Wszystkie wyłączenia jawności w dokumencie, w zakresie danych osobowych dokonano na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej; jawność wyłączyła Magdalena Kluba Starszy Inspektor Sekcji Kontroli Wewnętrznej Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Krakowie.
MIEJSKI OŚRODEK POMOCY SPOŁECZNEJ W KRAKOWIE
SW. 0811.11.2019.JS
Protokół z kontroli realizacji zadania polegającego na prowadzeniu w okresie od 1 stycznia 2018 r. do 30 listopada 2020 r. placówki opiekuńczo – wychowawczej dla 12 dzieci
na podstawie umowy nr W/I/74/SO/12/2018 z dnia 16.01.2018 r.
I. Informacje wstępne
1.
Nazwa kontrolowanego zadania:Prowadzenie w okresie od 1.01.2018 r. do 30.11.2020 r. w lokalu Podmiotu na terenie Gminy Miejskiej Kraków placówki opiekuńczo–wychowawczej typu socjalizacyjnego dla 12 wychowanków.
2.
Numery i daty zawarcia umów:Umowa nr W/I/74/SO/12/2018 z dnia 16.01.2018 r.
3.
Podmiot realizujący zadanie:Fundacja im. Św. Scholastyki, os. Bohaterów Września 78/20, Kraków.
4.
Kontrolę przeprowadzili pracownicy:Ewa Sypik – Dział Pomocy Dzieciom, upoważnienie nr 32/2019 z 8.01.2019 r.
Katarzyna Długosz-Więckowska – Dział Pomocy Dzieciom, upoważnienie nr 26/2019 z 8.01.2019 r.
Justyna Szostek-Stopa – Sekcja Kontroli Wewnętrznej, upoważnienie nr 2/2019 z 7.01.2019 r.
5.
Wyjaśnień na potrzeby kontroli udzielali:Natalia Jarosz – Dyrektor placówki opiekuńczo-wychowawczej, Magdalena Osińska – Prezes Fundacji im. Św. Scholastyki.
6.
Podstawa prawna do przeprowadzenia kontroli:1) Ustawy:
ustawa z dnia z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (t. j. Dz. U. z 2018 r. poz. 998 z późn.zm.);
ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2019 r. poz. 357);
ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t. j. Dz. U. z 2017 r. poz. 2077 z późn. zm.);
ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.
j. Dz. U. z 2018 r. poz. 450 z późn. zm.).
2) Rozporządzenia:
rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 22 grudnia 2011 r. w sprawie instytucjonalnej pieczy zastępczej (Dz. U. z 2011 Nr 292 poz. 1720)
3) Umowa:
umowa nr W/I/74/SO/12/2018 z dnia 16.01.2018 r.
7.
Rodzaj kontroli:Kontrola miała charakter planowy, kompleksowy i została przeprowadzona zgodnie z planem kontroli wewnętrznej MOPS na 2019 r.
8.
Przedmiot kontroli:Ocena prawidłowości realizacji zadań określonych w umowie nr W/I/74/SO/12/2018 z dnia 16.01.2018 r. z uwzględnieniem następujących kryteriów:
1) prawidłowość wykorzystania dotacji (zgodność ponoszonych wydatków z kosztorysem);
2) prawidłowość prowadzonej dokumentacji finansowo – księgowej;
3) prawidłowość opisu dokumentacji;
4) prawidłowość realizacji obowiązków informacyjnych;
5) prawidłowość zatrudniania pracowników, w tym ich kwalifikacji zawodowych;
6) prawidłowość prowadzenia dokumentacji uczestników zadania.
9.
Okres realizacji zadania objęty kontrolą:Od 1.01. do 31.12.2018 r.
10.
Termin i miejsce przeprowadzenia kontroli:Czynności kontrolne prowadzone były od godziny 8:30 w dniu 28 marca 2019 r. do godziny 14:30 w dniu 29 marca 2019 r. w placówce opiekuńczo-wychowawczej ul. Hamernia 31A.
Ostatnie dokumenty Zleceniobiorca przedłożył w dniu 28.05.2019 r.
11.
Sposób powiadomienia Zleceniobiorcy o planowanej kontroli:Zleceniobiorca został poinformowany o terminie kontroli pismem SW.0811.11.2019.JS nr kanc. W-6768/19 z 8.03.2019 r., które zostało przekazane za pośrednictwem poczty oraz drogą mailową.
12.
Najważniejsze zasady dotyczące funkcjonowania POW odnoszące się do przedmiotu kontroli:Placówka opiekuńczo-wychowawcza zapewnia całodobową opiekę i wychowanie dzieciom pozbawionym całkowicie lub częściowo opieki rodziców biologicznych poprzez zaspokajanie potrzeb życiowych zgodnie z ustalonym standardem opieki i wychowania oraz standardami usług opiekuńczo-wychowawczych zawartych w Ustawie o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej oraz Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 22 grudnia 2011 roku w sprawie instytucjonalnej pieczy zastępczej. Placówka we współpracy z asystentem rodziny winna realizować plan pomocy dziecku, umożliwić dziecku kontakt z rodzicami i innymi osobami bliskimi, chyba że sąd postanowi inaczej. Placówka powinna podejmować działania w celu powrotu dziecka do rodziny, ponadto zapewnić dzieciom dostęp do kształcenia dostosowanego do ich wieku i możliwości rozwojowych, korzystanie z przysługujących świadczeń zdrowotnych oraz w razie potrzeby objąć dzieci działaniami terapeutycznymi.
Zasady działania i finansowania placówki opiekuńczo-wychowawczej typu socjalizacyjnego ul.
Hamernia 31A w Krakowie ujęto w umowie nr W/I/74/SO/12/2018 z dnia 16.01.2018 r.
Umowa ta określa między innymi:
sposób wykonania zadania publicznego;
liczbę wychowanków;
źródła, wysokość i zakres finansowania działalności POW;
obowiązki i uprawnienia informacyjne.
Rozporządzenie określa między innymi:
liczbę pracowników sprawujących opiekę nad wychowankami;
dokumentację, która powinna być prowadzona dla każdego wychowanka;
obowiązek zapewnienia dziecku:
wyżywienia
dostępu do opieki zdrowotnej,
zaopatrzenia w produkty lecznicze, wyroby medyczne i środki specjalnego przeznaczenia żywieniowego,
dostępu do zajęć wychowawczych,
wyposażenia w: odzież, obuwie, bieliznę, zabawki, środki higieny osobistej,
zaopatrzenia w podręczniki, pomoce i przybory szkolne,
kwoty pieniężnej do własnego dysponowania przez dzieci,
dostępu do nauki i pomocy w nauce;
uczestnictwa w zajęciach pozalekcyjnych i rekreacyjno-sportowych;
opłaty za pobyt w bursie lub internacie oraz pokrycie kosztów przejazdu do i z miejsca uzasadnionego pobytu poza placówką.
Zgodnie z ofertą zleceniobiorca winien zatrudniać:
Dyrektor/wychowawca - 1 etat
Wychowawca – 5 etatów
Psycholog – 0,5 etatu
Obsługa księgowa - 0,25 etatu
w wymiarze 0.006 etatu prowadzona jest praca społeczna - obsługa prawna, w wymiarze 0,02 - obsługa kadrowa oraz 0,02 - zakupy i dowóz towarów.
13.
Skróty stosowane w protokole:MOPS – Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Krakowie;
DD – Dział Pomocy Dzieciom;
Podmiot, Zleceniobiorca, Fundacja – Fundacja im. Św. Scholastyki;
POW, Placówka – placówka opiekuńczo-wychowawcza ul. Hamernia 31A;
MOW – Młodzieżowy Ośrodek Wychowawczy;
GMK, Zleceniodawca – Gmina Miejska Kraków.
14.
Dobór próby:Przyjęto, że analizie podlegać będzie dokumentacja dotycząca działalności placówki opiekuńczo – wychowawczej ul. Hamernia 31A, w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2018 r., w tym:
100% dokumentów księgowych z okresu 1–30 czerwiec i 1–30 listopad 2018 r.;
100% dokumentów pracowników zatrudnionych do realizacji zadania w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2018 r.;
30% dokumentów osób będących uczestnikami zadania w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2018 r.;
100% dokumentów promujących zadanie z okresu od 1 stycznia do 31 grudnia 2018 r.
I. Ustalenia kontroli – część merytoryczna
1. Prawidłowość zatrudnienia kadry tj. posiadanie odpowiednich kwalifikacji zawodowych pracowników realizujących zadania w placówce.
