106 Streszczenie
Głównym celem artykułu jest zaprezentowanie syntetycznych i przegldowych wy-branych zagadnie dotyczcych systemów informatycznych zaliczanych do klasy ECM, czyli systemów zarzdzania treci w przedsibiorstwie. Pierwsza cz arty-kułu zawiera definicje podstawowych poj z opisywanego obszaru. Nastpnie przedstawiono charakterystyk technologii informatycznych słucych zarzdzaniu wiedz, a w tym w szczególnoci systemów ECM. Opracowanie kocz uwagi doty-czce implementacji systemów ECM w organizacji.
Słowa kluczowe: Enterprise Content Management, zarzdzanie treci przedsibiorstwa, przedsiwzicia informatyczne, zarzdzanie dokumentami, zarzdzanie wiedz Wprowadzenie
W artykule zostan zaprezentowane wybrane zagadnienia dotyczcych zarzdzania wiedz za pomoc nowoczesnych technologii informatycznych, a w szczególnoci systemów zarzdzania tre-ci w przedsibiorstwie. Współczesne moliwoci technologiczne w zakresie wspomagania zarzdzania wiedz w organizacji obejmuj przede wszystkim: oprogramowanie wspomagajce prac grupow, oprogramowanie do zarzdzania przepływem pracy, intranety i portale korpora-cyjne, narzdzia do zdalnego nauczania, hurtownie danych i Business Intelligence, zarzdzanie dokumentami elektronicznymi oraz tytułowe zarzdzanie treci w przedsibiorstwie. Ostatnia z wymienionych technologii informatycznych wydaje si by obecnie najistotniejszym elementem budowy kompleksowych systemów zarzdzania wiedz w rónych podmiotach gospodarczych. 1. Definicje podstawowych poj
Zarzdzanie wiedz sprawia wci wiele trudnoci zarówno teoretykom opisujcym to zagad-nienie, jak i praktykom zajmujcym si wdraaniem tej koncepcji w przedsibiorstwach. Przegldajc literatur przedmiotu, mona znale bardzo wiele definicji okrelajcych sam wie-dz, a take zarzdzanie wiedz. Prawidłowe wyjanienie tych poj, które stanowi centrum zainteresowania i dalszych analiz w niniejszym opracowaniu, jest niezbdne, gdy sposób postrze-gania przedmiotu bada ma bezporedni wpływ na całokształt opisywanych zagadnie. Dlatego te, w tej czci pracy zostan przedstawione bardzo syntetycznie wybrane definicje wiedzy oraz zarz-dzania wiedz, a nastpnie terminy odnoszce si do zarzzarz-dzania treci.
Podczas analizy zawartych w literaturze definicji wiedzy mona zauway, e ich autorzy trak-tuj wiedz w bardzo niejednorodny sposób. W ciekawy sposób postrzega wiedz J. Oleski piszc, e jest ona po prostu „zebran i zakumulowan informacj” [12, 222]. Autorowi tej definicji udało si oczywicie uchwyci cz natury wiedzy, cho definicje te jest zbyt ogólna z perspektywy jej istoty w kontekcie implementacji systemów informatycznych. Dokładniej zjawisko wiedzy defi-niuj T.H. Davenport i L. Prusak, którzy pisz, e wiedza to „płynne połczenie sformułowanych
dowiadcze, wartoci, całociowych informacji i konkretnych spostrzee, które dostarczaj po-staw do oceny oraz nios ze sob nowe dowiadczenia i informacje” [4, 5]. Zauwamy, e po pierwsze autorzy zwrócili uwag na to, e wiedza płynie równie z dowiadczenia, co z punku wi-dzenia przedsiwzi informatycznych ma istotne znaczenia, poniewa na to jak s one realizowane, maj równie wpływ zdarzenia z przeszłoci, czyli dowiadczenia nabyte podczas realizacji podob-nych przedsiwzi. Drug istotn cech, zaakcentowan przez Davenporta i Prusaka, jest fakt, e wiedza, któr si posidzie stanowi tworzywo, do powstawania nowej wiedzy, do dalszego działa-nia. W odniesieniu do realizacji złoonych projektów informatycznych, a takimi s z pewnoci przedsiwzicia implementacyjne dotyczce systemów klasy ECM, oznacza midzy innymi to, e wiedza o tych wczeniej prowadzonych, pozwala doskonali metodyki realizacji nowych przedsi-wzi.
