Wrocław, dnia 15 lutego 2016r.
Numer referencyjny postępowania: Z/18/2016
Zapytanie ofertowe do otwartego rynku Wykonawców
dla zamówienia publicznego prowadzonego w trybie pozaustawowym o wartości poniżej 30.000 euro
pn.
„Kompleksowe prowadzenie usług w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz dokumentacji księgowo-podatkowej oraz usług w zakresie kadrowo płacowym na rzecz
Zamawiającego w roku 2016”
I. INFORMACJE WSTĘPNE Zamawiający:
Wrocławski Komitet Organizacyjny – Światowe Igrzyska Sportowe 2017 Sp. z o.o., z siedzibą przy ul. Rynek 13, 50-101 Wrocław, wpisaną do rejestru przedsiębiorców, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000504742, NIP: 897-179- 68-27, REGON: 022358693 kapitał zakładowy w wysokości: 8.877.000,00 zł,
Fax: +48 71 777 94 50, Tel. +48 71 777 94 45 e-mail: biuro@theworldgames2017.com
strona WWW (do pobrania Zapytania Ofertowego w wersji elektronicznej:
http://bip.theworldgames2017.com) II. INFORMACJE O PROCEDURZE:
1. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w trybie pozaustawowym o wartości mniejszej niż 30.000 EURO prowadzone jest w trybie pozaustawowym: zapytania ofertowego kierowanego do otwartego rynku Wykonawców - zgodnie z wewnętrznym Regulaminem Spółki.
2. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
3. Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielenia zaliczek na poczet toczącego się postępowania.
4. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
5. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu.
III. INFORMACJE UZUPEŁNIAJĄCE
1. Wszelkie koszty związane z przygotowaniem oraz dostarczeniem oferty ponosi Wykonawca.
2. Procedura zapytania ofertowego w w/w trybach zostaje unieważniona gdy wystąpi jedna z n/w przesłanek:
a. nie zostanie złożona żadna oferta,
b. cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,
c. wystąpi istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie Wnioskodawcy, czego nie można było wcześniej przewidzieć.
3. Zamawiający w uzasadnionych przypadkach zastrzega sobie prawo zmiany lub uzupełnienia treści niniejszego dokumentu. Zmiana może mieć miejsce w każdym czasie przed upływem terminu do składania ofert. W przypadku wprowadzenia takiej zmiany informacja o tym zostanie niezwłocznie zamieszczona na stronie internetowej
Zamawiającego.
IV. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowe prowadzenie usług w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz dokumentacji księgowo-podatkowej oraz usług w zakresie kadrowo płacowym w roku 2016na rzecz Spółki Wrocławski Komitet Organizacyjny – Światowe Igrzyska Sportowe 2017 Sp. z o.o.
Wspólny Słownik Zamówień CPV:
79211000-6 - Usługi księgowe 79220000-2 - Usługi podatkowe
79631000-6 - Usługi dotyczące personelu i listy płac
2. Szczegółowe opisy przedmiotu zamówienia określa załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania Ofertowego.
3. Określone w załączniku nr 2 do niniejszego Zapytania Ofertowego dane są ilościami szacunkowymi służącymi do skalkulowania ceny oferty, porównania ofert oraz wyboru najkorzystniejszej oferty.
4. Wykonawca zapewnia, że posiada wszelkie niezbędne środki do wykonania przedmiotu niniejszej umowy w sposób gwarantujący jej wykonanie z należytą starannością.
5. Termin wykonania zamówienia: od dnia 01 marca 2016 do dnia 31 grudnia 2016 roku.
V. ZADANIA I OBOWIĄZKI WYKONAWCY
1. Wykonawca, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, zobowiązuje się do podpisania umowy.
2. Wykonawca może powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcy. W takim wypadku Zamawiający żąda wskazania przez Wykonawcę części zamówienia, której wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcy.
VI. WARUNKI, DOKUMENTY ORAZ OŚWIADCZENIA
Wykonawca ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego zobowiązany jest złożyć:
a. Wypełniony druk „Oferta” (załącznik nr 1 ),
b. ewentualne Pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy (w przypadku gdy nie wynika ono z załączonych dokumentów). Pełnomocnictwo można złożyć wg własnego wzoru lub w/g wzoru z załącznika nr 3 do niniejszego Zapytania – jeżeli dotyczy.
c. Wykonawca ubiegający się o udzielenie zamówienia zobowiązany jest do przedłożenia następujących dokumentów:
Wykazu wykonanych (wykonywanych) usług księgowych i / lub kadrowych w okresie ostatnich 3 lat (tj. od roku 2013 – 2015). Zamawiający oczekuje wskazania doświadczenia w realizacji w/w usług o wartości łącznej min. 50.000,00 zł brutto, przy czym przynajmniej 2 (dwie) ze wskazanych przez Wykonawcę usług realizowane były/realizowane są u Zamawiających, będących spółkami z udziałem gminy/ miasta. Wzór wykazu usług stanowi załącznik nr 5 do niniejszego Zapytania .
oświadczenie o zatrudnianiu co najmniej 2 osób z wykształceniem wyższym kierunkowym i doświadczeniem zawodowym (kierunkowym) co najmniej 5 lat, z czego przynajmniej 1 osoba posiada uprawnienia do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz posiada 5 letnie doświadczenie zawodowe w prowadzeniu ksiąg rachunkowych oraz przynajmniej 1 osoba posiada doświadczenie co najmniej 5 letnie w zarządzaniu kadrami. Treść oświadczenia stanowi załącznik nr 6 do niniejszego Zapytania.
VII. TERMIN SKŁADANIA OFERT:
Termin składania ofert:
a. Ofertę należy dostarczyć Zamawiającemu w terminie do dnia 23.02.2016 r. do godz.
12:00 w jednej z n/w form:
- forma pisemna – należy złożyć (osobiście lub drogą poczty tradycyjnej) w siedzibie Zamawiającego (Sekretariat Zarządu– III p.).
- forma elektroniczna - należy dostarczyć drogą poczty elektronicznej czytelne skany wypełnionych i podpisanych dokumentów – na adres e-mail:
zp@theworldgames2017.com
b. Za datę złożenia oferty uznaje się datę wpływu oferty do siedziby /skrzynkę e-mail Zamawiającego
c. Oferta złożona po terminie nie będzie podlegała rozpatrzeniu.
VIII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERT 1. Informacje ogólne
Wykonawca jest zobowiązany przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w niniejszym Zapytaniu Ofertowym.
2. Język, w którym należy sporządzić ofertę.
Ofertę należy sporządzić tylko w języku polskim z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności.