Podczas kontroli ustalono, że w okresie od 1 stycznia 2018 roku do 31 grudnia 2018 roku osoby zatrudnione do pracy z dziećmi posiadały niezbędne kwalifikacje, zgodne z obowiązującymi przepisami, określonymi w art. 97-98 ustawy z dnia 9 czerwca 2011 roku o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej.
W teczkach osobowych osób zatrudnionych znajdowały się dokumenty potwierdzające wymagane kwalifikacje oraz podpisane przez pracowników oświadczenia zawierające zgodę na przetwarzanie powierzonych danych osobowych. Ponadto w aktach znajdowały się oświadczenia, iż dana osoba:
a) nie jest i nie była pozbawiona władzy rodzicielskiej oraz władza rodzicielska nie jest jej zawieszona ani ograniczona;
b) wypełnia obowiązek alimentacyjny – w przypadku, gdy taki obowiązek w stosunku do niej wynika z tytułu egzekucyjnego;
c) nie była skazana prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe.
Kontrola okazanych dokumentów wykazała, iż jedna z osób zatrudnionych w okresie objętym kontrolą nie posiadała zdolności do pracy w placówce opiekuńczo-wychowawczej potwierdzonej zaświadczeniem lekarskim o braku przeciwwskazań do tej pracy.
Na podstawie przedłożonych dokumentów stwierdzono, iż Zleceniobiorca zatrudniał pracowników zgodnie z założeniami § 4 pkt 2b umowy W/I/74/SO/12/2018 z dnia 16.01.2018 r.
oraz zapisem oferty.
Zgodnie z § 13 ust. 1 Rozporządzenia w sprawie instytucjonalnej pieczy zastępczej za właściwą organizację pracy wychowawczej w placówce opiekuńczo-wychowawczej (…) odpowiada Dyrektor.
Natalia Jarosz w ramach nadzoru:
układa i sprawdza grafiki zajęć i wizyt lekarskich wychowanków,
sprawdza realizację grafików pracy indywidualnej z dzieckiem tj. 12 h miesięcznie,
co 2 miesiące omawia wspólnie z wychowawcami sprawy wychowanków i przeprowadza podsumowanie miesiąca (celem dokumentowania tych działań prowadzony jest zeszyt zebrań, w którym sporządzane są protokoły),
prowadzi korespondencję Placówki we współpracy z wychowawcami i psychologiem tj. pisma do MOPS, do Sądu, itp.,
sprawdza i parafuje zeszyty obchodów nocnych,
sprawdza i parafuje dokumentację prowadzoną w placówce dla wychowanków,
bezpośrednio sprawuje nadzór nad pracą i funkcjonowaniem wychowanków w godz. od 11.00 do 18.00.
2. Prawidłowość prowadzenia dokumentacji merytorycznej zadania.
Analizie zostały poddane akta wszystkich 5 wychowanków, którzy przebywali w POW w okresie objętym kontrolą.
Zgodnie z § 17 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie instytucjonalnej pieczy zastępczej w placówce opiekuńczo-wychowawczej dla każdego dziecka prowadzi się:
1) plan pomocy dziecku;
2) kartę pobytu dziecka, która zawiera w szczególności:
opis relacji dziecka z rodzicami i innymi osobami bliskimi dziecku,
opis funkcjonowania społecznego dziecka w placówce i poza nią, z uwzględnieniem samowolnego opuszczania placówki,
informacje o przebiegu kontaktów placówki ze szkołą, do której dziecko uczęszcza oraz jego nauki szkolnej,
opis rozwoju dziecka ze szczególnym uwzględnieniem stanu emocjonalnego i samodzielności dziecka,
informacje o stanie zdrowia dziecka, w tym stanie zdrowia psychicznego,
informacje o lekach podawanych dziecku,
informacje o pobytach dziecka w szpitalu, w tym w szpitalu psychiatrycznym,
informacje o szczególnych potrzebach dziecka i znaczących dla dziecka wydarzeniach,
opis współpracy placówki z instytucjami i organizacjami działającymi na rzecz dziecka i rodziny, w tym z asystentem rodziny;
3) Karty udziału w zajęciach prowadzonych przez psychologa, pedagoga lub osobę prowadzącą terapię, z opisem ich przebiegu, o ile dziecko tego wymaga.
4) Arkusze badań i obserwacji psychologicznych oraz pedagogicznych.
W placówce arkusze badań i obserwacji pedagogicznej i psychologicznych sporządzano dla każdego wychowanka indywidualnie. Na terenie Placówki prowadzone są zajęcia psychologiczne indywidualne i grupowe. Odbywają się również zajęcia kulinarne.
W wyniku analizy stwierdzono, iż akta poddane kontroli zawierały dokumentacje, o której mowa w
§ 17 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 22 grudnia 2011 r. w sprawie instytucjonalnej pieczy zastępczej.
Jak stanowi § 14 ww. Rozporządzenia, niezwłocznie po przyjęciu dziecka do placówki opiekuńczo-wychowawczej (…) sporządza się diagnozę psychofizyczną dziecka. Diagnoza sporządzana jest przez psychologa i pedagoga. W diagnozie uwzględnia się analizę:
a) mocnych stron dziecka i jego potrzeb w zakresie opiekuńczym, rozwojowym, emocjonalnym oraz społecznym;
b) przyczyn kryzysu w rodzinie oraz wpływu tego kryzysu na rozwój dziecka;
c) relacji dziecka z jego najbliższym otoczeniem oraz osobami ważnymi dla dziecka;
d) rozwoju dziecka.
Analiza dokumentacji wykazała, iż kontrolowane akta zawierały sporządzoną diagnozę psychofizyczną.
Zgodnie z § 15 ust. 1 ww. Rozporządzenia, niezwłocznie po sporządzeniu diagnozy, wychowawca kierujący procesem wychowawczym dziecka, we współpracy z asystentem rodziny prowadzącym pracę z rodziną opracowuje plan pomocy dziecku.
Analiza dokumentacji wykazała, iż w przypadku kontrolowanych wychowanków plany pomocy dziecku opracowane zostały po sporządzeniu diagnozy.
Zgodnie z § 15 ust. 5 ww. Rozporządzenia, plan pomocy dziecku jest modyfikowany w zależności od zmieniającej się sytuacji dziecka lub jego rodziny, nie rzadziej niż co pół roku - w przypadku dziecka umieszczonego w placówce opiekuńczo-wychowawczej lub w regionalnej placówce opiekuńczo-terapeutycznej.
W przypadku kontrolowanych akt stwierdzono, iż modyfikacja planów pomocy dziecku w 2018 r.
dokonywana była w terminie określonym w przepisach.
Zgodnie § 17 ust. 4 ww. Rozporządzenia, Kartę pobytu dziecka uzupełnia się nie rzadziej niż co 2 miesiące - w przypadku dziecka umieszczonego w pozostałych formach instytucjonalnej pieczy zastępczej.
W odniesieniu do kart pobytu znajdujących się w poddanych kontroli aktach, stwierdzono, iż karty uzupełniane były co miesiąc i zawierały wymagane informacje, zgodne z rozporządzeniem.
Zgodnie z § 17 ust. 5 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 22 grudnia 2011 r. w sprawie instytucjonalnej pieczy zastępczej w placówce opiekuńczo–wychowawczej (…) prowadzi się ewidencję dzieci, która zawiera następujące informacje:
- nr ewidencyjny,
- imię i nazwisko dziecka,
- datę i miejsce urodzenia dziecka, - pesel,
- adres zamieszkania dziecka przed skierowaniem do Placówki, - adres zamieszkania opiekunów prawnych,
- datę skreślenia z listy wychowanków, - miejsce pobytu po opuszczeniu Placówki, - uwagi.
Podczas kontroli stwierdzono, iż Zleceniobiorca prowadzi dokument pn. „Księga ewidencji wychowanków”, w którym prowadzone są wpisy zawierające dane wskazane powyżej, co uznać należy za zgodne z § 17 ust. 5 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 22 grudnia 2011 r. w sprawie instytucjonalnej pieczy zastępczej w placówce opiekuńczo–wychowawczej.
Zgodnie z ustawą z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej dyrektor placówki opiekuńczo-wychowawczej w terminie 18 miesięcy od dnia umieszczenia dziecka w pieczy zastępczej składa do właściwego sądu wniosek wraz z uzasadnieniem o wszczęcie z urzędu postępowania o wydanie zarządzeń wobec dziecka celem zbadania zaistnienia warunków umożliwiających jego powrót do rodziny albo umieszczenia go w rodzinie przysposabiającej. Do wniosku dyrektor placówki opiekuńczo-wychowawczej dołącza opinię gminy lub podmiotu prowadzącego pracę z rodziną.
