ZAPYTANIE OFERTOWE. dotyczące realizacji usług doradczych o wartości przekraczającej EUR w oparciu o zasadę konkurencyjności

(1)

Człowiek – najlepsza inwestycja

Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Lublin, dnia 10.04.2014 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE dotyczące realizacji usług doradczych

o wartości przekraczającej 14 000 EUR w oparciu o zasadę konkurencyjności „Doradztwo z zakresu poprawy efektywności energetycznej przedsiębiorstw”.

1. Zamawiający:

Energia Dla Firm Sp. z o.o. zaprasza do składania ofert na przeprowadzenie doradztwa z zakresu poprawy efektywności energetycznej przedsiębiorstw w projekcie „Rozwój przedsiębiorstw w województwie lubelskim poprzez poprawę efektywności energetycznej przedsiębiorstw” nr POKL. 08.01.01-06-397/12 w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet VIII „Regionalne kadry gospodarki”, Działanie 8.1. „Rozwój pracowników i przedsiębiorstw w regionie”, Poddziałanie 8.1.1 „Wspieranie rozwoju kwalifikacji zawodowych i doradztwo dla przedsiębiorstw”.

2. Tryb udzielenia zamówienia:

Podmiot zamawiający udziela zamówienia w trybie zapytania ofertowego. Zamawiającego nie obowiązuje ustawa Prawo zamówień publicznych. Wykonawca zobowiązany jest wykonać przedmiot zamówienia osobiście. Wykonawca nie może powierzyć wykonania przedmiotu zamówienia tak w całości, jak i w żadnej części osobom trzecim, bez względu na podstawę takiego powierzenia oraz stosunek prawny łączący Wykonawcę z osobą trzecią.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

Umowa zostanie podpisana z Wykonawcą, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza na podstawie kryteriów oceny ofert przedstawionych w niniejszym zapytaniu.

3. Przedmiot zamówienia:

Kod CPV- 71314300-5 Usługi doradcze w zakresie wydajności energetycznej

Przedmiotem zamówienia są usługi doradztwa przez 4 ekspertów z zakresu poprawy efektywności energetycznej przedsiębiorstw realizowane w ramach projektu „Rozwój przedsiębiorstw w województwie lubelskim poprzez poprawę efektywności energetycznej przedsiębiorstw”. Doradztwo bezpośrednie świadczone będzie przez wykwalifikowanych ekspertów w odpowiedzi na zdiagnozowane i zidentyfikowane problemy w przedsiębiorstwach - poszukiwanie optymalnych rozwiązań „na miarę potrzeb klienta”.

W okresie od maja 2014 r. do września 2014 r. przewidziane jest przeprowadzenie 4200 godzin doradztwa dla 35 przedsiębiorstw. Na każdego eksperta będzie przypadało 1050 godzin doradztwa.

(2)

Zakres doradztwa:

 inwentaryzacja potrzeb energetycznych przedsiębiorstwa, w tym systemu grzewczego, energetycznego, zapotrzebowania na energię, ocenę właściwości cieplnych budynku, oraz określenie jaka jest charakterystyka energetyczna przedsiębiorstwa (48 godzin)

 określenie możliwych wariantów poprawienia efektywności energetycznej i ocena ich opłacalności (48 godzin),

 opracowanie najefektywniejszej metody wdrożenia (24 godziny).

Miejsce świadczenia usług: w zależności od życzenia klienta: siedziba firmy klienta, Biuro projektu, teren województwa lubelskiego.

Okres wykonania usługi: projekt realizowany jest do września 2014 r. Szczegółowy harmonogram prac określający miejsce wykonania usługi doradczej oraz termin i godzinowy wymiar usługi doradczej będzie ustalany na bieżąco z wybranym Oferentem.

Dokumentowanie wykonanej pracy: doradcy będą zobowiązani do przygotowania protokołu z przeprowadzonej usługi doradczej według określonego wzoru dostarczonego przez Zamawiającego.

