Uniwersytet Gdaski
Streszczenie
W czasach kryzysu finansowego organizacje powinny kształtowaü kapitał infor-macyjny. Posiadanie odpowiednich zasobów informacji i wiedzy przyczynia siĊ do podnoszenia wartoĞci i wzrostu konkurencyjnoĞci organizacji. Sukces organizacji za-leĪy od odpowiedniego doboru i efektywnego wykorzystania posiadanych zasobów w zarządzaniu organizacją. W tym zakresie moĪna stosowaü systemy planowania za-sobów przedsiĊbiorstwa – ERP (Enterprise Resource Planning). Rozproszenie zaso-bów informacyjnych w organizacji i jej otoczeniu powoduje koniecznoĞü integracji systemu ERP z systemem zarządzania zasobami informacyjnymi w przedsiĊbiorstwie – ECM (Enterprise Content Management). Celem artykułu jest prezentacja moĪliwo-Ğci i korzymoĪliwo-Ğci z integracji systemu SAP ERP z systemem IBM FileNet. Ponadto w artykule ukazano system ERP jako element kapitału informacyjnego oraz istotĊ i genezĊ systemów ECM.
Słowa kluczowe: system ERP, SAP ERP, system ECM, IBM FileNet, podejcie zasobowe, kapitał intelektualny, kapitał informacyjny, zarzdzanie informacj, zarzdzanie wiedz 1. System ERP jako element kapitału informacyjnego
Zasoby s czynnikiem tworzenia przewagi konkurencyjnej i ródłem wartoci przedsibior-stwa. Ze struktury, jakoci oraz umiejtnoci tworzenia optymalnych kombinacji zasobów wynika potencjał przedsibiorstwa. Utosamiane s one „(…) z majtkiem firmy, jej umiejtnociami, pro-cesami wewntrznymi, jej atrybutami, informacjami i wiedz, które s kontrolowane przez przed-sibiorstwo i dziki którym moe ono realizowa strategie prowadzce do skutecznego i efektywnego działania”[1]. W literaturze najczciej wymienia si nastpujce kategorie zaso-bów: zasoby finansowe, rzeczowe, rynkowe (marka, reputacja, lojalni klienci), własno intelektu-alna, ludzie, zasoby organizacyjne (kultura organizacyjna, systemy informacyjne) i zasoby relacyj-ne. Zasoby finansowe i rzeczowe to zasoby mierzalne, które stanowi rzeczow cz przedsi-biorstwa. Pozostałe zasoby, okrelane jako niemierzalne, ukryte s w ludziach i stanowi społeczn cz przedsibiorstwa (np. wiedza, kultura organizacyjna, reputacja, relacje z otoczeniem). Zaso-by materialne mona naZaso-bywa i s ujmowane w bilansie. ZasoZaso-by niematerialne naley rozwija , gdy tworz one kapitał intelektualny (intellectual capital), czyli „aktywa oparte na wiedzy, które s własnoci firmy i które w przyszłoci bd ródłem korzyci dla firmy”[2].
Posiadane zasoby i stopie ich wykorzystania przedsibiorstwo moe kontrolowa stosujc systemy planowania zasobów przedsibiorstwa – ERP (Enterprise Resource Planning). System ERP to zestaw narzdzi informatycznych, który umoliwia zarzdzanie zasobami organizacji oraz kontrol procesów biznesowych w czasie rzeczywistym [3]. „Systemy klasy ERP zdobywaj coraz
wiksz popularno z wielu powodów – pozwalaj zniwelowa szum informacyjny, optymalizuj przepływ danych oraz integruj dane (hurtownie danych, systemy szybkiego dostpu). Systemy te słu szybszemu znalezieniu słabych punktów przedsibiorstwa oraz szans na jego rozwój”[4]. Do korzyci wynikajcych z zastosowania systemów ERP1 zalicza si [6; 7; 8]:
• popraw płynnoci finansowej,
• moliwo zastosowania dobrych praktyk w zakresie procesów biznesowych, • eliminacj asymetrii informacji,
• dostarczanie informacji dotyczcych realizacji procesów biznesowych i wykorzystania za-sobów w czasie rzeczywistym,
• ułatwienie współpracy i komunikacji wewntrz przedsibiorstwa oraz z innymi przedsi-biorstwami,
• zwikszenie kompetencji pracowników.
