Bogusław Kaczmarek
Problemy w organizacji : techniki
definiowania problemu
Ekonomiczne Problemy Usług nr 122, 269-278
E k o n o m ic z n e P ro b le m y U s łu g nr 1 2 2
IS S N : 1 8 9 6 -3 8 2 X | w w w .w n u s .e d u .p l/p l/e d u / DOI: 10.18276/epu.2016.122-25 | strony: 271-280
BOGUSIA W KACZMAREK
U n i w e r s y t e t Ł ó d z k i 1
PROBLEMY W ORGANIZACJI - TECHNIKI DEFINIOWANIA PROBLEMU
Streszczenie
M y ś lą p r z e w o d n ią o p r a c o w a n ia j e s t w s k a z a n ie z n a c z e n i a i r o l i o k r e ś le n ia , d e f i n io w a n ia p r o b l e m u w c a ł y m p r o c e s ie m e t o d y k i r o z w ią z y w a n ia p r o b le m ó w . S tą d te ż z a n a liz o w a n o w o p r a c o w a n iu r ó ż n e p o d e j ś c i a d o m e t o d y k i r o z w ią z y w a n ia p r o b l e m u o r a z z a p r e z e n t o w a n o te c h n i k i - z d a n ie m a u to r a - n a jb a r d z ie j p r z y d a tn e w p r o c e s ie d e f i n io w a n ia p r o b le m u .Słowa kluczowe:
o r g a n iz a c ja , r o z w ią z y w a n ie p r o b l e m ó w , d e f i n io w a n ie p r o b le m u , w y b r a n e te c h n ik i.Wprowadzenie
K a ż d a o r g a n i z a c j a , b e z w z g l ę d u n a p r z e d m i o t , c h a r a k t e r i z a k r e s d z i a ł a n i a , s t a n o w i z a w s z e p e w n ą „ z o r g a n i z o w a n ą z ł o ż o n o ś ć ” , u k ł a d s p r z ę ż o n y c h z e s o b ą p o d s y s t e m ó w , k t ó r y c h f u n k c j o n o w a n i e i w s p ó ł d z i a ł a n i e w a r u n k u j e j e j i s t n i e n i e i r o z w ó j w z m i e n i a j ą c y m s i ę o t o c z e n i u . J e s t o n a p o n a d t o s y s t e m e m o t w a r t y m , b ę d ą c y m w s t a łe j i n t e r a k c j i z e s t r u k t u r a m i s w e g o o t o c z e n i a , k t ó r e s t a n o w i ą d l a n ie j z a r ó w n o ź r ó d ł o w s p a r c i a , j a k i t r u d n o ś c i . M u s i o n a ż y ć w z g o d z i e z e s w y m o t o c z e n i e m ( z a s a d a k o n g r u e n c j i ) i m i m o z a c h o d z ą c y c h w n i m z m i a n m u s i z a c h o w a ć z d o l n o ś ć d o u t r z y m a n i a s t a n u s t a b i l n o ś c i ( p o r . H a t c h 2 0 0 2 , s. 1 1 3 ). Z d r u g i e j s t r o n y m u s i d ą ż y ć d o e w o l u c y j n e g o r o z w o j u , p r z e c h o d z i ć d o b a r d z ie j z ł o ż o n y c h f o r m z r ó ż n i c o w a n i a i i n t e g r a c j i , a b y ł a t w i e j r a d z i ć s o b i e z z a g r o ż e n i a m i i m o ż l i w o ś c i a m i , j a k i e s t w a r z a z m i e n i a j ą c e s i ę o t o c z e n i e , k t ó r e d e z a k t u a l i z u j e j e j p r i o r y t e t y , u s t a l o n e r e g u ł y d z i a ł a n i a i o g r a n i c z a z d o l n o ś c i p r z e w i d y w a n i a . iKatedra Zarządzania.
A b y z a s p o k a j a ć i r ó w n o w a ż y ć w e w n ę t r z n e j e j p o t r z e b y i p r z y s t o s o w y w a ć s i ę d o w a r u n k ó w p a n u j ą c y c h w o t o c z e n i u , o r g a n i z a c j a m u s i r o z w i ą z y w a ć r ó ż n e z a d a n i a , n a d ą ż a ć z a b i e ż ą c y m i z m i a n a m i i p r z y g o t o w a ć s i ę d o p r z e w i d y w a n y c h z m i a n w p r z y s z ł o ś c i . M u s i w i ę c b y ć w e k s p a n s j i , w p r o w a d z a ć r ó ż n e z m i a n y i i n n o w a c j e , d o s k o n a l i ć k a d r ę i p r a c o w n i k ó w , a t a k ż e t w o r z y ć s y s t e m u c z e n i a s i ę s p r z y j a j ą c y d z i a ł a n i u . K a ż d a o r g a n i z a c j a z a t e m m a r ó ż n e z a d a n i a d o w y k o n a n i a , p r z e d s i ę w z i ę c i a d o z r e a l i z o w a n i a , z a m i e r z e n i a o r a z p la n y . Z d r u g i e j s t r o n y o r g a n i z a c j a m a t a k ż e r ó ż n e k ł o p o t y , t r u d n o ś c i , d y s f u n k c j e , k w e s t i e s p o r n e , c z y l i m ó w i ą c w p r o s t - m a p r o b l e m y . W p r o c e s i e z a r z ą d z a n i a m e n e d ż e r o w i e s t y k a j ą s i ę s t a l e z p r o b l e m a m i r z e c z y w i ś c i e i s t n i e j ą c y m i , c z y l i z p r o b l e m a m i , k t ó r e p o w s t a j ą w k o n t e k ś c i e z e s t a w i e n i a i s t n i e j ą c e j r z e c z y w i s t o ś c i z c e l a m i i m o ż l i w o ś c i a m i d z i a ł a n i a o r g a n i z a c j i i z p r o b l e m a m i , k t ó r e s i ę j e s z c z e n i e p o j a w i ł y , a z a t e m m a j ą c h a r a k t e r p r z y s z ł o ś c i o w y , w y n i k a j ą c y z n o w y c h c e l ó w , z a d a ń o r a z n o w y c h m o ż l i w o ś c i r o z w o j u o r g a n i z a c j i . O p r a c o w a n i e m a n a c e l u k r ó t k i e p r z e d s t a w i e n i e o g ó l n e j m e t o d y k i r o z w i ą z y w a n i a p r o b l e m ó w w o r g a n i z a c j i o r a z a n a l i z ę i c h a r a k t e r y s t y k ę t e c h n i k u m o ż l i w i a j ą c y c h p r e c y z y j n e o k r e ś l e n i e p r o b l e m u i j e g o z d e f i n i o w a n i e . 1
