24. Uruchomienie projektu informatycznego.
Projekt jest przedsięwzięciem na które składa się wiele etapów - procesów. Nauka i praktyka zarządzania projektami wyróżnia 4 elementy składowe procesu
projektowego, są to:
uruchomienie / inicjalizacja projektu,
planowanie,
realizacja,
zamknięcie projektu.
Uruchomienie projektu jest pierwszym etapem jego realizacji. To w jaki sposób projekt "zaistnieje" będzie decydowało o jego przyszłości - przesądzi o przeszkodach lub ułatwieniach w trakcie jego realizacji. Szczególnie konieczne w tej fazie jest przekonanie wszystkich zainteresowanych osób o konieczności, możliwości i
opłacalności podjęcia projektu. Momentem jego rozpoczęcia może być pojawienie się wartego realizacji pomysłu, idei, otrzymanie zlecenia od zleceniodawcy, czy wreszcie otrzymanie polecenia od dyrekcji. Na tym etapie realizacji projektu szczególnie
istotne, dla osoby przewidzianej do pełnienia funkcji kierownika projektu, jest zastosowanie się do czterech złotych zasad umożliwiających zidentyfikowanie celu projektu i oczekiwań strony zlecającej projekt. Kierownik projektu powinien:
zadawać odpowiednie pytania dotyczące istoty projektu - na ile jasne są jego instrukcje, jaki jest cel projektu, co jest potrzebne do realizacji, czy cel jest osiągalny, jakie są jego kompetencje, jaki jest czas realizacji, jakie środki zostały przyznane, jakie są priorytety - tego typu pytania pozwolą na wstępne zdefiniowanie cech projektu oraz kompetencji kierownika,
nigdy nie przypuszczać - starać się wyjaśniać wszelkie niejasności, szczegółowo ustalać zakres swoich kompetencji, wielkość dostępnych środków i możliwości ich uzyskania, unikać wszelkich niedomówień, które mogą później zadecydować o powodzeniu projektu,
pytać o przyczynę uruchomienia projektu - czasami cel projektu może mijać się z rzeczywistą potrzebą jego uruchomienia, pytania o przyczyny pomogą zdefiniować dokładnie konieczność jego prowadzenia, ewentualnie mogą spowodować modyfikację celów lub uświadomić zlecającym projekt brak konieczności jego realizacji,
zidentyfikować strefę oddziaływanie projektu - czyli kto i co i w jaki sposób odczuje na sobie realizację projektu - jeżeli projekt będzie oddziaływał na innych pracowników, stanowił ryzyko dla innych projektów czy wreszcie zmieniał sposób funkcjonowania organizacji, wówczas niezbędne jest uświadomienie wszystkim zainteresowanym stronom jakie zmiany i
konsekwencje niesie ze sobą jego prowadzenie (jest to szczególnie istotne przy prowadzeniu projektów informatycznych).
W dalszym etapie uruchamiania projektu staramy się coraz dokładniej identyfikować warunki jego prowadzenia. Musimy tak formułować pytania aby otrzymać dokładny obraz powodów dla których projekt zostaje podjęty, uwarunkowań prowadzenia projektu, oraz najważniejsze czyli cele projektu.
Kolejny etap - analiza ryzyka realizacji projektu. Dokonanie takiej oceny pozwoli nam na uświadomienie sobie ewentualnych zagrożeń jakie niesie ze sobą projekt, jak również przeszkód jakie może napotkać w trakcie realizacji
W pierwszym etapie realizacji projektu niezbędne jest również określenie wymagań i oczekiwań stawianym realizatorom projektu w celu uniknięcia ewentualnych
rozbieżności. Ponieważ mogą pojawić się istotne różnice pomiędzy tym, co zrozumiał i wykonał zespół projektowy, a tym co zostało zlecone należy sformułować
specyfikację wymagań (statement of requirements). W specyfikacji wymagań
następuje precyzyjne uzgodnienie i zdefiniowanie celów projektu oraz sformułowanie kryteriów oceny osiągnięcia sukcesu.
Końcowym procesem etapu uruchomienia projektu jest powołanie zespołu projektowego i osadzenie go w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa.
Jako że zespoły projektowe są specyficznymi grupami ludzi, zasadniczo robiącymi to samo co inni, ale w inny sposób, wydajniej i związanymi wspólnym celem, do którego osiągnięcia potrzebna jest praca zespołowa, niezwykle ważny jest wybór członków zespołu projektowego. Niezależnie od wielkości grupy projektowej (może to być zarówno kilka osób jak i kilka tysięcy) stworzenie zespołu wymaga czasu i wysiłku ze strony wszystkich uczestników. Nie mają tu zastosowania zwykłe więzi formalne - aby dany zespół pracował wydajnie i efektywnie konieczne jest stworzenie
nieformalnej więzi pomiędzy wszystkimi członkami zespołu, która umożliwi
harmonijną współpracę. Ważną rolę odgrywają tu kierownicy projektów, którzy będąc jego liderami, odpowiadają za ustalenie zasad współpracy, wyznaczenie zakresów odpowiedzialności i kompetencji, rozdzielenie ról w zespole, dbanie o prawidłowy przepływ informacji oraz budowanie dobrej atmosfery pracy.
Ostatnim z elementów składających się na etap uruchomienia projektu jest
powołanie biura projektu (najczęściej w przypadku dużych projektów), czyli miejsca skupiającego prowadzenie wszystkich spraw związanych z projektem - organizacji spotkań, nadzorowania przepływu informacji, nadzoru nad dokumentacją, itp.
