Zastosowanie zintegrowanych systemów informatycznych zarządzania w procesie innowacyjnym

Pełen tekst

(1)Zeszyty Naukowe nr 753. 2007. Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie. Beata Barczak Katedra Procesu Zarzàdzania. Zastosowanie zintegrowanych systemów informatycznych zarzàdzania w procesie innowacyjnym 1. Wprowadzenie W artykule przedstawiono możliwości wykorzystania zintegrowanych systemów informatycznych zarządzania (ZSIZ) dla potrzeb innowacji. Przyjęto tu szeroki zakres innowacji obejmujący podstawowe zmiany o charakterze technicznym i organizacyjnym. Zintegrowany system informatyczny został zaprezentowany jako jeden z głównych czynników umożliwiających dokonywanie zmian organizacyjnych. W pierwszej części artykułu omówiono model systemu informacyjnego dla potrzeb innowacji, zwracając uwagę na wpływ technologii informacyjnej na generowanie innowacji. W części drugiej zaprezentowano przykład zintegrowanego systemu informatycznego zarządzania – Systemy SAP.com – rozwiązanie klasy ERP II dla dużych i średnich przedsiębiorstw, a także wyniki badań nad wdrażaniem zintegrowanych systemów informatycznych w wybranych przedsiębiorstwach. 2. Model systemu informacyjnego dla potrzeb innowacji 2.1. Innowacja a informacja. W interpretacji J.A. Schumpetera innowacje to nowe kombinacje zachodzące w następujących przypadkach [J.A. Schumpeter 1960, s. 104]:.

(2) 82. Beata Barczak. – wytworzenie nowego produktu lub wprowadzenie na rynek towarów o nowych właściwościach, – wprowadzenie nowej metody produkcji, – otwarcie nowego rynku zbytu, – zdobycie nowych źródeł surowców, – przeprowadzenie nowej organizacji jakiegoś przemysłu, np. utworzenie monopolu lub jego likwidacja. Zakres przedmiotowy tej definicji jest niezwykle szeroki i obejmuje podstawowe zmiany o charakterze technicznym i organizacyjnym. Obecnie innowacja może być rozumiana jako proces całościowy, obejmujący koncepcję teoretyczną, wynalazek techniczny oraz jego wdrożenie i dyfuzję. Koncepcja teoretyczna nowego pomysłu jest punktem wyjścia dla innowacji. Nowy pomysł nie jest jednak ani wynalazkiem, ani innowacją, lecz pozostaje jedynie pewną ideą albo zbiorem wiedzy. Dopiero proces przekształcenia go w nowe, realne produkty jest wynalazkiem [A. Pomykalski 2001, s. 17]. Innowacja może być rozumiana bardzo szeroko, jako każda myśl, idea, pomysł – słowem wszystko to, co jest spostrzegane przez jednostkę jako nowość, niezależnie od tego, czy jest to nowość w sensie obiektywnym. Tak rozumiana innowacja odnosi się do wszystkich zmian odczuwanych przez daną jednostkę jako nowe. Praktyka realizacji innowacji to wdrożenie, z jednej strony, wielu małych zmian, z drugiej zaś dokonywanie niewielu, ale znaczących, radykalnych zmian istniejących produktów i procesów. Radykalne innowacje, np. w dziedzinach technologii informacyjnych, biotechnologii, optoelektroniki, stymulują rozwój nowych branż przemysłu i usług. Proces ten realizowany w dłuższym czasie może spowodować zmianę systemu techniczno-ekonomicznego całej gospodarki. Innowacje, podobnie jak wszelka ludzka działalność materialna lub intelektualna, zawsze wytwarzają informacje. Jednocześnie myśl i działalność ludzka same potrzebują informacji, aby mieć twórczy charakter. Informacja powinna być we współczesnej gospodarce traktowana jako równoległy czynnik rozwoju obok zasobów kapitałowych, materiałowych i ludzkich. Informacja jest stymulatorem rozwoju wiedzy i działania organizacji. Jest to taki rodzaj zasobów, który pozwala na zmniejszenie naszej wiedzy o nas i otaczającym nas świecie. Od ilości i jakości informacji wewnątrz danego systemu zależy cel, jaki sobie dana organizacja zakłada, metody, jakie stosuje, oraz możliwości stałego doskonalenia praktycznej działalności. Dane i informacje stanowią bazę, na której jest budowana wiedza indywidualna i zbiorowa. Zasoby wiedzy podlegają ciągłym zmianom, które są przejawem procesu uczenia się organizacji [G. Probst, S. Raub, K. Romhardt 2002, s. 35]. Można wymienić dwa powody, dla których innowacja jest istotna [J. Brdulak 2003, s. 272]:.

