RACHUNKOWOŚCI BUDŻETOWEJ nr 10/2016

Przygotowanie jednostki do kontroli finansowej Część VI – Dotacje – udzielanie, otrzymywanie

i rozliczanie

(testy są skonstruowane w taki sposób, że mogą być wykorzystane przez szeregowych pracowników jednostek – w celu samokontroli powierzonego im zakresu zadań, kierowników poszczególnych komórek

organizacyjnych – w celu monitorowania prawidłowości pracy

ZESTAW

TESTÓW KONTROLNYCH

DODATEK SPECJALNY

do PORADNIKA

RACHUNKOWOŚCI

BUDŻETOWEJ ^nr 10 ^/2016

W ramach przygotowania do kontroli finansowej kierownictwo jednostki powinno zlecić głównemu księ- gowemu, kierownikom odpowiednich komórek organizacyjnych lub pracownikom komórki kontroli we- wnętrznej sprawdzenie poniżej wskazanych zagadnień. Formularze kontrolne należy wypełniać w każdej pozycji, odpowiadając „TAK – NIE – NIE DOTYCZY” na każde z pytań. W przypadku wykrycia nieprawidłowości w formularzu należy podać:

●

●

przyczynę jej powstania,

●

●

sposób usunięcia,

●

●

osobę odpowiedzialną za wykonanie odpowiednich czynności zgodnie z rozwiązaniami organizacyjny- mi przyjętymi w danej jednostce,

●

●

termin, do którego określone zadania mają być wykonane.

Formularze służące do wyliczania skutków finansowych nieprawidłowości należy wypełniać zgodnie z po- danymi w nich objaśnieniami.

Po upływie ustalonych terminów wykonania zadań testy kontrolne należy przeprowadzić ponownie, aby sprawdzić, czy wszystkie zalecenia zostały prawidłowo wykonane.

Formularze mogą być również wykorzystywane przez szeregowych pracowników jednostek w ramach sa- mokontroli. W takim przypadku, po stwierdzeniu błędów, powinni oni omówić wyniki testów z bezpośred- nim przełożonym i razem podjąć decyzję co do właściwego, w danym przypadku, sposobu ich usunięcia.

1. Formularz kontrolny – prawidłowość podawania danych do sprawozdań Rb-PDP na temat skutków finansowych obniżenia górnych stawek podatkowych (formularz przeznaczony wyłącznie dla gmin i miast na prawach powiatu)

Lp.

Przedmioty opodatkowania obniżoną stawką według uchwały w sprawie obniżenia stawek

podatku

Stawka maksymalna

Kwota maksymalnych

dochodów z podatku (iloczyn z kolumny 2 i 3)

Stawka obniżona

Kwota podatku obniżonego

(iloczyn z kolumny 2 i 5)

Skutki finansowe obniżenia za cały rok podatkowy (różnica pomiędzy

sumami z kolumny 4 i 6)

Uwagi o stwierdzonych nieprawidłowościach w wyliczaniu skutków obniżenia górnych stawek podatkowych/

o konieczności skorygowania złożonych

sprawozdań Rb-PDP za lata ubiegłe (z podaniem kwot wymagających korekty

i przyczyn powstania błędu)

1 2 3 4 5 6 7 8

I. Podatek od nieruchomości¹⁾ II. Podatek rolny²⁾ III. Podatek leśny³⁾ IV. Podatek od środków transportowych⁴⁾

1) Należy wymienić po kolei w osobnych pozycjach wszystkie przedmioty opodatkowania i ich powierzchnię/wartość, dla których rada gminy uchwaliła stawki niższe niż określone w art. 5 ust. 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, według wzoru: „grunty pozostałe – 1 000 000 m²”, „budowle – 280 000 000 zł”.

2) Należy wymienić w osobnych pozycjach powierzchnię gruntów, dla których rada gminy uchwaliła średnią cenę skupu żyta niższą niż określona w art. 6 ust. 1–3 ustawy o podatku rolnym, według wzoru: „grunty gospodarstw rolnych – 1000 ha przeliczeniowych”, „grunty pozostałe – 1000 ha przeliczeniowych”.

3) Należy wymienić w osobnych pozycjach powierzchnię gruntów leśnych w hektarach oraz powierzchnię gruntów wchodzących w skład re- zerwatów przyrody i parków narodowych, dla których rada gminy uchwaliła średnią cenę sprzedaży drewna niższą niż określona w art. 4 ust. 1–2 ustawy o podatku leśnym, według wzoru: „lasy – 1000 ha”, „rezerwaty przyrody i parki narodowe – 1000 ha”.

4) Należy wymienić po kolei w osobnych pozycjach wszystkie przedmioty opodatkowania, dla których rada gminy uchwaliła stawki niższe niż maksymalne określone w art. 10 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, według wzoru: „samochód ciężarowy – o masie dopusz- czalnej powyżej 3,5 t do 5,5 t”.

We wszystkich pozycjach dane na temat powierzchni/wartości/rodzaju/liczby przedmiotów opodatkowania należy pobrać z ewidencji podatkowej (wymiarowej).

2. Formularz kontrolny – prawidłowość podawania danych do sprawozdania Rb-PDP na temat skut- ków finansowych ulg i zwolnień podatkowych wprowadzonych uchwałami rad gmin (formularz prze- znaczony wyłącznie dla gmin i miast na prawach powiatu)

Lp. Przedmioty zwolnione z opodatkowania uchwałą

rady (nazwa)

Ilość/wartość/

powierzchnia przedmiotów zwolnionych

z opodatkowania

Stawka maksymalna stosowana do opodatkowania tych

przedmiotów zgodnie z przepisami ustawowymi

Kwota ulgi/zwolnienia (iloczyn z kolumny 3 i 4)

Uwagi o stwierdzonych nieprawidłowościach w wyliczaniu skutków ulg i zwolnień podatkowych/

o konieczności skorygowania złożonych sprawozdań Rb-PDP za lata

ubiegłe (z podaniem kwot wymagających korekty i przyczyn powstania błędu)

1 2 3 4 5 6

I. Podatek od nieruchomości¹⁾ II. Podatek rolny²⁾ III. Podatek leśny³⁾ IV. Podatek od środków transportowych⁴⁾

1) Należy wymienić po kolei w osobnych pozycjach wszystkie przedmioty opodatkowania i ich powierzchnię/wartość zwolnione z opo- datkowania przez radę gminy na podstawie art. 7 ust. 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych według wzoru: „budynki zajęte na działalność leczniczą… – 1 000 000 m²”.

2) Należy wymienić w osobnych pozycjach powierzchnię gruntów, dla których rada gminy ustaliła zwolnienia i ulgi przedmiotowe zgodnie z art. 13e ustawy o podatku rolnym, według wzoru: „grunty gospodarstw rolnych…. – 1000 ha przeliczeniowych”.

3) Należy wymienić w osobnych pozycjach powierzchnię gruntów leśnych w hektarach, które rada gminy zwolniła z opodatkowania na podstawie uchwały podjętej zgodnie z art. 7 ust. 3 ustawy o podatku leśnym, według wzoru: „lasy... – 1000 ha”.

4) Należy wymienić po kolei w osobnych pozycjach wszystkie przedmioty opodatkowania zwolnione z podatku na podstawie uchwały rady gminy podjętej zgodnie z art. 12 ust. 4 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, według wzoru: „samochód ciężarowy… – o masie dopuszczalnej powyżej 3,5 t do 5,5 t”.

We wszystkich pozycjach dane na temat powierzchni/wartości/rodzaju/liczby przedmiotów opodatkowania należy pobrać z ewidencji po- datkowej (wymiarowej).

Dla pełnej kontroli prawidłowości skutków finansowych wykazywanych w sprawozdaniu Rb-PDP formula- rze kontrolne 1 i 2 należy uzupełnić o formularze 1 i 2 z rozdziału 9.3 umieszczone w PRB 7/2016 „Przygo- towanie jednostki do kontroli finansowej – Część IV – Należności, dochody, przychody”.

3. Formularz kontrolny – udzielanie dotacji bez podstawy prawnej (dotacji nienależnych)

Formularz należy wypełniać na podstawie danych zawartych w dokumentacji źródłowej i księgowej, osob- no dla każdego roku budżetowego, dla wszystkich udzielonych w tym roku dotacji. Jeśli jakaś jednostka otrzymała więcej niż jedną dotację, każdą dotację należy wymienić w osobnej pozycji formularza. W ko- lumnach 7 i 8 zamieszcza się opis działań podjętych wyłącznie w odniesieniu do dotacji, które zostały przyznane bez podstawy prawnej. W przypadku dotacji udzielonych zgodnie z prawem w kolumnach tych należy zamieścić adnotację „nie dotyczy”.

Lp. Nazwa podmiotu dotowanego

Klasyfikacja bud żetowa wydatku z tytułu

dotacji (dział/rozdział/

paragraf)

Kwota dotacji

przekazanej Przeznaczenie dotacji

Podstawa praw- na udzielenia dotacji (przepis uofp i/lub ustawy szczególnej)

Określenie kwoty dotacji udzielonej bez podstawy

prawnej przypadającej

do zwrotu

Numer i data wydania decyzji o zwrocie dotacji/termin wpłaty do budżetu zwróconej

dotacji/nr i data wydania decyzji o umorzeniu dotacji, rozłożeniu jej spłaty na raty, odroczeniu terminu wpłaty

1 2 3 4 5 6 7 8

4. Zestaw formularzy kontrolnych do oceny prawidłowości udzielania dotacji na podstawie przepisów ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie

Zestaw służy do kompleksowej oceny działań organów administracji publicznej (rządowej i samorządowej) przy finansowaniu lub dofinansowaniu zadań publicznych, których realizacja jest zlecana organizacjom pożytku publicznego.

Formularz A – Program współpracy z organizacjami pozarządowymi

Lp. Odpowiedz na pytania

TAK/NIE/

NIE DOTYCZY Przyczyna powstania nieprawidłowości

Sposób

naprawy Osoba

odpowiedzialna Termin wykonania Uwagi

1. Czy właściwy organ ustalił program współpracy z or­

ganizacjami pozarządowymi na dany rok budżetowy?

2. Czy ustalenie programu zostało poprzedzone konsul­

tacjami z organizacjami pozarządowymi?

3. Czy program współpracy został ustalony w terminie ustawowym?

4. Czy zostało w terminie opracowane sprawozdanie z realizacji rocznego programu współpracy z organi­

zacjami pozarządowymi?

5. Czy sprawozdanie z realizacji rocznego programu współpracy z organizacjami pozarządowymi zostało w terminie opublikowane w BIP?

Formularz B – Udzielanie dotacji – zasady ogólne

Lp. Odpowiedz na pytania

TAK/NIE/

NIE DOTYCZY Przyczyna powstania nieprawidłowości

Sposób

naprawy Osoba

odpowiedzialna Termin wykonania Uwagi

1. Czy dotacje udzielane na podstawie ustawy o dzia­

łalności pożytku publicznego i o wolontariacie zostały przyznane wyłącznie podmiotom wskazanym w tej ustawie?¹⁾

2. Czy dotacje udzielane na podstawie ustawy o dzia­

łalności pożytku publicznego i o wolontariacie zo­

stały przyznane wyłącznie na cele wskazane w tej ustawie?¹⁾

3. Czy udzielenie dotacji zostało poprzedzone przepro­

wadzeniem otwartego konkursu ofert?

1) Przy wypełnianiu tej tabeli należy posiłkować się danymi szczegółowymi zawartymi w formularzu nr 3, gdzie powinny być wymienione m.in. wszystkie dotacje udzielone na podstawie ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Jeśli jednostka nie spo- rządzała wcześniej formularza nr 3, to trzeba go sporządzić dla jednostek, które otrzymały dotacje udzielone na podstawie ww. ustawy, a ogólne wnioski zawrzeć w poz. 1 i 2.

Formularz C – Prawidłowość przeprowadzenia konkursu ofert (dla każdego konkursu należy sporządzić odrębny formularz)

Lp. Odpowiedz na pytania

TAK/NIE/

NIE DOTYCZY Przyczyna powstania nieprawidłowości

Sposób

naprawy Osoba

odpowiedzialna Termin wykonania Uwagi

1. Czy w ogłoszeniu o otwartym konkursie ofert został prawidłowo wyznaczony termin składania ofert?

2. Czy ogłoszenie o otwartym konkursie ofert zawierało

wszystkie wymagane informacje, w tym o: x x x x x

a) rodzaju zadania?

b) wysokości środków publicznych przeznaczonych na realizację tego zadania?

c) zasadach przyznawania dotacji?

d) terminach i warunkach realizacji zadania?

e) terminie składania ofert?

f) trybie i kryteriach stosowanych przy wyborze ofert oraz terminie dokonania wyboru ofert?

g) zrealizowanych przez organ administracji publicznej w roku ogłoszenia otwartego konkursu ofert i w roku poprzednim zadaniach publicznych tego samego ro­

dzaju i związanych z nimi kosztami, ze szczególnym uwzględnieniem wysokości dotacji przekazanych organizacjom pożytku publicznego?

3. Czy ogłoszenie o otwartym konkursie ofert zamiesz­

czono: x x x x x

a) w BIP?

b) w siedzibie organu administracji publicznej, w miej­

scu przeznaczonym na zamieszczanie ogłoszeń?

c) na stronie internetowej organu administracji publicz­

nej?

4. Czy w skład komisji konkursowej wchodzili przedsta­

wiciele organu administracji publicznej i organizacji pozarządowych?

5. Czy osoby powołane do składu komisji konkursowej złożyły oświadczenia o niepodleganiu wyłączeniu z jej prac?

6. Czy w pracach komisji konkursowej faktycznie nie brały udziału osoby, które powinny być z niej wyłączo­

ne (w uwagach należy podać imiona i nazwiska tych osób oraz przyczynę wyłączenia)?

7. Czy komisja odrzuciła wszystkie oferty, które nie spełniały wymogów podanych w ogłoszeniu, w tym

niezawierające: x x x x x

a) szczegółowego opisu zakresu rzeczowego zadania publicznego proponowanego do realizacji?

b) wskazania terminu i miejsca realizacji zadania pub­

licznego?

c) kalkulacji przewidywanych kosztów realizacji zada­

nia publicznego?

d) informacji o wcześniejszej działalności organizacji pozarządowej składającej ofertę w zakresie, którego dotyczy zadanie publiczne?

e) informacji o posiadanych zasobach rzeczowych i kadrowych zapewniających wykonanie zadania publicznego oraz o planowanej wysokości środków finansowych na realizację danego zadania pocho­

dzących z innych źródeł?

f) deklaracji o zamiarze odpłatnego lub nieodpłatnego wykonania zadania publicznego?

8. Czy unieważniono konkurs, jeśli nie wpłynęła żadna oferta niepodlegająca odrzuceniu?

9. Czy w ogłoszeniu o wyniku otwartego konkursu ofert

podano informacje na temat: x x x x x

a) nazw oferentów, którzy otrzymali dofinansowanie?

b) nazwy zadania publicznego?

c) wysokości przyznanych środków publicznych po­

szczególnym oferentom?

10. Czy ogłoszenie o wynikach konkursu (unieważnieniu

konkursu) zamieszczono: x x x x x

a) w BIP?

b) w siedzibie organu administracji publicznej, w miej­

scu przeznaczonym na zamieszczanie ogłoszeń?

c) na stronie internetowej organu administracji publicz­

nej?

Formularz D – Prawidłowość zawierania umów o realizację zadań publicznych i przekazywania dota- cji (dla każdej umowy należy sporządzić odrębny formularz)

Lp. Odpowiedz na pytania

TAK/NIE/

NIE DOTYCZY Przyczyna powstania nieprawidłowości

Sposób

naprawy Osoba

odpowiedzialna Termin wykonania Uwagi

1. Czy umowy zostały sporządzone według obowiązu­

jącego wzoru umowy ramowej?

2. Czy w umowie zawarto wszystkie postanowienia istotne dla udzielenia dotacji i jej rozliczenia, m.in.

takie jak: x x x x x

a) wskazanie terminu realizacji zadania (nie wcześniej­

szego niż data zawarcia umowy)?

b) określenie terminów przekazywania środków z tytułu dotacji (w tym poszczególnych transz wypłat)?

c) określenie kwot, jakie zleceniobiorca zobowiązuje się przeznaczyć na finansowanie zadania z określonych źródeł?

d) określenie procentowego udziału dotacji w całkowi­

tych kosztach realizacji zadania publicznego?

e) określenie stawek procentowych kar umownych za nieprzestrzeganie obowiązków nałożonych na zle­

ceniobiorcę?

f) ustanowienie zabezpieczenia wekslowego zlecenio­

biorcy?

3. Czy umowa została zawarta przez osoby do tego

upoważnione: x x x x x

a) zgodnie z przepisami wewnętrznymi organizacji po­

żytku publicznego?

b) do reprezentowania organu administracji publicznej?

4. Czy umowa zawarta przez JST została kontrasygno­

wana przez skarbnika tej jednostki?

5. Czy w razie istotnych zmian w realizacji umowy zosta­

ły do niej sporządzone pisemne aneksy?

6. Czy aneksy nie zostały zawarte po upływie roku bud­

żetowego, w którym było wykonywane dotowane zadanie?

7. Czy dotacja (jej poszczególne transze) została prze­

kazana w terminach i kwotach zgodnych z umową?

8. Czy w trakcie wykonywania zadania publicznego do­

tujący wzywał dotowanego do złożenia sprawozdań częściowych z realizacji zadania?

9. Czy w trakcie wykonywania zadania publicznego do­

tujący przeprowadzał kontrolę wykonywania zadania i prawidłowości wykorzystania środków z dotacji?

10. Czy w razie wykrycia poważnych nieprawidłowości dotujący wystosował do dotowanego zalecenia na­

kazujące ich usunięcie?

11. Czy dotujący rozwiązał umowę dotacji w razie niewy­

konania zaleceń przez dotowanego?

Formularz E – Prawidłowość rozliczenia dotacji (dla każdej umowy o dotację należy sporządzić odrębny formularz)

Przed przystąpieniem do wypełniania formularzy należy sprawdzić, czy wszystkie organizacje pożytku pub- licznego, które otrzymały w danym roku dotację, złożyły sprawozdanie z wykonania zadania publicznego.

Lp. Odpowiedz na pytania

TAK/NIE/

NIE DOTYCZY Przyczyna powstania nieprawidłowości

Sposób

naprawy Osoba

odpowiedzialna Termin wykonania Uwagi

1. Czy dotowany złożył sprawozdanie z realizacji za­

dania na obowiązującym wzorze, wypełniając je po­

prawnie pod względem formalnym i rachunkowym?

2. Czy dotujący wezwał do złożenia sprawozdania do­

towanego, jeśli ten nie wywiązał się w terminie z tego obowiązku?

3. Czy dotujący naliczył i przypisał dotowanemu karę umowną za niezłożenie w terminie sprawozdania?

4. Czy sprawozdanie zawiera wszystkie informacje istotne dla oceny prawidłowości wykonania zadania,

w tym: x x x x x

a) wskazanie okresu realizacji zadania?

b) wskazanie daty złożenia sprawozdania?

c) opis wykonania zadania, z terminami wykonania po­

szczególnych działań?

d) szczegółowe rozliczenie kosztów zadania z poda­

niem ich rodzaju?

e) szczegółowe rozliczenie kosztów zadania z poda­

niem źródła ich finansowania?

f) zestawienie faktur (rachunków) z podaniem dat ich wystawienia, zapłaty, celu wydatku?

5. Czy organ dotujący ustalił kwotę dotacji do zwrotu w przypadku niezachowania przez podmiot dotujący wymaganego wskaźnika procentowego udziału do­

tacji w finansowaniu zadania?

6. Czy organ dotujący ustalił kwotę dotacji do zwrotu,

w sytuacji gdy dotowany rozliczył z dotacji: x x x x x

a) koszty (wydatki) poniesione przed zawarciem umo­

wy?

b) koszty (wydatki) poniesione po terminie realizacji zadania?

c) koszty (wydatki) poniesione po upływie roku budżeto­

wego, na jaki była przyznana dotacja?

d) koszty nieprzewidziane w harmonogramie stanowią­

cym integralny załącznik do umowy dotacji?

