Program Leonardo da Vinci Raport końcowy TOI Rozliczenie końcowe. Warszawa, r.

Program Leonardo da Vinci

Raport końcowy TOI 2012

Rozliczenie końcowe

Warszawa, 16.09.2014 r.

SPIS TREŚCI

1. Ogólne zasady finansowe

2. Koszty uprawnione i nieuprawnione 3. Polityka kursowa

4. Sprawozdanie finansowe 4.1 Koszty osobowe

4.2 Koszty podróży 4.3 Koszty utrzymania 4.4 Koszty sprzętu 4.5 Koszty inne

4.6 Koszty podwykonawstwa 4.7 Koszty pośrednie

5. Typy podstawowych kontroli 6. Dokumentacja projektu

7. Opisy dokumentów księgowych 8. Wytyczne do raportów końcowych 9. Najczęstsze wady raportów

1. OGÓLNE ZASADY FINASOWE

 zalecane jest ekonomiczne i gospodarne wydatkowanie środków,

 zalecane jest prowadzenie np. w systemie księgowym wydzielonych kont analitycznych, bądź innego, odpowiedniego systemu ewidencjonowania wewnętrznego, umożliwiającego identyfikację źródła finansowania projektu oraz wydatków związanych z realizacją projektu w okresie obowiązywania umowy,

 brak wymogu zwrotu odsetek od środków finansowanych z Programu LdV,

 ewentualnego zwrotu niewykorzystanych środków na konto LdV

należy dokonać na wezwanie Narodowej Agencji.

2. KOSZTY UPRAWNIONE

 poniesione w okresie określonym w umowie,

 związane z projektem (istotne dla projektu, zgodne z wnioskiem),

 związane z działaniami projektu podejmowanymi w krajach uczestniczących w Programie,

 uzasadnione i racjonalne (zasady ekonomicznego zarządzania finansowego),

 faktycznie poniesione przez Beneficjenta i członków konsorcjum (partnerów),

 identyfikowalne i weryfikowalne (udokumentowane w księgach rachunkowych zgodnie ze stosownymi przepisami).

2. KOSZTY NIEUPRAWNIONE

 koszty obsługi pożyczki,

 straty wynikające z różnic kursowych, straty powstałe na operacjach walutowych,

 podatek od towarów i usług (VAT) chyba, że wnioskodawca może wykazać, że nie może go odzyskać,

 koszty sfinansowane w ramach innego projektu lub programu finansowanego ze środków UE,

 w przypadku leasingu/wynajmu sprzętu: koszty opcji wykupu po zakończeniu okresu najmu/leasingu,

 koszty związane z przygotowaniem wniosku o udział w programie „Uczenie się przez całe życie”,

 koszty otwarcia i prowadzenia rachunku bankowego,

 wydatki wykazane w kategorii, w której nie wnioskowano o dofinansowanie,

 brak właściwego opisu na dokumencie (patrz rozdział 7: Opis dokumentów księgowych),

 brak potwierdzenia za zgodność z oryginałem na kopiach dokumentów (patrz rozdział 5).

3. POLITYKA KURSOWA

Przelewy na rachunki Beneficjentów prowadzone w EUR

Zasady polityki kursowej odnoszą się do wydatków poniesionych w trakcie realizacji działania w przypadku dofinansowania udzielonego na podstawie kosztów rzeczywistych.

Dla wydatków poniesionych w ramach dofinansowania udzielonego w kategorii zryczałtowanych kosztów pośrednich poniższe wytyczne nie mają zastosowania; beneficjent może jednak ją stosować dla własnych wewnętrznych potrzeb rozliczeniowych.

3. POLITYKA KURSOWA

Przelewy na rachunki Beneficjentów prowadzone w EUR - c.d.

UWAGA

Podstawą do przeliczenia kosztu jest waluta danego dowodu finansowego, a nie waluta w jakiej dokonano za niego zapłaty.

Dokument wystawiony w walucie EUR

Dowody finansowe wystawione w walucie EUR nie podlegają przewalutowaniu, niezależnie w jakiej dokonano za niego zapłaty. Np. w przypadku biletu lotniczego wystawionego w EUR, gdzie płatność została dokonana kartą kredytową w PLN, podstawą jest kwota wynikająca z biletu, tj. w EUR.

