URZĄD MIASTA KATOWICE ul. Młyńska 4, Katowice. Adres poczty elektronicznej 032/

(1)

Urząd Miasta Katowice ul. Młyńska 4

40-098 Katowice

SPRAWOZDANIE

Z WYKONANIA PLANU AUDYTU ZA ROK 2010

1. Jednostki sektora finansów publicznych objęte audytem wewnętrznym

¹⁾

L.p. Nazwa jednostki

1 2

1. URZĄD MIASTA KATOWICE

ul. Młyńska 4, Katowice

2. Podstawowe informacje o komórce audytu wewnętrznego

²⁾

L.p. Imię i nazwisko Nazwa stanowiska Numer telefonu Adres poczty

elektronicznej

Wymiar czasu pracy

(w etatach)

Kwalifikacje zawodowe 3)

Udział w szkoleniach w roku sprawozdawczym

(w dniach)

1 2 3 4 5 6 7 8

1. Elżbieta Solska-Kuchciak

Audytor Wewnętrzny Naczelnik Wydziału

Audytu i Kontroli

032/2593795 elzbieta.solska-

kuchciak@um.katowice.pl 1 etat Egzamin MF 3

2. Anita Wołczew Audytor Wewnętrzny 032/2593717 anita.wolczew@um.katowice.pl 1 etat Egzamin MF 1

1 2

Czy w roku sprawozdawczym dokonywano udokumentowanej samooceny audytu wewnętrznego? 4)

TAK / NIE

Samoocenę za 2010r. przeprowadzono w miesiącu styczniu 2011r.

1) Należy wpisać jednostkę, w której jest zatrudniony audytor wewnętrzny oraz wszystkie jednostki objęte audytem wewnętrznym na podstawie art. 274 ust.3 ustawy z dnia 27.08.2009r. o finansach publicznych (Dz.U. 2009, Nr 157,

(2)

poz.1240)

2) Należy wpisać dane wszystkich osób zatrudnionych w komórce audytu wewnętrznego, według stany na dzień 31 grudnia roku sprawozdawczego.

3) Kwalifikacje zawodowe, o których mowa w art. 286 ust.1 ustawy z dnia 27.08.2009r. o finansach publicznych. Należny wpisać odpowiednio: CIA, CGAP, CISA, ACCA, CFE, CCSA, CFSA, CFA, aplikacja NIK, inspektor kontroli skarbowej, biegły rewident, egzamin MF. W przypadku braku kwalifikacji zawodowych należy wpisać "-".

4) Niepotrzebne skreślić

3. Przeprowadzone zadania audytowe w roku sprawozdawczym

L.p. Temat zadania audytowego⁾

Zadanie zapewniające

(Z) albo czynność doradcza (D)

6)

Audyt wewnętrzny

zlecony 6)

Typ obszaru działalności, w którym przeprowadzono zadanie audytowe

6)

Obszar działalności

związany z dysponowaniem

środkami, o których mowa w

art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 27.08.2009r. o finansach publicznych 6)

Opis obszaru działalności wspomagającej7)

Liczba audytorów wewnętrznych przeprowadzających

zadanie audytowe (w etatach)

Czas przeprowadzenia zadania audytowego

(w dniach)

Powołanie rzeczoznawcy

Plan 8) Wykonanie Plan 8) Wykonanie

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1.

Ocena wydatków kwalifikowanych realizowanych w ramach projektu współfinansowanego ze środków Funduszu Spójności za 2009 rok

Z/D TAK / NIE Podstawowa /

Wspomagająca TAK / NIE 2 2

01 stycznia - 28 luty

2010 r.

02 stycznia - 28 luty

2010r.

TAK / NIE

2.

Ocena zgodności zapisów księgowych operacji odnoszących

się do realizacji i finansowania

Projektów współfinansowanych kredytem EBI za 2009

rok

01 marca - 15 maja

2010r.

01 marca - 20 kwietnia

2010r.

TAK / NIE

(3)

3.

Skuteczność procedur postępowania przy realizacji zamówień publicznych poniżej

14.000 euro

16 maja - 15 lipca

2010r.

09 czerwca - 14 lipca

2010r.

TAK / NIE

4.

Zarządzanie korespondencją

wpływającą do Urzędu - kancelaria

główna

16 lipca - 14 sierpnia

2010r.

16 lipca - 13 sierpnia

2010r.

TAK / NIE

5.

Wydawanie kart parkingowych dla

osób niepełnosprawnych

15 sierpnia - 30 września

2010r.

16 sierpnia - 29 września

2010r.

TAK / NIE

6.

Kontrola imprez masowych, na które wydano zezwolenia

01 października -

15 listopada 2010r.

01 października -

10 listopada 2010r.

TAK / NIE

7.

Realizacja planu finansowego powiatowego zasobu

geodezyjnego i kartograficznego

16 listopada - 30 grudnia

2010r.

16 listopada - 23 grudnia

2010r.

TAK / NIE

(4)

4. Wydane zalecenia lub opinie w ramach przeprowadzonych zadań audytowych

L.p.

Temat zadania zapewniającego lub przedmiot czynności

doradczej 5)

Zadanie zapewniające

(Z) albo czynność doradcza (D)

6)

Efekty przeprowadzenia

zadania audytowego 9) Podstawowe zalecenia lub opinie i wnioski Ryzyka, do których odnoszą się wydane zalecenia lub opinie i wnioski

1 2 3 4 5 6

1.

Ocena wydatków kwalifikowanych realizowanych w ramach

projektu

współfinansowanego ze środków Funduszu Spójności za 2009 rok

Z/D

Identyfikacja znacznego ryzyka dla

Projektu.

Wydano 5 zaleceń :

1. Monitorować ze szczególną uwagą obszar rozliczeń wydatków, celem eliminowania wszelkich niejasności interpretacji przepisów.

2. Dążyć do uzyskania jednoznacznej interpretacji ze strony jednostek nadrzędnych i dokumentować wszelką korespondencję w tej sprawie.

3. Utrzymywać stały monitoring postępu prac i robót nadal trwających.

4. Kontynuować regularny nadzór nad robotami związanymi z usuwaniem usterek..

5. Kontynuować plan regularnych spotkań przedstawicieli UMK z wykonawcami oraz Inżynierem Kontraktu.

Funkcjonujący system kontroli zarządczej jest zadowalający, nie mniej stwierdzone rozbieżności w interpretacji przepisów na poziomie jednostek nadrzędnych niekorzystnie

wpływają na poprawność rozliczania przez POZR wydatków dotyczących realizowanego

Projektu.

2.

Ocena zgodności zapisów księgowych operacji

odnoszących się do realizacji i finansowania

Projektów współfinansowanych kredytem EBI za 2009

rok

Z/D

Wykonanie obowiązku przeprowadzenia niezależnej oceny przez

Audytora Wewnętrznego, w zakresie zgodności zapisów księgowych operacji odnoszących

się do realizacji i finansowania Projektu -

zgodnie z art.8.02(c) Umowy finansowej nr

22.723 z dnia 14.10.2004r. zawartej pomiędzy Europejskim

Bankiem Inwestycyjnym i

1. Stałe monitorowanie obszaru rozliczania wydatków celem eliminowania wszelkich nieprawidłowości.

2. Wzmocnić nadzór nad opisywaniem faktur w WIN i WKR.

3. Wzmocnić nadzór nad przestrzeganiem zasad Instrukcji obiegu dokumentów finansowo- księgowych.

4. MZUiM powinien uzupełnić opis Procesu 2 o nazwę dokumentu, który otrzymuje MZUiM w efekcie złożonego wniosku o przeniesienie środków pomiędzy paragrafami.

5. W oparciu o zasady rachunkowości oraz w związku z nowelizacją ustawy o finansach publicznych MZUiM powinien zmodyfikować zapisy Instrukcji obiegu dokumentów finansowo- księgowych zatwierdzonej dnia 01.07.2009r.

Funkcjonujący system kontroli zarządczej jest zadowalający.

Ilość stwierdzonych uchybień dotyczących pominięcia na dowodach księgowych zapisów informujących o płatności współfinansowanej kredytem EBI oraz pieczątki potwierdzającej

datę dokonania przelewu, nie wskazują na systemowy charakter tych zdarzeń. Dowodzą

jednak, że nadzór nad prawidłowością stosowania zasad Instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych jest

osłabiony.

(5)

Miastem Katowice. w ten sposób, aby były ułożone zgodnie z logiką rachunkowości.

3.

Skuteczność procedur postępowania przy realizacji zamówień publicznych poniżej

14.000 euro

Z/D Identyfikacja znaczącego ryzyka,

zwiększenie efektywności oraz legalność działania

komórek organizacyjnych UMK

w zakresie realizowania zamówień

publicznych poniżej 14.000 euro.

Wydano łącznie 7 zaleceń : do Biura Zamówień Publicznych :

1. Wprowadzić wytyczne określające jasne zasady opracowania Regulaminu zamówień publicznych o wartości poniżej 14.000 euro. Wytyczne powinny zapewnić spójny i jednolity model procedur określający, co w szczególności powinno być w nich uwzględnione. Ustanowione wytyczne stanowić będą dla komórek organizacyjnych UMK pomoc przy opracowywaniu procedur (lub uzupełnianiu już istniejących) dla zamówień publicznych poniżej 14.000 euro.

2. Objąć analizą pod względem zgodności z wytycznymi przekazanych do Biura Zamówień Publicznych przez komórki organizacyjne UMK wewnętrznych procedur wyłaniania wykonawców zamówień udzielanych na podstawie art.4 pkt 8 ustawy.

3. Wzmożyć monitorowanie oraz koordynację obszaru udzielania zamówień publicznych poniżej 14.000 euro. Celem skutecznego zarządzania tym obszarem należy prowadzić regularne analizy jakości prowadzonych postępowań, w oparciu o które będzie można podejmować działania naprawcze w przypadki wystąpienia zdarzeń niepożądanych oraz harmonizować działania wszystkich komórek organizacyjnych UMK w obszarze zamówień publicznych poniżej 14.000 euro.

4. Wzmocnić nadzór nad przestrzeganiem zasad Regulaminu udzielania zamówień publicznych UMK.

5. Wzmocnić nadzór nad zatwierdzaniem z upoważnienia Prezydenta Miasta wniosków o odstąpienie od stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych w zakresie :

Przeprowadzone czynności audytowe potwierdziły zgodność postępowań z

obowiązującymi przepisami prawa i Regulaminem zamówień publicznych UMK pomimo faktu, że żadna z komórek objętych

audytem nie opisała poprawnie procesu wyłaniania wykonawców dla zmówień udzielanych na podstawie art.4 pkt 8 ustawy.

Szereg niedoskonałości analizowanych procedur miało pośredni wpływ na błędy

stwierdzone podczas audytu.

Funkcjonujący system kontroli zarządczej jest osłabiony. Brak koordynacji działań podejmowanych przez zamawiających jest przyczyną niezgodności pisemnych procedur

wewnętrznych z rzeczywistym przebiegiem procesu.

Ilości stwierdzonych uchybień w zakresie błędnie wskazanej wartości zamówienia i

zastosowania nieprawidłowego kursu przeliczeniowego złotego na euro nie wskazują

na systemowy charakter tych zdarzeń i stanowią jedynie 9% całej próby postępowań.

Dowodzą jednak, że nadzór nad poprawnością prowadzenia zamówień o wartości poniżej 14.000 euro jest niedoskonały. Dlatego też

Audytor Wewnętrzny wydał zalecenia zmierzające do wzmocnienia tego obszaru

działania.

(6)

- stosowania średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych

- ustalania wartości zamówień netto.

dla komórek organizacyjnych:

1. Opracować (a w przypadku już istniejących uzupełnić) procedury dla zamówień publicznych o wartości poniżej 14.000 euro na podstawie otrzymanych wytycznych z BZP przy założeniu, że wytyczne stanowią ramowy sposób postępowania. Komórki organizacyjne winny w procedurach uwzględnić specyfikę swoich zadań oraz warunki, w których działają.

2. Wzmocnić nadzór nad poprawnością przebiegu audytowanego procesu na poziomie swojej komórki organizacyjnej.

4.

Zarządzanie korespondencją wpływającą do Urzędu -

kancelaria główna

Z/D

Identyfikacja znaczącego ryzyka,

zwiększenie efektywności działania

Kancelarii Urzędu Miasta Katowice w zakresie zarządzania

korespondencją wpływającą do Urzędu.

Wydano 2 zalecenia :

1. Wydział Organizacji i Zarządzania, jako kierujący Biurem Obsługi Mieszkańców podjął kroki w celu:

- wzmożenia kontroli nad obrotem korespondencji wpływającej poprzez zwrócenie się do komórek merytorycznych, aby wyznaczeni pracownicy odbierający korespondencję z kancelarii Urzędu potwierdzali podpisem "wykaz pism' oraz wpisywali datę odbioru korespondencji

- zwiększenia dyscypliny pracowników UMK w obszarze obsługi dekretacji w systemie DocMan, celem wyeliminowania ryzyka opóźnień w przekazywaniu korespondencji

2. Zaleca się, aby Wydział Organizacji i Zarządzania w porozumieniu z Wydziałem Informatyki wznowił działania zmierzające do wprowadzenia powszechnego obowiązku stosowania przez pracowników UMK programu Docman w obsłudze wszelkiej korespondencji i wprowadził go zarządzeniem wewnętrznym Prezydenta Miasta.

Ustalenia audytu dowiodły osłabienia dyscypliny pracy na poziomie obsługi systemu informatycznego DocMan przez pracowników

komórek merytorycznych odbierających zadekretowaną korespondencję oraz nierzetelnego potwierdzania odbioru korespondencji zadekretowanej na poszczególne komórki merytoryczne.

Brak wewnętrznych regulacji w sprawie obowiązku stosowania programu Docman przez wszystkich pracowników UMK wpływa

na rzetelność obsługi dekretowanej korespondencji.

(7)

5.

Wydawanie kart parkingowych dla osób

niepełnosprawnych

Z/D

Identyfikacja znaczącego ryzyka,

zwiększenie efektywności działania

Wydziału Polityki Społecznej w zakresie

wydawania kart parkingowych dla osób

niepełnosprawnych.

Wydano 1 zalecenie :

1. Wyposażenie stanowiska przyjmowania wniosków o wydanie kart parkingowych w urządzenie kserujące lub urządzenie wielofunkcyjne.

Ustalenia audytu wykazały nieuzasadnione przedłużanie czasu obsługi stron składających wnioski o wydanie karty parkingowej dla osób

niepełnosprawnych.

Spowodowane jest ono brakiem kserokopiarki umożliwiającej bez zbędnej zwłoki sporządzenie kopii dokumentów w pomieszczeniu przyjmowania interesantów.

Oprócz oczywistej niedogodności spowodowanej koniecznością wypraszania stron na korytarz, wizerunek Urzędu Miasta Katowice narażany jest na niepochlebne opinie

w ocenie obsługi stron wnioskujących o wydanie kart parkingowych dla osób

niepełnosprawnych.

6.

Kontrola imprez masowych, na które wydano zezwolenia

Z/D Identyfikacja znaczącego ryzyka,

zwiększenie efektywności oraz legalność działania Wydziału Zarządzania

Kryzysowego w zakresie prowadzenia

postępowań administracyjnych oraz

kontroli imprez masowych, na które wydano zezwolenie.

1. Opracować i wprowadzić do stosowania zasady prowadzenia postępowań administracyjnych w

sprawie wydawania zezwoleń na

przeprowadzenie imprez masowych ze szczególnym uwzględnieniem kryteriów zwalniania organizatorów imprez masowych z obowiązku ponoszenia opłaty skarbowej za czynności administracyjne.

2. Wzmocnić nadzór merytoryczny nad sposobem prowadzenia postępowań w sprawie wydawania zezwoleń na przeprowadzenie imprez masowych w zakresie przestrzegania przepisów art..6 ust.1 pkt 3 ustawy o opłacie skarbowej i art.261 Kpa (opłata skarbowa przedstawiona w dniu złożenia wniosku ).

3. Skierować do Wydziału Księgowo-Rachunkowego wniosek, aby podczas przyjmowania opłat skarbowych za wydanie zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej, na dowodzie wpłaty zamieszczano nazwę danej imprezy.

4. WZK poinformował wszystkie podmioty w regionie, które z upoważnienia organizatorów imprez masowych składają do WEZK wnioski o

Ustalenia audytu wykazały niestosowanie przepisów ustawy z dnia 16.11.2006r. o opłacie skarbowej (Dz.U. z 2006r. Nr 225,

poz.1635- z późn.zm.) w zakresie terminowości jej pobierania, skuteczności

egzekwowania oraz zasad zwalniania podmiotów z obowiązku dokonania opłaty

skarbowej.

Stwierdzone w trakcie czynności audytowych przypadki niestosowania przepisów cytowanej wyżej ustawy dowodzą, że zarządzanie procesem wydawania zezwoleń

na przeprowadzenie imprezy masowej jest niezadowalające.

Zastrzeżenia audytu kierowane są także do sposobu dokumentowania przebiegu

czynności kontroli, potwierdzających zgodności przebiegu imprezy masowej

z wydanym zezwoleniem. Stosowane formularze oraz ograniczona informacja nie

dają zapewnienia, że wszystkie warunki

(8)

wydanie zezwolenia na przeprowadzenia imprezy masowej - o obowiązku przestrzegania przepisów w zakresie opłaty skarbowej, a także o konsekwencjach wynikających z naruszenia tych przepisów. Należy także zdyscyplinować podmioty w zakresie przestrzegania formularza wniosku oraz wszystkich wymaganych przez organ załączników.

5. Bezwzględne przestrzeganie art.11 ustawy o opłacie skarbowej, dotyczącego przekazywania do Wydz. Podatków i Opłat Lokalnych tutejszego Urzędu informacji o przypadkach nieuiszczenia należnej opłaty skarbowej.

6. WZK wprowadził pisemne procedury przeprowadzania kontroli zgodności imprezy masowej z warunkami określonymi w wydanym zezwoleniu, w których zawarte zostaną zasady oraz tryb przygotowania i przeprowadzenia postępowania kontrolnego oraz opracowanie formularza protokołu z przeprowadzonej kontroli, który w swojej treści odzwierciedlałby zakres kontrolowanych obszarów.

7. Wzmocnić nadzór nad jakością i sposobem gromadzenia dokumentacji dotyczącej postępowań administracyjnych w zakresie imprez masowych.

zezwolenia zostały spełnione przez organizatora, a czynności kontrolne zostały

przeprowadzone poprawnie, wykorzystując efektywnie czas przeznaczony na ich

przeprowadzenie.

7.

Realizacja planu finansowego powiatowego zasobu

geodezyjnego i kartograficznego

Z/D

Identyfikacja znaczącego ryzyka w

zakresie realizacji planu finansowego powiatowego zasobu

geodezyjnego i kartograficznego.

Wydano 1 zalecenie :

1. W planach lokalowych rozmieszczenia komórek Urzędu Miasta Katowice, należny uwzględnić zmianę siedziby Referatu Prowadzenia Zasobu Geodezyjnego i Kartograficznego Wydziału Geodezji. Nowe pomieszczenia przeznaczone do przechowywania zasobu powinny odpowiadać wymogom określonym w obowiązujących przepisach w zakresie bezpieczeństwa i ochrony przeciwpożarowej, wyposażone w klimatyzację, sygnalizację przeciwpożarową a także zabezpieczone przed zalaniem wodą. Ilość zajmowanych pomieszczeń powinna odpowiadać zakresom realizowanych zadań związanych z prowadzeniem zasobu.