Na podstawie kontrolowanych akt stwierdzono, iż sytuacja wychowanków nie wymagała od Dyrektora podjęcia ww. działań.
Zgodnie z art. 138 ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej zespół dokonuje okresowej oceny sytuacji dziecka w miarę potrzeb, nie rzadziej niż co pół roku, a w przypadku dziecka w wieku poniżej 3 lat, nie rzadziej niż co trzy miesiące.
Analiza dokumentacji wykazała, że zespoły odbywały się zgodnie z ustawą nie rzadziej niż raz na pół roku.
Zgodnie z § 18 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 22 grudnia 2011 r. w sprawie instytucjonalnej pieczy zastępczej, dziecku umieszczonemu w placówce opiekuńczo-wychowawczej albo w regionalnej placówce opiekuńczo-terapeutycznej zapewnia się: kwotę pieniężną do własnego dysponowania przez dzieci od 5 roku życia, której wysokość, nie niższą niż 1% i nie wyższą niż 8% kwoty odpowiadającej kwocie, o której mowa w art. 80 ust. 1 pkt. 2 ustawy, ustala co miesiąc dyrektor placówki opiekuńczo-wychowawczej albo regionalnej placówki opiekuńczo-terapeutycznej. Ustalono, że wszyscy wychowankowie
pobierają kieszonkowe, co potwierdzają własnoręcznym podpisem. W Placówce prowadzony jest segregator, w którym znajduje się lista kieszonkowego na dany miesiąc oraz tabele z podpisami potwierdzającymi odbiór kieszonkowego. W segregatorze znajdują się również przekazy pocztowe dla wychowanków przebywających w MOW. Zgodnie z regulaminem co tydzień dodatkowe 40 zł otrzymuje osoba, która ma największą ilość punktów.
Zgodnie z § 18 ust. 3 wychowankom zapewniono:
a) pokoje mieszkalne nie większe niż 5 – osobowe, właściwie oświetlone, których powierzchnia zapewnia przechowywanie rzeczy osobistych i swobodne korzystanie z wyposażenia,
b) łazienkę z miejscem do prania i suszenia rzeczy osobistych i toalety, c) miejsce do nauki,
d) miejsce do przygotowywania posiłków, zapewniające odpowiednie warunki do przechowywania i obróbki żywności,
e) wspólną przestrzeń mieszkalną, stanowiącą miejsce spotkań i wypoczynku.
Zgodnie z § 12 ust. 2 ww. Rozporządzenia, osoby pracujące z dzieckiem, sprawujące opiekę w godzinach nocnych w placówce opiekuńczo – wychowawczej, są obowiązane co najmniej trzykrotnie w ciągu nocy przeprowadzić obchód.
Podczas kontroli zapoznano się z dokumentem „Zeszyt obchodów nocnych”, w którym odnotowywane są obchody tj. 5 obchodów nocnych o różnych godzinach z podpisem osoby, która dokonała obchodu. Mając na uwadze powyższe należy uznać sposób wykonywania obchodów za zgodny z § 12 ust. 2 ww. Rozporządzenia.
3. Obowiązki informacyjne Zleceniobiorcy.
Podczas weryfikacji realizacji obowiązków informacyjnych zgodnie z § 7 umowy W/I/74/SO/12/2018 z dnia 16.01.2018 r. nakładającym obowiązek informowania, iż zadanie finansowane jest ze środków Gminy Miejskiej Kraków ustalono, że:
Placówka nie ma strony internetowej.
Informacja o treści: „Projekt jest finansowany ze środków Gminy Miejskiej Kraków”
znajduje się w Placówce w widocznym miejscu.
Zleceniobiorca nie posiada na stronie internetowej odnośnika do portalu internetowego www.ngo.krakow.pl oraz www.krakow.pl. Dyrektor Placówki zadeklarował, że w okresie do 2 tygodni zamieszczone zostaną wymagane informacje i odniesienia.
III. Ustalenia kontroli – część finansowa
1.
Prowadzenie dokumentacji finansowo-księgowej.W toku kontroli okazano następującą dokumentację:
Politykę rachunkowości Fundacji im. Świętej Scholastyki os. Bohaterów Września 78/20 Kraków podpisaną przez Prezes Fundacji – w treści widnieje informacja, iż regulacja obowiązuje od 19.11.2010 r.
Plan kont syntetycznych i analitycznych stanowiący wydruk z programu Comarch ERP Optima z dnia 28.03.2019 r.
Umowę kompleksową pakietu Mój Biznes Net nr 001037173516 z dnia 30.12.2010 r. z Bankiem Pekao S.A. dot. prowadzenia nieoprocentowanego rachunku bieżącego o nr 74 1240 1431 1111 0010 3717 3516, podpisaną przez ówczesnego Prezesa i Wiceprezesa Fundacji. Z okazanej karty wzorów podpisów wynika, iż uprawnienia do dysponowania środkami mieli ówcześni dwaj Wiceprezesi i Prezes, z których tylko jeden nadal pełni swoją funkcję.W dniu 9.04.2019 r. w odpowiedzi na pytanie kontrolującej Prezes Fundacji p. Magdalena Osińska poinformowała, iż w 2018 roku była jedyną osobą dysponującą kartą bankomatową, natomiast wypłaty z konta w oddziałach banku mogła zrealizować tylko wspólnie z Wiceprezesem.
Do reprezentacji Podmiotu zgodnie z KRS uprawnienia posiada Prezes Zarządu Fundacji łącznie z Wiceprezesem.
Na podstawie analizy powyższych dokumentów stwierdzono:
a) Fundacja dysponuje nieoprocentowanym rachunkiem w Banku Pekao S.A. o numerze
wskazanym w umowie, na który przekazywana była dotacja na realizację kontrolowanego zadania.
b) Księgi rachunkowe prowadzone są przy wykorzystaniu techniki komputerowej w systemie finansowo-księgowym Optima, przy czym zgodnie z polityką rachunkowości księgi pomocnicze w zakresie środków trwałych opierają się na analityce ręcznej, a generowanie przelewów na systemie Pekao Biznes.
c) Przedłożony plan kont zawierał wyszczególnione konta analityczne służące ewidencji kontrolowanego zadania w ramach kont zespołu „4” oraz konto 702-2-7 w ramach kont zespołu „7”. Nazwy tych kont nie zostały uaktualnione, gdyż wskazywały poprzednią lokalizację placówki tj. ul. Modrzewiową 25. Zgodnie z zapisami polityki rachunkowości na kontach zespołu „7” prowadzona jest dla kosztów poszczególnych projektów realizowanych (...) analityka zapewniająca dodatkową możliwość identyfikacji rodzaju kosztu i źródła jego finansowania. W związku z powyższym uznać należy, że Fundacja prowadzi ewidencję księgową kontrolowanego zadania zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy o rachunkowości oraz w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych.
2. Prawidłowość wykorzystania dotacji.
Zgodnie z programem kontroli weryfikacją objęto wszystkie dokumenty księgowe wykazane w sprawozdaniu z realizacji zadania pochodzące z okresu od 1 do 30 czerwca oraz od 1 do 30 listopada 2018 r. oraz dodatkowe dokumenty wytypowane w ramach profesjonalnego osądu kontrolujących.
Ponadto przedłożono kontrolującym:
raporty kasowe za 2018 rok;
raporty bankowe za 2018 rok;
wyciągi z rachunku bankowego prowadzonego w związku z kontrolowanym zadaniem;
wnioski o zaliczkę z 2018 roku.
Kontrolującej okazano kserokopię Umowy najmu z 20.12.2017 r. dot. nieruchomości zlokalizowanej przy ul. Hamernia 31, obowiązującą w okresie od 1.01.2018 r. do 30.11.2020 r., podpisaną przez Prezes Fundacji (jednoosobowo); z umowy wynika stały miesięczny czynsz w kwocie 5000 zł, płatny z góry do 5 dnia miesiąca.
