UMOWA RAMOWA WSPÓŁPRACY
zawarta w Gdańsku w dniu ……….. roku pomiędzy:
LOTOS Paliwa Sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku (kod pocztowy 80 – 718) przy ul. Elbląskiej 135, wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk – Północ w Gdańsku VII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000006312, będącą podatnikiem podatku od towarów i usług, posiadającą NIP 583-10-23- 182, REGON 190966301, BDO 000021875, o kapitale zakładowym 114.706.000,00 zł, reprezentowaną przez:
………,
………,
zwaną dalej „LOTOS”,
a
.……….. z siedzibą w
……….. (.. .. -.. .. ..) przy ul. ……….. ……….., wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy ………..
……… Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS
……….., będącą podatnikiem podatku od towarów i usług, posiadającą NIP ……….., REGON ……….., BDO
………., o kapitale zakładowym ………. zł, reprezentowaną przez:
………,
………,
zwaną dalej „Dostawcą”
zwane dalszej części niniejszej umowy łącznie Stronami albo osobno Stroną,
Zważywszy, że:
(A) LOTOS jest organizatorem programu lojalnościowego skierowanego do Klientów (dalej zwanych „Klientami” lub odpowiednio w liczbie pojedynczej „Klientem”) stacji paliw.
W ramach obsługi programu lojalnościowego pod nazwą Navigator (zwanego dalej
„Programem”), jest zainteresowany nabywaniem towarów oferowanych przez Dostawcę odpowiednio do profilu jego działalności (zwanych dalej „towarami”),
(B) Dostawca jako profesjonalny przedsiębiorca jest przygotowany do prawidłowego zapewniania dostępności oferowanych przez siebie towarów - odpowiednio do potrzeb LOTOS z uwzględnieniem specyfiki i skali usług świadczonych przez LOTOS na rzecz Klientów;
(C) Dostawca złożył LOTOS ofertę w postępowaniu objętym zapytaniem ofertowym nr
………. z dnia ……….w przedmiocie „Wybór dostawców produktów do programu lojalnościowego Navigator dla stacji paliw LOTOS, na lata 2019-2021”;
(D) LOTOS i Dostawca przystąpili do niniejszej umowy w celu ustalenia warunków współpracy w zakresie sprzedaży Towarów LOTOS przez Dostawcę i ich nabywania przez LOTOS;
Strony postanowiły, co następuje:
§ 1 DEFINICJE
1) Oferta Przetargowa Dostawcy – oferta złożona przez Dostawcę w postępowaniu w przedmiocie określającym Wybór dostawców produktów do programu lojalnościowego Navigator dla stacji paliw LOTOS, na lata 2019-2021 określająca kategorie produktów, w tym marek, w stosunku do których Dostawca określił Rabat podstawowy.
2) Asortyment Dostawcy – kategorie towarów w stosunku, w zakresie których Dostawca złożył Ofertę Przetargową Dostawcy
3) Ceny hurtowe – cennik lub ceny stosowane przez Dostawcę w obrocie z odbiorcami hurtowymi.
4) Rabat podstawowy – rabat udzielony LOTOS przez Dostawcę dotyczący kategorie produktów, wskazany w Ofercie Dostawcy,
5) Rabat dodatkowy – rabat udzielony przez Dostawcę nie stanowiący rabatu podstawowego, w tym rabat udzielony po rokowaniach związanych ze złożeniem zamówienia.
6) Cena sprzedaży – cena produktu zamówionego przez LOTOS, nie wyższa niż Cena hurtowa z uwzględnieniem rabatu podstawowego.
7) Oferta Dostawcy – złożona przez Dostawcę w odpowiedzi na Zapytanie LOTOS wiążąca oferta cenowa sprzedaży określonych towarów w na warunkach określonych w niniejszej Umowie,
8) Zapytanie LOTOS – zaproszenie LOTOS skierowane do Dostawcę o złożenie Oferty Dostawcy na określoną kategorię towarów lub określony towar.
9) Zamówienie – oświadczenie LOTOS złożone Dostawcy indywidualizujące przedmiot dostawy na warunkach niniejszej Umowy, skutkujące zawarciem umowy sprzedaży zgodnie z Ofertą Przetargową Dostawcy albo Ofertą Dostawcy.
10) Umowa sprzedaży – zindywidualizowane w zakresie przedmiotu oraz ceny sprzedaży zobowiązanie powstałe wskutek Zamówienia.
§ 2
PRZEDMIOT UMOWY
1) Przedmiotem niniejszej Umowy jest określenie zasady i procedur dla dostaw, sprzedaży i serwisu posprzedażowego dotyczącego sprzedanych towarów oferowanych przez Dostawcę na rzecz LOTOS na potrzeby programu lojalnościowego Navigator dla stacji paliw LOTOS, na lata 2019-2021. Dostawa zobowiązany jest do sprzedaży na warunkach określonych w niniejszej Umowie towary Zamówione przez LOTOS.
2) Umowa sprzedaży indywidualizująca zobowiązanie LOTOS do nabycia towaru tylko w wypadku wyraźnej akceptacji przez LOTOS ceny i złożenia w imieniu LOTOS przez osoby uprawnione do reprezentacji Spółki albo osoby upoważnione do składania Zamówień na mocy postanowień niniejszej Umowy, w zakresie ich umocowania. Zamówienia, które łącznie z poprzednio złożonymi Zamówieniami przekraczające maksymalne wynagrodzenia umowę określone w niniejszej Umowie uważa się za nie złożone, chyba że LOTOS postanowi pisemnie inaczej.
