Przygotowała : Monika Bombol s2450

(1)

Przygotowała :

(2)

Co to jest komunikacja?



Komunikowanie interpersonalne (międzyludzkie) to Komunikowanie interpersonalne (międzyludzkie) to podejmowana w określonym kontekście wymiana podejmowana w określonym kontekście wymiana werbalnych, wokalnych i niewerbalnych sygnałów werbalnych, wokalnych i niewerbalnych sygnałów (symboli) w celu osiągnięcia lepszego poziomu (symboli) w celu osiągnięcia lepszego poziomu

współdziałania, uzgodnienia zachowań wzajemnych i współdziałania, uzgodnienia zachowań wzajemnych i realizacji celów jednego lub obu uczestników procesu realizacji celów jednego lub obu uczestników procesu (rozmówców).

(rozmówców).



Wymiana symboli wymaga wspólnego kodu, znanego Wymiana symboli wymaga wspólnego kodu, znanego wszystkim uczestnikom sytuacji komunikacyjnej.

wszystkim uczestnikom sytuacji komunikacyjnej.



Celem komunikowania jest poprawa współdziałania, a nie Celem komunikowania jest poprawa współdziałania, a nie porozumienia. Porozumienie jest tylko jednym z

porozumienia. Porozumienie jest tylko jednym z

(3)

Po co nam komunikacja?



w celu w celu ustalani ustalani a a celów i zadań celów i zadań



podejmowanie decyzji i ich wprowadzanie w życie podejmowanie decyzji i ich wprowadzanie w życie



pomiar i ocena wyników pomiar i ocena wyników



zatrudnianie, rozwój, ocena i awansowanie zatrudnianie, rozwój, ocena i awansowanie pracowników

pracowników



współpraca z klientami i dostawcami współpraca z klientami i dostawcami



współpraca z administracją oraz instytucjami współpraca z administracją oraz instytucjami rządowymi

rządowymi



wytwarzanie dóbr, świadczenie usług ... wytwarzanie dóbr, świadczenie usług ...

(4)

Jak należy się komunikować?

Wybór formy komunikacji powinien być świadomy, Wybór formy komunikacji powinien być świadomy, powinien zapewniać skuteczność i efektywność.

powinien zapewniać skuteczność i efektywność.

Komunikacja międzyludzka dzieli się na komunikację Komunikacja międzyludzka dzieli się na komunikację

werbalną i niewerbalną.

Werbalna:

Werbalna: spotkania, rozmowy telefoniczne, telekonferencje, … spotkania, rozmowy telefoniczne, telekonferencje, … Niewerbalna:

Niewerbalna: listy, faxy, sprawozdania, mail, biuletyny, … listy, faxy, sprawozdania, mail, biuletyny, … Gesty!

Gesty!

mimika twarzy, postawa, brzmienie głosu, gestykulacja, …

(5)

Jak należy się komunikować?

Komunikacja werbalna

zalety

zalety wady wady

- Pozwala unikać zakłóceń - Pozwala unikać zakłóceń

- Daje poczucie autentyczności - Daje poczucie autentyczności - Szybkie uzyskiwanie

- Szybkie uzyskiwanie informacji zwrotnych informacji zwrotnych

- Ustalenie odpowiadających Ustalenie odpowiadających wszystkim terminów

wszystkim terminów

-

Dojazdy Dojazdy

-

W przypadku rozmów, rzadko W przypadku rozmów, rzadko notujemy, co prowadzi czasem notujemy, co prowadzi czasem do zapominania, pretensji,

do zapominania, pretensji,

nieporozumień, zamieszania, ...

(6)

Jak należy się komunikować?

Komunikacja niewerbalna

zalety

zalety wady wady

-

Forma pisemna stanowi dokumentacje

-

Mniejsze ryzyko nieporozumień miedzy stronami

-

Wprowadzenie porządku

-

Oszczędność czasu

-

W przypadku formy pisemnej W przypadku formy pisemnej nie widzimy rozmówcy

nie widzimy rozmówcy

-

Wymaga czasu na odpowiedź Wymaga czasu na odpowiedź

(7)

Jak należy się komunikować?

