1
Instytut Elektrotechniki Zakład Doświadczalny III
ul. Wojska Polskiego 51 57-530 Międzylesie
tel. 74/8126395, 8126416, 8126346 faks 74/8126603, www.izolatory.pl
ZO/01/2017 Międzylesie, 11.01.2017r.
Zapytanie ofertowe
na realizację zamówienia o wartości netto nie przekraczającej kwoty 30.000 euro w skali roku.
1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług utrzymania czystości w pomieszczeniach zakładowych.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawarty jest w załączniku nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.
2. Termin realizacji zamówienia: 01.02.2017r. do 31.01.2018r.
3. Zamawiający nie przewiduje składania ofert częściowych.
4. Ofertę (załącznik nr 2) należy złożyć w terminie do dnia 18.01.2017r. do godziny 12:00 w siedzibie Zamawiającego:
Instytut Elektrotechniki Zakład Doświadczalny III ul. Wojska Polskiego 51 57-530 Międzylesie, Budynek A, pokój nr 7 (sekretariat), bądź:
Pocztą lub
na adres mailowy: j.gora@izolatory.pl. lub b.cholewa@izolatory.pl. lub
faksem: 74/8126603.
5. Termin rozpatrzenia ofert i wyboru Wykonawcy: 18.01.2017r.
Oferty, które wpłyną do siedziby Zamawiającego po wyznaczonym terminie składania ofert nie będą brane pod uwagę przy wyborze Wykonawcy.
6. Okres związania ofertą wynosi 30 dni od dnia upływu terminu składania ofert.
7. Kryteria oceny ofert:
Cena - 80%
Wyrażony w godzinach czas reakcji gwarantowany przez Wykonawcę na podjęcie
działań w sytuacjach awaryjnych od momentu zgłoszenia przez Zamawiającego - 20%
Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta będzie odpowiadać zasadom określonym w niniejszym zapytaniu, zaproponuje najniższą cenę oraz najkrótszy czas reakcji.
8. O terminie i miejscu zawarcia umowy Zamawiający powiadomi Wykonawcę, którego oferta została wybrana, w terminie 3 dni od daty wyboru oferty. Wzór umowy stanowi załącznik nr 3 do zapytania ofertowego.
9. Osoba uprawniona do kontaktu: Agnieszka Łosiak, tel. 746447114 w godz. 7:00 do 15:00, od poniedziałku do piątku, e-mail: kadry@izolatory.pl.
10. Załączniki:
1) Opis przedmiotu zamówienia – załącznik nr 1, 2) Oferta – załącznik nr 2,
3) Wzór umowy – załącznik nr 3.
mgr inż. Jarosław Góra Specjalista ds. Utrzymania Ruchu
/podpis na oryginale dokumentu/
2
ZO/01/2017 Załącznik nr 1
SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA NA USŁUGĘ SPRZĄTANIA POMIESZCZEŃ ZAKŁADOWYCH
PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa utrzymania czystości i właściwego poziomu higieny w pomieszczeniach zakładowych.
2. Usługa obejmuje sprzątanie i czyszczenie obiektów zakładowych przy pomocy sprzętu i środków czystości Wykonawcy.
3. Codzienne prace porządkowe będą polegały na:
odkurzaniu wykładzin dywanowych,
myciu podłóg z PCV, terakoty, lastryko, paneli podłogowych,
odkurzaniu, czyszczeniu i konserwacji mebli biurowych i socjalnych,
opróżnianiu koszy na śmieci,
czyszczeniu i odkażaniu urządzeń sanitarnych (ceramika łazienkowa, elementy chromowane, baterie umywalkowe),
wycieraniu parapetów w następujących obiektach:
a) Budynek A – pomieszczenia biurowe, korytarze, klatki schodowe, toalety, jadalnia warsztatu, pomieszczenie mistrza:
pomieszczenia biurowe z wykładziną dywanową – 75 m²
pomieszczenia biurowe i korytarze z wykładziną PCV – 307 m²
pomieszczenia socjalne z podłoga ceramiczną – 64 m²
schody – 26 m²
urządzenia sanitarne (umywalki, pisuary, miski ustępowe) – 20 szt.