Podejcie zasobowe (resource based approach) stało si dominujc szkoł mylenia o zarz-dzaniu organizacj w latach 90. ubiegłego wieku. Według podejcia zasobowego „rónice midzy przedsibiorstwami w osiganych wynikach s rezultatem ich uposaenia w unikatowe zasoby, które determinuj ich pozycj konkurencyjn, dostpne strategie i rynki”[9]. W ramach tego nurtu rozwinło si szereg popularnych koncepcji zarzdzania, np. organizacji uczcej si (learning or-ganization) i zarzdzania wiedz (knowledge management). Najwiksz wartoci organizacji uczcej si s pracownicy oraz ich przekonanie, e poprzez wymian informacji wzbogacaj swoj wiedz i swoje umiejtnoci, które mog odda firmie. Orientacja na zasoby niematerialne jest zwizana z koncepcj zarzdzania wiedz, która oznacza „sztuk kreowania wartoci z niemate-rialnych aktywów, którymi dysponuje organizacja”[2]. „Celem zarzdzania wiedz jest zwiksze-nie wartoci dodanej kapitału intelektualnego”[4].
W czasach dynamicznego wzrostu wolumenu informacji, wiedza i zdolnoci twórcze człowie-ka stanowi główne ródło wartoci dodanej i przewagi konkurencyjnej przedsibiorstw. Informa-cje i wiedza istotne dla organizacji stanowi jej kapitał intelektualny. Róne koncepInforma-cje podziału kapitału intelektualnego zaprezentowano w literaturze [10; 11; 12]. Kapitał intelektualny obejmuje dwa elementy [12]: kapitał społeczny (kapitał ludzki i stosunki midzyludzkie w organizacji) i kapitał organizacyjny (kapitał relacyjny, kapitał innowacyjny, kultura organizacyjna i infrastruktura). Kapitał ludzki to warto informacji i wiedzy posiadanych i tworzonych przez pracowników organizacji, które umoliwiaj wytwarzanie produktów i usług [13]. Kapitał organi-zacyjny obejmuje: własno intelektualn (pateny, prawa autorskie, znak handlowy) oraz aktywa infrastrukturalne (np. kultura organizacyjna, procesy zarzdzania, system informacyjny). Jest to „warto zasobów informacji i wiedzy, które nie znikaj z organizacji wraz z odejciem pracowni-ków”[13]. Infrastruktura informatyczna, stanowica cz kapitału organizacyjnego, wpływa na sprawno przebiegu procesów zarzdzania informacj i wiedz. Elementem kapitału organizacyj-nego jest kapitał informacyjny rozumiany jako zasoby informacyjne dotyczce procesów bizneso-wych zachodzcych w organizacji oraz w jej otoczeniu. Informacja pozwala w systemach informa-cyjnych tworzy warto dla organizacji [14; 15]. Zasoby informacyjne (dane, informacje, wiedza, procedury, modele) stanowi kapitał niematerialny organizacji [13].
1 W artykule celowo pominiĊto opis systemu ERP w ujĊciu procesów biznesowych na przykładzie systemu SAP ERP oraz
Kształtowanie kapitału intelektualnego przedsibiorstwa wymaga współdziałania wszystkich jego elementów. Warto wytworzona w wyniku interakcji wszystkich składników kapitału intelek-tualnego okrelana jest jako kapitał finansowy. Efektywne zarzdzanie kapitałem intelektualnym wymaga dostpu do informacji i wiedzy o organizacji i jej otoczeniu. Ponadto niezbdne jest za-pewnienie narzdzi odnajdywania oraz udostpniania informacji i wiedzy.
W społeczestwie informacyjnym do podstawowych zasobów zalicza si informacj. Do naj-waniejszych cech jakociowych informacji nale [16]: dokładno , rzetelno , kompletno , ak-tualno , terminowo , istotno , zwizło i uyteczno . Informacja jest rodzajem zasobu, który umoliwia poszerzanie wiedzy. Wiedza to niematerialne zasoby zwizane z ludzkim działaniem, które odpowiednio zastosowane przyczyniaj si do uzyskania przewagi konkurencyjnej. „Zdecy-dowanie wicej mona osign posiadajc odpowiedni informacj we właciwym czasie, ni dysponujc nawet ogromnym kapitałem, bez potrzebnych informacji”. (…) „Od posiadania odpo-wiednich informacji o organizacji i jej otoczeniu, zaley efektywno całego procesu zarzdza-nia”[16]. Istotno informacji dla funkcjonowania organizacji wymaga traktowania jej jako cenne-go zasobu, którym trzeba umiejtnie zarzdza .