7. Czy organ dotujący dokonał adnotacji na sprawozda­

niu z wykonania zadania i zaksięgował w księgach rachunkowych na koncie 224 fakt uznania dotacji za całkowicie rozliczoną?

8. Czy organ dotujący wydał decyzję w sprawie zwrotu dotacji przekazanej w nadmiernej wysokości lub wy­

korzystanej niezgodnie z przeznaczeniem?

9. Czy w księgach rachunkowych organu dotującego przypisano kwoty do zwrotu wynikające z ww. decyzji na koncie 221?

5. Formularz kontrolny – prawidłowość ewidencjonowania dotacji na koncie 224 w planie kont pań- stwowych i samorządowych jednostek budżetowych (formularz uniwersalny)

Lp. Odpowiedz na pytania

TAK/NIE/

NIE DOTYCZY Przyczyna powstania nieprawidłowości

Sposób naprawy

Osoba odpowiedzialna

Termin wykonania Uwagi

1. Czy w planie kont jednostki udzielającej dotacji (zgodnie z obowiązującymi przepisami) przewidziano konto 224?

2. Czy treść ekonomiczna konta i zasady prowadzenia do niego ewidencji szczegółowej w zakładowym planie kont jednostki są takie same jak określone w rozporządzeniu w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz pla­

nów kont?

3. Czy kierownik jednostki określił w polityce rachunkowo­

ści jednostki dokumenty, na podstawie których dokonuje

się na koncie 224 zapisów na temat: x x x x x

a) uznania dotacji za w pełni rozliczoną?

b) przeniesienia kwoty dotacji przypisanej do zwrotu z kon­

ta 224 na konto 221?

4. Czy w planie kont jednostki nie zawarto niedozwolonych zapisów na temat uznania określonych rodzajów dotacji za rozliczone z chwilą ich przekazania, z wprowadze­

niem dla takich dotacji księgowania: Wn 810 i Ma 130?

5. Czy saldo konta 224 jest na bieżąco rozliczane (najdalej do końca pierwszego półrocza roku bieżącego za rok poprzedni)?

6. Czy wszystkie dotacje udzielane z budżetu są ewidencjo­

nowane za pośrednictwem konta 224?¹⁾

7. Czy na saldzie Wn lub Ma konta 224 nie pozostają nie­

rozliczone środki (w tym także wyrażone liczbami ujem­

nymi), co do których nie można ustalić, czego dotyczą?

8. Czy do konta 224 jest prowadzona ewidencja analitycz­

na z podziałem według rodzaju środków oraz dotowa­

nych jednostek?

9. Czy opisy operacji zamieszczane na koncie 224 pozwa­

lają na prześledzenie faktycznego przebiegu operacji związanych z udzielaniem i rozliczaniem dotacji?

1) Przed wypełnieniem tej rubryki należy sprawdzić dekretację dowodów księgowych dotyczących przelewów dotacji i w tabeli pomocniczej wpisać konta, na jakich ujęto dotacje, z podaniem przyczyny niewłaściwego księgowania. W tabeli zbiorczej trzeba podać tylko osta- teczne wyniki tej kontroli (kontrolę należy przeprowadzić na reprezentatywnej próbie, w której powinno znaleźć się minimum po jednym przelewie przekazanym w danym roku do każdej jednostki dotowanej).

Lp. Nazwa podmiotu dotowanego

Klasyfikacja budżetowa wydatku

z tytułu dotacji (dział/rozdział/

paragraf)

Kwota dotacji przekazanej

Podstawa prawna udzielenia dotacji (przepis uofp i/lub ustawy szczególnej)

Dekretacja dotacji (wskazanie kont przeciwstawnych

Wn/Ma)

Dla dotacji zadekretowanych

nieprawidłowo – podanie przyczyny

powstania błędu

Testy kontrolne opracowała

Izabela Motowilczuk

magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej

izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji z zakresu finansów i rachunkowości jednostek sektora

publicznego, ze szczególnym uwzględnieniem samorządowych jednostek organizacyjnych