1. Problemy w organizacjach i zarys metodyki ich rozwiązywania
P o j ę c i e p r o b l e m u w n a u k a c h o z a r z ą d z a n i u i n t e r p r e t u j e s i ę n i e n a z b y t p r e c y z y j n i e . W s z y s t k o , c o z „ j a k i e g o k o l w i e k p o w o d u b u d z i w ą t p l i w o ś c i ; w s z y s t k i e r o z b i e ż n o ś c i m i ę d z y s t a n e m p o ż ą d a n y m a i s t n i e j ą c y m ; w s z y s t k i e z a d a n i a , k t ó r y c h n i e m o ż e m y r o z w i ą z a ć z a p o m o c ą w i e d z y i m u s i m y w y p r a c o w a ć n o w y ( i n n y ) s p o s ó b w y k o n a n i a z a d a ń itp . - s t a j ą s i ę o d r a z u p r o b l e m a m i ” ( N o s a l 2 0 0 3 , s. 9 8 ) . M i k o ł a j c z y k w y k a z u j e , ż e p r o b l e m y w o r g a n i z a c j a c h ( a p r e c y z y j n i e m ó w i ą c : z a r z ą d z a n i u o r g a n i z a c j a m i ) t o „ t a k i e s y t u a c j e c z y z a d a n i a , k t ó r y c h n i e m o ż n a r o z w i ą z a ć z a p o m o c ą i s t n i e j ą c y c h w z o r ó w ” ( 1 9 9 8 , s. 3 1 ) , c z y l i t r z e b a w y m y ś l i ć n o w e w z o r y , s p o s o b y i m e t o d y r o z w i ą z a n i a d a n e g o z a d a n i a . R o z p a t r u j ą c p r o b l e m y z e w z g l ę d u n a i c h c h a r a k t e r , m o ż n a j e p o d z i e l i ć n a ( P e n c 2 0 0 7 , s. 3 3 8 ) : - P r o b l e m y d e w i a c y j n e ( d y s f u n k c j i ) , k t ó r e p o w s t a j ą w ó w c z a s , g d y w o r g a n i z a c j i p o j a w i a s i ę d e f e k t ( „ ź l e s i ę d z i e j e ” ) , a j e g o p r z y c z y n y n i e s ą z n a n e . K i e r o w n i k m u s i p o d j ą ć d e c y z j ę i p r z e p r o w a d z i ć o d p o w i e d n i ą a k c j ę w c e l u p o p r a w i e n i a z a i s t n i a ł e g o s t a n u . M o ż e t o z r o b i ć s z y b k o , b e z w n i k a n i a w p r z y c z y n y p r o b l e m u . T a k i e d z i a ł a n i e m a c h a r a k t e r d o r a ź n y i p a l i a t y w n y , tz n . l i k w i d u j e s k u t k i , l e c z n i e u s u w a p r z y c z y n . C h c ą c j e d n a k w y e l i m i n o w a ć d e w i a c j ę ( o d c h y l e n i e ) , t r z e b a p r z e p r o w a d z i ć b a d a n i a w c e l u u s t a l e n i a p r z y c z y n z a i s t n i a ł e j s y t u a c j i , z e b r a ć s z c z e g ó ł o w e i n f o r m a c j e i n a te j
Bogusław Kaczmarek
271 p o d s t a w i e o k r e ś l i ć s p o s ó b d z i a ł a n i a z a p o b i e g a j ą c y j e j p o w s t a w a n i u w p r z y s z ł o ś c i . - P r o b l e m y o p t y m a l i z a c y j n e , k t ó r e p o w s t a j ą w w y n i k u k o n i e c z n o ś c i w p r o w a d z e n i a z m i a n o c h a r a k t e r z e a d a p t a c y j n y m ( m o d y f i k a c y j n y m ) w d o t y c h c z a s o w y m f u n k c j o n o w a n i u p r z e d s i ę b i o r s t w a z e w z g l ę d u n a z m i a n y w o t o c z e n i u . C h o d z i t u t a j o u d o s k o n a l e n i e lu b m o d e r n i z a c j ę z a r z ą d z a n i a p r z e d s i ę b i o r s t w e m lu b o r g a n i z a c j i r ó ż n y c h j e g o f u n k c j i ( n p . z b y t u , z a o p a t r z e n i a , b a d a ń i r o z w o j u , m a r k e t i n g u i t p . ) , r a c j o n a l i z a c j ę w y k o r z y s t a n i a z a s o b ó w p r a c y , u s p r a w n i e n i e l o g i s t y k i p r z e p ł y w u m a t e r i a ł ó w , s t o s o w a n i e m a t e m a t y c z n y c h t e c h n i k o p t y m a l i z a c j i , k w a l i f i k o w a n i e p r a c y itp . P o d e j m o w a n e w t a k i c h s y t u a c j a c h d z i a ł a n i a m a j ą n a c e l u p o d n i e s i e n i e s p r a w n o ś c i i e f e k t y w n o ś c i f u n k c j o n o w a n i a p r z e d s i ę b i o r s t w a . R o d z