Kolejnym pojciem, które zgodnie z zapowiedzi zostanie zdefiniowane, jest zarzdzanie wie-dz. Podobnie jak w przypadku samej wiedzy i tu odnajdujemy bardzo wiele rónych sposobów rozumienia tego zjawiska. W proponowanych definicjach czsto podkrelana jest waga „powik-szania iloci wiedzy organizacyjnej” [4, 18]. Jeszcze inne spojrzenie na zagadnienie zarzdzania wiedz proponuj I. Nonaka i H. Takeuchi. Odnosz si oni w swojej definicji bezporednio do wypracowanej specyficznej koncepcji i pisz o „przystosowaniu, eksternalizacji, łczeniu i interna-lizacji”, które prowadz do konwersji wiedzy ukrytej i dostpnej. [11, 85]. Powysze definicje niewtpliwie mogłyby zosta z powodzeniem zastosowane w wielu konkretnych przedsiwziciach, w których zarzdzanie wiedz odbywa si zgodnie z okrelonym podejciem (zasobowym, proce-sowym bd japoskim1), jednak dla celów niniejszego opracowania definicja zarzdzania wiedz musi ulec pewnemu uogólnieniu tak, aby odpowiadała przedsiwziciu informatycznemu zawiza-nemu na przykład z wdroeniem systemu klasy ECM. Warto zauway, e jednym z wyróników przedsiwzi wdroeniowych jest wielowymiarowo działa zwianych z wiedz niezbdn do skutecznej ich realizacji. W trackie przebiegu kolejnych faz cyklu ycia projektów informatycznych kreuje, pozyskuje i dokumentuje si now wiedz (podczas wielu analiz i procesów badawczych), a take korzysta si z wiedzy i dowiadcze nabytych w przeszłoci. W zwizku z tym, zarzdzanie wiedz w obszarze implementacji systemów IT moe odbywa si zgodnie z jedn koncepcj lub łczy elementy rónych podej. Sposób łczenia i wybór tych elementów bdzie uzaleniony od wielu czynników, midzy innymi: od specyfiki danej dziedziny wiedzy projektowej, od celu jej wy-korzystania, czy od ródeł, z których pochodzi. Dlatego zarzdzanie wiedz w odniesieniu do projektów informatycznych naley rozumie jako proces polegajcy na zgodnym z wyznaczonymi procedurami i celami kształtowaniu zasobów wiedzy po to by mogła ona by w okrelony sposób wykorzystana.
Systemy klasy Enterprise Content Management (systemy do zarzdzania treci w przedsibior-stwie) słu do budowania, porzdkowania, zarzdzania i przechowywania bazy prac w formie cyfrowej na dowolnych nonikach i w dowolnym formacie. Zarzdzanie treci stanowi podstaw, czyli infrastruktur zarzdzania wiedz.
Aplikacje na tym rynku obejmuj jedn lub wicej sporód nastpujcych funkcji:
a) Gromadzenie i zapisywanie dokumentów i treci z innych noników w zbiory danych za pomoc robotów przeszukujcych lub innymi rodkami zautomatyzowanymi i/lub rcz-nymi oraz przeprowadzanie przechwytywania/wzbogacania metadanych, formatowania, przekształce i/lub konwersji.
108
b) Porzdkowanie i konserwacja informacji, w tym niektóre lub wszystkie z nastpujcych funkcji:
• indeksowanie, katalogowanie i/lub klasyfikacja informacji w systemie zarzdzania treci,
• budowanie katalogów,
• definiowanie przepływów roboczych do ledzenia dokumentów i zmian oraz wysy-łanie ostrzee, kiedy potrzebne jest podjcie czynnoci,
• ewidencjonowanie, audyt i rejestracja w logach, • aktualizacja i usuwanie treci,
• wyszukiwanie informacji w systemie zarzdzania treci (mog by udostpnione wbudowane narzdzia).
c) Zapewnienie bezpieczestwa dokumentów poprzez zarzdzanie prawami i zezwole-niami na tworzenie, edycj, umieszczanie i/lub usuwanie materiałów; zarzdzanie dostpem uytkowników; oraz ochrona własnoci intelektualnej [9, 21].