W toku kontroli ustalono:
1) W sprawozdaniu za 2018 rok złożonym do MOPS wystąpiły błędy:
a) nieprawidłowe numery dokumentów księgowych l.p. pozycja w
sprawozdaniu nr dokumentu księgowego
wskazany w sprawozdaniu faktyczny nr dokumentu księgowego 1 574 1653/00323/090518/04 1653/00323/090618/04 2 703 0459/F001680/2018 0459/F001699/2018
3 779 41120181 4/11/2018
4 994 111462018 11
5 1093 61262018 6/2018
6 1096 FV/000338/18 FV/000328/18
7 1113 1653/0662/070618/03 1653/00662/070618/03
8 1152 04/MOW/05/2018 04/MOW/04/2018
9 1161 34462018 3/2018
10 1162 4462018 4/2018
11 1328 16/6/2018 16/06/2018
Dodatkowo poza dokumentami wskazanymi powyżej stwierdzono:
- często upraszczano i skracano numery dokumentów księgowych - nie umieszczano w nich znaków „/” (ukośnik) lub „#” (hash);
- brak możliwości weryfikacji prawidłowości numerów zaświadczeń ze szkół potwierdzających zapłatę zobowiązań wynikających z realizacji obowiązku
szkolnego przez wychowanków z uwagi na fakt, iż przedłożone dokumenty nie były opatrzone numerami ewidencyjnymi.
b) nieprawidłowe daty wystawienia dokumentów księgowych
l.p. pozycja w
sprawozdaniu nr dokumentu księgowego
data wystawienia
wskazana w sprawozdaniu
poprawna data wystawienia
1 71 23/KRK1/2018 01.07.2018 27.06.2018
2 79 13/01/2018 27.01.2018 28.01.2018
3 112 0867/F000495/2018 30.11.2018 22.05.2018
4 114 2/6/2018 06.06.2018 12.06.2018
5 137 1653/00676/080618/03 03.06.2018 08.06.2018
6 143 FRA2018/SS/25892 01.07.2018 27.06.2018
7 159 FVDET/000224/11/2018/FADET 21.11.2018 26.11.2018 8 170 FVDET/000196/11/2018/FADET 15.11.2018 21.11.2018 9 177 FVDET/000267/06/2018/FADET 03.06.2018 20.06.2018 10 188 FVDET/000068/11/2018/FADET 04.11.2018 07.11.2018
11 199 1/04-2018 08.04.2018 17.04.2018
12 206 FVDET/000070/12/2018/FADET 30.11.2018 06.12.2018
13 224 FD17_12_5 16.11.2018 04.12.2018
14 227 FVKL/18/573/9013 10.11.2018 13.11.2018
15 239 0001/ZM1544/2018 05.07.2018 30.06.2018
16 259 61/2018 01.07.2018 25.06.2018
17 260 FS/3876983/11/2018 17.11.2018 15.11.2018
18 271 FV/46778/112/2018 03.06.2018 16.06.2018
19 310 FVKL/18/290/9013 02.06.2018 15.06.2018
20 466 1310/2018/65769 16.06.2018 17.06.2018
21 565 FV/PAR/227 01.07.2018 19.06.2018
22 582 FV/47349/112/2018 16.06.2018 18.06.2018
23 608 226/12/2018 30.11.2018 06.12.2018
24 700 23/02/18 08.02.2018 09.02.2018
25 702 0663/F000364/2018 04.07.2018 27.06.2018
26 736 7/KTE/2018 01.07.2018 27.06.2018
27 755 1653/00833/290618/03 01.07.2018 29.06.2018
28 757 AUC/029/2018/8735 14.06.2018 21.06.2018
29 759 AUC/144/2018/1476 08.11.2018 10.11.2018
30 777 0225/18/R315 01.07.2018 19.06.2018
31 802 59/03/88 01.07.2018 19.06.2018
32 857 FVKL/18/209/9010 18.11.2018 19.11.2018
33 876 KRK/1/06/2018 15.06.2018 20.06.2018
34 913 1653/00523/281118/03 23.11.2018 28.11.2018
35 943 15/2018 29.06.2018 18.06.2018
36 944 16/2018 01.07.2018 27.06.2018
37 957 FVKL/18/204/9010 15.11.2018 17.11.2018
38 1015 FVKL/18/213/9010 17.11.2018 20.11.2018
39 1029 FA1800170720139 01.07.2018 25.06.2018
40 1052 Senatorska/118/2018 23.11.2018 26.11.2018
41 1115 FV_27/277/06/2018 04.06.2018 05.06.2018
42 1132 141/06/2018 25.05.2018 08.06.2018
43 1138 7834K1/7215/18 01.07.2018 19.06.2018
44 1152 04/MOW/04/2018 31.05.2018 01.06.2018
45 1264 57/2018 30.11.2018 04.12.2018
46 1167 8/01/2018 25.01.2018 15.01.2018
47 1472 25/6/18/FVS 04.05.2018 01.06.2018
48 1517 230/F/FB/9438/12/18 30.11.2018 05.12.2018 49 1518 230/F/FB/9439/12/18 30.11.2018 05.12.2018
50 1533 S06 295002/18 07.11.2018 13.11.2018
c) nieprawidłowe daty zapłaty dokumentów księgowych
l.p. pozycja w
sprawozdaniu nr dokumentu księgowego data zapłaty wskazana w sprawozdaniu
faktyczna data zapłaty
1 71 23/KRK1/2018 01.07.2018 27.06.2018
2 112 0867/F000495/2018 30.11.2018 21.05.2018
3 137 1653/00676/080618/03 03.06.2018 08.06.2018
4 143 FRA2018/SS/25892 01.07.2018 26.06.2018
5 239 0001/ZM1544/2018 05.07.2018 16.06.2018 i
18.06.2018
6 259 61/2018 01.07.2018 25.06.2018
7 335 FV/46779/112/2018 16.06.2018 29.05.2018
8 466 1310/2018/65769 16.06.2018 17.06.2018
9 565 FV/PAR/227 01.07.2018 19.06.2018
10 612 1/04/2018 23.04.2018 20.04.2018
11 618 2/6/2018 14.06.2018 20.06.2018
12 700 23/02/18 08.02.2018 09.02.2018
13 702 0663/F000364/2018 04.07.2018 27,06.2018
14 736 7/KTE/2018 01.07.2018 20.06.2018
15 755 1653/00833/290618/03 01.07.2018 29.06.2018
16 779 4/11/2018 30.11.2018 23.11.2018
17 802 59/03/88 01.07.2018 19.06.2018
18 872 KRK/1/11/2018 27.11.2018 22.11.2018
19 873 KRK/2/11/2018 27.11.2018 22.11.2018
20 913 1653/00523/281118/03 23.11.2018 28.11.2018
21 944 16/2018 01.07.2018 27.06.2018
22 980 FVAT/0058/2018/1400 21.06.2018 19.06.2018
23 1029 FA1800170720139 01.07.2018 25.06.2018
24 1138 7834K1/7215/18 01.07.2018 19.06.2018
25 1152 04/MOW/04/2018 31.05.2018 20.06.2018
26 1156 68/Ż/2018 07.06.2018 20.06.2018
27 1401 1/01/2018 02.01.2018 23.01.2018
28 1441 F0048765039/011/18 15.11.2018 16.11.2018
29 1446 18110642729562 15.11.2018 16.11.2018
30 1457 19214/2018/11/EMINC/8513062/1 03.11.2018 02.11.2018
31 1476 138/11/18/FVS 02.11.2018 17.10.2018
32 1485 147/11/18/FVS 15.11.2018 16.11.2018
33 1533 S06 295002/18 07.11.2018 16.11.2018
d) nieprawidłowe wartości całkowite dokumentów księgowych.
l.p. pozycja w
sprawozdaniu nr dokumentu księgowego
kwota całkowita wskazana w sprawozdaniu w zł
faktyczna kwota całkowita w zł
1 3 0/0(006)0009/165078 722,31 719,31
2 727 FA1800148530163 14,90 14,99
3 1021 0/0(006)0009/165078 722,31 719,31
4 1430 18060333045665 401,56 401,46
2) Kwotę niekwalifikowalną w łącznej wysokości 5896,29 zł, na którą składają się:
a) kwota 50,00 zł rozliczona w pozycji nr 1174 w sprawozdaniu na podstawie dokumentu 11311-2018 z 13.11.2018 r., który nie został zidentyfikowany w trakcie czynności kontrolnych.
W dniu 9.04.2019 r. Prezes Fundacji im. Św. Scholastyki p. Magdalena Osińska w odpowiedzi na prośbę kontrolujących o przedłożenie ww. dokumentu poinformowała, iż:
Dokument nr 11311-2018 z 13.11.2018 na kwotę 50,00 zł (…) został pomyłkowo wpisany dwa razy w sprawozdaniu.
