Białystok, 05 sierpnia 2015 r.
PODLASKI URZĄD WOJEWÓDZKI w BIAŁYMSTOKU
15-213 Białystok, ul. Mickiewicza 3
NK-III.431.5.13.2015.SD
Pan
Jerzy Iwanowiec Wójt Gminy Milejczyce ul. Szkolna 5
17-332 Milejczyce
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Na podstawie art. 3 ust. 2 i art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2015 r. poz. 525) oraz art. 2 pkt 1 i art. 6 ust. 4 pkt 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092), w dniach 22, 23 i 24 czerwca 2015 roku pracownicy Wydziału Nadzoru i Kontroli Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku:
- Andrzej Jankowski - starszy inspektor wojewódzki, przewodniczący zespołu kontrolnego - upoważnienie do przeprowadzenia kontroli Nr 34/2015 znak NK-III.431.5.13.2015.SD z dnia 02.06.2015 roku wydane z upoważnienia Wojewody Podlaskiego przez Dyrektora Wydziału Nadzoru i Kontroli,
- Sylwia Duda - starszy inspektor wojewódzki - upoważnienie do przeprowadzenia kontroli Nr 33/2015 znak NK-III.431.5.13.2015.SD z dnia 02.06.2015 roku wydane z upoważnienia Wojewody Podlaskiego przez Dyrektora Wydziału Nadzoru i Kontroli
przeprowadzili kontrolę w Urzędzie Gminy Milejczyce i w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Milejczycach, ul. Szkolna 5, 17-332 Milejczyce.
Zakres kontroli obejmował wykorzystanie dotacji udzielonych z budżetu państwa na finansowanie zadań zleconych i dofinansowanie zadań własnych gmin z zakresu pomocy społecznej, świadczeń rodzinnych i świadczeń z funduszu alimentacyjnego oraz wykonanie dochodów budżetu państwa za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2014 roku.
W ramach objętych kontrolą zadań realizowanych przez Gminę Milejczyce pozytywnie ocenia się wykorzystanie dotacji w rozdziałach 85212, 85213, 85214, 85216 i 85295. Nieprawidłowości stwierdzono w zakresie realizacji dochodów budżetu państwa (na konto Wojewody Podlaskiego nie przekazano zwrotu kosztów upomnienia od dłużników alimentacyjnych, a sprawozdania Rb-27ZZ za II i IV kwartał 2014 roku były niezgodne z ewidencją księgową). Ponadto, przy rozliczeniu dotacji otrzymanej w 2014 roku na wypłatę zasiłków okresowych Gmina dokonała zwrotu dotacji w niewłaściwej wysokości, zaniżając zwrot o 3,00 zł. Nie prowadzono też wyodrębnionej ewidencji księgowej wydatków dokonywanych z dotacji na realizację programu dożywiania.
W wyniku przeprowadzonej kontroli ustalono, że:
Wszystkie zadania objęte kontrolą realizował Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Milejczycach, zwany w dalej ,,Ośrodkiem”.
W dniu 31 grudnia 2013 roku Rada Gminy Milejczyce podjęła uchwałę Nr XXII/180/2013 w sprawie uchwalenia budżetu Gminy na 2014 rok.
Plan dochodów na koniec grudnia 2014 roku w dziale 852 przedstawiał się następująco:
Rozdział Plan pierwotny
(kwota dotacji w zł)
Plan dotacji na 31.12.2014 rok (kwota dotacji w zł)
85212 § 2010 616.000,00 751.000,00
85213 § 2010 6.000,00 8.035,00
85213 § 2030 4.000,00 5.367,00
85214 § 2030 108.000,00 181.822,00
85216 § 2030 37.000,00 58.107,00
85219 § 2030 36.000,00 36.000,00
85295 § 2010 - 18.420,70
85295 § 2030 29.000,00 51.200,00
W rozdziale 85212 § 2010 przyznana kwota dotacji (751.000 zł) na finansowanie świadczeń rodzinnych i alimentacyjnych oraz składek na ubezpieczenia społeczne i koszty obsługi zadania została w całości uruchomiona, z czego wykorzystano 719.412,85 zł. Wypłacono następujące świadczenia:
- zasiłki rodzinne (1.919 świadczeń) kwota 194.952,00 zł - dodatki do zasiłków rodzinnych (1.160 świadczeń) kwota 106.730,00 zł - zasiłki pielęgnacyjne (383 świadczenia) kwota 58.446,00 zł - świadczenia pielęgnacyjne (89 świadczeń) kwota 65.380,10 zł - specjalny zasiłek opiekuńczy (33 świadczenia) kwota 17.142,70 zł - jednorazowe zapomogi z tyt. urodzenia dziecka (6 świadczeń) kwota 6.000,00 zł - zasiłki dla opiekunów (dla 21 osób) kwota 168.878,77 zł - świadczenia z funduszu alimentacyjnego (128 świadczeń) kwota 45.200,96 zł
- składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe opłacone za osoby pobierające specjalny zasiłek opiekuńczy, świadczenie pielęgnacyjne i zasiłek dla opiekuna kwota 30.241,29 zł - odsetki wypłacone opiekunom kwota 5.519,03 zł Ponadto poniesiono koszty obsługi zadania na kwotę 20.922 zł.
Prawidłowość przyznawania i naliczania powyższych świadczeń zbadano na przykładzie akt 10 osób - 9 pobierających świadczenia rodzinne i 1 pobierającej świadczenia z funduszu alimentacyjnego.
Ustalono, że wszystkie świadczenia przyznano decyzjami zawierającymi m.in. okres zasiłkowy, kwotę świadczenia i termin wypłaty. Stwierdzono też, że wysokość świadczeń była zgodna z przepisami ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2013 r. poz. 1456 z późn.
zm.) i ustawy z dnia 7 września 2007 r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (Dz. U. z 2012 r. poz. 1228 z późn. zm.). Na podstawie 9 list wypłat świadczeń, sporządzonych w marcu, czerwcu i grudniu, stwierdzono, że świadczenia naliczone za te miesiące dla osób objętych kontrolą wypłacono w terminie i w należnej wysokości. Na pokrycie kosztów obsługi zadania wydatkowano 20.922 zł, czyli nie więcej niż 3 % (2,995%) kwoty dotacji wypłaconej w formie świadczeń. Większość poniesionych kosztów obsługi (93,24 %) to wynagrodzenia (i ich pochodne) pracownika Ośrodka realizującego omawiane zadanie. Po przeanalizowaniu 5 dowodów księgowych dotyczących kosztów obsługi poniesionych w marcu, czerwcu i grudniu (2 listy wypłat wynagrodzeń i 3 faktury) stwierdzono, że wydatki na obsługę regulowano terminowo. Objęte kontrolą listy wypłat świadczeń i dowody księgowe dotyczące kosztów obsługi sprawdzone były pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez uprawnione osoby.
Prawidłowo klasyfikowano skontrolowane wydatki poniesione w rozdziale 85212. Powyższe ustalenia uzasadniają wniosek, że środki z dotacji wykorzystano zgodnie z przeznaczeniem. Prowadzono wyodrębnioną ewidencję księgową wydatków dokonywanych z dotacji w ramach realizowanego zadania. Zwrotu niewykorzystanej dotacji (w kwocie 31.587,15 zł) dokonano 16 stycznia 2015 roku, tj. w terminie określonym w art. 168 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. Sprawozdania finansowe Rb-50 (za I, II i IV kwartał 2014 r.) i Rb-28S (na dzień 31 marca, 30 czerwca i 31 grudnia 2014 r.) były zgodne z ewidencją księgową Ośrodka.
(akta kontroli str. 25-26, 35, 40-59, 131-174) W ramach rozdz. 85213 § 2030 opłacono 135 składek na ubezpieczenie zdrowotne za 12 osób pobierających zasiłek stały na kwotę 5.102,40 zł (dotacja otrzymana 5.143,00 zł). Ośrodek prowadził wyodrębnioną ewidencję księgową wydatków dokonywanych z dotacji w ramach realizowanego zadania. Po zbadaniu akt 3 świadczeniobiorców (obejmujących okresy wypłaty świadczeń w marcu, czerwcu i grudniu 2014 roku) stwierdzono, że naliczenia i opłaty składki zdrowotnej dokonano zgodnie z art. 81 ust. 8 pkt. 7 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027 z późn. zm.). Wysokość składki zdrowotnej zgodnie z art. 79 ust. 1 powyższej ustawy wynosiła 9% otrzymywanego
bezpośrednio do ZUS w terminie wskazanym w art. 47 ust. 1 pkt. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 1442 z późn. zm.). Prawidłowo dokonywano klasyfikacji poniesionych wydatków. Sprawozdania Rb-28S (na dzień 31 marca, 30 czerwca i 31 grudnia 2014 r.) były zgodne z ewidencją księgową. Niewykorzystaną dotację w kwocie 40,60 zł zwrócono w dniu 16.01.2015 roku, co było zgodne z zapisem art. 168 ustawy o finansach publicznych. Środki przeznaczone na realizację ww. zadania zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem.
(akta kontroli str.31. 36, 40-45, 60-61, 63, 131, 163-174 ) W ramach rozdz. 85213 § 2010 opłacono 133 składki na ubezpieczenie zdrowotne za 14 osób pobierających świadczenie pielęgnacyjne, specjalny zasiłek opiekuńczy i zasiłek dla opiekuna na łączną kwotę 7.403,40 zł (dotacja otrzymana 8.035,00 zł). Ośrodek prowadził wyodrębnioną ewidencję księgową wydatków dokonywanych z dotacji w ramach realizowanego zadania.
Po zbadaniu akt 3 świadczeniobiorców pobierających świadczenie pielęgnacyjne i specjalny zasiłek opiekuńczy (obejmujących okresy wypłaty świadczeń w marcu, czerwcu i grudniu 2014 roku) oraz akt 5 świadczeniobiorców pobierających zasiłek dla opiekuna (składka zdrowotna za maj) stwierdzono, że naliczenia i opłaty składki zdrowotnej dokonywano zgodnie z art. 81 ust. 8 pkt. 9 i 9c ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych. Zgodnie z art. 79 ust. 1 powyższej ustawy wysokość składki zdrowotnej wynosiła 9% otrzymywanego świadczenia. Przekazywanie należności z tytułu składki na ubezpieczenie zdrowotne następowało bezpośrednio do ZUS w terminie wskazanym w art. 47 ust. 1 pkt. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. Prawidłowo dokonywano klasyfikacji poniesionych wydatków. Sprawozdania Rb-50 (za I, II i IV kwartał 2014 r.) i Rb-28S (na dzień 31 marca, 30 czerwca i 31 grudnia 2014 r.) były zgodne z ewidencją księgową. Niewykorzystaną kwotę dotacji w wysokości 631,60 zł zwrócono do budżetu w dniu 16.01.2015 roku, co było zgodne z zapisem art. 168 ustawy o finansach publicznych. Dotacja została wykorzystana zgodnie z przeznaczeniem.
(akta kontroli str.31-32, 35-36, 40-45, 61-63, 131-174 ) W rozdz. 85214 § 2030 wypłacono zgodnie z przeznaczeniem zasiłki okresowe na kwotę 178.141,56 zł (dotacja otrzymana 181.822,00 zł). Wypłacono 477 świadczeń dla 56 osób. Po zbadaniu decyzji 6 osób otrzymujących świadczenia w marcu, czerwcu i grudniu 2014 roku stwierdzono, że naliczenia i wypłaty zasiłków dokonywano zgodnie z art. 38 ustawy z dnia 12 marca 2004 r.
o pomocy społecznej (Dz. U z 2013 r. poz. 182 z późn. zm.). Prawo do zasiłku zostało przyznane decyzją administracyjną określającą kwotę świadczenia, okres wypłacania zasiłku i termin wypłaty.
W jednym przypadku stwierdzono, że Ośrodek wypłacił świadczeniobiorcy zasiłek o 3,00 zł mniejszy niż wynikało to z wydanej decyzji (GOPS.5011.95.2014), co naruszyło art. 44 ust. 3 pkt. 3 ustawy o finansach publicznych. Skarbnik Gminy wyjaśniła, że ,,w jednostce księgowanie prowadzi jedna z pracownic urzędu. Natomiast przelewy dotyczące wydatków przygotowuje i realizuje inna osoba.
Księgując wyciąg bankowy nr 127 z dnia 15 grudnia 2014 r. pracownica zauważyła mylnie przelaną
kwotę na zasiłek okresowy. Był to już miesiąc styczeń 2015 roku i trudno było dokonać korekty.
Należną kwotę 3 zł wypłaciliśmy w dniu 30 stycznia 2015 roku ze środków własnych gminy”. Listy wypłat zasiłków okresowych objęte kontrolą (5 szt.) sprawdzone były pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez osoby upoważnione. Prawidłowo dokonywano klasyfikacji poniesionych wydatków, a sprawozdania Rb-28S (na dzień 31 marca, 30 czerwca i 31 grudnia 2014 r.) były zgodne z ewidencją księgową Ośrodka. Niewykorzystaną kwotę dotacji w wysokości 3.677,44 zł zwrócono do budżetu państwa 16 stycznia 2015 roku (czyli w terminie określonym w art. 168 ustawy o finansach publicznych), jednak wobec zaniżonej o 3 zł wypłaty zasiłku okresowego (przyznanego na podstawie ww. decyzji) Gmina dokonała nieprawidłowego rozliczenia dotacji zaniżając zwrot niewykorzystanej dotacji o 3,00 zł. Jak wyjaśniła Skarbnik Gminy ,,dotacja została zwrócona bez uwzględnienia pomyłki w wypłacie zasiłku (uwzględniono kwotę z decyzji, a nie z faktycznego przelewu)”. W dniu 25.06.2015 r. dokonano zwrotu powyższej kwoty.
(akta kontroli str. 30. 36-37, 40-45, 64-75, 131, 163-174) W rozdz. 85216 § 2030 wypłacono zgodnie z przeznaczeniem zasiłki stałe na kwotę 56.692,80 zł (dotacja otrzymana 58.107,00 zł). Opłacono 135 świadczeń dla 12 osób. Po zbadaniu decyzji 3 świadczeniobiorców (dotyczących wypłaty świadczenia za marzec, czerwiec i grudzień 2014 roku) stwierdzono, że naliczenia i wypłaty zasiłków dokonywano zgodnie z art. 37 ustawy o pomocy społecznej. Prawo do zasiłku zostało przyznane decyzją administracyjną określającą kwotę świadczenia, okres wypłacania zasiłku i termin wypłaty. Wszystkie listy wypłat objęte kontrolą (3 szt.) sprawdzone były pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez osoby upoważnione. Prawidłowo dokonywano klasyfikacji poniesionych wydatków.
Sprawozdania Rb-28S (na dzień 31 marca, 30 czerwca i 31 grudnia 2014 r.) były zgodne z ewidencją księgową Ośrodka. Niewykorzystaną kwotę dotacji w wysokości 1.414,20 zł zwrócono do budżetu dnia 16.01.2015 roku, co było zgodne z zapisem art. 168 ustawy o finansach publicznych.
(akta kontroli str. 30. 37, 40-45, 76-80, 131, 163-174) W 2014 roku przekazano Gminie Milejczyce dotację w rozdz. 85219 w wysokości 36.000 zł.
W kontrolowanym okresie na utrzymanie Ośrodka wydatkowano łącznie 158.731,56 zł, w tym 36.000,00 zł z dotacji. Środki te stanowią 22,7 % wszystkich kosztów utrzymania Ośrodka, nie przekraczają więc 80% łącznych wydatków poniesionych na realizację zadania (art. 128 ust. 2 ustawy o finansach publicznych). Wypłata dodatku dla jedynego pracownika socjalnego następowała zgodnie z art. 121 ust. 3a ustawy o pomocy społecznej. W aktach tego pracownika znajduje się pismo informujące o przyznaniu dodatku w wysokości 250,00 zł. Kontrolą objęto listy płac za marzec, czerwiec i grudzień 2014 roku oraz 2 dowody księgowe dotyczące szkolenia pracowników i zakupu materiałów biurowych. Prawidłowo dokonywano klasyfikacji poniesionych wydatków, a zobowiązania z tym związane opłacano terminowo. Dowody objęte kontrolą sprawdzone były
upoważnione. W wyniku kontroli ustalono również, iż dane zawarte w sprawozdaniach Rb-28S (na dzień 31 marca, 30 czerwca i 31 grudnia 2014 r.) były zgodne z ewidencją księgową Ośrodka.
Dotacja przeznaczona na dofinansowanie utrzymanie Ośrodka została wydatkowana zgodnie z przeznaczeniem.
(akta kontroli str. 30-31, 37-38, 40-45, 81-108, 163-174) Celem dofinansowania wieloletniego programu „Pomoc państwa w zakresie dożywiania” dnia 20 lutego 2014 roku Wojewoda Podlaski zawarł z Gminą Milejczyce umowę dotacji Nr 60/2014, w której określono wysokość przyznanej dotacji (29.700,00 zł) i wysokość środków własnych Gminy (co najmniej 24.000,00 zł). W wyniku podpisania trzech aneksów minimalne zaangażowanie Gminy obniżono do 12.800,00 zł, natomiast dotację zwiększono do 51.200,00 zł. Do 31 grudnia uruchomiono i wykorzystano całą przyznaną dotację. Wbrew obowiązkowi wynikającemu z § 4 ust. 2 umowy dotacji nie prowadzono wyodrębnionej ewidencji księgowej wydatków dokonywanych z dotacji na realizację zadania. Skarbnik Gminy wyjaśniła, że „Aneks określający ostateczny podział środków dostaliśmy pod koniec roku budżetowego (9 grudnia 2014 r.). W 2014 roku prowadzono ewidencję całości wydatków na jednym paragrafie 3110, a w końcu roku były one rozliczane procentowo na wydatki poniesione z dotacji oraz na wydatki ze środków własnych w celu prawidłowego rozliczenia dotacji. Od 2015 roku prowadzimy wyodrębnioną ewidencję”. Z ewidencji wydatków (rozdział 85295 § 3110) wynika, że w 2014 roku całkowity koszt realizacji programu dożywiania wyniósł 64.000,00 zł, z tego wydatki w kwocie 51.200,00 zł sfinansowano z dotacji, a 12.800,00 zł – ze środków własnych Gminy. Procentowy udział wydatków dokonanych z dotacji (80 %) był zgodny z umową zawartą z Wojewodą Podlaskim. Za 55.188,00 zł (86,23 % środków wydanych w ramach programu) udzielono wsparcia w formie posiłku, natomiast pozostałe środki (8.812,00 zł) wypłacono w postaci świadczeń pieniężnych przeznaczonych na zakup posiłku lub żywności (wypłacono 39 takich zasiłków 16 osobom). W 2014 roku pomoc w formie posiłku przyznano 107 dzieciom.
Realizację wydatków poniesionych z tytułu zakupu posiłków sprawdzono na podstawie 20 dowodów księgowych (14 faktur, 3 rachunków i 3 not księgowych) opłaconych w marcu, czerwcu i grudniu (placówki oświatowe prowadzące dożywianie wystawiały i przesyłały do Ośrodka miesięczne faktury, rachunki i noty księgowe wraz z wykazami uczniów korzystających z posiłków). Zbadano też akta 7 uczniów objętym programem dożywiania (wybranych losowo z list osób korzystających z posiłków) i stwierdzono, że świadczenie (w formie jednego posiłku dziennie) przyznano im stosownymi decyzjami posiadającymi rygor natychmiastowej wykonalności. Prawidłowość przyznawania i wypłacania świadczeń pieniężnych sprawdzono na podstawie wszystkich (3) list wypłat sporządzonych w marcu, czerwcu i grudniu oraz akt 3 wybranych osób ujętych na tych listach.
Stwierdzono, że każdej z tych osób pomoc przyznano decyzją administracyjną (posiadającą rygor natychmiastowej wykonalności) określającą rodzaj świadczenia, jego wysokość oraz sposób i termin wypłaty, a przyznane świadczenie wypłacono gotówką w kasie Urzędu Gminy w kwocie zgodnej z wydaną decyzją. Objęte kontrolą dowody księgowe (faktury, rachunki, noty księgowe i listy wypłat)
sprawdzone były pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez osoby uprawnione. Prawidłowo klasyfikowano wydatki poniesione na realizację omawianego programu (rozdział 85295 § 3110). Ustalono też, że Ośrodek terminowo regulował zobowiązania wynikające z analizowanych faktur, rachunków, not księgowych i decyzji, ponieważ płatności dokonywano w terminach wskazanych w tych dokumentach. Wszystkie przeanalizowane wydatki były związane z realizacją programu dożywiania, co wskazuje na to, że otrzymaną dotację wykorzystano zgodnie z przeznaczeniem. Sprawozdania Rb-28S (na dzień 31 marca, 30 czerwca i 31 grudnia 2014 r.) były zgodne z ewidencją księgową Ośrodka.
(akta kontroli str. 26-28, 38-45, 109-124, 163-174) Na realizację rządowego programu wspierania osób pobierających świadczenie pielęgnacyjne (rozdział 85295 § 2010) Wojewoda Podlaski przyznał dotację w kwocie 18.128,00 zł. W 2014 roku uruchomiono całość planowanej dotacji, z czego wykorzystano 18.122,00 zł. Pomoc finansową realizowaną w ramach tego programu przyznano 8 osobom. Wypłacono 88 świadczeń po 200,00 zł na łączną kwotę 17.600,00 zł. Na podstawie teczek 8 świadczeniobiorców stwierdzono, że prawo do pomocy finansowej przyznano decyzjami określającymi m.in. okres zasiłkowy, kwotę świadczenia i termin wypłaty. Celem zbadania prawidłowości wykorzystania dotacji skontrolowano 7 list wypłat tych świadczeń z marca, czerwca i grudnia. Ustalono, że przyznana pomoc finansowa została w miesiącach objętych kontrolą zrealizowana (wypłacona gotówką lub przekazana na rachunki podopiecznych). Na pokrycie kosztów obsługi omawianego zadania wydatkowano z dotacji 522,00 zł, co stanowi 2,97 % dotacji wypłaconej w formie świadczeń. Całą kwotę stanowiącą koszty obsługi wydano na zakup materiałów biurowych (z § 4210). Jedyna faktura dotycząca realizacji zadania (z grudnia) została opłacona w terminie. Wyniki kontroli wskazują, że wszystkie analizowane wydatki dokonane w marcu, czerwcu i grudniu (na świadczenia i koszty obsługi zadania) zostały sfinansowane z dotacji, były też zgodne z jej przeznaczeniem i nie przekroczyły planowanych kwot. Wydatki te zaklasyfikowano prawidłowo, a objęte kontrolą listy wypłat świadczeń zostały sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez osoby uprawnione. Ośrodek prowadził wyodrębnioną ewidencję księgową wydatków dokonywanych z dotacji w ramach realizowanego zadania. Sprawozdania finansowe Rb-50 (za I, II i IV kwartał 2014 r.) i Rb-28S (na dzień 31 marca, 30 czerwca i 31 grudnia 2014 r.) były zgodne z ewidencją księgową kontrolowanej jednostki. Zwrotu niewykorzystanej dotacji (w kwocie 6 zł) dokonano 16 stycznia 2015 roku, tj. w terminie określonym w art. 168 ust. 1 ustawy o finansach publicznych.
(akta kontroli str. 28-29, 38, 40-45, 125-127, 131-174) Na realizację rządowego programu dla rodzin wielodzietnych (w rozdziale 85295 § 2010) Wojewoda Podlaski przyznał dotację w kwocie 292,70 zł. W 2014 roku Gmina otrzymała z tych środków 258,57 zł, które wykorzystała w całości. Od 16 czerwca do 31 grudnia 2014 roku wpłynęło 31 wniosków o wydanie Karty Dużej Rodziny - wszystkie zostały załatwione pozytywnie do końca
dodatkowych, własnych uprawnień dla rodzin wielodzietnych, nie wykorzystuje więc Karty jako dokumentu potwierdzającego prawo do korzystania z tych uprawnień. W analizowanym okresie nie ubiegano się o wydanie duplikatu Karty, nie było też przypadków zmiany liczby członków rodziny wielodzietnej po wydaniu Kart jej członkom, odnotowano natomiast jeden przypadek wydania nowej Karty z powodu upływu terminu ważności poprzedniej. Sprawdzając zasadność naliczenia kosztów realizacji zadania przeanalizowano akta 6 losowo wybranych spraw wniesionych w 2014 roku.
Stwierdzono, że znajdowały się w nich m.in. wnioski, zaświadczenia o nauce pełnoletnich dzieci i pokwitowania odbioru Kart. Wszystkie wnioski objęte kontrolą złożyły rodziny wielodzietne mieszkające w Gminie Milejczyce, która jest właściwa ze względu na miejsce zamieszkania jej członków (o czym stanowi § 10 ust. 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 27 maja 2014 r.
w sprawie szczegółowych warunków realizacji rządowego programu dla rodzin wielodzietnych - Dz. U. poz. 755 z późn. zm.). Z tytułu załatwienia 31 wniosków Gminie przysługiwała (na podstawie
§ 25 ust. 2 rozporządzenia) dotacja w wysokości 276,83 zł, z czego wykorzystano 258,57 zł (na zakup materiałów biurowych). Jedyna faktura dotycząca realizacji zadania została sprawdzona pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzona przez osoby uprawnione, opłacona w terminie, a dokonany wydatek zaklasyfikowano prawidłowo (do rozdziału 85295 § 4210).
Ustalenia kontroli wskazują, że otrzymaną dotację wykorzystano zgodnie z przeznaczeniem. Ponadto ustalono, że pierwsze sprawozdanie z realizacji programu (za okres od 16 czerwca do 31 sierpnia 2014 roku) wysłano do Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w terminie, natomiast drugie sprawozdanie, sporządzone 7 stycznia, wysłano dopiero 31 marca 2015 roku, zamiast do 15 stycznia, jak stanowił § 26 ust. 1 rozporządzenia. Kierownik Ośrodka wyjaśnił, że nastąpiło to „z powodu problemów technicznych systemu CAS” niezależnych od GOPS. Drugie sprawozdanie obejmowało okres od 16 czerwca do 31 grudnia 2014 roku, podczas gdy § 26 ust. 1 rozporządzenia przewidywał dla niego okres od 1 września do 31 grudnia. Przyczyną tej rozbieżności była aplikacja komputerowa nieprzewidująca możliwości edytowania tytułu czy okresu. Powyższe uchybienia nie miały żadnych negatywnych skutków finansowych czy prawnych. Sprawozdania finansowe Rb-50 (za IV kwartał 2014 r.) i Rb-28S (na dzień 31 grudnia 2014 r.) były zgodne z ewidencją księgową kontrolowanej jednostki. Ośrodek prowadził wyodrębnioną ewidencję księgową wydatków dokonywanych z dotacji w ramach omawianego zadania.
(akta kontroli str. 29, 38, 40-45, 127-130, 132-174) Na podstawie objętych kontrolą dowodów wpływu uzyskanych dochodów i ewidencji księgowej Urzędu Gminy Milejczyce ustalono, że w okresie od 01.01.2014 roku do 31.12.2014 roku wysokość wykonanych dochodów budżetu państwa w związku z realizacją zadań zleconych w dziale 852 wyniosła 6.848,93 zł, w tym 11,60 zł tytułem zwrotu kosztów upomnienia od dłużnika alimentacyjnego. Uzyskane dochody budżetowe pomniejszone o dochody przysługujące jednostkom samorządowym (kwota 2.490,02 zł) wraz z odsetkami zostały przekazane do Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku w łącznej kwocie 4.347,33 zł. Kontrola wykazała, że w marcu,
czerwcu i grudniu 2014 roku dochody budżetu państwa (stan kont na 10 i 20 dzień miesiąca) były odprowadzone w należnej części określonej odrębnymi przepisami i w terminach zgodnych z art. 255 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. W 2014 roku Ośrodek otrzymał dochód z tytułu zwrotu kosztu upomnienia w wysokości 11,60 zł, które w części należnej budżetowi państwa (11,02 zł) nie zostały odprowadzone na rachunek dochodów dysponenta głównego (wbrew treści art. 255 ustawy o finansach publicznych). Skarbnik Gminy wyjaśniła, że ,,koszty upomnienia zostały sfinansowane ze środków własnych - wydatek poniesiony był w rozdz. 85219 § 4300, zwrot kosztów upomnienia nastąpił 6 października 2014 roku i potraktowany został jako dochód własny…
oraz zaksięgowany w rozdz. 85202 § 0690. W związku z tym, iż w literaturze występują różne interpretacje i opinie ekspertów są podzielone, zwrot kosztów upomnienia uznaliśmy jako dochód własny, a nie należny budżetowi państwa. Dlatego też koszty te nie zostały wykazane w sprawozdaniu Rb-27ZZ”. Przyznawanie i wypłata świadczeń z funduszu alimentacyjnego oraz podejmowanie działań wobec dłużników alimentacyjnych jest zadaniem zleconym gminom z zakresu administracji rządowej, dlatego egzekucja zwrotu przez dłużnika alimentacyjnego należności pieniężnych z tytułu otrzymanych przez osobę uprawnioną świadczeń z funduszu alimentacyjnego nie może być ich zadaniem własnym. Stwierdzono też, że dane wykazane w sprawozdaniach Rb-27ZZ z wykonania planu dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami nie były zgodne z ewidencją księgową tj.:
w sprawozdaniu za IV kwartał nie ujęto dochodu z tytułu zwrotu kosztu upomnienia od dłużnika alimentacyjnego, a w sprawozdaniach za II i IV kwartał wykazano błędne kwoty uzyskanych dochodów z tytułu odsetek od funduszu alimentacyjnego (dochody zaniżono o 0,02 zł, jednak przekazano w prawidłowej wysokości wynikającej z ewidencji księgowej), co naruszyło § 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. poz. 119). Ośrodek prawidłowo dokonywał klasyfikacji budżetowych. Wbrew zapisom § 6 ust. 1 pkt. 6 załącznika nr 39 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej w sprawozdaniach kwartalnych Rb-27ZZ Ośrodek wykazywał dochody w kolumnie ,,Dochody potrącone na rzecz jednostek samorządu terytorialnego”. Skarbnik Gminy wyjaśniła, że nieprawidłowość spowodowana była tym, że ,,GOPS nie posiada wyodrębnionej obsługi księgowej.
Pracownik Urzędu Gminy prowadzi bieżące księgowanie w jednostce, natomiast sprawozdania zbiorcze, jak i jednostkowe sporządzane są przez skarbnika gminy. W sprawozdaniach jednostkowych omyłkowo wykazano dochody potrącone na rzecz jednostki samorządu terytorialnego.
W sprawozdaniach Rb-27ZZ za II i IV kwartał 2014 r. został popełniony błąd pisarski.”
Do 31 grudnia 2014 roku Gmina Milejczyce zrealizowała i przekazała na konto Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku dochody budżetu państwa z tytułu nienależnie pobranych świadczeń z lat ubiegłych w wysokości 3.653,25 zł.
Mając na uwadze powyższe oceny i uwagi wnoszę o:
1. sporządzanie sprawozdań Rb-27ZZ przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej zgodnie z § 6 ust. 1 pkt. 6 załącznika nr 39 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. poz. 119 z późn. zm.),
2. ujmowanie w sprawozdaniu Rb-27ZZ wykonanych dochodów zgodnie z ewidencją księgową, jak stanowi § 9 ust. 2 powyższego rozporządzenia,
3. przekazanie do budżetu państwa (w terminie 15 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego) dochodów pobranych z tytułu zwrotu kosztów upomnienia (11,02 zł),
4. prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej środków otrzymanych z dotacji i wydatków dokonywanych z tych środków, zgodnie z umową dotacji zawartą z Wojewodą Podlaskim na dofinansowanie z budżetu państwa rządowego programu w zakresie dożywiania,
5. terminowe przesyłanie do Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego sprawozdania z realizacji rządowego programu dla rodzin wielodzietnych.