Czytelnicy zainteresowani syntetycznym przegldem literatury dotyczcej zagadnie zwizanych z ECM powinni zapozna si z prac [1].
Szerzej na temat systemów ECM traktuje kolejna cz artykułu.
2. Charakterystyka wybranych technologii informatycznych stosowanych w zarzdzaniu wiedz
Skuteczne zarzdzanie wiedz stanowi jedno z najwaniejszych zada stawianych przed współ-czesn informatyk ekonomiczn. Zadanie to moe by efektywnie wykonane przy załoeniu, e zastosuje si odpowiednie metody i narzdzia stymulujce i wspomagajce gromadzenie i przepływ wiedzy w organizacji. Te metody i narzdzia mog mie charakter organizacyjny i technologiczny. W tej czci artykułu skupimy si na aspektach technologicznych wspomagania zarzdzania wiedz. Do najwaniejszych technologii informatycznych majcych zastosowanie w interesujcym nas obszarze nale:
• oprogramowanie dla grup roboczych,
• oprogramowanie do zarzdzania przepływem pracy, • intranety i portale korporacyjne,
• narzdzia do zdalnego nauczania, • hurtownie danych i Business Intelligence, • zarzdzanie dokumentami elektronicznymi, • zarzdzanie treci w przedsibiorstwie.
Przejdziemy teraz do krótkiej charakterystyki wymienionych rozwiza programistycznych. Oprogramowanie dla grup roboczych (groupware). Jest to szeroka gama produktów informatycznych, która zorientowana jest na wspomaganie wymiany informacji miedzy członkami grup roboczych. Nale do nich programy takie, jak: pocztowe (e-mail), współ-dzielone kalendarze i terminarze, konferencyjne, wielostanowiskowe pakiety biurowe, platformy komunikacyjno-aplikacyjne (np. MS Exchange czy Lotus Domino/Notes). Oprogramowanie do zarzdzania przepływem pracy (workflow). Oprogramowanie to umoli-wia definiowanie, tworzenie i zarzdzanie wykonywaniem przepływów pracy, s wic ukierunkowane na modelowanie i kontrolowanie procesów gospodarczych.
Intranety i portale korporacyjne. Intranety s obecnie powszechnie stosowane w wielu przed-sibiorstwach i instytucjach w celu wspierania efektywnej komunikacji i wymiany dokumentów midzy pracownikami. Zaimplementowano w nich otwarte standardy internetowe, umoliwiajce prezentowanie dowolnych dokumentów w postaci stron WWW, co oznacza niskie koszty wdroenia i eksploatacji intranetów i przyczynia si do stałego wzrostu popularnoci tego rodzaju rozwiza. Portale korporacyjne stanowi rozwiniecie intranetów w kierunku udostpniania uytkownikom wszelkich niezbdnych im do pracy informacji w jednym miejscu i czasie, co wie si m.in. z in-tegracj z innymi, funkcjonujcymi w organizacji, systemami informatycznymi np. klasy ERP czy CRM.
Narzdzia do zdalnego nauczania (e-learning systems). Narzdzia te słu przede wszystkim do przekazywania wiedzy midzy ludmi. Umoliwiaj zdalne nauczanie z wykorzystaniem technik komputerowych (np. wideokonferencje, dyskusje on-line).