Dokument wystawiony w walutach innych niż EUR

Dowody finansowe wystawione w walucie innej niż EUR podlegają przewalutowaniu na EUR, przy czym jako wydatek należy traktować kwotę wynikającą z dowodu finansowego a nie kwotę zapłaty, jeśli była ona ponoszona w innej walucie niż waluta dowodu.

Dokument wystawiony w dwóch różnych walutach

Należy przyjąć walutę dotyczącą kraju w którym został wystawiony dokument.

3. POLITYKA KURSOWA

Przelewy na rachunki Beneficjentów prowadzone w EUR - c.d.

Do przeliczania wydatków poniesionych w walutach innych niż EUR należy stosować:

• miesięczny kurs obrachunkowy wymiany ustalony przez Komisję Europejską i opublikowany na jej stronie internetowej z dnia dokonania płatności zaliczkowej przez Narodową Agencję na rzecz beneficjenta

http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?fuseaction=home&S earchField=&Period=2009-2&Delim=,&Language=en

Narodowa Agencja poinformuje beneficjenta o dacie przekazania płatności.

3. POLITYKA KURSOWA

Przelewy na rachunki Beneficjentów prowadzone w EUR - c.d.

Gdy umowa finansowa narzuca stosowanie dwóch lub więcej kursów:

Kurs ten należy stosować do przeliczenia wszelkich poniesionych wydatków w okresie od dnia dokonania danej płatności zaliczkowej do dnia poprzedzającego następną płatność zaliczkową.

Oznacza to, iż kurs pierwszej zaliczki należy stosować do przeliczania wszystkich poniesionych wydatków w okresie od dnia kwalifikowalności kosztów (pierwszy dzień obowiązywania umowy finansowej) do dnia poprzedzającego wypłatę drugiej zaliczki.

Natomiast kurs ostatniej zaliczki należy stosować do przeliczania wszystkich wydatków w okresie od dnia jej wypłaty do końca okresu kwalifikowalności kosztów (ostatni dzień obowiązywania umowy finansowej).

UWAGA

Punktem odniesienia jest data wystawienia dowodu finansowego a nie data faktycznej zapłaty zobowiązania.

4. SPRAWOZDANIE FINANSOWE 4.1 Koszty osobowe

 wynagrodzenia osób pracujących na rzecz projektu zatrudnionych w instytucji Beneficjenta lub Partnerów: umowy stałe lub czasowe – dot. pracowników etatowych (+ ZUS, podatek dochodowy, obowiązkowe składki pracodawcy),

 premie, premie motywacyjne, nagrody – tylko jeśli są wpisane w regulaminie jako stała składowa wynagrodzenia,

 stawki rzeczywiste za dzień pracy x ilość dni przepracowanych na rzecz projektu,

 osoby zatrudnione przez Beneficjenta i Partnerów nie mogą wykonywać prac jako podwykonawcy,

 zalecane jest stosowanie nazw stanowisk zgodnie z tabelą maksymalnych dziennych stawek dla kosztów osobowych tj. manager, researcher/teacher/trainer, technical, administrative (dot. sprawozdania finansowego).

4. SPRAWOZDANIE FINANSOWE 4.1 Koszty osobowe

Najczęstsze błędy w kategorii

• błędna interpretacja kosztów osobowych oraz kosztów podwykonawstwa (np. działanie pracownika w charakterze podwykonawcy projektu),

• przekroczenia maksymalnych stawek KE.

4. SPRAWOZDANIE FINANSOWE 4.2 Koszty podróży

 koszty podróży osób zatrudnionych w projekcie na spotkania bezpośrednio związane z projektem,

 koszty faktycznie poniesione (rzeczywiste koszty podróży), zgodnie z procedurami normalnie stosowanymi w instytucji Beneficjenta i Partnera, w odniesieniu do zasad „Przewodnika dla beneficjentów 2012” oraz

„Wytycznych do raportów końcowych 2012”,

 opłaty wizowe, ubezpieczenia podróży oraz koszty anulowania rezerwacji,

 koszty dojazdu na szkolenie w Narodowej Agencji,

 preferowane ekonomiczne środki transportu.