(3) Zastosowanie zintegrowanych systemów…. 83. – innowacja oznacza powstanie czegoś nowego i wzbogacanie wiedzy, – innowacja oznacza wiedzę, na którą jest popyt – jest wtedy traktowana jako wynalazek wprowadzony na rynek i zaakceptowany przez gospodarkę rynkową. Najnowsze modele innowacji podkreślają, że produkcja wiedzy i innowacji jest procesem interaktywnym, w którym firmy wchodzą w interakcje z klientami, dostawcami i instytucjami wiedzy. Innowacja zatem jest produktem wiedzy; w każdej fazie procesu innowacyjnego wykorzystywane są odpowiednie jej zasoby. Tak rozumiana innowacja może być potraktowana jako proces uczenia się, na który składają się zmiany w obrębie zasobów wiedzy, tworzenie wspólnych wzorców działań oraz wzrost organizacyjnych kompetencji służących bieżącej działalności i rozwiązywaniu problemów. Innowacja wymaga gromadzenia specyficznej wiedzy i informacji użytecznych w działalności firmy. Firmę innowacyjną powinna cechować zdolność do akumulowania wiedzy i dzielenia się nią [W.M. Grudzewski, I. Hejduk 2000, s. 378]. 2.2. System informacyjny dla potrzeb innowacji. Przez system informacyjny rozumie się taki zbiór elementów, który wraz ze wszystkimi relacjami występującymi pomiędzy jego częściami składowymi tworzy całość i jest podporządkowany określonym celom działania. J. Kisielecki i H. Sroka określają system informacyjny jako wielopoziomową strukturę, która pozwala użytkownikowi tego systemu na transformowanie określonych informacji wejścia na pożądane informacje wyjścia za pomocą odpowiednich procedur i modeli [J. Kisielecki, H. Sroka 2005, s. 18]. Na ogół w systemie informacji wymienia się nadawców, kanały przepływu oraz odbiorców. W systemie informacji funkcjonującym dla potrzeb innowacji można wyróżnić: – nadawców, którzy powinni określoną informację przygotować i wysłać. Powinni oni monitorować otoczenie oraz prowadzić badania rynkowe popytu na innowacje; – odbiorców, którzy powinni określone rodzaje informacji otrzymać, a następnie je wykorzystać. Odbiorcami mogą być osoby zatrudnione w różnych działach przedsiębiorstwa: rozwoju, marketingu, finansów, zarządzania, produkcji; – kanały, którymi określone rodzaje informacji powinny przepływać, uwzględniające czas i długość dróg przepływu informacji oraz rodzaj technicznych środków ich przekazywania; – rodzaje informacji w sensie treści, które powinny być przekazywane, jeśli chodzi o innowacje..

(4) Beata Barczak. 84.

(5) . !

(6)

(7) . . ! $% " !" !

(8) !" & #" . . !!!

(9) # # !# . Rys. 1. Podstawowe analizowane elementy systemu informacji Źródło: [A. Pomykalski 2001, s. 174].. Funkcjonowanie systemu informacji, ukazane z perspektywy podstawowych elementów występujących w działaniu systemu informacji i ich przyczyniania się do skuteczności podejmowania decyzji oraz efektywności projektowania celów, kierunków i rodzajów innowacji, przedstawiono na rys. 1. 2.3. Technologia informacyjna (TI) a zarzàdzanie innowacjami. Technologię informacyjną definiuje się jako nabycie, przetwarzanie, przechowywanie i dystrybuowanie informacji głosowej, obrazkowej, tekstowej i numerycznej poprzez mikroelektroniczną kombinację urządzeń obliczeniowych i telekomunikacji. Podstawowe czynniki technologii informacyjnej i ich wzajemne relacje przedstawia rys. 2. Rozwój innowacji to wytworzenie czegoś, co może zostać wykorzystane dla potrzeb rynku, ale za każdym razem gdy nowy produkt, proces czy zmiany organizacyjne pojawiają się w gospodarce, zmienia się też otoczenie ekonomiczne i społeczne. Każda zmiana stwarza potencjał dla nowych potrzeb, które z kolei prezentują nowe możliwości. Technologia informacyjna jest innowacją stymulującą rozwój wszystkich dziedzin życia. Wynika to z faktu nieograniczonego komunikowania się społeczeństw za pośrednictwem globalnych sieci komputerowych. Technologia informacyjna bazująca na metodach i środkach technicznych informatyki jest jedną z najszybciej rozwijających się gałęzi przemysłu, co wynika głównie z wielości jej zastosowań. Metody i środki techniczne informatyki są obecnie stosowane powszechnie, zarówno w przemyśle i usługach, jak i w domach. Sektor informacyjny staje się coraz ważniejszym czynnikiem stymulowania wzrostu gospodarczego i obniżenia inflacji. Rozwój technologii informacyjnej oraz przemiany cywilizacyjne nie pozostają bez wpływu na zagadnienia szeroko pojmowanego biznesu. Przekształceniu podlegają więzi podmiotu gospodarczego z klientami, dostawcami oraz partnerami..

(10) Zastosowanie zintegrowanych systemów…. 85.

(11)

(12) . .

(13) . LUDZIE

(14)

(15)

(16)

(17) !

(18)

(19) .

(20)

(21) . ZASTOSOWANIE

(22)

(23)

(24)

(25)

(26)

(27) . PRODUKTY I KONCEPCJA

(28)

(29)

(30)

(31) . . Rys. 2. Podstawowe czynniki technologii informacyjnej i wzajemne relacje Źródło: [A. Pomykalski 2001, s. 194].. Istotna jest również rola biznesu w rozwoju technologii informacyjnej. Związki te są czynnikiem nowych wyborów strategicznych i przewag konkurencyjnych w biznesie. Współczesne przedsiębiorstwa zmuszone są do intensywnego dostosowywania swych strategii do zmian otoczenia. 3. Systemy informatyczne a zmiana 3.1. Wpływ technologii informacyjnych na zmiany. Zmiany sposobu wykonywania pracy są konieczne, aby korzyści z wykorzystania nowoczesnych technologii informatycznych zrównoważyły albo przewyższyły nakłady poniesione na ich implementację. Dopiero połączenie zmian organizacyjnych i technologii daje możliwość uzyskania przewagi konkurencyjnej, a co za tym idzie – zdyskontowania poniesionych nakładów. Możliwości innowacji, jakie stwarza technologia informacyjna, można podzielić na dziewięć kategorii [P. Lech 2004, s. 29]. 1) automatyzacja – to najczęściej stwierdzane ulepszenie, wynikające z zastosowania technologii informatycznej, polegające na wyeliminowaniu pracy ludzkiej z ustrukturyzowanych i powtarzalnych procesów;.