Hurtownie danych i Business Intelligence. Hurtownie danych s to repozytoria danych, których zawarto pochodzi z wielu ródeł. Hurtownie danych umoliwiaj na formułowanie zapyta, two-rzenie sprawozda, analiz wykorzystania zasobów, dostarczaj uzasadnienia podejmowanych decyzji strategicznych. Natomiast systemy klasy Business Intelligence (BI) ogólnie słu do reali-zacji procesu przekształcania danych w informacje, a informacji w wiedz, która moe by wykorzystana np. do zwikszenia konkurencyjnoci przedsibiorstwa. W tym miejscu warto zau-way, e w systemach tych upatruje si szans na realizacj idei zarzdzania wiedz w przedsibiorstwie, jednak w praktyce gospodarczej odnotowuje si spore trudnoci zwizane z efektywnym wdraaniem tego rodzaju systemów zwizane m.in. z wysokimi kosztami i czstym brakiem moliwoci delegowania do wdroe kadry kierowniczej (4, 115).
Zarzdzanie dokumentami elektronicznymi (ZDE). Systemy ZDE zdefiniujemy jako zestaw rodków programowo-sprztowych automatyzujcych całociowo lub czciowo cykl ycia doku-mentów (zbiorów dokudoku-mentów) w organizacji. Systemy takie dostarczaj wszystkich niezbdnych narzdzi pozwalajcych utrzymywa pełn kontrol nad dokumentami, istniejcymi w postaci elek-tronicznej, czyli plikami komputerowymi zapisanymi na odpowiednich nonikach.
Ostatnia z wymienionych technologii to, bdce najistotniejszym z punktu widzenia niniejszego opracowania, zarzdzanie treci w przedsibiorstwie, które mona traktowa jako merytoryczne i technologiczne rozwinicie kilku wymienionych wczeniej technologii, w swej istocie głównie o charakterze integrujcym.
Organizacja Association for Information and Image Management (AIIM) zdefiniowała system ECM nastpujco:
Enterprise Content Management s to strategie, metody i narzdzia wykorzystywane do prze-chwytywania, zarzdzania, przechowywania, utrzymywania oraz dostarczania treci i dokumentów zwizanych z procesami organizacyjnymi. ECM obejmuje zarzdzanie informacjami w całym zakresie przedsibiorstwa, niezalenie od tego, czy informacje s w formie dokumentu papierowego, pliku elek-tronicznego, cigu danych czy nawet e-maila [3].
AIIM okreliła te pi podstawowych komponentów ECM: a) przechwytywanie (capture),
b) zarzdzanie (manage), c) przechowywanie (store), d) zachowywanie (preserve), e) dostarczanie (deliver).
110
W ramach tych obszarów mona zidentyfikowa nastpujce funkcje szczegółowe: a) Skanowanie dokumentów oraz optyczne rozpoznawanie pisma (OCR).
System ECM pozwala na skanowanie papierowych dokumentów oraz optyczne rozpoznawanie pisma w celu zamiany zeskanowanych obrazów na tekst. Zeskanowane dokumenty oraz dane tekstowe s wówczas łatwiejsze do odszukania ni papierowe dokumenty, np. w segregatorach.
b) Pozyskiwanie treci elektronicznych.
Treci, które s ju dostpne w formie elektronicznej, mog by importowane lub dołczane do systemu ECM. Dziki temu uytkownicy mog przetwarza treci zarówno z systemów informatycz-nych jak i dokumentów papierowych, wykorzystujc ten sam interfejs systemu ECM.
c) Indeksowanie oraz wyszukiwanie treci.
Treci zachowywane w systemie ECM s automatycznie indeksowanie – przygotowywane do przyszłego wyszukiwania, w tym wyszukiwania pełnotekstowego. Uytkownicy mog wyszukiwa dokumenty poprzez wprowadzenie cigu znaków, który bdzie wyszukiwany w dowolnej czci do-kumentu.
d) Zarzdzanie dokumentami.
Dokumenty zarzdzane przez system ECM mog by edytowane, zapisywane w nowej wersji, blokowane w celu uniknicia jednoczesnych zmian, przywracane lub porównywane z poprzednimi wersjami. Dla dokumentów Microsoft Office funkcje te s zintegrowane z systemem ECM i dostpne bezporednio z aplikacji Word, Excel itp.
e) Zarzdzanie treciami internetowymi (CMS).
System ECM pozwala równie zarzdza treci umieszczana na stronach firmowych lub porta-lach. Procesy, które wykorzystuj treci internetowe, mog wykorzystywa dostpne w systemie ECM funkcjonalnoci (takie jak kontrola dostpu, moderacja, konfigurowanie przepływu pracy).
f) Przepływ pracy, obieg dokumentów oraz zarzdzanie procesami biznesowymi (BPM). Bardzo istotn cech kadego współczesnego systemu klasy ECM jest zapewnienie mechani-zmów zarzdzania przepływem pracy (workflow), marszrutami (obiegami) dokumentów oraz procesami biznesowymi. Procesy biznesowe najczciej mog by modelowane za pomoc notacji BPMN, EPC i BPEL. Ta pierwsza stała si obecnie standardem, poniewa (przynajmniej w załoe-niach) miała umoliwia uruchamianie procesów, a wraz z jzykiem UML stanowi doskonale uzupełniajce si narzdzie do tworzenia specyfikacji systemów informatycznych i procesów bizne-sowych. Po skonfigurowaniu procesów biznesowych system przydziela zadania oraz odpowiednie dokumenty odpowiedzialnym za nie pracownikom lub systemom informatycznym (zadania zautoma-tyzowane). Kady proces moe by monitorowany (np. jego postp lub status) oraz analizowany (np. redni czas realizacji, nieefektywne miejsca w procesie).
Zarzdzenie treci moe wspiera organizacj w poszukiwaniu istniejcej wiedzy w firmie, np. poprzez tworzenie tzw. map wiedzy – pracownik X w oddziale Y posiada wiedz dotyczc tematu Z itp. Jednak główna funkcja ECM to praca z informacj i dokumentami w formie elektronicznej. En-terprise Content Management obejmuje cały cykl ycia informacji (dokumentu), od momentu jej zaistnienia w firmie (np. poprzez zeskanowanie rachunku) a do jej usunicia.
Rozwizania informatyczne klasy ECM ewoluowały bardzo szybko, pojawiały si wic wci nowe elementy tych systemów, np. zwizane z wersjonowaniem dokumentu, kiedy kade jego uycie generuje nowe metadane dotyczce treci. Informacje o tym, jak i kiedy zawarto została wykorzy-stana, pozwala na stworzenie w systemie nowych opcji filtrowania, cieek wyszukiwania, przydzielania, firmowych taksonomii i folksonomii, sieci semantycznych i decyzji odnonie reguł za-rzdzania cyklem ycia dokumentu. W procesach decyzyjnych wykorzystuje si obecnie bardzo czsto
poczt elektroniczn i komunikatory internetowe. Nowoczesny system klasy ECM moe zapewni dostp do danych zwizanych z tego rodzaju komunikacj i wykorzystywa je w podejmowaniu de-cyzji biznesowych.
Rozwój w kierunku zintegrowanych rozwiza odzwierciedlał wspólny trend w brany oprogra-mowania: postpujc ewolucj w stron bardziej kompleksowych rozwiza. W zwizku z tym obecnie organizacje maj moliwo wdroenia jednego elastycznego systemu ECM do zarzdzania informacjami we wszystkich działach funkcjonalnych [6].
3. Uwagi kocowe dotyczce implementacji systemów klasy ECM
Jak mona wywnioskowa z poprzedniej czci artykułu, system ECM obejmuje praktycznie wszystkie procesy w organizacji, których celem jest wspieranie procesów gospodarczych poprzez: zbieranie (wyszukiwanie) istniejcych informacji (treci), tworzenie nowych informacji, sortowanie informacji, zarzdzanie informacj, dystrybuowanie (rozprowadzanie informacji). W zwizku z tym konieczne staje si zaplanowanie strategii i metodyki wdroeniowej oraz stosowanie odpowiedniego zarzdzania projektem. W trakcie opracowywania planu zarzdzania tego rodzaju projektem wdroe-niowym w organizacji powinno si uwzgldni nastpujce czynniki:
• cele i definicje projektu (czynniki sukcesu przedsibiorstwa, co jest głównym celem), • analiz wymaga,
• przepisy prawne (odpowiedzialno „zewntrzna”, np. prawo handlowe, odpowie-dzialno „wewntrzna”, np. ochrona danych, odpowieodpowie-dzialno za produkty i usługi itp.)