4. SPRAWOZDANIE FINANSOWE 4.2 Koszty podróży

UWAGA

Koszty przejazdu taksówką nie są uprawnione w projekcie. Podróż należy zorganizować najbardziej ekonomicznym środkiem transportu.

Informujemy, że mogą Państwo na etapie raportu końcowego wykazać koszty przejazdu taksówkami ale należy złożyć wraz z raportem końcowym stosowne wyjaśnienia, dlaczego podróż zorganizowano powyższym środkiem transportu. Dodatkowo należy zadeklarować kwoty wydatkowane na taksówki w poszczególnych pozycjach tabeli finansowej.

4. SPRAWOZDANIE FINANSOWE 4.2 Koszty podróży

Najczęstsze błędy w kategorii

• brak wyjaśnienia celów dla danej podróży,

• podróż poza okresem kwalifikowalności kosztów,

• wpisany błędny zakres dat podróży oraz liczba dni podróży w tabelach finansowych,

• podróż do kraju nie uczestniczącego w Programie LdV,

• rozliczanie kosztów przejazdów na terenie jednego miasta, np. Warszawa - Warszawa (uprawnione w kategorii kosztów pośrednich),

• rozliczenie kosztów opłat parkingowych i za przejazd autostradą.

4. SPRAWOZDANIE FINANSOWE 4.3 Koszty utrzymania

 koszty wyżywienia, noclegu i przejazdów lokalnych osób zatrudnionych w projekcie (koszty pobytu innych osób to koszty inne),

 koszty nie mogą przekroczyć maksymalnych stawek podanych przez KE,

 proporcjonalnie zmniejszone jeśli noclegi, posiłki, przejazdy lokalne były zapewnione i opłacone przez stronę trzecią.

4. SPRAWOZDANIE FINANSOWE 4.3 Koszty utrzymania

Najczęstsze błędy w kategorii

• przekroczenie limitów dziennych stawek KE dotyczących kosztów pobytu,

• rozliczanie kosztów utrzymania na terenie tego samego miasta np.

Warszawa - Warszawa (uprawnione są w kategorii kosztów innych).

4. SPRAWOZDANIE FINANSOWE 4.4 Koszty sprzętu

Limit: 10% kosztów bezpośrednich projektu

 koszty zakupu, wynajmu/leasingu sprzętu włącznie z kosztami instalacji, konserwacji i ubezpieczenia,

 konieczne do osiągnięcia celów projektu, zawarte we wniosku i należycie uzasadnione,

 uprawnione tylko koszty amortyzacji (zgodnie z przepisami podatkowymi i księgowymi Partnera),

 obowiązują zasady udzielania zamówień publicznych.

4. SPRAWOZDANIE FINANSOWE 4.4 Koszty sprzętu

Najczęstsze błędy w kategorii

• rozliczenie sprzętu związanego z administracją projektu (uprawnione w kategorii kosztów pośrednich),

• zakupy przed okresem uprawnienia kosztów.

4. SPRAWOZDANIE FINANSOWE 4.5 Koszty inne

 upowszechnianie,

 ewaluacja,

 kopiowanie (nie dot. materiałów związanych z zarządzaniem projektem),

 wydanie materiałów poseminaryjnych,

 zakup materiałów do wytworzenia produktów (ryzy papieru, DVD, CD),

 ogłoszenia w prasie, promocja,

 opłaty konferencyjne, wynajem powierzchni wystawienniczej,

 zakup książek, badań, danych elektronicznych,

 zakup praw autorskich,

 koszty podróży osób trzecich (np. ekspertów, prelegentów, podwykonawców, osób nie będących pracownikami instytucji i partnerów),

 wynajem sal konferencyjnych (możliwy w innym wydziale/jednostce lub na zewnątrz),

 produkcja wideo,

 koszty drobnych tłumaczeń,

 koszty utrzymania na terenie tego samego miasta np. Warszawa – Warszawa,

 catering.

