Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr 71/2014 Wójta Gminy Świętajno z dnia 31 grudnia 2014 r.
WYTYCZNE
do szkolenia obronnego realizowanego w 2015 roku przez Urząd Gminy Świętajno 1. Wstęp
Wytyczne Wójta gminy Świętajno do szkolenia obronnego realizowanego w 2015 roku przez Urząd Gminy sporządzono w celu określenia przedsięwzięć szkoleniowych realizowanych na obszarze gminy Świętajno oraz sposobu ich realizacji.
1. Wytyczne opracowano z uwzględnieniem ustaleń wynikających z następujących dokumentów:
1. Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 2004 roku w sprawie szkolenia obronnego.
2. Wytycznych Wojewody Warmińsko – Mazurskiego do szkolenia obronnego realizowanego
w 2015 roku przez Marszałka Województwa Warmińsko-Mazurskiego, starostów, wójtów, burmistrzów (prezydentów miast), przedsiębiorców oraz kierowników jednostek organizacyjnych działu administracji rządowej wykonujących zadania obronne
w województwie warmińsko-mazurskim
3. Programu szkolenia obronnego województwa warmińsko-mazurskiego na lata 2015 – 2020.
2. Celem wytycznych jest:
1. Dokonanie oceny stanu realizacji szkolenia obronnego realizowanego w 2014 r.
2. Określenie głównych kierunków szkolenia obronnego realizowanego w 2015 r.
3. Określenie sposobu realizacji szkolenia obronnego w Urzędzie Gminy Świętajno.
4. Wskazanie przedsięwzięć szkoleniowych organizowanych przez Urząd Gminy, które powinny zostać uwzględnione w planowaniu i realizacji szkolenia przez organizatora szkolenia.
2. Ocena stanu realizacji szkolenia obronnego
W 2014 roku szkolenie obronne ukierunkowane było na doskonaleniu umiejętności zespołów kierowania Starosty w kierowaniu realizacją zadań na administrowanym terenie.
Sprawdzenie procedur działania w zakresie zabezpieczenia medycznego na potrzeby obronne państwa.
1. Przedsięwzięcia szkoleniowe zrealizowane w 2014 roku miały przede wszystkim na celu:
1. Doskonalenie elementów systemu obronnego realizowanych na szczeblu organów administracji samorządowej we współdziałaniu z organami administracji wojskowej.
2. Sprawdzenie stopnia przygotowania podmiotów leczniczych i organów administracji samorządowej w zakresie rozprowadzenia tabletek jodowych w przypadku zdarzeń radiacyjnych.
2. Zakładane cele szkoleniowe osiągano m.in. w ramach:
1. Szkolenia obronnego stałego dyżuru Starosty Oleckiego i Wójta Gminy w zakresie przygotowania do działania w czasie podwyższania
gotowości obronnej państwa.
2. Szkolenia obronnego grupy organizacyjno – administracyjnej wchodzącej w skład zespołu do przygotowania do funkcjonowania stanowiska kierowania.
3. W ramach rocznej odprawy szkoleniowo-planistycznej na 2015 r.
oceniono także stopień realizacji zakładanych celów w roku 2014 r.
3. Cele szkoleniowe na 2015 rok i sposób ich osiągania
1. W planowaniu i organizacji szkolenia obronnego główną uwagę zwrócić na:
1. Prowadzenie dokumentacji szkoleniowej w taki sposób, aby można było dzięki tej dokumentacji ocenić jakość jego prowadzenia, dyscyplinę zajęć, wyniki szkolenia, treningów, gier i ćwiczeń.
2. Uwzględnianie udziału przedstawicieli terenowych organów
administracji wojskowej w organizowanych szkoleniach, ćwiczeniach.
3. Zapewnienie merytorycznej spójności własnego planu szkolenia obronnego na 2015 rok z opracowanym własnym trzyletnim
programem szkolenia obronnego uwzględniającym przedsięwzięcia ujęte w Programie szkolenia obronnego na lata 2015-2020 Wojewody Warmińsko-Mazurskiego.
4. Zapewnienie właściwych proporcji przedsięwzięć szkoleniowych prowadzonych w formie zajęć teoretycznych i praktycznych. Szkolenie prowadzone w formie zajęć teoretycznych traktować jako
poprzedzające i uzupełniające, a praktyczne formy szkolenia, jako zapewniające nabywanie umiejętności praktycznych wykonywania zadań obronnych.
5. Dobór odpowiedniej problematyki i tematyki oraz form szkolenia w zależności od przygotowania szkolonych do wykonywania
powierzonych im zadań obronnych oraz wniosków wynikających z analizy przeprowadzonych kontroli problemowych.
