OR-ZP-262-2-1/17
Strona 1 z 30
Zamawiający:
REGIONALNY OŚRODEK POLITYKI SPOŁECZNEJ W KRAKOWIE ul. Piastowska 32, 30-070 Kraków
faks 12-422-06-36 wew. 44 NIP: 676-210-18-14
e-mail: zamowienia.publiczne@rops.krakow.pl www.rops.krakow.pl
ZAPROSZENIE DO
SKŁADANIA OFERT
(oznaczane dalej jako Zaproszenie)
W POSTĘPOWANIU OUDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO
OWARTOŚCI PONIŻEJ 30000€ PROWADZONEGO NA PODSTAWIE
ZARZĄDZENIA OR-ZP-270-1/16
DYREKTORA REGIONALNEGO OŚRODKA POLITYKI SPOŁECZNEJ W KRAKOWIE
NAZWA ZAMÓWIENIA:
„Świadczenie usług cateringowych na potrzeby Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Krakowie”
_________________________
Zatwierdził: Aneta Kosiba
OR-ZP-262-2-1/17
Strona 2 z 30
1. Informacje o Zamawiającym.
Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Krakowie, zwany dalej Zamawiającym, ul. Piastowska 32, 30-070 Kraków; faks 12-422-06-36 wew. 44.
e-mail: zamowienia.publiczne@rops.krakow.pl; www.rops.krakow.pl; NIP: 676-210-18-14 Zamawiający jest jednostką organizacyjną Województwa Małopolskiego.
2. Tryb udzielenia zamówienia.
2.1. Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest na podstawie Zarządzenie nr OR- ZP-270-1/16 Dyrektora Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Krakowie z dnia 16 lutego 2016 r., w trybie zaproszenia do składania ofert, określonego w § 7 przedmiotowego Zarządzenia.
2.2. Prowadzone postępowanie nie stanowi przetargu w rozumieniu Kodeksu cywilnego ani ustawy Prawo zamówień publicznych.
2.3. Zamawiający nie jest zobligowany do wyboru jakiejkolwiek oferty, a złożenie oferty nie stanowi podstawy do występowania z jakimikolwiek roszczeniami wobec Zamawiającego ze strony podmiotu, który złożył ofertę.
3. Opis przedmiotu zamówienia.
Kod Wspólnego Słownika Zamówień (CPV):
55520000-1 Usługi dostarczania posiłków 55521200-0 Usługi dowożenia posiłków
3.1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług cateringowych na potrzeby Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Krakowie, w ramach projektu, o którym mowa w pkt. 3.12. Zaproszenia, i innych przedsięwzięć z zakresu działań własnych, realizowanych przez Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Krakowie.
3.2. Część I zamówienia obejmuje usługi cateringowe obejmujące pięć kategorii:
3.2.1. Kategoria A - maksymalnie 3 wydarzenia łącznie dla maksymalnie 450 osób (maksymalnie do 150 uczestników w poszczególnych wydarzeniach)- szczegółowy opis zakresu usługi zawarty jest w pkt. 3.6. Zaproszenia,
3.2.2. Kategoria B - maksymalnie 1 wydarzenie, łącznie dla maksymalnie 100 osób - szczegółowy opis zakresu usługi zawarty jest w pkt. 3.7. Zaproszenia,
3.2.3. Kategoria C - maksymalnie 2 wydarzenia łącznie dla maksymalnie 108 osób (maksymalnie do 65 uczestników w poszczególnych wydarzeniach)- szczegółowy opis zakresu usługi zawarty jest w pkt. 3.8. Zaproszenia,
3.2.4. Kategoria D – maksymalnie 24 wydarzenia łącznie dla maksymalnie 535 osób (maksymalnie do 50 uczestników w poszczególnych wydarzeniach)- szczegółowy opis zakresu usługi zawarty jest w pkt. 3.9. Zaproszenia.
3.2.5. Kategoria E – maksymalnie 30 wydarzeń łącznie dla maksymalnie 331 osób (maksymalnie do 20 uczestników w poszczególnych wydarzeniach)- szczegółowy opis zakresu usługi zawarty jest w pkt. 3.10. Zaproszenia.
Strona 3 z 30
3.3. Część II zamówienia obejmuje usługi cateringowe obejmujące trzy kategorie:
3.3.1. Kategoria B - maksymalnie 3 wydarzenia, łącznie dla maksymalnie 150 osób (maksymalnie do 60 uczestników w poszczególnych wydarzeniach) - szczegółowy opis zakresu usługi zawarty jest w pkt. 3.7. Zaproszenia,
3.3.2. Kategoria C – maksymalnie 1 wydarzenie łącznie dla maksymalnie 100 osób - szczegółowy opis zakresu usługi zawarty jest w pkt. 3.8. Zaproszenia.
3.3.3. Kategoria E – maksymalnie 12 wydarzeń, łącznie dla maksymalnie 400 osób (maksymalnie do 100 uczestników w poszczególnych wydarzeniach) - szczegółowy opis zakresu usługi zawarty jest w pkt. 3.10. Zaproszenia.
3.3.4. Kategoria F – maksymalnie jedno dwudniowe wydarzenie plenerowe, realizowane dla maksymalnie 50 osób dziennie, (łącznie w ciągu całego wydarzenia dla maksymalnie 100 osób)- szczegółowy opis zakresu usługi zawarty jest w pkt. 3.11.
Zaproszenia.
3.4. Miejsce realizacji usług cateringowych: Kraków, Konkretne adresy wydarzeń zostaną podane przez Zamawiającego na 14 dni przed terminem realizacji danego elementu zamówienia. Poszczególne wydarzenia będą odbywać się pomiędzy godzinami 8.00 a 17.00. W szczególnie uzasadnionych wypadkach Zamawiający może skrócić podany wyżej termin.
3.5. Realizując zamówienie, Wykonawca każdorazowo zobowiązany jest do:
1) zapewnienia, aby przygotowanie, dostarczenie oraz podanie cateringu odbywało się z poszanowaniem obowiązujących w tym zakresie przepisów prawa (w szczególności dotyczących wymogów sanitarnych stawianych osobom biorącym udział w realizacji usługi, miejscom przygotowania posiłków, oraz środkom transportu wykorzystywanym przy realizacji usługi), a także w sposób estetyczny (np. czysta, nieuszkodzona zastawa), 2) odpowiedniego przygotowania miejsca, w którym będzie świadczona usługa, w zakresie
niezbędnym do jej prawidłowej realizacji,
3) wyposażenia niezbędnego do obsługi cateringowej (tzn. obrusów, zastawy obiadowej, serwisu do kawy i herbaty oraz, w zależności od potrzeb Zamawiającego, zapewnienie stołów lub wysokich stolików barowych, krzeseł odpowiednich do stołów lub stolików barowych, itp.),
4) zapewnienia obsługi na właściwym poziomie, zgodnie z zasadami w tym zakresie obowiązującymi, oraz takiego rozplanowania wykonania usługi, aby każdorazowo została ona zrealizowana bez zakłóceń, zgodnie z przedstawionym programem oraz aby sposób realizacji usługi był odpowiedni do rangi konkretnego wydarzenia,
5) uprzątnięcia pomieszczenia, w którym będzie świadczona usługa i doprowadzenia go do stanu pierwotnego, usuwania i utylizacji odpadów powstałych w związku ze świadczeniem usług, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa.
3.6. Kategoria A: spotkania/konferencje/seminaria, w trakcie których należy zapewnić:
1) 2 x w trakcie każdego wydarzenia serwis kawowy obejmujący: kawę, herbatę, cukier, cytrynę, mleko podane w dzbankach, soki 100 % naturalne (2 rodzaje), wodę mineralną z cytryną podaną w dzbankach, owoce oraz 2 rodzaje ciasta (pieczone, w tym minimum jedno z owocami),
2) zestaw obiadowy – każdorazowo przy składaniu zamówienia na poszczególną usługę cateringową, zostaną wskazane w zamówieniu trzy wybrane zestawy obiadowe (dwa zestawy mięsne i jeden zestaw jarski).