4. SPRAWOZDANIE FINANSOWE 4.5 Koszty inne

Najczęstsze błędy w kategorii

• rozliczanie kosztów administracyjnych dotyczących zarządzania projektem (koszty pośrednie),

• rozliczanie wyżywienia dla osób, którym przyznano pełne diety w kategorii Koszty podróży i utrzymania,

• zbyt lakoniczne opisy wydatków w tabelach finansowych (kolumna „item”

– należy wpisać co dokładnie było przedmiotem zakupu, w kolumnie

„purpose” – cel: opisy „promocja”, „upowszechnianie”, „catering” itp.

należy rozszerzyć o bardziej szczegółowe informacje tj. w ramach jakiego spotkania (nazwa, miejsce, data).

4. SPRAWOZDANIE FINANSOWE 4.6 Koszty podwykonawstwa

Limit: 30% kosztów bezpośrednich projektu

 koszty usług zleconych na zewnątrz,

 tłumaczenia (w kolumnie „item” należy podawać informację jakiego tłumaczenia dotyczy wydatek),

 obowiązują przepisy o udzielaniu zamówienia (zasady przejrzystości i równego traktowania, dbałość o unikanie konfliktu interesów),

 umowa z podwykonawcą - wykonawcą będącym podmiotem, organizacją lub osobą (tylko wtedy, jeśli osoba ta nie jest zatrudniona przez żadną z partnerskich organizacji wchodzących w skład konsorcjum),

 zarządzanie i ogólne administrowanie nie może być zlecone podwykonawcy.

4. SPRAWOZDANIE FINANSOWE 4.6 Koszty podwykonawstwa

Zasady w odniesieniu do udzielania zamówienia Poniżej 12 500 euro: faktura.

Od 12 500 do 25 000 euro: procedura z udziałem min. 3 oferentów.

Od 25 000 do 60 000 euro: procedura z udziałem 5 oferentów.

Powyżej 60 000 euro: krajowe przepisy dotyczące zamówień

publicznych.

4. SPRAWOZDANIE FINANSOWE 4.6 Koszty podwykonawstwa

Najczęstsze błędy w kategorii

• brak dokumentów uzupełniających np. umowy do faktury/rachunku (jeśli dotyczy),

• brak konkurencyjnych ofert,

• brak uruchomienia procedury przetargowej,

• podwykonawstwo pracownika,

• brak lub błędne opisy na dokumentach.

4. SPRAWOZDANIE FINANSOWE 4.7 Koszty pośrednie

Kwota ryczałtowa – 7% kosztów bezpośrednich

 koszty sprzętu związane z administracją projektu,

 koszty komunikacji (faks, telefon, wysyłka materiałów),

 czynsz, elektryczność pomieszczeń,

 materiały biurowe,

 koszty przelewów,

 koszty podróży dot. przejazdów na terenie tego samego miasta.

4. SPRAWOZDANIE FINANSOWE 4.7 Koszty pośrednie

UWAGA

Koszty pośrednie nie będą uprawnione, jeśli Beneficjent otrzymuje środki wspólnotowe na bieżącą działalność w okresie realizacji projektu.

5. TYPY PODSTAWOWYCH KONTROLI

 kontrola „rutynowa” w siedzibie NA - podstawą do analizy finansowej jest sprawozdanie finansowe tj. tabele finansowe G.1-G.7 (Excel) co oznacza, iż Beneficjent nie przesyła wraz ze sprawozdaniem finansowym oryginałów dowodów księgowych.

Analizie podlegają kopie przelewów środków do partnerów oraz kopie dokumentacji finansowej do kategorii kosztów podwykonawstwa (kopie umów, kopie faktur oraz kopie dokumentacji potwierdzającej wybór podwykonawcy), oświadczenie o podatku od towarów i usług (VAT), oświadczenie o amortyzacji; oświadczenie o nieumieszczaniu kosztów pracowników w kat. podwykonawstwo; oświadczenie beneficjenta o zastosowanej polityce kursowej w całym projekcie.

5. TYPY PODSTAWOWYCH KONTROLI

UWAGA

W przypadku kopii dokumentów finansowych należy potwierdzić za zgodność z oryginałem wszystkie strony dokumentów (również te z opisem na odwrocie).