W związku z brakiem dokumentu księgowego stanowiącego podstawę poniesienia wydatku kwota 50,00 zł stanowi dotację pobraną w nadmiernej wysokości i winna zostać zwrócona Zleceniodawcy.
b) kwota 53,00 zł rozliczona w pozycji nr 864 sprawozdania na podstawie wniosku fakturowego nr 1 z dnia 15.06.2018 r. za jazdę po mieście, co do którego Fundacja nie przedstawiła dokumentu księgowego zawierającego wymagane elementy wymienione w art. 21. ust.1 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. Wniosek stanowi kartę kontroli nr 1.
W polityce rachunkowości Fundacji im. Św. Scholastyki widnieje zapis dotyczący obiegu dokumentów w organizacji:
Dokumentem finansowo-księgowym jest każdy dokument stwierdzający dokonanie lub rozpoczęcie operacji gospodarczej i podlegający ewidencji księgowej. Dokumenty te stanowią podstawowe uzasadnienie zapisów księgowych.
Prawidłowy dokument finansowo-księgowy powinien zawierać:
- określenie stron (nazwy, NIP, adresy) dokonujących operacji gospodarczych, - opis operacji gospodarczej, jej wartość,
- datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu.
Dodatkowo zgodnie z treścią ww. wniosku fakturowego wyrażono zgodę na przesłanie faktury drogą elektroniczną, a w sprawozdaniu w pozycji 864 wskazano nazwę dokumentu: 12018. W odpowiedzi na pytanie kontrolującej z dnia 9.04.2019 r. Prezes Fundacji potwierdziła, iż nie uzyskano stosownej faktury.
W związku z tym, że dokument przedstawiony jako podstawa do rozliczenia wydatku nie zawiera elementów niezbędnych do uznania go za dowód księgowy, wydatek w kwocie 53,00 zł został, w toku kontroli, uznany za poniesiony w nadmiernej wysokości i winien zostać zwrócony.
c) kwota 146,00 zł rozliczona w pozycji nr 1181 w sprawozdaniu na podstawie dokumentu nr 27.06.2018 [zapis oryginalny] z 27.06.2018 r., którego nie zidentyfikowano w trakcie czynności kontrolnych.
W dniu 9.04.2019 r. przesłano na prośbę kontrolującej skan ww. dokumentu, który stanowi kartę kontroli nr 2. Nie zawiera on wymaganych elementów wymienionych w art.
21. ust.1 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. Jest odręcznym
potwierdzeniem wpłaty za zdjęcia trójki wychowanków opatrzonym pieczęcią podmiotu figurującego w Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej i podpisem właściciela firmy.
W związku z tym, że dokument przedstawiony jako podstawa do rozliczenia wydatku nie zawiera elementów niezbędnych do uznania go za dowód księgowy, wydatek w kwocie 146,00 zł został, w toku kontroli, uznany za poniesiony w nadmiernej wysokości i winien zostać zwrócony.
d) część kosztu wykazanego w pozycji nr 1430 sprawozdania w kwocie 0,10 zł.
Faktura VAT nr 18060333045665 z dnia 6.06.2018 r. za usługi telekomunikacyjne obejmuje wydatek w kwocie 401,46 zł, który został opłacony przelewem w dniu 20.06.2018 r. Natomiast w sprawozdaniu błędnie wykazano wydatek w kwocie 401,56 zł. Faktura stanowi kartę kontroli nr 3.
W związku z powyższym kwota 0,10 zł (401,56-401,46) stanowi dotację pobraną w nadmiernej wysokości i winna zostać zwrócona Zleceniodawcy.
e) część kosztu wykazanego w pozycji nr 1021 sprawozdania w kwocie 3,00 zł.
Faktura VAT nr 0/0(006)0009/165078 z dnia 14.06.2018 r. obejmuje wydatek w łącznej kwocie 719,31 zł, który został opłacony kartą kredytową w tym samym dniu. Z opisu księgowego wynika, iż w ramach kategorii kosztorysowej I.1 tj. utrzymanie wychowanków rozliczono 651,71 zł, a w kategorii I.3 tj. koszt wynajęcia oraz utrzymania lokalu i inne – 67,60 zł. W pozycji nr 3 sprawozdania wykazano wydatek w kategorii I.3 w wysokości tożsamej z opisem księgowym. Natomiast w pozycji nr 1021 sprawozdania w kategorii I.1 błędnie wykazano wysokość wydatku w kwocie 654,71 zł. W obu ww.
pozycjach również zawyżono kwotę całkowitą dokumentu – 722,31 zł. Faktura stanowi kartę kontroli nr 4.
W związku z powyższym kwota 3,00 zł (654,71-651,71) stanowi dotację pobraną w nadmiernej wysokości i winna zostać zwrócona Zleceniodawcy.
f) kwota 7,30 zł rozliczona w pozycji nr 854 sprawozdania na podstawie dokumentu nr P18110908810300000026 tj. przekazu pocztowego z dnia 9.11.2018 r.
potwierdzającego nadanie kieszonkowego dla jednego z wychowanków przebywającego w MOW (wyłączenie jawności). Dokument stanowi kartę kontroli nr 5.
W sprawozdaniu w pozycji nr 668 wskazano wydatek w tej samej kwocie poniesiony na opłatę za przekaz pieniężny dla wychowanka w MOW na podstawie faktury nr F00192o111800555512U wystawionej również dnia 9.11.2018 r. (karta kontroli nr 6).
Kontrolujący zwrócili się do Fundacji im. Św. Scholastyki z pytaniem dlaczego tożsame wydatki dokumentowane są w odmienny sposób i którego z wychowanków dotyczyła opłata rozliczona na podstawie ww. faktury. W odpowiedzi przesłanej w dniu 24.04.2019 r. Prezes p. Magdalena Osińska wyjaśniła: Pomyłkowo wpisano dwa razy tą samą kwotę opłaty za przekaz. Prawidłowo powinna być ujęta kwota z faktury za nadanie przekazu.
W związku z powyższym kwota 7,30 zł stanowi dotację pobraną w nadmiernej wysokości i winna zostać zwrócona Zleceniodawcy.
g) kwota 41,00 zł rozliczona w pozycji nr 841 sprawozdania na podstawie dokumentu nr 4112018 z dnia 23.11.2018 r., który nie został zidentyfikowany w trakcie czynności kontrolnych.
W pozycji nr 779 sprawozdania wykazano dokument nr 41120181 [zapis oryginalny] z dnia 30.11.2018 r. na tożsamą kwotę i z tożsamym opisem kosztów tj. posiłek. Wśród okazanej do kontroli dokumentacji znajdowała się faktura z dnia 30.11.2018 r. nr 4/11/2018 za usługę gastronomiczną opłacona w dniu 23.11.2018 r. W odpowiedzi na prośbę kontrolujących o przesłanie skanów obydwu dokumentów wskazanych w pozycjach nr 779 i 841 sprawozdania Prezes Fundacji w dniu 24.04.2019 r. wyjaśniła, iż ww. faktura pomyłkowo została dwukrotnie ujęta w sprawozdaniu.
W związku z powyższym kwota 41,00 zł stanowi dotację pobraną w nadmiernej wysokości i winna zostać zwrócona Zleceniodawcy.
h) kwota 55,89 zł rozliczona w pozycji nr 178 sprawozdania na podstawie dokumentu nr 03.06.2018 [zapis oryginalny], którego nie zidentyfikowano w trakcie trwania czynności kontrolnych.
W dniu 9.04.2019 r. Prezes Fundacji im. Św. Scholastyki p. Magdalena Osińska w odpowiedzi na prośbę kontrolujących o przedłożenie ww. dokumentu poinformowała, iż:
Kwota 55,89 (poz. 178 w sprawozdaniu) były to chleby oraz ciasto zakupione 03.06.2018 r.
dla wychowanków Placówki Opiekuńczo-Wychowawczej (…). Zwróciłam się z prośbą o wydanie duplikatu dokumentu. Z kolei na prośbę kontrolujących o przesłanie skanu duplikatu ww. dokumentu w odpowiedzi z dnia 8.05.2019 r. p. Osińska wyjaśniła, że Kwota z pozycji 178 (55,89) została ujęta w łącznej fakturze z 3.06.2018r.
FVDET/000267/06/2018/FADET (poz. 177 w sprawozdaniu).
W związku z brakiem dokumentu księgowego stanowiącego podstawę poniesienia wydatku kwota 55,89 zł stanowi dotację pobraną w nadmiernej wysokości i winna zostać zwrócona Zleceniodawcy.
i) kwota 450,00 zł rozliczona w pozycji nr 287 sprawozdania na podstawie dokumentu nr KW/374/2018/PEKAO z dnia 16.11.2018 r., którego nie zidentyfikowano w ramach czynności kontrolnych.