a j ó w i w a r i a n t ó w d z i a ł a n i a m o ż e b y ć w i e l e , l e c z ic h r e a l i z a c j a z a l e ż y z a w s z e o d w a r u n k ó w ( k a d r o w y c h , m a t e r i a l n y c h , f i n a n s o w y c h ) o g r a n i c z a j ą c y c h m o ż l i w o ś c i w y b o r u . - P r o b l e m y i n n o w a c y j n e ( t w ó r c z e ) , b ę d ą c e k o n s e k w e n c j ą z m i a n i n n o w a c y j n y c h w o t o c z e n i u o r a z r o z w o j u p r z e d s i ę b i o r s t w a . K o n i e c z n o ś ć z m i a n , w p r o w a d z a n i e i n n o w a c j i i u d o s k o n a l e ń s t a j e s i ę i m p e r a t y w e m n o w o c z e s n e g o z a r z ą d z a n i a i p o d s t a w o w y m w a r u n k i e m o s i ą g n i ę c i a s u k c e s u n a r y n k u . N o w o c z e ś n i e z a r z ą d z a n e f i r m y p r o w a d z ą a k t y w n ą p o l i t y k ę k r e o w a n i a i s t y m u l o w a n i a r o z w o j u w s z e l k i c h i n n o w a c j i ( i n n o w a c j i z i n t e g r o w a n e j ) . I n n o w a c j e s ą z a r ó w n o e l e m e n t e m o f e n s y w n e j s t r a t e g i i p r z e d s i ę b i o r s t w w c h o d z ą c y c h n a n o w e r y n k i , j a k i d e f e n s y w n ą b r o n i ą f i r m u s t a b i l i z o w a n y c h i d o b r z e p r o s p e r u j ą c y c h . O b e c n i e w w i ę k s z o ś c i o r g a n i z a c j i p u n k t c i ę ż k o ś c i s p o c z y w a w ł a ś n i e n a r o z p o z n a w a n i u i r o z w i ą z y w a n i u p r o b l e m ó w t w ó r c z y c h . W y m a g a j ą o n e c a ł k o w i c i e n o w e g o i r ó ż n e g o o d d o t y c h c z a s o w e g o p o d e j ś c i a d o i s t n i e j ą c e j w f i r m i e s y t u a c ji . B i o r ą c z k o l e i p o d u w a g ę s t o p i e ń s t r u k t u r a l i z a c j i , p r o b l e m y d z i e l i m y n a ( A n - t o s z k i e w i c z 1 9 9 9 , s. 2 1 ) : - P r o b l e m y d o b r z e u s t r u k t u r a l i z o w a n e (o d o b r z e o k r e ś l o n e j s t r u k t u r z e ) , c z y li d a j ą c e s i ę s f o r m u ł o w a ć i l o ś c i o w o ( w l i c z b a c h lu b s y m b o l a c h ) o r a z z m i e r z y ć . P r o b l e m y t e m o ż n a s k w a n t y f i k o w a ć , p o n i e w a ż z o s t a ł y d o s t a t e c z n i e d o b r z e p o z n a n e i d l a i c h r o z w i a z y w a n i a o p r a c o w a n o m o d e l e m a t e m a t y c z n e o r a z p r e c y z y j n e n a r z ę d z i a p o m i a r u . - P r o b l e m y s ł a b o u s t r u k t u r y z o w a n e (o s ł a b o o k r e ś l o n e j s t r u k t u r z e ) , c z y l i m i e s z a n e , z a w i e r a j ą c e z a r ó w n o e l e m e n t y i l o ś c i o w e , j a k i j a k o ś c i o w e , j e d n a k z p r z e w a g ą e l e m e n t ó w j a k o ś c i o w y c h . - P r o b l e m y n i e u s t r u k t u r a l i z o w a n e (o n i e o k r e ś l o n e j s t r u k t u r z e ) , c z y l i d a j ą c e s i ę p r z e d s t a w i ć t y l k o j a k o ś c i o w o , w p o s t a c i o p i s u s ł o w n e g o z e w z g l ę d u n a b r a k i l o ś c i o w y c h z a l e ż n o ś c i p o m i ę d z y e l e m e n t a m i . P r o b l e m y u s t r u k t u r a l i z o w a n e m o ż n a w i ę c t y l k o o p i s y w a ć ; d o t y c z ą o n e z a l e ż n o ś c i , k t ó r y c h d e c y d e n t w o g ó l e n i e p o t r a f i z m i e r z y ć .Każdy problem jest strukturą otwartą, wym agającą indywidualnego rozw iąza
nia, ale do rozwiązania m ożna (i nawet trzeba) stosować określoną metodę, czy
grupę metod, które w naukach o zarządzaniu umiejscowione są w różnych podej
ściach przedstawiających metodykę rozwiązywania problemów w organizacjach.
I tak Lester Bittel (2004, s. 215) wskazuje na następujące podejście do rozwiązy
wania problemów, składające się z trzech etapów:
1. Analiza racjonalna. Podejście racjonalne opiera się na systematycznym
przeglądzie każdej przyczyny i zmierza do ustalenia „rozsądnych i logicz
nych” źródeł rozwiązania. Pomocnicze może okazać się tutaj sięgnięcie do
poradników, tekstów źródłowych i informacyjnych, pism fachowych, gazet
oraz materiałów rządowych, a także korzystanie z doświadczeń innych
rozwiązujących podobne problemy. Idea leży w tym, by odszukać opisy
sposobów, za których pomocą podobne problemy zostały rozwiązane gdzie
indziej, i następnie zm odyfikow aćje do wyrażonych przyczyn.
2. Indywidualne podejście. To twórcze podejście opiera się na wymyśleniu
rozwiązań, które m ogą - lecz nie m uszą - być rozsądne i logiczne. Głów
nie jednak rozwiązania takie będą twórcze - zupełnie oryginalne lub ory
ginalne w proponowanym zastosowaniu. Prawie każdy do jakiegoś stopnia
może być twórczy. Procesy twórcze składają się z czterech etapów: 1)
przygotowania, 2) inkubacji, 3) wglądu, 4) weryfikacji. M enedżerowie
przygotowują się do tego, by przejawić twórcze podejście poprzez pełne
zaznajomienie się z problemem i jego przyczynami oraz poprzez akcepta
cję tradycyjnych i nietradycyjnych źródeł pomysłów. Inkubacja oznacza po
prostu zapewnienie własnemu umysłowi spokoju - poprzez godzinę, cały
dzień lub dwa. W ówczas właśnie pojawia się nowy pogląd na sytuację. N a
etapie weryfikacji menedżerowie sprawdzają przydatność nowych pom y
słów w rozwiązywaniu przyczyn.
3. Grupowe podejście twórcze - intelektualny proces tworzenia różnych
zbieżnych i rozbieżnych pomysłów, m iędzy innymi w powiązaniu ze stra
tegią przedsiębiorstwa. Dzięki temu powstają najbardziej swobodne hipo
tezy i wyobrażenia. Jedną z najbardziej znanych i stosowanych w grupie
jest technika burzy m ózgów
(b ra in sto rm in g ).W spom aga ona procesy
twórcze poprzez luźne skojarzenia idei w trakcie ich otwartej wym iany
w całej grupie, generowanie różnych pomysłów poddawanych później
ocenie.
Każde postępowanie związane z rozwiązywaniem problemów przebiega
w kilku fazach (Mikołajczyk 1999, s. 54-55). Oto one:
-
Faza diagnozy
- ma za zadanie sformułowanie problem u w sposób ogól
ny, ustalenie jego cech podstawowych oraz zdefiniowanie problemu
w wyniku analizy i diagnozy stanu istniejącego. Następuje tutaj sform uło
wanie celu badań i ograniczeń, jakie m ogą wystąpić przy jego rozwiązy
Bogusław Kaczmarek
273 w a n i u , k r y t e r i ó w , j a k i e b ę d ą b r a n e p o d u w a g ę p r z y o c e n i e , i a k c e p t a c j i w a r i a n t ó w r o z w i ą z a ń , w y z n a c z e n i e o s o b y p o d e j m u j ą c e j d e c y z j ę o w p r o w a d z e n i u r o z w i ą z a n i a o r a z o p r a c o w a n i e p r o g r a m u b a d a ń i o k r e ś l a n i e r a m c z a s o w y c h i c h p r z e p r o w a d z e n i a . F a z a t a o b e j m u j e r ó w n i e ż , s z c z e g ó l n i e w o d n i e s i e n i u d o p r z e d s i ę w z i ę ć z ł o ż o n y c h i w y s o c e s k o m p l i k o w a n y c h , b a d a n i a w s t ę p n e , k t ó r e p o t o c z n i e o k r e ś l a s i ę m i a n e m o g ó l n e j d i a g n o z y o r g a n i z a c y j n e j . M a o n a z a z a d a n i e u s t a l e n i e c h a r a k t e r u w i e l k o ś c i i z ł o ż o n o ś c i p r o b l e m ó w , a w k o n s e k w e n c j i - z a k r e s u i c h a r a k t e r u z m i a n , j a k i e p o w i n n y b y ć w p r o w a d z o n e w w y n i k u c a ł e g o p o s t ę p o w a n i a b a d a w c z e g o . -Faza poszukiwań
- w k t ó r e j z e b r a n e , z e s t a w i o n e i p r z e a n a l i z o w a n e i n f o r m a c j e i w y c i ą g n i ę t e z n i c h w n i o s k i d i a g n o s t y c z n e s t a n o w i ą p o d s t a w ę d o t w o r z e n i a w a r i a n t ó w k o n c e p c j i r o z w i ą z a ń p r o b l e m u . S z c z e g ó l n ą c e c h ą te j f a z y j e s t w y k o r z y s t a n i e k r e a t y w n o ś c i t k w i ą c e j w p s y c h i c e l u d z k i e j , p o p r z e z a k t y w i z a c j ę u m y s ł ó w z a p o m o c ą r ó ż n e g o r o d z a j u t e c h n i k s t y m u l u j ą c y c h t w ó r c z e m y ś l e n i e . W r a m a c h te j f a z y p o w i n n a n a s t ą p i ć r ó w n i e ż w s t ę p n a o c e n a i s e l e k c j a w a r i a n t ó w k o n c e p c j i m o ż l i w y c h d o r e a l i z a c j i , u p o r z ą d k o w a n i e w a r i a n t ó w w e d ł u g k r y t e r i ó w p r z y j ę t y c h d l a p o t r z e b p o d j ę c i a d e c y z j i , c z y l i w y b o r u r o z w i ą z a n i a w d a n e j s y t u a c j i n a j b a r d z i e j r a c j o n a l n e g o c z y z a d o w a l a j ą c e g o . -Faza decyzji