Partner opisuje faktury na oryginałach i potwierdza za zgodność z oryginałem kopię dokumentu (Beneficjent nie poświadcza za zgodność z oryginałem kopii dokumentu partnera, chyba że widział jego oryginał).

5. TYPY PODSTAWOWYCH KONTROLI

 kontrola po zakończeniu działania tzw. „desk check” w siedzibie NA.

Narodowa Agencja po otrzymaniu raportu końcowego, zgodnego ze wzorem, może wnioskować, w oparciu o roczny plan kontroli NA, o dosłanie przez Beneficjenta stosownej dokumentacji finansowej potwierdzającej fakt poniesienia kosztów.

Beneficjent wzywany jest wówczas do przesłania oryginałów dokumentacji finansowej (pismo z NA z listą dokumentów wyłonionych w drodze losowania). Dokumentację Partnerów dot. wylosowanych pozycji należy przesłać do NA w formie kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem. Analizie podlega sprawozdanie finansowe, tabela G.8 oraz dokumenty finansowe.

5. TYPY PODSTAWOWYCH KONTROLI

 audyt: do 5 lat po zakończeniu projektu (zgodnie z zapisami w umowie finansowej)

Kto? Narodowa Agencja, Komisja Europejska, Europejski Trybunał Obrachunkowy, OLAF itp.

Co? Dokumentacja projektu.

Kogo? Beneficjenci i Partnerzy.

6. DOKUMNETACJA PROJEKTU

(tylko w przypadku kontroli desk check)

Beneficjent na osobny wniosek (pismo) Narodowej Agencji będzie zobowiązany dołączyć tabelę pomocniczą G.8 wraz z oryginałami dowodów finansowo – księgowych noszących numer referencyjny z tabeli G.8.

Informujemy, że dane zawarte w tabeli G.8 powinny być spójne z danymi w tabelach G.3. – G.7.

Do dokumentacji należy również załączyć poniższe dokumenty (oryginały) dotyczące beneficjenta oraz partnerów:

• oświadczenie o zasadach rozliczenia podróży zagranicznych,

• oświadczenie potwierdzające fakt ujęcia w ewidencji księgowej wydatków związanych z realizacją projektu,

• umowy z partnerami.

6. DOKUMNETACJA PROJEKTU

(tylko w przypadku kontroli desk check)

G.3 Koszty osobowe

W ramach kosztów osobowych wskazanych w piśmie NA należy dołączyć:

 dokument potwierdzający oddelegowanie pracownika do realizacji zadań w ramach projektu TOI np. umowy cywilno-prawne zawierane w ramach projektu;

 metodologię wyliczenia stawki dziennej;

 dokument potwierdzający wykonanie pracy tj. rachunek do umów cywilno- prawnych oraz dla wszystkich pracowników realizujących zadania w ramach projektu TOI - karty czasu pracy (karta czasu pracy powinna zawierać:

zestawienie liczby dni w miesiącu; miesiąc i rok, którego dotyczy; liczbę godzin przepracowanych przez pracownika na rzecz projektu danego dnia;

podsumowanie liczby godzin przepracowanych przez pracownika na rzecz projektu w danym miesiącu; opis zadań wykonywanych przez pracownika na rzecz projektu; podpis pracownika; akceptację przełożonego) itp.;

6. DOKUMNETACJA PROJEKTU

(tylko w przypadku kontroli desk check)

G.3 Koszty osobowe

 dokument potwierdzający przekazanie wynagrodzenia pracownikowi np.

listy płac z dowodami pobrania wynagrodzenia (podpisy pracowników lub wyciągi bankowe na indywidualne rachunki) lub dokument potwierdzający przekazanie wynagrodzenia pracownikowi np. oświadczenie pracownika potwierdzające odbiór wynagrodzenia (podpisane przez pracownika);

 przelewy potwierdzające opłacenie składek ZUS i podatku dochodowego oraz innych pochodnych od umowy.