6. Współudział w przedsięwzięciach szkoleniowych organizowanych przez starostwo powiatowe, służące wymianie doświadczeń,
integrowaniu jednostek organizacyjnych realizujących podobne zadania obronne.
7. Zapewnienie udziału w szkoleniu przedstawicieli podmiotów leczniczych realizujących zadania obronne.
8. Przeszkolenie pracowników merytorycznych referatów z zakresu aktualizacji kart realizacji zadań operacyjnych.
9. Dokonywanie oceny oraz opracowanie harmonogramu realizacji wniosków i zaleceń wynikających z tej oceny każdorazowo po
przeprowadzeniu ćwiczenia lub treningu. Dokumentowanie stopnia ich realizacji.
Za główny cel szkolenia obronnego w 2015 roku przyjąć:
1. Przygotowanie kadry kierowniczej urzędu gminy do wykonywania zadań w warunkach funkcjonowania stanu wyjątkowego.
2. Doskonalenie elementów systemu obronnego na potrzeby obronne państwa realizowanych na szczeblu organów administracji
samorządowej we współdziałaniu z organami administracji wojskowej.
3. Udział nowo wybranego wójta w szkoleniu, w zakresie realizowanych zadań obronnych.
Cel główny realizowany będzie poprzez:
1. Zapewnienie sprawności obiegu informacji w ramach systemu stałego dyżuru.
3.4 W celu właściwego przygotowania się do uczestnictwa w realizacji celu głównego należy:
1. W ramach przygotowania do udziału w ćwiczeniach i treningach obronnych, organizatorom przedsięwzięcia zapewnić osiągnięcie poziomu wiedzy umożliwiającego właściwą realizację zadań (szkolenia metodyczne, cykle zajęć teoretycznych, informacje bieżące,
samokształcenie i inne).
2. Nawiązać współdziałanie oraz zapewnić udział organów administracji wojskowej w przedsięwzięciach szkoleniowych (ćwiczenia obronne) organizowanych przez organy administracji samorządowej.
3. Systematycznie doskonalić umiejętności osób funkcyjnych w zakresie kierowania organami realizującymi zadania obronne.
4. Zabezpieczyć odpowiednie środki materiałowo-techniczne i finansowe na realizację przedsięwzięć szkoleniowych.
5. Utrzymywać aktualną dokumentację szkoleniową.
4. Zasadnicze przedsięwzięcia do realizacji w 2015 roku dla 1. Urzędu Gminy:
1. Przygotować kadrę kierowniczą i pracowników merytorycznych urzędu oraz grupy zadaniowe do wykonywania zadań obronnych w warunkach funkcjonowania stanu wyjątkowego.
2. Włączyć wszystkie jednostki organizacyjne podległe i nadzorowane, które wykonują zadania obronne na administrowanym terenie do udziału w organizowanych szkoleniach.
3. Rozwijać system stałego dyżuru w organizowanych treningach
obronnych. Utrzymywać w gotowości do użycia dokumentację stałego dyżuru.
4. Utrzymywać w gotowości system dystrybucji preparatów jodowych na administrowanym terenie.
5. Powyższe przedsięwzięcia realizować poprzez:
1. Udział w planowanych szkoleniach, organizowanych przez Wojewodę Warmińsko- Mazurskiego oraz starostwo powiatowe.
2. Przygotowanie zespołów zadaniowych, do udziału w ćwiczeniach obronnych obowiązkowo poprzedzić cyklem przygotowawczym (gry kierownicze, instruktaże, treningi, ćwiczenia grupowe) prowadzone we własnym zakresie.
3. Preferowanie praktycznych metod szkoleniowych.
4. Realizowanie przedsięwzięć zawartych w „Wytycznych Wojewody Warmińsko- Mazurskiego dla organów samorządu terytorialnego w zakresie organizacji i przeprowadzenia ćwiczeń obronnych w latach 2011-2016”.
5. Angażowanie do udziału w przedsięwzięciach szkoleniowych niezbędnych służb zabezpieczających, porządkowych ratowniczych i innych będących w systemie kierowania Wójta.
5. Wymagania organizacyjne
5.1 Organizator szkolenia (inspektor ds. obronnych)
5.1.1 Wypełniając obowiązki ustalone w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 2004 r. w sprawie szkolenia obronnego (Dz. U. z 2004 r. Nr 16, poz. 150 oraz z 2005 r. Nr 92, poz. 768), sporządza dokumenty planistyczne, wykonawcze i sprawozdawcze utrwalające dane o realizowanym szkoleniu obronnym, a w szczególności:
1. Program szkolenia obronnego;
2. Plan szkolenia obronnego;
3. Dokumentację szkolenia obronnego;
4. Dokumentację ćwiczenia obronnego;
5. Sprawozdanie z realizacji planu szkolenia.
1. Program szkolenia obronnego (3 letni)
1. „Program szkolenia obronnego” opracowuje się raz na trzy lata, według wzoru stanowiącego załącznik do niniejszych wytycznych.