3) Niniejsza Umowa oraz inne oświadczenia nie będące Zamówieniem, w szczególności Zapytania LOTOS nie stanowi zobowiązania LOTOS do zawarcia umów sprzedaży lub nabycia określonych towarów. Warunki dotyczące dostaw określone w niniejszej Umowie są integralna częścią każdej indywidulanej transakcji sprzedaży i wraz z treścią Zamówienia kształtują treść poszczególnych transakcji, bez konieczności składania odrębnych oświadczeń.
§ 3
CZAS TRWANIA UMOWY
1) Umowa zostaje zawarta na czas określony do dnia 31.12.2021 z możliwością przedłużenia na kolejny okres..
2) Każda ze Stron jest uprawniona do rozwiązania umowy z zachowaniem 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia. Wygaśnięcie lub rozwiązanie Umowy nie wyłącza, ogranicza lub zmienia zobowiązań Stron związanych lub wynikających z zawartych przed wygaśnięciem lub rozwiązaniem indywidualnych umów sprzedaży ustaleń, w szczególności z tytułu złożonych Zamówień.
3) Dostawca nie ma prawa odmowy wykonania lub wstrzymania realizacji złożonego Zamówienia zgodnie z niniejszą Umową, z zastrzeżeniem ust. 4.
4) Dostawca ma prawo wstrzymania się realizacją Umowy sprzedaży, jeżeli po upłynięciu co najmniej 7 dni od doręczenia do LOTOS wezwania do spłaty należności doręczonego mu nie wcześniej niż 14 dni od terminu płatności ceny wynikającego z umowy sprzedaży, którego zwłoka dotyczy, nadal pozostaje w zwłoce lub odmawia bezpodstawnie zapłaty, a wysokość zaległości wynosi ponad 3500 zł netto.
§ 4
DOSTĘPNOŚĆ TOWARÓW
1) Dostawca zobowiązany jest w okresie obowiązywania Umowy utrzymać w ofercie i dostępność towarów z Asortymentu Dostawcy. Dostawca jednak prawo do zastąpienia w ramach Asortymentu Dostawcy poszczególnych modeli lub typów towarów innymi, stosowanie do dostępności rynkowej i popytu na poszczególne towary z Asortymentu Dostawcy, z zastrzeżeniem ust. 2.
2) Dostawca zobowiązany jest na własny koszt i ryzyko utrzymać dostępność poszczególnych towarów z Asortymentów Dostawcy przez co najmniej 3 miesiące, od dnia w którym złożył LOTOS Ofertę sprzedaży takiego produktu lub co najmniej 2 miesiące od dnia, w którym LOTOS złożył pierwsze Zamówienie na dany produkt. Poziom dostępności ma odpowiadać ilości wskazanej przez Dostawcę przy złożeniu Oferty sprzedaży lub w potwierdzeniu przyjęcia Zamówienia do realizacji.
3) W przypadku, kiedy z przyczyn niezależnych od Dostawcy niemożliwe jest zapewnienie dostępności towaru Dostawca zapewni towar zastępczy stanowiący substytut towaru niedostępnego. Towar zastępczy nie może być towarem o gorszej jakości, musi być o podobnych cechach i funkcjonalności. Cena za towar zastępczy nie może być wyższa niż za towar niedostępny. Towar zastępczy może być dostarczony tylko za uprzednią wyraźną zgodą LOTOS. Wyrażenie zgody przez LOTOS nie zwalnia Dostawcy z odpowiedzialności z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, jeżeli okaże się, że towar był dostępny na rynku Polskim.
4) Dostawca, jeżeli poinformuje natychmiast LOTOS o fakcie, iż wykonanie Umowy sprzedaży zgodnie z warunkami umowy może być utrudnione lub napotka przeszkody, przy czym, o ile będzie to możliwe powiadomi o tych przeszkodach najpóźniej na miesiąc przed terminem realizacji Zamówienia. Powiadomienie nie zwalnia Dostawcy z odpowiedzialności z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania.
§ 4
ZAMÓWIENIA I ZAPYTANIE LOTOS
1) Sprzedaż odbywać się będzie na podstawie jednostkowych Zamówień składanych przez LOTOS w formie e-maila zawierającego obraz podpisanego dokumentu Zamówienia.
2) Zamówienia będą składane na adres e-mail: ……… W przypadku stwierdzenia zakłóceń w działaniu adresu email, LOTOS może przesłać Zamówienie faksem lub poprzez przesyłkę (kurierską lub za pomocą operatora usług pocztowych)
3) W zakresie Asortymentu Dostawcy LOTOS, według swojego uznania, może złożyć Dostawcy Zamówienie bez uprzedniego wystosowania Zapytania LOTOS. W wypadku towarów spoza Asortymentu Dostawcy LOTOS będzie składał Zamówienie na podstawie Oferty Dostawcy.
4) Dostawca nie ma wyłączności w zakresie dostaw towarów, nawet jeżeli LOTOS zaakceptował Ofertę Przetargową Dostawcy. Dostawcy nie przysługuje również prawo żądania od LOTOS dokonywania Zamówień lub składania Zapytań LOTOS.
5) Dostawca bezpośrednio po otrzymaniu Zamówienia potwierdza jego doręczenie, a nie później niż w terminie 2 dni roboczych potwierdza przystąpienie do wykonania zamówienia na adres: e-mail: ……….
6) Niewykonanie obowiązków wskazanych w ust 4 i 5 nie wyłącza obowiązku Dostawcy wykonania Umowy sprzedaży zgodnie z Zamówieniem.
7) LOTOS może złożyć Zapytanie LOTOS do Dostawcy również w zakresie innym niż Asortyment Dostawcy. W takim wypadku Dostawca, jeżeli nie posiada możliwości sporządzenia Oferty, w terminie 2 dni złoży oświadczenie, że nie złoży Oferty Dostawcy.
8) Oferta Dostawcy złożona LOTOS jest wiążąca nie krócej niż 14 dni, chyba że LOTOS w Zapytaniu LOTOS wskaże lub krótszy termin związania. LOTOS może wyrazić zgodę na krótszy termin związania Ofertą na uzasadniony wniosek Dostawcy.
9) Zapytanie LOTOS określa termin złożenia Oferty Dostawcy.
10) Złożenie Zamówienia lub złożenie Oferty Dostawcy w zakresie, w jakim cena na towary z Asortymentu Dostawcy jest wyższa od ceny hurtowej z zastosowaniem rabatów podstawowego lub dodatkowego jest bezskuteczna w stosunku do LOTOS. W takim wypadku obowiązuje cena niższa. Wypłacone przez LOTOS ceny w wyższej wartości polegają zwrotowi.
§ 5
DOSTAWA I ODBIÓR TOWARÓW
1) Dostawca dostarcza towar do magazynu centralnego wskazanego przez LOTOS. Koszt dostawy i ubezpieczania towaru w transporcie ponosi Dostawca. Strony mogą określić inne miejsce dostawy. Jeżeli w Ofercie Przetargowej Dostawcy przewidziano możliwość dostawy w inny sposób niż magazyn centralny, LOTOS może w zamówieniu skorzystać z tej formy dostawy.
2) Zamówienia będą składane stosownie do potrzeb LOTOS. Zamówienia będą realizowane nie później niż w terminie 30 dni od otrzymania przez Dostawcę Zamówienia, chyba że w zamówieniu wskazano inny termin, nie krótszy niż 14 dni.
3) Dostawa zamówionych towarów nastąpi do magazynu centralnego LOTOS, znajdującego się pod adresem: ………... Dostawa odbywa się na warunkach DDP (Incoterms 2010) i będzie realizowana na europaletach, które nie podlegają zwrotowi Dostawcy. Ryzyko przypadkowej utraty lub uszkodzenia towaru przechodzi na LOTOS z chwilą złożenia towarów na rampie magazynu i wydania towaru w piecze osoby odpowiedzialnej w miejscu dostawy.
4) Odbiór ilościowy zamówionych towarów będzie dokonywany przez LOTOS w momencie ich dostarczenia. LOTOS nie ma obowiązku zbadania przedmiotu dostawy. Wydanie towaru musi być potwierdzone w liście przewozowym oraz dowodzie dostawy WZ. Odbiór ilościowy potwierdzony w dokumencie WZ stanowi podstawę do wystawienia faktury.
§ 6
REKLAMACJE
1) Dostawca odpowiada wobec LOTOS za wady towaru z tytułu rękojmi jak wobec konsumenta.
2) Dostawca odpowiada wobec LOTOS za wszelkie roszczenia osób trzecich z tytułu wad towarów lub odpowiedzialności za rękojmie LOTOS wobec tych osób trzecich. Dostawca pokryje szkodę i koszty jakie poniósł LOTOS z tytułu roszczeń osób trzecich. LOTOS może żądać również dania zabezpieczenia na pokrycie wydatków.
3) W wypadku zgłoszenia wykrycia wady towaru przez osobę trzecią w trakcie odbioru towaru lub podczas jego użytkowania, LOTOS poinformuje Dostawcę o wadach nie później niż w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania zawiadomienia o wadzie od osoby trzeciej.
Osoba trzecia może również zgłaszać wadliwość bezpośrednio w sieci serwisowej Dostawcy zgodnie z warunkami gwarancji. Zgłoszenie LOTOS może odbywać się dowolną formą komunikacji, w tym poprzez pocztę elektroniczną na adres wskazany w § 4.
4) Towary wadliwe zostaną opisane w protokole reklamacyjnym i odesłane Dostawcy na jego koszt. W przypadku uzasadnionej odmowy uznania reklamacji koszty dostawy towaru do Dostawcy pokrywa LOTOS.
5) Dla zamawianych towarów Dostawca zobowiązuje się niezwłocznie po przyjęciu zamówienia do realizacji przekazać LOTOS adresy stosownych punktów serwisowych oraz warunki wysyłki dla napraw gwarancyjnych. Dostawca zobowiązuje się do bieżącej aktualizacji tych danych w przypadku zmian.
6) Dostawca odpowiada za sprawę i rzetelne rozpatrzenia wszelkich reklamacji dotyczących towaru i załatwi reklamację w terminie rozparzenia reklamacji konsumenckiej, zgodnie ze stosownymi przepisami prawa.
7) W przypadku gdy Dostawca udziela Klientom gwarancji na zasadach określonych w kartach gwarancyjnych, karty będą dostarczane w opakowaniu indywidualnym towaru i nie będą wymagały uzupełniania przez LOTOS.
8) Dostawca nie będzie żądał od osób trzecich dokumentów zakupu produktu od osób trzecich, jeżeli LOTOS wydał produkt osobie trzeciej w związku z programem Navigator. Do realizacji gwarancji wystarczy okazanie karty gwarancyjnej.
§ 7 PŁATNOŚCI
1) Z tytułu realizacji poszczególnych zamówień składanych przez LOTOS , Dostawca będzie wystawiał faktury.
2) Zapłata za zamówione towary następować będzie na podstawie faktury wystawionej w dniu dostawy towaru, płatnej w terminie 30 dni od daty dostarczenia towaru do miejsca określonego w § 5 pkt 1, przelewem na rachunek bankowy Dostawcy o numerze
………..
3) Zapłata wynagrodzenia nastąpi na podstawie prawidłowych, rzetelnych i wystawionych we właściwym terminie faktur. W przypadku uchybień ww. warunków wszelkie negatywne konsekwencje finansowe, w szczególności z tytułu utraty prawa do odliczenia podatku VAT w wyniku:
a) Naruszenia przy wystawianiu faktury art.88 ust. 3a ustawy z 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług, nie podania w fakturze przepisu ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku, przepisu dyrektywy 2006/112/WE, który zwalnia od podatku taka dostawę towarów lub takie świadczenie usług, lub innej podstawy prawnej wskazującej na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia zgodnie z art. 109 ust.1 pkt 19) w/cyt. ustawy poniesie Wystawca faktury.
4) Dostawca oświadcza, że jest zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym i nie jest małym podatnikiem rozliczającym się metodą kasową w rozumieniu ustawy z dnia 11 marca 2004r.
o podatku od towarów i usług, a w przypadku zmian w tym zakresie zobowiązuje się niezwłocznie powiadomić o nich LOTOS pod rygorem poniesienia wszelkich negatywnych konsekwencji finansowych z tego tytułu.
§ 8
POSTANOWIENIA DODATKOWE
1) Dostawca w celu wykonania niniejszej umowy wyraża zgodę na wykorzystywanie przez LOTOS znaków towarowych, wzorów przemysłowych, a także innych oznaczeń stosowanych przez Dostawcę (łącznie „Oznaczenia”), jak również ich zdjęć oraz opisów w materiałach drukowanych (np. katalogach, broszurach, plakatach), a także w Internecie, wyłącznie w celach promocyjnych danego towaru w ramach programu lojalnościowego NAVIGATOR i tylko poprzez: umieszczenie Oznaczeń w katalogu programu lojalnościowego NAVIGATOR w połączeniu z towarami Dostawcy, umieszczenie Oznaczeń na stronie internetowej lub aplikacji mobilnej LOTOS w połączeniu z towarami
Dostawcy, umieszczenia Oznaczeń w materiałach reklamowych i promocyjnych związanych z programem lojalnościowym NAVIGATOR, oferowanie towarów Dostawcy i wprowadzanie ich do obrotu, a także ich reklamę i promocje. Dostawca ma prawo w każdym czasie zażądać zmiany sposobu prezentacji lub używania Oznaczeń, ograniczyć prawo do używania Oznaczeń lub zakazać ich używania.
§ 9 POUFNOŚĆ
1) Obie Strony zobowiązują się do zachowania poufności wszelkich informacji otrzymanych od drugiej Strony w związku z realizacją Umowy oraz zamówień, na zasadach określonych w Umowie.
2) Jako Informacje Poufne traktowane będą wszelkie informacje uzyskane przez Stronę, a dotyczące drugiej Strony, jej działalności lub kontrahentów, niezależnie od tego, czy zostały ujawnione w związku z zawarciem i wykonaniem Umowy, czy też Strona weszła w ich posiadanie w inny sposób i w innym celu. Dotyczy to informacji uzyskanych zarówno przed zawarciem Umowy, jak i po jej rozwiązaniu lub wygaśnięciu. Dla uniknięcia wątpliwości przyjmuje się wraz z przekazaniem informacji Strona, której informacja dotyczy, nie wyzbywa jakichkolwiek praw do nich.
3) Każda ze Stron zobowiązuje się także nie przekazywać treści Umowy ani też jej fragmentów oraz treści i fragmentów zamówień , jak również wynikających z nich warunków cenowych i technologicznych, osobom trzecim, z wyjątkiem pracowników lub współpracowników albo doradców Stron, o ile jest to niezbędne do wykonania niniejszej Umowy.
4) Ochrona Informacji Poufnych polega w szczególności na:
a) zakazie ujawniania lub przekazywania Informacji osobom trzecim, bez uprzedniej pisemnej zgody Strony, której informacje dotyczą. Zakaz ten nie obejmuje udostępnienia Informacji Poufnych pracownikom Dostawcy i innym podmiotom biorącym udział w wykonywaniu czynności związanych ze świadczeniem Dostawcy realizowanym na rzecz LOTOS (podwykonawcy), w zakresie niezbędnym do prawidłowego wykonania Umowy, z zastrzeżeniem zobowiązania tych osób do zachowania poufności Informacji w zakresie nie mniejszym, niż określony w Umowie;
b) zobowiązaniu do korzystania z Informacji wyłącznie w celu wykonywania Umowy, a w szczególności nie wykorzystywania Informacji w celu osiągnięcia własnej korzyści lub przysporzenia korzyści jakiejkolwiek osobie trzeciej;
c) zobowiązaniu do zwrotu wszelkich nośników danych, w tym nośników informatycznych oraz rysunków, specyfikacji, ogólnych warunków i innych dokumentów przekazanych przez Stronę, zawierających Informacje objęte poufnością, na żądanie tej Strony.
5) Z obowiązku zachowania poufności wyłączone są informacje które:
a) zgodnie z obowiązującymi przepisami podlegają publikacji lub umieszczeniu w jawnych rejestrach i ewidencjach,
b) zostały opublikowane w piśmiennictwie lub w inny sposób udostępnione szerokiej publiczności, z powodów niezależnych od Stron,
c) zostały zgodnie uznane przez Strony za warte opublikowania, w szczególności w celach marketingowych,
d) stały się dostępne w związku z wydarzeniami „siły wyższej”, mimo że Strony dołożyły wszelkiej staranności aby je należycie zabezpieczyć,
e) ich ujawnienie jest konieczne dla dochodzenia praw wynikających z niniejszej Umowy.
6) Obowiązek zachowania poufności nie dotyczy sytuacji, gdy udostępnienie Informacji Poufnych będzie wymagane przez bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa, w tym z treści wykonalnego orzeczenia sądowego lub administracyjnego, a także w związku z uprawnionym żądaniem wyposażonego w stosowne kompetencje organu administracji publicznej. W takim przypadku Strona zobowiązana jest niezwłocznie zawiadomić drugą ze Stron o obowiązku ujawnienia Informacji Poufnej.
7) Żadna ze Stron nie może używać bez pisemnej zgody drugiej Strony nazwy, logo lub innych oznaczeń drugiej Strony dla własnych celów, a w szczególności w referencjach i innych materiałach promocyjnych (w tym w formie elektronicznej).
8) Jeżeli warunki Umowy dotyczące poufności i ochrony praw Stron Umowy nie zostaną dotrzymane, obydwie Strony użyją swoich procedur wewnętrznych, aby zminimalizować szkodliwe efekty takiego ujawnienia. W przypadku zaistnienia takiej sytuacji każda ze Stron niezwłocznie poinformuje drugą Stronę, i będzie współpracować w zakresie rozwiązania problemu.
9) W razie ujawnienia tajemnicy, Stronie Umowy, która poniosła z tego tytułu szkodę przysługuje prawo dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych.
10) Postanowienia niniejszego paragrafu obowiązują także po ustaniu Umowy, przez okres pięciu lat od daty wykonania przez Dostawcę ostatniej dostawy towarów dla LOTOS.
11) Postanowienia niniejszego paragrafu nie wyłączają obowiązków wynikających z przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji .
12) W trakcie trwania umowy, na życzenie LOTOS, należy dostarczyć po jednym egzemplarzu wskazanego przez LOTOS towaru. Towary podlegają, na życzenie dostawcy, zwrotowi, jednakże LOTOS nie będzie udzielał rekompensaty za zwyczajowe testy użytkowe, poprzez które produkt może nosić ślady użytkowania bądź ulec zniszczeniu.
§ 10
KLAUZULE CSR 1) Klauzule BHP
a) Jeżeli działanie lub zaniechanie Dostawcy, jego pracowników lub osób wykonujących prace w imieniu Dostawcy bez względu na podstawę prawną współpracy, w jakikolwiek sposób uchybia obowiązującym na terenie LOTOS zasadom związanym z zachowaniem bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, w tym przepisom przeciwpożarowym lub innym przepisom oraz wymaganiom regulującym kwestie związane z bezpieczeństwem na terenie LOTOS jest uprawniony do naliczenia Dostawcy kary umownej w wysokości 1.000,00 złotych (słownie: tysiąc złotych) za każde zdarzenie polegające na działaniu lub zaniechaniu działania.
b) Ponadto, w przypadku zaistnienia zdarzenia, o którym mowa powyżej, LOTOS może podjąć jednostronną decyzję o wstrzymaniu, do czasu potwierdzenia usunięcia naruszenia, prac maszyn lub innych urządzeń technicznych, jak również prowadzenia
prac w całości, w części lub przez poszczególne osoby na terenie LOTOS. Wstrzymanie prac nie wpływa na termin wykonania prac określony w Umowie.
c) Osobami uprawnionymi do dokonywania kontroli ww. wymagań, jak również wstrzymania prac w całości lub w części, są nadzorujący prace w imieniu LOTOS lub służba BHP LOTOS lub pracownicy podmiotów świadczących na terenie spółki usługi ochrony mienia i osób.
d) W każdym przypadku stwierdzenie nieprzestrzegania przez Dostawcę obowiązujących na terenie LOTOS przepisów dotyczących bezpieczeństwa pracy, ochrony ppoż. oraz bezpieczeństwa fizycznego służba BHP LOTOS lub podmiot świadczący na terenie LOTOS usługi ochrony mienia i osób zastosuje sankcje przewidziane w „Taryfikatorze wykroczeń dla pracowników firm zewnętrznych obowiązującym na terenie Grupy LOTOS S.A.”
e) Dostawca oświadcza, iż zapoznał się z Taryfikatorem wykroczeń oraz wyraża zgodę na wskazane w nim sankcje. W przypadku odebrania Pracownikom Dostawcy prawa wstępu na teren LOTOS wszelkie skutki obciążają Dostawcę.
2) Klauzula dotycząca zasad i standardów postępowania
a) Dostawca jest zobowiązany do przestrzegania aktualnie obowiązujących na terenie wykonywania prac zasad i standardów postępowania, w szczególności dotyczących bezpieczeństwa pracy i ochrony ppoż. udostępnionych ze strony LOTOS na portalu ePaliwa (https://ppm.lotospaliwa.pl/) lub inny zwyczajowo przyjęty u LOTOS sposób.
b) Ze strony Dostawcy osobą upoważnioną, której zostaną przyznane uprawnienia dostępu do portalu ePaliwa oraz która będzie osobą odpowiedzialną za kontakt w tym zakresie jest: ………..
c) Strony postanawiają, iż wszelkie zawiadomienia i inna korespondencja dotycząca zasad i standardów obowiązujących na terenie wykonywania prac, publikowanych na portalu ePaliwa będzie uznana za doręczoną, a Dostawca nie będzie uprawniony do powoływania się na brak wiedzy co do treści aktualnych zasad i standardów postępowania.
d) Zmiany w dokumentach dotyczących zasad i standardów obowiązujących na terenie wykonywania prac opublikowane na portalu ePaliwa będą komunikowane za pośrednictwem poczty e-mail na podany wyżej adres.
e) Wymagania wchodzą w życie z dniem ich publikacji na portalu ePaliwa, na zasadach określonych powyżej. Dostawca jest zobowiązany zapewnić przestrzeganie zasad i standardów przez osoby wykonujące prace w jego imieniu.
3) Klauzula etyczna i Compliance
a) LOTOS, jako spółka Grupy Kapitałowej LOTOS, prowadzi działalność z poczuciem odpowiedzialności za skutki swojego działania oraz stosuje jednolite standardy w ocenach etycznego postępowania pracowników i osób trzecich, poszanowania praw człowieka, przestrzegania praw pracowniczych oraz poszanowania środowiska naturalnego.
b) LOTOS, jako spółka Grupy Kapitałowej LOTOS dba o poszanowanie praw człowieka w ramach całego łańcucha wartości prezentowanych w prowadzonej działalności gospodarczej. W duchu społecznej odpowiedzialności za całość życia zbiorowego oraz w trosce o wspólne dobro LOTOS, jako spółka Grupy Kapitałowej LOTOS podejmuje działania związane z dbałością o przestrzeganie praw i przepisów w prowadzonej
działalności, w tym międzynarodowych zasad uwzględniających koncepcję Społecznej Odpowiedzialności Biznesu (CSR). Spółka podejmuje działania związane z kształtowaniem właściwych relacji gospodarczych oraz społecznych.
c) LOTOS, jako spółka Grupy Kapitałowej LOTOS w swoich działaniach dąży do stworzenia środowiska pracy opartego o wzajemny szacunek oraz tolerancję. Spółka zapewnia ochronę danych osobowych i dyskrecję wszystkim osobom, które zdecydują się zgłosić podejrzenie naruszenia obowiązujących w Grupie Kapitałowej LOTOS zasad wyrażonych w „Kodeksie etyki Grupy Kapitałowej LOTOS” lub innych regulacji związanych z wdrożoną i stosowaną przez spółki Grupy Kapitałowej LOTOS koncepcją Społecznej Odpowiedzialności Biznesu.
d) Z treścią „Kodeksu etyki Grupy Kapitałowej LOTOS” można się zapoznać na stronie www.odpowiedzialny.lotos.pl
e) Zasady Polityki Compliance publikowane są w Bibliotece portalu ePaliwa w folderze Compliance. Wykonawca zapewnia, że zapoznał właściwych pracowników Wykonawcy z treścią „Kodeksu etyki Grupy Kapitałowej LOTOS” i Zasadami Polityki Compliance. Wykonawca dołoży wszelkich starań, aby w trakcie Umowy stosować się do zaleceń Kodeksu etyki i Zasad Polityki Compliance.
4) Klauzula braku konfliktu interesów
a) Dostawca oświadcza, iż wedle jego najlepszej wiedzy w dacie podpisania Umowy, nie występuje jakikolwiek konflikt interesów, który mógłby stanowić przeszkodę dla należytego wykonywania Umowy przez Dostawcę, wpływać na jego bezstronność, jakość wykonywanych przez niego prac lub usług, niezależność lub rzetelność.
b) Dostawca oświadcza, iż zobowiązuje się zachować najwyższą staranność w zakresie wymaganym dla prowadzonej działalności gospodarczej oraz podejmować działania zmierzające do unikania konfliktu interesów.
c) Dostawca oświadcza, że w okresie realizacji Umowy, w przypadku podejrzenia zaistnienia ryzyka ewentualnego konfliktu interesów wpływającego na treść oświadczenia, o którym mowa w ust. 1, niezwłocznie poinformuje na piśmie LOTOS o takim podejrzeniu, wskazując jego uzasadnienie i przedstawi propozycję wszelkich niezbędnych działań mających na celu zapobieżenie konfliktowi, uwzględniając szeroko pojęty interes LOTOS oraz stosowane przez niego zasady etyki biznesu.
5) Klauzula antykorupcyjna
a) Dostawca oświadcza, że nie oferował, ani nie przekazywał żadnych korzyści majątkowych w celu wywarcia wpływu na decyzję LOTOS o wyborze jego oferty. Nie wpływał na wybór LOTOS w sposób sprzeczny z prawem lub dobrymi obyczajami oraz nie brał udziału w jakichkolwiek porozumieniach lub ustaleniach z innymi podmiotami trzecimi, które miałyby na celu wywarcie wpływu na wybór LOTOS.