W komunikacji międzyludzkiej nie tylko ważnym

elementem jest porozumiewanie się, ale również bardzo ważna jest umiejętność aktywnego słuchania jako

przejaw uważnego słuchania partnera. Wyrażamy tę umiejętność niewerbalnie poprzez kontakt wzrokowy,

skinienie głowy, uśmiech, pochylenie, akceptujący wyraz twarzy...

Podstawowe reguły aktywnego słuchania to : - uważne słuchanie,

- zadawanie pytań, by upewnić się, czy dobrze

zrozumieliśmy wypowiedź i uczucia osoby mówiącej, - podsumowanie wypowiedzi własnymi słowami po to, żeby mówiący mógł usłyszeć od kogoś innego

to co powiedział.

(8)

Jak należy się komunikować?

Z badań naukowych wynika, że sens przekazu odbieramy

w 55 % z mowy ciała, w 38 % z cech głosu

i zaledwie

w 7 % z treści słów!

(9)

Jak należy się komunikować?

• Przedstaw się, a w odniesieniu do innych staraj się określić wykształcenie, poziom wiedzy, zainteresowania,

osobowość, zdolności percepcji ...

• Unikaj słów sugerujących wiedzę absolutną i niepodważalną tj. zawsze, nigdy, wcale, zupełnie itp.

• Bądź wrażliwy na odczucia słuchaczy,

a jako słuchacz bądź otwarty i elastyczny.

• Bądź świadom odczuć, emocji, jakie budzą się w Tobie i w innych, staraj się nad nimi panować.

• Unikaj stosowania tych samych rozwiązań, dostosowuj je do problemu, sytuacji.

• Zrozumienie i chęć słuchania pomagają osobom

obawiającym się zaakceptować ciebie i twoje pomysły.

(10)

Jak należy się komunikować?

• Uznaj fakt, że jednostki są bardziej otwarte na wiadomości zgodne z wartościami wyznawanymi przez grupę,

z którą się identyfikują.

• Za wiele informacji to równie źle niż za mało;

nadmiar powoduje zmniejszenie zdolności percepcji i wyłapania istotnych wiadomości.

• Zadawaj pytania, słuchaj uważnie, i pokaż swoje reakcje.

• Planuj wystąpienie, rozmowę itp.;

staraj się uporządkować przyjmowane komunikaty, jeśli są nieuporządkowane.

• Swój komunikat uczyń możliwie najprostszym i bezpośrednim, a jeśli jest adresowany do wielu odbiorców,

podaj go w formie pisemnej.

(11)

Komunikacja w zespole projektowym Komunikacja w zespole projektowym

Zarządzanie komunikacją w grupie projektowej obejmuje procesy, Zarządzanie komunikacją w grupie projektowej obejmuje procesy, które mają zapewnić odpowiednie zbieranie, udostępnianie,

które mają zapewnić odpowiednie zbieranie, udostępnianie, przechowywanie i dyspozycyjność informacji.

przechowywanie i dyspozycyjność informacji.

Zapewnia łączność między uczestnikami projektu.

Każdy związany z projektem musi być przygotowany do wysyłania i Każdy związany z projektem musi być przygotowany do wysyłania i odbierania komunikatów w „języku projektowym” i musi zdawać sobie odbierania komunikatów w „języku projektowym” i musi zdawać sobie sprawę z wpływu jego komunikatów na całość projektu.

sprawę z wpływu jego komunikatów na całość projektu.

Podstawowe procesy związane z komunikacją w grupie projektowej:

· Planowanie komunikacji (Communications Planning). · Planowanie komunikacji (Communications Planning).

· · Dystrybucja informacji (Information Distribution). Dystrybucja informacji (Information Distribution).

· Raportowanie o postępach (Performance Reporting). · Raportowanie o postępach (Performance Reporting).

· Zamknięcie administracyjne projektu/fazy (Administrative Closure). · Zamknięcie administracyjne projektu/fazy (Administrative Closure).

(12)

Planowanie komunikacji Planowanie komunikacji

Jest ważnym czynnikiem decydującym o sukcesie projektu.

W większości przypadków planowanie komunikacji jest częścią fazy W większości przypadków planowanie komunikacji jest częścią fazy początkowej projektu, jednak rezultaty tego procesu powinny być początkowej projektu, jednak rezultaty tego procesu powinny być przeglądane co jakiś czas i w razie potrzeby modernizowane.

przeglądane co jakiś czas i w razie potrzeby modernizowane.

Co może pomóc w dobrej organizacji komunikatu?



Określenie: Określenie:

strategji (ogólnego celu), tematu, konkretnego celu, głównej myśli strategji (ogólnego celu), tematu, konkretnego celu, głównej myśli



Należy wziąść pod uwag Należy wziąść pod uwag ę: ę:

odbiorców, własny styl, nastrój oraz czynniki kulturowe odbiorców, własny styl, nastrój oraz czynniki kulturowe , , dostępne technologie i personel, długość projektu,

dostępne technologie i personel, długość projektu,



Wybór sposobu przekazu zależy od: Wybór sposobu przekazu zależy od:

wiadomości, odbiorców, sytuacji, wiadomości, odbiorców, sytuacji,

wymagań dotyczących szybkości przekazu, wymagań dotyczących szybkości przekazu,

Wynik: Plan zarządzania komunikacją.

(13)

Dystrybucja informacji Dystrybucja informacji

Obejmuje udostępnianie informacji potrzebnych osobom związanym z Obejmuje udostępnianie informacji potrzebnych osobom związanym z

projektem.

Polega na wprowadzeniu w życie Planu zarządzania komunikacją jak Polega na wprowadzeniu w życie Planu zarządzania komunikacją jak

również reagowanie na nieoczekiwane żądania informacji.

Rodzaje dystrybucji:

- pisemna/oralna, słuchanie i mówienie - pisemna/oralna, słuchanie i mówienie

- wewnętrzna i zewnętrzna - wewnętrzna i zewnętrzna

- formalna i nieformalna - formalna i nieformalna

Czego potrzebujemy?

• Wynik pracy Wynik pracy

• Plan zarządzania komunikacją Plan zarządzania komunikacją

• Plan projektu Plan projektu

Wynik:

Wynik: Dane o projekcie Dane o projekcie

(14)

Raportowanie o postępach Raportowanie o postępach

Raportowanie o postępach obejmuje zbieranie informacji o postępach w Raportowanie o postępach obejmuje zbieranie informacji o postępach w

projekcie mające na celu udostępnienie osobom związanym z projektem projekcie mające na celu udostępnienie osobom związanym z projektem

informacji w jaki sposób wykorzystywane są wszelkie środki do osiągnięcia informacji w jaki sposób wykorzystywane są wszelkie środki do osiągnięcia

sukcesu.

Obejmuje ono:

• Raportowanie o statusie – w jakiej fazie znajduje się projekt. Raportowanie o statusie – w jakiej fazie znajduje się projekt.

• Raportowanie o postępach – co udało się osiągnąć grupie projektowej. Raportowanie o postępach – co udało się osiągnąć grupie projektowej.

• Przewidywanie o przyszłych postępach i statusie. Przewidywanie o przyszłych postępach i statusie.

Czego potrzebujemy?

• Plan projektu Plan projektu

• Wynik pracy Wynik pracy

• Inne dane dotyczące projektu j Inne dane dotyczące projektu j ak: wszekie ak: wszekie analizy (porównanie analizy (porównanie

rezultatów osiągniętych z zakładanymi – koszty, terminy...), analiza rezultatów osiągniętych z zakładanymi – koszty, terminy...), analiza trendu projektu (określa czy postępy w miarę upływu czasu są coraz trendu projektu (określa czy postępy w miarę upływu czasu są coraz lepsze czy coraz gorsze).

lepsze czy coraz gorsze).

(15)

Zamknięcie administracyjne Zamknięcie administracyjne

Projekt (lub jego faza) po osiągnięciu założeń bądź gdy zostanie odwołany Projekt (lub jego faza) po osiągnięciu założeń bądź gdy zostanie odwołany

wymaga oficjalnego zamknięcia.

Zamknięcie administracyjne projektu polega na weryfikowaniu i Zamknięcie administracyjne projektu polega na weryfikowaniu i

dokumentowaniu wyników projektu w celu uzyskania formalnej akceptacji dokumentowaniu wyników projektu w celu uzyskania formalnej akceptacji

ze strony sponsora, klienta

ze strony sponsora, klienta lub kupca lub kupca . .

Obejmuje ono zbiór danych o projekcie, analizy dotyczące efektywności Obejmuje ono zbiór danych o projekcie, analizy dotyczące efektywności

projektu, oraz archiwizację tych informacji w celu dalszego użycia.

Zamknięcie administracyjne nie powinno być odkładane na sam Zamknięcie administracyjne nie powinno być odkładane na sam koniec, kiedy już projekt zostanie ukończony.

koniec, kiedy już projekt zostanie ukończony.

Każda faza projektu wymaga takiego zakończenia w celu upewnienia się, że Każda faza projektu wymaga takiego zakończenia w celu upewnienia się, że

ważne i użyteczne informacje nie zostały zagubione.

Potrzebujemy:

• Dokumentacja postępów. Dokumentacja postępów.

• Dokumentacja ostatecznego produktu Dokumentacja ostatecznego produktu . .

• Inne dane dotyczące projektu. Inne dane dotyczące projektu.

(16)

Jak usprawnić komunikację?

- Przygotowuj komunikat starannie przewidując ewentualne problemy.

- Myśl o celu i słuchaczach - M yśl o celu i słuchaczach

- Powiedz słuchaczom, czego mogą się spodziewać - P owiedz słuchaczom, czego mogą się spodziewać - Bądź konkretny, precyzyjny

- Bądź konkretny, precyzyjny

(używaj słów mających jednoznaczne konotacje, przywołujące (używaj słów mających jednoznaczne konotacje, przywołujące

wrażenia zmysłowe np. obrazy, bezpośrednich odniesień, wrażenia zmysłowe np. obrazy, bezpośrednich odniesień, ilustracji,

ilustracji, przykładów liczbowych ...) przykładów liczbowych ...)

- Trzymaj się tematu - Trzymaj się tematu

- Stwarzaj okazję udzielenia odpowiedzi - Stwarzaj okazję udzielenia odpowiedzi

pozwoli to sprawdzić poprawność i trafność przekazu i wyjaśnić pozwoli to sprawdzić poprawność i trafność przekazu i wyjaśnić

nieścisłości.

- Przewiduj wątpliwości odbiorców i możliwości odpowiedzi - Przewiduj wątpliwości odbiorców i możliwości odpowiedzi - Z - Z achęć do szczerości achęć do szczerości

- Pomóż włączyć się do rozmowy - Pomóż włączyć się do rozmowy

- N - N a koniec zrób podsumowanie przypominając kluczowe myśli a koniec zrób podsumowanie przypominając kluczowe myśli

(17)

Nie ulega wątpliwości, iż komunikacja Nie ulega wątpliwości, iż komunikacja w zespole projektowym powinna być w zespole projektowym powinna być jednoznaczna, spójna i skuteczna. Jej jednoznaczna, spójna i skuteczna. Jej skuteczność jest jednym z czynników, skuteczność jest jednym z czynników,

który wydatnie wpływa na który wydatnie wpływa na

organizację pracy zespołu organizację pracy zespołu

projektowego, a przez to pozwalają projektowego, a przez to pozwalają

zwiększyć rentowność całego zwiększyć rentowność całego

projektu.

(18)

Bibliografia:



Materiały z witryny internetowej HOMO CREATORE, Ośrodka Materiały z witryny internetowej HOMO CREATORE, Ośrodka Doradztwa i Treningów Szkoleniowych

Doradztwa i Treningów Szkoleniowych



Allan Pease „Język ciała” Allan Pease „Język ciała”



Wykłady z Katedr Wykłady z Katedry y Informatyki Informatyki Akademii Ekonomicznej w Krakowie

Akademii Ekonomicznej w Krakowie dotyczące komunikacji w biznesie. dotyczące komunikacji w biznesie.



Wykłady z BYT Wykłady z BYT



Google.pl Google.pl

(19)