4. Kryteria obligatoryjne:

Kryteria obligatoryjne (oceniane wg zasady „spełnia- nie spełnia”)

 doświadczenie w przeprowadzaniu audytów przemysłowych, w ilości co najmniej 5 wykonanych audytów w okresie ostatnich 5 lat

 doświadczenie w zakresie prowadzenia zajęć/ szkoleń na studiach dziennych lub zaocznych lub podyplomowych lub szkoleniach komercyjnych w zakresie - audytu energetycznego, w ilości co najmniej 100 godzin wykładów lub ćwiczeń w ostatnich 3 latach

 doświadczenie z wykonanych audytów energetycznych zgodnych z Ustawą o wspieraniu termomodernizacji i remontów pozytywnie zweryfikowanych przez BGK w ilości co najmniej 5

 co najmniej 3 artykuły z zakresu efektywności energetycznej lub technologii powiązanych z OZE

 dostęp do urządzeń pomiarowych przydatnych w przeprowadzeniu audytu

 gotowość do prowadzenia doradztwa energetycznego także w cyklu weekendowym.

5. Dokumenty wymagane do złożenia oferty 1. Formularz ofertowy (załącznik nr 1)

2. 2.Oświadczenie dotyczące powiązań osobowych lub kapitałowych z Zamawiającym (załącznik nr 2).

3. Oświadczenie dotyczące zaangażowania w projekty NSRO 2007-2013 (załącznik nr 3).

4. Kopia dyplomu ukończenia studiów.

5. 5.Referencje/zaświadczenia/oświadczenia

6. Kserokopia dokumentów potwierdzających przeprowadzanie audytów elektro-energetycznych

(3)

6. Sposób i kryteria oceny oferty:

Wszystkie nadesłane oferty zostaną otwarte i rozpatrzone w ciągu 3 dni licząc od terminu składania ofert.

Wykonawcy, którzy złożą swoje oferty zostaną poinformowani o wyniku postępowania w dniu 25.04.2014 r., a podpisanie umowy z wybranym wykonawcą nastąpi w ciągu kolejnych 2 dni.

Oferent ma prawo złożyć tylko jedną ofertę.

Kryterium wyboru ofert:

Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą, zgodnie z poniższymi kryteriami:

Wybór oferty:

1. Cena – 50%

2. Doświadczenie – ilość przeprowadzonych audytów energetycznych zgodnych z Ustawą o wspieraniu termomodernizacji i remontów z pozytywną weryfikacją BGK – 30%

3. Doświadczenie - ilość przeprowadzonych audytów przemysłowych w ostatnich 5 latach – 20%

Ocena oferty zostanie obliczona z wykorzystaniem następującego wzoru:

Ocena = A + B + C, gdzie

Ad. A Kryterium zostanie ocenione wg następującego wzoru:

A = (najniższa zaproponowana cena we wszystkich ofertach / cena badanej oferty) x 50 Ad. B Kryterium zostanie ocenione wg następującego wzoru:

B = (liczba audytów energetycznych badanej oferty /największa liczba przeprowadzonych audytów energetycznych spośród wszystkich ofert) x 30

Ad. C Kryterium zostanie ocenione wg następującego wzoru:

C = (liczba audytów przemysłowych badanej oferty / największa liczba przeprowadzonych audytów przemysłowych spośród złożonych ofert) x 20

7. Termin i miejsce składania ofert:

1. Ofertę należy złożyć w terminie do 25.04.2014 r. godz. 15:00 (wiążąca jest data wpływu oferty do Biura Projektu).

2. Ofertę można składać:

 pocztą na adres Biura Projektu (ul. Narutowicza 14/10, 20-004 Lublin)

 osobiście w Biurze Projektu;

3. Ofertę należy przedstawić na załączonym do zapytania ofertowego formularzu;

 oferta może być wypełniona odręcznie lub komputerowo, jednak w przypadku wypełnienia odręcznego należy tego dokonać dużymi drukowanymi literami w sposób czytelny;

 wszystkie strony oferty wraz z załącznikami muszą być kolejno ponumerowane;

 każda strona oferty i załączników zawierająca jakąkolwiek treść musi zostać parafowana;

 oferta musi być podpisana przez osobę do tego upoważnioną,

 wszystkie strony oferty wraz z załącznikami muszą być trwale spięte.