2. „Program..” powinien zawierać problematykę wybraną spośród ustalonej w § 7 rozporządzenia i dostosowaną treściowo do szczebla organizującego szkolenie.
3. W określaniu celów szkoleniowych na kolejne lata, uwzględniać potrzebę osiągania gotowości wybranych elementów systemu obronnego do udziału w przedsięwzięciach szczebla wyższego.
4. Włączać do „Programu szkolenia obronnego” zamierzenia wynikające z opracowanych i zatwierdzonych planów, programów
harmonogramów dotyczących przygotowań obronnych;
2. Plan szkolenia obronnego (roczny)
1. Organizator szkolenia (Inspektor ds. obronnych) opracowuje roczny
„Plan szkolenia obronnego" .
2. Dokumenty odniesienia powinny odzwierciedlać realizowaną tematykę szkolenia.
3. „Plan..” należy doręczyć (w jednym egzemplarzu) do Wydziału Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego w terminie do dnia 30 stycznia 2015 roku w celu uzgodnienia. O uzgodnieniu Planu..
organizatorzy szkoleń zostaną poinformowani za pośrednictwem platformy e-puap.
4. Dyrektor Wydziału w terminie 30 dni od daty doręczenia planu, poinformuje organizatora szkoleń o dokonanym uzgodnieniu,
przesyłając pisemne potwierdzenie za pośrednictwem platformy e- puap.
5. „Plany..” nadesłane po wskazanym terminie wymagają podania uzasadnienia zwłoki.
3. Dokumentacja szkolenia obronnego:
1. Dla każdego ze szkoleń ujętych w „Planie szkolenia obronnego (rocznego)”, należy opracowywać „Tematyczny pogram realizacji szkolenia obronnego” z uwzględnieniem daty i miejsca
przeprowadzenia szkolenia obronnego, tematu zajęć, głównych zagadnień, czasu realizacji oraz osoby prowadzącej dany temat.
2. Lista obecności uczestników szkolenia.
3. Dokumentacja organizacyjno-planistyczna szkoleń np. materiały szkoleniowe uwzględniające realizowaną tematykę, prezentacje tematów utrwalone w zapisie elektronicznym oraz inne dokumenty opisujące treści przekazane w ramach szkolenia.
4. Umowy zawierane przez organizatora szkolenia z osobami
prowadzącymi zajęcia szkoleniowe lub podpisywane w innym celu niezbędnym do realizacji szkolenia obronnego.
5. Rozliczenie danego przedsięwzięcia szkoleniowego (rachunki, faktury, umowy itp.).
6. Na bieżąco należy odnotowywać w programie oraz w planie szkolenia obronnego realizację przeprowadzonych zajęć.
4. Dokumentacja ćwiczenia obronnego Na dokumentację ćwiczenia obronnego składają się w szczególności:
1. Zarządzenie organizatora szkolenia w sprawie przygotowania ćwiczenia obronnego;
2. Plan i koncepcja przeprowadzenia ćwiczenia obronnego jednostki organizacyjnej;
3. Inne dokumenty wytwarzane w toku przygotowania i prowadzenia ćwiczenia obronnego.
4. Organizator szkolenia doręcza do Wydziału celem uzgodnienia, na co najmniej 30 dni przed ustaloną datą ćwiczenia obronnego, plan przeprowadzenia ćwiczenia. Do wglądu należy także dostarczyć inne dokumenty sporządzone na potrzeby ćwiczenia tj. „koncepcję..”, „ćwiczebny plan działania..(wyciąg zadań operacyjnych)”,
„zarządzenie..”.
1. Sprawozdanie z przeprowadzonego ćwiczenia, powinno zawierać m. in.:
1. Komentarz ogólny z przebiegu ćwiczenia w kontekście opracowanej Koncepcji i Planu przeprowadzenia ćwiczenia;
2. Uwagi uczestników ćwiczenia dotyczące jego przygotowania i przebiegu, zawartych porozumień niezbędnych do realizacji zadań operacyjnych;
3. Proponowane zmiany w ustawach i rozporządzeniach, zmiany w regulacjach prawnych obowiązujących w województwie, zmiany w systemie prowadzenia przygotowań obronnych oraz propozycje w zakresie innych spraw związanych z organizacją ćwiczeń obronnych.