3. Jedna oferta jeden Wykonawca
a. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę dla danej części zamówienia.
b. Złożenie przez jednego Wykonawcę więcej niż jednej oferty lub oferty zawierającej rozwiązania wariantowe spowoduje ich odrzucenie.
4. Oferta
a. Ofertę stanowi druk "OFERTA" z załącznikami.
b. Wymaga się, by oferta wraz załącznikami była podpisana przez osobę/osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy.
c. Wymaga się, aby wszelkie poprawki były dokonane w sposób czytelny i dodatkowo opatrzone parafą osoby podpisującej ofertę.
5. Pełnomocnictwo
Pełnomocnictwo do podpisania oferty powinno być dołączone do oferty, o ile umocowanie osoby podpisującej ofertę nie wynika z innych dokumentów dołączonych do oferty. Jeżeli Wykonawcę reprezentuje pełnomocnik do oferty musi być załączone pełnomocnictwo posiadające jego zakres i podpisane przez osoby uprawnione do reprezentacji Wykonawcy (np. według– załącznika nr 3). W przypadku składania przez Wykonawcę oferty w formie
pisemnej -Zamawiający oczekuje złożenia pełnomocnictwa w formie oryginału lub potwierdzonej kopii. W przypadku złożenia oferty w formie elektronicznej Zamawiający
dopuszcza złożenie kopii pełnomocnictwa w formie pliku elektronicznego. W takim wypadku Wykonawca przedłoży oryginał pełnomocnictwa przed podpisaniem umowy.
IX. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY
a. Wykonawca oblicza cenę ofertową zgodnie z dyspozycją zawartą na Formularzu ofertowym (załącznik nr 1 ).
b. Cenę oferty stanowić będzie wartość brutto za kompleksową usługę. Cenę należy podać w złotych polskich z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
c. Brak wypełnienia ceny w polach formularza cenowego lub podanie kwoty „0”
spowoduje odrzucenie oferty.
d. Podana w ofercie cena musi uwzględniać wszystkie wymagania Zamawiającego określone w niniejszym Zapytaniu Ofertowym oraz obejmować wszelkie koszty, jakie poniesie Wykonawca z tytułu należnej oraz zgodnej z obowiązującymi przepisami realizacji przedmiotu zamówienia, w tym podatek VAT.
e. Wszystkie wartości określone przez Wykonawcę zostaną ustalone na okres ważności umowy i nie będą podlegały zmianom.
f. Jeżeli Wykonawca złoży ofertę, której wybór prowadziłby do powstania obowiązku podatkowego Zamawiającego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług w zakresie dotyczącym wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, Zamawiający w celu oceny takiej oferty doliczy do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek wpłacić zgodnie z obowiązującymi przepisami.
g. Rozliczenia będą prowadzone tylko w złotych polskich. Zamawiający nie przewiduje rozliczenia w walutach obcych.
X. KRYTERIA WYBORU OFERTY
Przy wyborze najkorzystniejszej oferty dla danej części zamówienia Zamawiający kierował się będzie następującym kryterium:
Cena całkowita podana w ofercie (brutto z podatkiem VAT) = 100%
Maksymalną liczbę punktów otrzyma Wykonawca, który zaproponuje najniższą cenę.
Pozostałym Wykonawcom zostanie przypisana odpowiednio mniejsza ilość punktów w odniesieniu do najkorzystniejszej oferty w zakresie kryterium.
Liczba punktów liczona będzie według wzoru:
cena najniższa spośród badanych ofert
C = x 100 pkt.
cena badanej oferty
Za najkorzystniejszą ofertę uznana będzie oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów.
Zamawiający wybierze Wykonawcę, który złoży najkorzystniejszą ofertę.
XI. FORMALNOŚCI JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY
Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający jednocześnie zawiadomi Wykonawców, którzy złożyli oferty, o wyborze najkorzystniejszej oferty. Zawiadomienie nastąpi drogą elektroniczną (e-mail) lub pisemną – w/g wyboru Zamawiającego.
XII. WARUNKI UMOWY
Wzór umowy zawiera załącznik nr 4 do mniejszego Zapytania Ofertowego.
XIII. INFORMACJA O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI ORAZ PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW
1. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje
a. W niniejszym postępowaniu wszystkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazywane będą w formie pisemnej, faksem lub drogą elektroniczną.
b. Pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy należy złożyć w formie oryginału lub poświadczonej kopii, zobowiązanie podmiotów trzecich należy złożyć w formie oryginału.
c. Niezłożenie dokumentów w wymaganej formie skutkować będzie uznaniem przez Zamawiającego, że nie doszło do ich złożenia w wyznaczonym do tego terminie.
2. Wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z Wykonawcami Do porozumiewania się z Wykonawcami Zamawiający wyznacza:
1) W sprawach merytorycznych (przedmiot zamówienia):
Małgorzata Mielnik - Jakubiszyn
e-mail: Malgorzata.jakubiszyn@theworldgames2017.com tel. +48 71 777 94 45, fax: +48 71 777 94 50
2) W sprawach formalnych (procedura):
Bartosz Kołcz
e-mail: bartosz.kolcz@theworldgames2017.com tel. +48 71 777 94 45, fax: +48 71 777 94 50 XIV. ZAŁĄCZNIKI:
1. Załącznik Nr 1 – Formularz ofertowy
2. Załącznik Nr 2 – Opis przedmiotu Zamówienia 3. Załącznik Nr 3 – Wzór pełnomocnictwa
4. Załącznik Nr 4 – Wzór umowy
5. Załącznik Nr 5 – Wzór wykonanych usług 6. Załącznik Nr 6 – Oświadczenie
Załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego Z/18/2016
……….……….
pieczęć Wykonawcy
FORMULARZ OFERTOWY
Dane dotyczące Wykonawcy:
Nazwa Wykonawcy/Wykonawców (w przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienia):
…………...………
……….…..………..………..
Adres: ………..………..
Telefon: ……….………… Faks: ………..……….……….………..
E-mail: ……….………..…...………….
NIP: ……… REGON: ………..
Nawiązując do ogłoszenia Z/…/2016 pn. „Kompleksowe prowadzenie usług w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz dokumentacji księgowo-podatkowej oraz usług w zakresie kadrowo płacowym na rzecz Zamawiającego w roku 2016”
1. Oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia zgodnie z Opisem Przedmiotu Zamówienia, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej oferty:
cena ofertowa brutto /m-c wynosi: ... zł (słownie:
...)
2. Zamówienie będziemy wykonywali w terminie wymaganym przez Zamawiającego, tj. do 31 grudnia 2016 r. zgodnie ze szczegółowym zakresem zamówienia określonym w Zapytaniu Ofertowym.
3. Oświadczamy, że zapoznaliśmy się z Zapytaniem Ofertowym oraz załącznikami do niego i nie wnosimy do niej zastrzeżeń, zdobyliśmy konieczne informacje potrzebne do przygotowania oferty i właściwego wykonania zamówienia a wszelkie koszty ujęte w ofercie zostały oszacowane w sposób kompleksowy.
4. Oświadczamy, że załączone do Zapytania Ofertowego ogólne warunki umowy zostały przez nas zaakceptowane bez zastrzeżeń i zobowiązujemy się w przypadku wyboru naszej oferty do
zawarcia umowy w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego.
5. Oświadczamy, że strony naszej oferty łącznie ze wszystkimi załącznikami są podpisane i ponumerowane a cała oferta składa się z ... stron.
Miejscowość, data: ...
……….……….………
pieczęć i podpis osoby(osób) uprawnionej(ych) do reprezentowaniaWykonawcy
Załącznik nr 2 do Zapytania Ofertowego Z/18/2016
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
„Kompleksowe prowadzenie usług w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz dokumentacji księgowo-podatkowej oraz usług w zakresie kadrowo płacowym na rzecz
Zamawiającego w roku 2016.”
Przedmiot Zamówienia stanowią „Usługi w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz dokumentacji księgowo- podatkowej oraz usługi kadrowo- płacowe” świadczone przez podmiot zewnętrzny na terenie miasta Wrocław, na potrzeby realizacji obowiązków księgowo- podatkowych oraz kadrowo-płacowych Spółki Wrocławski Komitet Organizacyjny-Światowe Igrzyska Sportowe 2017 Sp. z o.o. - tj. zapewnienie właściwej obsługi Spółki w zakresie księgowo- podatkowym oraz kadrowo- płacowym z zastosowaniem aktualnych z zakresu księgowości, podatków, prawa pracy, prawa ubezpieczeń społecznych i innych niezbędnych, powszechnie obowiązujących przepisów prawa do realizacji powierzonych zadań.
Usługa będzie świadczona od dnia 01.03.2016 roku do dnia 31.12.2016 roku z zastrzeżeniem, iż w okresie od dnia zawarcia umowy do 29.02.2016 realizowana będzie jako „okres wdrożeniowy”
razem z dotychczasowym Wykonawcą, i obejmować będzie:
1. W zakresie kadrowo- płacowym:
obsługę kadrowo-płacową:
średnie zatrudnienie w 2016r. = 36,33 os. (od 30 - 42 osób);
średnio ok. 10 umów cywilnoprawnych /m-c
Zamawiający oczekuje od Wykonawcy wykonywania, na podstawie zawartej umowy o świadczenie usług, realizacji następujących zadań głównych:
prowadzenie i przechowywanie akt osobowych zatrudnionych pracowników Zamawiającego zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, zwłaszcza dot. ochrony danych osobowych;
prowadzenie ewidencji czasu pracy za pomocą systemu elektronicznego, weryfikacja stanów urlopowych;
przygotowywanie umów o pracę, umów o dzieło, umów zleceń, kontraktów menadżerskich i innych z nowozatrudnionymi osobami oraz wszelkiej dokumentacji pracowniczej;
przygotowywanie umów z pracownikami dot. podnoszenia kwalifikacji zawodowych oraz innych wynikających ze stosunku pracy;
rozliczanie delegacji pracowniczych;
prowadzenie spraw związanych z absencją chorobową, zasiłków opiekuńczych , etc.
pracowników pod kątem dokumentacji ZUS oraz prawidłowego naliczania wynagrodzeń za czas choroby;
weryfikacja poprawności przekazywanych przez Zamawiającego dokumentów personalnych i bieżące informowanie o ewentualnych błędach i/lub brakach;
comiesięcznego naliczania wynagrodzeń należnych pracownikom i osobom fizycznym zatrudnionym na podstawie zawartych umów o pracę oraz umów o dzieło, umów zleceń, kontraktów menadżerskich i innych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa
i przekazywanie zestawień naliczonych wynagrodzeń Zamawiającemu, celem dokonania przelewów;
przygotowywania zbiorczych paczek przelewów elektronicznych dla wprowadzenia danych przez system bankowy Zamawiającego kompatybilny z kontem elektronicznym:
iPKObiznes w PKO Bank Polski SA i wprowadzanie ich do systemu bankowego;
realizacja obowiązków dot. ZUS, tj. m.in.: zgłoszenia, rejestracje, deklaracje, sporządzanie na bieżąco niezbędnych korekt, ustalanie comiesięcznych składek ZUS – przekazywanie informacji Zamawiającemu w drodze określonej umową;
realizacja obowiązków podatkowych, tj. ustalanie i naliczanie comiesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych - przekazywanie informacji Zamawiającemu w drodze określonej umową; weryfikacja obowiązujących pracownika progów podatkowych;
prowadzenie korespondencji z organami administracji, organami skarbowymi, ZUS, KRUS, kancelariami komorniczymi, firmami windykacyjnymi etc. w zakresie ewentualnych obciążeń pracowniczych, w tym terminowe przekazywanie informacji wraz z niezbędnymi dokumentami;
realizacja obowiązków sprawozdawczych wobec GUS;
realizacja obowiązków wobec Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON), przygotowywanie dokumentacji (w tym wypełnianie deklaracji w systemie elektronicznym PFRON) ustalanie comiesięcznych wpłat na PFRON - przekazywanie informacji Zamawiającemu w drodze określonej umową;
sporządzanie na potrzeby Zamawiającego comiesięcznych zestawień dot. wynagrodzeń pracowników (w tym um. o pracę oraz um. cywilnoprawnych), zgodnie z wymogami wynikającymi ze struktury organizacyjnej, funkcjonującej w Spółce Zamawiającego;
bieżące informowanie Zamawiającego o zmianach w obowiązującym stanie podatkowo - prawnym;
wyjaśnianie na wskazanie Zamawiającego przepisów prawa z zakresu realizowanych zadań;
doradztwo w zakresie prawa pracy i przepisów z nim związanych;
przygotowywanie rocznych deklaracji PIT, RMUA oraz ZUS dla pracowników Zamawiającego oraz osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych;
udział w czynnościach kontrolnych, prowadzonych przez uprawnione organy, tj. m.in. US, UKS, ZUS, PIP i innych;
wyliczanie kosztów wynikających z umów zawartych z pracownikami np. z tytułu podnoszenia kwalifikacji zawodowych oraz innych umów wynikających z prawa pracy oraz regulaminów wewnętrznych Zamawiającego;
inne, wskazane przez Zamawiającego czynności związane z zakresem kadrowo- płacowym, niezbędne do właściwej realizacji obowiązków z zakresu prawa pracy.
2. W zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz dokumentacji księgowo- podatkowej:
Obsługa księgowa:
Średniomiesięczna ilość dokumentów zakupowych – 250 dokumentów;
Średniomiesięczna ilość dokumentów sprzedażowych – do 100 dokumentów;
Wysokość obrotów w 2015r. – 7,5 mln zł;
Wysokość obrotów w 2016r. – brak zatwierdzonego planu finansowego Spółki;
Liczba kas fiskalnych – 0;
Ilość rachunków bankowych – 1 rachunek główny w PLN oraz subkonto do wadium w PLN;
Liczba transakcji walutowych – ok. 2-3 transakcje w innych walutach niż PLN/m-c.
Zamawiający oczekuje od Wykonawcy wykonywania, na podstawie zawartej umowy o świadczenie usług, realizacji następujących zadań głównych:
a) W wykonaniu zamówienia Wykonawca jest obowiązany do analizowania otrzymywanych dokumentów źródłowych pod względem formalnym oraz podatkowym i niezwłocznego informowania Zamawiającego o wykrytych brakach.
b) W zakresie prowadzenia dokumentacji księgowo – podatkowej Wykonawca zobowiązany jest do:
prowadzenia w imieniu i na rzecz Zamawiającego ksiąg rachunkowych i innych ewidencji do celów podatkowych;
wprowadzanie do systemu bankowego Zamawiającego (iPKObiznes w PKO Bank Polski SA) zobowiązań do zapłaty w dziennych paczkach, z zachowaniem terminu płatności przez Zamawiającego;
sporządzania w imieniu i na rzecz Zamawiającego zeznań i deklaracji podatkowych w szczególności VAT, CIT, podatek od nieruchomości, PCC, akcyzy itp.;
sporządzania rocznego sprawozdania finansowego, za okres od 01.01.2016 do 31.12.2016 w terminie wynikającym z obowiązujących przepisów prawa;
sporządzania wszelkich zestawień i sprawozdań na każde żądanie Zamawiającego na podstawie danych, które są w posiadaniu Wykonawcy, w szczególności sprawozdań i zestawień wymaganych przez banki finansujące, organ nadzoru właścicielskiego oraz radę nadzorczą;
sporządzania i wysyłania obowiązkowej sprawozdawczości GUS, z zakresu ochrony środowiska oraz innych, do których Zamawiający jest zobowiązany. W przypadku braku w księgach rachunkowych informacji niezbędnych do przygotowania tych sprawozdań Zamawiający zobowiązuje się dostarczyć brakujące dane w przeciągu 2 pełnych dni roboczych od zapytania Wykonawcy.
c) Wykonawca zobowiązany jest również do:
niezwłocznego, ale nie później niż w przeciągu 2 pełnych dni roboczych od zapytania Zamawiającego, udzielania Zamawiającemu niezbędnych informacji i wyjaśnień z zakresu jego zobowiązań podatkowych;
niezwłocznego, ale nie później niż w przeciągu 2 pełnych dni roboczych od zapytania Zamawiającego, udzielania Zamawiającemu informacji o stanie rozrachunków z kontrahentami wraz z podaniem ich przeterminowań;
niezwłocznego udzielania wszelkich wyjaśnień organom kontrolnym, a także brania czynnego udziału w postępowaniu kontrolnym;
informowania Zamawiającego (mail) w terminie 3 pełnych dni roboczych przed terminem płatności o wysokości zobowiązań podatkowych przypadających z określonego tytułu na dany miesiąc obrachunkowy;
gromadzenia i przechowywania dokumentacji księgowej, dokumentów źródłowych w sposób gwarantujący wykonanie obowiązków podatkowych oraz uniemożliwiający dostęp do nich niepowołanych osób trzecich, ich zniszczenie bądź uszkodzenie;
archiwizowanie zapisów ksiąg rachunkowych oraz innych ewidencji z częstotliwością umożliwiającą odtworzenie dokumentacji;
udostępnienia w sposób on-line, w czasie rzeczywistym danych rachunkowo- księgowych w dowolnej konfiguracji raportu danych w Excelu;
niezwłocznego, ale nie później niż w przeciągu 2 pełnych dni roboczych od żądania Zamawiającego wydawania prowadzonej dokumentacji księgowo-podatkowej i dokumentów źródłowych na każde żądanie Zamawiającego;
informowania o wszelkich zmianach w obowiązujących przepisach mających istotny wpływ na obowiązki Zamawiającego wynikające z przepisów podatkowych, o rachunkowości itp.;
przekazania Zamawiającemu, po zakończeniu realizacji przedmiotowej umowy, wszelkich dokumentów będących w posiadaniu Wykonawcy, a wynikających z przedmiotowej umowy;
monitoringu i windykacji należności, przy czym windykacja ograniczy się do sporządzenia odpowiedniego dokumentu do dłużnika i przekazaniu go Zamawiającemu;
realizacji wszystkich innych zadań z zakresu usług księgowych lub kadrowo-płacowych na potrzeby Zarządu, Rady Nadzorczej lub Wspólnika Zamawiającego.
d) do obowiązków Wykonawcy nie należy:
opłacanie w jakiejkolwiek formie zobowiązań podatkowych Zamawiającego;
dokonywanie spisów z natury;
opracowywanie wniosków kredytowych;
prowadzenie dokumentacji obrotu kasowego;
opłacanie w jakiejkolwiek formie innych zobowiązań Zamawiającego;
sporządzanie analiz finansowych;
3. Zadania określone w niniejszym OPZ Wykonawca realizować będzie w swojej siedzibie / biurze zlokalizowanym na terenie miasta Wrocławia, zapewniając odbiór oryginałów dokumentów od Zamawiającego nie rzadziej niż 2 razy w tygodniu w dni robocze. Wykonawca zobowiązany jest zatrudniać w biurze na terenie miasta Wrocławia osoby posiadające kompetencje i umiejętności, w tym komunikatywną znajomość języka angielskiego, do realizacji zadań opisanych w niniejszym OPZ, gwarantując Zamawiającemu lub organom kontrolnym możliwość osobistego kontaktu w nagłych przypadkach lub przypadkach kontroli.
4. Zadania wymienione w niniejszym OPZ Wykonawca realizować będzie systematycznie w siedzibie Wykonawcy oraz on-line lub osobiście, na wskazanie Zamawiającego w siedzibie Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić możliwość realizacji dyżurów w biurze Zamawiającego w godzinach wskazanych przez Zamawiającego co najmniej 2 razy w tygodniu przez 8h lub zapewnić inne równoważne formy świadczenia dyżurów. Jeżeli zadania wymienione w OPZ realizowane będą w siedzibie Zamawiającego, Wykonawca będzie wykonywał je na własnym sprzęcie komputerowym oraz na licencjonowanym oprogramowaniu z dostępem on-line – w czasie rzeczywistym.
5. Wykonawca jest zobowiązany zapewnić Zamawiającemu realizację wszystkich zadań opisanych w niniejszym OPZ w elektronicznym systemie księgowym oraz kadrowo – płacowym z możliwością eksportu danych do Excela. Wykonawca zapewni Zamawiającemu dostęp do oprogramowania wykorzystywanego do realizacji niniejszego zamówienia w wersji on-line z uprawnieniami do eksportu danych dla maksymalnie 5 osób wyznaczonych przez Zamawiającego.
6. Wykonawca zobowiązany jest do 29 lutego 2016r. do przeniesienia wszystkich danych od aktualnego wykonawcy w wersji elektronicznej oraz dokumentów w wersji papierowej do
swojego systemu informatycznego w sposób gwarantujący zachowanie ciągłości prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz dokumentacji kadrowo-płacowej oraz zabezpieczenia danych przed nieuprawnionym dostępem. Wykonawca poniesie koszty związane z odbiorem od aktualnego Wykonawcy całości dokumentacji księgowej oraz kadrowo-płacowej dot. realizacji powierzanych zadań, w tym przeniesienia danych systemowych, ze szczególnym zachowaniem zasad ochrony danych osobowych. W okresie od dnia zawarcia umowy 2016r. do 29 lutego 2016r. w ramach „okresu wdrożeniowego” Wykonawca zobowiązany będzie do dokonania weryfikacji oraz rozliczeń tzw. „zamknięcia miesiąca”: lutego (w zakresie kadrowo-płacowym) oraz stycznia (w zakresie księgowym) w celu sprawdzenia poprawności przeniesienia danych oraz weryfikacji ewentualnych braków. Czynności powyższe realizowane będą przy współudziale Zamawiającego oraz dotychczasowych Wykonawców usług.
7. Zamawiający informuje, że dane kadrowo- płacowe prowadzone są w systemie Asseco Wapro- WF- GANG, które w zakresie ZUS będą do przeniesienia za pośrednictwem programu Płatnik, w pozostałym zakresie wymagać będą wprowadzenia ręcznego do systemu. Dane księgowe są prowadzone w systemie IFS, które mogą być zaimportowane do systemu przy użyciu Excela.
8. Zamawiający oczekuje od Wykonawcy bezwzględnego zachowania poufności wobec osób trzecich, poza osobami uprawnionymi wskazanymi przez Zamawiającego, w zakresie realizowanych zadań, określonych w niniejszym OPZ pod rygorem naliczenia kar umownych.
Załącznik nr 3 do Zapytania Ofertowego Z/18/2016
……….……….
pieczęć Wykonawcy
PEŁNOMOCNICTWO
Zarejestrowana nazwa firmy:...
Siedziba firmy:...
Adres firmy:...
Upoważnionym przedstawicielem do uczestnictwa w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, podpisywania oferty, umowy oraz innych dokumentów związanych z postępowaniem
w sprawie udzielenia zamówienia publicznego pn.: „Kompleksowe prowadzenie usług w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz dokumentacji księgowo-podatkowej
oraz usług w zakresie kadrowo płacowym na rzecz Zamawiającego w roku 2016.”
i podejmowania decyzji w imieniu Wykonawcy jest:
Pan/Pani...
miejscowość, data: ...
...
pieczęć i podpis osoby(osób) udzielającej(cych) upoważnienia
Załącznik nr 4 do Zapytania Ofertowego Z/18/2016
Wzór umowy
W wyniku rozstrzygnięcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie pozaustawowym o wartości poniżej 30.000 euro – na usługę pn. „Kompleksowe prowadzenie usług w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz dokumentacji księgowo-podatkowej oraz usług w zakresie kadrowo płacowym na rzecz Zamawiającego w roku 2016” - została zawarta umowa pomiędzy:
Wrocławski Komitet Organizacyjny – Światowe Igrzyska Sportowe 2017 Sp. z o.o. z siedzibą przy ul.
Rynek 13, 50-101 Wrocław, wpisaną do rejestru przedsiębiorców, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000504742, NIP: 897-179-68-27, REGON: 022358693 kapitał zakładowy w wysokości:
…………. złotych, reprezentowana przez:
1. ………..
2. ………..
zwaną dalej Zamawiającym a
………. z siedzibą ………, wpisaną do ………..
pod numerem KRS 0000504742, NIP: 897-179-68-27, REGON: 022358693 kapitał zakładowy w wysokości: ………. złotych, reprezentowana przez:
1. ……….
2. ………..
zwaną/ym dalej Wykonawcą
zwanymi dalej łącznie Stronami lub odrębnie Stroną,
§ 1
1. Przedmiotem niniejszej umowy jest ustalenie praw i obowiązków Stron w związku ze świadczeniem przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego usług w zakresie ……….
w dalszej treści określanych jako „Usługi”.
2. Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia (Umowy) stanowi załącznik nr … do umowy.
§ 2
1. Wykonawca oświadcza, iż prowadzi działalność gospodarczą w oparciu o wpis do ……… oraz, że jest/nie jest podatnikiem podatku od towarów i usług.
2. Wykonawca oświadcza, że został mu nadany numer NIP: ……….
3. Wykonawca oświadcza, iż spełnia warunki ustawowe do wykonywania działalności gospodarczej w zakresie świadczenia Usług, posiada niezbędną wiedzę z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń
społecznych oraz prawa podatkowego, bilansowego i rachunkowości oraz oświadcza, iż dysponuje odpowiednimi możliwościami lokalowymi, sprzętowymi i kadrowymi do świadczenia Usług.
4. Wykonawca oświadcza, że posiada ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej oraz w związku z usługowym prowadzeniem spraw z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych/ksiąg rachunkowych w zakresie umożliwiającym pokrycie szkód, jakie mogą powstać w związku z wykonywaniem i wykonaniem przedmiotowej umowy. Kopia aktualnej polisy ubezpieczeniowej stanowi załącznik nr 1 do niniejszej umowy. Każdorazowe odnowienie polisy skutkuje obowiązkiem przekazania kopii tej polisy Zamawiającemu.
5. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za prawidłowość prowadzonej dokumentacji osobowej/kadrowej/ksiąg rachunkowych, oraz wyliczonych danych w przypadku nie otrzymania kompletu dokumentów, nieterminowego ich przekazania lub nieprawidłowego ich wystawienia i opracowania od strony merytorycznej przez Zamawiającego.