Przykładowe zestawy obiadowe:
DANIA MIĘSNE
Strona 4 z 30
Zestaw 1: filet z kurczaka grillowany z sosem ziołowym /de volaille/ roladki z kurczaka z pieczarkami i serem (150-170 g), ziemniaki puree (200 g), 3 rodzaje surówek (100 g), Zestaw 2: schab ze śliwką lub morelą/brizol wieprzowy z cebulką/ ziemniaki zapiekane z ziołami/ szynka wieprzowa w sosie własnym (200 g), 3 rodzaje surówek (100 g)
Zestaw 3: danie kociołkowe podawane z pieczywem: bef strogonow (300 ml)/ bogracz z kluseczkami (300 ml)/ indyk z warzywami w sosie curry (300 ml);
DANIA JARSKIE:
Zestaw 4: łosoś/dorsz/sola pieczona (150-170 g), ryż (200 g), 3 rodzaje surówek (100 g)
Zestaw 5: lasagne wegetariańskie z brokułami i serem pleśniowym (350 g)/ ratatulli warzywne (350 g)/ leczo wegetariańskie (350 g);
3.7. Kategoria B: spotkania/konferencje/seminaria, w trakcie których należy zapewnić:
1) 1 x w trakcie każdego wydarzenia serwis kawowy obejmujący: kawę, herbatę, cukier, cytrynę, mleko podane w dzbankach, soki 100 % naturalne (2 rodzaje), wodę mineralną z cytryną podaną w dzbankach, owoce, pieczone ciasto z owocami,
2) w trakcie każdego wydarzenia wybrane danie kociołkowe podawane z pieczywem:
ratatulli warzywne (350 g)/ bogracz z kluseczkami (300 ml)/ indyk z warzywami w sosie curry (300 ml);
3.8. Kategoria C: spotkania/konferencje/seminaria, w trakcie których należy zapewnić:
1) 1 x w trakcie każdego wydarzenia serwis kawowy obejmujący: kawę, herbatę, cukier, cytrynę, mleko podane w dzbankach, soki 100% naturalne (2 rodzaje), wodę mineralną z cytryną podaną w dzbankach i pieczone ciasto z owocami,
2) 1 x w trakcie każdego wydarzenia serwis kanapkowy obejmujący: kanapki bankietowe m.in. z wędliną, serami i warzywami - min. 2 szt./os., mini tarta 2 rodzaje – min 2 szt./os, świeże owoce, koreczki, ciasto pieczone z owocami.
3.9. Kategoria D: spotkania/konferencje/seminaria, w trakcie których należy zapewnić:
1) 2 x w trakcie każdego wydarzenia serwis kawowy obejmujący: kawę, herbatę, cukier, cytrynę, mleko podane w dzbankach, soki 100% naturalne (2 rodzaje), wodę mineralną z cytryną podaną w dzbankach i ciasta pieczone (2 rodzaje, w tym minimum jedno z owocami),
3.10. Kategoria E: spotkania/konferencje/seminaria, w trakcie których należy zapewnić:
1) 1 x w trakcie każdego wydarzenia serwis kawowy obejmujący: kawę, herbatę, cukier, cytrynę, mleko podane w dzbankach, soki 100% naturalne (2 rodzaje), wodę mineralną z cytryną podaną w dzbankach i ciasto pieczone z owocami/ kruche ciastka.
3.11. Kategoria F: wydarzenie plenerowe, w trakcie której należy zapewnić:
1) „Prowiant”: dla każdej osoby min. 3 kanapki (1/3 bagietki (min. 20 cm długości) z wędliną i serem żółtym), 2 batony oraz drożdżówka, owoce, kawa, herbata, cukier, cytryna, śmietanka, soki 100% naturalne (2 rodzaje) i woda mineralna. Kanapki, drożdżówki powinny być zapakowane w folię spożywczą; kawa i herbata podana w dużych termosach, cukier w saszetkach, cytryna i śmietanka w małych plastikowych pojemniczkach, soki i woda w małych butelkach.
Zamawiający zastrzega, iż wszystkie podane powyżej ilości wydarzeń i osób są ilościami maksymalnymi i Zamawiający może odstąpić od realizacji części z nich bądź zmniejszyć liczbę osób na danym wydarzeniu.
Strona 5 z 30 3.12. Informacje o finansowaniu zamówienia:
Zamówienie jest realizowane w ramach i na potrzeby Zamawiającego - Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Krakowie, w tym na potrzeby Projektu:
„Małopolski Ośrodek Koordynacji Ekonomii Społecznej” w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego 2014-2020 Oś Priorytetowa 9 Region spójny społecznie, Działanie 9.3 Wsparcie ekonomii społecznej, typ projektu B Działania koordynacyjne w obszarze ekonomii społecznej prowadzone na poziomie regionalnym
4. Termin i miejsce wykonania zamówienia.
4.1. Realizacja części I i II zamówienia odbywać się będzie w okresie od dnia zawarcia umowy najpóźniej do dnia 15 grudnia 2017 roku.
4.2. Miejsce realizacji zamówienia: Kraków
5. Oferty częściowe.
5.1. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych.
6. Opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków.
6.1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:
6.1.1. posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, 6.1.2. posiadania wiedzy/doświadczenia,
6.1.3. dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym/osobami zdolnymi do wykonania zamówienia,
6.1.4. sytuacji ekonomicznej i finansowej,
6.1.5. aspektu społecznego w zamówieniach publicznych tj. o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie zakłady pracy chronionej oraz inni wykonawcy, których działalność, lub działalność ich wyodrębnionych organizacyjnie jednostek, które będą realizowały zamówienie, obejmuje społeczną i zawodową integrację osób niepełnosprawnych w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Procentowy wskaźnik zatrudnienia tych osób zatrudnionych przez zakład pracy chronionej lub innego wykonawcę lub jego wyodrębnioną organizacyjnie jednostkę, która będzie realizowała zamówienie, nie może być mniejszy niż 50%.
6.2. Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia, warunki udziału w postępowaniu wskazane w pkt. 6.1. Zaproszenia, jeżeli:
6.2.1. w odniesieniu do warunku wskazanego w pkt. 6.1.1, 6.1.3, 6.1.4. Zaproszenia, Wykonawca złoży oświadczenie o spełnianiu tego warunku.
6.2.2. w odniesieniu do warunku wskazanego w pkt. 6.1.2. Zaproszenia, Wykonawca wykaże, iż w okresie 3 lat przed dniem składania ofert w postępowaniu o udzielenie niniejszego zamówienia (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym
Strona 6 z 30
okresie), wykonał co najmniej dwie usługi cateringowe, z których każda obejmowała obsługę cateringową wydarzenia (konferencja, szkolenie, seminarium itp.) z obiadem (minimum 2 ciepłe dania) dla minimum 150 osób każda.
6.2.3. w odniesieniu do warunku wskazanego w pkt. 6.1.5. Zaproszenia, Wykonawca wykaże, iż jest zakładem pracy chronionej, „przedsiębiorstwem społecznym”
(tj. przedsiębiorstwem, którego głównym celem jest społeczna i zawodowa integracja osób niepełnosprawnych) lub będzie realizował zamówienie w ramach programów zatrudnienia chronionego oraz ponad 50% zatrudnionych pracowników stanowią osoby niepełnosprawne w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.
6.3. Ocena spełniania warunków wymaganych od Wykonawców zostanie dokonana w oparciu o dokumenty, o których mowa w pkt. 6.4. Zaproszenia, wg formuły „spełnia – nie spełnia”.
Niespełnienie chociażby jednego warunku skutkować będzie odrzuceniem oferty Wykonawcy.
6.4. W celu oceny spełniania warunków określonych w pkt. 6.1. Zaproszenia, Wykonawcy zobowiązani są przedłożyć następujące dokumenty:
6.4.1. oświadczenie wg wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do Zaproszenia, o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu;
6.4.2. Oświadczenie zawierające szczegółowy wykaz minimum dwóch wykonanych usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy- w tym okresie, zawierającego dane dotyczące dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane wraz z podaniem menu serwowanego w ramach każdego zamówienia. Oświadczenie musi zostać podpisane przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy.
6.4.3. oświadczenie dotyczące aspektu społecznego w zamówieniu - wg wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do Zaproszenia.
7. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia.
7.1. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie niniejszego zamówienia powinni łącznie spełniać warunki udziału w postępowaniu oraz złożyć oświadczenia i dokumenty potwierdzające spełnianie tych warunków zgodnie z zapisami zawartymi w pkt. 6 Zaproszenia.