Zarzdzanie informacj w przedsibiorstwie moe by postrzegane w rónych perspektywach zarzdzania [15]: zasobów przedsibiorstwa i obszarów funkcjonalnych organizacji. Z perspekty-wy zasobów mona perspekty-wyróni : zarzdzanie zasobami ludzkimi, zarzdzanie finansami, zarzdzanie majtkiem trwałym, zarzdzanie rzeczowym majtkiem obrotowym, zarzdzanie informacj i zarzdzanie wiedz. Perspektywa funkcji dotyczy zarzdzania zaopatrzeniem, zarzdzania pro-dukcj, zarzdzania dystrybucj i zarzdzania marketingiem. Narzdziem wspierajcych organiza-cj w procesie zarzdzania informacjami w kadej w wymienionych perspektyw s systemy ERP.
Istot zarzdzania zasobami informacyjnymi jest przekazywanie odbiorcom takich informacji, na które zgłaszaj zapotrzebowanie w zwizku z realizacj okrelonych celów. Skuteczno zarz-dzania zasobami informacyjnymi zaley od spełnienia potrzeb informacyjnych uytkowników. Do technologii gromadzenia i przetwarzania informacji w systemach informatycznych zalicza si naj-czciej: bazy i hurtownie danych. Mog to by równie bazy procedur, bazy modeli, bazy wiedzy i bazy dokumentów. W zakresie przesyłania i udostpnia informacji mona stosowa technologie sieciowe takie, jak: Internet, intranet i ekstranet. W systemach zarzdzania zasobami informacyj-nymi stosuje si równie systemy wyszukiwawcze (information retrivial), które „s rodzajem sys-temów informacyjnych słucych do pozyskiwania, organizowania, wyszukiwania i udostpniania informacji zgodnie z potrzebami informacyjnymi uytkowników” [17].
Warunkiem skutecznego zarzdzania zasobami informacyjnymi jest wyznaczanie osób odpo-wiedzialnych za bezpieczestwo informacji (np. przydzielanie uytkownikom praw dostpu do informacji, polityka bezpieczestwa, archiwizacja danych). Coraz wikszego znaczenia nabieraj równie rozwizania z zakresu ładu korporacyjnego i zgodnoci z przepisami (governance and compliance). Konieczno stosowania tych rozwiza wynika z faktu zwikszajcych si potrzeb informacyjnych udziałowców firmy oraz rosncej liczy uwarunkowa prawnych prowadzonej dzia-łalnoci (np. prawo lokalne i dyrektywy Unii Europejskiej). Rozwizania te umoliwiaj ustalenie reguł dostpu do zasobów informacyjnych (element ładu korporacyjnego). Ponadto ich zadaniem jest zapewnienie zgodnoci realizowanych w organizacji procesów biznesowych z wymogami pra-wa (np. kodeks pracy, ochrona rodowiska, prawo bankowe).
Działaniami, które przyczyniaj si do rozwoju kapitału informacyjnego, a tym samym kapita-łu intelektualnego, na poziomie organizacji s: realizacja koncepcji organizacji uczcej si oraz
odpowiednie zarzdzanie wiedz. Wykorzystanie portalu korporacyjnego jako narzdzia zarzdza-nia wiedz w przedsibiorstwie opisano w [19].
Aby stworzy system zarzdzania wiedz organizacja musi posiada odpowiednie zasoby in-formacji i wiedzy. System zarzdzania wiedz powinien integrowa dostp do aplikacji niezbd-nych pracownikowi w toku realizacji okreloniezbd-nych procesów biznesowych, a zatem ułatwia reali-zacj procesów, w których wykorzystuje si nabyt wiedz. Z drugiej strony realizacja procesów biznesowych wymaga dostarczania odpowiednich usług komunikacyjnych i aplikacji [18]. Jedn z technologii informatycznych stosowanych w zarzdzaniu wiedz s systemy zarzdzania zaso-bami informacyjnymi przedsibiorstwa.
2. Istota i geneza systemów ECM
Informacja i jej obieg oraz prezentacja maj podstawowe znaczenie dla funkcjonowania orga-nizacji. W dobie rozwoju technologii informatycznych i globalnej gospodarki organizacje maj problemy wynikajce z nadmiaru informacji i wydłuenia czasu odnajdywania potrzebnych infor-macji. Wzrost znaczenia zarzdzania informacj przyczynił si do rozwoju systemów zarzdzania treci (zawartoci) – CMS (Content Management Systems).