§ 3
1. Na mocy niniejszej Umowy Zamawiający powierza Wykonawcy prowadzenie, akt osobowych oraz dokumentacji kadrowo-płacowej w oparciu o przedkładane dokumenty źródłowe, a Wykonawca zobowiązuje się wykonać czynności z należytą starannością i w sposób zgodny z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
2. Na mocy niniejszej Umowy Zamawiający powierza, w trybie art. 4 ust. 5 oraz art. 11 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r., , poz. 330, ze zmianami), Wykonawcy prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz dokumentacji księgowo - podatkowej w oparciu o przedkładane dokumenty źródłowe, a Wykonawca zobowiązuje się wykonać czynności z należytą starannością i w sposób zgodny z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
3. Przez dokumenty źródłowe Strony rozumieją wszelkie materiały stanowiące podstawę dokonywania zapisów w odpowiednich księgach i rejestrach.
§ 4
1. W wykonaniu niniejszej Umowy Wykonawca jest obowiązany do analizowania otrzymywanych dokumentów źródłowych pod względem formalnym oraz podatkowym i niezwłocznego informowania Zamawiającemu o wykrytych brakach.
2. W zakresie prowadzenia dokumentacji kadrowo-płacowej Wykonawca zobowiązany jest do:
(zakres obowiązków Wykonawcy – zgodnie z OPZ)
……….
………..
3. W zakresie prowadzenia dokumentacji księgowo – podatkowej Wykonawca zobowiązany jest do:
(zakres obowiązków Wykonawcy – zgodnie z OPZ)
………
………..
4. Wykonawca zobowiązany jest również do:
1) niezwłocznego, ale nie później niż w przeciągu 2 pełnych dni roboczych od zapytania Zamawiającego, udzielania Zamawiającemu niezbędnych informacji i wyjaśnień z zakresu jego zobowiązań podatkowych;
2) niezwłocznego, ale nie później niż w przeciągu 2 pełnych dni roboczych od zapytania Zamawiającego, udzielania Zamawiającemu informacji o stanie rozrachunków z kontrahentami wraz z podaniem ich przeterminowań;
3) niezwłocznego udzielania wszelkich wyjaśnień organom kontrolnym, a także brania czynnego udziału w postępowaniu kontrolnym;
4) informowania Zamawiającego (mail) w terminie 3 pełnych dni roboczych przed terminem płatności o wysokości zobowiązań podatkowych przypadających z określonego tytułu na dany miesiąc obrachunkowy;
5) gromadzenia i przechowywania dokumentacji księgowej, dokumentów źródłowych w sposób gwarantujący wykonanie obowiązków podatkowych oraz uniemożliwiający dostęp do nich niepowołanych osób trzecich, ich zniszczenie bądź uszkodzenie;
6) archiwizowanie zapisów ksiąg rachunkowych oraz innych ewidencji z częstotliwością umożliwiającą odtworzenie dokumentacji;
7) udostępnienia w sposób on-line, w czasie rzeczywistym danych rachunkowo-księgowych w dowolnej konfiguracji raportu danych w Excelu;
8) niezwłocznego, ale nie później niż w przeciągu 2 pełnych dni roboczych od żądania Zamawiającego wydawania prowadzonej dokumentacji księgowo-podatkowej i dokumentów źródłowych na każde żądanie Zamawiającego;
9) informowania o wszelkich zmianach w obowiązujących przepisach mających istotny wpływ na obowiązki Zamawiającego wynikające z przepisów podatkowych, o rachunkowości itp.;
10) przekazania Zamawiającemu, po zakończeniu realizacji przedmiotowej umowy, wszelkich dokumentów będących w posiadaniu Wykonawcy, a wynikających z przedmiotowej umowy;
11) monitoringu i windykacji należności, przy czym windykacja ograniczy się do sporządzenia odpowiedniego dokumentu do dłużnika i przekazaniu go Zamawiającemu;
12) realizacji wszystkich innych zadań z zakresu usług księgowych lub kadrowo-płacowych na potrzeby Zarządu, Rady Nadzorczej lub Wspólnika Zamawiającego.
§ 5
Strony zgodnie oświadczają, iż do obowiązków Wykonawcy nie należy:
1) opłacanie w jakiejkolwiek formie zobowiązań podatkowych Zamawiającego;
2) dokonywanie spisów z natury;
3) opracowywanie wniosków kredytowych;
4) prowadzenie dokumentacji obrotu kasowego;
5) opłacanie w jakiejkolwiek formie innych zobowiązań Zamawiającego;
6) sporządzanie analiz finansowych.
§ 6
1. Żądanie Zamawiającego wydania przez Wykonawcę dokumentów winno być przedstawione przez Zamawiającego na piśmie z dokładnym ich wyszczególnieniem.
2. Wydanie dokumentów następuje za pisemnym pokwitowaniem, szczegółowo wymieniającym wszystkie wydawane dokumenty stosownie do ich rodzaju.
3. W przypadku wydania dokumentacji w okresie roku obrotowego, Wykonawca jest zwolniony z obowiązków, wynikających z niniejszej Umowy, dla wykonania których niezbędny jest dostęp do
dokumentów wydanych Zamawiającemu.
4. Sytuacja opisana w ust. 3 nie dotyczy wydania dokumentacji na żądanie prokuratury oraz innych instytucji państwowych.
§ 7
Usługi wykonywane będą przez Wykonawcę przy użyciu zapisu komputerowego. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu, zgodnie z zapisami w OPZ, dokumentację stosowanego systemu informatycznego oraz zapozna i przeszkoli upoważnione osoby wskazane przez Zamawiającego z zasadami jego stosowania oraz z elementami kontroli wewnętrznej wbudowanymi w ten system.
§ 8
Strony zgodnie oświadczają, iż termin złożenia przez Wykonawcę właściwym organom zeznań i deklaracji sporządzanych na podstawie prowadzonych ksiąg i ewidencji Zamawiającego jest
zachowany, gdy na wyraźne żądanie Zamawiającego deklaracje zostały wydane Zamawiającemu lub osobom przez niego wskazanym.
§ 9
W wykonaniu niniejszej Umowy Zamawiający jest obowiązany do:
1) terminowego przekazywania dokumentów źródłowych i innych materiałów niezbędnych do świadczenia przez Wykonawcę Usług nie rzadziej niż 2 razy w tygodniu;
2) udzielania Wykonawcy wszelkich informacji i wyjaśnień, niezbędnych do świadczenia Usług.