• strategi IT (architektura sprztu i oprogramowania, łatwo integracji z innymi apli-kacjami, dostpno na rynku midzynarodowym, usability).
• mo liwoci rynkowe i techniczne (obecna oferta na rynku, produkty powielarne vs. rozwizania dedykowane) [3, 11].
Jak wynika z dowiadcze osób zajmujcych si wdroeniami systemów wspomagajcych prac zespołow, w przypadku systemów ECM nie sprawdzaj si metodyki typu „wielki wybuch” (big-bang), poniewa wprowadzałyby zbyt duy chaos w funkcjonowaniu przedsibiorstwa. Otó wdro-enie takiego systemu wymaga podejcia etapowego, zwikszajcego stopniowo zakres funkcjonalny systemu działajcego w danym podmiocie gospodarczym. Etapy wdroenia systemu zarzdzania treci w przedsibiorstwie mog by nastpujce: zarzdzanie tylko wybranymi dokumentami, za-rzdzanie obiegiem wikszoci dokumentów przetwarzanych w kilku najwaniejszych procesach gospodarczych, zarzdzanie przepływem wszystkich dokumentów [13, 346–255].
Zarządzanie wybranymi dokumentami sprowadza si do: zarzdzania dostpem do niektórych dokumentów (za pomoc okrelania praw dostpu dla uytkowników), grupowania dokumentów we-dług okrelonych zasad i tworzenia hierarchii dokumentów, automatycznego (i półautomatycznego) opisywania dokumentów i nadawania im unikalnych identyfikatorów, wyszukiwania i przegldania oraz archiwizowania dokumentów.
Zarządzanie obiegiem wiĊkszoĞci dokumentów w wytypowanych procesach to kolejny etap wdroenia systemu. Jego realizacja pozwala na: sprawn dystrybucj dokumentów do poszczegól-nych adresatów (zarówno wewntrzposzczegól-nych, jak i zewntrzposzczegól-nych), ledzenie drogi dowolnego dokumentu wewntrz firmy (kto i kiedy otrzymał dany dokument, kiedy si z nim zapoznał, co z nim
112
zrobił itd.), natychmiastowe sprawdzenie u kogo znajduje si dany dokument i co si z tym doku-mentem dzieje, otrzymywanie raportów dotyczcych spraw nie załatwionych w terminie, czasów realizacji typowych zada itp.
Etap zarzdzania przepływem wszystkich dokumentów i zada moe by w praktyce zreali-zowany wyłcznie przy wsparciu systemu ECM przez system (moduł) zarzdzania przepływem pracy. W tym etapie nastpuje: okrelenie tzw. marszruty dokumentu, czyli drogi przepływu dokumentu we-wntrz firmy (od kogo do kogo jest on przekazywany, jakie warunki musz by spełnione, aby dokument mógł by przekazany), zapewnienie obiegu dokumentów zgodnego ze zdefiniowanymi pro-cedurami, co eliminuje dowolno istniejc w przypadku rcznego przekazywania dokumentów, automatyczne rejestrowanie zapisów dotyczcych marszruty dokumentów, informowanie przez sys-tem jakie czynnoci maj by wykonane przez pracownika przy realizacji danego kroku, lokalizowanie okrelonego dokumentu oraz sprawdzenie w jakiej fazie procedury znajduje si on w danym momen-cie.
Przejdziemy teraz do zaprezentowania przykładowego fragmentu wykazu prac wdro eniowych, zawierajcy najwaniejsze etapy procesu implementacyjnego.