Audytor wewnętrzny zwrócił uwagę na trudne warunki lokalowe Referatu Prowadzenia Zasobu Geodezyjnego i Kartograficznego Wydziału Geodezji.

Aktualnie zajmowane przez Referat pomieszczenia nie dają zapewnienia, że spełnione są wymogi dotyczące fizycznej ochrony dokumentacji zasobu geodezyjnego i kartograficznego przed zalaniem wodą, czy

pożarem. Ogólnie panująca "ciasnota"

sprawia, że warunki pracy jak również obsługi interesantów są bardzo trudne.

(9)

5) Należy wpisać wszystkie przeprowadzone zadania zapewniające i czynności doradcze, również te, które nie były ujęte w planie audytu wewnętrznego.

6) Niepotrzebne skreślić. Działalność podstawowa obejmuje działalność merytoryczną, statutową, charakterystyczną dla danej jednostki. Działalność wspomagająca obejmuje ogólnie rozumiany proces zarządzania jednostką; zapewnia sprawność i skuteczność działań w obszarze działalności podstawowej, np. zamówienia publiczne, zarządzanie kadrami.

7) Kolumnę należny wypełnić tylko w przypadku wskazania w kolumnie 5 działalności wspomagającej, wpisując odpowiednio: "Gospodarka finansowa" albo "Zakupy", albo "Zarządzanie mieniem", albo "Bezpieczeństwo", albo

"Systemy informatyczne, albo "Zarządzanie".

8) W przypadku zadań audytowych, które nie były ujęte w planie audytu wewnętrznego należny wpisać "-".

9) Należy wybrać odpowiednio "Zapewnienie o prawidłowości działania" albo "Wzrost efektywności i skuteczności działania", albo "Zwiększenie bezpieczeństwa zasobów", albo "Wykrycie znacznej nieprawidłowości", albo

"Doprowadzenie do działania zgodnego z prawem", albo "Identyfikacja znacznego ryzyka", albo "Zwiększenie efektywności i skuteczności kontroli wewnętrznej".

5. Przeprowadzone czynności sprawdzające w roku sprawozdawczym

L.p. Temat zadania zapewniającego, którego dotyczą czynności sprawdzające

Czas przeprowadzenia czynności sprawdzających

(w dniach roboczych)

Liczba audytorów wewnętrznych przeprowadzających czynności sprawdzające

(w etatach)

1 2 3 4

1.

Ocena wydatków kwalifikowanych realizowanych w ramach projektu współfinansowanego ze

środków Funduszu Spójności za 2008 rok 3 2

2.

Ocena zgodności zapisów księgowych operacji odnoszących się do realizacji i finansowania Projektów współfinansowanych kredytem EBI za

2008 rok

3 2

3. Gospodarowanie mieniem powstałym w procesie inwestycyjnym w kontekście realizowania

inwestycji w obcym majątku

1 2

4. Dotacje dla instytucji kultury 2 2

5. Udzielanie i rozliczanie dotacji dla klubów

sportowych i stowarzyszeń 3 2

(10)

6. Niezrealizowane zaplanowane zadania audytowe

L.p. Temat zadania zapewniającego lub przedmiot

czynności doradczej Zadanie zapewniające (Z) albo

czynność doradcza (D) Przyczyna niezrealizowania zadania zapewniającego lub czynności doradczej

1 2 3 4

1. Nie dotyczy

7. Istotne informacje dotyczące prowadzenia audytu wewnętrznego w roku sprawozdawczym

¹⁰⁾

Odstępstwa w realizacji Planu audytu, ujęte w tabeli nr 3 (kolumna 8 i 9) zaistniały z powodu długotrwałego L-4 audytorów.

_______________

10) W tym propozycje zmian do obowiązujących regulacji dotyczących audytu wewnętrznego