§ 10
Zamawiający obowiązany jest powiadomić właściwe organy o miejscu przechowywania ksiąg oraz akt osobowych oraz podmiocie je prowadzącym w terminie 14 dni od daty wydania dokumentów poza siedzibę Zamawiającego.
§ 11
1. Zamawiający obowiązany jest przekazywać Wykonawcy – będące w jego dyspozycji - materiały źródłowe w terminach uzgodnionych z Wykonawcą, nie później jednak niż do 5-go dnia miesiąca po miesiącu roku obrotowego, którego te dokumenty dotyczą. Przy czym Zamawiający zobowiązuje się do przekazywania dokumentów, co najmniej 2 razy w tygodniu. Przekazywanie dokumentów będzie następowało w siedzibie Zamawiającego.
2. Zamawiający zobowiązuje się do informowania o wszystkich zmianach zachodzących w działalności i stanie prawnym firmy, mających wpływ na prawidłowe prowadzenie dokumentacji kadrowo- płacowej/akt osobowych/ksiąg.
3. W przypadku czynności dodatkowych, materiały źródłowe przekazywane będą w terminie odrębnie ustalonym dla każdej z czynności.
4. W razie przekroczenia terminu dostarczenia dokumentów, Wykonawca zwolniony jest z odpowiedzialności za ewentualne nie dochowanie terminów przewidzianych dla czynności wskazanych w §4.
5. Przekazanie dokumentów źródłowych do zaksięgowania może następować poprzez kontakt osobisty z wyznaczonym pracownikiem Wykonawcy, w formie papierowej, potwierdzone protokołami przekazania.
§ 12
Strony wspólnie ustalają, iż dokumentacja kadrowo-płacowa, akta osobowe, księgi, rejestry oraz wszelkie inne dokumenty podatkowe potrzebne Stronom do realizacji niniejszej Umowy, przechowywane będą w siedzibie Wykonawcy.
§ 13
1. Strony obowiązane są zachować w tajemnicy fakty i informacje, z którymi zapoznały się w związku z wykonywaniem niniejszej Umowy, dotyczące w szczególności zasad ich współpracy oraz wszelkich informacji o Zamawiającym uzyskanych w okresie współpracy.
2. Obowiązek wskazany w ustępie poprzedzającym trwa w okresie obowiązywania niniejszej Umowy oraz po jej rozwiązaniu.
§ 14
Z obowiązku wskazanego w paragrafie poprzedzającym Strony mogą być zwolnione wyłącznie z uwagi na żądanie organów podatkowych bądź innych władz, stosownie do obowiązujących w tym zakresie przepisów.
§ 15
1. Za należyte wykonanie całości Przedmiotu Umowy Strony uzgadniają wynagrodzenie maksymalne w wysokości brutto: ……… zł (słownie: ……… złotych).
2. Z tytułu świadczenia Usług w oparciu o postanowienia niniejszej Umowy, Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie miesięczne, w wysokości: ………… zł. netto (słownie: ……… złotych netto), plus podatek VAT w wysokości zgodnej z obowiązującymi przepisami.
3. Wynagrodzenie jest płatne w terminie …. dni licząc od dnia doręczenia prawidłowo wystawionej pod względem formalnym i merytorycznym faktury VAT do siedziby Zamawiającemu , na rachunek bankowy wskazany na fakturze.
4. Faktury wystawiane będą przez Wykonawcę w terminie do 15 - dnia miesiąca następnego.
W przypadku opóźnienia płatności wynagrodzenia Wykonawcy przysługują odsetki w wysokości ustawowej.
§ 16
1. W wypadku nałożenia na Zamawiającego przez odpowiednie instytucje/organy podatkowe lub inne właściwe organy, kar będących następstwem nienależytego wywiązywania się z umowy przez Wykonawcę - Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości równowartości kar nałożonych na Zamawiającego.
2. W razie zaistnienia przesłanek do naliczenia kary umownej zgodnie z postanowieniami ust. 1 kara zostanie zapłacona przez Wykonawcę w terminie 14 dni od daty dostarczenia przez Zamawiającego żądania zapłaty.
3. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, które naliczane będą w następujących przypadkach i wysokościach:
1) z tytułu odstąpienia od umowy przez którąkolwiek ze stron z przyczyn zależnych od Wykonawcy – w wysokości 10 % wynagrodzenia brutto określonego w § 16 ust. 1
umowy,
2) z tytułu zwłoki w wykonaniu obowiązków określonych w § 4 ust. 2 – za każdy dzień zwłoki/naruszenie - w wysokości 0,2 % wartości miesięcznego wynagrodzenia brutto, 3) z tytułu zwłoki w wykonaniu obowiązków określonych w § 4 ust. 3 – za każdy dzień
zwłoki/naruszenie w wysokości 0,2 % wartości miesięcznego wynagrodzenia brutto,
4) z tytułu naruszenia obowiązków określonych w § 4 ust. 4 – za każdy dzień zwłoki/ przypadek w wysokości 0,2 % wartości miesięcznego wynagrodzenia brutto,
4. Zamawiający ma prawo sumowania wyżej wymienionych kar umownych i obciążenia Wykonawcy w ich łącznym wymiarze.
5. Zamawiający zastrzega sobie prawo dochodzenia odszkodowania uzupełniającego przekraczającego zastrzeżone kary umowne do pełnej wysokości poniesionej szkody w tym utraconych korzyści.
6. Kary umowne w pierwszej kolejności potrącone będą z bieżących należności Wykonawcy.
§ 17
W zakresie objętym niniejszą Umową Wykonawca ponosi odpowiedzialność za:
1) prawidłowość materialną dokumentacji kadrowo-płacowej, akt osobowych i ksiąg, polegającą na prowadzeniu ich zgodnie ze stanem rzeczywistym;
2) prawidłowość formalną dokumentacji kadrowo-płacowej, akt osobowych i ksiąg, polegającą na prowadzeniu ich zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami;
3) poprawność kwalifikacji zdarzeń pod katem prawa pracy i ubezpieczeń społecznych;
4) poprawność kwalifikacji zdarzeń pod kątem podatkowym.
§ 18
1. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za stosowanie interpretacji odpowiednich przepisów prawnych, obowiązujących w dacie dokonywania stosownych zapisów kadrowych, płacowych i księgowych, przeprowadzonej przez upoważnione do tego podmioty, uzyskanej od kompetentnych organów podatkowych bądź opublikowanej w prasie fachowej.
2. Zamawiający jest świadom obowiązywania Ustawy z dnia 16 listopada 2000 roku o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2014 r., poz. 455, ze zmianami), a w szczególności o ciążącym na nim obowiązku wynikającym z art. 8 ust. 1 wymienionej ustawy. Wykonawca potwierdza, iż osoby zaangażowane do prowadzenia ksiąg rachunkowych zostały przeszkolone z zakresu wyżej wymienionej ustawy i posiadają wymagane zaświadczenia.
