2 IT.CRJA
ZARZĄDZENIE NR 5%$.. /04 PREZYDENTA MIASTA ZIELONA GÓRA
z dnia
LŁhĘ&U.
2004 r.w sprawie regulaminu Urzędu Stanu Cywilnego działającego w Urzędzie Miasta Zielona Góra
Na podstawie § 41 regulaminu organizacyjnego stanowiącego załącznik do zarządzenia nr 216/04 Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 31 marca 2004 r w sprawie regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Zielona Góra oraz zgodnie z wnioskiem kierownika Urzędu Stanu Cywilnego zarządzani, co następuje:
§ 1. Wprowadzam regulamin wewnętrzny Urzędu Stanu Cywilnego działającego w Urzędzie Miasta Zielona Góra stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia.
§ 2. Wykonanie zarządzenia powierzam kierownikowi Urzędu Stanu Cywilnego.
§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
\
Pod względem formalno-prawnym hez zastrzeżeń
R A D f f ^ P R A W N Y
Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia . 2004 r.
Urząd Stanu Cywilnego w Zielonej Górze Regulamin wewnętrzny
Rozdział I Wstęp
§ 1. Zadania realizowane przez Urząd Stanu Cywilnego są zadaniami administracji państwowej zleconej do wykonywania samorządowi Gminy Zielona Góra o statusie miejskim.
§ 2. Urząd Stanu Cywilnego w Zielonej Górze obejmuje swoim zakresem działania miasto Zielona Góra oraz obszar gmin Zielona Góra i Świdnica.
Rozdział II Postanowienia ogólne
§ 3. Regulamin wewnętrzny określa zakres działania Urzędu Stanu Cywilnego, jego strukturę organizacyjną, zasady funkcjonowania i zakres czynności na poszczególnych stanowiskach pracy.
§ 4. Do zakresu działania Urzędu Stanu Cywilnego należą sprawy określone w regulaminie organizacyjnym Urzędu Miasta Zielona Góra.
§ 5. Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o USC należy przez to rozumieć Urząd Stanu Cywilnego.
§ 6. Do oznakowania akt urzędu używa się symbolu „USC".
Rozdział III
Przedmiotowy zakres działania urzędu
§ 7. Do zadań USC należy:
1) rejestracja urodzeń, małżeństw i zgonów w księgach stanu cywilnego;
2) prowadzenie i rejestracja spraw dotyczących innych zdarzeń mających wpływ na stan cywilny osób;
3) wydawanie decyzji administracyjnych w zakresie umiejscawiania, uzupełniania, prostowania i odtwarzania treści aktów stanu cywilnego;
4) przechowywanie ksiąg stanu cywilnego i prowadzenie akt zbiorowych do aktów stanu cywilnego oraz wydawanie z nich odpisów i zaświadczeń;
2
organizacja uroczystości przyjmowania oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński;
podejmowanie działań związanych z pozyskiwaniem środków europejskich w zakresie realizacji zadań USC;
redagowanie Biuletynu Informacji Publicznej w zakresie działania USC.
Rozdział IV
Struktura organizacyjna USC
§ 8. W skład USC wchodzą następujące samodzielne stanowiska pracy:
stanowisko ds. transkrypcji aktów i wydawania decyzji administracyjnych (USC I);
stanowisko ds. rejestracji małżeństw cywilnych (USC II);
stanowisko ds. rejestracji małżeństw wyznaniowych (USC III);
stanowisko ds. rejestracji urodzeń (USC IV);
stanowisko ds. rejestracji zgonów (USC V);
stanowisko ds. korespondencji (USC VI).