(32) 86. Beata Barczak. 2) informacja – zastosowanie technologii informacyjnej może dostarczyć niedostępnej do tej pory informacji, polepszyć jej jakość i skrócić czas dostępu do niej. Lepsza informacja może wpłynąć na podejmowane decyzje, dotyczące zarządzania, wykorzystania zasobów, chronologii wykonywanych procesów itd.; 3) sekwencyjność – TI mogą zmieniać sekwencję wykonywanych procesów albo doprowadzić do wykonywania kilku sekwencyjnych do tej pory procesów równolegle; 4) śledzenie – nowe techniki umożliwiają śledzenie położenia w przestrzeni wielu obiektów. Informacja o aktualnym położeniu jest istotna dla planowania przedsięwzięć logistycznych; 5) analiza – dzięki TI duże ilości danych mogą zostać poddane szybkiej obróbce w dowolny sposób, mogą być porównywane i poddawane dowolnym analizom. Proste decyzje mogą być podejmowane automatycznie lub sugerowane odpowiedzialnej osobie; 6) łamanie barier geograficznych – technologia informatyczna pozwala na przezwyciężenie barier geograficznych. Telegraf i telefon pozwoliły na komunikowanie się w czasie rzeczywistym, globalna sieć umożliwia ludziom z różnych miejsc świata pracować w ramach organizacji wirtualnej, tak jakby znajdowali się obok siebie, telekonferencje umożliwiają odbywanie obrad i narad bez podróżowania; 7) integracja – nowe technologie umożliwiają integrację przestrzenną rozproszonych zasobów w organizacji wirtualnej, integrację procesów gospodarczych w ramach jednego przedsiębiorstwa, łamiącą granice podziałów funkcjonalnych, a także integrację w ramach łańcucha dostawcy–odbiorcy; 8) intelekt – wartości intelektualne i wiedza zyskują coraz bardziej na znaczeniu jako element łańcucha wartości. Wiedza jest przez wiele organizacji uważana za jeden z ważniejszych składników aktywów. Technologia informatyczna pozwala na dystrybucję wiedzy w ramach organizacji poprzez tworzenie baz wiedzy czy systemów ekspertowych, dzięki czemu poziom wiedzy przestaje być uzależniony ściśle od zatrudnionych w organizacji specjalistów; 9) usuwanie pośredników – nieograniczona dostępność informacji w czasie rzeczywistym niweluje przewagę pośredników, polegającą na ekonomii skali i asymetrii informacji. Dostawcy mogą komunikować się bezpośrednio ze swoimi klientami, włączając ich nawet w proces projektowania dostarczanych im dóbr czy usług. Klienci z drugiej strony za pomocą mediów, tj. telegazety czy sieci WWW, mogą uzyskać dane dotyczące ofert różnych dostawców, porównywać je i wybrać produkty najbardziej odpowiadające ich potrzebom. Powyższe kategorie polegają na udostępnianiu, przesyłaniu i analizie informacji, której do tej pory, ze względów technologicznych, nie można było uzyskać. Nowa.

(33) Zastosowanie zintegrowanych systemów…. 87. jakość informacji jest czynnikiem, który powoduje zmiany, natomiast technologia informacyjna jest narzędziem umożliwiającym uzyskanie tej informacji. 3.2. Systemy zintegrowane jako czynnik stymulujàcy zmiany organizacyjne. Zintegrowany system informatyczny, jakim jest np. system ERP1, stanowi czynnik umożliwiający dokonywanie zmian organizacyjnych. Reorganizacja procesów stanowi dla przedsiębiorstwa wielkie wyzwanie, ponieważ wymusza zmianę dotychczasowej strategii i przebiegu czynności realizacji zadań, metod i sposobów pracy oraz dróg i metod podejmowania decyzji. W działalności gospodarczej wymagane jest podejście elastyczne, innowacyjne, zorientowane na klienta, jakość i szybkość działania oraz obniżenie kosztów. Zintegrowane systemy informatyczne stwarzają techniczne możliwości obsługi tych procesów gospodarczych. Rola systemów zintegrowanych polega na udostępnianiu aktualnych i dopasowanych do potrzeb użytkowników informacji wielu osobom i w wielu miejscach organizacji oraz na umożliwianiu jednoczesnej centralizacji i decentralizacji wybranych działalności. Systemy klasy ERP pozwalają na odwzorowanie organizacji procesowej przedsiębiorstwa, a niektóre wspomagają modelowanie procesów gospodarczych za pomocą specjalistycznych narzędzi i referencyjnych modeli procesów, np. SAP R/3 Business Engineer, Oracle Business Process Modeller. Rola systemów klasy ERP w zmianie procesów przedsiębiorstwa nie ogranicza się jedynie do umożliwienia wykonywania czynności w nowy sposób poprzez dostarczanie informacji o niemożliwej do uzyskania w inny sposób jakości i zasięgu. 3.3. Rola zmian organizacyjnych we wdra˝aniu zintegrowanych systemów informatycznych zarzàdzania. Istnieją dwie koncepcje wprowadzania zmian organizacyjnych. Jedna stwarza konieczność wykonania zmian w celu dopasowania struktury przedsiębiorstwa do wymagań stawianych przez system, druga zaś postuluje konieczność wykonania reengineeringu przed wdrożeniem systemu. Przy wdrażaniu systemu zintegrowanego można wyróżnić dwa poziomy zmian [P. Lech 2004, s. 58]: – zmiany wymuszone przez system, polegające na dopasowaniu struktury organizacyjnej do wymagań ZSIZ, – zmiany wspomagane przez system. 1. System ERP jest uważany obecnie za najwyższą formę systemu zintegrowanego. W systemie ERP rozszerzono zakres systemów MRP II o problematykę wartościową oraz dodano obsługę innych zakresów niezwiązanych z produkcją i jej rozliczaniem (np. dystrybucja, zaopatrzenie, zarządzanie zasobami ludzkimi itd.). W odróznieniu od MRP II nie zdefiniowano formalnego standardu dla ERP, co jednak nie wpływa na pojawienie się coraz większej liczby zwolenników tego systemu [J. Kisielecki, H. Sroka 2005, s. 234]..

