2014.TEL.7824 iii
Summary
The Reinier de Graaf Hospital in Delft has concluded that care for frail elderly with impaired mobility is not always optimal. Due to multimorbidity, traditional monodisciplinary care is not the best possible care. The Reinier de Graaf Hospital set out to improve their care process to serve the frail elderly best.
It was found that the target group has a high risk for functional decline, dependence and reduced quality of life. Thus the target group can benefit from short admission and throughput times. In order to deliver the best possible care, multidisciplinary collaboration is found to be essential.
Using soft and hard systems theory combined with thorough data analysis, the current process was evaluated. It was found that the average combined admission and throughput time was 196 days for the target group, in this period a patient visited the hospital 8,6 times. The hospital visits were found to be predominantly for outpatient care. The multidisciplinary care was largely delivered in a sequential manner. This leads to a lack of collaboration between medical specialist, to unnecessary long throughput times and to many hospital visits.
To improve the quality of the health care logistics, improvements have been proposed in a process redesign. Instead of delivering care in a sequential manner, the redesign allows for parallel multidisciplinary treatment. In order to do so, a triage appointment is suggested at the start of the care route and appointments with multiple medical specialists should be clustered on a single day. Short admission and throughput times can be achieved by reserving capacity based on expected patient flow. By means of data analysis the expected future input volume is set at 14 patients per week and the mean capacity required was calculated accordingly. To assess the performance of the proposed design under stochastic influence, a discrete event simulation was developed and verified.
The simulation results indicate that if 110% of the theoretical capacity is used, for the average patient the throughput time can be reduced by 50% to 73%, depending on the average wait time between visits. On average a simulated patient visited the hospital 4,4 times for 6,7 appointments. The cost for these improvements are an average occupancy drop for medical doctors of 15%.
2014.TEL.7824 v
Samenvatting
Het Reinier de Graaf Gasthuis in Delft heeft geconstateerd dat de zorg voor kwetsbare ouderen met mobiliteitsproblemen soms beter kan. Als patiënten mobiliteitsproblemen ontwikkelen door de samenhang van verschillende aandoeningen is de traditionele monodisciplinaire zorg niet de beste zorg. Het Reinier de Graaf Gasthuis wil voor deze patiëntengroep de organisatie van multidisciplinaire zorg verbeteren zodat de zorg beter aansluit bij de behoefte van de patiënt, mantelzorgers en huisartsen.
Deze doelgroep loopt een verhoogd risico op functionele achteruitgang, afhankelijkheid van mantelzorgers en professionele zorgverleners en een verminderde kwaliteit van leven. Daarom is de doelgroep gebaat bij zo kort mogelijke toegangs- en doorlooptijden. Multidisciplinaire zorg is bij de doelgroep vereist omdat de (meervoudige) aandoeningen zelden doeltreffend door één medisch specialisme te behandelen zijn.
Na een systematische procesanalyse en kwantificering door middel van dataonderzoek is vastgesteld dat medisch specialismen voornamelijk sequentieel zorg verlenen aan de doelgroep. De toegangstijd en doorlooptijd zijn gemiddeld samen 196 dagen per zorgroute, een patiënt komt in die periode gemiddeld 8,6 maal in het ziekenhuis, voornamelijk voor poliklinische consulten. Door het sequentiële plannen duurt het onnodig lang voordat een patiënt uitbehandeld is, komt de patiënt onnodig vaak in het ziekenhuis, kan de huisarts zijn coördinatieve functie moeilijk uitoefenen en is er weinig overleg mogelijk tussen medisch specialisten.
Om te voldoen aan de eisen en belangen van de doelgroep is een herontwerp van het poliklinische zorgproces voorgesteld met als belangrijkste doelstellingen het verkorten van de toegangs- en doorlooptijd, het verminderen van het aantal ziekenhuisbezoeken en het faciliteren van multidisciplinaire samenwerking. Door de toevoeging van een triagestap bij aanvang van de zorgroute kunnen de benodigde medisch specialisten geïdentificeerd worden en kan parallel gestart worden met de zorgtrajecten. Het clusteren van afspraken zorgt voor minder ziekenhuisbezoeken. Om een snelle doorgang te garanderen is voorgesteld om capaciteit te reserveren voor de doelgroep. Aan de hand van dataonderzoek is de patiëntenstroom vastgesteld op 14 patiënten per week, ook is een capaciteitsberekening gemaakt per betrokken medisch specialisme.
Omdat variatie in de patiëntenstroom de benodigde capaciteit kan beïnvloeden is een simulatiemodel gemaakt. De belangrijkste uitkomstmaten zijn doorlooptijd en
vi 2014.TEL.7824
bezettingsgraad per medisch specialisme. Op basis van de simulatieresultaten wordt aanbevolen om 110% van de gemiddeld benodigde capaciteit te reserveren om de variatie op te kunnen vangen. Daarbij de bezettingsgraad 85%. De gemiddelde doorlooptijd in het simulatiemodel ligt tussen de 53 en 98 dagen per zorgroute, afhankelijk van de gesimuleerde wachttijd tussen afspraken. In deze periode bezoekt een patiënt 4,4 maal het ziekenhuis voor 6,7 poliklinische consulten. Dit zijn aanzienlijke reducties ten opzichte van de huidige prestaties in het ziekenhuis.