Zarzdzanie treci „polega na optymalizacji kontroli nad tworzeniem i dystrybucj informacji oraz funkcjonalnoci wszelkich rozwiza słucych tym procesom” [20]. Termin content mana-gement powinien by tłumaczony jako „zarzdzanie (elektronicznymi) zasobami informacyjnymi” [21]. W cyklu ycia zasobów informacyjnych wyrónia si: tworzenie, weryfikacj, zarzdzanie, integracj i dystrybucj. System zarzdzania treci to „oprogramowanie, które umoliwia genero-wanie i publikogenero-wanie treci w okrelonym rodowisku oraz póniejsze ni zarzdzanie” [20]. Ró-norodno potrzeb informacyjnych organizacji spowodowała konieczno wyodrbnienia wielu koncepcji systemów CMS. Najczciej stosowane rodzaje systemów klasy CMS to [20; 21]:
• system zarzdzania dokumentami – DMS (Document Management System), • system zarzdzania transakcjami elektronicznymi – TCMS (Transactional CMS), • system zarzdzania treci szkoleniow – LCMS (Learning CMS),
• system zarzdzania treci witryny internetowej – WCMS (Web CMS),
• system zarzdzania zasobami informacyjnymi w przedsibiorstwie – ECM (Enterprise Content Management).
Wymienione rozwizania mona stosowa w powizaniu z systemami ERP. Obieg dokumen-tów jest podstawow technologi w systemach ERP (np. obieg dokumendokumen-tów dotyczcych zlecenia sprzeday). Systemy TCMS mog by zintegrowane z systemami ERP w zakresie gospodarki ma-gazynowej (realizacja zamówienia) i rachunkowoci (wystawianie faktury) w przypadku rejestracji zamówienia w sklepie internetowym. System LMCS moe by stosowany w systemach ERP w ra-mach szkole elektronicznych dla pracowników. System WCMS mona zastosowa do utworzenia witryny firmowej.
ECM to zintegrowany system zarzdzania zasobami informacyjnymi, którego celem jest za-rzdzanie dokumentami, praca grupowa, zaza-rzdzanie transakcjami elektronicznymi, zaza-rzdzanie treci szkoleniow dla pracowników, zarzdzanie treci witryn internetowych, zarzdzanie pro-cesami biznesowymi – BPM (Business Process Management), zarzdzanie danymi biznesowymi
przechowywanymi w bazach danych oraz technologie integracji i wymiany tych danych. Systemy BPM odpowiadaj za automatyzacj, optymalizacj i monitorowanie procesów (np. obsługa kon-traktów, obsługa faktur, obsługa klienta i publikowanie w Internecie) oraz zgodno z przepisami prawa (np. ochrona rodowiska) i procedurami wewntrznymi (np. procedura rekrutacji).
Ramy terminologiczne okrelenia ECM oraz miejsce wród innych metod i koncepcji zarz-dzania informacjami zaprezentowano w literaturze [21]. Zarzdzanie zasobami informacyjnymi w przedsibiorstwie zostało zdefiniowane przez stowarzyszenie AIIM (Association for Information and Image Management International) jako technologie, narzdzia i metody ujcia, kierowania, przechowywania, zabezpieczania i dostarczania zawartoci (informacji, treci i dokumentów) we-wntrz przedsibiorstwa oraz zarzdzania i integracji tradycyjnych noników informacji i doku-mentów z elektroniczn informacj [20; 21].
W literaturze prezentowane s róne koncepcje ECM. Z punktu widzenia zarzdzania cyklem ycia informacji – ILM (Information Lifecycle Management) oraz integracji treci ECM to jednoli-te repozytorium zasobów informacyjnych. ECM moe by równie traktowane jako usługa dostp-na z poziomu rónych aplikacji. Indostp-na koncepcja traktuje ECM jako oprogramowanie poredniczce (middleware), które wykorzystuje takie technologie, jak: architektura zorientowana na usługi – SOA (Service Oriented Architecture), usługi sieciowe (web services) oraz inne narzdzia słuce do integracji aplikacji w przedsibiorstwie – EAI (Enterprise Application Integration) [20].
Decydujc si na wdroenie systemu ECM „organizacja zyskuje narzdzie, które umoliwia sprawne zarzdzanie informacjami, a procesy decyzyjne staj si bardziej czytelne i mog by szybciej realizowane”[20]. Koncepcja ECM podkrela strategiczny charakter informacji i jest ele-mentem zarzdzania strategicznego, poniewa koncentruje si przede wszystkim na treci informa-cji, która kreuje jej warto dodan, a nie tylko na jej formie [21]. „Zarzdzanie elektronicznymi zasobami informacyjnymi uzupełnia zarzdzanie informacjami nie tylko o analiz treci udostp-nianej informacji, ale take o szerszy punkt widzenia: analiz wielu procesów przyczyniajcych si do powstania i rozpowszechniania informacji”[21]. Jest to rozwizanie potrzebne szczególnie w warunkach globalizacji rynku, kryzysu finansowego i turbulentnych zmian w otoczeniu organizacji. 3. Moliwoci i korzyci z integracji systemów SAP ERP i IBM FileNet
Zasadniczym zadaniem systemów ECM jest udostpnianie uytkownikom zasobów informa-cyjnych przechowywanych w rónych aplikacjach przedsibiorstwa oraz w Internecie. Z bada przeprowadzonych przez firm Gartner Group wynika, e pracownicy powicaj 10-50% czasu pracy na wyszukiwanie informacji i dokumentów, a tylko 5-15% czasu na czytanie dokumentów. Ponadto dokumenty s wielokrotnie drukowane i powielane [22].
Zintegrowane rodowisko IBM FileNet obejmuje trzy obszary zwizanie z zawartoci, proce-sami i zgodnoci z przepiproce-sami. Obszar zwizany z zawartoci umoliwia: skanowanie, archiwi-zacj, tworzenie i zarzdzanie dokumentami oraz zarzdzanie treci witryn internetowych, a take współprac. Obszar procesów umoliwia przepływy procesów oraz ich symulacj i analiz, a take obsług formularzy elektronicznych. Obszar, który zapewnia zgodno z przepisami odpowiada za obsług dokumentów rejestrowanych, poczty elektronicznej oraz odpowiada na bezpieczestwo systemu (w tym kontrol dostpu) [22].
Moduły systemu IBM FileNet opisano w tabeli 1. Najczciej rozwizania wdraane z uy-ciem systemu IBM FileNet umoliwiaj: zarzdzanie dokumentami i wyszukiwanie dokumentów,
zarzdzanie cyklem ycia dokumentu, archiwizacj elektroniczn oraz zarzdzanie poczt elektro-niczn.
Tabela 1. Moduły systemu IBM FileNet
Moduł Przeznaczenie
Business Process Me-nager
Projektowanie, zarzdzanie, analiza i optymalizacja proce-sów biznesowych;
Obsługa transakcji i uytkowników;
Monitorowanie procesów w czasie rzeczywistym; Symulacja procesów;
Content Menager Zarzdzanie dokumentami elektronicznymi i cyklem ich
ycia;
Zarzdzanie funkcjami kontroli, współdzielenia, dostpu i wyszukiwania dokumentów elektronicznych w dowolnym formacie i z rónych ródeł
Email Manager Archiwizacja, zarzdzanie i wykorzystanie poczty
elektro-nicznej do uruchamiania procesów biznesowych;
Image Manager Zarzdzanie, archiwizacja, wyszukiwanie i przegldanie,
obrazów dokumentów;
Forms Manager Projektowanie, wdraanie, wykorzystanie i zarzdzanie
for-mularzami elektronicznymi;
Records Manager Zarzdzanie cyklem ycia dokumentów;
Team Collaboration Manager
Integracja procesów, dokumentów i informacji dla potrzeb pracy grupowej;
WebContent Manager
Automatyzacja tworzenia, zatwierdzania i publikacji doku-mentów na stronach internetowych;
ródło: Opracowanie własne na podstawie [22].
Ide systemów ECM jest zwikszenie efektywnoci i zasigu przepływu zasobów informacyj-nych bez koniecznoci angaowania pracowników działu IT. System tej klasy zapewnia aktualno informacji publikowanych na stronach internetowych organizacji oraz ułatwia dostp do zasobów informacyjnych pracownikom, klientom i partnerom handlowym.
Do zalet systemu IBM FileNet zalicza si równie architektur oparta na standardach techno-logicznych (np. HTML/XML, BPMN/BPEL), skalowalno i elastyczno architektury oraz wyso-ki poziom zabezpiecze zasobów informacyjnych i zgodno z regulacjami prawnymi. Korzyci z zastosowania poszczególnych modułów systemu IBM FileNet zaprezentowano w tabeli 2.
System IBM FileNet mona zintegrowa z systemem SAP ERP w celu zwikszenia efektyw-noci pracy uytkowników systemu SAP ERP oraz pozostałych pracowników korzystajcych z innych aplikacji, a take poszerzenia zakresu zastosowania tego systemu i zmniejszenia obcie-nia bazy danych. W przypadku integracji dokumenty i informacje mog by udostpobcie-niane take poza systemem SAP ERP. Uytkownik systemu SAP ERP moe równie korzysta z dodatkowych zewntrznych ródeł informacji i usług [23].
Obszary integracji systemu SAP ERP z systemem IBM FileNet mog dotyczy : zarzdzania dokumentami (w tym archiwizacji i skanowania), zarzdzania procesami biznesowymi, zarzdzania wiedz z uyciem portalu korporacyjnego [19] i zarzdzania zawartoci portalu korporacyjnego oraz zarzdzania cyklem ycia dokumentów.
Tabela 2. KorzyĞci z zastosowania modułów systemu IBM FileNet
Moduł Korzyci
Business Process Ma-nager (BPM)
Zwikszenie wydajnoci procesów, Skrócenie czasu realizacji procesów; Integracja z modułami CM i IM
Content Manager (CM) Wykorzystanie informacji i dokumentów elektronicznych dla potrzeb biznesowych;
Integracja zarzdzania informacj i dokumentami z automatyzacj procesów (BPM);
Integracja z innymi aplikacjami;
Dostp do dokumentów przez przegldark internetow; Email Manager (EM) Wykorzystanie poczty elektronicznej dla potrzeb
automa-tyzacji procesów;
Archiwizacja listów elektronicznych i załczników; Monitorowanie poczty elektronicznej (element ładu korpo-racyjnego)
Image Manager (IM) Zarzdzanie i szybki dostp do skanowanych dokumentów,
faksów, poczty elektronicznej, plików multimedialnych, wydruków itp.;
Archiwizacja dokumentów zgodna z ustaw o rachunko-woci, prawem bankowym itp.
Forms Manager (FM) Wykorzystanie formularzy elektronicznych dla potrzeb wprowadzania danych oraz jako aplikacji do sterowania przebiegiem procesów biznesowych (BPM);
Wymiana i przekazywanie danych w pracy grupowej Records Manager (RM) Automatyzacja procesu zarzdzania dokumentami
reje-strowanymi;
Zapewnienie zgodnoci z wymogami ładu korporacyjnego; Tworzenie kopie dokumentów o istotnym znaczeniu dla firmy;
Team Collaboration Manager (TCM)
Wspomaganie pracy grupowej poprzez współdzielenie zasobów informacji, wymian dokumentów i realizacj procedur;
Optymalne wykorzystanie zasobów ludzkich; Synchronizacja działa zespołów projektowych; WebContent Manager
(WCM)
Tworzenie, zatwierdzanie i publikacja zawartoci stron internetowych z wykorzystaniem zautomatyzowanych pro-cesów i systemu zarzdzania dokumentami
ródło: Opracowanie własne na podstawie [22].
W zakresie zarzdzania dokumentami stosuje si Application Connector for SAP, który umo-liwia integracj systemu SAP ERP z platform integracyjno-aplikacyjn SAP NetWeaver i systemem IBM FileNet. Rozwizanie to stosowane jest w celu archiwizacji danych i dokumentów z systemu SAP ERP z wykorzystaniem modułu ArchiveLink oraz integracji systemu SAP z systemami skanowania dokumentów. Korzyci z rozszerzenia moliwoci funkcjonalnych syste-mu SAP ERP w tym zakresie to [23]:
• usprawnienie procesów biznesowych w wyniku skanowania dokumentów i uywania ob-razów dokumentów w systemie SAP ERP (np. faktury od dostawców);
• podniesienie efektywnoci pracy pracowników, którzy maj szybki dostp do informacji i dokumentów z rónych aplikacji poprzez centralne repozytorium danych i dokumentów; • zwikszenie szybkoci działania bazy danych systemu SAP ERP poprzez wyodrbnienie procesów archiwizacji i ograniczenie liczby wprowadzanych danych oraz drukowanych dokumentów;
• zapewnienie zgodnoci z przepisami poprzez spełnienie wymogu długoterminowego prze-chowywania dokumentów wynikajcego z ustawy o rachunkowoci;
• lepsze zabezpieczenie dokumentów elektronicznych, dziki moliwoci ograniczenia praw dostpu do folderów, w których przechowywane s dokumenty.
W przypadku wykorzystania w organizacji portalu korporacyjnego w zakresie zarzdzania wiedz mona równie zastosowa rozwizania z zakresu zarzdzania zawartoci portalu i usprawni publikowanie danych na stronach portalu korporacyjnego. System IBM FileNet (mo-duły Content Manager i WebContent Manager) naley w tym obszarze zastosowania zintegrowa z komponentem platformy SAP NetWeaver (komponent SAP Enterprise Portal). Korzyci z zasto-sowania systemu IBM FileNet w tym zakresie to [23]: poprawa efektywnoci pracy, udostpnianie tego systemu przez portal korporacyjny oraz integracja z procesami biznesowymi realizowanymi w systemach innych producentów ni firma SAP.
W zakresie zarzdzania procesami biznesowymi mona zintegrowa system SAP ERP (narz-dzie SAP Business Work/Webflow) poprzez platform SAP NetWeaver (komponent SAP Exchan-ge Infrastructure) z systemem IBM FileNet (moduł BPM). Dziki temu organizacja zyskuje mo-liwo realizacji procesów biznesowych w systemie SAP ERP przez zewntrznych uytkowników oraz z uyciem zewntrznych systemów. Przykładowe zastosowania tego rodzaju integracji w ró-nych obszarach zarzdzania z uyciem systemu SAP ERP mog dotyczy np.: zatwierdzania faktu-ry (rachunkowo ), zmiany danych kontraktu (sprzeda), zgłoszenia zakoczenia kontroli jakoci produktu (zarzdzanie jakoci), przypomnienia o koniecznoci konserwacji maszyny (utrzymanie zakładu), obsługi kandydatów do pracy (rekrutacja) i zatwierdzanie kosztów podróy (zasoby ludzkie).
W obszarze zarzdzania cyklem ycia dokumentów system SAP ERP mona zintegrowa z systemem IBM FileNet przez platform SAP NetWeaver (komponent SAP Master Data Mana-gement). Dziki temu mona przechowywa w systemie IBM FileNet dokumenty rejestrowane w systemie SAP ERP i w innych systemach. Ponadto mona udostpnia informacje pochodzce z innych aplikacji.
W tabeli 3 zaprezentowano efekty integracji systemu SAP ERP z modułami systemu IBM Fi-leNet.
Tabela 3. Efekty integracji systemu SAP ERP z systemem IBM FileNet
Zakres integracji Efekt
Integracja z modułem BPM Wykorzystanie zarzdzania procesami biznesowymi
wewntrz i na zewntrz systemu SAP ERP
Integracja z modułem CM Wykorzystanie systemu IBM FileNet jako centralnego
repozytorium danych i dokumentów dla systemu SAP ERP
Integracja z modułem IM Skanowanie i archiwizacja dokumentów dla potrzeb
systemu SAP ERP
Integracja z modułem RM Wykorzystanie zasobów IBM FileNet dla potrzeb
systemu SAP ERP
Integracja z modułem WCM Wykorzystanie zasobów zewntrznych dla potrzeb
portalu korporacyjnego stosowanego przez uytkow-ników systemu SAP ERP
ródło: Opracowanie własne na podstawie [22].
Zainteresowanie organizacji systemami ECM wynika z duej liczby zasobów informacyjnych niezbdnych w biecej pracy oraz koniecznoci automatyzacji procesów biznesowych, w których te zasoby s stosowane. Ponadto organizacje musz stosowa odpowiednie systemy zabezpiecze i kontroli dostpu do zasobów informacyjnych oraz funkcjonowa zgodnie z przepisami i regula-cjami branowymi.
Wdroenia systemu IBM File Net jako rozszerzenia systemu SAP ERP zostały ju przeprowa-dzone m.in.: w instytucji finansowej (ING Bank lski S.A.), towarzystwie ubezpieczeniowym (PZU ycie S.A.) oraz w firmie telekomunikacyjnej (Telekomunikacja Polska SA).
W wyniku integracji systemu SAP ERP z rónymi modułami systemu IBM FileNet uytkow-nicy otrzymuj now jako poprzez rozszerzenie funkcjonalne i technologiczne systemu w wyniku udostpniania zewntrznych zasobów informacyjnych i procesów biznesowych (np. zamówienia on-line). Wpływa to na obnienie kosztów operacyjnych, zwikszenie wydajnoci pracy oraz stan-daryzacj rozwiza informatycznych i zapewnienie funkcjonowania organizacji w zgodnoci z przepisami. Ponadto nastpuje poprawa zarzdzania relacjami z interesariuszami, którzy maj zapewniony dostp do zasobów informacyjnych oraz moliwo ich personalizacji.
4. Podsumowanie
W dobie kryzysu finansowego organizacje powinny rozwija kapitał informacyjny. Systemy informacyjne (np. systemy ERP) wspieraj realizacj procesów biznesowych oraz udostpniaj pracownikom zasoby informacyjne. W przedsibiorstwach ery wiedzy pracownicy poszukuj in-formacji w rónych aplikacjach wewntrz firmy oraz w jej otoczeniu.
W artykule zaprezentowano wykorzystanie systemu zarzdzania zasobami informacyjnymi (ECM) jako rozszerzenia systemu ERP, na przykładzie stosowanych w rónych organizacjach roz-wiza firm SAP (SAP ERP) i IBM (IBM FileNet).
Efektywne zarzdzanie zasobami informacyjnymi przyczynia si do wzrostu wartoci organi-zacji z punktu widzenia interesariuszy oraz do kształtowania jej kapitału informacyjnego.
Bibliografia
1. Godziszewski B.: Zasobowe uwarunkowania strategii przedsibiorstwa, WUMK, Toru 2001.
2. Jarugowa A., Fijałkowska J.: Rachunkowo i zarzdzanie kapitałem intelektualnym – koncepcje i praktyka, ODDK, Gdask 2002.
3. Turban E., Leidner D., McLean E., Wetherbe J.: Information Technology for Management. Transforming Organizations in the Digital Economy, John Wiley & Sons, New York 2007.
4. Lenart A.: Systemy ERP a modelowanie procesów biznesowych.W: Zarzdzanie przedsibiorstwem w warunkach rozwoju wysokich technologii, pod red. S. Lachiewicza i A. Zakrzewskiej-Bielawskiej, Monografie Politechniki Łódzkiej, Łód 2008, s. 297-304. 5. Olszewska B. (red.): Podstawy zarzdzania przedsibiorstwem na progu XXI wieku,
WAE, Wrocław 2007.
6. Hamilton S.: Maximizing Your ERP System. A Practical Guide for Managers, McGraw-Hill, New York 2003.
7. Lenart A.: Zintegrowane systemy informatyczne klasy ERP, WUG, Gdask 2005.
8. Mabert V.A., Watts Ch. A.: Enterprise Applications: Building Best-of-Breed Systems. In: Bendley E., Jacobs F. R. (eds.): Strategic ERP Extensions and Use, Stanford University Press, Stanford 2005, pp. 52-70.
9. Głuszek E.: Zarzdzanie zasobami niematerialnymi przedsibiorstwa, WAE, Wrocław 2004.
10. Edvinsson L., Malone M.S.: Kapitał intelektualny, PWN, Warszawa 2001.
11. Kasiewicz S., Rogowski W., Kiciska M.: Kapitał intelektualny. Spojrzenie z perspektywy interesariuszy, Oficyna Wydawnicza, Kraków 2006.
12. Sopiska A.: Wiedza jako strategiczny zasób przedsibiorstwa. Analiza i pomiar kapitału intelektualnego, SGH, Warszawa 2008.
13. Kisielnicki J.: MIS – Systemy informatyczne zarzdzania, Placet, Warszawa 2008. 14. Dziuba D.T.: Metody ekonomiki sektora informacyjnego, Difin, Warszawa 2007. 15. Zygała R.: Podstawy zarzdzania informacj w przedsibiorstwie, WAE, Wrocław 2007. 16. Kardas J. S., Wójcik-Augustyniak M. (red.): Zarzdzanie w przedsibiorstwie –
rodowisko, procesy, systemy, zasoby, Warszawa, Difin 2008 17. Abramowicz W.: Filtrowanie informacji, WAE, Pozna 2008.
18. Gołuchowski J.: Technologie informatyczne w zarzdzaniu wiedz w organizacji, WAE, Katowice 2005.
19. Lenart A.: Systemy ERP a zarzdzanie wiedz. W: Bojar W. (red.), „Studia i Materiały Polskiego Stowarzyszenia Zarzdzania Wiedz” nr 13, Polskie Stowarzyszenie Zarzdzania Wiedz, Bydgoszcz 2008, s. 138-146.
20. Olszak C.M., Ziemba E. (red.): Strategie i modele gospodarki elektronicznej, PWN, Warszawa 2007.
21. wiklicki M.: Enterprise Content Management. W: Galant V., Perechuda K. (red.): Modele i metody zarzdzania informacj i wiedz, WAE, Wrocław 2005, s. 115-122. 22. Mazurkiewicz W.: Zintegrowane rozwizanie do zarzdzania dokumentami i procesami
23. Mazurkiewicz W.: IBM FILENET P8 - rozwizania wspierajce system SAP, IBM Polska, Gdask 2008 (wersja elektroniczna).
INFORMATION CAPITAL AS A CONDITION OF KNOWLEDGE MANAGEMENT IN THE FINANCIAL CRISIS TIMES
Summary
In the conditions of financial crisis organizations should create information capital. Possession of suitable information and knowledge resources contributes to increasing the value and the growth of the competitiveness of the organization. The success of the organization depends on suitable selection and effective usage of pos-sessed resources in the organization management. In this range Enterprise Resource Planning systems can be used. Dispersion of information resources in the organiza-tion and its surroundings results the necessity of the integraorganiza-tion of ERP system with Enterprise Content Management system. The goal of this paper is presentation of possibilities and advantages of integration of SAP ERP system with IBM FileNet sys-tem. ERP system as the element of information capital and also the essence and the origin of ECM were shown.
Keywords: ERP system, SAP ERP, ECM system, IBM FileNet, resource based approach, intellec-tual capital, information capital, information management, knowledge management
Anna Lenart
Uniwersytet Gdaski