- d w i e p o p r z e d n i e f a z y m o ż n a u z n a ć z a p r e p a r a c j ę p o d s t a w d o p o d j ę c i a d e c y z j i . S a m a k t d e c y d o w a n i a p o l e g a b o w i e m n a w y b o r z e j e d n e g o z w y ż e j z e s t a w i o n y c h i o s z a c o w a n y c h w a r i a n t ó w r o z w i ą z a ń , a n a s t ę p n i e s z c z e g ó ł o w y m z a p r o j e k t o w a n i u c z y p r z e ł o ż e n i u i d e i n a j ę z y k p r a k t y c z n e j p r o c e d u r y p o s t ę p o w a n i a p r o j e k t o w e g o i w d r o ż e n i o w e g o . P r z e j ś c i e d o r e a l i z a c j i , c z y l i w d r o ż e n i e p r o j e k t u d o p r a k t y k i , w y m a g a r ó w n i e ż d e c y z j i a k c e p t u j ą c e j g o i d e c y z j i o w d r o ż e n i u . -Faza oceny
- z a m y k a c y k l p o s t ę p o w a n i a p o p r z e z o b s e r w a c j ę f u n k c j o n o w a n i a w p r a k t y c e n o w e g o r o z w i ą z a n i a i d o k o n y w a n i a k o r e k t , j e ż e l i i s t n i e j e t a k a p o t r z e b a . P o u p ł y w i e u s t a l o n e g o c z a s u n a s t ę p u j e o s z a c o w a n i e s p o ł e c z n o - e k o n o m i c z n y c h e f e k t ó w w p r o w a d z o n y c h z m i a n , p r z y n o w e j u d o s k o n a l o n e j o r g a n i z a c j i , b ą d ź j e j p o d s y s t e m u . I n n y p o d z i a ł t o p r o c e s r o z w i ą z y w a n i a p r o b l e m ó w p o d z i e l o n y n a s i e d e m e t a p ó w ( H a n n o w a y i H u n t 2 0 0 4 , s. 1 5 3 ): 1. O k r e ś l e n i e p r o b l e m u : C z y r z e c z y w i ś c i e p r o b l e m i s t n i e j e ? J a k i j e s t j e g o c h a r a k t e r ? J a k b a r d z o j e s t w a ż n y ? C z y m o ż n a w t y m z a k r e s i e c o ś z m i e n i ć ? 2 . Z b i e r a n i e i n f o r m a c j i : J a k i e i n f o r m a c j e s ą p o t r z e b n e d o r o z w i ą z a n i a p r o b l e m u ? J a k i e d a n e s ą d o s t ę p n e ? J a k i c h d o d a t k o w y c h i n f o r m a c j i t r z e b a p o s z u k a ć ? W s z y s t k i e i n f o r m a c j e p o w i n n y o d p o w i a d a ć n a p y t a n i e , k t o , c o , g d z i e , k i e d y i j a k ? 3. T w o r z e n i e r o z w i ą z a ń : t r z e b a t u t a j o d p o w i e d z i e ć s o b i e n a p y t a n i e , z j a k i e g o t y p u p r o b l e m e m m a m y d o c z y n i e n i a , t z n . c z y m o ż e m y r o z w i ą z a ć g o n ap o d s t a w i e i s t n i e j ą c y c h p r o c e d u r , c z y t e ż t r z e b a w y m y ś l i ć n o w e r o z w i ą z a n ia . 4 . O c e n a r o z w i ą z a ń : n a t y m e t a p i e m u s i m y n a j p i e r w o k r e ś l i ć k r y t e r i a u m o ż l i w i a j ą c e o c e n ę ( n p . p i e n i ą d z e , c z a s ) , a n a s t ę p n i e w e d ł u g p r z y j ę t e g o k r y t e r i u m p o r ó w n a ć i o c e n i a ć p o s z c z e g ó l n e w a r i a n t y r o z w i ą z a ń . 5. W y b ó r r o z w i ą z a n i a : w y b r a ć s p o ś r ó d o c e n i a n y c h t o r o z w i ą z a n i e , k t ó r e j e s t n a j w ł a ś c i w s z e i , j e ś l i t o k o n i e c z n e , o g ł o s i ć j e in n y m . 6 . W d r o ż e n i e r o z w i ą z a n i a : n a l e ż y z a p l a n o w a ć o d p o w i e d n i e d z i a ł a n i a i z r e - a l i z o w a ć j e . 7 . K o n t r o l a s k u t k ó w : p o l e g a o n a n a ś l e d z e n i u p r o c e s u r e a l i z a c j i i p o d e j m o w a n i u d z i a ł a ń k o r y g u j ą c y c h , j e ś l i z a i s t n i e j e t a k a p o t r z e b a .
2. Techniki definiowania problemu (sformułowania problemu)
G o d z i s i ę z a u w a ż y ć , ż e w y m i e n i e n i a u t o r z y r ó ż n y c h p o d e j ś ć d o m e t o d y k i r o z w i ą z y w a n i a p r o b l e m ó w , z g o d n i e n a p i e r w s z y m m i e j s c u u m i e s z c z a j ą z a g a d n i e n i a d o t y c z ą c e o k r e ś l e n i a , s f o r m u ł o w a n i a p r o b l e m u , c z y t e ż p r e c y z y j n e g o z d e f i n i o w a n i a p r o b l e m u . W s z e l k i e d a l s z e e t a p y m a j ą c h a r a k t e r w t ó r n y . D l a c z e g o t a k w a ż n e w p r o c e s i e r o z w i ą z y w a n i a p r o b l e m ó w j e s t z d e f i n i o w a n i e p r o b l e m u ? O k a z u j e s i ę , ż e b e z e t a p u c z y t e ż f a z y z d e f i n i o w a n i a p r o b l e m u n i e m o ż n a z a s t o s o w a ć w ł a ś c i w y c h m e t o d j e g o r o z w i ą z a n i a , lu b n a w e t j e g o p r ó b y . J e s t to z a d a n i e p i e r w s z o p l a n o w e w c a ł y m p r o c e s i e r o z w i ą z y w a n i a p r o b l e m ó w . W s z y s t k i e d a l s z e e t a p y i c e l e s ą p o d p o r z ą d k o w a n e f a z i e i e t a p o w