Warto zwróci uwag na zadania 12 i 13 – zwizane z integracj systemu klasy ECM z systemem ERP. Jest to jeden z newralgicznych punktów projektu wdroeniowego, poniewa wymaga cisłej współpracy midzy dostawcami rozwiza IT. W polskich firmach najczciej wypełnianymi doku-mentami podlegajcymi integracji z innymi systemami s wnioski urlopowe oraz wszelkie rozliczenia zwizane z delegacjami czy samochodami słubowymi [10]. W przypadku duych i złoonych syste-mów ERP takich, jak np. SAP konieczne czsto jest skorzystanie ze specjalistycznych rozwiza np. SAP.NET Connector, Web Service Designer, iView, czy te Business Connectivity Services [14, 15]. Na zakoczenie tej czci artykułu naley podkreli, e systemy ECM faktycznie coraz czciej staj si centraln czci szeroko rozumianych systemów zarzdzania wiedz, w których wspomagaj przede wszystkim nastpujce działania: identyfikacj wiedzy, jej pozyskiwanie, rozwijanie, dzielenie si wiedz, korzystanie z niej i przechowywanie. W tym ujciu dokumenty i ich treci staj si noni-kami i ródłami wiedzy, rozumianej przede wszystkim jako umiejtno odczytywania i rozumienia kontekstu otrzymywanych informacji. M.in. dziki właciwemu „wkomponowaniu” systemów ECM w system zarzdzania wiedz moliwe staje si efektywne korzystanie z zasobów intelektualnych ca-łego przedsibiorstwa i praktyczna realizacja wizji organizacji samouczcej si.
Tabela 1. Przykładowy fragment wykazu prac wdroeniowych dla systemu klasy ECM
Lp. Opis zadania
I. ANALIZA PRZEDWDRO ENIOWA
1
Zebranie materiałów niezbdnych do sporzdzenia analizy przedwdroeniowej – wizyta w siedzibie klienta
2
Analiza przedwdroeniowa i opracowanie koncepcji wdroenia w zakresie nastpujcych obszarów: – obiegu faktur,
– obiegu dokumentów zewntrznych i wewntrznych, – schematów obiegów dokumentów,
– role poszczególnych uczestników w procesie obiegu dokumentów, – teczki w poszczególnych działach, ujednolicenie wykazu akt,
– zdefiniowanie raportów,
– integracja z systemem zewntrznym, np. klasy ERP, – integracja z urzdzeniami zewntrznymi, np. skaner
II. INSTALACJA i KONFIGURACJA
3 Instalacja i konfiguracja systemu na jednym serwerze (jednoserwerowa)
4
Dopasowanie systemu do infrastruktury IT klienta. Instalacja systemu na jednym stanowisku uytkownika kocowego
5 Wprowadzenie kont uytkowników oraz struktury organizacyjnej firmy
III. SZKOLENIA
6 Szkolenie administratora systemu w zakresie podstawowej konfiguracji
7 Szkolenie sekretariatu w zakresie obsługi korespondencji przychodzcej i wychodzcej
8 Szkolenie przedstawicieli działów w zakresie obsługi zamodelowanych procesów
IV. WDRO ENIE WŁA CIWE
9 Jednorazowy import bazy kontrahentów
10 Wykonanie procedury obiegu faktur
11 Wykonanie workflow (np. dla zapyta ofertowych, obsługi zamówienia, urlopów, delegacji itp.)
12
Opracowanie automatycznych importów danych z systemu ewidencji, w tym np.: – pobieranie kontrahentów z systemu ERP,
– pobieranie bazy produktów (ilo i cena),
– pobieranie faktur sprzedaowych i sald
13
Integracja z systemem ERP, w tym: – pobieranie kontrahentów z systemu ERP, – eksport dokumentów z systemu ECM do systemu ERP
14 Przygotowanie raportów
V. DOKUMENTACJA
15
Opracowanie dokumentacji wdroeniowej dot. obiegu dokumentu
16 Opracowanie dokumentacji technicznej dot. integracji z systemem zewntrznym
VI. INNE
17 Zarzdzanie projektem
18 Konsultacje zdalne w ramach przekazywanych prac lub na inne zadane tematy
19 Obsługa techniczna wdroenia
114 4. Podsumowanie
Właciwie truizmem jest stwierdzenie, e informatyka gospodarcza jest dziedzin bardzo dy-namiczn, która wyjtkowo szybko ulega zmianom, a co dzie rodz si w przedsibiorstwach tej brany nowe pomysły, metody, ulepszenia zwizane z wci niedoskonałymi technologiami kom-puterowymi. Projekty informatyczne dotyczce wdraania systemów ECM s szczególnie wraliwe na pojawiajce si zmiany w ich otoczeniu, a take w wewntrznym rodowisku realizacji. Ze wzgldu na złoono opisywanego tematu i ograniczenia objtociowe artykułu, przedstawione rozwaania naley traktowa jako wprowadzenie w dziedzin wykorzystania systemów ECM w za-rzdzaniu wiedz, majce przede wszystkim charakter identyfikacyjny i systematyzacyjny, a które z pewnoci bdzie wymagało dalszych prac badawczych.
