Wrocław, dnia 22.12.2014 r.
Numer referencyjny postępowania: Z/50/2014
Zapytanie ofertowe do ograniczonego rynku Wykonawców
dla zamówienia publicznego prowadzonego w trybie pozaustawowym o wartości poniżej 30.000 euro
pn.
„Usługi prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz dokumentacji księgowo-podatkowej na rzecz Zamawiającego”
I. INFORMACJE WSTĘPNE Zamawiający:
Wrocławski Komitet Organizacyjny - Światowe Igrzyska Sportowe Sp. z o.o.
ul. Rynek 13, 50-101 Wrocław
Fax: +48 71 777 94 50, Tel. +48 71 777 94 45 e-mail: biuro@theworldgames2017.com
NIP: 8971796827, REGON: 022358693 II. INFORMACJE O PROCEDURZE:
1. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w trybie pozaustawowym o wartości mniejszej niż 30.000 EURO prowadzone jest w trybie pozaustawowym: zapytania ofertowego kierowanego do otwartego rynku Wykonawców - zgodnie z wewnętrznym Regulaminem Spółki.
2. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
3. Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielenia zaliczek na poczet toczącego się postępowania.
4. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
5. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu.
III. INFORMACJE UZUPEŁNIAJĄCE
1. Wszelkie koszty związane z przygotowaniem oraz dostarczeniem oferty ponosi Wykonawca.
2. Procedura zapytania ofertowego w w/w trybach zostaje unieważniona gdy wystąpi jedna z n/w przesłanek:
a. nie zostanie złożona żadna oferta,
b. cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,
c. wystąpi istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie Wnioskodawcy, czego nie można było wcześniej przewidzieć.
3. Zamawiający w uzasadnionych przypadkach zastrzega sobie prawo zmiany lub uzupełnienia treści niniejszego dokumentu. Zmiana może mieć miejsce w każdym czasie przed upływem terminu do składania ofert. W przypadku wprowadzenia takiej zmiany informacja o tym zostanie niezwłocznie zamieszczona na stronie internetowej Zamawiającego.
IV. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
1. Przedmiotem zamówienia jest Świadczenie usług prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz dokumentacji księgowo-podatkowej na rzecz Spółki Wrocławski Komitet Organizacyjny - Światowe Igrzyska Sportowe sp. z o.o.” z siedzibą: ul. Rynek 13, 50-101 Wrocław
Wspólny Słownik Zamówień CPV:
79212500-8 Usługi kontroli rachunkowej 79211000-6 Usługi księgowe
2. Szczegółowe opisy przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 2 do niniejszej specyfikacji
3. Wykonawca będzie wystawiał Zamawiającemu comiesięczną fakturę VAT tytułem zapłaty ryczałtowego wynagrodzenia za świadczone usługi.
4. Zamawiający zobowiązuje się regulować należności za usługi, w terminie 30 dni od daty doręczenia przez Wykonawcę prawidłowo wystawionej faktury VAT, przelewem, na rachunek bankowy w niej wskazany.
5. Wykonawca oświadcza, że posiada wszelkie niezbędne uprawnienia oraz środki do wykonania przedmiotu niniejszej umowy w sposób gwarantujący jej wykonanie w sposób zgodny z prawem i z należytą starannością.
6. Termin wykonania zamówienia: od dnia 01.01.2015 roku do dnia 31.12.2015 roku.
V. ZADANIA I OBOWIĄZKI WYKONAWCY NINIEJSZYM POSTĘPOWANIU
1. Wykonawca, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, zobowiązuje się do podpisania umowy.
2. Wykonawca może powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcy.
W takim wypadku Zamawiający żąda wskazania przez Wykonawcę części zamówienia, której wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcy.
VI. WARUNKI, DOKUMENTY ORAZ OŚWIADCZENIA
Wykonawca ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego zobowiązany jest złożyć:
a. Wypełniony druk „Oferta” (załącznik nr 1 ) wraz zaakceptowanym Opisem Przedmiotu Zamówienia (załącznik nr 2 ).
b. ewentualne Pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy (w przypadku gdy nie wynika ono z załączonych dokumentów). Pełnomocnictwo można złożyć wg własnego wzoru lub w/g wzoru z załącznika nr 3 do niniejszego Zapytania – jeżeli dotyczy.
VII. TERMIN SKŁADANIA OFERT:
Termin składania ofert:
a. Ofertę należy dostarczyć Zamawiającemu w terminie do dnia 31.12.2014 r. do godz.
12:00 w jednej z n/w form:
- forma pisemna – należy złożyć (osobiście lub drogą poczty tradycyjnej) w siedzibie Zamawiającego (Sekretariat Zarządu– III p.).
- forma elektroniczna - należy dostarczyć drogą poczty elektronicznej czytelne skany wypełnionych i podpisanych dokumentów – na adres e-mail:
bartosz.kolcz@theworldgames2017.com
b. Za datę złożenia oferty uznaje się datę wpływu oferty do siedziby /skrzynkę e-mail Zamawiającego
c. Oferta złożona po terminie nie będzie podlegała rozpatrzeniu.
VIII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERT 1. Informacje ogólne
Wykonawca jest zobowiązany przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w niniejszym Zapytaniu Ofertowym.
2. Język, w którym należy sporządzić ofertę.
Ofertę należy sporządzić tylko w języku polskim z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności.
3. Jedna oferta jeden Wykonawca
a. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę dla danej części zamówienia.
b. Złożenie przez jednego Wykonawcę więcej niż jednej oferty lub oferty zawierającej rozwiązania wariantowe spowoduje ich odrzucenie.
4. Oferta
a. Ofertę stanowi druk "OFERTA" z załącznikami.
b. Wymaga się, by oferta wraz załącznikami była podpisana przez osobę/osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy.
c. Wymaga się, aby wszelkie poprawki były dokonane w sposób czytelny i dodatkowo opatrzone parafą osoby podpisującej ofertę.
5. Pełnomocnictwo
Pełnomocnictwo do podpisania oferty powinno być dołączone do oferty, o ile umocowanie osoby podpisującej ofertę nie wynika z innych dokumentów dołączonych do oferty. Jeżeli Wykonawcę reprezentuje pełnomocnik do oferty musi być załączone pełnomocnictwo posiadające jego zakres i podpisane przez osoby uprawnione do reprezentacji Wykonawcy
(np. według– załącznika nr 3). Pełnomocnictwo musi być złożone w formie oryginału lub notarialnie potwierdzonej kopii.
IX. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY
a. Wykonawca oblicza cenę ofertową uwzględniając zakres przedmiotowy usługi wskazany w Opisie Przedmiotu Zamówienia (załącznik nr 2 ).
b. Cenę należy podać w złotych polskich z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
c. Brak wypełnienia ceny lub podanie kwoty „0” spowoduje odrzucenie oferty.
d. Podana w ofercie cena musi uwzględniać wszystkie wymagania Zamawiającego określone w niniejszym Zapytaniu Ofertowym oraz obejmować wszelkie koszty, jakie poniesie Wykonawca z tytułu należnej oraz zgodnej z obowiązującymi przepisami realizacji przedmiotu zamówienia, w tym podatek VAT.
e. Jeżeli Wykonawca złoży ofertę, której wybór prowadziłby do powstania obowiązku podatkowego Zamawiającego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług w zakresie dotyczącym wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, Zamawiający w celu oceny takiej oferty doliczy do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek wpłacić zgodnie z obowiązującymi przepisami.
f. Rozliczenia będą prowadzone tylko w złotych polskich. Zamawiający nie przewiduje rozliczenia w walutach obcych.
X. KRYTERIA WYBORU OFERTY
Przy wyborze najkorzystniejszej oferty dla danej części zamówienia Zamawiający kierował się będzie następującym kryterium:
Cena całkowita podana w ofercie (brutto z podatkiem VAT) = 100%
Maksymalną liczbę punktów otrzyma Wykonawca, który zaproponuje najniższą cenę.
Pozostałym Wykonawcom zostanie przypisana odpowiednio mniejsza ilość punktów w odniesieniu do najkorzystniejszej oferty w zakresie kryterium.
Liczba punktów liczona będzie według wzoru:
cena najniższa spośród badanych ofert
C = x 100 pkt.
cena badanej oferty
Za najkorzystniejszą ofertę uznana będzie oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów.
Zamawiający wybierze Wykonawcę, który złoży najkorzystniejszą ofertę.
XI. FORMALNOŚCI JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY
Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający jednocześnie zawiadomi Wykonawców, którzy złożyli oferty, o wyborze najkorzystniejszej oferty. Zawiadomienie nastąpi drogą elektroniczną (e-mail) lub pisemną – w/g wyboru Zamawiającego.
XII. OGÓLNE WARUNKI UMOWY
Ogólne warunki umowy zawiera załącznik nr 4 do mniejszego Zapytania Ofertowego.
XIII. INFORMACJA O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI ORAZ PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW
1. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje
a. W niniejszym postępowaniu wszystkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazywane będą w formie pisemnej, faksem lub drogą elektroniczną.
b. Pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy należy złożyć w formie oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii, zobowiązanie podmiotów trzecich należy złożyć w formie oryginału.
c. Niezłożenie dokumentów w wymaganej formie skutkować będzie uznaniem przez Zamawiającego, że nie doszło do ich złożenia w wyznaczonym do tego terminie.
2. Wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z Wykonawcami Do porozumiewania się z Wykonawcami Zamawiający wyznacza:
1) W sprawach merytorycznych (przedmiot zamówienia):
Małgorzata Mielnik-Jakubiszyn
e-mail: malgorzata.jakubiszyn@theworldgames2017.com tel. +48 71 777 94 45, fax: +48 71 777 94 50
2) W sprawach formalnych (procedura):
Bartosz Kołcz
e-mail: bartosz.kolcz@theworldgames2017.com tel. +48 71 777 94 45, fax: +48 71 777 94 50 XIV. ZAŁĄCZNIKI:
1. Załącznik Nr 1 – Formularz ofertowy
2. Załącznik Nr 2 – Opis Przedmiotu Zamówienia 3. Załącznik Nr 3 – Wzór pełnomocnictwa
4. Załącznik Nr 4 – Wzór umowy (Ogólne warunki umowy) Zapytanie Ofertowe – opracował:
Bartosz Kołcz
Załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego Z/50/2014
……….……….
pieczęć Wykonawcy
FORMULARZ OFERTOWY
Dane dotyczące Wykonawcy:
Nazwa Wykonawcy/Wykonawców (w przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienia):
…………...………
……….…..………..………..
Adres: ………..………..
……….……….
Telefon: ……….………… Faks: ………..……….……….………..
E-mail: ……….………..…...………….
NIP: ……… REGON: ………..
Nawiązując do ogłoszenia Z/50/2014 pn. „Usługi prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz dokumentacji księgowo-podatkowej na rzecz Zamawiającego”
1. Oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia zgodnie z załączonym Opisem Przedmiotu Zamówienia sporządzonym według załącznika nr 2:
cena ofertowa netto wykonania usługi/miesięcznie - wynosi:
... zł (słownie: ...)
cena ofertowa brutto wykonania usługi/miesięcznie - wynosi:
... zł (słownie: ...)
2. Zamówienie będziemy wykonywali w terminie wymaganym przez Zamawiającego, tj. od dnia 01 stycznia 2015 r. do dnia 31 grudnia 2015 r. zgodnie na warunkach określonych w: niniejszym Zapytaniu Ofertowym, Opisie Przedmiotu Zamówienia (zał. nr 1 do Zapytania)
3. Oświadczamy, że zapoznaliśmy się z Zapytaniem Ofertowym oraz załącznikami do niego i nie wnosimy do niej zastrzeżeń, zdobyliśmy konieczne informacje potrzebne do
przygotowania oferty i właściwego wykonania zamówienia a wszelkie koszty ujęte w ofercie zostały oszacowane w sposób kompleksowy.
4. Oświadczamy, że załączone do Zapytania Ofertowego ogólne warunki umowy zostały przez nas zaakceptowane bez zastrzeżeń i zobowiązujemy się w przypadku wyboru naszej oferty do zawarcia umowy w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego.
5. Oświadczamy, że strony naszej oferty łącznie ze wszystkimi załącznikami są podpisane i ponumerowane a cała oferta składa się z ... stron.
Miejscowość, data: ...
……….……….………
pieczęć i podpis osoby(osób) uprawnionej(ych) do reprezentowania Wykonawcy
Załącznik nr 2 do Zapytania Ofertowego Z/50/2014
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Dotyczy zamówienia: Z/50/2014 pn. „Usługi prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz dokumentacji księgowo-podatkowej na rzecz Zamawiającego”
1. W wykonaniu zamówienia Wykonawca jest obowiązany do analizowania otrzymywanych dokumentów źródłowych pod względem formalnym oraz podatkowym i niezwłocznego informowania Zamawiającego o wykrytych brakach.
2. W zakresie prowadzenia dokumentacji księgowo – podatkowej Wykonawca zobowiązany jest do:
a) prowadzenia w imieniu i na rzecz Zamawiającego ksiąg rachunkowych i innych ewidencji do celów podatkowych;
b) sporządzania w imieniu i na rzecz Zamawiającego zeznań i deklaracji podatkowych w szczególności VAT, CIT, podatek od nieruchomości, PCC, akcyzy itp.;
c) sporządzania rocznego sprawozdania finansowego w terminie wynikającym z obowiązujących przepisów prawa;
d) sporządzania wszelkich zestawień na każde żądanie Zamawiającego na podstawie danych, które są w posiadaniu Wykonawcy, w szczególności sprawozdań i zestawień wymaganych przez banki finansujące;
e) sporządzania i wysyłania obowiązkowej sprawozdawczości GUS, z zakresu ochrony środowiska oraz innych do których Zamawiający jest zobowiązany. W przypadku braku w księgach rachunkowych informacji niezbędnych do przygotowania tych sprawozdań Zamawiający zobowiązuje się dostarczyć brakujące dane w przeciągu 2 pełnych dni roboczych od zapytania Wykonawcy.
f) Świadczenia usług w siedzibie Zamawiającego w wymiarze 8 godzin/tydzień (1 dzień – 8 godzin lub 2 dni – po 4 godziny, w dniach wyznaczonych przez Zamawiającego).
Wykonawca zapewni sobie niezbędny sprzęt oraz oprogramowanie niezbędne do świadczenia w/w usługi (w siedzibie Zamawiającego)
3. Wykonawca zobowiązany jest również do:
a) niezwłocznego, ale nie później niż w przeciągu 2 pełnych dni roboczych od zapytania Zamawiającego, udzielania Zamawiającemu niezbędnych informacji i wyjaśnień z zakresu jego zobowiązań podatkowych;
b) niezwłocznego, ale nie później niż w przeciągu 2 pełnych dni roboczych od zapytania
Zamawiającego, udzielania Zamawiającemu informacji o stanie rozrachunków z kontrahentami wraz z podaniem ich przeterminowań;
c) niezwłocznego udzielania wszelkich wyjaśnień organom kontrolnym, a także brania czynnego udziału w postępowaniu kontrolnym;
d) informowania Zamawiającego (fax lub mail) w terminie 3 pełnych dni roboczych przed terminem płatności o wysokości zobowiązań podatkowych przypadających z określonego tytułu na dany miesiąc obrachunkowy;
e) gromadzenia i przechowywania dokumentacji księgowej, dokumentów źródłowych w sposób gwarantujący wykonanie obowiązków podatkowych oraz uniemożliwiający dostęp
do nich niepowołanych osób trzecich, ich zniszczenie bądź uszkodzenie;
f) archiwizowanie zapisów ksiąg rachunkowych oraz innych ewidencji z częstotliwością umożliwiającą odtworzenie dokumentacji;
g) udostępnienia w sposób on-line, w czasie rzeczywistym danych rachunkowo-księgowych w dowolnej konfiguracji raportu danych
h) niezwłocznego, ale nie później niż w przeciągu 2 pełnych dni roboczych od żądania Zamawiającego wydawania prowadzonej dokumentacji księgowo-podatkowej i dokumentów źródłowych na każde żądanie Zamawiającego;
i) informowania o wszelkich zmianach w obowiązujących przepisach mających istotny wpływ na obowiązki Zamawiającego wynikające z przepisów podatkowych, o rachunkowości itp.;
j) przekazania Zamawiającemu, po zakończeniu realizacji przedmiotowej umowy, wszelkich dokumentów będących w posiadaniu Wykonawcy, a wynikających z przedmiotowej umowy;
k) monitoringu i windykacji należności, przy czym windykacja ograniczy się do sporządzenia odpowiedniego dokumentu do dłużnika i przekazaniu go Zamawiającemu.
4. do obowiązków Wykonawcy nie należy:
a) opłacanie w jakiejkolwiek formie zobowiązań podatkowych Zamawiającego;
b)dokonywanie spisów z natury;
c) opracowywanie wniosków kredytowych;
d)prowadzenie dokumentacji obrotu kasowego;
e) opłacanie w jakiejkolwiek formie innych zobowiązań Zamawiającego;
f) sporządzanie analiz finansowych;
g)doradztwo podatkowe w zakresie wydawania opinii, przy czym jeżeli Zamawiający wystąpi o taką opinię to Wykonawca zleci jej opracowanie swojemu podwykonawcy za odrębnym wynagrodzeniem po uzgodnieniu z Zamawiającym osoby podwykonawcy i kwoty wynagrodzenia.
Miejscowość, data: ...
Akceptuję zakres zadań:
……….……….………
pieczęć i podpis osoby(osób) uprawnionej(ych) do reprezentowania Wykonawcy
Załącznik nr 3 do Zapytania Ofertowego Z/50/2014
……….……….
pieczęć Wykonawcy
PEŁNOMOCNICTWO
Zarejestrowana nazwa firmy:...
Siedziba firmy:...
Adres firmy:...
Upoważnionym przedstawicielem do uczestnictwa w przetargu, podpisywania oferty, umowy oraz innych dokumentów związanych z postępowaniem w sprawie udzielenia zamówienia publicznego pn.: „Usługi prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz dokumentacji księgowo-podatkowej na rzecz Zamawiającego” i podejmowania decyzji w imieniu Wykonawcy jest:
Pan/Pani...
miejscowość, data: ...
...
pieczęć i podpis osoby(osób) udzielającej(cych) upoważnienia
Załącznik nr 4 do Zapytania Ofertowego Z/50/2014 Wzór umowy (Ogólne warunki umowy)
UMOWA nr……..
z dnia ………..
W wyniku rozstrzygnięcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie pozaustawowym o wartości poniżej 30.000 euro na „Usługi prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz dokumentacji księgowo-podatkowej na rzecz Zamawiającego”
została zawarta umowa pomiędzy:
Wrocławski Komitet Organizacyjny- Światowe Igrzyska Sportowe 2017 Sp. z o.o.
z siedzibą: ul. Rynek 13, 50-101 Wrocław, NIP: 897-179-68-27, REGON: 022358693 – reprezentowana przez:
1. ………..
2. ………..
zwaną dalej Zamawiającym, a
………
z siedzibą: ………, NIP: ………., REGON:……… – reprezentowana przez:
1. ………..
2. ………..
zwana/y dalej Wykonawcą
Postanowienia ogólne
§ 1
Przedmiotem niniejszej umowy jest ustalenie praw i obowiązków Stron w związku ze świadczeniem przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego usług w zakresie księgowości
wraz z rozliczeniem podatku dochodowego i VAT, w dalszej treści określanych jako „Usługi”.
§ 2
1. Zamawiający oświadcza, iż prowadzi działalność gospodarczą w oparciu o wpis do Krajowego Rejestru Sądowego – Rejestru Przedsiębiorstw oraz, że jest podatnikiem podatku od towarów i usług.
2. Zamawiający oświadcza, że został mu nadany NIP 8971796827.
3. Wykonawca oświadcza, iż spełnia warunki ustawowe do wykonywania działalności gospodarczej w zakresie świadczenia Usług, posiada niezbędną wiedzę z zakresu prawa podatkowego, bilansowego i rachunkowości oraz iż dysponuje odpowiednimi możliwościami lokalowymi, sprzętowymi i kadrowymi do świadczenia Usług.
4. Wykonawca oświadcza, że posiada ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej oraz w związku z usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych w zakresie umożliwiającym pokrycie szkód, jakie mogą powstać w związku z wykonywaniem i wykonaniem przedmiotowej umowy. Kopia aktualnej polisy ubezpieczeniowej stanowi załącznik nr … do niniejszej umowy. Każdorazowe odnowienie polisy skutkuje obowiązkiem przekazania kopii tej polisy Zamawiającemu.
5. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za prawidłowość ksiąg rachunkowych, oraz wyliczonych danych w przypadku nie otrzymania kompletu dokumentów, nieterminowego ich przekazania lub nieprawidłowego ich wystawienia i opracowania od strony merytorycznej przez Zamawiającego.
Obowiązki Wykonawcy
§ 3
1. Na mocy niniejszej Umowy Zamawiający powierza, w trybie art. 4 ust. 5 oraz art. 11 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994. o rachunkowości ( Dz.U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223) z późniejszymi zmianami, Wykonawcy prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz dokumentacji księgowo - podatkowej w oparciu o przedkładane dokumenty źródłowe, a Wykonawca zobowiązuje się wykonać czynności z należytą starannością i w sposób zgodny z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
2. Przez dokumenty źródłowe Strony rozumieją wszelkie materiały stanowiące podstawę dokonywania zapisów w odpowiednich księgach i rejestrach.
§ 4
5. W wykonaniu niniejszej Umowy Wykonawca jest obowiązany do analizowania otrzymywanych dokumentów źródłowych pod względem formalnym oraz podatkowym i niezwłocznego informowania Zamawiającemu o wykrytych brakach.
6. W zakresie prowadzenia dokumentacji księgowo – podatkowej Wykonawca zobowiązany jest do:
a) prowadzenia w imieniu i na rzecz Zamawiającego ksiąg rachunkowych i innych ewidencji do celów podatkowych;
b) sporządzania w imieniu i na rzecz Zamawiającego zeznań i deklaracji podatkowych w szczególności VAT, CIT, podatek od nieruchomości, PCC, akcyzy itp.;
c) sporządzania rocznego sprawozdania finansowego w terminie wynikającym z obowiązujących przepisów prawa;
d) sporządzania wszelkich zestawień na każde żądanie Zamawiającego na podstawie danych, które są w posiadaniu Wykonawcy, w szczególności sprawozdań i zestawień wymaganych przez banki finansujące;
e) sporządzania i wysyłania obowiązkowej sprawozdawczości GUS, z zakresu ochrony środowiska oraz innych do których Zamawiający jest zobowiązany. W przypadku braku w księgach rachunkowych informacji niezbędnych do przygotowania tych sprawozdań Zamawiający zobowiązuje się dostarczyć brakujące dane w przeciągu 2 pełnych dni roboczych od zapytania Wykonawcy.
7. Wykonawca zobowiązany jest również do:
a) niezwłocznego, ale nie później niż w przeciągu 2 pełnych dni roboczych od
zapytania Zamawiającego, udzielania Zamawiającemu niezbędnych informacji i wyjaśnień z zakresu jego zobowiązań podatkowych;
b) niezwłocznego, ale nie później niż w przeciągu 2 pełnych dni roboczych od zapytania Zamawiającego, udzielania Zamawiającemu informacji o stanie rozrachunków z kontrahentami wraz z podaniem ich przeterminowań;
c) niezwłocznego udzielania wszelkich wyjaśnień organom kontrolnym, a także brania czynnego udziału w postępowaniu kontrolnym;
d) informowania Zamawiającego (fax lub mail) w terminie 3 pełnych dni roboczych przed terminem płatności o wysokości zobowiązań podatkowych przypadających z określonego tytułu na dany miesiąc obrachunkowy;
e) gromadzenia i przechowywania dokumentacji księgowej, dokumentów źródłowych w sposób gwarantujący wykonanie obowiązków podatkowych oraz uniemożliwiający dostęp do nich niepowołanych osób trzecich, ich zniszczenie bądź uszkodzenie;
f) archiwizowanie zapisów ksiąg rachunkowych oraz innych ewidencji z częstotliwością umożliwiającą odtworzenie dokumentacji;
g) udostępnienia w sposób on-line, w czasie rzeczywistym danych rachunkowo- księgowych w dowolnej konfiguracji raportu danych;
h) niezwłocznego, ale nie później niż w przeciągu 2 pełnych dni roboczych od żądania Zamawiającego wydawania prowadzonej dokumentacji księgowo-podatkowej i dokumentów źródłowych na każde żądanie Zamawiającemu;
i) informowania o wszelkich zmianach w obowiązujących przepisach mających istotny wpływ na obowiązki Zamawiającego wynikające z przepisów podatkowych, o rachunkowości itp.;
j) przekazania Zamawiającemu, po zakończeniu realizacji przedmiotowej umowy, wszelkich dokumentów będących w posiadaniu Wykonawcy, a wynikających z przedmiotowej umowy;
k) monitoringu i windykacji należności, przy czym windykacja ograniczy się do sporządzenia odpowiedniego dokumentu do dłużnika i przekazaniu go Zamawiającemu.
§ 5
Strony zgodnie oświadczają, iż do obowiązków Wykonawcy nie należy:
a) opłacanie w jakiejkolwiek formie zobowiązań podatkowych Zamawiającego;
b) dokonywanie spisów z natury;
c) opracowywanie wniosków kredytowych;
d) prowadzenie dokumentacji obrotu kasowego;
e) opłacanie w jakiejkolwiek formie innych zobowiązań Zamawiającego;
f) sporządzanie analiz finansowych;
g) doradztwo podatkowe w zakresie wydawania opinii, przy czym jeżeli Zamawiający wystąpi o taką opinię to Wykonawca zleci jej opracowanie swojemu podwykonawcy za odrębnym wynagrodzeniem po uzgodnieniu z Zamawiającym osoby podwykonawcy i kwoty wynagrodzenia.
§ 6
1. Żądanie Zamawiającego wydania przez Wykonawcę dokumentów winno być przedstawione przez Zamawiającego na piśmie z dokładnym ich wyszczególnieniem.
2. Wydanie dokumentów następuje za pisemnym pokwitowaniem, szczegółowo wymieniającym wszystkie wydawane dokumenty stosownie do ich rodzaju.
3. W przypadku wydania dokumentacji w okresie roku obrotowego, Wykonawca jest zwolniony z obowiązków, wynikających z niniejszej Umowy, dla wykonania których niezbędny jest dostęp
do dokumentów wydanych Zamawiającemu.
4. Sytuacja opisana w ust. 3 nie dotyczy wydania dokumentacji na żądanie prokuratury oraz innych instytucji państwowych.
§ 7
Usługi wykonywane będą przez Wykonawcę przy użyciu zapisu komputerowego. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu dokumentację stosowanego systemu informatycznego oraz zapozna z elementami kontroli wewnętrznej wbudowanej w ten system.
§ 8
Strony zgodnie oświadczają, iż termin złożenia przez Wykonawcę właściwym organom zeznań i deklaracji sporządzanych na podstawie prowadzonych ksiąg i ewidencji Zamawiającemu jest
zachowany, gdy na wyraźne żądanie Zamawiającego deklaracje zostały wydane Zamawiającemu lub osobom przez niego wskazanym.
Czynności dodatkowe
§ 9
Strony ustalają, iż na podstawie odrębnych ustaleń Wykonawca może podjąć się wykonywania na rzecz Zamawiającego dodatkowych usług, za zapłatą odrębnego wynagrodzenia.
Obowiązki Zamawiającego
§ 10
W wykonaniu niniejszej Umowy Zamawiający jest obowiązany do:
1. terminowego przekazywania dokumentów źródłowych i innych materiałów niezbędnych do świadczenia przez Wykonawcę Usług;
2. udzielania Wykonawcy wszelkich informacji i wyjaśnień, niezbędnych do świadczenia Usług.
§ 11
Zamawiający obowiązany jest powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu przechowywania ksiąg oraz podmiocie je prowadzącym w terminie 14 dni od daty wydania ksiąg poza siedzibę Zamawiającego.
§ 12
1. Zamawiający obowiązany jest przekazywać Wykonawcy – będące w jego dyspozycji -
materiały źródłowe w terminach uzgodnionych z Wykonawcą, nie później jednak niż do 10-go dnia miesiąca po miesiącu roku obrotowego, którego te dokumenty dotyczą. Przy
czym Zamawiający zobowiązuje się do przekazywania dokumentów co najmniej raz w tygodniu. Przekazywanie dokumentów będzie następowało w siedzibie Zamawiającego.
2. Zamawiający zobowiązuje się do informowania o wszystkich zmianach zachodzących w działalności i stanie prawnym firmy, mających wpływ na prawidłowe prowadzenie ksiąg.
3. W przypadku czynności dodatkowych, materiały źródłowe przekazywane będą w terminie odrębnie ustalonym dla każdej z czynności.
4. W razie przekroczenia terminu dostarczenia dokumentów, Wykonawca zwolniony jest z odpowiedzialności za ewentualne nie dochowanie terminów przewidzianych dla czynności wskazanych w §4.
5. Przekazanie dokumentów źródłowych do zaksięgowania może następować poprzez kontakt osobisty z wyznaczonym pracownikiem Wykonawcy, w formie papierowej, potwierdzone protokołami przekazania.
Postanowienia wspólne
§ 13
Strony wspólnie ustalają, iż księgi, rejestry oraz wszelkie inne dokumenty podatkowe potrzebne Stronom do realizacji niniejszej Umowy, przechowywane będą w siedzibie Wykonawcy.
§ 14
1. Strony obowiązane są zachować w tajemnicy fakty i informacje, z którymi zapoznały się w związku z wykonywaniem niniejszej Umowy, dotyczące w szczególności zasad ich współpracy oraz wszelkich informacji o Zamawiającym uzyskanych w okresie współpracy.
2. Obowiązek wskazany w ustępie poprzedzającym trwa w okresie obowiązywania niniejszej Umowy oraz po jej rozwiązaniu.
§ 15
Z obowiązku wskazanego w paragrafie poprzedzającym Strony mogą być zwolnione wyłącznie z uwagi na żądanie organów podatkowych bądź innych władz, stosownie do obowiązujących w tym zakresie przepisów.
Wynagrodzenie
§ 16
1. Z tytułu świadczenia Usług w oparciu o postanowienia niniejszej Umowy, Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie miesięczne za cały okres trwania umowy, w wysokości: ……… zł.
netto (słownie: ……… złotych netto), plus podatek VAT w wysokości zgodnej z obowiązującymi przepisami.
2. Oprócz wynagrodzenia przewidzianego w ust. 1 Wykonawcy przysługuje dodatkowe
wynagrodzenie w przypadku objęcia przedmiotem umowy czynności dodatkowych, na podstawie §9.
3. Wynagrodzenie jest płatne w terminie 30 dni licząc od dnia doręczenia prawidłowo wystawionej pod względem formalnym i merytorycznym faktury VAT do siedziby Zamawiającemu , na rachunek bankowy wskazany na fakturze.
4. Faktury wystawiane będą przez Wykonawcę w terminie do 15 dnia miesiąca następnego.
W przypadku opóźnienia płatności wynagrodzenia Wykonawcy przysługują odsetki w wysokości ustawowej.
Kary umowne
§17
1. W wypadku nałożenia na Zamawiającego przez odpowiednie instytucje/organy podatkowe
lub inne właściwe organy, kar wynikających z nienależytego wywiązywania się z umowy przez Wykonawcę - Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości równowartości kar nałożonych na Zamawiającego.
2. W razie zaistnienia przesłanek do naliczenia kary umownej zgodnie z postanowieniami ust.
1 kara zostanie zapłacona przez Wykonawcę w terminie 14 dni od daty dostarczenia przez Zamawiającego żądania zapłaty.
3. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, które naliczane będą w następujących przypadkach
i wysokościach:
a. z tytułu odstąpienia od umowy przez którąkolwiek ze stron z przyczyn zależnych od Wykonawcy – w wysokości 10 % przewidywanej łącznej wartości brutto przedmiotu
umowy,
b. z tytułu realizacji zamówienia z nienależytą starannością - w wysokości 5 % wartości miesięcznego wynagrodzenia brutto – za każde zdarzenie.
4. Zamawiający ma prawo sumowania wyżej wymienionych kar umownychi obciążenia Wykonawcy w ich łącznym wymiarze.
5. Zamawiający zastrzega sobie prawo dochodzenia odszkodowania uzupełniającego przekraczającego zastrzeżone kary umowne do pełnej wysokości poniesionej szkody w tym utraconych korzyści.
6. Kary umowne w pierwszej kolejności potrącone będą z bieżących należności Wykonawcy.
Odpowiedzialność
§ 18
W zakresie objętym niniejszą Umową Wykonawca ponosi odpowiedzialność za:
1. prawidłowość materialną ksiąg, polegającą na prowadzeniu ich zgodnie ze stanem rzeczywistym;
2. prawidłowość formalną ksiąg, polegającą na prowadzeniu ich zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami;
3. poprawność kwalifikacji zdarzeń gospodarczych pod kątem podatkowym.
§ 19
1. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za stosowanie interpretacji odpowiednich przepisów prawnych, obowiązujących w dacie dokonywania stosownych zapisów księgowych, przeprowadzonej przez upoważnione do tego podmioty, uzyskanej od kompetentnych organów podatkowych bądź opublikowanej w prasie fachowej.
2. Zamawiający jest świadom obowiązywania Ustawy z dnia 16.11.2000 roku o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, a w szczególności o ciążącym na nim obowiązku wynikającym z art. 8 ust. 1 wymienionej ustawy.
Wykonawca potwierdza, iż osoby zaangażowane do prowadzenia ksiąg rachunkowych zostały przeszkolone z zakresu wyżej wymienionej ustawy i posiadają wymagane zaświadczenia.
§ 20
1. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za zapisy dokonane przez Zamawiającego lub osoby trzecie w okresie wydania na żądanie Zamawiającemu ksiąg i dokumentacji poza
siedzibę Wykonawcy.
2. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za prowadzone księgi rachunkowe przez Zamawiającego do dnia rozpoczęcia prowadzenia usługi.
3. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za rozliczenia podatkowe Zamawiającego do dnia rozpoczęcia prowadzenia usługi, przy czym sporządzenie i złożenie korekty leży po
stronie Wykonawcy, Wykonawca zobowiązuje się do wypełnienia tego obowiązku do końca miesiąca, w którym otrzyma dokumenty dotyczące korekty.
4. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za ewentualną nierzetelność lub niezgodność ze stanem rzeczywistym dokumentów źródłowych i informacji przekazywanych przez Zamawiającego.
Powierzenie przetwarzania danych i ich ochrona
§ 21
1. Zamawiający powierza przetwarzanie danych osobowych, podanych dobrowolnie w niniejszej umowie, jedynie w celu jej prawidłowej realizacji.
2. Wykonawca oświadcza, że dane osobowe będą przetwarzane w jego siedzibie lub siedzibie Zamawiającego.
3. Zamawiający ma prawo do wglądu do przekazanych danych osobowych oraz ich poprawiania zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r., Nr 101, poz. 926 ze zm.).
4. Wykonawca oświadcza, że w czasie przetwarzania danych osobowych zachowane zostaną wymogi ustawy o ochronie danych osobowych oraz że wszystkie użyte środki techniczne Wykonawcy są zgodne z zapisami ustawy o ochronie danych osobowych.
Okres obowiązywania Umowy
§ 22
1. Umowa zostaje zawarta na czas określony od dnia 01.01.2015 roku do dnia 31.12.2015 roku.
2. Umowa może zostać rozwiązana przez każdą ze Stron z zachowaniem trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia, na koniec miesiąca kalendarzowego.
3. Po okresie, o którym mowa w ust. 1 niniejszego paragrafu Strony będą mogły zawrzeć umowę na okres dłuższy, zawierając w tej sprawie aneks do przedmiotowej umowy.
Postanowienia końcowe
§ 23
1. Wszelkie oświadczenia Stron składane w wykonaniu niniejszej Umowy a także jej zmian bądź rozwiązanie wymagają dla swej ważności formy pisemnej.
2. Osoby odpowiedzialne za wykonanie umowy po stronie Wykonawcy:
za sprawy księgowe: ………..
3. Osoby odpowiedzialne za wykonywanie umowy po stronie Zamawiającego:
za sprawy księgowe: ………...
4. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową znajdują zastosowanie odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego.
5. Niniejszą Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.
ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA
