PROTOKÓŁ KONTROLI
problemowej przeprowadzonej w dniach 10 - 12 grudnia 2008 roku w Urzędzie Marszałkowskim w Łodzi, ul. Piłsudskiego 8, 90 – 051 Łódź, posiadającym numer statystyczny REGON 472057626.
Kontrolę przeprowadzono na podstawie upoważnienia Wojewody Łódzkiego Nr 131/08 z dnia 09 grudnia 2008 roku wydanego na podstawie art.258 §1 pkt 5 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku – Kodeks postępowania administracyjnego (jedn. tekst Dz.U. z 2000r. Nr 98 poz.1071 ze zm. ) oraz § 3 pkt 3 i § 9 Regulaminu kontroli przeprowadzanych przez Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi.
Kontrolę przeprowadziła Patrycja Piec - Formańska - Starszy inspektor wojewódzki w Oddziale Skarg i Kontroli Wydziału Organizacji, Nadzoru i Kontroli.
Tematyka kontroli obejmowała organizację przyjmowania oraz terminowość rozpatrywania skarg i wniosków w 2007 i 2008 roku do dnia kontroli przez organy samorządu województwa.
W okresie objętym kontrolą Marszałkiem Województwa Łódzkiego jest Pan Włodzimierz Fisiak (uchwała Nr I/3/06 Sejmiku Województwa Łódzkiego z dnia 27 listopada 2006 roku – Zał. Nr 1 do protokołu) zaś funkcję Przewodniczącego Sejmiku Województwa Łódzkiego pełni Pan Marek Mazur wybrany na podstawie uchwały Nr I/1/06 Sejmiku Województwa Łódzkiego z dnia 27 listopada 2006 roku - zał. Nr 2 do protokołu.
W toku kontroli informacji i wyjaśnień udzielały: Pani Halina Winnicka – Dyrektor Departamentu Kontroli i Skarg, Pani Marta Ocetek – Perlińska – inspektor – Samodzielne Stanowisko ds. Kontroli oraz Pani Joanna Szyburska – podinspektor – Samodzielne Stanowisko ds. Obsługi Sekretariatu.
Urząd Marszałkowski w Łodzi w zakresie spraw będących przedmiotem kontroli działa na podstawie:
ustawy z dnia 05 czerwca 1998 roku o samorządzie województwa (jedn. tekst Dz.U z 2001 roku, Nr 142 poz.1590 ze zm.);
ustawy z dnia 14 czerwca 1960r. – Kodeks postępowania administracyjnego (jedn. tekst Dz.U.00.98.1071 ze zm.), zwanej dalej „Kpa”;
rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 08 stycznia 2002 roku w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz.U.02.5.46);
Statutu Urzędu Marszałkowskiego w Łodzi przyjętego uchwałą Nr LVI/942/2006 Sejmiku Województwa Łódzkiego, zwanego dalej „Statutem” - Zał. Nr 3 do protokołu;
Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego w Łodzi stanowiącego załącznik do uchwały Nr 1377/08 Zarządu Województwa Łódzkiego z dnia 03 września 2008 roku, zmienionego uchwałą Nr 1641/08 z dnia 15 października 2008 roku oraz uchwałą Nr 1555/08 z dnia 01 października 2008 roku, zwanego dalej „Regulaminem Organizacyjnym” – Zał. Nr 4 do protokołu.
Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów samorządu województwa (Dz. U. z 1998 roku Nr 160 poz.1073).
W toku kontroli ustalono, co następuje:
Zgodnie z §22 Regulaminu Organizacyjnego, sprawy skarg należą do zadań Departamentu Kontroli i Skarg. W pkt 4 tego paragrafu wskazano, iż prowadzenie centralnego rejestru skarg, wniosków i listów wpływających do urzędu oraz przekazywanie ich do załatwienia według właściwości; nadzorowanie terminowości załatwiania skarg, wniosków, listów przez właściwe komórki organizacyjne; rozpatrywanie i przygotowywanie projektu odpowiedzi na skargi dotyczące działalności dwóch lub więcej komórek organizacyjnych lub kierowników komórek organizacyjnych i kierowników wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych; a także przyjmowanie interesantów zgłaszających się w sprawach skarg należy do zadań Samodzielnych Stanowisk ds. Kontroli. Stanowisko to zajmuje m.in.
inspektor Pani Marta Ocetek – Perlińska, której zakres czynności stanowi Zał. Nr 5 do niniejszego protokołu.
W notatce służbowej z dnia 11 grudnia 2008 roku (Zał. Nr 6 do protokołu) Pani Halina Winnicka – Dyrektor Departamentu Kontroli i Skarg wyjaśniła, iż „(...) od 1 listopada 2006
roku do 8 sierpnia 2007 roku oraz od 11 kwietnia 2008 roku do 1 maja 2008 roku centralny rejestr skarg, wniosków i listów prowadziła Pani Joanna Szyburska. Osobą, która zastępowała Panią Szyburską była Pani Małgorzata Ożegalska – pracownik Wydziału Kontroli i Skarg. W okresie od 8 sierpnia 2007 roku do 11 kwietnia 2008 roku (w okresie, kiedy Pani Szyburska przebywała na zwolnieniu chorobowym oraz urlopie macierzyńskim) osobami, które zajmowały się prowadzeniem rejestru były: Pani Joanna Czerkawska oraz Pani Joanna Glapińska.
Z dniem 1 maja 2008 roku obowiązki prowadzenia centralnego rejestru skarg, wniosków i listów przejęła Pani Marta Ocetek – Perlińska, inspektor w Samodzielnych Stanowiskach ds.
Kontroli (...)”.
Tryb przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków reguluje obecnie Zarządzenie Nr 91/2008 Marszałka Województwa Łódzkiego z dnia 15 października 2007 roku w sprawie organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków w Urzędzie Marszałkowskim w Łodzi (Zał. Nr 7), które zastąpiło Zarządzenie 10/2003 Marszałka Województwa Łódzkiego z dnia 02 kwietnia 2003 roku w sprawie organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwienia skarg, wniosków i listów w Urzędzie Marszałkowskim w Łodzi (Zał. Nr 8 do protokołu) zmienione Zarządzeniem Nr 31/2003 z dnia 13 listopada 2003 roku (Zał. Nr 9 do protokołu).
Zgodnie z Zarządzeniem Nr 91/2008 Marszałka Województwa Łódzkiego z dnia 15 października 2007 roku, kwalifikacji skarg i wniosków wpływających do urzędu dokonuje marszałek lub członek zarządu. Nadzór i kontrolę nad trybem przyjmowania i terminowością rozpatrywania skarg i wniosków wykonuje Departament Kontroli i Skarg. Departament Kontroli i Skarg prowadzi centralny rejestr skarg i wniosków wpływających do urzędu. (§2 i §3 pkt 1 i 2).
W pkt 3 §3 omawianego Zarządzenia wskazano, iż komórki organizacyjne urzędu prowadzą rejestr skarg i wniosków wpływających bezpośrednio do komórki organizacyjnej oraz przekazywanych przez Departament Kontroli i Skarg.
Z ustnych wyjaśnień przekazanych kontrolującej przez Panią Martę Ocetek – Perlińską wynika, iż w okazanych podczas kontroli centralnych rejestrach skarg i wniosków są zarejestrowane wszystkie skargi, również te które wpływały bezpośrednio do komórek organizacyjnych Urzędu.
Obowiązek zgłoszenia do Departamentu Kontroli i Skarg, celem zaewidencjonowania w centralnym rejestrze skarg i wniosków, skargi i wniosku, który wpłynął bezpośrednio do
komórki organizacyjnej lub przyjętej przez kierownika komórki organizacyjnej, wynika z §4 pkt 2 ww. Zarządzenia.
Departament Kontroli i Skarg – po zarejestrowaniu w centralnym rejestrze skarg i wniosków wpływających bezpośrednio do marszałka oraz zgłoszonych w czasie przyjęć do protokołu – przekazuje je niezwłocznie do załatwienia właściwej merytorycznie komórce organizacyjnej (§4 pkt.1).
Z ustnych informacji przekazanych kontrolującej przez Panią Martę Ocetek – Perlińską wynika, iż po udzieleniu odpowiedzi na skargę wydział merytoryczny przekazuje kserokopię odpowiedzi do Departementu Kontroli i Skarg.
W załącznikach do omawianego Zarządzenia określono również wzór protokołu przyjęcia skargi/ wniosku wniesionych ustnie oraz wzór rejestru skarg i wniosków, a także m.in. zasady podpisywania odpowiedzi na skargi i wnioski; tryb postępowania z anonimami oraz w §6 godziny przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków przez Marszałka, członków zarządu i kierowników komórek organizacyjnych.
Zgodnie z zapisami określonymi w tym przepisie Marszałek oraz członkowie zarządu przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków we wtorki w godzinach 15.00 – 16.00.
Kierownicy komórek organizacyjnych przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków we wtorki w godzinach 13.00 – 16.00. Jeżeli w dniu przyjęć interesantów przypada dzień ustawowo wolny od pracy, wówczas dniem przyjęć jest najbliższy dzień roboczy. Pracownicy urzędu przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków codziennie w godzinach pracy.
Ponadto w §7 ww. Zarządzenia wskazano, iż Dyrektor Departamentu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego zapewnia umieszczenie w widocznych miejscach w budynku urzędu aktualnej informacji o ustalonych godzinach przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków.
Zgodnie z informacją zawartą w notatce służbowej z dnia 11 grudnia 2008 roku (Zał.6)
„ (...) rejestr osób bezpośrednio zwracających się do Marszałka Województwa Łódzkiego w sprawie skarg nie jest prowadzony w Kancelarii Marszałka. Z przyjęć interesantów sporządzane są protokoły, o ile skarżący nie ma wcześniej przygotowanej skargi w formie pisemnej”.
W Urzędzie Marszałkowskim w Łodzi w budynku przy ul. Piłsudskiego 8, w którym mieści się m.in. gabinet Marszałka Województwa oraz Przewodniczącego Sejmiku Województwa, w widocznym miejscu, przy głównym wejściu do budynku, na tablicy informacyjnej znajduje się informacja następującej treści: „Marszałek oraz Członkowie
Zarządu przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków w wtorki w godzinach 15.00 – 16.00” oraz informacja: Kierownicy komórek organizacyjnych przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków w wtorki w godzinach 13.00 – 16.00”.
Jak już wcześniej wskazano, prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków należy obecnie do zakresu obowiązków Pani Marty Ocetek – Perlińskiej – inspektora.
Kontrolującej okazano dwa centralne rejestry skarg i wniosków.
Pierwszy z rejestrów prowadzony od grudnia 2003 roku (pierwszy wpis z dnia 31 grudnia 2003 roku) do sierpnia 2007 roku, obejmuje część skarg i wniosków, które wpłynęły do Urzędu Marszałkowskiego w Łodzi w 2007 roku. Opisywany rejestr zawiera następujące rubryki: lp./ data wpływu sprawy do urzędu/ i mię i nazwisko, adres nadawcy/ podmiot wnoszący/ przedmiot skargi, wniosku, charakter pisma/ przekazano wg właściwości/
załatwiono we własnym zakr. Departamenty/ data i sposób załatwienia/ uwagi. Przedmiotowy rejestr podzielony został na dwie części. W pierwszej zarejestrowane zostały oznaczone symbolem KO.I.0552/../07 – skargi i wnioski przekazywane według właściwości. Są to pozycje od 1 do 16. W drugiej części rejestru, oznaczone liczbami porządkowymi od 1 do 48, wpisane są skargi i wnioski z 2007 roku załatwiane we własnym zakresie. Sprawy te oznaczone są symbolami: KO.I.0551/../07. Kserokopia części rejestru stanowi Zał. Nr 10 do protokołu.
Drugi okazany kontrolującej centralny rejestr skarg i wniosków obejmuje część 2007 i 2008 rok, do dnia kontroli. Pozycjom zarejestrowanym w 2007 roku nadano numery porządkowe od 1 do 36, a pisma wychodzące oznaczone zostały symbolami KO.S.0551/../07 lub KO.S.0552/../07. W części rejestru obejmującej skargi i wnioski, które wpłynęły do Urzędu Marszałkowskiego w Łodzi w 2008 roku sprawom, w których pisma wychodzące oznaczone zostały symbolami KO.S.0551/../08 oraz KO.S.0552/../08 przyporządkowano w rejestrze liczby porządkowe od numeru 1 do 41, zaś sprawom, w których pisma wychodzące oznaczone zostały symbolami KO.IV.0551/../08 oraz KO.IV.0552/../08 przyporządkowano w rejestrze liczby porządkowe od numeru 1 do 57.
Przedmiotowy rejestr (kserokopia stanowi Zał. Nr 11 do protokołu) zawiera następujące rubryki: lp./ data wpływu/ imię i nazwisko, adres nadawcy/ podmiot wnoszący skargę/
przedmiot skargi/ charakter pisma/ 0552/ 0551/ data i sposób załatwienia/ uwagi, znak.
W notatce służbowej z dnia 11 grudnia 2008 roku (Zał. Nr 6) Pani Halina Winnicka – Dyrektor Departamentu Kontroli i Skarg wyjaśniła: „ (...) W 2007 roku w centralnym rejestrze prowadzono podział zgodny z jednolitym rzeczowym wykazem akt na skargi i wnioski
rozpatrywane przez komórki organizacyjne Urzędu (0551) jak i na skargi i wnioski przesyłane według właściwości (0552). Numeracja spraw prowadzona była oddzielnie. Obecnie zarówno skargi rozpatrywane przez komórki organizacyjne Urzędu Marszałkowskiego, jak również skargi i wnioski przekazywane do załatwienia według właściwości wpisywane są do centralnego rejestru z kolejną liczbą porządkową, przy czym sprawy nadal podzielone są na 0551 i 0552. Każda kolejna skarga rozpatrywana przez Urząd Marszałkowski (0551) posiada następny numer w spisie spraw.
Sporządzenie nowego rejestru w 2008 roku wynikało ze zmiany Regulaminu Organizacyjnego, w wyniku którego utworzono Samodzielne Stanowisko ds. Obsługi Sekretariatu KO.S, w którym pracownik zajmował się prowadzeniem wszystkich skarg i wniosków, jakie wpływały do Urzędu Marszałkowskiego. Obecnie wszystkie sprawy rozpatrywane są w Samodzielnych Stanowiskach ds. Kontroli KO.IV.”.
Z pierwszego wyżej opisanego rejestru kontroli poddano sprawy oznaczone następującymi symbolami: KO.I.0551/8/07 i KO.I.0551-36/07.
Skarga dotycząca pracy lekarza jednego z łódzkich szpitali, oznaczona w rejestrze skarg i wniosków symbolem KO.I.0551/8/07 została przekazana do Urzędu Marszałkowskiego w Łodzi za pośrednictwem Ministerstwa Zdrowia i wpłynęła w dniu 13 lutego 2008 roku. Taka data wpływu skargi została odnotowana w rejestrze w odpowiedniej rubryce. Pismem z dnia 13 lutego 2007 roku znak KO.I.0551/8/07 Dyrektor Departamentu Kontroli i Skarg przekazała przedmiotową sprawę do załatwienia do Departamentu Polityki Zdrowotnej. W aktach sprawy znajduje się, skierowana do skarżącego, odpowiedź z dnia 14 lutego 2007 roku znak PZ.I.0551/8/07. W rejestrze skarg i wniosków nie odnotowano daty załatwienia sprawy.
Oznaczona w rejestrze skarg i wniosków symbolem KO.I.0551-36/07 skarga dotycząca wydzierżawienia stacji paliw w Radomsku, wpłynęła do Urzędu Marszałkowskiego w dniu 27 czerwca 2007 roku i taka data wpływu została odnotowana w rejestrze w odpowiedniej rubryce.
Pismem z dnia 28 czerwca 2007 roku, znak KO.I.0551-36/07, Naczelnik Wydziału Kontroli Finansowej w Departamencie Kontroli i Skarg przekazał sprawę do załatwienia Dyrektorowi Departamentu Polityki Zdrowotnej. W aktach przedmiotowej sprawy znajduje się również, skierowane do skarżących i stanowiące odpowiedź na skargę, pismo Wicemarszałka Województwa z dnia 17 lipca 2007 roku znak PZ.I.0551/22/2007; w rejestrze skarg i wniosków nie odnotowano daty załatwienia sprawy.
...
Z drugiego powyżej opisanego rejestru kontrolą objęto sprawy oznaczone następującymi symbolami: KO.IV.0551/1/08; KO.IV.0551/3/08; KO.IV.0551/9/08;
KO.IV.0551/14/08; KO.IV.0551/33/08; KO.IV.0551/42/2008; KO.IV.0551/49/08;
KO.IV.0551/54/08; KO.IV.0551/55/08; KO.IV.0551/56/08; KO.S.0552/2/08;
KO.IV.0552/2/08.
Sprawa oznaczona symbolem KO.IV.0551/1/08 to skarga dotycząca działalności Zakładu Energetycznego, która wpłynęła do Urzędu Marszałkowskiego w Łodzi w dniu 06 maja 2008 roku. W rejestrze skarg i wniosków w rubryce „data wpływu” wpisano datę 07 maja 2008 roku, kiedy to skarga wpłynęła do Departamentu Kontroli i Skarg. Odpowiedzi skarżącemu udzieliła – działając z upoważnienia Marszałka Województwa – Dyrektor Departamentu Kontroli i Skarg w piśmie z dnia 06 maja 2008 roku znak KO.IV.0551/1/08.
Skarga oraz odpowiedź stanowią odpowiednio Zał. Nr 12 i 13 do protokołu. W wyjaśnieniach z dnia 11 grudnia 2008 roku (Zał. Nr 14 do protokołu) Pani Halina Winnicka – Dyrektor Departamentu Kontroli i Skarg wyjaśniła: „(...) umieszczona w piśmie data 06.05.2008r.
Stanowi oczywistą omyłkę. Omyłkowo w nagłówku została umieszczona data wpływu skargi do Urzędu Marszałkowskiego w Łodzi. Pismo stanowiące odpowiedź na (...) skargę zostało natomiast przygotowane i podpisane w dniu 07.05.2008 r., a wysłane dnia następnego tj.
08.05.2008r.”
Przesłana e - mailem skarga dotycząca zwłoki w realizacji zlecenia wpłynęła do Urzędu Marszałkowskiego w Łodzi w dniu 14 maja 2008 roku i została oznaczona symbolem KO.IV.0551/3/08. Pismem z dnia 15 maja 2008 roku znak KO.IV.0551/3/08 Dyrektor Departamentu Kontroli i Skarg zwróciła się do Dyrektora Departamentu Geodezji i Kartografii o przesłanie wyjaśnień oraz dokumentacji. Po otrzymaniu stosownych wyjaśnień i dokumentacji sprawy, działając z upoważnienia Marszałka Województwa Łódzkiego – Dyrektor Departamentu Kontroli i Skarg udzieliła skarżącemu odpowiedzi w piśmie z dnia 02 czerwca 2008 roku znak KO.IV.0551/3/08.
Oznaczona symbolem KO.IV.0551/8/08 skarga dotyczącą odmowy przyznania odszkodowania z tytułu wykonywania przez ojca skarżącego pracy przymusowej w czasie II wojny światowej wpłynęła do Urzędu Marszałkowskiego w Łodzi w dniu 17 czerwca 2008 roku i taka data wpływu skargi została również odnotowana w centralnym rejestrze skarg i wniosków. W piśmie z dnia 19 czerwca 2008 roku znak KO.IV.0551/8/08, działając z upoważnienia Marszałka Województwa – Dyrektor Departamentu Kontroli i Skarg poinformowała skarżącego, iż kwestie poruszane w skardze nie leżą w kompetencji Marszałka
Województwa Łódzkiego oraz o przepisach i zasadach na jakich skarżący może się ubiegać o odszkodowanie.
Kolejna skarga (oznaczona symbolem KO.IV.0551/14/08), która wpłynęła do Urzędu Marszałkowskiego w Łodzi za pośrednictwem poczty elektronicznej w dniu 14 lipca 2008 roku (i taka data wpływu została odnotowana w rejestrze), dotyczyła działalności Prokuratury Okręgowej w Łodzi. Odpowiedzi skarżącemu udzielono w piśmie z dnia 15 lipca 2008 roku znak KO.S.0551/14/08 podpisanym przez Dyrektora Departamentu Kontroli i Skarg. W rejestrze wpisano jako symbol pisma w którym udzielono odpowiedzi KO.IV.0551/14/08.
Wpisanie w odpowiedzi symbolu KO.S zamiast KO.IV spowodowało, iż dwóm różnym skarżącym w dwóch różnych sprawach udzielono odpowiedzi pismami oznaczonymi takimi samymi symbolami (lp. 19 w rejestrze w części KO.S.0551/../08 oraz lp. 21 w części KO.IV.0551/../08). Przedmiotowa odpowiedź stanowi Zał. Nr 15 do protokołu.
Skarga z dnia 01 sierpnia 2008 roku, oznaczona symbolem KO.IV.0551/33/08 wpłynęła do Urzędu Marszałkowskiego w dniu 07 października 2008 roku i dotyczyła zaniechania dochodzenia odsetek oraz zwrotu kosztów sądowych i kosztów zastępstwa procesowego. Pismem z dnia 08 października 2008 roku znak KO.IV.0551/33/08 Dyrektor Departamentu Kontroli i Skarg przekazała przedmiotową skargę Dyrektorowi Departamentu Infrastruktury, zwracając się jednocześnie z prośbą o przekazanie kopii odpowiedzi na skargę do Departamentu Kontroli i Skarg. Odpowiedzi skarżącej udzielił, w piśmie z dnia 14 października 2008 roku znak GK/MR/0724/145/2008 Dyrektor Zarządu Nieruchomości Województwa Łódzkiego. Przedmiotowa odpowiedź została przekazana do Departamentu Kontroli i Skarg w dniu 15 października 2008 roku, co zostało odnotowane w centralnym rejestrze skarg i wniosków.
Kolejna skontrolowana skarga dotyczyła „niewłaściwego postępowania leczniczego i diagnostycznego” wpłynęła do Urzędu Marszałkowskiego w Łodzi w dniu 28 października 2008 roku. W rejestrze skarg i wniosków oznaczono ją symbolem KO.IV.0551/42/08 . Ze zgromadzonej i przedstawionej dokumentacji sprawy wynika, iż sprawę prowadził Departament Polityki Zdrowotnej Urzędu Marszałkowskiego. W piśmie z dnia 06 listopada 2008 roku znak PZ.I.0551/43/2008 p.o Dyrektora tego Departamentu zwróciła się do Dyrektora placówki, której dotyczyła skarga z prośbą o wyjaśnienia. Po uzyskaniu wyjaśnień (wpłynęły do Urzędu Marszałkowskiego w Łodzi w dniu 20 listopada 2008 roku) Wicemarszałek udzieliła skarżącej odpowiedzi w piśmie z dnia 24 listopada 2008 roku znak PZ.I.0551/43/2008.
Skardze z dnia 25 listopada 2008 roku na pracownika Urzędu Marszałkowskiego w Łodzi, która wpłynęła w dniu 25 listopada 2008 roku, nadano symbol KO.IV.0551/49/08.
Przedmiotowa skarga została przekazana, przez Dyrektora Departamentu Kontroli i Skarg do Dyrektora Departamentu, w którym zatrudniony jest ww. pracownik przy piśmie z dnia 28 listopada 2008 roku znak KO.IV.0551/49/08 z prośbą o zapoznanie się ze sprawą i przesłanie kopii udzielonej odpowiedzi. Do dnia 11 grudnia 2008 roku taka odpowiedź nie została jeszcze przesłana.
Sprawa dotycząca przebudowy drogi krajowej nr 72, zawierająca jednocześnie zarzuty pod adresem urzędników Urzędu Miasta Łodzi (dokumentacja sprawy stanowi Zał. Nr 16 do protokołu), wpłynęła do Urzędu Marszałkowskiego w dniu 20 października 2008 roku, w rejestrze skarg i wniosków została oznaczona symbolem KO.IV.0551/54/08. Przedmiotowa sprawa była prowadzona przez Departament Infrastruktury Urzędu Marszałkowskiego i została postanowieniem z dnia 03 grudnia 2008 roku znak IF.I.0552/38/08, na podstawie art.65 Kpa przekazana do Prezydenta Miasta Łodzi, jako do organu właściwego do jej rozpatrzenia.
Następnie kserokopia sprawy została przekazana do Departamentu Kontroli i Skarg
W centralnym rejestrze skarg i wniosków w rubryce „data wpływu” wpisano datę wpływu postanowienia do Departamentu Kontroli i Skarg, nie zaś datę wpływu skargi do Urzędu Marszałkowskiego. Ponadto w rubryce „imię i nazwisko i adres nadawcy” wpisano
„Departament Infrastruktury”który sprawę załatwiał, nie zaś dane skarżącego. W rubryce „data i sposób załatwienia” wpisano „a/a” podczas gdy data załatwienia sprawy jest data przekazania według właściwości (w tym przypadku data postanowienia 03 grudnia 2008 roku).
Skargi, które wpłynęły do Urzędu Marszałkowskiego w dniach 05 i 08 grudnia 2008 roku dotyczące m.in. utrzymania rowów melioracyjnych na terenach rolniczych, oznaczone odpowiednio symbolami KO.IV.0551/55/08 i KO.IV.0551/56/08 zostały przekazane przez Dyrektora Departamentu Kontroli i Skarg do Dyrektora Departamentu Rolnictwa i Ochrony Środowiska przy piśmie z dnia 10 grudnia 2008 roku znak KO.IV.0551/55/08 oraz KO.IV.0551/56/08. W rejestrze skarg i wniosków w rubryce „data i sposób załatwienia”
wpisano datę przekazania pisma do innego Departamentu tj. datę 10 grudnia 2008 roku.
Oznaczona symbolem KO.S.0552/2/2008 dokumentacja skargi na działanie dyrektora powiatowego urzędu pracy wpłynęła do Urzędu Marszałkowskiego w dniu 28 stycznia 2008 roku i taka data wpływu odnotowana została w rejestrze skarg i wniosków. Pismem z dnia 29 stycznia 2008 roku znak KO.S.0552/2/08 Dyrektora Departamentu Kontroli i Skarg, przedmiotowa skarga wraz z aktami sprawy została przekazana, na podstawie art.230 Kpa, do
Przewodniczącego Rady Powiatu Pabianickiego (Zał. Nr 17). O przekazaniu sprawy do innego organu, skarżący został powiadomiony odrębnym pismem – znak KO.S.0552/2/08 z dnia 29 stycznia 2008 roku podpisanym z upoważnienia Marszałka Województwa przez Dyrektora Departamentu Kontroli i Skarg w Urzędzie Marszałkowskim w Łodzi. W aktach sprawy znajduje się również, skierowana do Dyrektora Departamentu Kontroli i Skarg w Urzędzie Marszałkowskim w Łodzi, informacja dotycząca zajętego przez Radę Powiatu, stanowiska w sprawie. W rejestrze skarg i wniosków w rubryce „data i sposób załatwienia” wpisano datę przekazania skargi zgodnie z właściwością tj. datę 29 stycznia 2008 roku.
Skarga na działanie Dyrektora Delegatury Ministerstwa Skarbu Państwa w Łodzi, która wpłynęła do Urzędu Marszałkowskiego w Łodzi w dniu 30 czerwca 2008 roku, została przekazana do Dyrektora jednego z Departamentów Ministerstwa Skarbu Państwa przy piśmie Marszałka Województwa Łódzkiego z dnia 03 lipca 2008 roku znak KO.IV.0552/2/08. W przedmiotowym piśmie nie wskazano podstawy prawnej przekazania skargi (Zał. Nr 18), zostało ono dane do wiadomości stronie skarżącej.
Badana dokumentacja spraw oraz ogląd okazanych kontrolującej centralnych rejestrów skarg i wniosków (co również znajduje potwierdzenie w ustnych wyjaśnieniach Pani Marty Ocetek – Perlińskiej – inspektora) wykazała, iż generalnie w centralnym rejestrze skargi i wniosków w rubryce „data wpływu” wpisywana jest data wpływu sprawy do Departamentu Kontroli i Skarg, nie zaś data wpływu skargi czy wniosku do Urzędu Marszałkowskiego.
Ponadto jeżeli sprawa zostaje przekazana przez Dyrektora Departamentu Kontroli i Skarg do załatwienia do innego Departamentu w rejestrze skarg i wniosków w rubryce „data i sposób załatwienia” wpisywana jest data przekazania sprawy, a nie data udzielenia skarżącemu odpowiedzi przez Departament do którego sprawę przekazano.
Na tym protokół zakończono.
Integralną część protokołu stanowią załączniki:
1. Uchwała Nr I/3/06 Sejmiku Województwa Łódzkiego z dnia 27 listopada 2006 roku;
2. Uchwała Nr I/1/06 Sejmiku Województwa Łódzkiego z dnia 27 listopada 2006 roku;
3. Uchwała Nr LVI/942/2006 Sejmiku Województwa Łódzkiego z dnia 5 czerwca 2006 roku w sprawie nadania Satutu Urzędowi Marszałkowskiemu w Łodzi;
4. Regulamin Organizacyjny Urzędu Marszałkowskiego w Łodzi;
5. Zakres czynności Pani Marty Ocetek – Perlińskiej – inspektora;
6. Notatka służbowa z dnia 11 grudnia 2008 roku;
7. Zarządzenie Nr 91/2008 Marszałka Województwa Łódzkiego z dnia 15 października 2008 roku w sprawie organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków w Urzędzie Marszałkowskim w Łodzi;
8. Zarządzenie Nr 10/2003 Marszałka Województwa Łódzkiego z dnia 2 kwietnia 2003 roku w sprawie organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg, wniosków i listów w Urzędzie Marszałkowskim w Łodzi;
9. Zarządzenie Nr 31/2003 Marszałka Województwa Łódzkiego z dnia 13 listopada 2003 roku w sprawie zmiany Zarządzenia Nr 10/2003 Marszałka Województwa Łódzkiego z dnia 02 kwietnia 2003 roku w sprawie organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków w Urzędzie Marszałkowskim w Łodzi;
10. Kserokopia rejestru 2007 rok;
11. Kserokopia rejestru 2007 i część 2008 roku;
12. Skarga z dnia 18 kwietnia 2008 roku;
13. Pismo z dnia 06 maja 2008 roku znak KO.IV.0551/1/08;
14. Wyjaśnienia z dnia 12 grudnia 2008 roku;
15. Pismo KO.S.0551/14/08;
16. Dokumentacja sprawy KO.IV.0551/54/2008;
17. Pismo z dnia 29 stycznia 2008 roku znak KO.S.0552/2/08;
18. Pismo z dnia 03 lipca 2008 roku znak KO.IV.0552/2/08.
Na podstawie §21 ust.1 Regulaminu Kontroli przeprowadzanych przez Łódzki Urząd Wojewódzki, kierownikowi podmiotu kontrolowanego przysługuje, przed podpisaniem protokołu, prawo zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń, co do ustaleń zawartych w protokole.
Zastrzeżenia należy zgłosić na piśmie zarządzającemu kontrolę w terminie 14 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli.
Stosownie zaś do §22 ww. Regulaminu, kierownik podmiotu kontrolowanego ma prawo odmówić podpisania protokołu kontroli, składając w terminie 7 dni od daty jego otrzymania pisemne wyjaśnienia tej odmowy.
Odmowa podpisania protokołu kontroli przez kierownika podmiotu kontrolowanego nie stanowi przeszkody do podpisania protokołu przez kontrolującego i realizacji wniosków.
Protokół sporządzony został w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden wręczono kierownikowi kontrolowanej jednostki.
Kontrolująca wpisała się do książki kontroli Urzędu Marszałkowskiego w Łodzi pod numerem 33/2008.
Łódź, dnia ... roku
Podpis kierownika Podpis kontrolującej jednostki kontrolowanej
………. ...