§ 9. Do zakresu działania stanowiska ds. transkrypcji aktów i wydawania decyzji administracyjnych należy:
1) prowadzenie postępowania administracyjnego i wydawanie decyzji w zakresie wpisywania zagranicznych aktów stanu cywilnego, prostowania, uzupełniania i odtwarzania aktów stanu cywilnego;
2) przyjmowanie oświadczeń woli w sprawach nazwiska, uznania dziecka i zmiany imienia dziecka;
3) wpisywanie wzmianek dodatkowych do aktów stanu cywilnego na podstawie decyzji administracyjnych i oświadczeń oraz prawomocnych wyroków i postanowień sądów powszechnych;
4) wydawanie odpisów i zaświadczeń z aktów stanu cywilnego;
5) prowadzenie korespondencji oraz załatwianie spraw konsularnych;
6) prowadzenie postępowania w zakresie unieważnienia jednego z dwóch aktów stwierdzających to samo zdarzenie;
7) prowadzenie archiwum niemieckich ksiąg stanu cywilnego z lat 1901-1945;
8) przekazywanie do Archiwum Państwowego ksiąg 100-letnich.
§ 10. Do zakresu działania stanowiska ds. rejestracji małżeństw cywilnych należy:
1) prowadzenie postępowania administracyjnego w zakresie przyjmowania zgłoszeń zawarcia małżeństw cywilnych;
2) sporządzanie aktów małżeństw;
3) przyjmowanie pisemnych zapewnień o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa;
4) prowadzenie postępowania oraz wydawanie zaświadczeń o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa za granicą;
5) wydawanie zezwoleń na zawarcie małżeństwa przed upływem miesięcznego terminu wyczekiwania;
6) wpisywanie wzmianek dodatkowych do aktów stanu cywilnego na podstawie decyzji administracyjnych i oświadczeń oraz prawomocnych wyroków i postanowień sądów powszechnych;
7) wydawanie odpisów i zaświadczeń z aktów stanu cywilnego;
8) prowadzenie akt zbiorowych oraz sporządzanie skorowidzów aktów małżeństw;
9) sporządzanie miesięcznych sprawozdań statystycznych dotyczących zawieranych małżeństw;
10) zawiadamianie jednostek ewidencji ludności o zawieranych małżeństwach.
§ 11. Do zakresu działania stanowiska ds. rejestracji małżeństw wyznaniowych należy:
1) prowadzenie postępowania administracyjnego w zakresie przyjmowania zgłoszeń zamiaru zawarcia małżeństwa w formie wyznaniowej ze skutkiem cywilnym;
2) sporządzanie zaświadczeń stwierdzających brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa;
3) sporządzanie aktów małżeństw;
4) sporządzanie miesięcznych sprawozdań statystycznych dotyczących zawieranych małżeństw;
5) przekazywanie komórkom ewidencji ludności informacji o zawartych małżeństwach;
6) nanoszenie przypisków o zawarciu małżeństwa miejscowych księgach stanu cywilnego i rejestrach elektronicznych;
7) informowanie właściwych urzędów stanu cywilnego o zawartych małżeństwach w celu naniesienia przypisków;
8) prowadzenie akt zbiorowych aktów małżeństw;
9) sporządzanie skorowidzów aktów małżeństw;
10) prowadzenie korespondencji w sprawach rejestracji małżeństw;
11) wydawanie odpisów z aktów stanu cywilnego oraz innych zaświadczeń z rejestrów USC.
§ 12. Do zakresu działania stanowiska ds. rejestracji urodzeń należy:
1) prowadzenie postępowania administracyjnego w zakresie przyjmowania zgłoszeń urodzeń noworodków;
2) sporządzanie aktów urodzeń;
3) przyjmowanie oświadczeń woli w sprawach o uznanie dziecka i zmiany imienia dziecka;
4) wydawanie odpisów i zaświadczeń z aktów stanu cywilnego;
5) prowadzenie akt zbiorowych do aktów urodzeń;
6) sporządzanie skorowidzów aktów urodzeń;
7) sporządzanie miesięcznych sprawozdań statystycznych dotyczących urodzeń;
8) zawiadamianie jednostek ewidencji ludności o zarejestrowanych urodzeniach.