6. DOKUMNETACJA PROJEKTU

(tylko w przypadku kontroli desk check)

G.4 Koszty podróży i utrzymania

W ramach kosztów podróży wskazanych w piśmie NA:

 podróż samolotem – wymagane jest przedstawienie biletów lotniczych (tradycyjnych lub internetowych), kart pokładowych oraz ewentualnie faktury VAT jeżeli na biletach nie ma widocznej ceny;

 podróż autobusem – wymagane jest przedstawienie faktury oraz dołączenie informacji na temat trasy podróży, daty podróży, uczestników – jeżeli nie wynika to z faktury;

 podróż koleją - wymagane jest przedstawienie biletów oraz ewentualnie faktury VAT jeżeli na biletach nie ma widocznej ceny;

6. DOKUMNETACJA PROJEKTU

(tylko w przypadku kontroli desk check)

G.4 Koszty podróży i utrzymania

 podróż samochodem prywatnym lub firmowym – w zależności od tego, który wariant jest najtańszy:

 przy zastosowaniu stawki za kilometr zgodnie z wewnętrznymi zasadami danej organizacji, przy czym zgodnie z §2 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze zm.) stawka nie może być wyższa niż kwota ustalona w tym rozporządzeniu (kwota ta zmieniana jest w drodze nowelizacji rozporządzenia, stosownie do zmian cen) i nie wyższa niż 0,22 EUR - wg kursu wskazanego przez Narodową Agencję do przeliczania wydatków w PLN na EUR.

 lub na podstawie ceny biletu kolejowego w drugiej klasie - na trasie przejazdu samochodu. Zostanie zwrócona równowartość tylko jednego biletu, niezależnie od tego, ile osób podróżuje w tym samym pojeździe (w przypadku braku połączenia kolejowego na danej trasie, na podstawie ceny biletu autokarowego lub lotniczego – w zależności, który wariant jest najtańszy).

6. DOKUMNETACJA PROJEKTU

(tylko w przypadku kontroli desk check)

G.4 Koszty podróży i utrzymania

Do dokumentacji Beneficjent powinien zachować swoje oświadczenie o odbyciu podróży samochodem osobowym wraz z podaniem liczby przejechanych kilometrów oraz otrzymane z PKP oświadczenie o wysokości ceny ww. biletu, ewentualnie wydruk ze strony internetowej.

O wystawienie oświadczenia do PKP występuje sam beneficjent.

6. DOKUMNETACJA PROJEKTU

(tylko w przypadku kontroli desk check)

G.4 Koszty podróży i utrzymania

W ramach kosztów utrzymania wskazanych w piśmie NA:

Zwrot kosztów opiera się na istniejących wewnętrznych zasadach organizacji partnerskich, na podstawie rzeczywistych kosztów lub na podstawie dziennych diet.

Zwrot kosztów pobytu i noclegu: wymagane jest przedstawienie dowodu pobytu/noclegu (rachunek/faktura);

Zwrot kosztów utrzymania: wymagane jest przedstawienie dowodu wypłaty/otrzymania diety (np. delegacja).

Uwaga:

W obu przypadkach będą wymagane dowody obecności i zakwaterowania na noc, by uzasadnić zadeklarowane koszty na etapie sprawozdawczym.

6. DOKUMNETACJA PROJEKTU

(tylko w przypadku kontroli desk check)

G.5 Koszty sprzętu G.6 Koszty inne

G.7 Koszty podwykonawstwa

W ramach kosztów sprzętu, kosztów innych i kosztów podwykonawstwa wskazanych w piśmie z NA należy dołączyć:

 dowody księgowe (np. faktury, rachunki),

 w przypadku kosztów podwykonawstwa (jeśli dotyczy): umowy, dokumenty potwierdzające uruchomienie procedury przetargowej, dokumenty potwierdzające wybór najkorzystniejszej oferty.

UWAGA

Koszty pośrednie (koszty bieżące) - dowody księgowe nie są

wymagane przez NA (kwota ryczałtowa).

6. DOKUMNETACJA PROJEKTU

(tylko w przypadku kontroli desk check)

Załączniki – potwierdzenia płatności

Do każdego przesłanego dowodu księgowego dotyczącego projektu należy dołączyć dokument potwierdzający dokonanie płatności, zgodnie z

poniższą zasadą:

• w przypadku płatności gotówkowej - dowodem jest faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej z adnotacją, że zapłacono gotówką lub inny dokument potwierdzający rozchód z kasy beneficjenta;

• w przypadku płatności przelewem - dokumenty potwierdzające dokonanie przelewu np. wyciąg bankowy.

