci i audyt marketingu. Literatura Banaszkiewicz J., Bejm T. [2003], Audyt wewn´trzny. Spojrzenie praktyczne, SKwP, Warszawa. Czerwieƒski K., Grocholski H. [2004], Podstawy audytu wewn´trznego, Inter Fart, ¸ódê. Jagielski J. [2003], Audyt wewn´trzny – miejsce w systemie kontroli i organizacja, „Kontrola Paƒstwowa”, nr 3. Kreier E., ¸uczak J. [2002], ISO 9000, t. 1, „Forum”, nr 8. Kuc B.R. [2002], Audyt wewn´trzny teoria i praktyka, Wydawnictwo Mened˝erskie PTM, Warszawa. Leksykon zarzàdzania [2004], Difin, Warszawa. Rozporzàdzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2002 r. w sprawie szczegó∏owego sposobu i trybu przeprowadzania audytu wewn´trznego (Dz.U. nr 111, poz. 973). Ustawa z dnia 27 lipca 2001 r. o zmianie ustawy o finansach publicznych, ustawy o organizacji i trybie pracy Rady Ministrów oraz o zakresie dzia∏ania ministrów, ustawy o dzia∏aniach administracji rzàdowej oraz ustawy o s∏u˝bie cywilnej (Dz.U. nr 102, poz. 1116). Saunders E.J. [2003], Audyt i kontrola wewn´trzna w przedsi´biorstwach, PIKW, Cz´stochowa. St´pniewski J. [2001], Audyt i diagnostyka firmy, AE im. Oskara Lanego we Wroc∏awiu, Wroc∏aw. Wawak S. [2003], Audyt wewn´trzny – metoda badania systemu zarzàdzania, Zeszyty Naukowe AE w Krakowie nr 627, Kraków. Winiarska K. [2005], Teoretyczne i praktyczne aspekty audytu wewn´trznego, Difin, Warszawa.. Analysis and Assessment of the Process of Implementing Audits in a Company The aim of this article is to present the concept of “internal audit”, its types, and the role it performs in managing a company. The realisation of a company’s goals should be accompanied by a high level of security, manifested in a desire to ensure that the company’s activities comply with legal regulations, that the data presented in financial reports are reliable, and that there isn’t an uncontrolled outflow of information from the company. An internal audit is helpful in achieving the above aims. An internal audit helps an organisation to achieve its aims through a systematic and methodological approach to assessing and improving the effectiveness of risk management, supervision, and management of the organisation..

(21)