PREZYDENT MIASTA ZIELONA GÓRA
ul. Podgórna 22 65- 424 Zielona Góra
Zielona Góra, 19 stycznia 2015 r.
DO-ZP. 271.4.11.2015 RISS 2725420
Wykonawcy którzy ubiegają się
o udzielenie zamówienia publicznego
dot. postępowania prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na Świadczenie usług
pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek oraz paczek pocztowych, ich ewentualnych zwrotów - na potrzeby
Urzędu Miasta Zielona Góra w 2015 roku.
Zgodnie z art. 38 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 907 - tekst jednolity z późn. zm.), zwanej dalej ustawą pzp, Zamawiający przekazuje zapytania wniesione do treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ) w dniu 19 stycznia 2015 r. wraz z wyjaśnieniami:
PYTANIE NR 1: Zamawiający wskazał, że przewiduje konieczność nadawania części przesyłek w sposób określony w art. 57 § 5 pkt 2 KPA, art. 12 § 6 pkt 2 Ordynacji podatkowej oraz pism
sądowych za pośrednictwem operatora wyznaczonego.
Czy Zamawiający:
1) dopuszcza możliwość wyłączenia takich przesyłek z zakresu przedmiotu zamówienia i niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego? Ze względu na swoją specyfikę, a więc konieczność posługiwania się w tym zakresie operatorem wyznaczonym, uzasadnione jest wyłączenie powyższych przesyłek i wszczęcie w tym zakresie osobnego postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego obejmującego wyłącznie tego rodzaju przesyłki. Wykonawca informuje, że wyłączenie tych przesyłek wpłynie na cenę oferty Wykonawcy, a także innych Wykonawców przystępujących do postępowania i w istotny sposób wpłynie na zwiększenie konkurencyjności postępowania. Brak konieczności uwzględniania w kosztach nadawania ww. przesyłek pozwoli Wykonawcy na zaproponowanie najbardziej optymalnych dla Zamawiającego warunków cenowych.
Co więcej, również konkurenci Wykonawcy, przede wszystkim operator wyznaczony – Poczta Polska S.A., wiedząc o zwiększeniu konkurencji, będą zmuszeni do obniżenia proponowanych cen ofertowych.
Jednocześnie w pkt 5 Istotnych postanowień umowy Zamawiający wskazuje, że „dopuszcza zmianę zakresu ilościowo- przedmiotowego niniejszej umowy poprzez wyłączenie z zakresu niniejszej umowy części przesyłek pocztowych w przypadku zmiany obowiązujących przepisów prawa, w szczególności gdy część przedmiotu umowy zostanie ustawowo zastrzeżona dla wyznaczonego operatora pocztowego. W takim przypadku Strony sporządzą stosowny aneks dotyczący zmiany zakresu, ilości i wartości przedmiotu zamówienia”.
Zamawiający przewiduje zatem wyłączenie z przedmiotu zamówienia części przesyłek w wypadku zmiany przepisów prawa, skutkującej zastrzeżeniem na rzecz operatora wyznaczonego części przedmiotu umowy.
Wykonawca wskazuje jednak, że już w obecnym stanie prawnym przewidziane są tryby, w których dla wywołania określonych skutków konieczne jest nadanie przesyłki za pośrednictwem operatora wyznaczonego, tj. tryby wynikające w szczególności z przepisów art. 57 § 5 pkt. 2 KPA, art. 12 § 6 pkt. 2 Ordynacji podatkowej, art. 165 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego.
W świetle przywołanego zapisu tym bardziej zasadne wydaje się wyłączenie wskazanych przesyłek z zakresu przedmiotu zamówienia.