Uwaga: w przypadku kontroli rutynowej (dot. kosztów podwykonawstwa) potwierdzenia płatności nie będą weryfikowane. Powyższe wytyczne dotyczą kontroli desk-check.

7. OPIS DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH

Dokumenty księgowe dotyczące projektu (oryginały) muszą być opisane tak, aby widoczny był związek z projektem.

Opis dokumentu księgowego musi zawierać co najmniej:

• krótki opis czego dotyczy;

• numer umowy o dofinansowanie;

• pozycję kosztową projektu (numer referencyjny z tabel finansowych G.7/G.8);

• nazwę kategorii budżetowej w ramach, której wydatek został poniesiony;

• kwotę rozliczaną w projekcie (kwotę należy podać w walucie wystawienia dokumentu księgowego;

• w przypadku, gdy dokument księgowy dotyczy kilku źródeł finansowania należy podać każde z nich);

• odniesienie do Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 Prawo zamówień publicznych (jeśli dotyczy);

• jeżeli dokumenty partnerów wystawione są w innym języku niż polski albo angielski należy na ich odwrocie zamieścić krótkie tłumaczenie.

---

 Opisy dokumentów należy umieszczać na dokumencie (awers/rewers).

 Opis musi być opatrzony podpisem osoby do tego upoważnianej.

8. WYTYCZNE W RAMACH PROGRAMU

„UCZENIE SIĘ PRZEZ CAŁE ŻYCIE”

Wytyczne NA, odnoszące się do specyfiki dofinansowania programu

„Uczenie się przez całe życie – Leonardo da Vinci” nie zwalniają z

obowiązku stosowania przepisów prawa krajowego, ustawy o

finansach publicznych, ustawy o rachunkowości czy przepisów

odnoszących się do kontroli podatkowej i skarbowej; zawierają

jedynie wskazówki, które mogą być pomocne przy sporządzaniu

raportów końcowych w ramach Programu „Uczenie się przez całe

życie – Leonardo da Vinci”.

9. NAJCZĘSTSZE WADY RAPORTÓW

KONTROLA RUTYNOWA:

 brak wymaganych załączników (np. wyciągów bankowych dot. przekazania środków Partnerom),

 niezgodność danych m.in. z informacjami zawartymi we wniosku,

 brak podpisu, daty i pieczęci osoby uprawnionej w tabeli G1,

 błędne dane, nieuwzględnianie aneksów zawartych z NA (Tabela G1, kolumna B – Contractual budget),

 nieuwzględnianie uwag NA do raportu cząstkowego/z postępu prac,

 lakoniczne opisy kosztów lub ich brak,

 błędne daty, niespójny format wpisywanych dat (dd/mm/yyyy),

 niekompletność tabel (brak dat, kwot, opisów),

 puste pozycje w tabelach G.1.-G.7,

 brak potwierdzenia za zgodność z oryginałem na dokumentach finansowych,

 zastosowane do przeliczeń błędne kursy wymiany walut,

 przesunięcia pow. 10% wartości w danej kategorii kosztów bez aneksowania budżetu.

9. NAJCZĘSTSZE WADY RAPORTÓW

KONTROLA DESK CHECK:

 nieuporządkowana dokumentacja,

 błędy rachunkowe,

 zastosowane do przeliczeń błędne kursy wymiany walut,

 niezgodność danych finansowych prezentowanych w poszczególnych tabelach finansowych,

 brak rachunków/faktur, brak biletów i kart pokładowych,

 dokumenty finansowe wystawione poza okresem uprawnienia.

KONTAKT

Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji ul. Mokotowska 43, 00-551 Warszawa tel.: (22) 46-31-000, 46-31-321

fax: (22) 463 10 21

Zespół Rozliczeń Finansowych:

Anna Myrcha - tel. (22) 46 31 142 e-mail:amyrcha@frse.org.pl

Izabela Lubiak-Belter - tel. (22) 46 31 145 e-mail: i.lubiak-belter@frse.org.pl

Dziękujemy za uwagę!