6) Ochrona środowiska
a) Dostawca oświadcza, że przestrzega obowiązujących przepisów prawa dotyczących szeroko rozumianej ochrony środowiska, w szczególności w zakresie uzyskania niezbędnych zezwoleń, dokonania zgłoszeń i składania informacji oraz respektowania ograniczeń korzystania ze środowiska, w tym, w szczególności wynikających z należytej gospodarki odpadami. Ponadto Dostawca oświadcza, że działa w sposób zrównoważony i podejmuje działania ograniczające negatywny wpływ własnej działalności na środowisko naturalne.
7) Przestrzeganie praw człowieka
a) Dostawca oświadcza, iż w zakresie dotyczącym zatrudnienia stosuje w prowadzonej działalności gospodarczej obowiązujące w tym zakresie przepisy prawa, w tym, w szczególności Kodeks pracy oraz akty wykonawcze wydane na jego podstawie.
8) Wpływ na społeczeństwo – działania integrujące
a) Dostawca oświadcza, iż uwzględnia w swojej działalności gospodarczej również problematykę społeczną i dąży do maksymalizacji integracji wartości społecznych, środowiskowych, etycznych i tych związanych z prawami człowieka z działalnością swoją, innych zainteresowanych stron i społeczeństwa jako całości.
9) Audit Dostawcy
a) Mając na uwadze jakość realizacji Umowy, bezpieczeństwo pracy, ochronę środowiska oraz standardy społecznej odpowiedzialności biznesu, LOTOS zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia u Dostawca auditów w obszarze będącym przedmiotem Umowy.
Działania te mają na celu ocenę spełnienia wymagań określonych w dokumentach kontraktowych i innych dokumentach przekazanych do stosowania, a także odpowiednich przepisach prawa, normach i standardach obowiązujących przy realizacji Umowy.
§ 11
PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH
1) Na potrzeby realizacji niniejszej umowy Strony jako niezależni administratorzy danych przekazywać będą sobie nawzajem dane osobowe swoich przedstawicieli w zależności od potrzeb wynikających z postanowień niniejszej umowy.
2) Podstawą prawną przetwarzania w/w danych jest prawnie uzasadniony interes każdej ze Stron, o którym mowa w art. 6 ust. 1 lit. f Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – zwane dalej RODO) związany z realizacją wykonania postanowień niniejszej umowy.
3) Strony zobowiązują się do poinformowania osób wymienionych w pkt 1 o konieczności przekazania ich danych na potrzeby realizacji umowy, w tym o celu i zakresie przekazania danych. Strona przekazująca dane ma również obowiązek przekazać osobom informację na temat przetwarzania ich danych zgodnie z RODO przez stronę otrzymującą dane, w sytuacji otrzymania od niej takiej informacji.
4) Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych przekazanych przez Dostawcę w związku z realizacją umowy przez LOTOS Paliwa znajduje się w załączniku nr 2.
5) Każda ze Stron ponosi wszelką odpowiedzialność za szkody wyrządzone w związku z przetwarzaniem danych osobowych oraz za przekazanie nieprawdziwych lub błędnych danych osobowych.
6) Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych zbieranych na dodatkowych dokumentach do niniejszej umowy mogą być dołączane do tych dokumentów.
§ 12
ODPOWIEDZIALNOŚĆ
1) Dostawca ponosi pełną odpowiedzialność odszkodowawczą za niewykonanie lub nienależyte wykonanie niniejszej Umowy lub każdej Umowy Sprzedaży.
2) W wypadku, niewykonania całości dostawy w terminie Dostawca zapłaci LOTOS karę umową w wysokości 1% wartości niedostarczonego w terminie towaru, za każdy dzień zwłoki, nie więcej jednak niż łącznie 20 % wartości niedostarczonego w terminie towaru.
Zapłata kary umownej nie wyłącza prawa LOTOS dochodzenia roszczenia odszkodowawczego.
3) W przypadku, gdy Dostawca bezprawnie odmówi realizacji Zamówienia lub też opóźnienie w dostawie przekracza 14 dni, LOTOS może, bez konieczności uzyskiwania zgodny lub upoważnienia Dostawy lub LOTOS, odmówić przyjęcia towaru od Dostawcy, nabyć taki sam (lub substytut) towaru u osoby trzeciej i żądać od Dostawcy pokrycia różnicy w kosztach i cenie, obciążając go dodatkowo karą umowną za opóźnienie w wykonaniu dostawy, o której mowa w ust.2.
§ 13
ZMIANY UMOWY
1) Wszelkie zmiany lub uzupełnienia Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
§ 14
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1) W sprawach nieuregulowanych postanowieniami Umowy zastosowanie będą mieć odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego.
2) Ewentualne spory, które mogą powstać w związku z Umową, Strony poddają pod rozstrzygnięcie przez sąd właściwy dla siedziby LOTOS.
3) Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.
4) Załączniki do niniejszej umowy stanowią integralną jej część.
Lista załączników:
Załącznik nr 1: Warunki cenowe dla LOTOS
Załącznik nr 2: Informacja na temat przetwarzania danych osobowych przez LOTOS w związku z realizacją umowy
DOSTAWCA LOTOS
Załącznik nr 2 : Informacja na temat przetwarzania danych osobowych przez LOTOS Paliwa w związku z realizacją umowy
Wariant dla Dostawcy – którym jest osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą
1. Administratorem danych osobowych przekazanych przez Dostawcę na potrzeby realizacji umowy jest LOTOS Paliwa Sp. z o.o. z siedzibą: ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk. Z LOTOS Paliwa można się skontaktować poprzez: adres e-mail: odo@lotospaliwa.pl, telefonicznie: 801 345 678, (58) 326 43 00 lub pisemnie na adres siedziby wskazany powyżej.
2. W LOTOS Paliwa został wyznaczony inspektor ochrony danych, z którym można się skontaktować we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych poprzez e-mail:
iod@lotospaliwa.pl.
3. Zebrane dane będą przetwarzane w celach związanych z zawarciem i realizacją umowy oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.
4. Podstawą prawną przetwarzania danych Dostawcy wynikającą z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – zwane dalej RODO) jest:
a. wykonanie niniejszej umowy, jak również podjęcie działań przed jej zawarciem zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
b. wypełnianie obowiązków prawnych zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO określonych przepisami o rachunkowości;
c. prawnie uzasadniony interes LOTOS Paliwa, o którym mowa w art. 6 ust. 1 lit. f RODO związany z realizacją niniejszej umowy oraz dochodzeniem lub odpieraniem ewentualnych roszczeń z niej wynikających.
5. Podstawą prawną przetwarzania w stosunku do danych przedstawicieli Dostawcy wymienionych w umowie, innych niż osoby, o których mowa w pkt 4, których dane mogą być przekazywane na potrzeby realizacji umowy, jest prawnie uzasadniony interes LOTOS Paliwa, o którym mowa w art.
6 ust. 1 lit. f RODO, związany z realizacją wykonania postanowień niniejszej umowy.
6. Dane mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie LOTOS Paliwa, w tym m.in.: obsługującym systemy informatyczne wykorzystywane na potrzeby realizacji umowy, prowadzącym obsługę finansowo-księgową, prowadzącym zewnętrzne archiwa dokumentacji oraz podmiotom, którym zlecono dochodzenie roszczeń; przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z LOTOS Paliwa i wyłącznie zgodnie z jej poleceniami.
7. Dane przetwarzane będą przez czas realizacji niniejszej umowy, a po jej zakończeniu przez czas związany wygaśnięciem roszczeń związanych z umową oraz przez czas określony przepisami podatkowymi oraz dotyczącymi sprawozdawczości finansowej.
8. Każda osoba ma prawo: dostępu do swoich danych, żądania ich sprostowania, usunięcia oraz ograniczenia ich przetwarzania, jak również wyrażenia sprzeciwu w przypadku przetwarzania danych w oparciu o uzasadniony interes, o którym mowa w pkt. 5.
9. W celu skorzystania z powyższych praw, należy skontaktować się z LOTOS Paliwa lub z Inspektorem ochrony danych (dane kontaktowe wskazane w pkt 1 i 2).
10. Każda osoba ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
11. Podanie danych jest dobrowolne. W przypadku braku podania danych nie będzie możliwe zawarcie i realizacja niniejszej umowy.
Wariant dla Dostawcy – którym jest Spółka prawa handlowego
1. Administratorem danych osobowych przekazanych przez Dostawcę na potrzeby realizacji umowy jest LOTOS Paliwa Sp. z o.o. z siedzibą: ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk. Z LOTOS Paliwa można się skontaktować poprzez: adres e-mail: odo@lotospaliwa.pl, telefonicznie: 801 345 678, (58) 326 43 00 lub pisemnie na adres siedziby wskazany powyżej.
2. W LOTOS Paliwa został wyznaczony inspektor ochrony danych, z którym można się skontaktować we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych poprzez e-mail:
iod@lotospaliwa.pl.
3. Zebrane dane w zakresie imię, nazwisko, nr telefonu oraz adres e-mail, będą przetwarzane w celach związanych z zawarciem i realizacją umowy.
4. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych przedstawicieli Kontrahenta, które są przekazywane na potrzeby realizacji umowy, jest prawnie uzasadniony interes LOTOS Paliwa, o którym mowa w art. 6 ust. 1 lit. f Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – zwane dalej RODO), związany z realizacją wykonania postanowień niniejszej umowy.
5. Dane mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie LOTOS Paliwa, w tym m.in.: obsługującym systemy informatyczne wykorzystywane na potrzeby realizacji umowy, prowadzącym obsługę finansowo-księgową, prowadzącym zewnętrzne archiwa dokumentacji oraz podmiotom, którym zlecono dochodzenie roszczeń; przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z LOTOS Paliwa i wyłącznie zgodnie z jej poleceniami.
6. Dane przetwarzane będą przez czas realizacji niniejszej umowy, a po jej zakończeniu przez czas związany wygaśnięciem roszczeń związanych z umową oraz przez czas określony przepisami podatkowymi oraz dotyczącymi sprawozdawczości finansowej.
7. Każda osoba ma prawo: dostępu do swoich danych, żądania ich sprostowania, usunięcia oraz ograniczenia ich przetwarzania, jak również wyrażenia sprzeciwu w przypadku przetwarzania danych w oparciu o uzasadniony interes, o którym mowa w pkt. 4.
8. W celu skorzystania z powyższych praw, należy skontaktować się z LOTOS Paliwa lub z Inspektorem ochrony danych (dane kontaktowe wskazane w pkt 1 i 2).
9. Każda osoba ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