Sprawozdanie z realizacji planu szkolenia (roczne)
5.6.1 Do 15 lutego 2015 r. organizator szkolenia (Inspektor ds. obronnych) doręczy do Wydziału Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego sprawozdanie z realizacji
„Planu szkolenia obronnego” (rocznego) w roku poprzednim. Sprawozdanie to powinno zawierać:
1. Nazwę jednostki samorządu terytorialnego i oznaczenie roku, którego dotyczy;
2. Ocenę realizacji planu szkolenia i stopnia osiągnięcia zakładanych celów;
3. W przypadku niepełnego wykonania planu szkolenia – informację dotyczącą przyczyn niewykonania;
4. Liczbę osób uczestniczących w szkoleniach (łącznie w ciągu roku) ze wskazaniem grup szkoleniowych;
5. Ilość godzin przeprowadzonego szkolenia obronnego;
6. Kwotę wydatków poniesionych w związku z przeprowadzeniem szkoleń obronnych oraz w przypadku niewykorzystania przydzielonych na realizację szkolenia obronnego środków finansowych – ocenę wpływu tego faktu na uzyskane efekty szkoleniowe i uzasadnienie powodów niewykorzystania środków;
7. Uwagi i wnioski w zakresie doskonalenia systemu szkolenia obronnego.
6. Grupy szkoleniowe w organie administracji samorządowej
Ustala się następujące grupy szkoleniowe w organie administracji samorządowej
Lp.
Skład grupy szkoleniowej (nazwa stanowiska służbowego)
Kod grupy
szkoleniowej podgrupy
1. Wójt, sekretarz W-1a
2. Kierownicy jednostek organizacyjnych podległych i nadzorowanych przez
Wójta, kierownicy referatów,samodzielne stanowiska Urzędu Gminy D – 1c
D-1ca – kierownicy jednostek organizacyjnych podległych i nadzorowanych przez wójta
D-1cb- kierownicy referatów, samodzielne stanowiska w UG
3. Pracownik Urzędu Gminy odpowiedzialny za realizację spraw obronnych P – 3a
P – 3a (dot gmin powiatów:
ełckiego, oleckiego, gołdapskiego, giżyckiego, piskiego,
węgorzewskiego);
4. Obsada stałego dyżuru SD
5. Obsada stanowiska kierowania SK SK – 1 (grupa organizacyjno –
administracyjna)
6. Grupa operacyjna Urzędu Gminy GO - 1c Ustalana przez Wójta-wg potrzeb
7. Zespół kierowania akcją kurierską. AK
KŁ – kurier łącznik;
KW – kurier wykonawca;
K – kurier.
8. Pracownik UG odpowiedzialny za kwalifikację wojskową KW - 1 Powołany Zarządzeniem Starosty,
Uwaga. Grupy można łączyć lub dzielić na podgrupy w zależności od potrzeb szkoleniowych oraz tworzyć własne grupy.
7. Środki finansowe przeznaczone na realizację szkolenia obronnego i sposób ich wykorzystania
1. Sposób wykorzystania środków finansowych
1. Organizator szkolenia obronnego złoży do 30 maja 2015 roku do Wydziału Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego,
zapotrzebowanie na środki finansowe wraz
z uzasadnieniem do zabezpieczenia szkolenia obronnego w roku następnym.
2. Zaplanowane przedsięwzięcia szkoleniowe (ćwiczenia powiatowe, gminne, szkolenie pracowników ds. obronnych Starostw Powiatowych
będą finansowane z działu 752 (Obrona Narodowa) zgodnie z
Programem Pozamilitarnych Przygotowań Obronnych Województwa Warmińsko-Mazurskiego na lata 2013-2022 oraz z działu 754
(Bezpieczeństwo Publiczne i Ochrona Przeciwpożarowa).
3. Szkolenia obronne z Działu 752 Obrona Narodowa będą finansowane z budżetu Wojewody w formie refundacji tj. budżetu zadaniowego (opłacania zadań ujętych i zrealizowanych w rocznych planach szkolenia obronnego województwa na 2015 rok).
4. Refundacja kosztów następuje po doręczeniu do Wydziału bez zbędnej zwłoki, następujących dokumentów:
1. faktury obciążającej (rachunek, faktura, nota księgowa) Warmińsko-Mazurski Urząd Wojewódzki. Na fakturze (lub rachunku) – w nagłówku musi być pełna nazwa organu, który wystawił tę fakturę czy rachunek (łącznie z adresem, regonem itp.) nie może być natomiast sama pieczątka np. „Burmistrz Miasta …”. Na fakturze obciążającej, nie dopuszcza się stosowania poprawek długopisem, skreśleń itp...
