I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

(1)

Załącznik do uchwały nr 65/1378/11 Zarządu Województwa Kujawsko-Pomorskiego z dnia 16 listopada 2011 r.

PROCEDURA UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

WSPÓŁFINANSOWANYCH ZE ŚRODKÓW UNII EUROPEJSKIEJ W RAMACH EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU SPOŁECZNEGO W URZĘDZIE

MARSZAŁKOWSKIM WOJEWÓDZTWA KUJAWSKO-POMORSKIEGO

I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

§ 1

1. Procedura określa przebieg planowania, przygotowania i prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Kujawsko- Pomorskiego w Toruniu zwanym dalej „Urzędem”.

2. Zamówieniem publicznym współfinansowanym ze środków EFS zwanym dalej

„zamówieniem” jest kaŜda umowa odpłatna zawierana między Samorządem Województwa a Wykonawcą, której przedmiotem są usługi lub dostawy, do których stosuje się przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.), a jej zakup jest współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach EFS.

3. Postępowanie o udzielenie zamówienia z udziałem środków EFS prowadzi się na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.) zwanej dalej „ustawą”, a takŜe prawa wspólnotowego (m. in. Dyrektywa 2004/18/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 31 marca 2004 r. w sprawie koordynacji procedur udzielania zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i usługi (Dz. Urz. UE L 134 z 30.04.2004, str. 114, z późn. zm.; Dz. Urz. UE Polskie wydanie specjalne rozdz. 6, t. 7, str. 132) oraz orzecznictwa w ww. zakresie.

4. Postępowania o udzielenie zamówienia powinny być prowadzone z zachowaniem następujących zasad:

1) uczciwej konkurencji,

2) równego traktowania wykonawców, 3) przejrzystości i jawności postępowania,

4) zakazu dzielenia zamówienia na części lub zaniŜania jego wartości w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy, a takŜe szacowania wartości zamówienia z naleŜytą starannością.

5. Przy udzielaniu zamówienia naleŜy stosować zasady obiegu dokumentów obowiązujące w Urzędzie.

(2)

II. PRZYGOTOWANIE I PRZEPROWADZENIE POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO

§ 2

1. Postępowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego współfinansowanego ze środków UE w ramach EFS odbywa się na zasadach określonych w Regulaminie udzielania zamówień publicznych stanowiącym załącznik do uchwały nr 57/1131/11 Zarządu województwa Kujawsko-Pomorskiego z dnia 21 września 2011 r. zwanym dalej „Regulaminem”.

2. Do obowiązków komórki organizacyjnej merytorycznie odpowiedzialnej za przedmiot postępowania, przed złoŜeniem wniosku o którym mowa w § 5 ust. 1 Regulaminu naleŜy:

1) oszacowanie wartości zamówienia (załącznik nr 3 do niniejszej procedury), przy uwzględnieniu art. 32 i 34-35 ustawy, przy czym:

a) naleŜy przeprowadzić analizę rynku potencjalnych wykonawców, w tym rozeznanie rynku wśród m.in. 3 podmiotów, o ile na rynku istnieje trzech potencjalnych wykonawców danego zamówienia. W przypadku gdy na rynku nie istnieje trzech potencjalnych wykonawców, naleŜy przedstawić uzasadnienie wskazujące na obiektywne przesłanki potwierdzające ten fakt,

b) wartość zamówienia musi być waŜna w chwili wysłania ogłoszenia o zamówieniu,

c) w celu udokumentowania przeprowadzonego rozeznania, ceny dotyczące poszczególnych produktów/towarów powinny zostać zebrane w tabeli,

d) oszacowanie wartości zamówienia powinno zostać zarchiwizowane łącznie z dokumentacją przetargową.

2) przeprowadzenie analizy potrzeb kadrowych zgodnie z załącznikiem nr 2 do niniejszej procedury;

3) sporządzenie planu prac dotyczących przetargu, zgodnie z załącznikiem nr 1 do niniejszej procedury.

3. Dokumenty o których mowa w ust. 2 komórka organizacyjna merytorycznie odpowiedzialna za przedmiot postępowania załącza do wniosku o którym mowa w § 5 ust. 1 Regulaminu.

4. Członkowie komisji przetargowej uczestniczący w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego współfinansowanego ze środków UE w ramach EFS zobowiązani są do złoŜenia Oświadczenia o zachowaniu poufności w trakcie wykonywania czynności w ramach przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i bezstronności oceny ofert, zgodnie z załącznikiem nr 4 do niniejszej procedury, które składane jest wraz z oświadczeniem o którym mowa w § 5 ust. 1 Regulaminu pracy komisji przetargowej, stanowiącego załącznik nr 2 do Regulaminu udzielania zamówień publicznych.