§ 13. Do zakresu działania stanowiska ds. rejestracji zgonów należy:
1) prowadzenie postępowania administracyjnego w zakresie rejestracji zgonów;
2) sporządzanie projektów aktów zgonu;
3) wypełnianie kart zgonów oraz sporządzanie miesięcznych zestawień w celach statystycznych;
4) przekazywanie komórkom ewidencji ludności informacji o zgonach;
5) nanoszenie przypisków o zgonach w miejscowych księgach stanu cywilnego;
6) Informowanie właściwych urzędów stanu cywilnego o zgonach w celach naniesienia przypisków;
7) prowadzenie akt zbiorowych aktów zgonów;
8) sporządzanie skorowidzów aktów zgonów;
9) prowadzenie korespondencji w sprawach rejestracji zgonów;
10) wydawanie odpisów z aktów stanu cywilnego oraz innych zaświadczeń z rejestrów USC.
4
§ 14. Do zakresu działania stanowiska ds. korespondencji należy:
1) prowadzenie ewidencji korespondencji przychodzącej i wychodzącej;
2) załatwianie korespondencji dotyczącej wydobycia odpisów z aktów stanu cywilnego;
3) wysyłanie wezwań o obowiązku rejestracji noworodków nie zgłoszonych w ustawowym terminie;
4) sporządzanie projektów wzmianek dodatkowych w aktach stanu cywilnego na podstawie orzeczeń sądowych i decyzji administracyjnych;
5) nanoszenie przypisków w miejscowych księgach stanu cywilnego na podstawie informacji z innych USC;
6) prowadzenie korespondencji w sprawach o odpisy z aktów stanu cywilnego;
7) wydawanie odpisów z aktów stanu cywilnego oraz innych zaświadczeń z rejestrów USC.
Rozdział V
Zasady funkcjonowania USC
§ 15. Pracą USC kieruje kierownik.
§ 16. Do wyłącznej kompetencji kierownika USC należy:
1) ustalanie zakresów czynności pracownikom urzędu;
2) dokonywanie podziału zadań na poszczególnych stanowiskach pracy;
3) nadzór nad realizacją powierzonych zadań oraz przestrzeganiem dyscypliny pracy;
4) ustalanie harmonogramu czasu pracy oraz jego rozliczanie w związku z pracą w soboty i dni ustawowo wolne od pracy;
5) powierzanie pracownikom dodatkowych zadań nie wynikających z zakresu czynności.
§ 17. W czasie nieobecności kierownika USC jego obowiązki przejmuje z-ca kierownika.
§ 18. Pracownicy USC zastępują się wzajemnie zgodnie z ustaleniami zawartymi w szczegółowych zakresach czynności pracowników.
§ 19. Kierownik USC może ustalić doraźne zastępstwa niezależnie od ustaleń zawartych w § 18.
§ 20. Pisma kierowane do USC drogą pocztową przyjmowane sana stanowisku ds.
korespondencji i po dekretacji przez kierownika przekazywane na stanowiska pracy.
§ 21. Wnioski o wydobycie odpisów z akt stanu cywilnego składane bezpośrednio przez interesantów przyjmowane i załatwiane sana poszczególnych stanowiskach pracy.
§ 22. Zastępcy kierownika USC podpisują dokumenty stosownie do uprawnień wynikających z ustawy prawo o aktach stanu cywilnego.
§ 23. Pozostali pracownicy USC podpisują pisma i zaświadczenia wynikające z uprawnień zawartych w szczegółowych zakresach obowiązków.
Rozdział VI
Postanowienia końcowe,
§ 24. Integralną część regulaminu stanowią:
1) szczegółowe zakresy czynności poszczególnych pracowników USC, 2) jednolity rzeczowy wykaz akt USC.
