Małgorzata Praczyk-Jędrzejczak
Biblioteka Uniwersytecka w NUKat,
NUKat w Bibliotece Uniwersyteckiej
Biblioteka 10 (19), 191-199
N R 10 (19) B IB L IO T E K A 2006
M AŁGORZATA PR A C Z Y K -JĘ D R Z E JC Z A K
Biblioteka Uniwersytecka w NUKat,
NUKat w Bibliotece Uniwersyteckiej*
2 stycznia 2006 roku m inął rok od przystąpienia B iblioteki Uni wersyteckiej w Poznaniu do pełnego w spółtw orzenia katalogu centralnego N U K at. Rocznica skłan ia do pew nych refleksji.
Analizując tę w spółpracę należy cofnąć się do roku 2000, a więc do okresu sprzed uruchom ienia katalogu centralnego. O d tego bowiem roku datu je się w spółpraca BU z C entraln ą K a rto te k ą Haseł Wzorcowych (CKHW7) — bazą, k tó ra stała, się zalążkiem N U K at.
1. W s p ó łp r a c a B U z C K H W
C en traln a K a rto te k a H aseł W zorcowych powstała, w 1993 roku i prowadzo na, była, przez biblioteki stosujące oprogram ow anie V TLS (Virginia, Tech Li b rary System ).
Zasady w spółpracy określone były bardzo jasno — biblioteka musiała, od powiednio przygotow ać się do pracy, zainstalow ać odpow iednie oprogra mowanie um ożliw iające w prow adzanie danych oraz przeszkolić personel. W ytypow ano osobę odpow iedzialną za w spółpracę z CK HW , k tó ra zobo w iązana b yła wykazać się odpow iednią w iedzą z zakresu tw orzenia różnych rodzajów haseł, um iejętnościam i obsługi innego system u kom puterowego oraz przyjąć procedury stosow ane w CK HW . A by dobrze przygotow ać się do nowych zadań, zorganizowano staże i szkolenia w bibliotekach, które już
192 M A ŁG O RZA TA P R A C Z Y K -JĘ D R Z E JC Z A K
dla C K H W pracowały. N astępnie należało zdać egzam in w B U W - k tó ra za C K H W odpow iadała - oraz zorganizować sobie w arsztat pracy, przeszko lić współpracowników. 13 czerwca 2000 roku zdałam ta k i egzam in i w ła ściwie n a z a ju trz BU p rzy stą p iła do w spółtw orzenia CK H W . Od tego czasu możemy tworzyć nowe i modyfikować już istniejące h a sła wzorcowe; wzbo gacam y tym sam ym naszą lokalną bazę d b ając jednocześnie o jej czystość i spójność prezentow anych danych.
H asła wzorcowe tw orzym y w program ie, w k tóry m pracuje kartoteka, obecnie jest to system V irtu a. H asła kopiujem y jed n a k do naszej bazy lo kalnej z kopii C K H W w system ie Horizon, k tó rą p osiada Biblioteka Uni w ersytetu im. M ikołaja K opernika w Toruniu. Możliwy jest im p ort haseł bezpośrednio z oprogram ow ania Y irtu a, ale musi m u towarzyszyć zastoso wanie konw ertera, więc nie ukryw am , że przejm ow anie haseł z kopii prowa dzonej w system ie Horizon jest po pro stu wygodniejsze.
W tym m iejscu w arto wyjaśnić, że m im o tego, iż pracujem y w różnych system ach bibliotecznych, zarów no C K H W ja k i BU tw orzy h a sła w for m acie M ARC21 - form at danych jest wspólny, trz e b a je tylko odpowiednio konwertować do różnych system ów bibliotecznych1.
H asła w prow adzane są jednocześnie przez wszystkie w spółpracujące biblioteki, dlatego nie d a się wykluczyć, że w tym sam ym czasie kilka bibliotek tw orzy to sam o hasło. W łaśnie dlatego baza cen traln a jest za bezpieczona przed niekontrolow anym w prow adzaniem danych. Takim za bezpieczeniem jest obszar roboczy, tzw . bufor. Do bufora tra fia ją rekordy utw orzone danego dnia. N azaju trz a d m in istrato rzy spraw dzają ich popraw ność oraz elim inują dublety i dopiero trzeciego dnia rekordy „docierają” do bazy i m ogą zostać skopiowane do baz lokalnych oraz użyte w rekordach bi bliograficznych. P racę bufora oraz to, n a jakim etapie pracy hasło się zn aj duje w aru nk u ją odpow iednie sta tu s y rekordu.
Podobnie rzecz m a się z rekordam i modyfikowanymi. K ażda m odyfika cja musi zostać dokładnie uzasadniona i udokum entow ana, dopiero n astęp nego dnia zostaje zatw ierdzona a trzeciego dnia w pływ a do bazy zastępując poprzednią wersję rekordu.
W katalogu centralnym obowiązuje zasada odpowiedzialności za utworzony rekord lub proponowane modyfikacje. Dlatego obowiązkowe jest umieszczanie we właściwym polu identyfikatora osoby, która utworzyła lub zmodyfikowała rekord. Rekordy i modyfikacje niepodpisane nie są uwzględniane. Co więcej, sigla wszystkich osób, m ających odpowiednie upraw nienia są wcześniej zgła szane do centrum , w związku z tym praca nie jest anonimowa.
1 N U K at w spółtw orzą biblioteki sto su jące różne system y biblioteczne. O prócz V irtu i i H orizona np. P ro lib czy A leph.
Biblioteka U niwersytecka w N U K a t, N U K a t w Bibliotece U niw ersyteckiej 193
Na jakość danych bibliograficznych w naszej bazie m a również w pływ możliwość otrzym yw ania i odpowiedniej obsługi plików z popraw kam i z CK HW . Z możliwością otrzym yw ania takich plików z C K H W nie było k ło p o tu od samego początku. Trudności dotyczyły odpowiedniej obsługi tego pliku w naszej bazie. C K H W codziennie przygotow uje plik z rekordam i zmodyfikowanymi, k tó ry rozsyła do w szystkich w spółpracujących biblio tek. Rekordy z tego pliku z astęp u ją nieaktualne już odpow iedniki rekordów' znajdujących się w danej bazie. Zastępow anie rekordów odbyw a się po nu m erze kontrolnym rekordu, dlatego jest to ta k ważny i unikatow y elem ent rekordu, przydzielany przez ad m inistratorów N U K at.
W czasie, gdy do BU nie były w grywane pliki z m odyfikacjam i, w bazie
aktualizow ane były tylko te rekordy khw, które modyfikowano w BU. Czyn ność wykonywano ręcznie poprzez ponowne skopiowanie h a sła i połączenie go z jego p oprzednią wersją. B yły to oczywiście d ziałan ia niew ystarczające, ponieważ efekty pracy pozostałych bibliotek, w spółpracujących z CK H W były dla nas niedostępne! K ażde hasło przed jego użyciem należało spraw dzić w C K H W i porów nać jego aktualność.
W arto w tym m iejscu wspom nieć, że odpowiedzialność za w spółpracę z C K H W (teraz z N U K at) dzielą dwie osoby: bibliotekarz (zwany w7 N U K at bibliotekarzem system owym ) oraz inform atyk. W BU był okres, kiedy na zwiska tak ich inform atyków zm ieniały się zdecydowanie zbyt często, co skutkow ało brakiem należytej opieki inform atycznej.
W ażnym w ydarzeniem był więc m om ent przystosow ania naszej bazy do obsługi plików z popraw kam i. P rzed codziennym wgryw aniem plików z po praw kam i przeprow adzono aktualizację całej bazy BU. O d tego czasu do naszej bazy autom atycznie w gryw ają się rekordy zmodyfikowane nie tylko w BU ale także w pozostałych 56 bibliotekach2. Jest to praca, której kilku osobowy oddział nie jest w stanie wykonać. H asła wzorcowe w tym czasie tw orzyły w BU 3 osoby.
Obecnie form alne h asła wzorcowe tworzy 5 osób (3 osoby w Oddziale O pracow ania Formalnego Zbiorów Zwartych, 1 w Oddziale Zbiorów Specjal nych, 1 w O ddziale O pracow ania Czasopism ). W yzwaniem dla nas będzie zaangażowanie w tworzenie haseł bibliotek zakładowych. Należy rozważyć ta k ą ewentualność, a sp rzyjającą okolicznością jest planow ane i częściowo
zrealizowane już zgrupow anie bibliotek zakładow ych w tkilka większych bi
bliotek wydziałowych. W większych zespołach łatwiej zorganizować specja listyczne stanow iska pracy.
194 MAŁGORZATA PRACZYK-JĘDRZEJCZAK
W |m aauM & an« f a k s f t y M m w p o s z c z e g M y c i i 11 u c i i.k « I,
P tz y rM t rłfcaróów Mm w p o u c n a t k w c h m m tic a c ti
Ilu stra c ja 1. S ta ty sty k a rekordów khw utw orzonych przez B U , źródło: stro n a www N U K at: h ttp ://w w w .n u k at.ed u .p l/n u k a t/p l/s ta ty s ty k a .p h tm l? id = 1 0 & s b = P O Z N + U & s tid = 1 [dostęp: 20 lutego 2006].
2. W s p ó łp r a c a B U z N U K a t
Idea katalogu centralnego, budowanego m eto d ą współka.talogowania. i będą cego źródłem gotowych rekordów bibliograficznych dla katalogów lokal nych zrodziła się w środow isku bibliotekarzy akadem ickich. To środowisko już od p o czątk u budow ania swoich kom puterow ych katalogów bibliotecz nych w system ach zintegrow anych, dążyło do racjonalizacji katalogow ania zbiorów poprzez tworzenie i w ykorzystyw anie w spólnych zbiorów danych w spom agających katalogow anie3. W 1993 roku p ow stała, w spom niana już
3 M. B u rch ard , Katalog centralny NUKat - a małe biblioteki, w: Automatyzacja bibliotek publicznych: materiały z ogólnopolskiej konferencji ,,Automatyzacja bibliotek publicznych’’.
Biblioteka U niwersytecka w N U K a t, N U K a t w Bibliotece U niw ersyteckiej 1 9 5
i prow adzona przez biblioteki stosujące oprogram ow anie V TLS, k artoteka haseł wzorcowych, od 1996 r. d ziałająca jako C en traln a K a rto te k a Haseł W zorcowych (CKH W ) oraz utw orzony w 1995 roku C entralny K atalog Ty tułów Czasopism (C K T C z). Obie bazy stanow iły pierwszy eta p prac nad K atalogiem C entralnym .
W efekcie wielu s ta ra ń w lipcu 2002 roku u dało się uruchom ić współka- talogow^anie w ram ach N U K at. Jako podstaw ę budow y wspólnego katalogu, w m aju 2002 roku, przeniesiono do N U K at liczącą wówczas pon ad 720 tys. rekordów bazę CK H W . W te n sposób baza haseł s ta ła się zalążkiem k ata logu centralnego. W dniu 5 lipca 2002 roku rozpoczęto dodaw anie do bazy rekordów bibliograficznych. We w rześniu 2002 przeprow adzono m igrację ka talogu C K TC z.
Od tej pory każda zc w spółpracujących bibliotek d o d aje do wspólnej bazy zarówno rekordy khw, ja k również rekordy bibliograficzne. Rekordy utw orzone przez inne biblioteki kopiuje się z katalogu centralnego do baz
lokalnych. Dzięki tem u wiele bibliotek w t Polsce unika dublow ania tych
sam ych czynności, tzn. katalogow ania tych sam ych pozycji.
We współkatalogowaniu NU Kat obowiązuje zasada, żc dokum ent opraco wuje biblioteka,, która otrzym a go najwcześniej. K ażda następna, zainteresowa na skatalogowaniem tego dokum entu, kopiuje rekord do swojej bazy lokalnej, dodając do rekordu nukatowego symbol swojej biblioteki (siglum). Symbol taki prezentowany jest użytkownikowi jako pełna nazwa biblioteki i stanowi jedno cześnie hiperłącze do jej katalogu lokalnego. Dopiero w bazie lokalnej można sprawdzić ilość i dostępność egzemplarzy. NU K at dysponuje gotowym rekor dem bibliograficznym oraz informacjami o bibliotekach go kopiujących, nie m a możliwości przechowywania informacji o statusie poszczególnych egzemplarzy. Hipcrlink przenosi nas nic tylko do katalogu lokalnego biblioteki, która rekord skopiowała, ale dokładnie do pożądanego przez nas rekordu.
W szystkie kopiowane rekordy identyfikowane są unikalnym i num eram i kontrolnym i, identycznym i z num eram i rekordów m acierzystych w katalo gu N U K at. Um ożliwia to autom aty czn e operow anie danym i np. w zakresie ich modyfikacji.
W te n sposób pow stał w skali k ra ju system spójnych, podd ających się autom atycznej modyfikacji danych, a dla czytelnika - centralny katalog o zbiorach polskich bibliotek.
Ja k już w spom niałem wcześniej BU dopiero od roku jest pełnym w spół tw órcą katalogu N U K at. W zakresie haseł wzorcowych t a w spółpraca na s tą p iła niejako sam oistnie, ponieważ zm ienił się tylko a d m in istra to r danych (z C K H W n a N U K at) oraz system (z V TLS n a V irtu a). Zc zm ianą tą , osoby opracow ujące h a sła porad ziły sobie znakomicie. Oczywiście, koniecz ne było zapoznanie się z nowym system em .
196 MAŁGORZATA PRACZYK-JĘDRZEJCZAK
Wprowadzone refcority MM»gr<af K zn e m posrczeifoliłych m§esiqeacłi
Przyrost Mpł owadzuiiych rckanlów btilfcogiafieztiych w jM>ś2C2eqolJjych iniesiącaclk
Ilu stra c ja 2. S ta ty sty k a rekordów nowych - w ysyłanych do N U K at, źródło: strona w ww NUKat: h ttp ://w w w .n u k a t.c d u .p l/n u k a t/p l/s ta ty s ty k a .p h tin l7 id lO&sb P O Z N + U - festid 1 [dostęp: 20.02.2006].
BU długo przygotow yw ała się do w ysyłania do N U K atu rekordów bi bliograficznych. Spowodowane to było różnicam i system ów, w których p ra cuje BU i N U K at. Rekordy khw od p o czątku w spółpracy tworzone były przy pom ocy oprogram ow ania, w którym pracuje C entrum . W związku z tym , że rekordy bibliograficzne tw orzy kilkadziesiąt1 osób nie tylko w O d dziale O pracow ania Form alnego Zbiorów' Zw artych, w iązałoby się to z
prze-1 N ależy rów nież uw zględnić osoby k atalogujące w bibliotekach zakładow ych, poniew aż ich p ra c a je st rów nież eksponow ana w k atalo g u centralnym . Do N U K at w ysłano początkow e sigla w szystkich b ibliotek sieci UAM . W aru n k iem przyjęcia rek o rd u do b azy centralnej je st rozpoznaw alność i identyfikow alność autorów rekordu. K ażd a osoba tw o rząca i zatw ierd za ją c a rekordy bibliograficzne i h a s ła wzorcowe p o d p isu je się n iep o w tarzaln y m siglum . któ re m usi zostać zgłoszone do C e n tru m z p o d an iem im ien ia i nazw iska osoby, k tó ra się nim po sługuje.
~ 3 8 2 4 ~
Biblioteka U niwersytecka w N U K a t, N U K a t w Bibliotece U niw ersyteckiej
9 1 0 1 1 1 ? 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1011 1 ? 1 2 3 * S 8 ? J 9 10 11 12 1 2 3 4 5 fi T 9 9 1011 12 1 0
»te w mm 2005 ans
Przytraf •iKouiiiwdiryth rekordów Wbie^T altanach m (M w zc n g ćk ycb m M i^ e a d i
-J1 6 3 6 ”
B 9 1 0 1 1 1 2 1 2 i 4 5 6 I g 9 1 0 1 1 1 3 1 2 3 * 5 6 ! 6 9 1 0 1 1 1 2 1 2 3 t 6 E 7 8 9 1 0 1 1 1 2 1 T » 2 2 0 W 2 « M 2 M 5 W M
Ilu stra c ja 3. S ta ty sty k a kopiow anych z N U K at rekordów a u to rstw a innych bibliotek, źródło: s tro n a w ww N U K at: h ttp :, / w w w .n u k a t.c d u .p l/n u k a t/p l/s ta ty s ty k a .p h tm l? id = 10 & sb = P O - Z N + U & s tid = l [dostęp: 20.02.2006].
szkoleniem ich w zakresie nowego oprogram ow ania, a w efekcie oznaczałoby rezygnację z m o d u łu katalogow ania w system ie Horizon, k tóry wszyscy do kładnie poznali. Podjęliśm y więc decyzję o tw orzeniu rekordów bibliogra ficznych w system ie Horizon i odpow iednim konw ertow aniu ich do V irtui. Oczywiście zasady i p rocedury narzucone przez N U K at m usiały pozostać nienaruszone. Przygotow ane zo stały odpow iednie procedury i program kon w ertujący dane. W listopadzie 2004 roku przeprow adzono cykl szkoleń, gru dzień przeznaczono n a ćwiczenia, a od 1 stycznia 2005 roku BU w ysyła do N U K at ju ż nie tylko h a sła wzorcowe, ale także rekordy bibliograficzne - jest tym sam ym pełnym w spółtw órcą katalogu centralnego.
Początkow o pracę u tru d n ia ła słab a znajom ość nowTego system u biblio tecznego oraz konieczność k orzystania ze specjalnego konw ertera, z czasem jed n a k cały zespół n a b ra ł wprawy.
198 MAŁGORZATA PRACZYK-JĘDRZEJCZAK Już w pierwszych m iesiącach d ało się zauważyć korzyści z p rzystąpien ia do współpracy. Z m iesiąca n a miesiąc zw iększała się ilość rekordów kopio wanych, przez co dało się odczuć korzyści czasowe w opracow aniu zbiorów. O d w rześnia 2005 zmieniono norm ę rekordów kopiowanych z 2 do 4 rekor dów n a godzinę. W tej chwili ok. 70% bieżącego w pływ u opracow uje się kopiując rekordy au to rstw a innych bibliotek. Unika się w te n sposób powie lania tych sam ych czynności w wielu bibliotekach.
Ten jednorazow y przyrost rekordów, skopiowanych z listopada, 2003 roku jest efektem jednorazow ej akcji d o dan ia siglum do w szystkich dotychczas skopiowanych z UM K przez BU rekordów nukatowych.
O becnie do bazy BU w grywane są pliki z m odyfikacjam i zarów no re kordów haseł ja k i rekordów bibliograficznych. Jest to niew ątpliw a zaleta w ykorzystyw ania w spólnych rekordów. W zawiązku z tym podjęliśm y de cyzję zastępow ania stary ch rekordów, utw orzonych przed przystąpieniem do w spółkatalogow ania, rekordam i nowym i - nukatow ym i. Taka zam iana rekordów odbyw a się przy okazji retrokonw ersji. Rekordy, których nie m a w bazie N U K at, a utw orzone zo stały wcześniej w BU lub bibliotekach sieci, są ponownie kontrolow ane (m uszą być zgodne z obecnie obow iązującym i zasadam i katalogow ania) i w ysyłane do katalogu centralnego, aby inne bi blioteki m ogły również z nich skorzystać.
Mówiąc o przystąpieniu BU do pełnej w spółpracy z N U Katern, nie m ożna zapom nieć o pracy i pom ocy inform atyków. To n a ich barkach spoczyw ała odpowiedzialność przygotow ania odpow iednich program ów i konwerterów. W iedzieliśm y jaki efekt m usim y osiągnąć, ale rozw iązania techniczne na leżało pozostaw ić fachowcom. P rzed przystąpieniem do w spółpracy nale żało inform atycznie przygotow ać naszą bazę oraz usunąć z niej różnego ro d zaju błędy i rozbieżności. Przeprow adzono aktualizację lokalnej khw 0 rekordy zmodyfikowane w czasie, kiedy do BU nie były wgrywane pliki z m odyfikacjami. Pow stało sporo program ów spraw dzających popraw ność bazy i w pływ ających do niej danych. W szystkie rozbieżności rejestrow ane były i są w p ostaci rap o rtów o błędach. O bsługa takich rap ortó w musi być jed n a k ręczna i każdy błąd, k tó ry wykaże system trz e b a zweryfikować 1 ew entualnie popraw ić. P ra ca n ad rap o rtam i o błędach jest czasochłonna, ale d aje pewność czystości i spójności danych w system ie.
W 2005 roku ud ało się wprowadzić wriele istotnych zm ian w procesie opracow ania zbiorów. Przez cały rok borykaliśm y się jed n a k z trudnościam i technicznym i związanym i m .in. z niedoskonałością konw ertera. Nie zostały w nim przew idziane wszystkie rozw iązania lokalne, które należało wprowa dzić. K onw ertow ały się pola, które do katalogu centralnego nie powinny wchodzić i odw rotnie. M usieliśmy także zapew nić sobie ochronę pól lokal nych przed ich zagraniem rekordam i nukatow ym i, w których nie były stoso
Biblioteka U niwersytecka w N U K a t, N U K a t w Bibliotece U niw ersyteckiej 199
wane. Popraw ki należało nanosić ręcznie. W pew nym m omencie p ow stała lista problem ów, które inform atycy musieli rozwiązać. D obrym posunięciem okazało się w ytypow anie jednego inform atyka odpow iedzialnego za w spół pracę z O ddziałem O pracow ania Form alnego Zbiorów Zw artych. Poszcze gólne p u n k ty z listy problem ów są w ten sposób sukcesywnie realizowane, a problem y rozwiązywane.
Ciężka p raca całego zespołu zaowocowała osiągnięciem wysokiego, 9 m iejsca, n a liście bibliotek ułożonej wg ich aktyw ności w N U K at. Pozycja ta cieszy tym bardziej, że ok. 30% rekordów utw orzonych w BU a w ysła nych do N U K at to w ydaw nictw a w ydane przed 1945 rokiem . W pew nym uogólnieniu m ożna powiedzieć, że stanow ią N arodow y Zasób Biblioteczny. Należy podkreślić duży stopień trudności opracow yw ania takiego m ateria łu a czasochłonność potęguje konieczność spraw dzania tych pozycji w źró dłach: w bibliografii narodowej czy Bibliografii polskiej E streichera. Pozycję 9 w rankingu tra k tu je m y więc jako wielki sukces. A to dopiero pierwszy, niełatw y rok naszej pełnej w spółpracy z N U K at.