2) ewentualnie, czy Zamawiający dopuszcza możliwość sporządzenia odrębnego wykazu przesyłek wymagających nadania u operatora wyznaczonego lub ich oznakowania w określony sposób - w celu wydzielenia i nadania przez Wykonawcę u operatora wyznaczonego w dniu odbioru przesyłek od Zamawiającego? Wykonawca informuje, że w tym przypadku będzie stosował następujący tryb:
wydzielone przesyłki pocztowe, po ich odebraniu od Zamawiającego, w tym samym dniu zostaną dostarczone do placówki operatora wyznaczonego i nadana w imieniu Zamawiającego, Wykonawca następnie dostarczy Zamawiającemu uzyskane potwierdzenie nadania. Wykonawca będzie tylko
pośrednikiem między Zamawiającym a operatorem wyznaczonym, nadanie przesyłek nastąpi w imieniu i na rzecz Zamawiającego, nie zmieni jednak danych Zamawiającego na kopercie. Sposób
oznaczenia wniesienia opłaty pocztowej ustalony z Zamawiającym zastąpią znaki opłaty pocztowej stosowane przez operatora wyznaczonego. Wykonawca podkreśla, że Poczta Polska S.A. jako operator wyznaczony zobowiązany do świadczenia powszechnej usługi pocztowej ma obowiązek zrealizować usługę i nie może odmówić w tym zakresie zawarcia umowy o świadczenie usług pocztowych niezależnie od łączących ją stosunków z Wykonawcą. Powyższe działanie ma bardzo istotne znaczenie z punktu widzenia interesów Zamawiającego. W sytuacji bowiem gdy Zamawiający,
jest stroną np. postępowania cywilnego i zależy mu na złożeniu pisma w terminie wynikającym z konkretnej procedury, winien taką przesyłkę wydzielić i wskazać operatorowi pocztowemu, że
powinna być ona doręczona przez operatora wyznaczonego. W przeciwnym wypadku negatywne skutki procesowe (uchybienie terminu np. do wniesienia apelacji) poniesie Zamawiający, który nie poinformuje operatora pocztowego o charakterze przesyłki, na co ten ostatni nie miał żadnego wpływu. Możliwa jest również w tym zakresie sytuacja, że przesyłki muszą być przekazane
operatorowi na tyle wcześnie do doręczenia, aby przesyłka "fizycznie" trafiła do organu/sądu w terminie przewidzianym na dokonanie danej czynności procesowej. Niemniej wymaga to współpracy
z Zamawiającym i najpierw wyodrębnienia przesyłek, które muszą być nadane w trybach według ww.
procedur.
Odpowiedź Nr 1: Zamawiający nie przewiduje możliwości wyłączenia takich przesyłek z zakresu przedmiotu zamówienia i niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia
publicznego. Zamawiający nie przewiduje możliwości sporządzenia odrębnego wykazu przesyłek wymagających nadania u operatora wyznaczonego czy oznakowania ich w określony sposób.
PYTANIE NR 2: Jeżeli Zamawiający przewiduje jednak konieczność nadawania przesyłek wymagających pośrednictwa operatora wyznaczonego, Wykonawca na podstawie art. 29 PZP wnioskuje o rzetelne (przynajmniej w oparciu o rok 2013) oszacowanie wolumenu wszystkich przesyłek, które mają być nadawane w ten sposób?
Podkreślić należy, że pośrednictwa operatora wyznaczonego wymaga tylko bardzo wąska grupa przesyłek, tj. takie przesyłki, które zawierają pisma do sądów i organów administracji, a które dla wywołania określonych w przepisach skutków prawnych – tj. zachowaniem terminu lub wniesieniem pisma do sądu – w sytuacji składania ich w ostatni dzień tego terminu, wymagają nadania w placówce operatora wyznaczonego, tj. Poczty Polskiej S.A (art. 57 k.p.a., art. 12 Ordynacji podatkowej, art. 165 k.p.c.). W praktyce nie są to więc wszystkie pisma kierowane do tych organów, a z reguły są to odwołania od decyzji oraz apelacje w postępowaniach sądowych.
Zasady doręczeń obowiązujące w procedurze administracyjnej i cywilnej, a w szczególności konieczność nadania części przesyłek u operatora wyznaczonego wymagają innej organizacji Wykonawcy w zakresie realizacji usługi, jak też zaangażowania innych środków. W związku z tym, informacje, o których mowa powyżej będą niezwykle pomocne Wykonawcy w skalkulowaniu ceny oferty, jak również umożliwienia efektywnego i szybkiego świadczenia usługi na etapie jej realizacji.
Wykonawca, mając na względzie własne doświadczenie w realizowaniu usług pocztowych oraz wiedzę odnośnie zapotrzebowania innych zamawiających, wskazuje, że szacunkowy wolumen przesyłek nadawanych w trybach art. 57 KPA, art. 12 Ordynacji Podatkowej, oraz art. 165 KPC jest bardzo niski – najczęściej
wynosi kilka-kilkanaście przesyłek w ciągu roku, i w zdecydowanej większości wypadków nie przekracza 5 % ogółu przesyłek będących przedmiotem zamówienia.
Odpowiedź Nr 2: Zamawiający nie prowadzi odrębnego wykazu przesyłek, co do których istnieje konieczność nadania za pośrednictwem operatora wyznaczonego.