J C I E R O W N I K Tijhego
M względem formalno-prawnym he? zastrzeżeń
R A c C A
i Ki ••i„-M łkmaak
Symbole klasyfikacyjne
Hasta klasyfikacyjne Kategoria
archiwalna III st. rvst. V s Ł
Hasta klasyfikacyjne Kategoria
archiwalna
502 Sprawy społeczne
5025 Korespondencja z placówkami konsularnymi w sprawach obywatelstwa, zmiany imion i nazwisk, stanu B-5 cywilnego oraz w sprawach konwencji i umów międzynarodowych.
513 Urzędy Stanu Cywilnego
5130 Rejestracja urodzeń, księgi, akry, skorowidze i akta zbiorowe. A
51300 Decyzja administracyjne w sprawach rejestracji urodzeń. B-5
51301 Oświadczenia woli mające wpływ na treść aktów urodzeń. A
51302 Korespondencja w sprawach rejestracji urodzeń B-5
51303 Akta zbiorowe urodzeń A
51304 Skorowidze do ksiąg urodzeń A
5131 Rejestracja małżeństw, księgi, akty, skorowidze i akta zborowe. A
51310 Zezwolenia na zawarcie małżeństwa przed upływem miesięcznego terminu oczekiwania B-5
51311 Zapewnienia o braku przeszkód do zawarcia małżeństwa. A
51312 Zaświadczenia stwierdzające brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa w sposób określony A w art. 1 § 2 kodeksu rodzinnego i opiekuńczego.
51313 Korespondencja w sprawach rejestracji małżeństw. B-5
51314 Akta zbiorowe dotyczące małżeństw A
51315 Skorowidze do ksiąg małżeństw. A
51316 Odmowa dokonania czynności w oparciu o art. 7 Prawa o aktach stanu cywilnego. B-5
5132 Rejestracja zgonów, księgi, akty, skorowidze i akta zbiorowe A
51320 Akta zbiorowe dotyczące zgonów. A
51321 Skorowidze do ksiąg zgonów A
51322 Korespondencja w sprawach rejestracji zgonów. B-5
5133 Zaświadczenia o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa za granicą. B-5 5134 Wnioski w sprawach unieważnienia aktów stanu cywilnego dotyczących tego samego zdarzenia. B-5 5135 Postępowanie i decyzje w sprawach o sprostowania i uzupełniania aktów stanu cywilnego B-5 51350 Postępowanie i decyzje w sprawach o sprostowanie aktów stanu cywilnego. B-5 51351 Postępowanie i decyzje w sprawach o uzupełnianie aktów stanu cywilnego. B-5 5136 Postępowanie w sprawach wyniesienia ksiąg stanu cywilnego poza lokal urzędu stanu cywilnego, B-5
udostępniania ksiąg s.c. i sporządzania odpisu księgi s.c.
514 Wydawanie odpisów i zaświadczeń z ksiąg stanu cywilnego
5140 Odpisy zupełne aktów stanu cywilnego B-5
5141 Odpisy skrócone aktówstanu cywilnego. B-5
5142 Zaświadczenia o wpisach dokonanych w księgach stanu cywilnego lub ich braku B-5
5143 Zaświadczenia o zaginięciu lub zniszczeniu ksiąg stanu cywilnego. B-5
5144 Kopie aktów stanu cywilnego. B-5
5145 Wnioski w sprawach o nadanie medali „Za długoletnie pożycie małżeńskie". B-5 515 Wpisywanie zagranicznych aktów stanu cywilnego, odtwarzanie aktów stanu cywilnego, statystyka
5150 Wpisywanie treści zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskich ksiąg. A 5151 Odtwarzanie treści aktów stanu cywilnego w razie zaginięcia lub zniszczenia księgi przed i po wejściu w B-50
życie ustawy.
5152 Odtwarzanie treści aktów sporządzonych za granicą B-50
5153 Statystyka urodzeń, małżeństw i zgonów. A
5154 Sprawy przekazywane do rozstrzygnięcia sądom opiekuńczym. B-10
5155 Poświadczenia dokumentów w celu odtworzenia akt sądowych. ., B-5
5156 Zawiadomienia o przypiskach do akt stanu cywilnego. B-10