Bibliografia
[1] Alalwan J.A., Weistroffer H.R., Enterprise content management research: a comprehensive review, Journal of Enterprise Information Management, Vol. 25 Iss: 5, Bingley 2012. [2] What is Enterprise Content Management (ECM)?,
http://www.aiim.org/What-is-ECM-En-terprise-Content-Management.aspx (5.07.2016).
[3] Boehn M.: Der Weg zum richtigen ECM-System. DMS/ECM-Loesungs-Guide, Isi Medien GmgH, München 2014.
[4] Davenport T.H., Prusak L.: Working Knowledge. How Organisation Manage What They Know, Harvard Business School Press, Boston 1998.
[5] Drelichowski L.: Czynniki determinujce zastosowanie narzdzi Business Intelligence w sek-torze MSP oraz zarzdzaniu regionalnym. W: Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Szczeciskiego nr 576, Studia Informatica nr 24, Szczecin 2009.
[6] http://pl.wikipedia.org/wiki/Enterprise_Content_Management (5.07.2016).
[7] Jarugowa A., Fijałkowska J.: Rachunkowo i zarzdzanie kapitałem intelektualnym, ODDK, Gdask 2002.
[8] Jelonek D.: Zarzdzanie wiedz jako czynnik wspomagajcy wdroenie zmian organizacyj-nych, [w:] Pozyskiwanie wiedzy i zarzdzanie wiedz. Prace Naukowe AE nr 1011, red. M.Owoc, AE, Wrocław 2004.
[9] Kleu T., Micheletti G., Roufka M.: Zarzdzanie treci w przedsibiorstwie: Od chaosu do produktywnoci, White paper IDC 2013.
[10] Marciniak M.: Zintegrowa wszystko ze wszystkimi, http://www.computerworld.pl/arty-kuly/363121_2/Zintegrowac.wszystko.ze.wszystkim.html (5.07.2016).
[11] Nonaka I., Takeuchi H.: Kreowanie wiedzy w organizacji, Poltext, Warszawa 2000. [12] Oleski J.: Standardy informacyjne w gospodarce, Wydawnictwo Uniwersytetu
Warszaw-skiego, Warszawa 1997.
[13] Wójtowicz R.: Zarys metodyki wdraania system zarzdzania obiegiem dokumentów w przedsibiorstwie, "Informatyka Ekonomiczna" nr 22, J. Korczak, H. Dudycz (red.), Prace Naukowe Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu nr 212, Wrocław 2011.
[14] Zacherl M.: So funktioniert Microsoft Sharepoint als Drehscheibe fuer SAP-Daten, Comput-erwoche, Ausgabe 2015–12, s. 14.
THE ECM SYSTEM AS AN IT SOLUTION SUPPORTING OF THE KNOWLEDGE MANAGEMENT IN AN ORGANISATION
Summary
The main goal of this article is to present synthetic and selected aspects relating to the content management systems in the enterprise. The first part of the article con-tains definitions of basic concepts of the described area. Then the article presents the characteristics of the main information technologies for knowledge management, and in particular ECM systems. The elaboration contains also the final comments regard-ing some implementation issues.
Keywords: Enterprise Content Management, IT-projects, document management, knowledge management
Radosław Wójtowicz
Katedra Technologii Informacyjnych Uniwersytet Ekonomiczny we Wrocławiu e-mail: radoslaw.wojtowicz@ue.wroc.pl