7.2. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie niniejszego zamówienia ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w niniejszym postępowaniu albo reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy. W takim przypadku Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie niniejszego zamówienia są zobowiązani do złożenia w ofercie pełnomocnictwa ustanawiającego pełnomocnika, o którym mowa powyżej. Pełnomocnictwo zawierać powinno umocowanie do reprezentowania Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie niniejszego zamówienia w postępowaniu lub do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy.
7.3. Wszelka korespondencja prowadzona będzie wyłącznie z pełnomocnikiem.
8. Opis sposobu przygotowania oferty.
8.1. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę na daną część zamówienia.
8.2. Ofertę składa się pod rygorem nieważności w formie pisemnej.
Strona 7 z 30
8.3. Ofertę należy sporządzić w języku polskim, w sposób czytelny i trwały. Wszelkie załączone do oferty dokumenty sporządzone w języku obcym, muszą być złożone wraz z tłumaczeniem na język polski, poświadczonym za zgodność z oryginałem przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy.
8.4. Treść oferty musi odpowiadać wymaganiom wskazanym w treści Zaproszenia.
8.5. Oferta musi być kompletna i jednoznaczna. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów sporządzenia i złożenia oferty.
8.6. Oferta musi zawierać:
8.6.1. „Formularz oferty”, którego wzór stanowi załączniki nr 1a-1b do Zaproszenia, 8.6.2. oświadczenia i dokumenty wymienione w pkt. 6 Zaproszenia,
8.6.3. stosowne pełnomocnictwa - w przypadkach wskazanych w Zaproszeniu.
8.7. Oferta musi być podpisana przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy (Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia). Oznacza to w szczególności, iż jeżeli z dokumentu/-ów określającego/-ych status prawny Wykonawcy/-ów lub pełnomocnictwa (pełnomocnictw) wynika, iż do reprezentowania Wykonawcy/-ów upoważnionych jest łącznie kilka osób, dokumenty wchodzące w skład oferty muszą być podpisane przez wszystkie te osoby.
8.8. Jeżeli umocowanie do podpisania oferty nie wynika wprost z dokumentu stwierdzającego status prawny Wykonawcy lub z danych ujawnionych we właściwym rejestrze (np. Krajowy Rejestr Sądowy, Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej), to do oferty należy dołączyć pełnomocnictwo wystawione przez osoby do tego upoważnione.
Pełnomocnictwo winno być złożone w formie oryginału lub kopii poświadczonej notarialnie.
8.9. Zamawiający zaleca wykorzystanie formularzy stanowiących załączniki do Zaproszenia.
Dopuszcza się złożenie w ofercie załączników opracowanych przez Wykonawcę, pod warunkiem jednak, że ich treść będzie odpowiadać treści formularzy opracowanych przez Zamawiającego.
Oferta Wykonawcy, który złoży w swojej ofercie załączniki o treści nieodpowiadającej treści załączników do Zaproszenia, nie zostanie wzięta pod uwagę przez Zamawiającego.
8.10. Zamawiający zaleca, aby całość oferty była trwale spięta w sposób uniemożliwiający jej zdekompletowanie, oraz aby wszystkie zapisane strony oferty były kolejno ponumerowane.
8.11. Zamawiający zaleca przygotowanie spisu zawierającego wykaz wszystkich przedkładanych dokumentów i oświadczeń z podaniem numeru strony, na której dany dokument i oświadczenie się znajduje.
8.12. We wszystkich przypadkach, gdzie jest mowa o pieczęciach, Zamawiający dopuszcza złożenie czytelnego zapisu o treści pieczęci, zawierającego co najmniej firmę (nazwę) Wykonawcy i jego siedzibę.
8.13. Wszelkie dokonane korekty, skreślenia i poprawki muszą być parafowane (w miejscu naniesienia tych poprawek) przez osobę/-y podpisującą/-e ofertę lub osobę/-y upoważnioną/-e do jej podpisania.
8.14. Ofertę należy złożyć w nieprzezroczystej, zabezpieczonej przed otwarciem kopercie lub innym opakowaniu spełniającym powyższe cechy.
Strona 8 z 30
8.15. Na kopercie lub opakowaniu należy umieścić następujące informacje:
Firma (nazwa) oraz adres Wykonawcy
Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Krakowie ul. Piastowska 32, 30-070 Kraków
Oferta w postępowaniu na:
„Świadczenie usług cateringowych na potrzeby Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Krakowie”
Nie otwierać przed dniem: 17 lutego 2017 r., godzina 08:40
8.16. Wykonawca może zastrzec część oferty, która zawiera informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. W takiej sytuacji Wykonawca, nie później niż w terminie składania ofert, zastrzega, że nie może ona być udostępniana (tę część oferty należy umieścić w odrębnej kopercie z opisem „Zastrzeżona część oferty”) oraz musi wykazać, iż informacje te stanowią tajemnice przedsiębiorstwa. Zamawiający nie odpowiada za ujawnienie informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa przekazanych mu przez Wykonawcę wbrew postanowieniom niniejszego punktu. Wykonawca nie może zastrzec następujących informacji: nazwy (firmy) oraz adresów wykonawców, a także informacji dotyczących ceny, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji i warunków płatności zawartych w ofertach.
Zgodnie z art. 11 ust. 4 ustawy z 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (tekst jednolity Dz. U. z 2003 r., Nr 153, poz. 1503, ze zm.), przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności.
8.17. Dokumenty wchodzące w skład oferty mogą być przedstawiane w formie oryginałów lub poświadczonych za zgodność z oryginałem kopii, z zastrzeżeniem, że pełnomocnictwo musi być złożone w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez notariusza.
8.18. Zgodność z oryginałem wszystkich zapisanych stron kopii dokumentów wchodzących w skład oferty musi być potwierdzona przez osobę podpisującą ofertę (lub osoby podpisujące ofertę, jeżeli do reprezentowania Wykonawcy upoważnione są dwie lub więcej osób), zgodnie z treścią dokumentu określającego status prawny Wykonawcy lub treścią załączonego do oferty pełnomocnictwa.
8.19. Zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu wyłącznie wtedy, gdy złożona przez Wykonawcę kopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi wątpliwości co do jej prawdziwości.
8.20. Wykonawca jest świadomy, że zgodnie z art. 297 § 1 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r.
Kodeks karny (Dz. U. Nr 88 poz. 553 ze zm.) ten „kto, w celu uzyskania dla siebie lub kogo innego […] zamówienia publicznego, przedkłada podrobiony, przerobiony, poświadczający nieprawdę albo nierzetelny dokument albo nierzetelne, pisemne oświadczenie dotyczące okoliczności o istotnym znaczeniu dla uzyskania wymienionego […] zamówienia podlega karze pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5”.
Strona 9 z 30
9. Informacja o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z Wykonawcami.
9.1. W toku postępowaniu oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują drogą pisemną, faksem lub pocztą elektroniczną. W przypadku przekazywania oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji faksem lub pocztą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania.
9.2. Korespondencję pisemną należy kierować na adres: REGIONALNY OŚRODEK POLITYKI SPOŁECZNEJ W KRAKOWIE ul. Piastowska 32, 30-070 Kraków.
9.3. Korespondencję w formie faksowej należy kierować na nr faksu: 12 422 06 36, wew. 44.
9.4. Korespondencję w formie elektronicznej należy kierować na adres e-mail:
zamowienia.publiczne@rops.krakow.pl
9.5. Informacje dotyczące postępowania zamieszczane będą na stronie internetowej, na której udostępniania jest Zaproszenie (www.rops.krakow.pl).
9.6. Osoby uprawnione do porozumiewania się z Wykonawcami w sprawach dotyczących przedmiotu zamówienia:
Sylwia Śmiech - w zakresie części I, faks 12 422 06 36, wew.44, e-mail:
ssmiech@rops.krakow.pl
Anna Rychły-Mierzwa – w zakresie części II faks 12 422 06 36, wew.44, e-mail:
amierzwa@rops.krakow.pl
10. Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert.
10.1. Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego - REGIONALNY OŚRODEK POLITYKI SPOŁECZNEJ W KRAKOWIE ul. Piastowska 32, 30-070 Kraków, w kancelarii (pok. nr 7, I piętro) w terminie do dnia 17 lutego 2017 r. do godz. 08:30, co oznacza, że z upływem powyższego terminu oferta powinna fizycznie znaleźć się u Zamawiającego.
Decydujące znaczenie dla oceny zachowania powyższego terminu ma data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego, a nie data jej wysłania przesyłką pocztową czy kurierską. Oferta złożona po terminie zostanie zwrócona składającemu ją Wykonawcy.
10.2. Otwarcie złożonych ofert nastąpi w siedzibie Zamawiającego -REGIONALNY OŚRODEK POLITYKI SPOŁECZNEJ W KRAKOWIE ul. Piastowska 32, 30-070 Kraków, w dniu 17 lutego 2017 r., o godz. 08:40, w pok. nr 11.
10.3. Bezpośrednio przed otwarciem ofert Zamawiający poda kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.
10.4. W trakcie otwierania kopert z ofertami Zamawiający każdorazowo ogłosi obecnym:
- nazwę i adres Wykonawcy, którego oferta jest otwierana;
- informacje dotyczące ceny
- informacje dotyczące terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji i warunków płatności zawartych w ofertach- jeżeli dotyczy.
Strona 10 z 30
11. Zmiany lub wycofanie złożonej oferty.
11.1. Wykonawca może wprowadzić zmiany do złożonej przez siebie oferty lub wycofać złożoną przez siebie ofertę. Zmiana lub wycofanie złożonej oferty są skuteczne tylko wówczas, gdy zostały dokonane przed upływem terminu składania ofert, i w takiej formie, jaka jest wymagana dla złożenia oferty.
11.2. Zmiana oferty musi być złożona w miejscu i według zasad obowiązujących przy składaniu oferty. Odpowiednio opisaną kopertę lub inne opakowanie zawierające zmianę oferty należy dodatkowo opatrzyć dopiskiem „ZMIANA OFERTY”. W przypadku składania kolejnych zmian oferty, dopisek „ZMIANA OFERTY” powinien zostać uzupełniony o kolejny numer zmiany.
11.3. Koperty lub opakowania oznakowane dopiskiem „ZMIANA OFERTY” zostaną otwarte przed otwarciem kopert lub opakowań zawierających oferty, których dotyczą te zmiany. Po stwierdzeniu poprawności procedury dokonania zmian, zmiany zostaną dołączone do oferty.
11.4. Wycofania oferty dokonuje się na wniosek Wykonawcy, podpisany przez Wykonawcę lub osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy, co winno być udokumentowane odpisem z właściwego rejestru (ewentualnie także pełnomocnictwem, o ile wycofanie oferty podpisze osoba, której prawo do reprezentowania Wykonawcy nie jest potwierdzone wpisem do właściwego rejestru). Wykonawca ma prawo do żądania zwrotu wycofanej oferty przed upływem terminu składania ofert.
11.5. Wycofanie oferty należy złożyć w miejscu i według zasad obowiązujących przy składaniu oferty. Odpowiednio opisaną kopertę lub inne opakowanie zawierające wycofanie oferty należy dodatkowo opatrzyć dopiskiem „WYCOFANIE OFERTY”.
11.6. W trakcie publicznej sesji otwarcia ofert nie będą otwierane koperty (opakowania) zawierające oferty, które zostały wycofane. Takie oferty zostaną odesłane Wykonawcom bez otwierania.
12. Termin związania ofertą.
12.1. Wykonawca pozostaje związany złożoną ofertą przez minimum 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się od dnia złożenia oferty.
12.2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość, w uzasadnionych przypadkach, przed upływem terminu związania ofertą, zwrócenia się do Wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o oznaczony okres. W przypadku gdy Wykonawca nie zgodzi się na przedłużenie okresu związania ofertą, wówczas jego oferta nie będzie brana pod uwagę przez Zamawiającego.
13. Opis sposobu obliczenia ceny.
13.1. Cenę za realizacje zamówienia należy wskazać w Formularzu ofertowym - załącznik nr 1a- 1b do Zaproszenia. Cena ofertowa powinna być podana cyfrowo i słownie.
13.2. Cena ofertowa powinna obejmować wszystkie obowiązki Wykonawcy niezbędne do realizacji umowy (koszty materiałów, personelu, koszty transportu, podatki, itd.). Wykonawca podaje wszystkie ceny z dokładnością do drugiego miejsca po przecinku. W cenie brutto należy uwzględnić podatek od towarów i usług (VAT) w obowiązującej na dzień otwarcia ofert stawce.
Strona 11 z 30
14. Informacje dotyczące rozliczenia w walutach obcych.
Zamawiający nie przewiduje rozliczenia w walutach obcych. Rozliczenia między Wykonawcą a Zamawiającym prowadzone będą w polskich złotych (PLN).
15. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert.
15.1. Zamawiający oceni i porówna jedynie te oferty, które spełniają wymagania określone w niniejszym zaproszeniu.
15.2. Zamawiający dokona oceny ofert, na podstawie następujących kryteriów oceny ofert:
Lp. Nazwa kryterium
Znaczenie kryterium (w %)
Liczba możliwych do uzyskania
punktów
1. Cena 60% 60 punktów
2. Doświadczenie w realizacji usług cateringowych
40% 40 punktów
15.3. Punkty za kryterium „Cena” zostaną obliczone według wzoru:
Cena oferty najtańszej
--- x 60 = liczba punktów Cena oferty badanej
Końcowy wynik powyższego działania zostanie zaokrąglony do dwóch miejsc po przecinku.
Porównywaną ceną będzie cena brutto za realizację zamówienia określonego w pkt. 3 Zaproszenia.
15.4. Punkty za kryterium „Doświadczenie w realizacji usług cateringowych” zostaną przyznane w skali punktowej 0 - 40 punktów, na podstawie przedstawionego oświadczenia zawierającego szczegółowy wykaz wykonanych usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, zawierającego dane dotyczące dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane wraz z podaniem menu serwowanego w ramach każdego zamówienia.
Oświadczenie musi zostać podpisane przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy.
Warunek (usługi cateringowe obejmujące obiad-min. 2 ciepłe posiłki, świadczone na konferencjach/spotkaniach
dla min. 150 osób w ciągu ostatnich 3 lat)
Punkty
0 - 2 konferencji/spotkań dla co najmniej 150 osób 0 pkt.
razem maks.
40 pkt.
3 konferencje/spotkania dla co najmniej 150 osób 10 pkt.
4 konferencje/spotkania dla co najmniej 150 osób 20 pkt.
5 konferencji/spotkań dla co najmniej 150 osób 30 pkt.
6 lub więcej konferencji/spotkań dla co najmniej 150
osób 40 pkt.
Strona 12 z 30
15.5. Zamawiający udzieli zamówienia, temu Wykonawcy, którego oferta uzyska największą liczbę punktów, tj. będzie przedstawiać najkorzystniejszy bilans kryteriów oceny ofert, o których mowa w pkt. 15.2. Zaproszenia.
15.6. Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans kryteriów oceny ofert, zamawiający spośród tych ofert wybierze ofertę z najniższą ceną.
16. Oferta z rażąco niską ceną.
16.1. Zamawiający, dokonując wyboru ofert, może pominąć oferty, co do których uznaje, że zawierają rażąco niską cenę. W przypadku, gdy Zamawiający ma podejrzenie, że zaproponowana cena jest rażąco niska, może wystąpić do oferenta z wnioskiem o złożenie wyjaśnień odnośnie zaproponowanej ceny.
17. Uzupełnienie oferty.
17.1. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może wzywać wykonawców do uzupełnienia braków formalnych ofert. Zamawiający może ograniczyć wezwania do wybranego wykonawcy/wykonawców.
17.2. Złożone na wezwanie Zamawiającego oświadczenia i dokumenty powinny potwierdzać spełnianie przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu oraz spełnianie przez oferowane usługi wymagań określonych przez Zamawiającego, nie później niż w dniu, w którym upłynął termin składania ofert.
17.3. Zamawiający wzywa także, w wyznaczonym przez siebie terminie, do złożenia wyjaśnień dotyczących oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w pkt. 6 Zaproszenia.
18. Wyjaśnianie treści i tryb oceny ofert.
18.1. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. Niedopuszczalne jest prowadzenie między Zamawiającym a Wykonawcą negocjacji dotyczących złożonej oferty oraz, z zastrzeżeniem treści pkt. 18.2.
poniżej, dokonywanie jakiejkolwiek zmiany w jej treści.
18.2. Zamawiający poprawi w ofercie:
- oczywiste omyłki pisarskie,
- oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek,
- inne omyłki polegające na niezgodności oferty z Zaproszeniem, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty,
niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona.
18.3. Ocena zgodności oferty z treścią zaproszenia przeprowadzona zostanie wyłącznie na podstawie analizy dokumentów lub oświadczeń, jakie Wykonawca zawarł w swej ofercie, z zastrzeżeniem treści pkt. 17 Zaproszenia.
Strona 13 z 30
18.4. Zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzania w toku oceny oferty wiarygodności przedstawionych przez Wykonawców dokumentów, oświadczeń, wykazów, danych i informacji.
Przedstawienie przez Wykonawcę informacji nieprawdziwych mających wpływ na wynik postępowania o udzielenie niniejszego zamówienia skutkować będzie odrzuceniem oferty, niezależnie od innych skutków przewidzianych prawem.
19. Wybór oferty, zawiadomienie o wyniku postępowania.
19.1. Zamawiający wybiera ofertę najkorzystniejszą na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w zaproszeniu do składania ofert, kierując się zasadami dokonywania wydatków w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem należytej staranności, zapewniając realizację zasady jawności, konkurencyjności, równego traktowania oferentów oraz uzyskiwania najkorzystniejszych cen.
19.2. Informację o wybranej ofercie lub o niedokonaniu wyboru żadnej oferty Zamawiający zamieszcza na swojej stronie internetowej
19.3. Zgodnie z treścią pkt 2.3. Zaproszenia Zamawiający nie jest zobligowany do wyboru jakiejkolwiek oferty w niniejszym postępowaniu.
20. Informacja o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy.
20.1. O miejscu i terminie zawarcia umowy Zamawiający poinformuje Wykonawcę, którego oferta została wybrana jako oferta najkorzystniejsza.
21. Wzór umowy.
Wzór umowy zawarty jest w załączniku nr 4 do Zaproszenia.
22. Środki ochrony prawnej przysługujące Wykonawcom w toku postępowania o udzielenie zamówienia.
Wykonawcom nie przysługują środki ochrony prawnej przewidziane w Ustawie Prawo zamówień publicznych.
Strona 14 z 30
23. Wykaz załączników do Zaproszenia.
Załącznikami do Zaproszenia są następujące wzory:
Oznaczenie Załącznika Nazwa Załącznika
Załączniki nr 1a-1b Wzór Formularza oferty
Załącznik nr 2 Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu Załącznik nr 3 Oświadczenie o zatrudnianiu osób niepełnosprawnych Załącznik nr 4 Wzór umowy
Strona 15 z 30
Załącznik nr 1a do Zaproszenia
Nr faxu:………..
Adres e-mail……….
FORMULARZOFERTOWY
DLA CZĘŚCI I ZAMÓWIENIA
Ja(my), niżej podpisany(i) _________________________________________________________________________,
działając w imieniu i na rzecz Wykonawcy: ____________________________________________________________, w odpowiedzi na zaproszenie do składania ofert pn. „Świadczenie usług cateringowych na potrzeby Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Krakowie”, zgodnie z wymaganiami określonymi w Zaproszeniu, oferuję(emy) wykonanie części I przedmiotu zamówienia za następującą cenę ofertową:
Cena brutto za wykonanie części I zamówienia: __________ zł (słownie: ___________________________________________zł) (……… zł netto plus podatek od towarów i usług w kwocie……… zł) Kategoria stawka brutto za realizację usługi
dla 1 osoby
maksymalna ilość osób korzystających z usług
maksymalna cena brutto za realizację usług w danej kategorii
[a] [b] [c]=[a x b]
A B C D E
SUMA:
Oświadczam(y), że:
1. usługa stanowiąca przedmiot zamówienia zostanie wykonana w terminach określonych w pkt. 4 Zaproszenia oraz wzorze umowy,
2. w cenie oferty zostały uwzględnione wszystkie koszty wykonania zamówienia,
3. Wykonawca zapoznał się z treścią Zaproszenia (w tym ze wzorem umowy) i nie wnosi do niej zastrzeżeń oraz przyjmuje warunki w niej zawarte,
4. Wykonawca uważa się za związanego niniejszą ofertą do dnia ………. ( okres związania ofertą nie może być krótszy niż 30 dni od dnia złożenia ofert. W przypadku gdy Wykonawca nie wskaże terminu związania ofertą, Zamawiający przyjmie, iż Wykonawca jest związany niniejszą ofertą przez okres 30 dni).
5. w przypadku przyznania Wykonawcy zamówienia, Wykonawca zobowiązuje się do zawarcia umowy w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego
Świadom(i) odpowiedzialności karnej (art. 297 Kodeksu karnego), oświadczam(y), że załączone do oferty dokumenty opisują stan prawny i faktyczny, aktualny na dzień złożenia oferty.
_____________, dn.___________, ______________________________________________________________
(podpis(-y) i pieczęć(-cie) osoby(-ób) upoważnionej(-ych) do reprezentowania Wykonawcy)
pieczęć Wykonawcy
Strona 16 z 30
Załącznik nr 1b do Zaproszenia
Nr faxu:………..
Adres e-mail……….
FORMULARZOFERTOWY
DLA CZĘŚCI II ZAMÓWIENIA
Ja(my), niżej podpisany(i) _________________________________________________________________________,
działając w imieniu i na rzecz Wykonawcy: ____________________________________________________________, w odpowiedzi na zaproszenie do składania ofert pn. „Świadczenie usług cateringowych na potrzeby Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Krakowie”, zgodnie z wymaganiami określonymi w Zaproszeniu, oferuję(emy) wykonanie części II przedmiotu zamówienia za następującą cenę ofertową:
Cena brutto za wykonanie części II zamówienia: __________ zł (słownie: ___________________________________________zł) (……… zł netto plus podatek od towarów i usług w kwocie……… zł) Kategoria stawka brutto za realizację usługi
dla 1 osoby
maksymalna ilość osób korzystających z usług
maksymalna cena brutto za realizację usług
[a] [b] [c]=[a x b]
B C E F
SUMA:
Oświadczam(y), że:
1. usługa stanowiąca przedmiot zamówienia zostanie wykonana w terminach określonych w pkt. 4 Zaproszenia oraz wzorze umowy,
2. w cenie oferty zostały uwzględnione wszystkie koszty wykonania zamówienia,
3. Wykonawca zapoznał się z treścią Zaproszenia (w tym ze wzorem umowy) i nie wnosi do niej zastrzeżeń oraz przyjmuje warunki w niej zawarte,
4. Wykonawca uważa się za związanego niniejszą ofertą do dnia ………. ( okres związania ofertą nie może być krótszy niż 30 dni. W przypadku gdy Wykonawca nie wskaże terminu związania ofertą, Zamawiający przyjmie, iż Wykonawca jest związany niniejszą ofertą przez 30 dni).
5. w przypadku przyznania Wykonawcy zamówienia, Wykonawca zobowiązuje się do zawarcia umowy w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego
Świadom(i) odpowiedzialności karnej (art. 297 Kodeksu karnego), oświadczam(y), że załączone do oferty dokumenty opisują stan prawny i faktyczny, aktualny na dzień złożenia oferty.
_____________, dn.___________, ______________________________________________________________
(podpis(-y) i pieczęć(-cie) osoby(-ób) upoważnionej(-ych) do reprezentowania Wykonawcy)
pieczęć Wykonawcy
Strona 17 z 30
Załącznik nr 2 do Zaproszenia
OŚWIADCZENIE
O SPEŁNIANIU WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
Ja(my), niżej podpisany(i) _________________________________________________________________________, działając w imieniu i na rzecz Wykonawcy: ____________________________________________________________,
ubiegając się o udzielenie zamówienia publicznego pn. „Świadczenie usług cateringowych na potrzeby Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Krakowie”, oświadczam(y), że:
Wykonawca spełnia wynikające z zaproszenia do składania ofert, warunki udziału w postępowaniu, dotyczące:
1) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania,
2) posiadania wiedzy i doświadczenia,
3) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, 4) sytuacji ekonomicznej i finansowej.
Nadto oświadczam(y), iż świadom(i) jestem(śmy) odpowiedzialności karnej za czyny określone art. 297 § 1 Kodeksu karnego.