i z d e f i n i o w a n i a p r o b l e m u . P o d o b n i e j e s t z f u n k c j ą p l a n o w a n i a ( p l a n o w a n i a s t r a t e g i c z n e g o ) w p r o c e s i e z a r z ą d z a n i a . O n a t e ż m a z n a c z e n i e p i e r w o t n e , a w s z y s t k i e i n n e f u n k c j e : o r g a n i z o w a n i a , m o t y w o w a n i a , p o d e j m o w a n i a d e c y z j i - m a j ą z n a c z e n i e w t ó r n e , p o n i e w a ż w y n i k a j ą z f u n k c j i p l a n o w a n i a . M o ż n a z a t e m p o w i e d z i e ć , ż e p o p r a w n a e t i o l o g i a p r o b l e m u , tj. z d e f i n i o w a n i a j e g o i s t o t y i s t r u k t u r y , n o r m a l i z u j e s p r a w n o ś c i d a l s z y c h e t a p ó w w r ó ż n y c h p o d e j ś c i a c h d o r o z w i ą z y w a n i a p r o b l e m ó w . N a u k a o z a r z ą d z a n i u , a l e t a k ż e i p r a k t y k a m e n e d ż e r s k a p r o p o n u j e d w a t y p y t e c h n i k m o ż l i w y c h d o z a s t o s o w a n i a p r z y d e f i n i o w a n i u p r o b l e m u . S ą to : 1. T e c h n i k i u ś c i ś l a j ą c e d e f i n i c j ę p r o b l e m u ; 2 . T e c h n i k i a n a l i t y c z n e , r o z b i j a j ą c e p r o b l e m n a e l e m e n t y s k ł a d o w e i u k a z u j ą c e z n a c z e n i e t e g o e l e m e n t u w c a ł o ś c i z d e f i n i o w a n e g o p r o b l e m u . T e c h n i k i u ś c i ś l a j ą c e d e f i n i c j ę p r o b l e m u to : a n a l i z a g r a n i c , z o r i e n t o w a n i e n a c e l e i t e c h n i k a s z e ś c i u p y t a ń ( P r o c t e r 2 0 0 8 , s. 7 1 ) .
Analiza granic
p o l e g a n a z m i a n i e s t r u k t u r y z a ł o ż e ń p r o b l e m o w y c h w c e l u s t w o r z e n i a n o w e g o p u n k t u w i d z e n i a n a p r o b l e m . T e c h n i k a t a m a c z t e r o s t o p n i o w y c h a r a k t e r ( t a m ż e ) :Bogusław Kaczmarek
275 1. W s t ę p n a d e f i n i c j a p r o b l e m u p r z e d s t a w i o n a n a p i ś m i e ; 2 . W a ż n e c z ę ś c i d e f i n i c j i s ą a n a l i z o w a n e i u w y p u k l a n e ; 3. K l u c z o w e p o w i ą z a n i a z a ł o ż e ń s ą i d e n t y f i k o w a n e t e o r e t y c z n i e i p r a k t y c z n i e ; 4 . O b o w i ą z u j e z a p i s y w a n i e k a ż d e j p o w s t a ł e j w w y n i k u a n a l i z y d e f i n i c j i p r o b l e m u . I n a c z e j m ó w i ą c , a n a l i z a g r a n i c t o k o l e j n e „ p r z e c h o d z e n i e o d . . . d o ” , k t ó r e m o ż n a z a p i s a ć n a s t ę p u j ą c o : p r z e d s t a w i e n i e p r o b l e m u n a p i ś m i e ^ u w y p u k l e n i e k l u c z o w y c h s ł ó w i w y r a ż e ń ^ i d e n t y f i k a c j a w a ż n y c h p o w i ą z a ń ^ z a p i s n o w y c h d e f i n i c j i .Zorientowanie na cel
- j e s t t o t e c h n i k a , k t ó r e j g ł ó w n y m z a d a n i e m j e s t p r z y j ę c i e t a k i e g o s p o s o b u m y ś l e n i a , k t ó r e w y j a ś n i n a s z e c e l e i z a m i e r z e n i a . D o t e g o p o t r z e b n e b ę d z i e : - O p a n o w a n i e c h a r a k t e r y s t y k i o g ó l n e j d a n e g o p r o b l e m u z u w z g l ę d n i e n i e m d o s t ę p n y c h u n a s n a „ d z i ś ” i n f o r m a c j i . - U s t a l e n i e l i s t y p o t r z e b , l i s t y p r z e s z k ó d i l i s t y o g r a n i c z e ń , j a k i e t r z e b a z a a k c e p t o w a ć w c e l u r o z w i ą z a n i a p r o b l e m u ; - U s t a l e n i e n a p o d s t a w i e z e b r a n y c h i n f o r m a c j i l i s t y m o ż l i w y c h d e f i n i c j i p r o b l e m u . L o g i k a te j t e c h n i k i j e s t p r z e d s t a w i o n a n a r y s u n k u 1. R y s. 1. T e c h n ik a z o rie n to w a n a n a ce l Ź ró d ło : o p ra c o w a n ie w ła sn e .Technika pytań