(4)

4. Oferty składane osobiście w siedzibie Zamawiającego oraz wysyłane pocztą powinny być składane w zamkniętej kopercie (opakowaniu), w sposób gwarantujący zachowanie poufności jej treści oraz zabezpieczającej jej nienaruszalność do terminu otwarcia ofert.

5. Oferta powinna być wiążąca przez okres nie krótszy niż 30 dni od terminu składania ofert określonego powyżej.

6. Jakiekolwiek odstępstwo od sposobu przygotowania oferty wraz z załącznikami jest równoznaczne z jej odrzuceniem, ze względu na niespełnienie kryteriów formalnych.

7. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych i wariantowych.

8. Złożenie odpowiedzi przez Wykonawcę oznacza, że oferent zapoznał się z opisem zapytania wraz z warunkami przedstawionymi w zapytaniu i zgadza się na nie.

9. Oferenci ponoszą odpowiedzialność wobec Zamawiającego za prawidłowość oraz stan faktyczny podanych przez nich danych.

10. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia na każdym etapie od opisanego w niniejszym dokumencie procesu bez podawania przyczyn.

11. Zamawiający zastrzega sobie prawo wezwania oferentów do wyjaśnienia i uzupełnienia dokumentów.

8. Osoba do kontaktu

Wszelkich wyjaśnień udziela p. Katarzyna Matczuk – Koordynator Projektu (tel. 797 300 248 ).

9. Uwagi dodatkowe

1. Koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi podmiot ubiegający się o zamówienie.

2. Rozpatrywane będą tylko kompletne oferty, tj. zawierające wszystkie wymagane dokumenty wyszczególnione w punkcie 5.

3. W przypadku, gdy przedłożone oferty przez Oferentów będą opiewać na wyższe kwoty niż posiadane przez Zamawiającego dopuszczamy negocjacje ustne z Oferentem, który złożył najniższą ofertę.

4. Wykonawca wystawi rachunek/fakturę VAT na koniec miesiąca w którym prowadzone było doradztwo lub po zakończonym doradztwie energetycznym dla danej firmy.

5. Zamawiający dokona płatności za wykonaną usługę w terminie 7 dni od dnia otrzymania poprawnie wystawionego rachunku/faktury VAT.

6. Termin płatność za wykonaną usługę może ulec wydłużeniu w przypadku nie posiadania środków finansowych przez Zamawiającego na wyodrębnionym rachunku bankowym utworzonym na potrzeby realizacji projektu.

7. Cena oferowana przez Wykonawcę musi zawierać wszelkie koszty związane z przeprowadzeniem doradztwa – Zamawiający nie będzie ponosił żadnych dodatkowych kosztów, w tym związanych z dojazdem, wyżywieniem czy ewentualnym noclegiem.

8. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odrzucenia oferty w przypadku, kiedy Oferent nie zadeklaruje braku powiązań osobowych i kapitałowych oraz w przypadku kiedy Oferent oświadczy, że: pracuje w instytucjach wdrażających POKL i w związku z tym zachodzi konflikt interesów, zaangażowanie w inne projekty wyklucza efektywną pracę w projekcie

„Rozwój przedsiębiorstw w województwie lubelskim poprzez poprawę efektywności energetycznej przedsiębiorstw, łączny wymiar godzinowy przekracza 240 godzin w innych projektach NSRO 2007-2013.

(5)

10. Wykluczenia

Zamawiający wyklucza możliwość udzielenia zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzaniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:

a. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;

b. posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji;

c. c)pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;

d. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.