1 Warszawa, 08 lipca 2019 r.
WPS-IV.431.1.27.2019.MZ
Pani
Anna Fuglewicz Kierownik
Ośrodka Pomocy Społecznej w Błoniu
ul. Kard. St. Wyszyńskiego 13, 05 – 870 Błonie
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Na podstawie art. 197b w związku z art. 186 pkt 3 ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (Dz. U. z 2019 r. poz. 1111.), zwanej dalej ustawą, oraz zgodnie z Planem Kontroli Zewnętrznych Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego na rok 2019 zespół w składzie: Monika Zambrzycka – starszy inspektor wojewódzki i Barbara Kosmalska – starszy inspektor wojewódzki Wydziału Polityki Społecznej Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie, przeprowadził w terminie 5 - 7 czerwca 2019 r. kontrolę kompleksową w trybie zwykłym w Ośrodku Pomocy Społecznej w Błoniu, zwanym dalej Ośrodkiem.
Na podstawie art. 197d ustawy oraz na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 sierpnia 2015 r. w sprawie przeprowadzenia kontroli przez wojewodę oraz wzoru legitymacji uprawniającej do przeprowadzenia kontroli (Dz. U. poz. 1477) przekazuję niniejsze wystąpienie pokontrolne.
Wojewoda Mazowiecki pozytywnie pomimo nieprawidłowości ocenił sposób organizacji i realizacji przez Ośrodek zadań wynikających z ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej, w tym:
1. zapewnienie warunków organizacyjno-kadrowych do realizacji zadania z zakresu wspierania rodziny,
2. rzetelność sporządzanej sprawozdawczości,
3. prawidłowość, adekwatność i skuteczność udzielanej pomocy i wsparcia rodzinie przeżywającej trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych przez działania prowadzone w formie pracy z rodziną lub pomocy w opiece i wychowaniu dziecka.
Stanowisko kierownika Ośrodka w Błoniu zajmuje pani od 1 października 1990 r., posiadała upoważnienia do prowadzenia postępowań i wydawania decyzji w sprawach z zakresu wspierania rodziny.1
Uchwałą Nr IX/44/11 Rady Miejskiej w Błoniu z dnia 30 maja 2011 r. przyjęto statut2, zmieniony
1 Akta kontroli, s.41.
2 Akta kontroli, s.19-26.
WOJEWODA MAZOWIECKI
2 uchwałą Nr XVII/164/16 z dnia 14 marca 2016 roku. W statucie zapisano, że do zadań realizowanych przez Ośrodek należy w szczególności organizowanie zasad i form wspierania rodziny przeżywających trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych.
Zarządzeniem Nr 0030.6.2016 kierownika Ośrodka z dnia 29 marca 2016 r. zatwierdzono regulamin organizacyjny3, który określa organizację i zasady jego funkcjonowania. Wewnętrzną strukturę organizacyjną Ośrodka tworzą komórki organizacyjne: sekcja pomocy społecznej, sekcja świadczeń, sekcja księgowości, kadr i płac oraz samodzielne stanowiska pracy, w tym: radca prawny, informatyk, inspektor ds. administracyjnych, asystent rodziny. W regulaminie uwzględniono stanowisko asystenta rodziny oraz jego zadania i kompetencje. Przy Ośrodku działa:
klub seniora, punkt informacyjno-konsultacyjny ds. przemocy, składnica akt.
Zgodnie z art. 28a ustawy wójt sprawuje kontrolę nad podmiotami organizującymi pracę z rodziną oraz placówkami wsparcia dziennego. W kontrolowanym okresie nie przeprowadzano kontroli w tym zakresie.
Gmina Błonie na dzień kontroli nie spełniło obowiązku określonego w art. 176 pkt 1 ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej w zakresie opracowania i realizacji 3-letniego gminnego programu wspierania rodziny. Podczas kontroli ustalono, że nigdy wcześniej nie opracowano takiego programu.
1. Zapewnienie warunków organizacyjno-kadrowych do realizacji zadania z zakresu wspierania rodziny
W okresie objętym kontrolą Ośrodek zatrudniał 1 asystenta rodziny na umowę o pracę (1 etat) w systemie zadaniowego czasu pracy. Osoba zatrudniona na stanowisku asystenta rodziny posiadała kwalifikacje określone w art. 12 ust. 1 pkt 1 oraz spełniała wymogi zawarte w art. 12 ust.
1 pkt 2-4 oraz art. 17 ust 3 i 4 ustawy. Asystent systematycznie podnosił swoje kwalifikacje poprzez udział w szkoleniach. Posiadał zakres obowiązków opracowany zgodnie z katalogiem zadań określonych w art. 15 ust. 1 ustawy.4
W Ośrodku prowadzono dokumentację na okoliczność ewidencjonowania czasu pracy asystenta rodziny pn.: miesięczna karta realizacji usługi asystenta z rodziną. Miesięczna karta pracy zawierała informacje na temat daty, czasu i miejsca spotkania z rodziną oraz jego potwierdzenie przez rodzinę.5
2. Rzetelność sporządzanej sprawozdawczości
Ośrodek terminowo wypełnił obowiązek wynikający z § 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 18 lutego 2016 r. w sprawie sprawozdań rzeczowo-finansowych z wykonywania zadań z zakresu wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej (Dz. U. poz. 213) i przekazał sprawozdania za okres od 1 stycznia do 30 czerwca 201 r., od 1 lipca do 31 grudnia 2018 r. Zgodność i rzetelność sprawozdań potwierdzono, dokonując porównania z prowadzoną w Ośrodku dokumentacją.
3 Akta kontroli, s. 27-40.
4 Akta kontroli, s. 46-48.
5 Akta kontroli, s. 82-87.
3 Nie został wypełniony art. 179 ustawy, z którego wynika obowiązek składania przez wójta do 31 marca każdego roku radzie gminy rocznego sprawozdania z realizacji zadań z zakresu wspierania rodziny oraz przedstawienia potrzeb w tym zakresie. Całość materiału przedkładanego radzie gminy przygotowywana jest przez podmiot, który faktycznie odpowiada za realizację tego zadania w gminie, a zatem przez Ośrodek.
3. Prawidłowość, adekwatność i skuteczność udzielanej pomocy i wsparcia rodzinie przeżywającej trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych przez działania prowadzone w formie pracy z rodziną lub pomocy w opiece i wychowaniu dziecka
Wspieranie rodziny przeżywającej trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych to zespół planowanych działań, mających na celu przywrócenie rodzinom zdolności do wypełniania tych funkcji, dlatego w pierwszej kolejności konieczne jest rzetelne zdiagnozowanie problemu.
Na gminie skupia się nie tylko udzielanie pomocy rodzinie przeżywającej trudności, ale też prowadzenie monitoringu sytuacji dziecka z rodziny zagrożonej kryzysem lub przeżywającej trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych.
W celu realizacji tego zadania istotne jest dokonywanie analizy i oceny zjawisk mających wpływ na sytuację osób wymagających wsparcia w środowisku lokalnym, wskazanie aktywności przy identyfikowaniu i monitorowaniu osób i rodzin wymagających pomocy, w szczególności:
ustalenie zasad postępowania odnośnie wymiany informacji dotyczącej rodzin z problemami,
stosowanie procedur weryfikowania własnych informacji i ustalenia wspólnych działań,
wykorzystanie innych możliwości, odnośnie dotarcia do wszystkich osób potrzebujących pomocy i wsparcia.
W okresie od 1 stycznia 2018 r. do dnia kontroli wsparciem asystenta rodziny objęto 20 rodzin wychowujących 58 dzieci, w tym 16 dzieci w wieku do 5 r.ż. 14 rodzin zostało zobowiązane przez sąd do pracy z asystentem rodziny6.
Ustalono, że w rodzinnej pieczy zastępczej umieszczonych zostało 64 dzieci z 32 rodzin z gminy Błonie.7 Asystent rodziny nie prowadził pracy ze wszystkimi rodzinami w przypadku czasowego umieszczenia dziecka poza rodziną, do czego zobowiązuje art. 10 ust. 4 ustawy.
W okresie kontrolnym nie obejmowano wsparciem rodzin przeżywających trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych pomocą rodzin wspierających, o których mowa w art. 29 ustawy.
Zgodnie z art. 18 ust. 1 ustawy, w celu wsparcia rodziny, dziecko może zostać objęte opieką i wychowaniem w placówce wsparcia dziennego. W gminie Błonie nie funkcjonują placówki wsparcia dziennego.
Ustawa o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem” wprowadziła nowe zadania dla asystenta rodziny. Rolą asystenta rodziny jest koordynacja poradnictwa w zakresie: przezwyciężania trudności w pielęgnacji i wychowywaniu dziecka, wsparcia psychologicznego, pomocy prawnej, w szczególności w zakresie praw rodzicielskich i uprawnień pracowniczych, dostępu do rehabilitacji
6 Akta kontroli, s. 74-81.
7 Akta kontroli, s. 102-105.
4 społecznej i zawodowej oraz świadczeń opieki zdrowotnej.8 W okresie objętym kontrolą Ośrodek wypłacił 2 jednorazowe świadczenia z tytułu urodzenia się żywego dziecka, o którym mowa w art. 10 ustawy o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem”. Rodziny nie wnioskowały o pomoc w formie asystenta rodziny. Nie okazano dokumentacji potwierdzającej zaproponowanie takiej formy wsparcia.
Przedstawiła pani dokument pn. Ustalenie zasad pracy asystenta rodziny wprowadzony zarządzeniem nr 0030.20.2015 z dnia 1 grudnia 2015 r. Brak jednolitości przy opisaniu załączonych wzorów dokumentów do stosowania przez asystenta rodziny nie pozwala na ich późniejszą weryfikację poprawności.
Udostępniona dokumentacja wskazywała na brak określonych zasad współpracy i sprawnej wymiany informacji pomiędzy Ośrodkiem, a poszczególnymi instytucjami i organizacjami zaangażowanymi w udzielanie wsparcia rodzinom, jak również mechanizmów służących zwiększeniu skuteczności prowadzonych oddziaływań w tym zakresie.
Przydzielenie rodzinie asystenta rodziny odbywało się zgodnie z art. 11 ustawy, tj. po uzyskaniu akceptacji Kierownika Ośrodka na wniosku składanym przez pracownika socjalnego, sporządzanym w oparciu o wywiad środowiskowy.9 Dokumentacja prowadzona przez pracowników socjalnych na rzecz rodzin kwalifikujących się do objęcia wsparciem asystenta rodziny zawierała istotne informacje dotyczące udzielonej pomocy i wsparcia rodzinie poprzez pracę socjalną.
Analizie poddano dokumentację:
5 rodzin biologicznych, których dzieci zostały umieszczone w pieczy zastępczej;
13 rodzin przeżywających trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych, z którymi pracuje asystent rodziny;
8 rodzin, z którymi asystent zakończył współpracę;
1 rodziny, która została zobowiązana przez sąd i nie współpracuje z asystentem rodziny.
Dla każdej rodziny dokumentacja gromadzona była w indywidualnej teczce i obejmowała w szczególności: wniosek o przydzielenie asystenta rodziny, oświadczenie (zgodę rodziny na pomoc i wsparcie asystenta rodziny), ocenę sytuacji rodziny, sprawozdanie z pracy asystenta rodziny-co pół roku, dokument zawierał m.in. działania podjęte przez asystenta rodziny w okresie półrocznej współpracy, podsumowanie i wnioski do dalszej pracy z rodziną, plan pracy oraz miesięczna karta realizacji usługi asystenta z rodziną. Nie okazano dokumentów potwierdzających współpracę asystenta rodziny z podmiotami i osobami specjalizującymi się w działaniach na rzecz dziecka i rodziny. Asystent rodziny nie realizował art. 15 ust. 1 pkt 16 ustawy, który dotyczy obowiązku monitorowania rodzin po zakończonej współpracy. W dokumentacji brak też przyjętego zarządzeniem wniosku o zakończenie pracy asystenta rodziny.10 Asystent rodziny nie stosował wzorów dokumentów przyjętych zarządzeniem kierownika Ośrodka w dokumencie pn. Ustalenie zasad pracy asystenta rodziny.
Głównymi działaniami, które podejmował asystent w ramach pracy z rodziną była nauka:
8 Art. 8 ustawy o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem” (Dz. U. z 2019 r., poz. 473).
9 Art. 11 ust. 2. Po przeprowadzeniu wywiadu, o którym mowa w ust. 1, pracownik socjalny dokonuje analizy sytuacji rodziny. 3. Jeżeli z analizy, o której mowa w ust. 2, wynika konieczność przydzielenia rodzinie asystenta rodziny, pracownik socjalny występuje do kierownika ośrodka pomocy społecznej z wnioskiem o jego przydzielenie.
10 Akta kontroli, s. 88-101.
5
odziaływań opiekuńczo-wychowawczych wobec małoletnich,
racjonalnego gospodarowania budżetem domowym (planowania wydatków),
dbania o czystość mieszkania i higieny osobistej,
prawidłowej organizacji dnia,
asystowania małoletnich podczas odrabiania lekcji,
kształtowania umiejętności w załatwianiu spraw urzędowych i zdrowotnych.
Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy, plany pracy z rodziną były opracowywane we współpracy z członkami rodziny i w konsultacji z pracownikiem socjalnym. Plan pracy z rodziną obejmował działania mające na celu przezwyciężenie problemów występujących w rodzinie, przewidywane efekty, natomiast nie zawierał terminów realizacji poszczególnych działań i w sposób ogólny określał cele szczegółowe i działania. Udział pracownika socjalnego realizującego z rodziną działania wynikające z ustawy o pomocy społecznej był niezbędny w celu harmonizowania ustaleń podejmowanych wobec rodziny, lecz nie powinien on realizować zadań za asystenta rodziny.
Plan pracy z rodziną powinien obejmować zakres realizowanych działań mających na celu przezwyciężenie trudnych sytuacji życiowych, ale również terminy ich realizacji oraz przewidywane efekty. Natomiast narzędzia pracy asystenta rodziny powinny być dostosowane do stopnia złożoności problemów danej rodziny oraz uwzględniać zindywidualizowany plan działania zmierzający do poprawy sytuacji rodziców i dzieci. Zwrócono uwagę na brak dokonywania aktualizacji planu pracy z rodziną oraz sytuacje, w których asystent podejmował decyzję o zakończeniu z nią pracy. Ustalono brak wypracowanych zasad w przypadku rodzin trudnych lub niechętnych do takiej współpracy.
Biorąc pod uwagę dokonane ustalenia, należy podjąć działania w celu wypracowania standardów pracy asystenta rodziny umożliwiających dokonanie rzetelnej i obiektywnej oceny podjętych przez niego działań, w tym między innymi:
stopnia podnoszenia lub wzmacniania danej umiejętności przez członka rodziny (np. prawidłowego realizowania obowiązków na rzecz domu i rodziny, pracy nad autorytetem rodziców, pracy nad umiejętnością gospodarowania budżetem domowym, podnoszeniem umiejętności prowadzenia gospodarstwa domowego). Istotne będzie tutaj doprecyzowanie i określenie poziomu określonej umiejętności na początku objęcia wsparciem danej rodziny i późniejsze badanie jej postępów (przy dokonywaniu okresowej oceny sytuacji rodziny), w celu określenia zmian poziomu rozwoju danej umiejętności członka rodziny w jego samoocenie i ocenie asystenta rodziny,
skuteczności udzielanego wsparcia przez asystenta rodziny i efektów jego pracy, chwili i sposobu zakończenia (przerwania lub zawieszenia) przez asystenta rodziny pracy z rodziną oraz monitorowania jej dalszego funkcjonowania.
Na podstawie art. 197d ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej oraz na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 sierpnia 2015 r. w sprawie przeprowadzania kontroli przez wojewodę oraz wzoru legitymacji uprawniającej do przeprowadzania kontroli i wobec stwierdzonych nieprawidłowościami kieruję do pani kierownik następujące zalecenia pokontrolne:
wypracować standardy pracy z rodzinami przeżywającymi trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych, które staną się podstawą udoskonalenia stosowanych metod
6 pracy asystenta rodziny i przyczynią się do podejmowania przez niego adekwatnych i zaplanowanych działań,
ustalić procedury monitorowania działań wykonywanych przez asystenta rodziny, w szczególności sporządzania planów pracy z rodziną, zgodnie ze wskazaniami określonymi w art. 15 ust. 1 i ust. 3 ustawy
pracę z rodziną prowadzić także w przypadku czasowego umieszczenia dziecka poza rodziną, stosownie do obowiązku wynikającego z art. 10 ust. 4 ustawy,
realizować obowiązek wynikający z art. 15 ust. 1 pkt 16 ustawy, dotyczący monitorowania funkcjonowania rodziny po zakończeniu pracy z rodziną,
podjąć starania zmierzające do zatrudnienia kolejnego asystenta rodziny, ze względu na potrzebę objęcia wsparciem rodzin, których dzieci umieszczone zostały w pieczy zastępczej oraz wszystkich rodzin zagrożonych kryzysem w wypełnianiu funkcji opiekuńczo- wychowawczych.
wypełniać obowiązek wynikający z art. 179 ustawy dotyczący składania radzie gminy rocznego sprawozdania z realizacji zadań z zakresu wspierania rodziny oraz przedstawiania potrzeb związanych z realizacją zadania.
Uwagi i wnioski pokontrolne
Ponadto zwracam uwagę na potrzebę:
wypracowania mechanizmów identyfikowania wszystkich rodzin przeżywających trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych w celu objęcia ich wsparciem w formie pracy z rodziną lub pomocy w opiece i wychowaniu dziecka,
przyjęcia zasad współpracy i sprawnej wymiany informacji pomiędzy ośrodkiem a poszczególnymi instytucjami i podmiotami zaangażowanymi w udzielanie wsparcia rodzinom,
rozważenia potrzeb gminy w zakresie wspierania rodzin w formie pomocy w opiece i wychowaniu, poprzez prowadzenie przez gminę placówki wsparcia dziennego,
podjęcia działań w celu nawiązania współpracy z rodzinami, które mogłyby stanowić rodzinę wspierającą dla rodzin z problemami opiekuńczo-wychowawczymi.
Pouczenie
Zgodnie z art. 197d ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (Dz. U. z 2019 r. poz. 1111.) oraz § 14 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 sierpnia 2015 r. w sprawie przeprowadzania kontroli przez wojewodę oraz wzoru legitymacji uprawniającej do przeprowadzania kontroli (Dz. U. poz. 1477) kontrolowana jednostka może w terminie 7 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zgłosić do Wojewody Mazowieckiego zastrzeżenia do wydanego wystąpienia lub/i do zawartych w nim zaleceń pokontrolnych na adres: Mazowiecki Urząd Wojewódzki w Warszawie, Wydział Polityki Społecznej, plac Bankowy 3/5, 00-950 Warszawa.
W przypadku nieuwzględnienia przez Wojewodę Mazowieckiego zastrzeżeń oraz w przypadku nie zgłoszenia zastrzeżeń do zaleceń, kontrolowana jednostka jest obowiązana w terminie 30 dni od otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego powiadomić wojewodę o sposobie realizacji uwag, wniosków i zaleceń.
7 W przypadku uwzględnienia zastrzeżeń odpowiadając na zalecenia należy mieć na uwadze zmiany wynikające z powyższego faktu.
Jednocześnie przypominam, że w przypadku osób, które nie realizują zaleceń pokontrolnych mają zastosowanie przepisy art. 198 ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej.
STARSZY INSPEKTOR WOJEWÓDZKI Barbara Kosmalska
z up. WOJEWODY MAZOWIECKIEGO Anna Olszewska
Dyrektor
Wydziału Polityki Społecznej
STARSZY INSPEKTOR WOJEWÓDZKI Monika Zambrzycka