- j e s t t e c h n i k ą , k t ó r e j g ł ó w n y m c e l e m j e s t s t w o r z e n i e z o r g a n i z o w a n e g o s y s t e m u z b i e r a n i a d a n y c h d o t y c z ą c y c h d a n e g o p r o b l e m u . D a n e t e p o z w a l a j ą s p o j r z e ć n a p r o b l e m z n o w e g o p u n k t u w i d z e n i a . I t a k C z e s ł a w N o s a l p r o p o n u j e , b y s f o r m u ł o w a n i e p r o b l e m u u w z g l ę d n i a ł o n a s t ę p u j ą c e p y t a n i a ( N o s a l 2 0 0 3 , s. 9 1 ) : - J a k i e s ą g ł ó w n e p r z y c z y n y p o w s t a n i a p r o b l e m u ? - C z e g o d o t y c z y n i e w i e d z a i o b s z a r y s p r z e c z n o ś c i p o w o d u j ą c e p o w s t a n i e p r o b l e m u ? - C o t r z e b a w d a n y m p r o b l e m i e r o z w i ą z a ć , z n a l e ź ć , o k r e ś l i ć ? - J a k s f o r m u ł o w a ć p r o b l e m w p o s t a c i i d e a l n e j ? - C o s t a n i e s i ę , g d y p r o b l e m n i e z o s t a n i e r o z w i ą z a n y ? - W j a k i m „ k o d z i e ” c z y „ j ę z y k u ” p r o b l e m n a l e ż y p r z e d s t a w i ć e k s p e r t o m , ż e b y n a m p o m o g l i w j e g o r o z w i ą z a n i u ? - W j a k i m „ u j ę c i u ” p r z e d s t a w i ć i u z m y s ł o w i ć s o b i e p r o b l e m , ż e b y n a j l e p i e j o d z w i e r c i e d l a ł j e g o is t o t ę ? M o ż n a z a t e m p o w i e d z i e ć , ż e r o z p o z n a n i e i d e f i n i o w a n i e p r o b l e m u , z r o z u m i e n i e j e g o i s t o t y , t o p r z e d e w s z y s t k i m k w e s t i a m y ś l e n i a i d z i a ł a n i a m e n e d ż e r a , a t a k ż e j e g o a m b i c j i i a s p i r a c j i . M e n e d ż e r p o w i n i e n o d p o w i e d z i e ć s o b i e n a n a s t ę p u j ą c e p y t a n i a : C z y p o r a d z i s o b i e z p r o b l e m e m ? J a k g o o c e n i a z w ł a s n e g o p u n k t u w i d z e n i a ? J a k g o o c e n i a z p u n k t u w i d z e n i a o r g a n i z a c j i ? A d 2 ) T e c h n i k i a n a l i t y c z n e t o p r z e d e w s z y s t k i m m a t r y c e r o z k ł a d a l n e , a n a l i z a a s p e k t ó w i a n a l i z a n a k ł a d ó w i w y n i k ó w ( P e n c 2 0 0 5 ; P i e t r a s i ń s k i 2 0 0 6 ) .
Matryce
rozkładalne
- t o r o z ł o ż e n i e i r o z b i c i e p r o b l e m u n a e l e m e n t y s k ł a d o w e , p r o p r o b l e - m y i p o s z c z e g ó l n e j e g o c z ę ś c i itp . O b e j m u j e o n a n a s t ę p u j ą c e e ta p y : 1. S p o r z ą d z a n i e l i s t y g ł ó w n y c h p o d s y s t e m ó w , c z y l i e l e m e n t ó w s k ł a d o w y c h p r o b l e m u ; 2 . S p o r z ą d z a n i e m a t r y c y p o d s y s t e m ó w i i c h e l e m e n t ó w s k ł a d o w y c h ; 3. O k r e ś l e n i e z w i ą z k u z a c h o d z ą c e g o p o m i ę d z y p o s z c z e g ó l n y m i p o d s y s t e m a m i c z y t e ż e l e m e n t a m i s k ł a d o w y m i ; 4 . W y s e l e k c j o n o w a n i e d o d a l s z e j a n a l i z y w z a j e m n y c h z w i ą z k ó w i z a l e ż n o ś c i o w y s o k i m s t o p n i u z a l e ż n o ś c i . T e c h n i k a t a z n a n a j e s t t a k ż e p o d i n n ą n a z w ą : „ t e c h n i k a r e k o n k a r e n c y j n a ” ( A n t o s z k i e w i c z 2 0 0 8 , s. 2 4 6 ) , o z n a c z a j ą c ą r o z k ł a d p r o b l e m u n a p r o b l e m y c z ą s t k o w e , c z y l i m y ś l e n i e w k a t e g o r i a c h o d s z c z e g ó ł u o d o g ó łu .Analiza aspektów
w s k a z u j e n a p o t r z e b ę a n a l i z y p r o b l e m u p o d k ą t e m p i ę c i u j e g o u w a r u n k o w a ń : m a t e r i a l n e g o , p r z e s t r z e n n e g o , c z a s o w e g o , j a k o ś c i o w e g o i i l o ś c i o w e g o . W a ż n e s ą t u t a j d w i e r z e c z y : o k r e ś l e n i e z n a c z e n i a d l a p r o b l e m u p o s z c z e g ó l n y c h j e g o u w a r u n k o w a ń o r a z w y b ó r t e g o n a j w a ż n i e j s z e g o u w a r u n k o w a n i a , c z y t e ż n a j w a ż n i e j s z y c h u w a r u n k o w a ń p o t r z e b n y c h d o d a l s z e j a n a li z y .Technika nakładów i wyników
j e s t r o z s z e r z e n i e m i u z u p e ł n i e n i e m t e c h n i k i a n a l i z y a s p e k t ó w . S ł u ż y o n a d o o k r e ś l e n i a z w i ą z k ó w ( n a j l e p i e j p r z y c z y n o w o - s k u t k o w y c h ) z a c h o d z ą c y c h m i ę d z y e l e m e n t a m i s k ł a d o w y m i p r o b l e m u w a s p e k c i eBogusław Kaczmarek
277 d y n a m i c z n y m . C h o d z i t e ż p r z e d e w s z y s t k i m o p r ó b ę z n a l e z i e n i a o d p o w i e d z i n a n a s t ę p u j ą c e z a g a d n i e n i a : 1. J a k i e w y n i k i p r z y n i e s i e r o z w i ą z a n i e p r o b l e m u ; 2 . S z a c o w a n i e , o k r e ś l e n i e n a k ł a d ó w n a p l a n o w a n y , c z y t e ż p r z e w i d y w a n y w y n i k ; 3. W y s z c z e g ó l n i e n i e o g r a n i c z e ń w p ł y w a j ą c y c h n a w y n i k ; 4 . P r e c y z y j n a a n a l i z a z w i ą z k ó w w y n i k i - n a k ł a d y o r a z o c e n a , w j a k i s p o s ó b n a k ł a d y p o w i n n y b y ć w y k o r z y s t a n e d l a o s i ą g n i ę c i a z a m i e r z o n y c h w y n i k ó w . O c z y w i ś c i e s e d n e m ( r d z e n i e m ) te j t e c h n i k i s ą s z a c u n k i e k o n o m i c z n o - f i n a n s o w y c h a s p e k t ó w p r o b l e m u , o k r e ś l e n i e i c h i s t o t y , r e l a c j i k o s z t y - w y n i k i , c z y l i i n a c z e j m ó w i ą c , s z a c u n e k r a c h u n k u e k o n o m i c z n e g o z w i ą z a n e g o z d a n y m p r o b l e m e m i j e g o r o z w i ą z a n i e m . O c z y w i ś c i e n a l e ż y p a m i ę t a ć o t y m , ż e w p r z e d s t a w i o n e j a n a l i z i e d e f i n i o w a n i a p r o b l e m u n i e u w z g l ę d n i a m y j e g o s p o ł e c z n y c h a s p e k t ó w . J e s t t o z a g a d n i e n i e r ó w n i e w a ż n e - p o d o b n i e j a k m e t o d y k a z a p r e z e n t o w a n a w o p r a c o w a n i u - d l a p o t r z e b y d e f i n i o w a n i a p r o b l e m u , a le w y m a g a j ą c a n i e c o i n n e g o p o d e j ś c i a i a n a li z y .Podsumowanie
Z a g a d n i e n i e p r o b l e m ó w w o r g a n i z a c j a c h , a s z c z e g ó l n i e t e c h n i k i d e f i n i o w a n i a p r o b l e m u , t o k l a s y c z n y c z y n n i k z n a c z e n i a k a p i t a ł u l u d z k i e g o w g o s p o d a r c e . W ł a ś c i w e r o z p o z n a n i e i z d e f i n i o w a n i e w y s t ę p u j ą c y c h w o r g a n i z a c j a c h p r o b l e m ó w m a z a s a d n i c z e z n a c z e n i e d l a i c h r o z s ą d n e g o r o z w i ą z a n i a . D l a t e g o t e ż k a ż d y p r o b l e m m e n e d ż e r o w i e p o w i n n i p r ó b o w a ć r o z w i ą z a ć w s p o s ó b t w ó r c z y , t z n . p r z e m y ś l e ć i r o z w a ż y ć w s z e l k i e o k o l i c z n o ś c i ( d o t e g o c e l u s ł u ż ą p r z e d e w s z y s t k i m p r z e d s t a w i o n e w o p r a c o w a n i u t e c h n i k i u ś c i ś l a j ą c e d e f i n i c j ę p r o b l e m u i t e c h n i k i a n a l i t y c z n e ) , m a j ą c e w p ł y w n a o s t a t e c z n y w y n i k . W y m a g a t o o d n i c h w k a ż d y m w y p a d k u o k r e ś l e n i a , c o j e s t , a c o n i e j e s t p r o b l e m e m , p r z e p r o w a d z e n i e a n a l i z y p r o b l e m u w c e l u p o z n a n i a j e g o m a t r y c y , z r o z u m i e n i a j e g o i s t o t y i o k r e ś l e n i a p r z y c z y n , k t ó r e g o w y w o ł a ł y .Literatura 1
1. A n to s z k i e w i c z , J .D . ( 1 9 9 9 ) , M e to d y heurystyczne. Tw órcze rozw iązyw anie p r o b lem ó w, W a r s z a w a : P W N .
2 . A n to s z k i e w i c z J .D . ( 2 0 0 8 ) , R ozw iązyw anie p ro b lem ó w fir m y, W a r s z a w a : P o lte x t.
3. B i t t e l L .R . ( 2 0 0 4 ) , K rótki kurs za rzą d za n ia, W a r s z a w a : P W E .
4 . H a n n o w a y C ., H u n t G . ( 2 0 0 4 ) , U m iejętności m enedżerskie, W a r s z a w a : K o p ia .
6 . M i k o ła j c z y k Z . ( 1 9 9 9 ) , Techniki organizatorskie w rozw iązyw aniu p ro b le m ó w, W a r s z a w a : P W N .
7 . N o s a l C z .S . ( 2 0 0 3 ) , U m yslm en ed żera ,
W r o c ła w .
8. P e n c J. ( 2 0 0 5 ) , D ecyzje w za rzą d za n iu, K r a k ó w : W P S B .9. P e n c J. ( 2 0 0 7 ) , L eksykon b izn esu, W a r s z a w a : A W „ P la c e t” .
10. P i e t r a s i ń s k i Z . ( 2 0 0 6 ) , P sychologiczne w yznaczniki sukcesów w za rzą d za n iu, W r o
c ła w .
11. P r o c t e r T . ( 2 0 0 8 ) , Z arządzanie tw órcze, W a r s z a w a : G e b e th n e r i S -k a .
PROBLEMS IN THE ORGANIZATION
- TECHNIQUES OF DEFINING THE PROBLEM
T h e k e y n o te o f th e s tu d y is to id e n tif y th e im p o r t a n c e a n d r o le o f d e te r m in in g , d e f i n in g th e p r o b l e m i n th e w h o le p r o c e s s o f p r o b l e m - s o lv i n g m e th o d o lo g y . H e n c e , it a n a ly z e d i n d e v e lo p i n g d if f e r e n t a p p r o a c h e s to p r o b l e m s o l v in g m e t h o d o lo g y a n d t e c h n iq u e s p r e s e n te d - a c c o r d i n g to th e a u th o r - th e m o s t u s e f u l i n th e p r o c e s s o f d e f i n in g th e p r o b le m .