(34) Beata Barczak. 88. Pierwsze z nich to zmiany konieczne do udanego wdrożenia i wykorzystania systemu zintegrowanego. Struktura systemu, a także metodologie wdrażania ZSIZ narzucają dokonanie tych zmian w trakcie procesu implementacji. W skrajnych przypadkach może dojść do uruchomienia systemu zintegrowanego bez przeprowadzenia minimum zmian organizacyjnych, co prowadzić będzie do zautomatyzowania dotychczasowych procedur, skutkującego brakiem znaczącej poprawy funkcjonowania organizacji. Zmiany konieczne do prawidłowego funkcjonowania systemu dotyczą integracji procesów gospodarczych i przepływu informacji w organizacji. Drugi poziom zmian jest wspierany przez system zintegrowany, aczkolwiek nie jest konieczny do jego prawidłowego użytkowania i uzyskiwania podstawowych korzyści związanych z integracją danych i procesów. Jednym z ważniejszych skutków organizacyjnych stosowania zintegrowanych systemów zarządzania jest zmiana sposobu postrzegania organizacji z funkcjonalnego na procesowy. Procesowe postrzeganie organizacji łączy się z koncepcją radykalnych zmian organizacyjnych zwaną reengineeringiem procesów gospodarczych. Koncepcja ta jest stosowana jako pierwszy etap implementacji systemów ERP. Zmiana sposobu myślenia o organizacji ma skutkować koncentracją działalności nie wokół wykonujących zbliżone do siebie zadania pionów funkcjonalnych, a wokół procesów zorientowanych na klienta, mających dokładnie sprecyzowane wejścia i wyjścia w postaci dostarczanej klientowi wartości dodanej. 4. Systemy SAP.com – rozwiàzanie klasy ERP II dla du˝ych i Êrednich przedsi´biorstw 4.1. Cechy systemu. Platforma e-biznesowa mySAP.com 2 jest rodziną oprogramowania i usług dających możliwość efektywnej współpracy klientom, partnerom i pracownikom organizacji w dowolnym czasie i miejscu. Jądrem platformy mySAP.com jest transakcyjny system ERP-SAP R/3, zawierający niezwykle bogaty pakiet funkcjonalności, wspierającej procesy wewnętrzne przedsiębiorstwa. W skład systemu SAP R/3 wchodzą obszary funkcjonalne, takie jak: – logistyka, – finanse,. 2. Opis systemu oparty jest na materiałach informacyjnych firm SAP Polska, MBS-Navision oraz Matrix.pl..

(35) Zastosowanie zintegrowanych systemów…. 89. – zasoby ludzkie, – basis3. Poniżej przedstawione zostaną w skrócie obszary funkcjonalne systemu SAP R/3, w celu ukazania stopnia jego złożoności i możliwości jego wykorzystania do wspomagania funkcjonowania organizacji gospodarczej (tabela 1). Tabela 1. Obszary funkcjonalne i moduły SAP R/3 Obszary funkcjonalne. Moduły. Logistyka. SD – Sprzedaż i dystrybucja, MM – Zarządzanie materiałami, QM – Zarządzanie jakością, PM – Utrzymanie zakładu, PP – Planowanie i kontrola produkcji, PS – System zarządzania projektami. Finanse. FI – Rachunkowość finansowa, TR – Treasury, CO – Controlling, EC – Controlling strategiczny, IM – Zarządzanie inwestycjami, PS – Zarządzanie projektem, 1S-RE – Zarządzanie nieruchomościami. Zasoby ludzkie. Gospodarka kadrowa, Zarządzanie czasem pracy, Rozliczanie listy płac, Zarządzanie szkoleniami, Zarządzanie organizacją, Zarządzanie podróżami służbowymi, System informacyjny. Basis. Zawiera narzędzia administracji systemem, środowisko developerskie ABAP Workbench, służące do samodzielnego rozszerzania aplikacji o nowe raporty i funkcjonalności, aplikacje i interfejsy komunikacyjne oraz oprogramowanie zarządzające pracą biurową. W skład części basis wchodzą również narzędzia do modelowania procesów gospodarczych i struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa oraz środowisko wdrożeniowe systemu R/3, używane podczas dostosowania systemu do potrzeb organizacji w procesie parametryzacji. Źródło: opracowanie własne.. 3 Część basis to aplikacje służące do utrzymania i rozwoju systemu: język programowania ABAP, aplikacje: moduł „Zarządzanie organizacją”, komunikacyjne, archiwizujące, umożliwiające instalację systemu na różnych platformach sprzętowych..