W dniu 9.04.2019 r. na prośbę kontrolujących o przesłanie dokumentu stanowiącego podstawę poniesienia ww. wydatku opłaconego przelewem w dniu 16.11.2018 r. ze środków dotacji, przekazano zaświadczenie z dnia 1.04.2019 r. wydane przez Radę Rodziców przy Krakowskim Szkolnym Ośrodku Sportowym potwierdzającą dokonanie wpłaty 450 zł na basen dla 3 wychowanków (karta kontroli nr 7). W dniu 11.04.2019 r.
kontrolujący poprosili ponownie o przesłanie dokumentu z 2018 roku, który został wskazany w pozycji nr 287 sprawozdania. Prezes Fundacji w dniu 24.04.2019 r. wyjaśnił:
Wykazany w poz. 287 w sprawozdaniu koszt 450,00 to kwota za udział w gimnastyce korekcyjnej oraz zajęciach korekcyjnych na basenie w Krakowskim Szkolnym Ośrodku Sportowym (roczna wpłata jednorazowa, w tym badania kwalifikacyjne przez lekarza, konsultacje dietetyka) na co Rada Rodziców nie wystawia faktury.
W związku z brakiem dokumentu księgowego pochodzącego z 2018 roku i stanowiącego podstawę poniesienia wydatku, w tym brak sporządzenia wewnętrznego dokumentu księgowego) kwota 450,00 zł stanowi dotację pobraną w nadmiernej wysokości i winna zostać zwrócona Zleceniodawcy.
j) kwota 5000 zł rozliczona w pozycji nr 1474 sprawozdania na podstawie dokumentu nr KW/445/2018/PEKAO z dnia 31.12.2018 r. którego nie zidentyfikowano w ramach czynności kontrolnych.
W dniu 9.04.2019 r. na prośbę kontrolujących o przesłanie ww. dokumentu, przekazano fakturę VAT nr 2/1/19/FVS z dnia 2.01.2019 r. za wynajem domu w Krakowie na ul.
Hamernia 31A (karta kontroli nr 8). W dniu 11.04.2019 r. kontrolujący poprosili ponownie o przesłanie dokumentu z 2018 roku, który został wskazany w pozycji nr 1474 sprawozdania. Prezes Fundacji w dniu 24.04.2019 r. poinformował, iż nie posiada innego dokumentu księgowego dot. tej pozycji. Płatność za wynajem domu została uregulowana w dniu 31.12.2018 r. w całości ze środków dotacji.
W związku z brakiem dokumentu księgowego pochodzącego z 2018 roku i stanowiącego podstawę poniesienia wydatku, w tym brakiem sporządzenia wewnętrznego dokumentu księgowego, kwota 5000,00 zł stanowi dotację pobraną w nadmiernej wysokości i winna zostać zwrócona Zleceniodawcy.
k) kwota 90,00 zł rozliczona w pozycji nr 661 sprawozdania na podstawie dokumentu nr 05.07.2018 [zapis oryginalny] z dnia 5.07.2018 r. tj. polecenia przelewu/wpłaty gotówkowej za badania wychowanki w Wojewódzkiej Stacji Sanitarno- Epidemiologicznej. Dokument stanowi kartę kontroli nr 9. Fundacja nie przedstawiła dokumentu księgowego zawierającego wymagane elementy wymienione w art. 21. ust.1 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r.
W związku z tym, że dokument przedstawiony jako podstawa do rozliczenia wydatku nie zawiera elementów niezbędnych do uznania go za dowód księgowy, wydatek w kwocie 90,00 zł został, w toku kontroli, uznany za poniesiony w nadmiernej wysokości i winien zostać zwrócony.
3) W placówce opiekuńczo wychowawczej wydatki ponoszone były zarówno w formie gotówkowej, jak i bezgotówkowej (przelewem lub kartą płatniczą). Nie wszystkie wydatki gotówkowe znalazły odzwierciedlenie w raportach kasowych. W trakcie kontroli okazano natomiast druki wniosków o zaliczkę, opatrzone ręczną numeracją np. KW/73/2018, które ujmowane były w raportach kasowych. Nie stwierdzono natomiast żadnej dokumentacji potwierdzającej rozliczenie pobranych zaliczek. Również na okazanych wnioskach nie określano terminu rozliczenia zaliczki. Wszystkie podpisane były przez Prezes Fundacji. W związku z powyższym zwrócono się do Fundacji z pytaniem, w jaki sposób odbywa się rozliczanie zaliczek. W odpowiedzi przesłano w dniu 24.04.2019 r. listy płatności rozliczonych za 2018 rok stanowiące wydruki z programu ERP Optima. Każda z list dotyczy innego pracownika. Zawierają one wskazanie nr dokumentu, kwotę i datę rozliczenia.
4) Środki pieniężne do kasy wpłacał każdorazowo Prezes Zarządu w tym samym dniu, w którym nastąpiła ich wypłata za pośrednictwem karty bankomatowej, co potwierdziły raporty kasowe i wyciągi bankowe.
5) Podstawą do rozliczeń gotówkowych były oryginały dokumentów księgowych (faktury, rachunki), jak również pisemne potwierdzenia odbioru gotówki (m.in. na wycieczki i pielgrzymki, na wyjścia do kina i muzeów, na zdjęcia i składki klasowe) podpisane przez nauczycieli/ wychowawców szkolnych. Nie wszystkie opatrzone były datą wystawienia i pieczęcią szkoły. W rozliczeniu finansowym uwzględniono powyższe dokumenty nie będące dokumentami księgowymi tj. potwierdzenia wydane przez nauczycieli dotyczące wpłaty gotówki w związku z uczęszczaniem dziecka do szkoły. Uznając specyfikę poniesionych wydatków, mimo braku stosownych zapisów w polityce rachunkowości Fundacji im. Św.
Scholastyki, należy uznać rozliczenie tych dokumentów za poprawne.
6) Z faktury VAT nr 230/F/FB/5043/06/18 z dnia 5.06.2018 r. wystawionej przez PGNiG i stanowiącej korektę do faktury nr 230/F/FB/25905/04/18 z dnia 25.04.2018 r. za gaz wynikała kwota zmniejszająca wartość zobowiązania w wysokości 274,40 zł. Mimo tego ww. kwota została wskazana w sprawozdaniu jako wydatek poniesiony z dotacji i zapłacona przelewem w dniu 20.06.2018 r. W związku z powyższym kontrolujący zwrócili się z prośbą o wyjaśnienie uwzględniające sposób rozliczenia powstałej nadpłaty. W odpowiedzi z dnia 9.04.2019 r. p. Magdalena Osińska wskazała, iż: Fakturę za gaz nr 230/F/FB/5043/06/18 z dnia 5.06.2018 r. pomyłkowo zapłacono 20.06.2018 r., natomiast nadpłata została ujęta i rozliczona w fakturze 230/F/FB/11989/07/18 z 4.07.2018 r. (w fakturze wykazano nadpłatę…).
Dodatkowo w dniu 24.04.2019 r. przesłano skan faktury potwierdzającej rozliczenie nadpłaty.
7) Faktura nr 15/2018 wystawiona przez firmę ŁKris za usługę skrócenia spodni na łączną kwotę 10,00 zł rozliczona w pozycji nr 943 sprawozdania nie zawierała daty wystawienia ani daty dokonania sprzedaży. Nadmienić należy również, iż w opisie brakowało pieczęci potwierdzającej dokonanie kontroli przez osoby upoważnione. Kontrolujący zwrócili się do Stowarzyszenia z prośbą o wskazanie daty wystawienia dokumentu celem ustalenia czy pochodzi on z okresu obowiązywania kontrolowanej umowy, a także przesłanie dokumentu potwierdzającego np. noty korygującej. W odpowiedzi z dnia 24.04.2019 r. prezes Fundacji wskazała jedynie, że data wystawienia faktury to 29.06.2018 r. W związku z kolejną prośbą kontrolującej w dniu 8.05.2019 r. Prezes Fundacji p. Osińska poinformowała, iż: O wystawienie dokumentu potwierdzającego datę wystawienia faktury nr 15/2018 (…) poprosiłam wystawcę faktury i na razie czekam na odpowiedź, a następnie w dniu 16.05.2019 r. przesłano skan ww. faktury z uzupełnioną datą. Powyższy sposób poprawy błędów nie jest prawidłowy. Zgodnie z obowiązującymi regulacjami prawnymi tj. ustawą o podatku od
towarów i usług błędy w zakresie daty wystawienia faktury może poprawić nabywca poprzez wystawienie noty korygującej i uzyskanie akceptacji wystawcy faktury lub też sprzedawca – poprzez wystawienie faktury korygującej.
8) W sprawozdaniu z realizacji zadania jako podstawę poniesienia wydatku na kieszonkowe dla wychowanków wskazywano numery pozycji w Księdze przychodów i rozchodów, mimo iż wystawiano DW tj. dowody wewnętrzne posiadające stosowny numer ewidencyjny.
Przesłane w dniu 9.04.2019 r. skany nie pozwalały na jednoznaczne ustalenie czy były opatrzone opisem księgowym. Natomiast okazane w trakcie kontroli imienne listy wypłat kieszonkowego za poszczególne miesiące opatrzono jedynie pieczęcią wskazującą na pokrycie wydatku w ramach kontrolowanej umowy. Listy nie posiadały numerów ewidencyjnych ani dat sporządzenia. W kontrolowanej próbie wysokość wypłacanego kieszonkowego mieściła się w przedziale od 40 zł do 80 zł. Wszyscy wychowankowie potwierdzili podpisem odbiór przyznanej kwoty, za wyjątkiem jednego przebywającego w MOW. W przypadku tego ostatniego na liście umieszczano adnotację o terminie przesłania pieniędzy przekazem pocztowym. Obowiązujący od 1.01.2018 r. regulamin wypłaty kieszonkowego podpisany przez Dyrektor Placówki nie precyzował dat wypłaty.
Kieszonkowe za m-c X wypłacono 31.10.2018 r. (wychowankowi przebywającemu w MOW przesłano je w dniu 9.11.2018 r.), za XI – 3.12.2018 r., a za VI – w dniach od 19 do 30 czerwca 2018 r.
3. Wynagrodzenia.
Analizie podlegały wynagrodzenia wypłacone za miesiące: czerwiec i listopad 2018 roku.
Koszty wynagrodzeń ujęte zostały w kosztorysie zadania, w dwóch kategoriach:
I.2 Koszty merytoryczne – wynagrodzenia dyrektora, wychowawców, psychologa;
II.1 Koszty obsługi zadania publicznego, w tym koszty administracyjne – koszty obsługi księgowej.
Kontrolującym okazano:
a) listy płac za 2018 rok,
b) teczki osobowe pracowników zatrudnionych w 2018 r. do realizacji kontrolowanego zadania,
c) umowę zlecenia nr 1/2018 z dnia 8.05.2018 r., w której czynności do wykonania przez zleceniobiorcę określono jako wychowawca w placówce opiekuńczo-wychowawczej, zawartą na okres 8.05.2018 – 31.05.2018 r.,
d) wyciągi bankowe potwierdzające poniesienie wydatków związanych z wypłatą wynagrodzeń pracownikom oraz zapłatą zobowiązań do ZUS i US.
e) listę pracowników zatrudnionych do realizacji kontrolowanego zadania w 2018 roku.
W związku z nieokazaniem w trakcie czynności kontrolnych pełnej dokumentacji związanej z zatrudnieniem, kontrolujący wystąpił do Fundacji im. Św. Scholastyki o dostarczenie:
regulaminu pracy/wynagradzania obowiązujących w 2018 roku (jeżeli funkcjonowały takie regulacje);
ewidencji pracy prowadzonej do umowy zlecenia;
umowy dot. obsługi księgowej.
W dniu 3.04.2019 r. dostarczono dwa ostatnie wskazane dokumenty, a 9.04.2019 r.
poinformowano, iż w 2018 roku w Fundacji nie funkcjonowały regulaminy pracy i wynagradzania.
Analiza dokumentacji wykazała, co następuje:
1)
Zleceniobiorca zatrudniał łącznie 10 osób do realizacji zadania w 2018 roku, w tym 8 osób w ramach umowy o pracę (z tego z jedną zawarto najpierw umowę zlecenie), a 2 w ramach umowy o świadczenie usług.2)
Wszystkie umowy związane z zatrudnieniem zostały podpisane przez Prezesa lub Wiceprezesa Fundacji (jednoosobowo), co nie jest zgodne ze sposobem reprezentacji określonym w KRS.3)
W kontrolowanym okresie dwóch pracowników nie miało wypłacanego wynagrodzenia. W odpowiedzi na pytanie kontrolującej Prezes Zarządu w dniu 9.04.2019 r. wyjaśniła, iż osobyte przebywały na zasiłkach (wyłączenie jawności) oraz zasiłku (wyłączenie jawności), a ponieważ Fundacja zatrudnia poniżej 20 osób zasiłki wypłacane są przez ZUS.
4)
W sprawozdaniu z realizacji zadania jako podstawę poniesienia wydatku wskazywano dokumenty, których nie zidentyfikowano w trakcie czynności kontrolnych. W odpowiedzi na pytanie kontrolującej dot. ww. dokumentów w dniu 24.04.2019 r. przesłano listy płac, potwierdzenia przelewów i zapisy z rejestru bankowego z numeracją KW. Numeracja tych ostatnich pokrywa się co do zasady z danymi ze sprawozdania.Listy płac stanowiły wydruki z programu ERP Optima. Zawierały ręczne rozpiski z podziałem na: wynagrodzenia netto, podatek, ZUS, składki zdrowotne i Fundusz Pracy.
Kwoty wynikające z rozpisek zgadzały się z kwotami wykazanymi w sprawozdaniu. Listy były opatrzone podpisem Prezes Fundacji potwierdzającym dokonanie kontroli merytorycznej, formalno-rachunkowej i zatwierdzenie wydatku. Widniała na nich również pieczęć wskazująca na wydatkowanie środków w ramach kontrolowanej umowy.
5)
Na podstawie wyciągów z rachunku bankowego ustalono, że wynagrodzenia za miesiące podlegające kontroli zostały przekazane przelewem na rachunki bankowe pracowników w kwotach wynikających z list płac. W obydwu miesiącach nastąpiło to w ostatnim dniu roboczym miesiąca. Na załącznikach do umów o pracę znajdowała się informacja, iż wynagrodzenie w Fundacji płatne jest co miesiąc z dołu do 10 dnia za miesiąc poprzedni.6)
Na liście płac za listopad 2018 r. stwierdzono, że do wynagrodzenia zasadniczego wszystkich pracowników, za wyjątkiem pozostających na zasiłkach (wyłączenie jawności) lub (wyłączenie jawności), doliczono 300 zł więcej niż kwota wynagrodzenia wynikająca z umowy. W dniu 9.04.2019 r. Prezes Fundacji wyjaśniła, iż wypłacono premię. W związku z brakiem regulaminu wynagradzania zwrócono się do Podmiotu z prośbą o przesłanie dokumentu stanowiącego podstawę przyznania ww. premii. W dniu 25.04.2019 r.przesłano skan Uchwały z dnia 28.11.2018 r. podpisanej przez Prezes i Wiceprezesa Fundacji, której treść wskazuje, iż Zarząd przyznaje pracownikom premię po 300,00 zł brutto.
7)
W treści zawartej umowy zlecenia nr 1/2018 z dnia 8.05.2018 r. określono zakres czynności zleceniobiorcy w formie stanowiska tj. wychowawca w placówce opiekuńczo-wychowawczej.Wysokość wynagrodzenia określono w stawce godzinowej, która przekraczała wartość minimalną określoną w przepisach. Prowadzono również ewidencję potwierdzającą liczbę wypracowanych godzin, a na liście płac widniała kwota zgodna z wynikającą z ewidencji.
Również w odniesieniu do umowy o świadczenie usług psychologicznych prowadzono ewidencję godzin pracy, choć wysokość wynagrodzenia określono w stawce miesięcznej.
Stawka minimalna także w tym przypadku została zachowana.
8)
Umowa o świadczenie usług księgowych z dnia 28.12.2017 r. zawarta na okres od 1.01.2018 r. do 31.11.2020 r. precyzowała, iż wysokość wynagrodzenia wynosi (wyłączenie jawności) miesięcznie. W sprawozdaniu z realizacji zadania wskazano za m-c grudzień 2018 r. wydatek w tym zakresie poniesiony na kwotę (wyłączenie jawności), podczas gdy we wszystkich pozostałych miesiącach wysokość wynagrodzenia była zgodna z ww. umową. W związku z powyższym kontrolujący zwrócili się z prośbą o wyjaśnienia. W dniu 25.04.2019 r. przesłano aneks do umowy z dnia 30.11.2018 r. podnoszący wysokość wynagrodzenia w grudniu 2018 r. do kwoty wykazanej w sprawozdaniu oraz fakturę nr 26/2018 z dnia 31.12.2018 r. na ww.kwotę.
9)
W obydwu kontrolowanych miesiącach wynagrodzenie za obsługę księgową wypłacone zostało w kasie w ostatnim dniu miesiąca. Zgodnie z zapisami zawartej w dniu 28.12.2017 r.umowy o świadczenie usług wynagrodzenie Zleceniobiorca będzie otrzymywał przelewem na konto bankowe.
10)
Przelew pochodnych od wynagrodzeń za czerwiec 2018 r. do ZUS i US nastąpił 29.06.2018 r., a za listopad 2018 r. – 30.11.2018 r., a więc w terminach zgodnych z określonymi w regulacjach prawnych obowiązujących w tym zakresie.4.
Opis dokumentów księgowychZweryfikowane dokumenty księgowe zawierały w opisie następujące elementy:
informacja dotycząca przeznaczenia poniesionego wydatku np.: Zakup produktów spożywczych dla wychowanków POW, opatrzona parafą;
pieczęć Fundacji im. Św. Scholastyki oraz pieczęć POW ul. Hamernia 31A;
pieczęć: Środki w kwocie…… zostały wydatkowane zgodnie z umową nr W/I/74/SO/12/2018 z dnia 16.01.2018 r.;
ręcznie naniesiona dekretacja księgowa np. 411-2-3-5/202-1-1 wraz z podaniem kwoty;
pieczęć wskazującą na kategorię kosztorysową I. utrzymanie wychowanków, lub ręczny wpis kategorii (umieszczana tylko w przypadku tej kategorii);
pieczęć: Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym data……… podpis……,
Zatwierdzono do wypłaty zł…….(kwota) słownie zł……..
Sprawdzono pod względem merytorycznym i zatwierdzono………W wyniku analizy opisu dokumentów stwierdzono:
1) Dekretacja księgowa nanoszona ręcznie nie zawierała daty (wskazania miesiąca) oraz podpisu osoby odpowiedzialnej, o których mowa w art. 21 ustawy o rachunkowości.
2) Kontroli pod względem formalno-rachunkowym, merytorycznym i zatwierdzenia wydatku dokonywała każdorazowo jedna osoba tj. Prezes Fundacji. W okazanej polityce rachunkowości widniał zapis wskazujący, iż potwierdzeniem sprawdzenia pod względem formalno-rachunkowym jest podpis Prezesa lub Wiceprezesa na dokumencie lub zakwalifikowanie dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych.
3) Data umieszczana w pieczęci potwierdzającej dokonanie kontroli pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym była wcześniejsza niż data wystawienia dokumentu księgowego w 22 przypadkach.
4) Na 18 dokumentach księgowych brakowało pieczęci potwierdzającej dokonanie kontroli pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzenia wydatku do wypłaty. Dodatkowo na jednym z dokumentów w pieczęci brakowało parafy osoby upoważnionej.
5) Na 3 dokumentach księgowych wskazano kwotę wydatkowaną w ramach kontrolowanej umowy w wysokości niezgodnej z przedstawioną w sprawozdaniu. W dwóch przypadkach nie wskazano jej wcale. Dodatkowo na jednej z faktur znajdowała się rozpiska kosztów pomiędzy różne kategorie kosztorysowe, która nie znalazła odzwierciedlenia w przedłożonym sprawozdaniu.
Szczegóły w odniesieniu do konkretnych dokumentów przedstawiono w tabeli poniżej:
l.p. pozycja w sprawozda
niu
nr dokumentu
księgowego poprawna data
wystawienia stwierdzone uchybienia w opisie księgowym
1 30 FV_27/534/11/2018 14.11.2018 brak informacji o kwocie wydatkowanej w ramach kontrolowanej umowy 2 79 13/01/2018 28.01.2018 potwierdzenie kontroli i zatwierdzenie
wydatku z datą 27.01.2018 3 137 1653/00676/080618/03 08.06.2018 potwierdzenie kontroli i zatwierdzenie
wydatku z datą 3.06.2018 4 143 FRA2018/SS/25892 27.06.2018 potwierdzenie kontroli i zatwierdzenie
wydatku z datą 26.06.2018 5 149 635/B/18 19.06.2018 brak pieczęci potwierdzającej dokonanie
kontroli i zatwierdzenie wydatku 6 177 FVDET/000267/06/2018
/FADET 20.06.2018 potwierdzenie kontroli i zatwierdzenie wydatku z datą 3.06.2018 7 188 FVDET/000068/11/2018
/FADET 07.11.2018 potwierdzenie kontroli i zatwierdzenie wydatku z datą 4.11.2018 8 199 1/04-2018 17.04.2018 potwierdzenie kontroli i zatwierdzenie
wydatku z datą 8.04.2018 9 202 522601216/06/18 29.06.2018 brak pieczęci potwierdzającej dokonanie
kontroli i zatwierdzenie wydatku
10 215 1653/01026/160618/05 16.06.2018 potwierdzenie kontroli i zatwierdzenie wydatku z datą 13.06.2018 11 224 FD17_12_5 04.12.2018 potwierdzenie kontroli i zatwierdzenie
wydatku z datą 16.11.2018 12 239 0001/ZM1544/2018 30.06.2018 potwierdzenie kontroli i zatwierdzenie
wydatku z datą 16.06.2018 13 244 FV/D330/18/06/0022 16.06.2018 brak pieczęci potwierdzającej dokonanie
kontroli i zatwierdzenie wydatku
14 271 FV/46778/112/2018 16.06.2018
brak pieczęci potwierdzającej dokonanie kontroli i zatwierdzenie wydatku, rozpiska
kosztów pomiędzy różne kategorie kosztorysowe niezgodna ze
sprawozdaniem
15 335 FV/46779/112/2018 16.06.2018 brak pieczęci potwierdzającej dokonanie kontroli i zatwierdzenie wydatku 16 377 16/18 14.06.2018 brak pieczęci potwierdzającej dokonanie
kontroli i zatwierdzenie wydatku 17 408 #1663/302/2018/S 15.06.2018 brak pieczęci potwierdzającej dokonanie
kontroli i zatwierdzenie wydatku 18 466 1310/2018/65769 17.06.2018 brak pieczęci potwierdzającej dokonanie
kontroli i zatwierdzenie wydatku 19 508 1653/00354/180618/04 18.06.2018 brak pieczęci potwierdzającej dokonanie
kontroli i zatwierdzenie wydatku 20 582 FV/47349/112/2018 18.06.2018 brak pieczęci potwierdzającej dokonanie
kontroli i zatwierdzenie wydatku 21 608 226/12/2018 06.12.2018 potwierdzenie kontroli i zatwierdzenie
wydatku z datą 30.11.2018 22 615 20/2018 11.06.2018 brak pieczęci potwierdzającej dokonanie
kontroli i zatwierdzenie wydatku
23 652 1004/F000342/2018 29.06.2018
brak pieczęci potwierdzającej dokonanie kontroli i zatwierdzenie wydatku, brak
informacji o kwocie wydatkowanej w ramach kontrolowanej umowy
24 727 FA1800148530163 21.06.2018
jako kwotę pokrytą w ramach kontrolowanej umowy w opisie wskazano
14,99 zł, kwota rozliczona w sprawozdaniu to 14,90 zł 25 757 AUC/029/2018/8735 21.06.2018 potwierdzenie kontroli i zatwierdzenie
wydatku z datą 14.06.2018 26 736 7/KTE/2018 27.06.2018 potwierdzenie kontroli i zatwierdzenie
wydatku z datą 20.06.2018 27 759 AUC/144/2018/1476 10.11.2018 potwierdzenie kontroli i zatwierdzenie
wydatku z datą 8.11.2018
28 777 0225/18/R315 19.06.2018
jako kwotę pokrytą w ramach kontrolowanej umowy wskazano 50,83 zł,
w sprawozdaniu rozliczono 78,00 zł; brak dekretacji
29 779 4/11/2018 30.11.2018 potwierdzenie kontroli i zatwierdzenie wydatku z datą 23.11.2018
30 802 59/03/88 19.06.2018
jako kwotę pokrytą w ramach kontrolowanej umowy w opisie wskazano
100,37 zł, kwota rozliczona w sprawozdaniu to 139,00 zł 31 811 0061/18/R262 15.06.2018 brak pieczęci potwierdzającej dokonanie
kontroli i zatwierdzenie wydatku