Jednocześnie nie można wskazać szacunkowej liczby przesyłek, co do których istnieje konieczność nadania w 2015 roku za pośrednictwem operatora wyznaczonego, gdyż jest to uzależnione od ilości nowych spraw i od zaistnienia potrzeb w związku z toczącymi się postępowaniami administracyjnymi i podatkowymi.
PYTANIE NR 3: Czy Zamawiający dopuszcza możliwość by na kopercie oprócz danych wskazanych przez Zamawiającego znajdowały się informacje o opłacie za usługę pocztową związane ze świadczeniem części zamówienia przez podwykonawców, ewentualnie inne informacje związane z obiegiem przesyłek pocztowych?
Wykonawca jednocześnie zaznacza, że informacje te nie będą zakrywać nadruku adresu firmowego Zamawiającego, innych znaków graficznych umieszczonych przez Zamawiającego, nie zmienią danych adresowych na kopercie oraz nie będą naruszać innych wymagań wskazanych w SIWZ.
Odpowiedź Nr 3: Zamawiający nie wyraża zgody na nanoszenie przez Wykonawcę dodatkowych odznaczeń na przesyłkach.
PYTANIE NR 4: Zamawiający opisał w bardzo niewielkim zakresie zasady użytkowania maszyny do frankowania w ramach realizacji przedmiotu zamówienia. Zamawiający nie wyjaśnił bardzo istotnych kwestii związanych z użyciem urządzeń frankujących, a mianowicie:
- Czy istnieje możliwość alternatywnego świadczenia usług pocztowych będących przedmiotem zamówienia bez konieczności użycia maszyny do frankowania w ogóle?
- Czy Zamawiający będzie pokrywał koszty używania maszyny do frankowania, na które składają się, w szczególności koszty przeprogramowania maszyny do frankowania oraz czynności serwisowych?
Ponoszenie tych kosztów przez Zamawiającego jest uzasadnione, gdyż maszyna stanowi własność Zamawiającego i to Zamawiający decyduje o samym fakcie korzystania z niej przy świadczeniu usług, na co Wykonawca nie ma wpływu.
- Jaki termin na uruchomienie frankownicy przewiduje Zamawiający? Wskazać należy, że mając na uwadze doświadczenie Wykonawcy w tym zakresie termin ten realnie nie może być krótszy niż 14 dni.
Wykonawca innymi słowy (oprócz pytań szczegółowych wskazanych powyżej) zwraca się o wskazanie wszelkich niezbędnych informacji dot. świadczenia usługi (zarówno w aspekcie
technicznym, jak i rozkładu wzajemnych praw i obowiązków) usługi przy użyciu maszyny do frankowania. Prosimy więc o przedstawienie wyczerpującej odpowiedzi w tym przedmiocie.
Odpowiedź Nr 4: Zamawiający ze względu na dużą ilość nadawanej korespondencji używa maszyny do frankowania jako podstawowego sposobu nadawania przesyłek.
Ze względu na powyższe Zamawiający dopuszcza możliwość alternatywnego świadczenia usług bez konieczności użycia maszyny do frankowania jedynie w wyjątkowych sytuacjach.
Zamawiający jak właściciel maszyny do frankowania ponosi koszty czynności serwisowych.
Zamawiający informuje, że terminem rozpoczęcia korzystania z maszyny do frankowania jest dzień rozpoczęcia wykonywania zamówienia.
PYTANIE NR 5: Zamawiający wskazuje w załączniku nr 7 do SIWZ oczekiwane terminy, w jakich przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia, powinny być doręczane.
„Wykonawca zobowiązuje się doręczyć przesyłki listowe przyjęte do przemieszczenia i doręczenia:
1) w przypadku przesyłki listowej najszybszej kategorii - w dniu następnym, jednak nie później niż w 4. dniu po dniu nadania;
2) w przypadku przesyłki niebędącej przesyłką najszybszej kategorii w dniu następnym, jednak nie później niż w 6. dniu po dniu nadania.”
Wykonawca zwraca się o doprecyzowanie w powyższym zapisie, że chodzi o dni robocze, celem zapewnienia zgodności zapisów specyfikacji z przepisami powszechnie obowiązującego prawa, w tym prawa pracy, oraz zgodności z obowiązującymi cennikami operatorów pocztowych i ustaloną praktyką rynkową.
Odpowiedź Nr 5: Zamawiający potwierdza, że chodzi o dni robocze.
PYTANIE NR 6: Zamawiający wymaga do wykonawców uzupełnienia w formularzu ofertowym proponowanych cen jednostkowych za poszczególne usługi wyrażonych jedynie w wartości brutto, nie wyodrębniając osobnych kolumn na uzupełnienie cen za poszczególne przesyłki wyrażonych w wartości netto oraz naliczonego podatku VAT. Wykonawca zwraca uwagę, iż taka sytuacja nie jest korzystna z perspektywy interesów Zamawiającego.
Brak rozbicia cen za poszczególne usługi objęte przedmiotem zamówienia na cenę netto, naliczony podatek od towarów i usług (VAT) oraz wynikową cenę brutto pozbawia Zamawiającego możliwości porównania proponowanych cen ofertowych do cen, które powinny obowiązywać w przypadku np.
obniżenia stawki podatku VAT. Wskazać bowiem należy, iż obecna (23%-owa) stawka podatku VAT jest efektem ciężkiej sytuacji ekonomicznej kraju i relacji długu publicznego do produktu krajowego brutto (PKB), co wymusiło podjęcie czynności zaradczych i m.in. podwyższenie obowiązującej standardowej stawki VAT. Niewykluczone jest jednak, że zmiana powyższych okoliczności (np.
korzystniejsza relacja długu publicznego do PKB) spowoduje również obniżenie stawek podatku od towarów i usług. Wówczas w interesie Zamawiającego będzie zapewnienie sobie większej przejrzystości w skalkulowaniu cen zaproponowanych przez wykonawcę z uwzględnieniem bieżącej (niższej) stawki VAT, a tym samym uiszczanie niższego wynagrodzenia na rzecz wykonawcy.
Dodatkowo, taka zmiana ułatwi kalkulację samym wykonawcom, jak również wprowadzi większą klarowność i transparentność co do obliczania ceny, co pozwoli uniknąć błędów i omyłek rachunkowych. W ocenie Wykonawcy będzie to również element pełniejszej realizacji elementarnej dla Prawa zamówień publicznych zasady jawności postępowania (wyrażonej w art. 8 ustawy PZP).
W związku z powyższym, Wykonawca zwraca się do Zamawiającego o uwzględnienie wniosku w zakresie wprowadzenia w formularzu ofertowym osobnych kolumn/rubryk, celem możliwości
wpisania cen za poszczególne usługi objęte przedmiotem zamówienia wyrażonych również w wartości netto oraz wskazania naliczonej stawki podatku VAT.
Odpowiedź Nr 6 : Zamawiający nie wyraża zgody na powyższą zmianę.
PYTANIE NR 7: Zamawiający, regulując kwestie związane z podwykonawstwem, wskazuje, że:
„w przypadku udzielenia zamówienia Wykonawcy, który zamierza powierzyć realizację przedmiotu zamówienia Podwykonawcom, Zamawiający przed podpisaniem umowy wymaga przedstawienia umowy regulującej współpracę Wykonawcy z Podwykonawcami”. Powyższe zastrzeżenie w ocenie Wykonawcy jest niezgodne z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa. W ramach zamówień publicznych, co do zasady udział podwykonawców w realizacji zamówienia jest dopuszczalny bez ograniczeń. W przepisach art. 36a i 36b PZP ustawodawca wskazuje podstawowe
warunki udziału podwykonawców w realizacji przedmiotu zamówienia. Z brzmienia tych przepisów wynika, iż poza kwalifikowanymi przypadkami realizacji przedmiotu zamówienia przy udziale podwykonawców (tj.
powołania się na ich potencjał przy wykazywaniu warunków udziału w postępowaniu) wykonawca ma pełną swobodę powierzenia całości lub części przedmiotu zamówienia do realizacji podwykonawcy, o ile Zamawiający nie zastrzegł jego osobistego wykonywania usług, co również dopuszczalne jest jedynie w wyjątkowych przypadkach. Oznacza to, iż Zamawiający nie jest uprawniony do kontrolowania wyboru podwykonawcy lub dalszego podwykonawcy przez wykonawcę, i to bez względu na etap postępowania przetargowego czy współpracy stron (czy to na etapie składania ofert,
przed podpisaniem umowy, czy po jej podpisaniu i rozpoczęciu świadczenia usługi). W związku z powyższym, wykonawca może zawrzeć swobodnie umowę z wybranym przez siebie
podwykonawcą, zaś podwykonawca z dalszym podwykonawcą. Ponadto, z analizy powołanych przepisów nie wynika możliwość żądania przez Zamawiającego przedłożenia mu projektu umowy zawartej z podwykonawcami lub wpływania na ich wewnętrzne stosunki w inny sposób – wpływanie
na ich wewnętrzne rozliczenia, termin płatności wynagrodzenia, formę umowy zawartej z podwykonawcą, ew. cesji itp. Świadczenie usług pocztowych z pomocą podwykonawców jest
powszechnie przyjęte i sankcjonowane wyraźną dyspozycją Prawa pocztowego, które nie wymaga od podwykonawców posiadania stosownych uprawnień – pod warunkiem, że działalność wykonywana jest w imieniu operatora pocztowego. Wskazać bowiem należy, że ustawa Prawo Pocztowe wskazuje wprost w art. 6 ust. 4: „Nie wymaga wpisu do rejestru działalność pocztowa wykonywana przez podwykonawcę w imieniu operatora pocztowego (…).” Tak więc mając na uwadze powyższe, specyfika zamówienia pozwala na posługiwanie się podwykonawcami nawet nieposiadającymi wpisu do rejestru operatorów pocztowych prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej.
Na marginesie dodać należy, iż Wykonawca ponosi wobec Zamawiającego pełną odpowiedzialność za wszelkie czynności, których wykonanie powierzył Podwykonawcom, a Wykonawca odpowiada za działania i zaniechania Podwykonawców jak za swoje własne, więc wskazane wymogi są bezzasadne z perspektywy ochrony interesów Zamawiającego.
W związku z powyższym, Wykonawca zwraca się do Zamawiającego o bezwzględne usunięcie zapisów naruszających przepisy obowiązującego prawa SIWZ cytowanych powyżej.
Odpowiedź Nr 7: Zgodnie z art. 36b ust. 1 ustawy pzp Zamawiający może żądać podania przez Wykonawcę nazw (firm) Podwykonawców, na zasoby których Wykonawca powołuje się na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b ustawy pzp. I taki zapis został zawarty w pkt 5.3) formularza oferty stanowiącego załącznik nr 1 do Specyfikacji istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ). Natomiast w pkt 5.2) formularza oferty (załącznik nr 1 do SIWZ) Zamawiający żąda podania informacji o zamiarze skorzystania z udziału Podwykonawców przy realizacji zamówienia, bez konieczności podawania nazw (firm) Podwykonawców.
Zamawiający na gruncie funkcjonujących przepisów dopuścił możliwość korzystania przez Wykonawcę z Podwykonawców w trakcie realizacji zamówienia, nie ograniczając udziału Podwykonawców. Zgodnie z opinią Urzędu Zamówień Publicznych dot. podwykonawstwa (nowelizacja ustawy pzp z dnia 8 listopada 2013 r. o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych) z definicji umowy o podwykonawstwo wynika zróżnicowanie kręgu podmiotów uprawnionych do zawierania tego typu umów w zależności, od rodzaju zamówienia
publicznego, którego umowy te dotyczą. Na gruncie aktualnie obowiązujących przepisów ustawy pzp, istnieje możliwość zawarcia umowy o podwykonawstwo pomiędzy Wykonawcą zamówienia, a innym podmiotem (Podwykonawcą) bez względu na rodzaj zamówienia publicznego, do którego wykonania jest zobowiązany Wykonawca.
Zamawiający w pkt 10.4) SIWZ zawarł zapis dotyczący egzekwowania od Wykonawcy umowy o podwykonawstwo w przypadku powierzenia wykonania części przedmiotu zamówienia
Podwykonawcy lub Podwykonawcom, który jest zgodny z przepisami art. 2 pkt 9b) ustawy pzp i na podstawie, którego Zamawiający wymaga przedstawienie kopii umowy regulującej
współpracę Wykonawcy z Podwykonawcami. Tym samym Zamawiający nie zamierza
analizować projektu umowy z Podwykonawcą, ani wpływać na jej treść, jak przedstawiono w treści pytania nr 7.
PYTANIE NR 8: Czy zamawiający dopuszcza możliwość odbioru przesyłek z siedziby Zamawiającego Kancelarii Ogólnej Urzędu Miasta w Zielonej Górze przy ulicy Podgórnej 22 w Zielonej Górze na parterze pok. 16 w godzinach 13.00 – 14.00?
Odpowiedź Nr 8: Zamawiający nie dopuszcza innych godzin odbioru przesyłek niż wykazane w SIWZ (pomiędzy godziną 14.30, a godziną 15.00.)
Pytania wraz z odpowiedziami stanowią integralną część SIWZ i należy je uwzględnić w składanej ofercie.
w z. PREZYDENTA MIASTA
mgr. Wioleta Haręźlak III Zastępca Prezydenta