§ 19
1. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za zapisy dokonane przez Zamawiającego lub osoby trzecie w okresie wydania na żądanie Zamawiającemu dokumentacji kadrowo-płacowej i akt osobowych oraz ksiąg poza siedzibę Wykonawcy.
2. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za prowadzone: dokumentację kadrowo-płacową i akta osobowe oraz księgi przez Zamawiającego do dnia rozpoczęcia prowadzenia usługi,
o ile nie uczestniczył w ich prowadzeniu w okresie przed rozpoczęciem świadczenia usługi jako Wykonawca/podwykonawca.
3. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za rozliczenia zakresie kadrowo-płacowym oraz podatkowe Zamawiającego do dnia rozpoczęcia prowadzenia usługi, o ile nie uczestniczył w ich prowadzeniu w okresie przed rozpoczęciem świadczenia usługi jako Wykonawca/
podwykonawca. Sporządzenie i złożenie stosownych korekt leży jednak po stronie Wykonawcy, Wykonawca zobowiązuje się do wypełnienia tego obowiązku do końca miesiąca, w którym otrzyma dokumenty dotyczące korekty.
4. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za ewentualną nierzetelność lub niezgodność ze stanem rzeczywistym dokumentów źródłowych i informacji przekazywanych przez Zamawiającego.
§ 20
1. Zamawiający powierza przetwarzanie danych osobowych, podanych dobrowolnie w niniejszej umowie, jedynie w celu jej prawidłowej realizacji.
2. Wykonawca oświadcza, że dane osobowe będą przetwarzane w jego siedzibie lub siedzibie Zamawiającego.
3. Zamawiający ma prawo do wglądu do przekazanych danych osobowych oraz ich poprawiania zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2015 r., poz.
2135, ze zmianami).
4. Wykonawca oświadcza, że w czasie przetwarzania danych osobowych zachowane zostaną wymogi ustawy o ochronie danych osobowych oraz że wszystkie użyte środki techniczne Wykonawcy są zgodne z zapisami ustawy o ochronie danych osobowych.
§ 21
1. Umowa zostaje zawarta na czas określony od dnia …… 2016r. do dnia ……..2016 roku, przy czym Wykonawca zobowiązuje się kontynuować księgi rachunkowe oraz kadrowo-płacowe Zamawiającego i przeniesienie danych do systemu Wykonawcy umożliwiających sporządzenie prawidłowych rozliczeń podatkowych, CIT, PIT, VAT, ZUS, US na rzecz Zamawiającego począwszy od 01 stycznia 2016r.
2. Umowa może zostać rozwiązana przez każdą ze Stron z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia.
§ 22
1. Wszelkie oświadczenia Stron składane w wykonaniu niniejszej Umowy a także jej zmian bądź rozwiązanie wymagają dla swej ważności formy pisemnej.
2. Osoby odpowiedzialne za wykonanie umowy po stronie Wykonawcy:
……….
3. Osoby odpowiedzialne za wykonywanie umowy po stronie Zamawiającego:
………..
4. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają zgodnej woli stron i zachowania formy pisemnej, pod rygorem nieważności.
5. Strony ustalają, że w przypadku sporów powstałych na tle realizacji niniejszej umowy dążyć będą
do polubownego ich rozwiązania. W wypadku, gdy nie dojdzie do załatwienia sprawy w powyższy sposób, właściwym do rozstrzygnięcia sporu będzie sąd powszechny właściwy dla siedziby Zamawiającego.
6. Strony nie są uprawnione do przeniesienia swoich praw i zobowiązań z tytułu niniejszej umowy na osoby trzecie bez uzyskania uprzedniej pisemnej zgody drugiej Strony.
7. W razie gdyby którekolwiek z postanowień niniejszej umowy było lub miało stać się nieważne, ważność całej umowy pozostaje przez to w pozostałej części nienaruszona. W takim przypadku strony umowy zastąpią nieważne postanowienie innym, niepodważalnym prawnie postanowieniem, które możliwie najwierniej oddaje zamierzony cel gospodarczy nieważnego postanowienia. Odpowiednio dotyczy to także ewentualnych luk w umowie.
8. W sprawach nie uregulowanych postanowieniami niniejszej umowy zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego i innych aktów powszechnie obowiązujących.
9. Umowę niniejszą sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, dwa egzemplarze dla Zamawiający i jeden egzemplarz dla Wykonawcy.
ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA
Załączniki do umowy:
……….
……….
Załącznik nr 5 do Zapytania Ofertowego Z/18/2016
Wykaz wykonanych usług
Przystępując do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego pn. „Kompleksowe
prowadzenie usług w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz dokumentacji księgowo-podatkowej oraz usług w zakresie kadrowo płacowym na rzecz Zamawiającego w roku
2016.” - Oświadczamy, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert wykonywaliśmy (wykonujemy nadal) n/w usługi odpowiadające swoim zakresem przedmiotowi zamówienia – zgodnie z wymaganiami wskazanymi w Dziale VI pkt. c niniejszego Zapytania Ofertowego:
Lp. Nazwa usługi (przedmiot zamówienia)
Zamawiający Wartość zamówienia
Czas realizacji (od
… - do …)
Uwagi
Jednocześnie do niniejszego wykazu załączamy …… dokumentów potwierdzających należyte wykonania (wykonywanie) usług wskazanych w powyższej tabeli.
miejscowość, data: ………
………
pieczęć i podpis osoby(osób) uprawnionej(ych) do reprezentowania Wykonawcy
Załącznik nr 6 do Zapytania Ofertowego Z/18/2016
Oświadczenie
Przystępując do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego pn. „Kompleksowe
prowadzenie usług w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz dokumentacji księgowo-podatkowej oraz usług w zakresie kadrowo płacowym na rzecz Zamawiającego w roku
2016.” - Oświadczamy, że zatrudniamy co najmniej 2 osób z wykształceniem wyższym kierunkowym i doświadczeniem zawodowym (kierunkowym) co najmniej 5 lat, z czego przynajmniej 1 osoba
posiada uprawnienia do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz posiada 5-letnie doświadczenie zawodowe w prowadzeniu ksiąg rachunkowych oraz przynajmniej 1 osoba posiada doświadczenie co najmniej 5- letnie w zarządzaniu kadrami.
miejscowość, data: ………
………
pieczęć i podpis osoby(osób) uprawnionej(ych) do reprezentowania Wykonawcy