2. kserokopii dowodów pierwotnych (refaktur) opisanych pod względem
merytorycznym i formalno-rachunkowym, potwierdzonych za zgodność z oryginałem (uwierzytelnionych). Dowody pierwotne (refaktury) nie mogą być wystawione po terminie, w którym odbyło się ćwiczenie, na refakturze powinien być zamieszczony dowód opłacenia.
3. kserokopii umów podpisanych przez organizatora szkolenia w celu realizacji przedsięwzięć niezbędnych do przeprowadzenia szkolenia;
4. sprawozdania merytorycznego z przebiegu ćwiczenia (szkolenia) uwzględniającego m.in. plan szkolenia, listę obecności uczestników (w liście obecności nie może być luk. W przypadku braku podpisu należy złożyć adnotację np. nieobecny
usprawiedliwiony). Zarządzenia, plany dołączone do dokumentacji powinny być zatwierdzone (podpisane przez kierownika jednostki organizacyjnej) – w przypadku kserokopii powinny być opatrzone pieczęcią „za zgodność z oryginałem”.
5. rezygnacja z przyznanych środków finansowych na przeprowadzenie ćwiczenia nie zwalnia organizatorów ćwiczeń z obowiązku przesłania dokumentów, zarządzeń planów wytwarzanych na potrzeby ćwiczenia do Wojewody, wymaga natomiast uzasadnienia zaistniałej sytuacji.
5. Wysokość zrefundowanej kwoty nie może przekraczać limitu przyznanych środków finansowych oraz sumy kwot wydatków
widniejących na fakturach, na podstawie których organizator szkolenia poniósł jego koszty.
1. Przydzielone środki finansowe mogą być wydatkowane na:
1. zakup materiałów niezbędnych do przeprowadzenia ćwiczenia (np.
papier ksero, notatniki, długopisy, flamastry do map, zakreślacze, tabliczki informacyjne, teczki dla uczestników szkolenia), również dla zespołów zadaniowych biorących udział w cyklu szkoleniowym poprzedzającym ćwiczenie.
2. zakup publikacji o tematyce obronnej (np. dla zespołów zadaniowych biorących udział w cyklu szkoleniowym poprzedzającym ćwiczenie obronne).
3. przygotowanie pomieszczeń i miejsc do ćwiczeń.
4. zakwaterowanie i wyżywienie (usługę cateringową) uczestników szkolenia w tym wyznaczonych do ćwiczenia rozjemców.
5. opłacenie wykładowców prowadzących szkolenie w ramach cyklu szkoleniowego poprzedzającego ćwiczenie, w oparciu o podpisaną umowę. (Wymagane jest przyjęcie przez organizatora
szkolenia/ćwiczenia zasad przyznawania stawki godzinowej za przeprowadzenie szkolenia).
6. zabezpieczenie logistyczne przeprowadzonych ćwiczeń (amortyzacja sprzętu, paliwo, usługi transportowe). Paliwo można zakupić w związku z praktyczną realizacją epizodów ćwiczenia. W przypadku zakupu paliwa na zabezpieczenie ćwiczenia powiatowego /gminnego należy dołączyć:
1. dokumenty stwierdzające fakt zużycia paliwa (faktura za paliwo);
2. umowę (porozumienie) z jednostką organizacyjną, dla której będzie zakupione paliwo np. z Policją, Strażą Pożarną itp., określającą potrzeby (w porozumieniu można odwoływać się do regulaminów czy zarządzeń obowiązujących w ww. Jednostkach, określających stawkę za kilometr;
3. kserokopię karty drogowej.
7. Nie podlegają refundacji koszty poniesione przez organizatora szkolenia w związku z:
1. przeprowadzeniem zajęć szkoleniowych przez pracownika Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego oddelegowanego służbowo w celu udziału w szkoleniu obronnym realizowanym przez organizatora szkolenia;
2. wynajęciem do przeprowadzenia zajęć szkoleniowych pomieszczeń lub urządzeń, do władania którymi tytuł prawny posiada jednostka organizacyjna podległa lub
nadzorowana przez organizatora szkolenia;
3. przeprowadzeniem zajęć szkoleniowych przez osobę zatrudnioną na podstawie
przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94) w jednostce podległej lub nadzorowanej przez organizatora szkolenia;
przeprowadzeniem zajęć (ćwiczeń powiatowych) nie uzgodnionych z Wojewodą Warmińsko- Mazurskim.