(36) Beata Barczak. 90. Ponadto platforma mySAP.com oferuje następujące produkty: – zarządzanie relacjami z klientem – system CRM cechujący się bogatą funkcjonalnością w zakresie zarządzania kontaktami i relacjami z klientem, – zaawansowane planowanie i optymalizacja – oferujący dodatkowe funkcje w zakresie zarządzania zapasami magazynowymi, optymalizacją wielkości dostaw, planowaniem wykorzystania środków transportu, – workplace – internetowe środowisko wymiany informacji w ramach organizacji, – market place – internetowe środowisko wymiany informacji pomiędzy uczestnikami rynku, – hurtownia danych – narzędzie do sporządzania skomplikowanych raportów, bazujących na danych z systemu transakcyjnego, – zarządzanie strategiczne – SEM – rozwiązanie umożliwiające planowanie strategiczne i wizualizację strategii przedsiębiorstwa (np. w postaci strategicznej karty wyników), analizy trendów, symulacje, – zakupy elektroniczne – aplikacja umożliwiająca synchronizację procedur związanych z zamówieniami w przedsiębiorstwie, optymalizację zamawianych partii, wybór najlepszej oferty itp. 4.2. Rozwiàzania biznesowe. Tworzenie przewagi konkurencyjnej za pomocą nowoczesnej technologii nie polega na uruchomieniu w przedsiębiorstwie jak największej ilości skomplikowanych systemów i produktów, ale na ich twórczym wykorzystaniu, w celu rozwiązania problemów organizacyjnych i zwiększenia wartości dodanej dla klientów. Właśnie dlatego mySAP.com łączy swoje produkty w gotowe rozwiązania biznesowe (tabela 2). Tabela 2. Produkty komercyjne mySAP.com System mySAP Enterprise Portals. Obszar zastosowania Jest to portal korporacyjny, zorganizowany w oparciu o pełnione przez użytkowników role. Umożliwia zainteresowanym dostęp poprzez wykorzystanie technologii przeglądarek internetowych oraz alternatywnych sposobów bezprzewodowej komunikacji do przygotowanych specjalnie dla nich aplikacji, informacji i usług w przedsiębiorstwie i poza nim. mySAP Enterprise Portals posiada mechanizmy pozwalające na integrację informacji pochodzą-.

(37) Zastosowanie zintegrowanych systemów…. 91. cd. tabeli 2 System. Obszar zastosowania cych z różnych, technologicznie heterogenicznych aplikacji oraz zarządzanie zawartością informacyjną publikowaną na stronach portalu. W celu ochrony informacji mySAP Enterprise Portals wykorzystuje najnowocześniejsze mechanizmy zabezpieczania przesyłanych danych. mySAP Supply Chain Management. Jest to zintegrowane rozwiązanie służące do zarządzania nowoczesnym, sieciowym łańcuchem dostaw – począwszy od fazy projektowania wyrobu do wyboru źródeł zaopatrzenia, od planowania popytu na wyroby do sterowania ich fizyczną dystrybucją. Dzięki mySAP SCM współpracujące firmy partnerskie mogą szybko wykryć nowy popyt na rynku i wykorzystać tę informację w całym łańcuchu powiązań logistycznych i kooperacyjnych. Planowanie i wykonanie planu jest tu na bieżąco synchronizowane, a gdy pojawi się niedobór produktu – jest jeszcze czas, by skutecznie zareagować i przeciwdziałać negatywnym skutkom niespełnienia potrzeb klienta. Krótko mówiąc: dzięki mySAP SCM pojawia się możliwość przekroczenia granic firmy i stworzenia w pełni kooperacyjnego łańcucha dostaw. Daje to szansę na zmniejszenie zapasów, zwiększenie zwrotu kapitału ze środków trwałych, polepszenie jakości produktów oraz na szybkość działania i zdolność do odpowiedniej reakcji na zmiany – tak potrzebne w nowoczesnej gospodarce. mySAP SCM jest złożony z kompletnych i zintegrowanych narzędzi niezbędnych do planowania i realizacji zadań łańcucha dostaw. Tworzą one platformę współpracy na wszystkich szczeblach planowania, od strategicznego, poprzez taktyczny, aż do operacyjnego włącznie. Firmy partnerskie mogą współpracować ze sobą we wszystkich istotnych obszarach logistycznych, takich jak przyjmowanie zamówień klientów lub śledzenie zapasów i dostaw.

(38) Beata Barczak. 92. cd. tabeli 2 System. Obszar zastosowania. mySAP Financials. Jest to rozwiązanie finansowe, zintegrowane z potencjałem platformy kooperacyjnego e-biznesu mySAP.com. Zawiera ono funkcje konieczne do prowadzenia rachunkowości finansowej, rachunku kosztów i controllingu, do sporządzania sprawozdań korporacyjnych, sporządzania analiz finansowych i zarządzania wolnymi środkami. Integracja funkcji finansowych z rozwiązaniami e-biznesowymi mySAP.com umożliwia uzyskanie aktualnych informacji o stanie finansów przedsiębiorstwa w dowolnym czasie i miejscu. mySAP Supplier Relationship Management (mySAP SRM). Jest to kompletne rozwiązanie, które dostarcza wszystkich narzędzi potrzebnych do lepszej oceny, wydajnej współpracy oraz większego zaangażowania dostawców. To kompleksowe rozwiązanie, wykorzystujące mySAP. e-Procurement. Są to zakupy elektroniczne. Rozwiązanie oparte jest na sprawdzonej technologii biznesowej stosowanej na całym świecie. Dzięki temu zapewnia ono efektywność działań biznesowych, niższe koszty i większe zyski. mySAP SRM. Umożliwia analizę relacji z dostawcami, pozwalając na wybór najlepszych z nich, zredukowanie ryzyka oraz skrócenie czasu ustalania źródła dostaw. Zaletę tego rozwiązania stanowi przejrzysty wgląd we wszystkie obszary działania organizacji, dzięki któremu można sformułować lepsze strategie dostaw, łatwiej znaleźć nowych dostawców, ocenić ich skuteczność i jakość działania, a także zarządzać kontraktami zaopatrzeniowymi i negocjować ich warunki. Dzięki mySAP SRM wszyscy dostawcy mogą bez utrudnień i przy niewielkim nakładzie kosztów uczestniczyć we wspólnych procesach biznesowych. mySAP Product Lifecycle Management (mySAP PLM). Jest to jedyne dostępne obecnie rozwiązanie e-biznesowe umożliwiające zaangażowanie partnerów biznesowych we współpracę przy zarządzaniu projektem, rozwoju produktu oraz zarządzaniu majątkiem trwałym i jakością. mySAP PLM integruje wszystkich uczestników procesu rozwoju produktu: projektantów,.

(39) Zastosowanie zintegrowanych systemów…. 93. cd. tabeli 2 System. Obszar zastosowania dostawców, producentów i klientów. Projektowanie nie jest już linearnym łańcuchem wartości, lecz wielopłaszczyznową, kooperacyjną społecznością skoncentrowaną na realizacji wspólnego celu. Rozwiązanie to jest idealne dla każdej firmy wymagającej aktywnego zarządzania jakością w celu zwiększenia efektywności urządzeń i optymalizacji pracy całego zakładu. Jest ono również niezbędne w każdej branży, w której koszty związane z gospodarką remontową oraz niezawodność sprzętu bezpośrednio wpływają na rentowność. mySAP Human Resources. Jest to kompletne rozwiązanie umożliwiające zarządzanie działem personalnym przedsiębiorstwa. Umożliwia ono m.in. administrację kadrami, zarządzanie czasem pracy, rachubę płac, zarządzanie strukturą organizacyjną, obsługę rekrutacji oraz zarządzanie szkoleniami. mySAP SEM. Jest to zestaw rozwiązań bazujących na koncepcji Business Intelligence wspomagających proces zarządzania strategicznego. Jest on w pełni zintegrowany z pozostałymi elementami platformy mySAP.com, wykorzystuje możliwości Internetu i pozwala m.in. na: realizację różnych systemów informacji strategicznej, takich jak strategiczna karta wyników czy zarządzanie przez wartość (Value Based Management), wizualizację strategii i wykorzystanie różnych instrumentów jej realizacji, skuteczną komunikację i dystrybuowanie informacji pomiędzy wszystkimi, którzy są włączeni w realizację celów firmy, aktualizację i dostosowanie strategii w związku ze zmianami w otoczeniu rynkowym, monitorowanie kluczowych czynników sukcesu z wykorzystaniem wewnętrznych i zewnętrznych wskaźników porównawczych (benchmarking), analizę i optymalizację efektywności w oparciu o realizowany model biznesowy.

(40) Beata Barczak. 94. cd. tabeli 2 System. Obszar zastosowania. mySAP Business Intelligence. Jest to miejsce integracji i syntezy informacji zbieranych ze wszystkich dostępnych zasobów informacyjnych firmy. Wykorzystanie danych z poszczególnych komponentów platformy mySAP.com pozwala na stworzenie analiz biznesowych, które istotnie wpłyną na jakość i szybkość podejmowanych decyzji biznesowych. mySAP Exchanges. Jest jedynym na rynku kompletnym rozwiązaniem oferującym obsługę pełnego wachlarza scenariuszy kooperacyjnych między firmami za pośrednictwem Internetu. Zapewnia ono infrastrukturę niezbędną do funkcjonowania wirtualnych rynków, która umożliwia wielu organizacjom dokonywanie zakupów, sprzedaż oraz prowadzenie biznesu kooperacyjnego. Rozwiązanie to pozwala na realizację nie tylko zakupów elektronicznych, ale także złożonych usług kooperacyjnych, takich jak wspólne projektowanie czy planowanie. Umożliwia to skrócenie czasu projektowaniu produktów, optymalizację relacji z klientami i zwiększenie produktywności. Źródło: opracowanie własne na podstawie materiałów informacyjnych firm SAP Polska, MBS-Navision oraz Matrix.pl.. 4.3. Narz´dzie współpracy. Rozwiązania mySAP.com stanowią idealne narzędzie współpracy w zintegrowanym, opartym na globalnej sieci łańcuchu dostaw. mySAP.com to znacznie więcej niż system informatyczny – jest to sposób prowadzenia działalności oparty na nowoczesnej technologii informacyjnej. Mnogość rozwiązań wchodzących w skład platformy mySAP.com daje możliwość wypracowania rozwiązania biznesowego umożliwiającego osiągnięcie przewagi konkurencyjnej zarówno wielkim korporacjom, jak i dynamicznie rozwijającym się przedsiębiorstwom średniej wielkości. Korzyści, jakie można osiągnąć opierając działalność przedsiębiorstwa na e-biznesowej platformie mySAP.com, są następujące: – integracja łańcucha dostaw, zacieśnienie kontaktów z dostawcami i klientami, – integracja i optymalizacja procesów gospodarczych, – zwiększenie produktywności majątku poprzez szczegółowe planowanie i synchronizację procesów w łańcuchu wartości dodanej,.

(41) Zastosowanie zintegrowanych systemów…. 95. – zmniejszenie zapasów dzięki optymalizacji dostaw, – dostęp do aktualnych i spersonifikowanych informacji w dowolnym czasie i miejscu, – zwiększenie wiedzy organizacji poprzez jej magazynowanie i przepływ. 4.4. Synteza wyników badaƒ nad wdra˝aniem zintegrowanych systemów informatycznych w wybranych przedsi´biorstwach. Tabela 3 przedstawia syntezę wyników badań nad wdrażaniem zintegrowanych systemów informatycznych w ośmiu wybranych przedsiębiorstwach różnych branży. Tabela 3. Wpływ ZSIZ i reorganizacji procesów na działalność wybranych polskich przedsiębiorstw Firma. 1. 2. Powody wdrożenia. Stopień reorganizacji. Korzyści z wdrożenia. Korzyści z reorganizacji. Słaba wydajność dotychczasowych systemów, brak informacji kosztowo-zarządczych. Zmiany dotyczące obiegu dokumentów, wykonywane w trakcie wdrożenia. Zmniejszenie kosztów obsługi i administracji TI, lepsza jakość danych, szybsze raportowanie, kontrola dostępności, zasobów i wyrobów gotowych. Nie wystąpiły. Potrzeba centralizacji ujednolicenia przepływu informacji we wszystkich browarach wchodzących w skład tworzącej się grupy, potrzeba wprowadzenia systemu wspierającego całościowo nową strukturę. Modelowanie procesów gospodarczych, wdrożenie poprzedzone zamianami organizacyjnymi, dotyczącymi integracji przepływu informacji i planowania zasobów. Zapewnienie spójnej i homogenicznej informacji wszystkim jednostkom wchodzącym w skład grupy. Lepsze wykorzystanie mocy produkcyjnych poprzez centralne planowanie zasobów.

(42) Beata Barczak. 96. cd. tabeli 3 Firma. 3. 4. 5. Powody wdrożenia. Stopień reorganizacji. Korzyści z wdrożenia. Korzyści z reorganizacji. Potrzeba szczegółowej kontroli kosztów, potrzeba wdrożenia elastycznego systemu, wspierającego zmiany organizacyjne obecnie, jak i w przyszłości. Reorganizacja procesów po wdrożeniu systemu, identyfikacja głównych grup klientów i utworzenie odrębnych jednostek organizacyjnych do obsługi każdej grupy, wsparcie nowej struktury organizacyjnej przez wdrożony wcześniej system. Dostępność informacji zarządczej, redukcja redundancji przy wprowadzeniu danych, zmniejszenie kosztów utrzymania systemu w związku z centralizacją utrzymania systemu. Większa koncentracja na klientach, lepsze rozpoznanie potrzeb klientów, lepsze dopasowanie wyrobów i usług towarzyszących do potrzeb klientów, zwiększenie szybkości i dokładności obsługi klientów. Potrzeba dostarczania informacji zarządczo-controllingowych, potrzeba monitorowania kosztów i w konsekwencji znacznego ich zmniejszenia, potrzeba osiągnięcia większej elastyczności w zakresie obsługi przedsiębiorstwa wielozakładowego. Modelowanie istnie- Spójna informacja jących procesów w obrębie całej gospodarczych firmy przed wdrożeniem, niewielkie zmiany w trakcie wdrożenia, tak ażeby nie powodować zakłóceń, przesunięcie działań z jednych jednostek organizacyjnych do innych, tak aby procesy były bardziej skoncentrowane. Brak wsparcia poprzedniego systemu przez producenta, co uniemożliwiało jego rozwój, brak przygotowania poprzedniego systemu od 2000 r., koncepcja ujednolicenia systemów informatycznych w ramach grupy kapitałowej. Analiza procesów gospodarczych i opis stanu istniejącego przed wdrożeniem, procesowy charakter wdrożenia, niepowiązany z głębokim reengineeringiem. Skrócenie czasu trwania procesów. Łatwość i szybkość Usprawnienie proceuzyskania potrzeb- su sprzedaży nej informacji zarówno dla pracowników, jak i zarządu, system przyjazny dla użytkownika, uzyskanie elastycznego systemu umożliwiającego w prosty sposób implementowanie koniecznych zmian, zintegrowanie działu produkcji z resztą systemu.