b) Budynek B – pomieszczenia biurowe, korytarze, klatka schodowa, biuro magazynu, jadalnia, szatnie, pralnia i toalety:
pomieszczenia biurowe z wykładziną dywanową – 22 m²
pomieszczenia biurowe z wykładziną PCV – 105 m²
pomieszczenie magazynu z podłogą ceramiczną – 27 m²
pomieszczenia socjalne z podłoga ceramiczną – 72 m²
pomieszczenia socjalne z podłoga PCV – 20 m²
schody i korytarze z podłogą ceramiczną – 66 m²
urządzenia sanitarne (umywalki, pisuary, miski ustępowe) – 11 szt.
c) Budynek L – klatki schodowe, korytarze, jadalnie, szatnie i toalety, umywalnie:
podłogi ceramiczne – 225 m²
podłogi z PCV – 173 m²
urządzenia sanitarne (umywalki, pisuary, miski ustępowe) – 21 szt.
d) Budynek K – pomieszczenie mistrzów, toalety, umywalki na hali i główne ciągi komunikacyjne:
pomieszczenia biurowe z wykładziną PCV – 5 m²
pomieszczenia socjalne z podłogą ceramiczną – 32 m²
ciągi komunikacyjne i schody – 400 m²
urządzenia sanitarne (umywalki, pisuary, miski ustępowe) – 22 szt.
3 e) Hala P – toalety, łącznik i klatka schodowa, ciągi komunikacyjne:
pomieszczenia socjalne z podłogą ceramiczną – 8,5 m²
ciąg komunikacyjny – 125 m²
urządzenia sanitarne (umywalki, pisuary, miski ustępowe) – 6 szt.
Zamawiający poza codziennymi czynnościami wyszczególnionymi w pkt 3 przewiduje również świadczenie usług:
1) W miarę potrzeb:
uzupełnianie mydła, papieru toaletowego, ręczników jednorazowych, worków na śmieci i kremu w dozownikach (materiały zapewnia Zamawiający),
sprzątanie po ewentualnych drobnych remontach, naprawach i awariach.
2) W miarę potrzeb, jednak nie rzadziej niż 1 raz w miesiącu:
mycie i dezynfekcja glazury ściennej w pomieszczeniach socjalnych – 470 m²,
czyszczenie i mycie drzwi przeszklonych, witryn, gablot, eksponatów wystawowych,
mycie grzejników w pomieszczeniach biurowych i socjalnych.
3) W miarę potrzeb, jednak nie rzadziej niż 2 razy w roku:
nabłyszczanie powierzchni podłóg (wykładzina PCV)
mycie okien we wszystkich budynkach zakładowych
powierzchnia ogólna (dwustronna) wszystkich okien – 1930 m²,
10% z tej powierzchni położonych jest na II kondygnacji bez możliwości umycia od środka powierzchni zewnętrznych.
WARUNKI ŚWIADCZENIA USŁUG
1. Umowa zostanie zawarta na okres od 01.02.2017r. do 31.01.2018r.
2. Świadczenie usług odbywać się będzie przez 5 dni w tygodniu (od poniedziałku do piątku) w godzinach:
pomieszczenia produkcyjne i socjalne: od 7.00 do 11.00,
pomieszczenia biurowe: od 15.00 do 19.00.
pomieszczenie kasy (budynek A) oraz biuro magazynu (budynek B) będą sprzątane pod nadzorem wyznaczonego pracownika Zamawiającego w godz. od 7.00 do 15.00.
2. Zamawiający zapewni pomieszczenia do wyłącznej dyspozycji Wykonawcy w celu przechowywania środków czystości, sprzętu i narzędzi w budynkach A, B i L, jak również nieodpłatne korzystanie z mediów (woda, energia elektryczna).
3. Zamawiający zapewni mydło, krem, papier toaletowy, worki na śmieci i ręczniki jednorazowe.
4. Wykonawca w cenie usługi zapewnia środki czyszczące i konserwujące (meble, podłogi, ściany, okna, armatura), zapachowe (dozowniki w toaletach) oraz własny sprzęt ręczny i mechaniczny. Środki chemiczne stosowane przez Wykonawcę muszą być biologicznie neutralne i posiadać wymagane atesty zezwalające na ich stosowanie w kraju.
Zamawiający w każdej chwili trwania umowy może zażądać od Wykonawcy okazania używanych środków chemicznych i sprawdzić atesty.
5. Wykonawca, najpóźniej w dniu podpisania umowy, dostarczy Zamawiającemu listę pracowników, którzy będą zajmować się wykonywaniem prac. Listę należy każdorazowo aktualizować w przypadku zmian w składzie personelu Wykonawcy. Lista ta podlega akceptacji Zamawiającego.
6. Wykonawca, na swój koszt, wyposaży pracowników w identyfikatory z nazwą Wykonawcy oraz imieniem i nazwiskiem pracownika.
7. Wykonawca odpowiada za ubezpieczenie wszystkich swoich pracowników od następstw nieszczęśliwych wypadków przy pracy i odpowiedzialności cywilnej za szkody mogące wystąpić w związku z wykonywaniem obowiązków w obiektach Zamawiającego.
4 8. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za swoich pracowników, którzy zaangażowani są
przy wykonywaniu prac.
9. Wykonawca odpowiada za jakość świadczonych usług.
10. Wykonawca odpowiada za wszelkie szkody w mieniu Zamawiającego powstałe z jego winy, bądź będące skutkiem jego zaniechań w trakcie, w związku lub przy wykonywaniu umowy. Odpowiedzialność ta dotyczy także pracowników Wykonawcy, przy pomocy których wykonuje on prace będące przedmiotem umowy.
11. Wykonawca ma zapewnić odpowiednie warunki i przestrzegać przepisów BHP w trakcie wykonywania usługi. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za powstałe wypadki z tytułu nie zachowania warunków bezpieczeństwa i higieny pracy.
12. Wykonawca odpowiada wobec Sanepidu oraz innych organów kontrolnych z tytułu nieprawidłowego wykonania przedmiotu umowy.
13. Pobieranie kluczy do pomieszczeń zakładowych na czas sprzątania będzie każdorazowo potwierdzane pisemnie przez pracownika Wykonawcy, a ich zdawanie przez portiera Zamawiającego.
14. Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia usług w taki sposób, aby mienie, dokumenty oraz wszelkiego rodzaju nośniki informacji znajdujące się w pomieszczeniach biurowych nie uległy zniszczeniu lub przemieszczeniu. Wykonawca nie będzie usuwał z tych pomieszczeń jakichkolwiek dokumentów lub nośników informacji, które nie znajdują się wewnątrz koszy na śmieci lub zostały wyraźnie wskazane przez uprawnionych przedstawicieli Zamawiającego jako przeznaczone do usunięcia.
15. W dniu podpisania umowy Wykonawca potwierdzi zapoznanie się i przyjęcie do stosowania Instrukcji dla Podwykonawców ZD III poprzez złożenie podpisu na Oświadczeniu Podwykonawcy ZD III.
5
ZO/01/2017 Załącznik nr 2
..., dnia ...
...
Nazwa i adres Wykonawcy
OFERTA NA USŁUGĘ SPRZĄTANIA POMIESZCZEŃ ZAKŁADOWYCH
W odpowiedzi na zapytanie ofertowe nr ZO/01/2017 z dnia 11.01.2017r. zgłaszamy ofertę na realizację przedmiotowego zamówienia.
1. Cena netto za jeden miesiąc świadczenia usługi wynosi: ……….…… PLN (słownie: ………..
……… PLN).
2. Wyrażony w godzinach czas reakcji gwarantowany przez Wykonawcę na podjęcie działań w sytuacjach awaryjnych od momentu zgłoszenia przez Zamawiającego: ………
Cena netto obejmuje wszelkie koszty związane z realizacją zamówienia.
Uważamy się za związanych niniejszą ofertą przez okres wskazany w zapytaniu ofertowym, tj. 30 dni od dnia upływu terminu składania ofert.
Oświadczamy, że zawarty w zapytaniu ofertowym wzór umowy (załącznik nr 3) został przez nas zaakceptowany i zobowiązujemy się w przypadku wyboru naszej oferty do zawarcia umowy na określonych tam warunkach, w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego.
W przypadku wybrania naszej oferty osobami uprawnionymi do zawarcia umowy ze strony Wykonawcy są:
……….. - ………..
……….. - ………..
Osobą upoważnioną do kontaktów z Zamawiającym jest:
………, nr tel. ………., e-mail: ………..…
...
(Pieczęć i podpis osoby uprawnionej)
6
ZO/01/2017 Załącznik nr 3
/wzór umowy/
Umowa nr ….
zawarta w dniu ………..
w Międzylesiu pomiędzy Instytutem Elektrotechniki Zakładem Doświadczalnym III z siedzibą w Międzylesiu (57-530) przy ul. Wojska Polskiego 51 reprezentowanym przez:
mgr inż. Andrzeja Jarskiego - Dyrektora Zakładu mgr Annę Mazur - Głównego Księgowego zwanym dalej Zamawiającym
a
………..
reprezentowanym przez:
………..
zwanym dalej Wykonawcą.
§ 1
PRZEDMIOT REALIZACJI UMOWY
1. Zamawiający zleca, a Wykonawca przyjmuje do wykonania usługę utrzymania czystości i właściwego poziomu higieny w pomieszczeniach zakładowych.
2. Usługa obejmuje sprzątanie i czyszczenie następujących obiektów zakładowych przy pomocy sprzętu i środków czystości Wykonawcy z częstotliwością określoną poniżej.
1) Codziennie:
a) Budynek A – pomieszczenia biurowe, korytarze, klatki schodowe, toalety, jadalnia warsztatu, pomieszczenie mistrza;
b) Budynek B – pomieszczenia biurowe, korytarze, klatka schodowa, biuro magazynu, szatnie i toalety;
c) Budynek L – klatki schodowe, korytarze, jadalnie, szatnie i toalety, umywalnie;
d) Budynek K – pomieszczenie mistrzów, toalety, umywalki na hali i główne ciągi komunikacyjne;
e) Hala P – toalety, łącznik i klatka schodowa, ciągi komunikacyjne.
2) W miarę potrzeb:
uzupełnianie mydła, papieru toaletowego, ręczników jednorazowych, worków na śmieci i kremu w dozownikach (materiały zapewnia Zamawiający),
sprzątanie po ewentualnych drobnych remontach, naprawach i awariach.
3) W miarę potrzeb, jednak nie rzadziej niż 2 razy w roku:
nabłyszczanie powierzchni podłóg (wykładzina PCV),
mycie okien we wszystkich budynkach zakładowych.
3. Prace porządkowe realizowane będą poprzez:
odkurzanie wykładzin dywanowych,
mycie podłóg z PCV, terakoty, lastryko, paneli podłogowych,
odkurzanie i czyszczenie mebli biurowych i socjalnych,
opróżnianie koszy na śmieci,
czyszczenie i odkażanie urządzeń sanitarnych,
wycieranie parapetów.
4. Szczegółowy zakres prac oraz wielkość powierzchni dotyczących niniejszej usługi określa załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego ZO/01/2017.
7
§ 2
WARUNKI ŚWIADCZENIA USŁUG
1. Świadczenie usług odbywać się będzie przez 5 dni w tygodniu w godzinach:
pomieszczenia produkcyjne i socjalne: od 7.00 do 11.00,
pomieszczenia biurowe: od 15.00 do 19.00,
pomieszczenie kasy (budynek A) oraz biuro magazynu (budynek B) pod nadzorem wyznaczonego pracownika Zamawiającego w godz. od 7.00 do 15.00.
2. Zamawiający zapewni pomieszczenia do wyłącznej dyspozycji Wykonawcy w celu przechowywania środków czystości, sprzętu i narzędzi w budynkach A, B i L oraz mydło, krem, papier toaletowy, worki na śmieci i ręczniki jednorazowe.
3. Wykonawca w cenie usługi zapewnia środki czyszczące, konserwujące i zapachowe oraz własny sprzęt ręczny i mechaniczny. Środki chemiczne stosowane przez Wykonawcę muszą być biologicznie neutralne i posiadać wymagane atesty zezwalające na ich stosowanie w kraju.
Zamawiający w każdej chwili trwania umowy może zażądać od Wykonawcy okazania używanych środków chemicznych i sprawdzić atesty.
4. Wykonawca zobowiązany jest do osobistego wykonywania przedmiotu umowy.
5. Powierzanie wykonania prac innym podmiotom wymaga pisemnego (pod rygorem nieważności) zgłoszenia i może nastąpić jedynie po uzyskaniu pisemnej zgody Zamawiającego.
6. Wykonawca ma obowiązek dostarczenia do akceptacji Zamawiającego listy osób, przy pomocy których będzie świadczył usługę.
7. Wykonawca odpowiada za wszelkie szkody w mieniu Zamawiającego powstałe z jego winy, bądź będące skutkiem jego zaniechań w trakcie, w związku lub przy wykonywaniu umowy. Odpowiedzialność ta dotyczy także osób trzecich, przy pomocy których Wykonawca wykonuje prace będące przedmiotem umowy.
8. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za osoby trzecie, którymi posługuje się przy wykonywaniu zlecenia.
9. Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia usług w taki sposób, aby mienie, dokumenty oraz wszelkiego rodzaju nośniki informacji znajdujące się w pomieszczeniach biurowych nie uległy zniszczeniu lub przemieszczeniu. Wykonawca nie będzie usuwał z tych pomieszczeń jakichkolwiek dokumentów lub nośników informacji, które nie znajdują się wewnątrz koszy na śmieci lub zostały wyraźnie wskazane przez uprawnionych przedstawicieli Zamawiającego jako przeznaczone do usunięcia.
10. Wykonawca ma zapewnić odpowiednie warunki i przestrzegać przepisów BHP w trakcie wykonywania usługi. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za powstałe wypadki z tytułu nie zachowania warunków bezpieczeństwa i higieny pracy.
11. Wykonawca odpowiada za jakość świadczonych usług.
12. Wykonawca odpowiada wobec Sanepidu oraz innych organów kontrolnych z tytułu nieprawidłowego wykonania przedmiotu umowy.
§ 3
WYNAGRODZENIE WYKONAWCY
1. Z tytułu prawidłowego wykonania przedmiotu umowy Wykonawcy przysługuje miesięczne ryczałtowe wynagrodzenie w wysokości ……… PLN netto (słownie:
………..) + należny podatek VAT.
2. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1 będzie płatne z dołu na podstawie faktury VAT wystawionej w terminie do 7 dni od zakończenia miesiąca.
3. Płatność zostanie dokonana przez Zamawiającego na konto wskazane na prawidłowo wystawionej fakturze w terminie 14 dni od daty otrzymania faktury.
8 4. Dane do wystawienia faktury VAT:
Instytut Elektrotechniki ul. Pożaryskiego 28 04 – 703 Warszawa NIP: 525-000-76-84
Fakturę zawierającą powyższe dane należy przesłać na adres Zamawiającego – Instytut Elektrotechniki Zakład Doświadczalny III, ul. Wojska Polskiego 51 57-530 Międzylesie.
5. Przedstawicielem Zamawiającego upoważnionym do podpisywania dokumentów stanowiących podstawę rozliczeń wykonywanych usług jest Kierownik Działu Spraw Pracowniczych i Administracji.
§ 4
KARY UMOWNE, REKLAMACJE
1. W przypadku wystąpienia zastrzeżeń do wykonywanej usługi, Zamawiający pisemnie powiadomi o tym Wykonawcę.
2. Zamawiający ma prawo do naliczania kary umownej w wysokości 100,00 PLN netto (słownie: sto złotych) w przypadku każdorazowego stwierdzenia niewykonania lub nienależytego wykonania czynności będących przedmiotem umowy.
3. Zamawiający ma prawo do potrącenia kary umownej z najbliższej faktury.
4. W przypadku udowodnionego trwałego uszkodzenia lub kradzieży mienia, Wykonawca zobowiązuje się do pokrycia kosztów wyrządzonej szkody w pełnej wysokości.
5. W przypadku przedłużającego się ponad 48 godzin nie wykonania usługi, Zamawiający ma prawo zlecenia wykonania tych usług trzeciej stronie i potrącenia poniesionych kosztów z najbliższej faktury Wykonawcy.
§ 5
POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. Umowa obowiązuje od dnia 01.02.2017r. do dnia 31.01.2018r.
2. Każda ze Stron może rozwiązać umowę z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca, w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
3. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają właściwe przepisy Kodeksu Cywilnego.
4. Sądem właściwym do rozstrzygania sporów wynikłych z niniejszej umowy jest sąd siedziby Zamawiającego.
5. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
6. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.
7. Integralnym elementem umowy jest Oferta Wykonawcy.
ZAMAWIAJĄCY: WYKONAWCA:
