INSTRUKCJA DLA OSÓB BIORĄCYCH FAKTURY
NA CHRZEŚCIJAŃSKIE AUTORSKIE LICEUM OGÓLNOKSZTAŁCĄCE DLA UCZNIÓW Z ORZECZENIEM O POTRZEBIE KSZTAŁCENIA SPECJALNEGO
z 01.02.2022
JAK PRAWIDŁOWO PRZYGOTOWAĆ DOKUMENTY DO ROZLICZENIA:
1. DANE DO FAKTUR:
Chrześcijańskie Autorskie Liceum Ogólnokształcące ul. Jagiellońska 5
80‐371 Gdańsk NIP 586 227 59 73
2. DOKUMENTY NA PODSTAWIE, KTÓRYCH DOKONUJE SIĘ ROZLICZENIA WYDATKÓW:
• rachunek,
• faktura,
• paragon fiskalny z numerem NIP wyłącznie do kwoty 450,00 zł. i tylko w sytuacji kiedy sprzedawca nie może wystawić faktury/rachunku.
Paragony niefiskalne, faktury proforma i druki zamówień - nie będą przyjmowane.
3. WARTOŚĆ FAKTURY/RACHUNKU
Minimalna kwota, na jaką możemy wziąć fakturę czy rachunek to 100 zł brutto.
Mniejsze kwoty nie są zwracane.
4. DOSTARCZANIE FAKTURY
Aby otrzymać zwrot za faktury/rachunki, należy dostarczyć je:
• pocztą tradycyjną – na adres: Chrześcijańska Szkoła Montessori; ul. Jagiellońska 5a, 80-371 Gdańsk; z dopiskiem: do Barbara Czupryńska,
• osobiście – do skrzynki na listy umieszczonej przy drzwiach wejściowych do Chrześcijańskiej Szkoły Montessori; ul. Jagiellońska 5a, 80-371 Gdańsk.
UWAGA! SKANY FAKTUR NIE BĘDĄ PRZYJMOWANE
Przyjmujemy wyłącznie oryginał faktury. Faktura MUSI być opisana (wytyczne poniżej).
Dzienniki zajęć rewalidacyjnych i protokoły przekazania są przyjmowane tylko w oryginale.
Dokumenty MUSZĄ być kompletne (wytyczne poniżej). Komplet dokumentów MUSI być spięty razem.
Niekompletne dokumenty nie zostaną rozliczone.
Rozliczone faktury widoczne są na koncie rozliczeniowym w e-dzienniku
Wszystkie faktury dostarczone do 20-tego dnia danego miesiąca oraz zaakceptowane są wprowadzane UWAGA!
Przyjmowane są wyłącznie KOMPLETNE dokumenty (faktura + załączniki).
Za kompletność i prawidłowość dokumentów odpowiada RODZIC.
5. Dokumenty MUSZĄ być KOMPLETNE, czyli:
• wszystkie faktury MUSZĄ być dostarczane w oryginale,
• do faktury za zajęcia dodatkowe MUSI być załączony dziennik zajęć rewalidacyjnych zgodny (pod względem tematyki zajęć oraz liczby godzin ODBYTYCH zajęć) z zapisem na fakturze,
• nie opłacamy zajęć, które się nie odbyły,
• każda faktura MUSI mieć opis czego dotyczy zakup wraz z uzasadnieniem zakupu zgodnym ze wskazaniami w orzeczeniu o potrzebie kształcenia specjalnego,
• w prawym dolnym rogu MUSI być zapisane ołówkiem imię, nazwisko oraz klasa do której uczęszcza uczeń, którego faktura dotyczy,
• do faktur opłaconych przelewem MUSI być dołączone potwierdzenie przelewu wygenerowane ze strony banku,
• jednostką miary na fakturze za zajęcia jest godzina (nie miesiąc, uczeń, czy sztuka).
6. OPISYWANIE FAKTUR
Fakturę opisujemy w formie następującej:
• OŁÓWKIEM, w prawym dolnym rogu wpisujemy nazwisko i imię ucznia, klasę oraz formę płatności (jak faktura została opłacona – gotówką, kartą czy przelewem) i czy jest do opłacenia przez szkołę,
• jeśli faktura była opłacona przelewem z konta, należy (za fakturą) zszyć do niej potwierdzenie przelewu, wygenerowane ze strony w banku,
• jeśli faktura była opłacona kartą kredytową, należy podpiąć do niej potwierdzenie z karty, jako dowód zapłaty,
• jeśli faktura została opłacona gotówką powinien być na niej umieszczony przez sprzedającego napis „ZAPŁACONO” lub „POZOSTAŁO DO ZAPŁATY 0 zł”. Dzięki temu wiemy, że faktura została opłacona i rozliczona i należy się zwrot. Samo wyrażenie: „Sposób zapłaty: GOTÓWKA” nie wystarczy. Świadczy on tylko o możliwej formie płatności, natomiast nie świadczy o rozliczonej płatności. Jeżeli na fakturze brakuje takiej informacji, należy poprosić wystawiającego o odręczną adnotację „ZAPŁACONO” i podpisanie się.
7. TERMINY ROZLICZANIA FAKTUR
KOMPLETNE DOKUMENTY (faktura + załączniki) z danego miesiąca należy dostarczyć do 20‐tego dnia następnego miesiąca. Wyjątkiem jest:
• miesiąc grudzień - faktury za kończący się rok kalendarzowy należy dostarczyć maksymalnie do 10 grudnia. Zalecamy, aby zajęcia/usługi realizowane w grudniu rozliczane były fakturami wystawianymi już w nowym roku kalendarzowym,
• miesiąc czerwiec - faktury czerwcowe należy dostarczyć najpóźniej do 31 lipca, po tym terminie faktury nie będą przyjmowane.
KOMPLETNE DOKUMENTY (faktura + załączniki) dostarczone do dnia 20-tego danego miesiąca zostaną rozliczone na koniec tego miesiąca. Natomiast faktury dostarczone po 20-tym danego miesiąca będą rozliczone dopiero na koniec kolejnego miesiąca.
Szkoła przyjmuje faktury wyłącznie za miesiące edukacyjne czyli od września do końca czerwca (10 m-cy).
Faktury za miesiące wakacyjne (lipiec i sierpień) nie są rozliczane.
Limit kwotowy na zakup JEDNEGO przedmiotu wynosi 9.999,00 zł brutto
8. TOWARY/USŁUGI, KTÓRE MOŻEMY WZIĄĆ NA FAKTURĘ DLA DZIECI Z ORZECZENIEM O POTRZEBIE KSZTAŁCENIA SPECJALNEGO
Z dotacji mogą być rozliczone wydatki na następujące POMOCE EDUKACYJNE:
• artykuły papiernicze i plastyczne (farby, kredki, papier, nożyczki, bibułki, kleje, …),
• książki, podręczniki i ćwiczenia, ALE tylko dla wieku odpowiadającego danemu uczniowi,
• gry edukacyjne (dla wieku odpowiadającego danemu uczniowi),
• instrumenty muzyczne,
• sprzęt rehabilitacyjny, ALE gdy uczeń posiada orzeczenie o niepełnosprawności ruchowej (dokument musi być w dokumentacji szkolnej),
• klocki lego tylko mindstroms, roboty edukacyjne,
• puzzle edukacyjne,
• pomoce Montessori, wyposażenie edukacyjne: globusy, mapy, mikroskopy, modele biologiczne itp.,
• sprzęt sportowy, ALE gdy zajęcia wpisane w orzeczenie/IPET tego wymagają.
Z dotacji mogą być rozliczone wydatki na następujące USŁUGI:
• zajęcia wynikające z orzeczenia/IPET/WOPFu pod warunkiem prowadzenia i przesyłania dziennika np.:
➢ metoda TOMATISA,
➢ terapia ręki,
➢ terapia pedagogiczna,
➢ szachy,
➢ muzykoterapia,
➢ dodatkowe zajęcia edukacyjne z: matematyki, fizyki, języka obcego (tylko te, które są w szkole), chemii, muzyki, sportowe itp., pod warunkiem wpisania w treści faktury: „zajęcia edukacyjne z ……. dla ucznia …….. zgodnie z orzeczeniem lub IPET lub WOPFU” oraz pod warunkiem prowadzenia i przesyłania dziennika,
➢ hipoterapia, alpakoterapia, dogoterapia,
➢ fizjoterapia,
➢ rehabilitacja ruchowa,
➢ rehabilitacja korekcyjno-kompensacyjna,
➢ logopedia,
➢ zajęcia z psychologiem,
➢ TUS,
➢ Socjoterapia,
➢ SI,
➢ Arteterapia, ale nie jako rewalidacja,
• dostęp do portali edukacyjnych.
Zajęcia dodatkowe mogą być sfinansowane z dotacji WYŁĄCZNIE jeżeli:
- nauczyciel prowadzący wykonuje nie więcej niż 4 godziny tygodniowo zajęć dla naszej szkoły - wówczas do faktury dołączamy dziennik zajęć rewalidacyjnych (załącznik nr 4) z wyraźnie zaznaczonym imieniem i nazwiskiem nauczyciela prowadzącego oraz czytelnym podpisem przy tematach lekcji
Przedmiot, zakupiony za kwotę powyżej 350 zł brutto musi mieć dołączony PROTOKÓŁ ZDAWCZO – ODBIORCZY TOWARU, wzór protokołu w załączniku nr 1.
9. CZEGO NIE MOŻNA KUPOWAĆ NA FAKTURY DLA DZIECI Z ORZECZENIEM O POTRZEBIE KSZTAŁCENIA SPECJALNEGO
Z dotacji NIE MOGĄ być rozliczone wydatki NA RZECZY powyżej kwoty 9.999,00 zł brutto oraz:
• komputery ani akcesoria (klawiatury, myszki, monitory, pendrive’y),
• tablety,
• drukarki ani tusze,
Proponujemy opcję wypożyczenia zakupionych przez szkołę sprzętów (informacja pkt.10)
• telewizory,
• smartfony,
• klocki lego nie dotyczy klocków lego mindstroms oraz robotów edukacyjnych,
• maszyny do szycia,
• bilety do: kino, teatr, muzea, kabarety, zoo, parki wodne, przejażdżki, rejsy statkiem, wycieczki,
• meble, krzesła, biurka,
• plecaki,
• okulary, soczewki, aparaty słuchowe,
• kolonie i obozy (ale wolno zajęcia…),
• obuwie, ubiór (nawet opaski),
• aparaty fotograficzne,
• czytniki ebooków,
• szkolenia dla rodziców,
• audiobooki,
• zajęcia edukacyjne niewynikające z orzeczenia,
• sprzęt sportowy, chyba że wpisane w orzeczenie/IPET,
• sztalugi malarskie,
• rolki, rowery, hulajnogi, deskorolki, łyżwy,
• stroje sportowe, ani ich składowe typu kask, ochraniacze, nagolenniki itp.,
• teleskopy, lunety,
• oprogramowanie do komputera,
• klasery,
• komiksy.
Z dotacji NIE MOGĄ być rozliczone wydatki na następujące USŁUGI:
• paralotnia,
• żeglarstwo,
• joga,
• korepetycje,
• tlenoterapia,
• krioterapia,
• biofeetback,
• komora baryczna,
• nauka jazdy konnej,
• tenis,
• judo,
• taniec,
• siłownia,
• basen,
• trening piłki nożnej,
Można fakturować wyłącznie wówczas jeżeli na fakturze jest zapis:
„zajęcia edukacyjne sportowe dla ucznia …… zgodnie z orzeczeniem lub IPET lub WOPFU”
• nauka gry na instrumencie. Można fakturować wyłącznie wówczas jeżeli na fakturze jest zapis: „zajęcia edukacyjne z muzyki dla ucznia … zgodnie z orzeczeniem lub IPET lub WOPFU
Powyższy katalog stanowi spis najczęściej występujących produktów/usług na dostarczanych przez Rodziców fakturach. Jeżeli planowany zakup nie występuje na w/w listach konieczne jest skonsultowanie go z osobą odpowiedzialną za akceptację wydatku.
Do każdego wydatku podchodzimy indywidualnie rozumiejąc potrzeby dzieci z orzeczeniem o potrzebie kształcenia specjalnego.
