Budget

Pełen tekst

(1)8 Budget 8.1 Projectbudget bij een projectalliantie Het Risk/Reward-schema is onderdeel van het projectbudget. Het projectbudget bij een projectalliantie bestaat uit een alliantiebudget en een klantbudget. Het alliantiebudget bestaat uit drie hoofdonderdelen: 1. Een gezamenlijk gemaakte kosteninschatting met betrekking tot: a. Geleverde arbeid b. Geleverde materialen c. Kosten door onderaanneming d. Kosten gemaakt door suballianties 2. Standaard overhead (kosten van management) en winstpercentages van de alliantiepartners; 3. Een gezamenlijke schatting van de risico’s en onvoorziene kosten (het risicofonds); Naast het alliantiebudget heeft de klant (opdrachtgever) een eigen budget. Het budget van de opdrachtgever bestaat uit: 4. Een eigen risicofonds (deze staat naast het risicofonds van het alliantiebudget) ter dekking van mogelijke projectwijzigingen en overschrijdingen van het alliantiebudget die de klant dient te betalen; 5. Een budget ter dekking van de eigen kosten (bijvoorbeeld overhead); 6. Een kwaliteit- en tijdfonds waaruit mogelijke bonussen dienen te worden betaald aan de alliantiepartners (exclusief opdrachtgever). Deze bonussen kunnen de partners verdienen vanuit het Risk/Reward-schema door het leveren van een goede prestatie. Het budget van een projectalliantie komt er dan als volgt uit te zien: Projectbudget Klantbudget. Alliantiebudget Arbeid. Materiaal. Onderaanneming Suballianties. Overhead & Risicofonds winst. Kosten Klant. Risicofonds. Kwalitiets- & Tijdfonds. Figuur 8.1 Het projectbudget van een projectalliantie (vrij naar: Eggleton, 2001)..

(2) 110. Projectalliantie. De partners worden tijdens het project vergoed voor de onkosten die zij maken. Deze vergoeding wrdt bepaald volgens vooraf overeengekomen kostprijzen voor bijvoorbeeld arbeid en materiaal. Aangezien alle uitvoeringsrisico’s gedeeld worden binnen een projectalliantie, vallen hieronder ook herstelwerkzaamheden en dergelijke. Dergelijke fouten worden ontmoedigd omdat zij de mogelijke winst van alle alliantiepartners aantast door de toepassing van het Risk/Reward-schema. Voorwaarden die gesteld worden aan de vergoeding van de onkosten zijn dat partners hun boekhouding openstellen voor controles (audit) en dat de partners geen verborgen winsten trachten te behalen (fraude).. Winsten Het standaard-winstpercentage dat boven op de kosten van het project gezet wordt, is niet een winst die tot stand is gekomen door onderhandelingen, maar door het berekenen van de gemiddelde winst die de verschillende partners behaald hebben in de afgelopen 3 tot 5 jaar. Het doel is dus niet dat een partner (de opdrachtgever) voordeel wil behalen over de rug van een andere partner (de opdrachtnemer), maar dat men op een transparante wijze wil samenwerken waarbij normale winsten behaald kunnen worden (Henry, 2002). Het idee achter deze aanpak is dat de partner zonder twijfel zijn beste personeel kan inzetten, omdat hij weet dat hij een goede winst kan halen op dit project. Een winst die boven het marktgemiddelde ligt, is haalbaar doordat het project geoptimaliseerd wordt en het resterende budget naar rato gedeeld wordt met de partners.. Risk/Reward Het Risk/Reward-schema zorgt er voor dat de geleverde prestaties door de alliantiepartners worden afgezet tegen de winst van deze partners. Wanneer de alliantiepartners binnen het alliantiebudget blijven, mogen zij het overgebleven alliantiebudget onder elkaar verdelen volgens het Risk/Reward-schema budget (zie hoofdstuk 6). Daarnaast kunnen zij een extra bonus krijgen uit het kwaliteits- en tijdfonds als ze binnen de geplande tijd en boven de gestelde kwaliteit zijn gebleven. Figuur 8.2 geeft hier een voorbeeld van. Projectbudget Klantbudget. Alliantiebudget Arbeid. Materiaal. Onderaanneming Sub-Allianties. Totaal gebruikt budget. Overhead & Risicofonds winst. Kosten Klant. Risicofonds. Overgebleven budget wordt verdeeld onder alliantiepartners. Figuur 8.2 Voorbeeld positieve uitkomst projectalliantie.. Kwalitiets- & Tijdfonds. Partners die goed hebben gepresteerd, krijgen hiervoor een bonus volgens de Risk/Rewardschema’s tijd en kwaliteit.

(3) 8. Budget. 111. Het tegenovergestelde kan ook het geval zijn. Wanneer de alliantiepartners het budget overschrijden, dienen zij de overschrijding te betalen. Deze overschrijding kunnen zij terugverdienen als zij een uitmuntende kwaliteit hebben bereikt en binnen de planning zijn gebleven. Zijn ze daar niet in geslaagd, dan moeten zij naast een gedeelte van de budgetoverschrijding ook een boete betalen voor de te late oplevering en de te lage kwaliteit.. 8.2 Projectbudget bij een ontwerpalliantie Bij een ontwerpalliantie heeft men naast het klantbudget te maken met twee andere budgetten. Omdat een ontwerpalliantie in wezen bestaat uit twee partijen, de ontwerpende alliantie en een uitvoerende partij, krijgt iedere partij een eigen budget. De ontwerpende alliantie krijgt het zogenaamde alliantiefonds en de uitvoerende partij het uitvoeringsbudget. Het uitvoeringsbudget dient ter dekking van de aan uitvoering gerelateerde werkzaamheden en risico’s, het alliantiefonds dient ter dekking van werkzaamheden van de ontwerpalliantie en daarbij behorende risico’s. Het projectbudget van een ontwerpalliantie komt er dan als volgt uit te zien (figuur 8.3): Alliantiefonds Arbeid. Materiaal. Betaling derden. UitvoeringsBudget. Overhead & Winst. Risicofonds. Arbeid. Materiaal. Onderaanneming. Klant-budget Kwalitiets- & Tijdfonds. Kosten. Risicofonds. Figuur 8.3 Het projectbudget van een ontwerpalliantie.. In principe functioneert het projectbudget bij een ontwerpalliantie op dezelfde wijze als bij een projectalliantie. Er zijn echter verschillen die voortkomen uit het feit dat de uitvoering binnen een ontwerpalliantie traditioneel wordt aanbesteed. Dit heeft tot gevolg dat de alliantie niet meer verantwoordelijk is voor: • • • • • •. Uitvoeringsrisico’s Inkooprisico’s Kwaliteit en veiligheid bij de uitvoering Bouwschade door uitvoeringsactiviteiten (bouwschade door ontwerpfouten liggen bij de alliantie) Risico’s bij werkomstandigheden, zoals het weer Onderhoud en garanties. De alliantie is in dit geval dus alleen nog maar verantwoordelijk voor:. 111.

(4) 112 • • • • • •. Projectalliantie Kwaliteit Het uitwerken van het ontwerp Hoofd uitvoeringsmethode Beheren van het alliantiefonds Toezicht op de uitvoerende aannemer Het halen van de tijdsplanning. Het alliantiebudget en het uitvoeringsbudget moeten gezien worden als communicerende vaten (zie figuur 8.4). Op het moment dat de alliantie een optimalisatie bewerkstelligt aan het ontwerp, wordt het uitvoeringsbudget verkleind en het alliantiefonds vergroot. Als er tijdens de uitvoering problemen naar voren komen die voortkomen uit het ontwerp, dan wordt het uitvoeringsbudget vergroot en het alliantiefonds verkleind. Alliantiefonds. UitvoeringsBudget Kostenverhoging. Arbeid. Materiaal. Betaling derden Man. & Winst. Klant-budget Kwalitiets- & Tijdfonds. Kosten. Risicofonds. Arbeid. Materiaal. Onderaanneming. Besparing Risicofonds. Figuur 8.4 Het uitvoeringsbudget en het alliantiefonds zijn communicerende vaten.. Het resterende saldo van het alliantiefonds, positief of negatief, zal worden gedeeld door de alliantiepartners (inclusief de opdrachtgever).. 8.3 Onvoorzien Er moeten voorzieningen zijn om onvoorziene omstandigheden op te vangen. De alliantie moet voldoende ruimte (risicofonds) krijgen om het project in een win-win situatie af te kunnen sluiten. De volgende uitspraak van de secretaris van het National Museum of Australia onderstreept dit nog eens: … but we got the price down quite a long way, and the easiest thing to reduce in a project is the contingency, which we got down to around 1.5%, which was a little stupid because on a risky project like this. Then we hit trouble in the ground on the first trade and there is no contingency to cover it. What do we do here, give up some scope, or dull the design down. It was very hard times for everyone. The architects are not wanting to give up anything, DCITA not wanting to give up any of the scope, saying ‘well you shared in the risk, you should share some of the loss’, and the contractor obviously.

(5) 8. Budget. 113. doesn’t want that. The whole theory was put to the blowtorch very early. We got through it by going back to the principle of ‘the only way to get through this is by working together’. We put up our expectations when we came into the alliance of this is what we want to happen, so we had to give a little on our expectations. It becomes a situation of not being win-win, but its lose-lose, but this is important because its not win-lose. Everyone has to give to move forward (Costello, 2002)… Als het budget te krap wordt vastgesteld, kan de win-win situatie bij kleine problemen al snel omslaan in een verlies-verlies situatie. Het zal de partijen eerder bewegen terug te vallen in klassieke rolpatronen (Costello, 2002). Het budget van het project moet dus niet te scherp gesteld worden. Vooral als het een zeer complex project betreft met zeer veel onzekerheden is dit essentieel. Waar een opdrachtgever waarde gecreëerd wil zien in een zeer complexe omgeving, moet hij ook bereid zijn ruimte te bieden aan de alliantie om het project voldoende kans van slagen te geven.. 8.4 Meerwerk Doordat de directe kosten en de overhead van de verschillende partijen wordt betaald door de opdrachtgever, geeft dat de partners een extra prikkel zich volledig te richten op het project en niet op hoe men kosten kan dekken door het opnemen van meerwerk. Meerwerk ontstaat alleen als de opdrachtgever de omvang van het werk uitbreidt (Scheublin, 2000a). Er is sprake van meerwerk in de volgende situaties: • •. •. Wanneer bepaalde gevolgen van risico’s zich voordoen die buiten de invloedsfeer liggen van de alliantiepartners (exclusief de opdrachtgever). Kosten die voortkomen uit (grote) veranderingen van het ontwerp. Wat een grote verandering is, moeten de partijen voor het sluiten van de definitieve projectalliantie overeenkomst (DPO) overeenkomen. Het alliantiebestuur bepaalt welke financiële vergoeding (directe kosten) er tegenover een dergelijke verandering komt te staan en welke invloed het mag hebben op bijvoorbeeld de planning (datum van oplevering). Kosten die voortkomen door fouten van de opdrachtgever, bijvoorbeeld te late beschikbaarheid van de vergunningen. Partijen dienen dan wel voor het sluiten van de definitieve projectalliantie-overeenkomst overeen te komen wat té laat is en welke boete hierop staat.. 113.

(6)