_____________, dn.___________,
(podpis(-y) i pieczęć(-cie) osoby(-ób) upoważnionej(-ych) do reprezentowania Wykonawcy)
pieczęć Wykonawcy
Strona 18 z 30
Załącznik nr 3 do Zaproszenia
OŚWIADCZENIE
O ZATRUDNIANIU OSÓB NIEPEŁNOSPRAWNYCH
Ja(my), niżej podpisany(i) _________________________________________________________________________, działając w imieniu i na rzecz Wykonawcy: ____________________________________________________________,
ubiegając się o udzielenie zamówienia publicznego pn. „Świadczenie usług cateringowych na potrzeby Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Krakowie”, oświadczam(y), że reprezentowany przeze mnie Wykonawca:
JEST ZAKŁADEM PRACY CHRONIONEJ, „PRZEDSIĘBIORSTWEM SPOŁECZNYM” LUB BĘDZIE REALIZOWAŁ ZAMÓWIENIE W RAMACH PROGRAMÓW ZATRUDNIENIA CHRONIONEGO,
ORAZ
ZATRUDNIA PONAD 50 % PRACOWNIKÓW BĘDĄCYCH OSOBAMI NIEPEŁNOSPRAWNYMI W ROZUMIENIU PRZEPISÓW O REHABILITACJI ZAWODOWEJ I SPOŁECZNEJ ORAZ ZATRUDNIANIU OSÓB NIEPEŁNOSPRAWNYCH.
Nadto oświadczam(y), iż świadom(i) jestem(śmy) odpowiedzialności karnej za czyny określone art. 297 § 1 Kodeksu karnego.
_____________, dn.___________,
(podpis(-y) i pieczęć(-cie) osoby(-ób) upoważnionej(-ych) do reprezentowania Wykonawcy)
pieczęć Wykonawcy
Strona 19 z 30
Załącznik nr 4 do Zaproszenia
WZÓR UMOWY
UMOWA NR ………/2016 zawarta dnia ………. 2017 roku w Krakowie pomiędzy:
Województwem Małopolskim, ul. Basztowa 22, 31-156 Kraków, NIP: 676-217-83-37, reprezentowanym przez ………. - ……….
zwanym dalej „Zamawiającym”,
a
……….
……….
zwaną(-ym) dalej „Wykonawcą”
o następującej treści:
§ 1 1. Zamawiający oświadcza, że:
1) realizuje Projekt pn. „Małopolski Ośrodek Koordynacji Ekonomii Społecznej” w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego 2014-2020 Oś Priorytetowa 9 Region spójny społecznie, Działanie 9.3 Wsparcie ekonomii społecznej, typ projektu B Działania koordynacyjne w obszarze ekonomii społecznej prowadzone na poziomie regionalnym, zwany dalej Projektem,
2) niniejsza umowa jest realizowana w ramach i na potrzeby Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Krakowie, w tym na potrzeby Projektu;
3) niniejsza umowa została zawarta bez stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2015 roku, poz. 2146 z późn. zm.) na podstawie art. 4 pkt 8 tej ustawy;
4) zamówienie w części II realizowane jest przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. Środki Europejskiego Funduszu Społecznego stanowią 85% środków przeznaczonych na jego realizację przez dany projekt;
2. Wykonawca oświadcza, że:
1) zapoznał się z opisem zamówienia określonym w § 2-4 niniejszej umowy oraz oświadcza, że rozumie i akceptuje jej treść;
2) posiada odpowiednie kwalifikacje, doświadczenie i wiedzę niezbędną do prawidłowego zrealizowania umowy;
3) w toku realizacji niniejszej umowy będzie postępował zgodnie ze wskazówkami Zamawiającego;
4) w przypadku powierzenia przez Wykonawcę wykonania całości lub części przedmiotu niniejszej umowy osobom trzecim za działania lub zaniechania tych osób Wykonawca odpowiada jak za własne.
Strona 20 z 30
§ 2
1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego usług cateringowych obejmująca następujące części:
Część I zamówienia:
Świadczenie usługi cateringowej w kategoriach:
1) Kategoria A - spotkania/konferencje/seminaria;
2) Kategoria B - spotkania/konferencje/seminaria;
3) Kategoria C - spotkania/konferencje/seminaria;
4) Kategoria D - spotkania/konferencje/seminaria;
5) Kategoria E - spotkania/konferencje/seminaria;
6) Kategoria F - dwudniowe wydarzenie plenerowe.
według szczegółowych zakresów określonych w § 3.
Część II zamówienia:
Świadczenie usługi cateringowej w kategoriach:
1) Kategoria B - spotkania/konferencje/seminaria ; 2) Kategoria C - spotkania/konferencje/seminaria;
3) Kategoria E - spotkania/konferencje/seminaria;
4) Kategoria F - dwudniowe wydarzenie plenerowe;
według szczegółowych zakresów określonych w § 4.
2. Miejscem realizacji usług cateringowych jest Kraków. Konkretne adresy zostaną podane przez Zamawiającego na 14 dni przed terminem realizacji danego elementu zamówienia.
Poszczególne wydarzenia będą odbywać się pomiędzy godzinami 8.00 a 17.00.
W szczególnie uzasadnionych wypadkach Zamawiający może skrócić podany wyżej termin.
3. Realizując zamówienie, Wykonawca każdorazowo zobowiązany jest do:
1) zapewnienia, aby przygotowanie, dostarczenie oraz podanie cateringu odbywało się z poszanowaniem obowiązujących w tym zakresie przepisów prawa (w szczególności dotyczących wymogów sanitarnych stawianych osobom biorącym udział w realizacji usługi, miejscom przygotowania posiłków, oraz środkom transportu wykorzystywanym przy realizacji usługi), a także w sposób estetyczny (np. czysta, nieuszkodzona zastawa);
2) odpowiedniego przygotowania miejsca, w którym będzie świadczona usługa, w zakresie niezbędnym do jej prawidłowej realizacji,
3) wyposażenia niezbędnego do obsługi cateringowej (tzn. obrusów, zastawy obiadowej, serwisu do kawy i herbaty oraz, w zależności od potrzeb Zamawiającego, zapewnienie stołów lub wysokich stolików barowych, krzeseł odpowiednich do stołów lub stolików barowych, itp.),
4) zapewnienia obsługi na właściwym poziomie, zgodnie z zasadami w tym zakresie obowiązującymi, oraz takiego rozplanowania wykonania usługi, aby każdorazowo została ona zrealizowana bez zakłóceń, zgodnie z przedstawionym programem oraz aby sposób realizacji usługi był odpowiedni do rangi konkretnego spotkania,
5) uprzątnięcia pomieszczenia, w którym będzie świadczona usługa i doprowadzenia go do stanu pierwotnego, usuwania i utylizacji odpadów powstałych w związku ze świadczeniem usług, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa.
§ 3
( dla części I zamówienia)
1. Zakres usługi w Kategorii A - obsługa cateringowa maksymalnie 3 spotkania/konferencje/seminaria, łącznie dla maksymalnie 450 osób
Strona 21 z 30
(maksymalnie do 150 uczestników w poszczególnych wydarzeniach), w trakcie których należy zapewnić:
1) 2 x serwis kawowy obejmujący: kawę, herbatę, cukier, cytrynę, mleko podane w dzbankach, soki 100 % naturalne (2 rodzaje), wodę mineralną podaną w dzbankach z cytryną, owoce oraz 2 rodzaje ciasta (pieczone, w tym minimum jedno z owocami), 2) zestaw obiadowy – każdorazowo przy składaniu zamówienia na poszczególną usługę
cateringową, zostaną wskazane w zamówieniu trzy wybrane zestawy obiadowe (dwa zestawy mięsne i jeden zestaw jarski).