Zalecamy zatem, aby PRZED ZAKUPEM emailowo dopytać, czy daną rzecz można kupić:
beata.szulc@montessori.gda.pl
10. OPCJA WYPOŻYCZENIA
Szkoła daje możliwość wypożyczenia laptopa, komputera i drukarki, w takim przypadku koszt całego urządzenia pokrywany jest z dotacji, a uczeń/rodzic ma możliwość użytkowania go przez cały okres edukacji w naszej placówce. Maksymalnie 7 dni po zakończeniu edukacji (ukończeniu lub odejściu z placówki), rodzic zobowiązany jest do zwrotu wypożyczonego sprzętu, bez w wezwania.
11. BŁĘDY W FAKTURACH
Jeżeli na fakturze zostały podane błędne dane szkoły należy wypełnić Notę korygującą z Załącznika nr 3 (nota korygująca Liceum). Podpisaną przez wystawcę notę, należy dołączyć do korygowanego dokumentu w oryginale.
Prosimy o uważne zapoznanie się z regulaminem oraz skrupulatne sprawdzanie dostarczanych przez Państwa faktur i wymaganych załączników.
Faktury nieprawidłowo opisane, niekompletne (tzn. brak potwierdzenia przelewu, brak opisu faktury, brak dziennika, …) są ODRZUCANE BEZ POWIADAMIANIA. Nie będzie zwrotu za takie faktury.
6 | S t r o n a Załącznik nr 1
………..
(data wypełnienia druku)
CHRZEŚCIJAŃSKIE AUTORSKIE LICEUM OGÓLNOKSZTAŁCĄCE 80‐371 Gdańsk, ul. Jagiellońska 5
NIP: 5862275973
PROTOKÓŁ ZDAWCZO‐ODBIORCZY TOWARU Zdający:
CHRZEŚCIJAŃSKIE AUTORSKIE LICEUM OGÓLNOKSZTAŁCĄCE 80‐371 Gdańsk, ul. Jagiellońska 5 NIP: 5862275973
Odbierający: (imię nazwisko adres, telefon)
………
imię i nazwisko
………
kod, miasto, ulica
………
telefon, e‐mail
Lista przekazywanych towarów
Lp Model Nr seryjny
1 2 3 4
Odbierający oświadcza, że zapoznał się ze stanem technicznym przekazanych mu towarów i towary zdatne są do użytku zgodnie z ich przeznaczeniem i nie wnosi żadnych zastrzeżeń do ich stanu technicznego.
ZDAJĄCY ODBIERAJĄCY
Załącznik nr 2
.………….………..
(miejscowość i data)
……….……….
(Imię i nazwisko)
……….……….
(adres zamieszkania)
OŚWIADCZENIE
Oświadczam, iż zwroty za dokonane przeze mnie zakupy proszę dostarczać na konto o numerze:
……….
Oświadczam, że zapoznałam/zapoznałam się z „Instrukcją dla osób biorących faktury na Chrześcijańskie Autorskie Liceum Ogólnokształcące i zgadzam się z jej warunkami.
……….……….
(Imię i nazwisko)
8 | S t r o n a Załącznik nr 3 – NOTA KORYGUJĄCA LICEUM
NOTA KORYGUJĄCA Miejscowość:
Gdańsk ORYGINAŁ/KOPIA
Dzień:
Wystawca noty (nabywca):
Chrześcijańskie Autorskie Liceum Ogólnokształcące ul. Jagiellońska 5
80-371 Gdańsk NIP: 5862275973
Wystawca faktury vat (sprzedawca):
Dane z Faktury
Numer Faktury Data dostawy/ świadczenia/ sprzedaży Data wystawienia faktury
Treść do korekty Treść prawidłowa
Zgadzam się z treścią noty Potwierdzam jej treść
Imię i nazwisko oraz podpis osoby przyjmującej notę Imię i nazwisko oraz podpis wystawcy noty
Załącznik nr 4 – DZIENNIK ZAJĘĆ REWALIDACYJNYCH
Indywidualny Program Edukacyjno – Terapeutyczny znajduje się w Indywidualnej Teczce Ucznia (do wglądu w dokumentacji szkolnej