(3)

5. W celu prawidłowego udokumentowania prawidłowości wyboru wykonawcy komisja przetargowa sporządza protokół zgodnie z art. 96 ustawy.

6. Dokumenty, o których mowa w ust. 2 i 4 przechowywane są wraz z dokumentacją przetargową.

7. Departament Organizacyjny przechowuje protokół wraz z załącznikami do roku 2020, w sposób gwarantujący jego nienaruszalność.

III. ZARZĄDZANIE ZAKUPAMI DOSTAW I USŁUG Zawarcie umowy

§ 3

1. Umowę z wykonawcą wybranym w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w imieniu Województwa zawierają osoby reprezentujące Województwo.

2. Projekt umowy, o której mowa w ust. 1, przed zawarciem uzgadniany jest zgodnie z Procesem obiegu umowy, porozumienia lub aneksu obowiązującym w Urzędzie:

a) Pracownik – przygotowanie projektu,

b) PrzełoŜeni pracownika – akceptacja formy i treści (parafa na 1 egz.),

c) Dyrektor Departamentu – akceptacja pod względem merytorycznym, celowościowym, gospodarczym i legalnym (z zastosowaniem pieczęci stwierdzających),

d) Radca Prawny – akceptacja pod względem zgodności z prawem (podpis na 2 egz.), e) Naczelnik Wydziału Zamówień Publicznych i Partnerstwa Publiczno-Prawnego –

w zakresie zgodności z Prawem Zamówień Publicznych,

f) Naczelnik Wydziału w Departamencie Finansów – sprawdzenie pod względem formalno-rachunkowym,

g) Skarbnik Województwa Kujawsko-Pomorskiego – kontrasygnata zgodności z budŜetem województwa,

h) Podpisanie dokumentu przez osoby reprezentujące Strony.

Realizacja zamówienia

§ 4

1. Pracownik/pracownicy komórki organizacyjnej merytorycznie odpowiedzialnej za przedmiot postępowania odpowiada/ją za zgodność realizowanych dostaw i usług z postanowieniami umowy.

2. Do obowiązków w przedmiotowym zakresie naleŜy: odbiór przedmiotu zamówienia, weryfikacja czy wszystkie dostarczone pozycje dokładnie odpowiadają pozycjom

(4)

oferowanym przez wykonawcę oraz czy są całkowicie zgodne z warunkami umowy, a takŜe zebranie dokumentów niezbędnych do jego rozliczenia oraz sprawdzenie czy faktury wystawione przez wykonawcę w pełni się pokrywają z dostarczonymi pozycjami.

3. Przeprowadzenie weryfikacji naleŜy udokumentować za pomocą wypełnionej listy sprawdzającej, zgodnie z załącznikiem nr 5 do niniejszej procedury.

4. Odbiór dostaw i usług powinien być potwierdzony protokołem odbioru, z którego powinno wynikać, iŜ dostawy i usługi zostały dostarczone i wykonane w sposób poprawny, zgodnie z załącznikiem nr 6 do niniejszej procedury.

5. Protokół odbioru sporządzany jest w 3 egzemplarzach – 1 egz. dla Wykonawcy, 2 egz.

dla Zamawiającego.

6. Komórka organizacyjna, która merytorycznie odpowiada za przedmiot postępowania przechowuje jeden egzemplarz protokołu odbioru wraz z listą sprawdzającą odbieranych dostaw i usług.

7. Fakturę, wraz z opisem do faktury sporządzonym zgodnie ze wzorem obowiązującym w Urzędzie, listą sprawdzającą do faktury oraz jednym egzemplarzem protokołu odbioru przechowuje się w Departamencie Finansów.

IV. ZAŁĄCZNIKI

§ 5

Integralną częścią Procedury udzielania zamówień publicznych współfinansowanych ze środków EFS w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Kujawsko-Pomorskiego jest:

1. Wzór planu prac dotyczących przetargu.

2. Wzór formularza analizy potrzeb kadrowych.

3. Wzór tabeli oszacowania wartości zamówienia.

4. Wzór oświadczenia członka komisji przetargowej.

5. Wzór listy sprawdzającej odbieranych dostaw i usług oraz faktury.

6. Wzór protokołu odbioru.

(5)

Człowiek – najlepsza inwestycja

Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego Departament Polityki Regionalnej

Wydział Zarządzania Europejskim Funduszem Społecznym ul. M. Skłodowskiej-Curie 73, 87-100 Toruń tel. 056/656 10 55, 056/656 11 30 fax. 056/656 11 29

www.fundusze.kujawsko-pomorskie.pl

(6)

Załączniki n r 1

do Procedury udzielania zamówień publicznych współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Kujawsko-Pomorskiego

Plan prac dotyczący przetargu (nieograniczonego oraz ograniczonego) realizowanego w ramach PO KL

1. Tytuł i nr projektu/Przedmiot zamówienia¹………

2. Opis przedmiotu zamówienia:

...

……….

3. Zakres prac:

Czynność² Termin rozpoczęcia danej czynności

Termin zakończenia danej czynności

Osoba/osoby odpowiedzialne za wykonanie danego zadania

Przygotowanie dokumentacji

…

Opracowanie specyfikacji technicznych Wszczęcie procedury przetargowej Przeprowadzenie procedury przetargowej

…

Podpisanie umowy Realizacja zamówienia Wydawanie protokołów odbioru Sprawdzenie faktur

4. Sporządził:

5. Zatwierdził:

1 Niepotrzebne skreślić.

2 NaleŜy wypełnić w kolejność zgodnej z realizacją danego zamówienia. Czynności wskazane w kolumnie mają charakter przykładowy.

(7)

Załączniki n r 2

Analiza potrzeb kadrowych dotycząca przetargu (nieograniczonego oraz ograniczonego) … realizowanego w ramach PO KL

1. Tytuł i nr projektu/Przedmiot zamówienia¹……….

...

……….

3. Zapotrzebowanie kadrowe:

Czynność (zgodnie z Planem prac)

Liczba osób zaangaŜowanych

Stanowisko pracy/

Kwalifikacje wymagane² Uwagi

Przygotowanie dokumentacji

…

Opracowanie specyfikacji technicznych

Wszczęcie procedury przetargowej

Przeprowadzenie procedury przetargowej

…

Podpisanie umowy

Realizacja zamówienia Wydawanie protokołów odbioru

Sprawdzenie faktur

2 Kwalifikacje wymagane naleŜy wskazać w przypadku planowanego zatrudnienia dodatkowego personelu.

(8)

Załączniki n r 3

………..

Data

Oszacowanie wartości zamówienia

1. Tytuł i nr projektu/Przedmiot zamówienia¹………

...

……….

3. Termin i sposób oszacowania: ……….………

4. Przeprowadzone rozeznanie rynku²:

Lp. Produkt/towar podlegający zamówieniu

Wykonawca Cena jednostkowa

netto Średnia cena netto

Wykonawca 1 Wykonawca 2 1. Poz. 1

Wykonawca 3 Wykonawca 1 Wykonawca 2 2. Poz. 2

Wykonawca 3 Wykonawca 1 Wykonawca 2 3. Poz. 3

Wykonawca 3 Wykonawca 1 Wykonawca 2

… Poz. 4

Wykonawca 3

Suma średnich wartość zamówienia netto łącznie:

Kurs euro w dniu określenia szacunkowej wartości zamówienia³:

Równowartość zamówienia netto w euro:

2 Rozpoznanie naleŜy przeprowadzić wśród min. 3 podmiotów, o ile na rynku istnieje trzech potencjalnych wykonawców danego zamówienia. W przypadku gdy na rynku nie istnieje trzech potencjalnych wykonawców, zamawiający powinien przedstawić uzasadnienie wskazujące na obiektywne przesłanki potwierdzające ten fakt.

3 Określony na podstawie obowiązującego Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych.

(9)

2 5. Załączniki:

Dokumenty potwierdzające dokonanie oszacowania (e-maile, wyceny, itd.)

(10)

Załączniki n r 4

OŚWIADCZENIE CZŁONKA KOMISJI PRZETARGOWEJ

Imię i nazwisko Członka Komisji:………..

Komórka organizacyjna:………

Ja niŜej podpisany(a)………, w stosunku do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach EFSnr………...dotyczącego………...

oświadczam, Ŝe:

zachowam poufności w odniesieniu do wszystkich informacji i czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania oraz

zachowam bezstronność oceny ofert złoŜonych w ramach postępowania.

……….

(data i podpis)

(11)

Załączniki n r 5

Lista sprawdzająca odbioru towaru/usługi

1. Tytuł i nr projektu/Przedmiot zamówienia¹………

2. Nr postępowania ……….

3. Nr umowy ………

4. Przedmiot odbioru………...

Sprawdzenie pod względem zgodności z umową

Badane zagadnienie TAK NIE ^NIE

DOTYCZY

UWAGI

Czy dostarczono towar/wykonano usługę w terminie określonym umową?

Czy wszystkie dostarczone pozycje dokładnie odpowiadają pozycjom z oferty?

Czy towar nosi znamiona uszkodzenia / ubytku, itd?

Czy dostarczony towar/wykonana usługa jest całkowicie zgodna z warunkami umowy?

Czy jest moŜliwe sporządzenie protokołu odbioru bez zastrzeŜeń?

Zweryfikował/a osoba prowadząca sprawę od strony merytorycznej:

………

(data i podpis) Zatwierdził/a:

………

(data i podpis)

1 Niepotrzebne skreślić

(12)

2

Lista sprawdzająca do faktury

1. Tytuł i nr projektu/Przedmiot zamówienia² ………

2. Nr postępowania ……….

3. Nr umowy ………

4. Nr dokumentu finansowego………

5. Data wystawienia……….

Część I – sprawdzenie pod względem formalnym i zgodności z umową³

DOTYCZY

UWAGI

Czy na fakturze znajduje się data wpływu dokumentu do Urzędu?

Czy faktura jest czytelna, nie wykazuje śladu poprawek, jest poprawna arytmetycznie – nie zawiera błędów w obliczeniach?

Czy faktura została wystawiona przez podmiot z którym została zawarta umowa dot.

realizacji projektu (nazwa wystawcy, adres, itp.)? – w przypadku zmiany danych naleŜy załączyć do wniosku wyciąg z KRS

Czy faktura jest zgodna z terminami i danymi zawartymi w umowie/aneksie?

Czy data sprzedaŜy na dokumencie finansowym jest zgodna z datą wystawienia protokołu? Czy data wystawienia dokumentu finansowego nie jest wcześniejsza niŜ data sprzedaŜy?

Czy suma faktur częściowych i zaliczkowych nie przekracza ustalonego w umowie z Wykonawcą zaawansowania finansowego przedmiotu umowy?

Zweryfikował/a osoba prowadząca sprawę od strony merytorycznej:

………

(data i podpis)

Część II – sprawdzenie pod względem kwalifikowalności⁴

DOTYCZY

UWAGI

Czy wydatek na fakturze jest zgodny z odpowiednim Planem Finansowym?

Czy prawidłowo określona została kategoria wydatków?

Czy wszystkie wydatki spełniają warunki kwalifikowalności?

Czy faktura została prawidłowo opisana?

Zweryfikował/a:

………

(data i podpis)

3 Wypełnia pracownik komórki organizacyjnej merytorycznie odpowiedzialnej za przedmiot postępowania.

4 Wypełnia pracownik komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za koordynację projektu.

(13)

3 Część III – sprawdzenie pod względem zgodności z zamówieniami publicznymi⁵

DOTYCZY

UWAGI

Czy przedłoŜone dokumenty są kompletne?

Czy wydatek jest zgodna z przepisami prawa zamówień publicznych?

………

(data i podpis)

Część IV– sprawdzenie pod względem rachunkowym⁶

DOTYCZY

UWAGI

Czy przedłoŜone dokumenty są kompletne (tj. czy dostarczono fakturę wraz z opisem do faktury obowiązującym w Urzędzie, listę sprawdzającą do faktury, protokół odbioru oraz w przypadku umowy o dzieło – wytworzone w toku realizacji umowy dzieło do wglądu)i nie wykazują śladów poprawek, a jeśli tak to czy są one odpowiednio parafowane/podpisane??

Czy faktura jest zgodna z umową i powszechnie obowiązującymi przepisami prawa oraz zasadami rachunkowości?

Czy złoŜono czytelne podpisy osób zatwierdzających do wypłaty i są one opatrzone kaŜdorazowo imienną pieczęcią?

Czy wystawiono notę księgową z tytułu kar umownych?

Czy naliczono kary i ich potrącenia?

Czy zachowano termin płatności zgodnie z umową?

Czy otrzymane dokumenty do faktury pozwalają na zaksięgowanie dokumentu?

………

(data i podpis)

5 Wypełnia pracownik Wydziału Zamówień Publicznych i Partnerstwa Publiczno-Prawnego

6 Wypełnia pracownik odpowiedniego Wydziału w Departamencie Finansów

(14)

Załączniki n r 6

do Procedury udzielania zamówień publicznych współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Kujawsko- Pomorskiego

PROTOKÓŁ ODBIORU

Z WYKONANIA PRZEDMIOTU ZAMÓWNIENIA Data i miejsce odbioru: ………..

1. W imieniu Wykonawcy:

Pan/i ……….. – ……….

Pan/i ………– ………

2. Skład Komisji Odbioru:

Pan/i ……….. – ……….

Pan/i ………– ………

3. Przedmiotem odbioru jest:

……….., na podstawie umowy o dzieło/zlecenie nr.……….. z dnia ……….

4. Ustalenia strony odbierającej dotyczące wyników pracy oraz ocena zgodności z warunkami umowy:

Praca została wykonana zgodnie/niezgodnie z umową.

5. Ocena poziomu wykonania:

Bez zastrzeŜeń/Z zastrzeŜeniami (jeśli tak, naleŜy wymienić zastrzeŜenia).

6. Łączne wynagrodzenie otrzymane za wykonanie całości zadania określonego § …. ust. ….

umowy:

……… PLN brutto

(słownie: ………..).

Na tym protokół zakończono i po przeczytaniu podpisano:

W imieniu Zamawiającego: W imieniu Wykonawcy:

1. ... 1. ...

2. ... 2. ………