(43) Zastosowanie zintegrowanych systemów…. 97. cd. tabeli 3 Firma. Powody wdrożenia. Stopień reorganizacji. Korzyści z wdrożenia. Korzyści z reorganizacji. Modelowanie procesów gospodarczych przed rozpoczęciem wdrożenia przez firmy konsultingowe, przeanalizowanie 12 procesów, reorganizacja 2 procesów dotyczących obsługi klienta. Lepszy i szybszy dostęp do informacji, lepsza jakość informacji. Skrócenie czasu wykonywania procesów fakturowania klientów oraz wydawania warunków technicznych. 6. Redundancja czynności spowodowana koniecznością wpisywania danych do kilku systemów, utrudniony dostęp użytkowników do informacji, potrzeba racjonalizacji zarządzania finansami, potrzeba uproszczenia wybranych procesów eksploatacyjnych, remontowych i inwestycyjnych Brak możliwości budżetowania projektów, wprowadzanie nowego systemu raportowania. Zmiany w procesach informacyjnych, dobre zmiany organizacyjne. Możliwość prowaNie wystąpiły dzenia budżetów, zmniejszenie stanu zapasów dzięki lepszej informacji o stanach magazynów, lepszy dostęp do informacji. Niemożność wsparcia informacyjnego nowej struktury organizacyjnej. Gruntowna reorganizacja kluczowego procesu zbierania zamówień i dystrybucji. Brak korzyści w obszarze finansowo-księgowym, nowa informacja o użytkowanych przez klientów akcesoriach, informacja na temat rozrachunków i kontaktów z klientami. 7. 8. Redukcja zatrudnienia, redukcja stanu zapasów, większa kontrola pracowników terenowych, zwiększona liczba zamówień. Objaśnienia: 1 – przedsiębiorstwo przemysłu chemicznego, 2 – przedsiębiorstwo branży spożywczej, 3 – producent sprzętu komputerowego i oprogramowania, 4 – przedsiębiorstwo przemysłu chemicznego 2, 5 – przedsiębiorstwo branży spożywczej 2, 6 – przedsiębiorstwo branży energetycznej. Źródło: opracowanie na podstawie [P. Lech 2004].. Przedstawiciele ośmiu badanych przedsiębiorstw polskich wyraźnie oddzielali korzyści wypływające z wdrożenia systemu od efektów przeprowadzonej reorganizacji. Samo wdrożenie systemu ERP spowodowało: – wyeliminowanie redundancji przy wprowadzaniu danych do systemu, – ujednolicenie informacji w obrębie przedsiębiorstwa,.

(44) 98. Beata Barczak. – łatwość uzyskiwania informacji z systemu przez jego użytkowników, bez potrzeby odwoływania się do pomocy informatyków, – lepszą jakość i dopasowanie informacji do potrzeb użytkowników, – zmniejszenie kosztów administracji systemu, ze względu na centralizację czynności związanych z wdrożeniem systemu zintegrowanego zmian organizacyjnych. Czynności w zakresie zmiany procesów gospodarczych skutkowały bezpośrednio usprawnieniem działania organizacji, a wielkość tych usprawnień i ich wpływ na skuteczność działania organizacji jako całości zależała bezpośrednio od skali i zakresu zmian, czyli od tego, jakie procesy były zmieniane i jak głębokie były te zmiany. Najlepsze efekty uzyskały te przedsiębiorstwa, które dokonały głębokiej reorganizacji procesów gospodarczych kluczowych z punktu widzenia klienta zewnętrznego. Zaprezentowane powyżej przykłady potwierdzają postawione we wcześniejszych rozdziałach tezy o możliwościach reorganizacyjnych tkwiących w twórczym wykorzystaniu zintegrowanych systemów ERP. Literatura Brdulak J. [2003], Zarządzanie wiedzą w procesie innowacji produktu na przykładzie firmy SANrise [w:] Trans 2003. Wspólna Europa. Innowacyjność w działalności przedsiębiorstw, red. H. Brdulak, T. Dołęgowski, Difin, Warszawa. Grudzewski W.M., Hejduk I. [2000], Zarządzanie innowacjami w organizacji, „Ekonomika i Organizacja Przedsiębiorstwa”, nr 10. Kisielecki J., Sroka H. [2005], Systemy informacyjne biznesu. Informatyka dla zarządzania, Placet, Warszawa. Lech P. [2004], Zintegrowane systemy zarządzania ERP/ERP II. Wykorzystanie w biznesie, wdrożenia, PWN, Warszawa. Pomykalski A. [2001], Zarządzanie innowacjami, PWN, Warszawa–Łódź. Probst G., Raub S., Romhardt K. [2002], Zarządzanie wiedzą w organizacji, Oficyna Ekonomiczna, Kraków. Schumpeter J.A. [1960], Teoria rozwoju gospodarczego, PWN, Warszawa. Application of Integrated IT Managerial Systems in the Innovation Process In this article, the author presents the possibilities for using integrated IT management systems to assist innovation. The author adopts a broad scope of innovation, covering basic technical and organisational changes. She presents the integrated IT system as one of the main factors enabling the implementation of organisational change. In the first part of the article, the author presents a model of an IT system designed to assist innovation, while drawing attention to the impact of information technology on generating innovation. In the second part, the author presents an example of an integrated IT management system – SAP. com systems, an ERP II class solution for large and medium-sized enterprises – as well as the results of studies on the implementation of integrated IT systems in selected enterprises..

(45)