Warszawa, 11 sierpnia 2017 r.
WPS-IX.431.2.6.2017.AS
Pani
Ewa Michalska Kierownik
Ośrodka Pomocy Społecznej w Konstancinie-Jeziornie ul. Rycerska 13
05-510 Konstancin-Jeziorna
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2015 r., poz. 525 z późn. zm.) w związku z art. 6 ust. 4 pkt 4 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) oraz zgodnie z Planem Kontroli Zewnętrznych MUW na rok 2017, w dniach 29 marca 2017 r. - 4 kwietnia 2017 r. inspektorzy Wydziału Polityki Społecznej Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie: Agnieszka Strzelecka – starszy inspektor wojewódzki, pełniąca funkcję przewodniczącej kontroli, oraz Małgorzata Małaczek – starszy inspektor wojewódzki przeprowadzili kontrolę problemową w trybie zwykłym w Ośrodku Pomocy Społecznej w Konstancinie-Jeziornie.
Przedmiot kontroli obejmował organizację i sposób realizacji przez gminę zadań zleconych z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy z dnia 11 lutego 2016 r.
o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci (Dz. U., poz. 195 z późn. zm.) w przedmiocie ustalania uprawnień do świadczeń wychowawczych. Kontrolą objęto okres od 17 lutego 2016 r.
do dnia kontroli, tj. do 29 marca 2017 r.
Niniejszym, przekazuję pani projekt wystąpienia pokontrolnego.
W okresie objętym kontrolą Wojewoda Mazowiecki pozytywnie ocenił działalność Ośrodka Pomocy Społecznej w Konstancinie-Jeziornie w zakresie organizacji świadczeń wychowawczych, natomiast w zakresie rzetelności sporządzanej sprawozdawczości oraz w przedmiocie ustalania uprawnień do świadczenia wychowawczego pozytywnie pomimo stwierdzonych uchybień.
WOJEWODA MAZOWIECKI
W okresie podlegającym kontroli Ośrodkiem Pomocy Społecznej w Konstancinie-Jeziornie kierowały:
1) pani Ewa Michalska – pełniąca funkcję kierownika Ośrodka od dnia 1 kwietnia 2009 r. (zmiana stanowiska pracy z podinspektora na kierownika Ośrodka nastąpiła na podstawie aneksu do umowy o pracę z dnia 11 października 1995 r. nr AG.1130 – 2/2009 z dnia 31.03.2009 r.),
2) pani Jolanta Leśniewska – pełniąca funkcję zastępcy kierownika Ośrodka od dnia 16 listopada 2009 r.
Główną księgową Ośrodka Pomocy Społecznej w Konstancinie-Jeziornie jest pani Małgorzata Safian, zatrudniona na stanowisku od dnia 2 lutego 2009 r.
Kierownik Ośrodka był nieobecny w pracy z powodu zwolnienia chorobowego oraz urlopu wypoczynkowego w następujących terminach: od 14 marca do 31 sierpnia oraz od 4 do 25 października 2016 r.
W tym czasie obowiązki kierownika Ośrodka pełniła pani Jolanta Leśniewska – zastępca kierownika Ośrodka. W związku z tym zadania z ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci były wdrażane do realizacji i nadzorowane przez zastępcę kierownika jednostki.
1. Organizacja realizacji zadania
W gminie zadania z zakresu realizacji ustawy z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci realizuje Ośrodek Pomocy Społecznej w Konstancinie-Jeziorna na podstawie uchwały Nr 426/V/35/2009 z dnia 16 listopada 2009 r. w sprawie Statutu Ośrodka Pomocy Społecznej w Konstancinie-Jeziornie. Zmiana do Statutu wprowadzona Uchwałą Nr 258/VII/19/2016 Rady Miejskiej Konstancin-Jeziorna z dnia 13 kwietnia 2016 r. wprowadziła zapis w przedmiocie realizacji przez Ośrodek świadczeń wychowawczych.
Szczegółowe uregulowania dotyczące struktury i organizacji jednostki określa Regulamin Organizacyjny Ośrodka Pomocy Społecznej w Konstancinie-Jeziornie wprowadzony zarządzeniem Nr 11 kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej z dnia 10 września 2012 r. Zmianą wprowadzoną zarządzeniem Nr OPS.2010.5.2016 zastępcy kierownika Ośrodka z dnia 1 kwietnia 2016 r.
utworzono stanowiska pracy ds. świadczeń wychowawczych oraz określono zadania realizowane przez pracowników ds. świadczeń wychowawczych.
Zadania w przedmiocie realizacji ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci zawarte zostały w regulaminie organizacyjnym Ośrodka od dnia 1 kwietnia 2016 r. Natomiast zadania z zakresu realizacji ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci zostały powierzone do realizacji Ośrodkowi Pomocy Społecznej w Konstancinie-Jeziornie od dnia 13 kwietnia 2016 r.
Takim działaniem naruszony został art. 53 ust. 1 ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci, zgodnie z którym organ winien był wyznaczyć jednostkę organizacyjną właściwą do realizacji zadań z zakresu świadczenia wychowawczego do dnia wejścia w życie ww. ustawy, tj. do 1 kwietnia 2016 r. Powyższa okoliczność była już przedmiotem kontroli Wojewody Mazowieckiego i jednostce wskazano nieprawidłowości tak późnego przekazania zadań w sprawozdaniu z dnia 23.01.2017 r. z kontroli doraźnej w zakresie organizacji i realizacji przez gminę zadań zleconych z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci.
W okresie od 1 kwietnia 2016 r. do dnia kontroli w Ośrodku Pomocy Społecznej zadania wynikające z ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci wykonywało łącznie 12 pracowników, w tym 9 pracowników posiadało upoważnienia do prowadzenia postępowań w sprawach o świadczenia wychowawcze wydane przez Burmistrza Gminy Konstancin-Jeziorna działającego w tym zakresie na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci.
Kontrolowane zadania realizowali następujący pracownicy Ośrodka:
1. pani Ewa Michalska – kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej na podstawie upoważnienia Burmistrza Konstancina-Jeziorny znak SE.0052.50.2016 z dnia 11 kwietnia 2016 r.
do prowadzenia postępowań w sprawie świadczenia wychowawczego, a także do wydawania w tych sprawach decyzji;
2. pani Jolanta Leśniewska – zastępca kierownika Ośrodka na podstawie upoważnienia Burmistrza Konstancina-Jeziorny znak SE.0052.49.2016 z dnia 11 kwietnia 2016 r., do prowadzenia postępowań w sprawie świadczenia wychowawczego, a także do wydawania w tych sprawach decyzji;
3. pani Marta Bąba – kierownik Wydziału ds. Świadczeń Rodzinnych, Funduszu Alimentacyjnego i Dodatków Mieszkaniowych, na podstawie upoważnienia Burmistrza Konstancina-Jeziorny znak SE.0052.48.2016 z dnia 11 kwietnia 2016 r., do prowadzenia postępowań w sprawach świadczenia wychowawczego, a także do wydawania w tych sprawach decyzji;
4. pani Renata Rębiś – inspektor w Wydziale ds. Świadczeń Rodzinnych, Funduszu Alimentacyjnego i Dodatków Mieszkaniowych, na podstawie upoważnienia Burmistrza Konstancina-Jeziorny znak SE.0052.47.2016 z dnia 11 kwietnia 2016 r., do prowadzenia postępowań w sprawie świadczenia wychowawczego (zgodnie z aneksem do zakresu czynności z dn. 31.03.2016 r. realizowała zadanie w okresie 1.03.2016 r. – 30.06.2016 r.);
5. pani Agnieszka Marczak – inspektor w Wydziale ds. Świadczeń Rodzinnych, Funduszu Alimentacyjnego i Dodatków Mieszkaniowych, na podstawie upoważnienia Burmistrza Konstancina-Jeziorny znak SE.0052.46.2016 z dnia 11 kwietnia 2016 r., do prowadzenia postępowań w sprawie świadczenia wychowawczego;
6. pani Agnieszka Sokulska – podinspektor w Wydziale ds. Świadczeń Rodzinnych, Funduszu Alimentacyjnego i Dodatków Mieszkaniowych, na podstawie upoważnienia Burmistrza Konstancina-Jeziorny znak SE.0052.44.2016 z dnia 11 kwietnia 2016 r., do prowadzenia postępowań w sprawie świadczenia wychowawczego;
7. pani Eliza Soboń – podinspektor w Wydziale ds. Świadczeń Rodzinnych, Funduszu Alimentacyjnego i Dodatków Mieszkaniowych, na podstawie upoważnienia Burmistrza Konstancina-Jeziorny znak SE.0052.43.2016 z dnia 11 kwietnia 2016 r., do prowadzenia postępowań w sprawie świadczenia wychowawczego;
8. pani Anna Nowotnik – podinspektor w Wydziale ds. Świadczeń Rodzinnych, Funduszu Alimentacyjnego i Dodatków Mieszkaniowych, na podstawie upoważnienia Burmistrza Konstancina-Jeziorny znak SE.0052.77.2016 z dnia 9 maja 2016 r., do prowadzenia postępowań w sprawach świadczenia wychowawczego (zatrudniona w OPS od 02.05.2016 r. do realizacji zadań z zakresu świadczeń wychowawczych);
9. pan Paweł Baran – podinspektor w Wydziale ds. Świadczeń Rodzinnych, Funduszu Alimentacyjnego i Dodatków Mieszkaniowych, na podstawie upoważnienia Burmistrza Konstancina-Jeziorny znak SE.0052.45.2016 z dnia 11 kwietnia 2016 r., do prowadzenia postępowań w sprawie świadczenia wychowawczego (zgodnie z aneksem do zakresu obowiązków realizował zadanie w okresie 1.04.2016 r. – 22.04.2016 r.);
10. pani Agata Rybak - podinspektor w Wydziale ds. Świadczeń Rodzinnych, Funduszu Alimentacyjnego i Dodatków Mieszkaniowych, zatrudniona na 0,5 etatu w Ośrodku nie miała stosownego upoważnienia do wykonywania zadań z zakresu realizacji ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci (realizowała zadanie jako dodatkowe w okresie 7.06.2016 r. – 05.08.2016 r.). Z pani pisemnych wyjaśnień wynika, że do zadań pani Agaty Rybak należała obsługa mieszkańców składających wnioski o świadczenia wychowawcze;
11. pani Małgorzata Safian – Główny Księgowy w Ośrodku, realizuje zadania od strony finansowo-księgowej;
12. pani Ewa Siara – kasjer w Ośrodku, realizuje zadanie od strony finansowo-księgowej.
W toku kontroli ustalono, że zakresy obowiązków ww. pracowników wykonujących kontrolowane zadania uwzględniają ich realizację. Główny księgowy oraz kasjer wykonują zadanie zgodnie z zakresem obowiązków dotyczącym budżetu Ośrodka.
Jednocześnie należy zaznaczyć, że pracownicy realizujący zadania z ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci przyjęli tą funkcję do wykonania w zakresach swoich obowiązków z dniem 1 kwietnia 2016 r., zatem przed wydaniem im imiennych upoważnień do działania w imieniu organu w przedmiotowym zakresie (Burmistrz wydał upoważnienia pracownikom dnia 11 kwietnia 2016 r.), oraz przed wyznaczeniem Ośrodka Pomocy Społecznej przez gminę do realizacji zadań wynikających z ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci (zgodnie ze statutem wyznaczenie Ośrodka do realizacji zadania nastąpiło przez Radę Gminy dnia 13 kwietnia 2016 r.). Ta okoliczność również była już przedmiotem kontroli Wojewody Mazowieckiego i jednostce wskazano nieprawidłowości tak późnego przekazania zadań w sprawozdaniu z kontroli doraźnej z dnia 23.01.2017 r.
Z przedstawionego przez kierownika jednostki „Wykazu pracowników realizujących w Ośrodku Pomocy Społecznej zadania z ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci” wynika, że wynagrodzenia czterech pracowników były finansowane w całości ze środków budżetu państwa.
Zgodnie z przedstawionym w dniu 03.04.2017 r. oświadczeniem głównej księgowej Ośrodka pełne wynagrodzenia czterech osób zatrudnionych, tj. wynagrodzenia pani Elizy Soboń, pani Agnieszki Sokulskiej, pani Anny Nowotnik do dnia 28.02.2017 r. oraz pana Pawła Baran do dnia 22.04.2016 r. były finansowane ze środków budżetu państwa przekazanych jednostkom samorządu terytorialnego na zadanie zlecone z zakresu administracji rządowej w okresie od 01.04.2016 r.
do 31.12.2016 r. w rozdziale 85211, a od 01.01.2017 r. do dnia 28.02.2017 r. pełne koszty wynagrodzenia wraz z pochodnymi i dodatkowym wynagrodzeniem rocznym finansowane były z rozdziału 85501 klasyfikacji budżetowej.
Dane osobowe beneficjentów gromadzone są w systemie dziedzinowym Top-Team. Według zaświadczenia Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych z dnia 16.01.2017 r. Ośrodek Pomocy Społecznej w Konstancinie-Jeziornie dokonał obowiązku zgłoszenia zbioru danych osobowych z zakresu realizacji zadania w dniu 17 października 2016 r. w ogólnokrajowym, jawnym rejestrze zbiorów danych osobowych prowadzonym przez GIODO (zgłoszenie o nr 029429/16). Powyższe jest realizacją art. 40 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Na podstawie art. 42 ust. 4 ww. ustawy Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych zarejestrował zbiór danych osobowych o nazwie: „Program Rodzina 500 plus”.
Obsługa świadczeń wychowawczych realizowana jest przez jednostkę w Programie Świadczenia Wychowawcze. W 2016 roku Ośrodek zawarł umowę licencyjną na prawo użytkowania ww.
programu (nr licencji sw/mazo/2016/18) oraz umowę na sprawowanie nadzoru autorskiego uproszczonego nad aplikacją Świadczenia Wychowawcze (500 plus) z firmą TOP-TEAM TT Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Górczewskiej 222 lok. 271 (dalej TOP-TEAM). Obie umowy zawarte zostały na okres od 1 kwietnia 2016 r. do 31 grudnia 2016 r. Dnia 2 stycznia 2017 roku Ośrodek zawarł kolejne dwie umowy z firmą TOP-TEAM TT Sp. z o.o. na obsługę Programu Świadczenia Wychowawcze na okres od 2 stycznia 2017 r. do 31 grudnia 2017 r.
[dowód: akta kontroli – str. 14 - 190 ]
2. Rzetelność sporządzanej sprawozdawczości
Zgodnie z przepisem § 3 ust.1 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 18 lutego 2016 r. w sprawie sprawozdań rzeczowo-finansowych z wykonywania zadań z zakresu świadczenia wychowawczego (Dz. U. z 2016 r., poz. 212), gmina jest zobowiązana do sporządzania i przekazywania do każdego 7 dnia miesiąca następującego po upływie każdego miesiąca, miesięcznego sprawozdania rzeczowo-finansowego z realizacji zadań z zakresu świadczenia wychowawczego.
W czasie trwania kontroli weryfikacji poddano następujące dane zawarte w miesięcznym sprawozdaniu rzeczowo-finansowym z wykonywania zadań z zakresu świadczenia wychowawczego za luty 2017 r.:
A.1. kolumna 5 - Świadczenia wychowawcze przekazane w formie pieniężnej (2 257 świadczenia),
A.2. kolumna 5 - Świadczenia wychowawcze przekazane w formie rzeczowej lub w formie opłacania usług w związku z wystąpieniem co najmniej jednej z przesłanek, o których mowa w art. 9 ustawy (brak wykazanych świadczeń)
C.1.1. kolumna 3 – Liczba wniosków o przyznanie świadczenia wychowawczego (22 wnioski)
D.1. kolumna 3 - Liczba rodzin bez dziecka niepełnosprawnego, pobierających świadczenie wychowawcze na pierwsze dziecko (537 rodzin)
D.2. kolumna 3 - Liczba rodzin z dzieckiem niepełnosprawnym pobierających świadczenie wychowawcze na pierwsze dziecko ( 47 rodzin)
E.1. kolumna 3 – liczba rodzin pobierających świadczenie wychowawcze (1 605 rodzin).
Zgodnie z pani wyjaśnieniami z dnia 31 marca br., sprawozdania rzeczowo-finansowe z wykonywania zadań z zakresu świadczenia wychowawczego od stycznia 2017 r. generowane i importowane są z systemu dziedzinowego Top-Team.
Kontrolujący ustalili, że dane zawarte w sprawozdaniu miesięcznym za luty br. w częściach:
A.1 kolumna 5 w zakresie liczby wypłaconych świadczeń – są zgodne z wygenerowaną listą wypłat na świadczenia wychowawcze za miesiąc luty br. nr OPS.5531.7.ŚW.2017 z dn. 22.02.2017r.
A.2. kolumna 5 – liczba świadczeń wychowawczych przekazanych w formie rzeczowej lub w formie opłacania usług w związku z wystąpieniem co najmniej jednej z przesłanek, o których mowa w art. 9 ustawy – jednostka w lutym br. nie wypłacała świadczeń, o których mowa;
C.1.1 sprawozdania – liczba wniosków o przyznanie świadczeń – są zgodne z wygenerowanym Rejestrem Wniosków Świadczeń Wychowawczych;
D.2. kolumna 3 sprawozdania – dane są zgodne z zestawieniami wygenerowanymi z systemu Top-Team.
W częściach D wiersz D.1 i E wiersz E.1. kolumna 3 dane w zakresie liczby rodzin pobierających świadczenie wychowawcze wykazane w sprawozdaniu są zgodne ze stanem faktycznym, popartym wyjaśnieniami jednostki, natomiast z raportu wygenerowanego z systemu Top-Team liczba jest mniejsza o 1 rodzinę.
W części D.1. wykazano liczbę 537 jako liczbę rodzin bez dziecka niepełnosprawnego, pobierających świadczenie wychowawcze na pierwsze dziecko. Natomiast w rejestrze wygenerowanym z systemu Top-Team wykazano 536 rodzin. Rozbieżność dotyczyła wiersza D.1.3., gdzie w wygenerowanym rejestrze wykazano liczbę rodzin 129, natomiast w sprawozdaniu podano liczbę 130.
Zgodnie z wyjaśnieniem złożonym przez panią Annę Nowotnik podinspektora wydziału ds. świadczeń rodzinnych, funduszu alimentacyjnego i dodatków mieszkaniowych, potwierdzonymi przez kierownika Ośrodka „W sprawozdaniu wykazano liczbę 130, ponieważ na dzień sporządzania sprawozdania system komputerowy uwzględnił świadczenie, które wróciło na konto Ośrodka na skutek zlikwidowania przez świadczeniobiorcę konta. System komputerowy uwzględnił zwrot w miesiącu lutym i nie wykazał tego świadczeniobiorcy jako pobierającego świadczenie.”
W części E.1. wykazano liczbę 1 605 jako liczbę rodzin pobierających świadczenie wychowawcze, przy czym z wygenerowanego Rejestru Świadczeniobiorców wynika, że liczba ta powinna wynosić 1 604. Rozbieżność dotyczyła wiersza E.1.1., gdzie w wygenerowanym rejestrze wykazano liczbę rodzin 1 107, natomiast w sprawozdaniu podano liczbę 1 108. Zgodnie z wyjaśnieniem złożonym przez panią Annę Nowotnik, potwierdzonym przez kierownika Ośrodka „W sprawozdaniu podając liczbę rodzin pobierających świadczenie wychowawcze na jedno dziecko wykazano liczbę 1 108,
ponieważ na dzień sporządzania sprawozdania system komputerowy uwzględnił świadczenie, które wróciło na konto Ośrodka na skutek zlikwidowania przez świadczeniobiorcę konta. System komputerowy uwzględnił zwrot w miesiącu lutym i nie wykazał tego świadczeniobiorcy jako pobierającego świadczenie.”
Kontrolerzy ustalili, że organ kilkakrotnie w 2016 i 2017 r. występował do firmy Top-Team w sprawie zgłoszenia nieprawidłowości przy generowaniu danych do sprawozdawczości.
W opinii kierownika jednostki, niezgodności w wygenerowanych danych z systemu wynikają z błędu technicznego w systemie ze strony dostawcy oprogramowania.
[dowód: akta kontroli – str. 194-311, 316-317, 320-322, 518-576]
3. Prawidłowość ustalania uprawnień do świadczenia wychowawczego
W okresie podlegającym kontroli Ośrodek Pomocy Społecznej w Konstancinie-Jeziornie na 1 980 złożonych wniosków o przyznanie prawa do świadczenia wychowawczego wydał łącznie 1 932 decyzje w sprawach świadczeń wychowawczych, w tym 1 794 decyzji przyznających prawo do świadczeń oraz 31 decyzji odmownych. Na dzień 29 marca 2017 r. świadczenie wychowawcze pobierało 1 605 rodzin, w tym 584 rodziny pobierające świadczenie na pierwsze dziecko.
Kontroli poddano 251 akt spraw, w tym 14 spraw, w których przyznano świadczenie na drugie i kolejne dzieci oraz 11 spraw, w których wnioskowano o przyznanie świadczenia na pierwsze dziecko, tj. z uwzględnieniem kryterium dochodowego, z tego 10 spraw, w których przyznano świadczenie oraz 1 sprawę, w której odmówiono prawa do świadczenia z uwagi na przekroczenie kryterium dochodowego. Postępowania w sprawach o ustalenie prawa do świadczenia wychowawczego każdorazowo wszczynano na wniosek, którego wzór określa załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 18 lutego 2016 r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenie wychowawcze (Dz. U. z 2016 r. poz. 214). Wszystkie skontrolowane wnioski były prawidłowo wypełnione przez osoby ubiegające się oraz zawierały potwierdzenie ich przyjęcia wraz z datą i podpisem pracownika przyjmującego wniosek. W celu ustalenia poprawności posiadanych danych osobowych potwierdzających tożsamość osób ubiegających się o świadczenia wychowawcze w Ośrodku korzystano z usługi udostępnionej w ramach CSIZS z rejestru PESEL. Natomiast w Centralnej
1 Sprawy zakończone wydaniem decyzji nr: OPS.5450.1.1.2017 z dn. 02.01.2017 r., OPS.5450.1.40.2017 z dn. 31.01.2017 r., OPS.5450.1.19.2017 z dn. 13.01..2017 r., OPS.5450.1.809.2016 z dn. 20.06.2016 r., OPS.5450.1.1804.2016 z dn. 13.09.2016 r., OPS.5450.1.355.2016 z dn. 20.05.2016 r., OPS.5450.1.1045.2016 z dn. 30.06.2016 r., OPS.5450.1.22.2016 z dn. 15.04.2016 r., OPS.5450.1.390.2016 z dn. 24.05.2016 r., OPS.5450.1.89.2017 z dn. 14.03.2017 r., OPS.5450.1.84.2017 z dn. 09.03.2017 r., OPS.5450.1.47.2017 z dn. 06.02.2017 r., OPS.5450.1.97.2017 z dn. 17.03.2017 r., OPS.5450.1.342.2016 z dn. 20.05.2016 r., OPS.5450.1.1543.2016 z dn. 26.07.2016 r., OPS.5450.1.256.2016 z dn. 17.05.2016 r., OPS.5450.1.134.2016 z dn. 28.04.2016 r., OPS.5450.1.1802.2016 z dn. 13.09.2016 r., OPS.5450.1.126.2016 z dn. 27.04.2016 r., OPS.5450.1.1172.2016 z dn. 07.07.2016 r., OPS.5450.1.98.2017 z dn. 20.03.2017 r., OPS.5450.1.1935.2016 z dn. 20.12.2016 r., OPS.5450.1.1020.2016 z dn. 29.06.2016 r., OPS.5450.1.33.2017 z dn. 25.01.2017 r., OPS.5450.1.1883.2016 z dn. 07.11.2016 r.,, OPS.
5450.1.1038.2016 z dn. 30.06.2016 r.
Bazie Beneficjentów weryfikowano informacje potwierdzające złożenie, bądź brak złożenia wniosków do innych jednostek terenowych.
W dokumentacji spraw znajdowały się samodzielnie pozyskane przez pracowników Ośrodka za pomocą systemów teleinformatycznych informacje o wysokości dochodu oraz wysokości składki na ubezpieczenie zdrowotne, w myśl wprowadzonego od 1 stycznia 2016 r. art. 23b ustawy o świadczeniach rodzinnych.
W wyniku kontroli ustalono, że wszystkie skontrolowane sprawy zostały załatwione w terminach określonych w art. 49 ust. 2 ustawy z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci bądź art. 35 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2016 r., poz. 23 z późn. zm.). W 9 sprawach na 11 skontrolowanych z uwzględnieniem dochodu tj. w których wnioskodawcy wnosili o przyznanie świadczenia na pierwsze dziecko prawidłowo ustalono dochód rodziny.
W dwóch sprawach zakończonych wydaniem decyzji: nr OPS.5450.1.134.2016 z dnia 28.04.2016 r. oraz nr OPS.5450.1.33.2017 z dnia 25.01.2017 r. nieprawidłowo, bez uwzględnienia przepisów art. 7 ust. 1 ustawy dotyczących utraty dochodu, obliczono dochód rodziny stanowiący podstawę ustalenia prawa do świadczenia wychowawczego. W pierwszej ww. sprawie, dochodu rodziny nie pomniejszono o utracony dochód osiągnięty w 2014 r. przez małżonka wnioskodawcy z tytułu wykonywanej pracy na podstawie stosunku pracy. W dniu 10.06.2016 r. strona przedłożyła dokumenty potwierdzające utratę dochodu oraz jego wysokość tj. świadectwo pracy, informację o dochodach PIT 11 za 2014 r. Do Ośrodka wpłynęły również dokumenty potwierdzające uzyskanie przez osobę uprawnioną zatrudnienia oraz rozpoczęcie działalności gospodarczej przez jej małżonka po roku kalendarzowym poprzedzającym okres na jaki ustalone zostało prawo do świadczenia wychowawczego. Na podstawie zgromadzonej dokumentacji dochód rodziny został powiększony o kwotę uzyskanego przez małżonków dochodu potwierdzoną odpowiednim zaświadczeniem/oświadczeniem, natomiast nie został pomniejszony o dochód utracony przez jednego z małżonków w 2014 r. Natomiast, w drugiej powyżej przywołanej sprawie, dochodu rodziny nie pomniejszono o utracony dochód osiągnięty w 2014 r. przez osobę uprawnioną z tytułu wykonywanej pracy na podstawie umowy o dzieło. Ze zgromadzonej w sprawie dokumentacji wynikało, że wnioskodawczyni zawarła w dniu 31.03.2014 r. umowę o dzieło (nr 6/4/2014-1), która została w tym samym dniu wykonana, w związku z tym dochód z tego tytułu powinien zostać odliczony jako dochód utracony.
Należy wskazać, że w myśl art. 7 ust. 1 ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci, w dochodzie rodziny warunkującym prawo do świadczenia wychowawczego, nie uwzględnia się dochodów utraconych w roku kalendarzowym poprzedzającym okres, na jaki ustalane jest
prawo do świadczenia wychowawczego, lub po tym roku. Zamknięty katalog dochodów utraconych zawarto w art. 2 pkt. 19 ustawy, który wskazuje enumeratywnie w lit c utratę zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej. Zgodnie z art. 2 pkt 21 cytowanej ustawy, zatrudnienie lub inna praca zarobkowa, oznacza wykonywanie pracy na podstawie stosunku pracy, stosunku służbowego, umowy o pracę nakładczą oraz wykonywanie pracy lub świadczenia usług na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia, umowy o dzieło albo w okresie członkowstwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej, spółdzielni kółek rolniczych lub spółdzielni usług rolniczych, a także prowadzenie pozarolniczej działalności gospodarczej
Zatem, w rozumieniu przepisów ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci, dochodem utraconym w powyżej opisanych sprawach jest zarówno dochód spowodowany utratą zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, jak również utratą świadczenia usług na podstawie umowy o dzieło. W tej sytuacji, do dochodu rodziny nie wlicza się dochodu utraconego, którego członek rodziny już nie osiąga.
Jednakże, nieuwzględnienie utraty dochodu w powyższych sprawach, nie miało wpływu na prawo do świadczenia wychowawczego, nie skutkowało też odmową przyznania prawa do świadczeń osobom uprawnionym.
[dowód: akta kontroli – str. 437-469, 486-491 ]
We wszystkich skontrolowanych sprawach przyznano prawo do świadczenia wychowawczego osobom uprawnionym, o których mowa w art. 4 ust. 2 ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci.
W skontrolowanych sprawach wydano łącznie 26 decyzji administracyjnych, w tym jedną decyzję orzekającą jednocześnie odmowę świadczenia na pierwsze dziecko i przyznanie świadczenia na drugie dziecko oraz jedną decyzję uchylającą świadczenie przyznane na dziecko pierwsze z powodu uzyskania dochodu w rodzinie.
Wydane decyzje administracyjne w sprawie świadczenia wychowawczego uwzględniały elementy, o których mowa w art. 107 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – kodeks postępowania administracyjnego, zawierały oznaczenie organu właściwego, datę wydania, podstawę prawną, rozstrzygnięcie, uzasadnienie, pouczenie zawierające informację o terminie i sposobie wniesienia odwołania oraz informację w przedmiocie konieczności informowania przez stronę o wszelkich zmianach mających wpływ na prawo do świadczenia. W pouczeniu znalazła się również informacja dla strony, że nienależne świadczenia podlegają zwrotowi. Ponadto poddane kontroli decyzje w przedmiocie przyznania prawa do świadczenia wychowawczego zawierały informację o terminie wypłaty świadczeń, oraz wskazywały w jaki sposób wyplata zostanie zrealizowana.
Podczas czynności kontrolnych stwierdzono, że w jednej z decyzji dotyczącej przyznania świadczenia wychowawczego na pierwsze dziecko (decyzja nr OPS.5450.1.84.2017 z dn. 09.03.2017 r.) w jej rozstrzygnięciu oraz w uzasadnieniu decyzji błędnie wpisano datę przyjęcia wniosku do ośrodka pomocy społecznej, z terminem późniejszym niż wydanie decyzji przyznającej prawo do świadczenia wychowawczego (w decyzji jest zapis o złożonym wniosku strony z datą 06.08.2017r. zamiast z datą 06.03.2017 r.). Jednakże nie miało to wpływu na sposób i termin załatwienia sprawy. [dowód: akta kontroli: 361-398]
W toku kontroli ustalono, że we wszystkich sprawach wydane decyzje zawierały potwierdzenie ich odbioru przez strony (osobiście lub za pośrednictwem poczty) ze wskazaniem daty odbioru, stosownie do art. 46 § 1 kpa.
We wszystkich sprawach, w których przyznano prawo do świadczenia wychowawczego zostało ono ustalone na właściwy okres, w tym w 23 sprawach zgodnie ze złożonym wnioskiem od 01.04.2016 r. do 30.09.2017 r., w 1 sprawie (zakończonej decyzją nr OPS.5450.1.1172.2016 z dnia 07.07.2016 r.) od 01.04.2016 r. do 31.08.2017 r. z uwagi na ukończenie przez pierwsze dziecko w rodzinie 18 roku życia (świadczenie było pobierane na drugie dziecko w rodzinie), w 1 sprawie świadczenie wychowawcze przyznane na okres od 01.04.2016 r. do 30.09.2017 r. (zgodnie z decyzją OPS.5450.1.126.2016 z dnia 27.04.2016 r.) zostało uchylone od dnia 1 września 2016 r. (zgodnie z decyzją nr OPS.5450.1.1802.2016 z dnia 13.09.2016 r.) gdyż w sierpniu 2016 r. w rodzinie nastąpiło uzyskanie dochodu (świadczenie było przyznane na pierwsze dziecko).
Kontrola realizacji wypłat wykazała, że świadczenia wypłacano zgodnie z wysokością ustaloną w tych sprawach w decyzjach administracyjnych. We wszystkich sprawdzonych przypadkach, prawidłowo ustalono wysokość świadczenia wychowawczego w kwocie 500 zł miesięczne, bądź w niższej wysokości, uwzględniając zapisy art. 5 ust. 2 ww. ustawy. We wszystkich sprawach świadczenia zostały wypłacone z zachowaniem terminów ustawowych wypłat, zgodnie z art. 21 ust.
1 i 2 oraz art. 49 ust. 2 ww. ustawy. Informacje te zostały zweryfikowane na podstawie przedstawionej przez kierownika Ośrodka „Listy wypłat świadczeń wychowawczych dla poszczególnych osób od dn. 01.04.2016 r. do 29.03.2017 r.”
[dowód: akta kontroli – str. 332-510]
Za stwierdzone uchybienia odpowiedzialność ponoszą: pani jako kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej w Konstancinie-Jeziornie, pani Jolanta Leśniewska – zastępca kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Konstancinie-Jeziornie oraz pracownicy realizujący merytorycznie w kontrolowanym okresie zadania wynikające z ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci.
Przedstawiając powyższe ustalenia zobowiązuję Panią Kierownik do podjęcia działań w celu wyeliminowania ustalonych uchybień, a w szczególności do:
1. Rzetelnego sporządzania sprawozdań z realizacji zadań wynikających z ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci oraz dołożenie starań, aby dane znajdujące się w systemie do obsługi świadczeń były identyczne z danymi wynikającymi z rejestrów i dokumentów papierowych.
2. Ustalając uprawnienia do świadczeń wychowawczych na pierwsze dziecko ustalać dochód rodziny w oparciu o art. 7 ust. 1 ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci i nie uwzględniać w jego wysokości dochodu utraconego, którego członek rodziny już nie osiąga.
Ponadto należy przeanalizować przyczyny występowania w decyzjach administracyjnych drobnych błędów pisarskich i podjąć działania zmierzające do ich wyeliminowania.
Jednocześnie zobowiązuję Panią Kierownik do poinformowania Wojewody Mazowieckiego, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia, o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.
z up. WOJEWODY MAZOWIECKIEGO Wioletta Kucharska
Dyrektor
Wydziału Polityki Społecznej
Do wiadomości:
Burmistrz
Gminy Konstancin Jeziorna
