Nr: Wydanie:
P/06/01 02
Strona 1 Stron 6
PROCEDURA
Przegląd systemu zarządzania jakością
Nr egz.:
Urząd Gminy i Miasta Dobczyce
PRZEGLĄD
SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
Opracowała Zweryfikował Zatwierdził Imię i Nazwisko Małgorzata Reszka Paweł Machnicki Marcin Pawlak
Stanowisko Pełnomocnik ds. Systemu
Zarządzania Jakością Zastępca
Burmistrza Burmistrz Data i Podpis
Nr: Wydanie:
P/06/01 02
Strona 2 Stron 6
PROCEDURA
Przegląd systemu zarządzania jakością
Nr egz.:
Urząd Gminy i Miasta Dobczyce
KARTA ZMIAN
L.p. Wprowadzono Anulowano Data zmiany Zatwierdził 1.
2.
3.
4.
5.
6.
ROZDZIELNIK
L.p. Otrzymujący procedurę Nr
egz. Data otrzymania Podpis
1 1
2 2
3 3
4 4
5 5
6 6
7 7
8 8
9 9
10 10 11 11 12 12 13 13 14 14
Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Gminy i Miasta Dobczyce.
Prawa autorskie zastrzeżone.
Zabrania się dokonywania zmian w treści, kopiowania i rozpowszechniania bez zgody Burmistrza Gminy i Miasta Dobczyce.
Nr: Wydanie:
P/06/01 02
Strona 3 Stron 6
PROCEDURA
Przegląd systemu zarządzania jakością
Nr egz.:
Urząd Gminy i Miasta Dobczyce
SPIS TREŚCI
1. CEL PROCEDURY...4
2. DEFINICJE ...4
3. UPRAWNIENIA I ODPOWIEDZIALNOŚĆ...5
4. SZCZEGÓŁOWE ZASADY POSTĘPOWANIA ...5
4.1. Postanowienia ogólne ...5
4.2. Organizowanie przeglądu i przygotowanie materiałów...5
4.3. Dokumentowanie przeglądu ...6
5. WYKAZ FORMULARZY ...6
Nr: Wydanie:
P/06/01 02
Strona 4 Stron 6
PROCEDURA
Przegląd systemu zarządzania jakością
Nr egz.:
Urząd Gminy i Miasta Dobczyce
1. CEL PROCEDURY
Procedura obejmuje postępowanie w zakresie przeglądu systemu zarządzania jakością, które stanowi integralną część procesu nr 6 – „Doskonalenie systemu zarządzania jakością“. Przeglądu dokonuje Kierownictwo Urzędu Gminy i Miasta Dobczyce.
Celem procedury jest ustalenie sposobu postępowania przy organizowaniu, przeprowadzaniu i dokumentowaniu przeglądu systemu zarządzania jakością w Urzędzie Gminy i Miasta Dobczyce, Zakładzie Obsługi Budżetowej Jednostek Organizacyjnych, Miejsko – Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej i Straży Miejskiej.
Niniejszą procedurą Burmistrz ustala jednolity tok postępowania w zakresie przeglądu systemu zarządzania jakością.
Celem opisanego w niniejszej procedurze postępowania jest zapewnienie stałej przydatności i efektywności systemu zarządzania jakością oraz przyjętej Polityki Jakości.
Powyższy cel osiągany jest poprzez określenie zasad poddawania systemu regularnym przeglądom oraz ich odpowiedniego dokumentowania.
2. DEFINICJE
- Kierownictwo – Burmistrz Gminy i Miasta Dobczyce, Zastępca Burmistrza Gminy i Miasta Dobczyce, Sekretarz Gminy i Miasta Dobczyce, Skarbnik Gminy i Miasta Dobczyce;
- Kierownik – Kierownik referatu, osoba kierująca referatem / samodzielną komórką organizacyjną / jednostką organizacyjną, odpowiedzialna za realizację zadań wynikających z regulaminów organizacyjnych, statutów i systemu zarządzania jakością;
- Referat/Biuro/Stanowisko – wyodrębniona strukturalnie komórka organizacyjna Urzędu Gminy i Miasta Dobczyce;
- Jednostka organizacyjna – prawnie wyodrębniona struktura w Gminie Dobczyce, w postaci Zakładu Obsługi Budżetowej Jednostek Organizacyjnych, Miejsko – Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej oraz Straży Miejskiej.
Nr: Wydanie:
P/06/01 02
Strona 5 Stron 6
PROCEDURA
Przegląd systemu zarządzania jakością
Nr egz.:
Urząd Gminy i Miasta Dobczyce
3. UPRAWNIENIA I ODPOWIEDZIALNOŚĆ
L.p. Osoba Uprawnienia i odpowiedzialność 1. Burmistrz Gminy i Miasta
Dobczyce Odpowiada za:
- ustalanie wielkości wskaźników służących do monitorowania podstawowych procesów,
- zatwierdzanie protokołu z przeglądu.
2. Pełnomocnik
ds. Systemu Zarządzania Jakością
Odpowiada za:
- organizację przeglądu,
- sporządzanie protokołu z przeglądu, - sporządzanie planu poprawy jakości.
4. SZCZEGÓŁOWE ZASADY POSTĘPOWANIA 4.1. Postanowienia ogólne
a) Przegląd systemu zarządzania jakością przeprowadzany jest dwa razy w roku kalendarzowy;
b) Stałym elementem przeglądu jest ocena realizacji działań strategicznych zapisanych w Polityce Jakości, ocena wyników auditów wewnętrznych, analiza podjętych działań korygujących lub zapobiegawczych, a także omówienie ewentualnych reklamacji usług świadczonych przez Urząd Gminy i Miasta Dobczyce i jednostki organizacyjne;
c) Okresowo, zgodnie z terminami przyjętymi w procedurach opisujących podstawowe procesy, Burmistrz ustala wskaźniki służące do monitorowania tych procesów. Właściciele procesów odpowiedzialni za ich bieżące monitorowanie dokonują za poprzedni okres analizy kształtowania się przyjętych wskaźników oraz czynników wpływających na ich wartość;
d) W trakcie przeglądu dyskutuje się i planuje działania w zakresie poprawy jakości i rozwoju systemu zarządzania jakością w Urzędzie Gminy i Miasta Dobczyce i jednostkach organizacyjnych, aktualności Polityki Jakości i zapisanych w niej strategicznych celów jakościowych, a także rozpatruje ewentualne wnioski co do sposobu realizacji planowanych przedsięwzięć, ustalając terminy ich realizacji oraz osoby odpowiedzialne.
4.2. Organizowanie przeglądu i przygotowanie materiałów
a) Za zorganizowanie przeglądu odpowiedzialny jest Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością, który proponuje termin jego przeprowadzenia;
b) Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością przekazuje uczestnikom przeglądu pisemne zawiadomienie o zaakceptowanym przez Burmistrza terminie i miejscu przeglądu – formularz F/01, co najmniej 7 dni przed ustaloną datą przeglądu;
c) Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością przygotowuje i przekazuje uczestnikom przeglądu wraz z zawiadomieniem materiały do dyskusji zawierające:
Nr: Wydanie:
P/06/01 02
Strona 6 Stron 6
PROCEDURA
Przegląd systemu zarządzania jakością
Nr egz.:
Urząd Gminy i Miasta Dobczyce
− sprawozdanie z przeprowadzonych auditów wewnętrznych,
− sprawozdanie z wykonanych i prowadzonych działań korygujących lub zapobiegawczych,
− omówienie ewentualnych wniosków wynikających z reklamacji,
− własną ocenę funkcjonowania systemu zarządzania jakością oraz potrzeby w zakresie jego utrzymania i rozwijania,
− sprawozdanie z realizacji wniosków z poprzedniego przeglądu.
d) Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością posiada uprawnienia do uzyskania od wszystkich pracowników Urzędu Gminy i Miasta Dobczyce i jednostek organizacyjnych wszelkich informacji, niezbędnych do sporządzenia sprawozdań na przegląd systemu zarządzania jakością.
4.3. Dokumentowanie przeglądu
a) Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością sporządza protokół z przeglądu – formularz F/02 i przedstawia go do zatwierdzenia Burmistrzowi w terminie 7 dni po zakończeniu przeglądu. Następnie przekazuje kopie protokołu osobom odpowiedzialnym za realizację przyjętych na przeglądzie wniosków.
b) Protokół z przeglądu jest podstawą przygotowania „Planu poprawy jakości”
– formularz F/03, w którym określa się cele operacyjne Urzędu Gminy i Miasta Dobczyce oraz jednostek organizacyjnych.
c) Oryginał protokołu, sprawozdania, zawiadomienie oraz „Plan poprawy jakości”, a także listę obecności przechowuje Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością przez okres 10 lat.
5. WYKAZ FORMULARZY
− Formularz F/01 – Zawiadomienie
− Formularz F/02 – Protokół Nr ... z przeglądu systemu zarządzania jakością
− Formularz F/03 – Plan poprawy jakości na ……
KONIEC
Strona 1 z 1 Formularz F/01 do P/06/01
ZAWIADOMIENIE
Informuję, że Przegląd Systemu Zarządzania Jakością odbędzie się dnia ...…… o godz. ... w ...
W załączeniu przekazuję następujące materiały do przeanalizowania i przygotowania wniosków do dyskusji:
...……
...……
...……
...……
...……
...……
...……
...……
Dobczyce, dnia ...
Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością Burmistrz
……… ………
Otrzymują:
Strona 1 z 1 Formularz F/02 do P/06/01
PROTOKÓŁ Nr ...
z przeglądu systemu zarządzania jakością który odbył się w dniu ...
1. Obecni (wg listy obecności)
2. Przebieg przeglądu:
3. Ustalenia i wnioski:
Sporządził: Zatwierdził:
Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością Burmistrz
... ...
Strona 1 z 1
Formularz F/03 do P/06/01
Plan poprawy jakości na ………
L.p. Cel operacyjny Zadanie Termin realizacji Osoba
odpowiedzialna
Sposób
realizacji Uwagi
Opracował : Zatwierdził:
Pełnomocnik ds. Systemu zarządzania Jakością Burmistrz
...…… ……...