Przykładowe zestawy obiadowe:
DANIA MIĘSNE
Zestaw 1: filet z kurczaka grillowany z sosem ziołowym /de volaille/ roladki z kurczaka z pieczarkami i serem (150-170 g), ziemniaki puree (200 g), 3 rodzaje surówek (100 g) Zestaw 2: schab ze śliwką lub morelą/brizol wieprzowy z cebulką/ ziemniaki zapiekane z ziołami/szynka wieprzowa w sosie własnym (200 g), 3 rodzaje surówek (100 g)
Zestaw 3: danie kociołkowe podawane z pieczywem: bef strogonow (300 ml)/bogracz z kluseczkami (300 ml)/indyk z warzywami w sosie curry (300 ml)
DANIA JARSKIE:
Zestaw 4: łosoś / dorsz / sola pieczona (150-170 g), ryż (200 g), 3 rodzaje surówek (100 g)
Zestaw 5: lasagne wegetariańskie z brokułami i serem pleśniowym (350 g)/ratatulli warzywne (350 g)/leczo wegetariańskie (350 g)
2. Zakres usługi w Kategorii B - obsługa cateringowa maksymalnie 1 spotkanie/konferencja/seminarium, łącznie dla maksymalnie 100 osób, w trakcie których należy zapewnić:
1) 1 x serwis kawowy obejmujący: kawę, herbatę, cukier, cytrynę, mleko podane w dzbankach, soki 100 % naturalne (2 rodzaje), wodę mineralną podaną w dzbankach z cytryną, owoce oraz ciasto pieczone z owocami,
2) wybrane danie kociołkowe podawane z pieczywem:
ratatulli warzywne (350 g)/bogracz z kluseczkami (300 ml)/indyk z warzywami w sosie curry (300 ml)
3. Zakres usługi w Kategorii C - obsługa cateringowa maksymalnie 2 spotkania/konferencje/seminaria, łącznie dla maksymalnie 108 osób (maksymalnie do 65 uczestników w poszczególnych wydarzeniach), w trakcie której należy zapewnić:
1) 1 x serwis kawowy obejmujący: kawę, herbatę, cukier, cytrynę, mleko podane w dzbankach, soki 100% naturalne (2 rodzaje), wodę mineralną z cytryną podaną w dzbankach oraz pieczone ciasto z owocami,
2) 1 x serwis kanapkowy obejmujący: kanapki bankietowe m.in. z wędliną, serami i warzywami - min. 2 szt./os., mini tarta 2 rodzaje – 2 szt./os., świeże owoce, koreczki, ciasto pieczone z owocami.
4. Zakres usługi w Kategorii D - obsługa cateringowa maksymalnie 24 spotkania/konferencje/seminaria, łącznie dla maksymalnie 535 osób (maksymalnie do 50 uczestników w poszczególnych wydarzeniach), w trakcie której należy zapewnić:
1) 2 x serwis kawowy obejmujący: kawę, herbatę, cukier, cytrynę, mleko podane w dzbankach, soki 100% naturalne (2 rodzaje), wodę mineralną z cytryną podaną w dzbankach i ciasta pieczone (2 rodzaje, w tym minimum jedno z owocami).
Strona 22 z 30
5. Zakres usługi w Kategorii E - obsługa cateringowa maksymalnie 30 spotkań/seminariów, łącznie dla maksymalnie 331 osób (maksymalnie do 20 uczestników w poszczególnych wydarzeniach), w trakcie których należy zapewnić:
1) 1x serwis kawowy obejmujący: kawę, herbatę, cukier, cytrynę, mleko podane w dzbankach, soki 100% naturalne (2 rodzaje), wodę mineralną z cytryną podaną w dzbankach i ciasto pieczone z owocami/kruche ciastka.
6. Zamawiający zastrzega, iż podane w ust. 1 do 5 ilości wydarzeń i osób są ilościami maksymalnymi i Zamawiający może odstąpić od realizacji części z nich bądź zmniejszyć liczbę osób podczas danego wydarzenia.
§ 4
( dla części II zamówienia)
1. Zakres usługi w Kategorii B - obsługa cateringowa maksymalnie 3 spotkań/konferencji, łącznie dla maksymalnie 150 osób (maksymalnie do 60 uczestników w poszczególnych wydarzeniach), w trakcie których należy zapewnić:
1) 1 x serwis kawowy obejmujący: kawę, herbatę, cukier, cytrynę, mleko podane w dzbankach, soki 100 % naturalne (2 rodzaje), wodę mineralną podaną w dzbankach z cytryną, owoce oraz ciasto pieczone z owocami,
2) wybrane danie kociołkowe podawane z pieczywem:
ratatulli warzywne (350 g)/bogracz z kluseczkami (300 ml)/indyk z warzywami w sosie curry (300 ml);
2. Zakres usługi w Kategorii C - obsługa cateringowa maksymalnie 1 spotkania/konferencji/seminarium, dla maksymalnie 100 osób, w trakcie którego należy zapewnić:
1) 1 x serwis kawowy obejmujący: kawę, herbatę, cukier, cytrynę, mleko podane w dzbankach, soki 100% naturalne (2 rodzaje), wodę mineralną z cytryną podaną w dzbankach oraz pieczone ciasto z owocami,
2) 1 x serwis kanapkowy obejmujący: kanapki bankietowe m.in. z wędliną, serami i warzywami - min. 2 szt./os., mini tarta 2 rodzaje – 2 szt./os., świeże owoce, koreczki, ciasto pieczone z owocami.
3. Zakres usługi w Kategorii E - obsługa cateringowa maksymalnie 12 spotkań/konferencji/seminariów, łącznie dla maksymalnie 400 osób (maksymalnie do 100 uczestników w poszczególnych wydarzeniach), w trakcie których należy zapewnić:
2) 1x serwis kawowy obejmujący: kawę, herbatę, cukier, cytrynę, mleko podane w dzbankach, soki 100% naturalne (2 rodzaje), wodę mineralną z cytryną podaną w dzbankach i ciasto pieczone z owocami/kruche ciastka.
4. Zakres usługi w Kategorii F - obsługa cateringowa maksymalnie 1 dwudniowego wydarzenia plenerowego, realizowana dla maksymalnie 50 osób dziennie, (łącznie w ciągu całego wydarzenia dla maksymalnie 100 osób), w trakcie której należy zapewnić „prowiant”: dla każdej osoby min. 3 kanapki (1/3 bagietki - min. 20 cm długości z wędliną i serem żółtym), 2 batony oraz drożdżówka, owoce, kawa, herbata, cukier, cytryna, śmietanka, soki 100% naturalne (2 rodzaje) i woda mineralna. Kanapki, drożdżówki powinny być zapakowane w folię spożywczą, kawa i herbata podana w dużych termosach, cukier w saszetkach, cytryna i śmietanka w małych plastikowych pojemniczkach, soki i woda w małych butelkach.
Strona 23 z 30
5. Zamawiający zastrzega, iż podane w ust. 1 do 4 ilości wydarzeń i osób są ilościami maksymalnymi i Zamawiający może odstąpić od realizacji części z nich bądź zmniejszyć liczbę osób podczas danego wydarzenia.
§ 5
1. Realizacja części I i II zamówienia odbywać się będzie w okresie od dnia zawarcia umowy najpóźniej do dnia 15 grudnia 2017 roku, w oparciu o składane sukcesywnie zamówienia, zgodnie ust. 2-4.
2. Zamawiający każdorazowo w terminie nie krótszym niż 14 dni przed datą realizacji poszczególnej usługi cateringowej, złoży u Wykonawcy zamówienie, wskazując liczbę osób, miejsce i dokładny termin realizacji usługi, plan wydarzenia, a w przypadku zamówienia w ramach kategorii A i B, także trzy wybrane zestawy menu (spośród wskazanych w § 3 ust. 1 i 2 oraz w § 4 ust. 1 lub innych, zaproponowanych przez Wykonawcę, a zaakceptowanych przez Zamawiającego). Wzór formularza zamówienia stanowi załącznik nr 4 do niniejszej umowy. W szczególnie uzasadnionych wypadkach Zamawiający może skrócić podany wyżej termin.
3. Wykonawca w terminie 3 dni od daty przekazania informacji, o których mowa w ust. 2 potwierdzi przyjęcie zamówienia faksem lub mailem.
4. Zamawiający może zmienić termin wykonania poszczególnej usługi oraz ilość osób, na rzecz których będzie wykonywana poszczególna usługa, informując o tym Wykonawcę nie później niż na 24 godziny przed terminem rozpoczęcia realizacji usługi. Powyższe zmiany dokonane w tym trybie nie są traktowane jak zmiany umowy.
§ 6
W razie ewentualnych wątpliwości powstałych w związku z realizacją niniejszej umowy, Wykonawca korzystać będzie ze wskazówek Zamawiającego.
§ 7
Wykonawca ponosi wszelką odpowiedzialność za ewentualne szkody wyrządzone uczestnikom spotkania lub osobom trzecim, a pozostające w związku z wykonywaniem niniejszej umowy, o ile wyłącznie odpowiedzialnym za ich powstanie nie są uczestnicy spotkania lub osoby trzecie, na których działanie Wykonawca nie miał wpływu.
§ 8
1. Z tytułu prawidłowego wykonania przedmiotu umowy, o którym mowa w § 2-4, Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie za rzeczywisty zakres realizacji poszczególnych usług cateringowych, lecz nie więcej niż ………….. zł (słownie:
……… zł 00/100 ) brutto (……… zł netto plus podatek od towarów i usług w kwocie……… zł), z czego:
- kwota złotych ……… zł (słownie: ……….zł 00/100) brutto (……….. zł netto plus podatek od towarów i usług w kwocie ……….. zł) przypada za realizację Części I zamówienia,
- kwota ……….. zł (słownie: ………..zł 00/100) brutto(………zł netto plus podatek od towarów i usług w kwocie ………. zł) przypada za realizację Części II zamówienia.
2. Ostateczne wynagrodzenie za wykonanie poszczególnej usługi cateringowej stanowić będzie kwotę będącą iloczynem ostatecznie zadeklarowanej przez Zamawiającego liczby
Strona 24 z 30
uczestników danego wydarzenia oraz stawki brutto za 1 osobę w danej kategorii usług, wskazanej w załącznikach nr 1-2 do umowy.
3. W przypadku zmiany stawki podatku od towarów i usług w trakcie obowiązywania niniejszej umowy, kwota brutto określona w ust. 1 nie ulegnie zmianie, a Strony zawrą aneks do niniejszej umowy stosownie korygujący kwotę netto oraz kwotę podatku od towarów i usług.
4. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1, będzie wypłacane na podstawie faktur/rachunków częściowych, wystawianych po wykonaniu poszczególnej usługi.
5. Podstawą do wystawienia przez Wykonawcę faktury/rachunku jest przyjęcie przez Zamawiającego wykonania zamówienia częściowego bez uwag. Przyjęcie wykonania zamówienia nastąpi w drodze protokołu odbioru, podpisanego przez upoważnionego przedstawiciela Zamawiającego, odrębnie dla każdego zamówienia częściowego. Wzór protokołu odbioru stanowi załącznik nr 3 do niniejszej umowy.
6. Fakturę/rachunek należy wystawić na:
Nabywca:
Województwo Małopolskie
ul. Basztowa 22, 31-156 Kraków, NIP: 676-217-83-37 Odbiorca:
Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Krakowie ul. Piastowska 32, 30-070 Kraków
7. Zapłata zostanie dokonana przelewem, w terminie do 14 dni od daty przedłożenia prawidłowo wystawionego rachunku/faktury, na rachunek bankowy Wykonawcy prowadzony przez Bank ……… o nr ……….
8. Przez datę zapłaty rozumie się datę złożenia dyspozycji zapłaty przez Zamawiającego.
9. Kwota wskazana w ust. 1 obejmuje wynagrodzenie za wszystkie czynności niezbędne do prawidłowego wykonania Umowy. Wykonawca mając możliwość uprzedniego ustalenia wszystkich warunków związanych z realizacją Umowy, nie może żądać podwyższenia wynagrodzenia, nawet, jeżeli z przyczyn od siebie niezależnych nie mógł przewidzieć wszystkich czynności niezbędnych do prawidłowego wykonania niniejszej Umowy.
§ 9
1. W razie stwierdzenia niewykonania lub nienależytego wykonania poszczególnej usługi cateringowej przez Wykonawcę, w szczególności opóźnienia w rozpoczęciu realizacji usługi, niestarannego podawania posiłków, złej jakości posiłków (nieświeże produkty, niewłaściwa temperatura, zaniżone ilości itp.), niezgodności menu z zamówieniem, Zamawiający może naliczyć Wykonawcy karę umowną w wysokości 2,5 % maksymalnego wynagrodzenia brutto za wykonanie danej części zamówienia, o którym mowa w § 8 ust. 1 umowy, za każdy przypadek niewykonania lub nienależytego wykonania usługi.
2. Niezależnie od uprawnień Zamawiającego określonych w ust. 1, w razie stwierdzenia powtarzających się zaniedbań po stronie Wykonawcy, w szczególności w przypadku stwierdzenia przy realizacji poszczególnych usług cateringowych braków ilościowych lub jakościowych (w tym braki w zgodności menu z zatwierdzonym zamówieniem, podanie zimnych, przeterminowanych produktów), Zamawiający może odstąpić od umowy ze skutkiem natychmiastowym bez odrębnego wezwania wg własnego wyboru w zakresie odnoszącym się do tej części zamówienia, której naruszenie dotyczy, albo całości niezrealizowanego zamówienia. W takim wypadku Zamawiający może powierzyć wykonanie już zamówionych zgodnie z § 3 i 4 umowy usług cateringowych osobie trzeciej, a
Strona 25 z 30
Wykonawca, niezależnie od obowiązku zapłaty kary umownej, o której mowa w ust. 3, zobowiązany jest do naprawienia szkody powstałej z tego tytułu po stronie Zamawiającego (w szczególności Wykonawca zobowiązany będzie do zapłaty Zamawiającemu kwoty stanowiącej różnicę pomiędzy wynagrodzeniem osoby trzeciej za wykonanie usługi cateringowej, a wynagrodzeniem, które za wykonanie tej usługi przysługiwałoby Wykonawcy na podstawie niniejszej umowy).
3. W przypadku rozwiązania umowy przez Zamawiającego z przyczyn podanych w ust. 2, Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty na rzecz Zamawiającego kary umownej w wysokości 10% maksymalnego łącznego wynagrodzenia brutto.
4. Kary umowne oraz odszkodowanie, o którym mowa w ust. 2 zd. 2, mogą być potrącane z wynagrodzenia przysługującego Wykonawcy.
5. Kary umowne, o których mowa wyżej, nie wyczerpują możliwości dochodzenia odszkodowań w wysokości je przewyższającej na zasadach określonych w Kodeksie cywilnym.
§ 10
1. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
§ 11
1. Osobami odpowiedzialnymi za realizację umowy ze strony Zamawiającego oraz podpisania protokołu odbioru usługi są:
a. Sylwia Śmiech, e-mail: ssmiech@rops.krakow.pl, tel.: 124220636 wew. 21, faks: 124220636 wew. 44 - część I zamówienia
b. Anna Rychły-Mierzwa, e-mail:amierzwa@rops.krakow.pl , tel. 124220636 wew. 26, faks:
124220636 wew.44 - część II zamówienia
2. Osobami odpowiedzialnymi za realizację umowy ze strony Wykonawcy są:
1) ……….. - e-mail: ………., tel. ……….;
2) ……….. - e-mail: ………., tel. ……….
3. Zmiana osób wskazanych w ust. 1 i 2 następuje na podstawie pisemnego powiadomienia drugiej strony umowy i nie wymaga formy aneksu.
§ 12
1. W sprawach nie uregulowanych niniejszą umową stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego oraz ustawy Prawo zamówień publicznych.
2. Załączniki do umowy stanowią jej integralną część.
3. Ewentualne spory wynikłe przy realizacji umowy Strony poddadzą pod rozstrzygnięcie sądu właściwego dla siedziby Zamawiającego.
4. Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, dwa dla Zamawiającego oraz jeden dla Wykonawcy.
ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA
Strona 26 z 30
Załącznik nr 1 do Umowy nr ……….
z dnia ……... 2017 r.
CENNIK – Część I zamówienia
Kategoria stawka brutto za realizację usługi dla 1 osoby
[a]
maksymalna ilość osób korzystających z usług
[b]
maksymalna cena brutto za realizację usług w danej kategorii
[c]=[a x b]
A B C D E
SUMA:
Strona 27 z 30
Załącznik nr 2 do Umowy nr ………
z dnia ……….. 2017r.
CENNIK – Część II zamówienia
Kategoria stawka brutto za realizację usługi dla 1 osoby
[a]
maksymalna ilość osób korzystających z usług
[b]
maksymalna cena brutto za realizację usług
[c]=[a x b]
B C E F
SUMA:
