Urząd Miasta Stołecznego Warszawy Urząd Dzielnicy Żoliborz
Wydział Sportu i Rekreacji dla Dzielnicy Żoliborz
ul. Słowackiego 6/8, 01-627 Warszawa, tel. (22) 443 90 10, fax (22) 443 90 03 zoliborz.sport@um.warszawa.pl, www.zoliborz.org.pl, www.um.warszawa.pl
Warszawa, 16 stycznia 2020 r.
Znak sprawy: UD-XVIII-WSR.425.1.2020.TLU
ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY (zamówienie o wartości do 30.000 euro netto)
Wydział Sportu i Rekreacji dla Dzielnicy Żoliborz m.st. Warszawy zaprasza do składania ofert na zorganizowanie i przeprowadzenie części sportowej imprezy p.n. „VIII Bieg Flagi” w ramach festynu
„Majówka pod flagą biało-czerwoną”. Od oferenta oczekujemy realizacji zadania zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania oraz doświadczenia w realizacji podobnych imprez.
W przypadku zainteresowania realizacją zamówienia prosimy o wypełnienie załącznika nr 2 do zapytania (formularz ofertowy i tabela kosztorysowa). Oferent działa na własną odpowiedzialność.
Oferta zawierająca wymagane dokumenty i będąca najkorzystniejsza pod względem stosunku ceny do jakości (zawartości merytorycznej) zostanie wybrana do realizacji zadania. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od realizacji zaplanowanego zadania bez podania przyczyn oraz do negocjacji ostatecznej ceny przed podpisaniem umowy.
Miejsce realizacji: teren wokół PKOl, ul. Wybrzeże Gdyńskie 4.
Termin: 2 maja 2020 r., godz. 12.00-17.30.
Zakres usługi: szczegółowo określony w opisie przedmiotu zamówienia, stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania ofertowego.
Kryterium wyboru oferty:
– doświadczenie Wykonawcy w organizacji imprez o takim samym charakterze – 20%, – cena stanowi 80%,
przy założeniu, że część kosztów Wykonawcy, poniesionych z tytułu organizacji imprezy, zostanie pokrytych z opłaty startowej pobieranej (przez Wykonawcę) od zawodników w wysokości nie wyższej niż 40 zł przy opłatach na 30 dni przed startem (tj. do 02.04.2020 r.) i 50 zł po tym terminie.
Ocenie będzie podlegać kwota, będąca różnicą kosztów Wykonawcy i szacowanej sumy wpłat z wpisowego (przykład: łączna suma kosztów Wykonawcy (A) – szacowana suma wpłat od uczestników (B) = cena za realizację zadania (X), tj. A – B = X.
Prosimy o przesłanie oferty na adres zoliborz.sport@um.warszawa.pl wraz z opisem realizacji zadania lub dostarczenie dokumentacji osobiście do kancelarii Urzędu Dzielnicy Żoliborz m.st.
Warszawy, ul. Słowackiego 6/8, 01-627 Warszawa, najpóźniej do dnia 30 stycznia 2020 r. do godz.
16.00.
2/9 Załącznik nr 1 do zaproszenia
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Zamówienie obejmuje kompleksowe zorganizowanie i przeprowadzenie części sportowej imprezy
„VIII Bieg Flagi” w dniu 2 maja 2020 roku na terenie Polskiego Komitetu Olimpijskiego przy ul.
Wybrzeże Gdyńskie 4.
I. OPIS PRZEDSIĘWZIĘCIA
Tradycyjnie w dniu 2 maja Dzielnica Żoliborz m.st. Warszawy organizuje festyn pn. „Majówka pod flagą biało-czerwoną”. Impreza ma na celu uświetnienie obchodów Dnia Flagi oraz Święta Polonii i Polaków, które przypadają na ten dzień. Festyn ma charakter sportowo-rekreacyjny, a główną atrakcją będzie „VIII Bieg Flagi”, który obejmuje: bieg na dystansie 10 km, bieg dzieci oraz marsz Nordic Walking. Na terenie wokół PKOl będzie odbywał się piknik dla mieszkańców, na którym zostaną zorganizowane występy, wystawy tematyczne, konkursy i zabawy dla całych rodzin oraz pokazy grup rekonstrukcyjnych.
Termin: 2 maja 2020 roku, godz. 12.00-17.30.
Miejsce: teren wokół PKOl przy ul. Wybrzeże Gdyńskie 4, wskazany przez Zamawiającego.
Cel biegu: popularyzacja biegania i aktywnego spędzania czasu, zwiększenie atrakcyjności festynu, promocja Dzielnicy Żoliborz.
Start:
13.30 – bieg dzieci,
14.00 – bieg na 10 km i marsz Nordic Walking.
Dystans: Bieg Flagi – 10 000 m, marsz Nordic Walking – dystans około 5 000 m, bieg dzieci – 100 m.
Limit czasu: w biegu na 10 km i marszu Nordic Walking – 70 minut.
Uczestnicy: bieg na 10 km i marsz Nordic Walking – osoby powyżej 16 roku życia, bieg dzieci – w wieku 3-7 lat.
Limit miejsc:
1. Ustala się łączny limit uczestników biegu na 10 km i marszu Nordic Walking na 800 osób. Limit może być podniesiony w przypadku dużego zainteresowania imprezą, nie więcej jednak niż do 900 osób. Wykonawca przekaże nieodpłatnie pakiety startowe dla 100 zawodników do wyłącznej dyspozycji Zamawiającego.
2. Ustala się limit uczestników biegu dzieci na 150 osób.
3/9 Opłaty od uczestników – wpisowe:
1. Bieg na 10 km i marsz Nordic Walking – nie więcej niż: 40 zł przy opłatach na 30 dni przed startem (tj. do 02.04.2020 r.) i 50 zł po tym terminie.
2. Bieg dzieci – udział bezpłatny.
II. OBOWIĄZKI WYKONAWCY W ZAKRESIE PRZEPROWADZENIA I TECHNICZNEJ ORGANIZACJI BIEGU
1. Wyznaczenie trasy biegu i marszu Nordic Walking po terenach zielonych wzdłuż Wisły, między Mostem gen. Stefana Grota-Roweckiego a Mostem Gdańskim.
2. Przygotowanie i przeprowadzenie trzech części „VIII Biegu Flagi”:
a) biegu na dystansie 10 km dla osób, które ukończyły 16 rok życia,
b) marszu Nordic Walking na dystansie 5 km dla osób, które ukończyły 16 rok życia, c) biegu na dystansie 100 m dla dzieci w wieku 3-7 lat.
3. Kategorie obowiązujące w biegu na 10 km:
- generalna kobiet (OPEN), - generalna mężczyzn (OPEN), - służb mundurowych kobiet, - służb mundurowych mężczyzn, - kategorie wiekowe:
K-20, K-30, K-40, K-50, K-60,
M-20, M-30, M-40, M-50, M-60, M-70.
4. Kategorie obowiązujące w marszu Nordic Walking:
- generalna kobiet (OPEN), - generalna mężczyzn (OPEN).
5. Przygotowanie szczegółowej koncepcji organizacji biegu, opracowanie regulaminu oraz innych niezbędnych dokumentów i formularzy dla uczestników, m.in.: oświadczenia o braku
przeciwwskazań zdrowotnych do udziału w zawodach sportowych, zgody rodziców na udział w biegu – w przypadku uczestników niepełnoletnich, upoważnienia do odbioru pakietu startowego przez inną osobę.
6. Zabezpieczenie i właściwe oznaczenie trasy biegu: płotki wygradzające w strefie startu/mety (zapewniające bezpieczeństwo biegaczom), taśmy zabezpieczające na całej trasie, oznaczenie każdego kilometra biegu w sposób widoczny dla uczestników, oraz współpraca z
podwykonawcami i służbami porządkowymi.
7. Ustawienie w miejscu startu/mety biegu pneumatycznej bramy startowej udostępnionej przez Urząd Dzielnicy Żoliborz.
4/9 8. Zapewnienie nagłośnienia strefy startu/mety biegu na długości 100 m oraz oprawy muzycznej
wraz z opłaceniem stawki ZAIKS (i/lub innej organizacji, zgodnie z obowiązującymi przepisami) za publiczne odtwarzanie muzyki.
9. Zapewnienie agregatu prądotwórczego wraz z pełnym okablowaniem, niezbędnym do zasilenia wszystkich urządzeń w strefie startu/mety, tj. pneumatycznej bramy startowej, nagłośnienia, sprzętu do pomiaru czasu itp.
10. Zapewnienie namiotów z przeznaczeniem na szatnię damską oraz szatnię męską. Każda przebieralnia (o powierzchni co najmniej 6x6 m) powinna być wydzielona osobno, posiadać odrębne wejście oraz miejsca do siedzenia.
11. Zapewnienie depozytu dla uczestników biegu oraz jego obsługi. Zamawiający nie będzie odpowiadał za rzeczy pozostawione w depozycie lub przebieralniach, a w przypadku jakichkolwiek roszczeń odpowiedzialność spoczywa na Wykonawcy.
12. Zabezpieczenie techniczne oraz prowadzenie pracy biura zawodów imprezy. Wykonawca ma obowiązek zapewnić sprawną obsługę zawodników w biurze zawodów, gdzie będą wydawane pakiety startowe. Należy przez to rozumieć zapewnienie nie mniej niż 5 stanowisk pracujących jednocześnie, z równym podziałem na ilość obsługiwanych zawodników, w celu uniknięcia długich kolejek po odbiór pakietu startowego.
13. Zapewnienie nie mniej niż 10 sztuk przenośnych toalet typu Toi-Toi dla uczestników imprezy.
14. Zapewnienie wody pitnej w kubkach ustawionej na stołach oraz obsługi wydającej wodę uczestnikom biegu w okolicach strefy startu/mety oraz biura zawodów.
15. Zabezpieczenie medyczne biegu poprzez zapewnienie:
a) jednego zespołu medycznego (karetka medyczna z kierowcą i trzema osobami uprawnionymi do udzielania pierwszej pomocy przedmedycznej, w tym lekarza),
b) nie mniej niż dwóch pieszych patroli medycznych (ratownik medyczny z wyposażeniem).
Służby medyczne muszą być w stałej łączności z Wykonawcą w celu szybkiego i sprawnego dotarcia do osób wymagających udzielenia pomocy oraz dobrze znać trasę biegu. Co najmniej jedna osoba, uprawniona do udzielania pierwszej pomocy przedmedycznej, musi być obecna przez cały czas trwania biegu w okolicach strefy startu/mety.
16. Zapewnienie obsady sędziowskiej niezbędnej do sprawnego przeprowadzenia zawodów, a w szczególności sędziego otwierającego i zamykającego bieg i marsz Nordic Walking.
17. Zapewnienie spikera sportowego prowadzącego obsługę konferansjerską przed zawodami, w trakcie ich trwania oraz po zakończeniu podczas ceremonii wręczania nagród.
18. Zapewnienie podium na ceremonię wręczania nagród dla zawodników.
5/9 19. Zapewnienie pistoletu startowego oraz osoby obsługującej pistolet, posiadającej odpowiednie
uprawnienia, do wystartowania biegów i marszu.
20. Dokładne wysprzątanie terenu imprezy i trasy biegu po jego zakończeniu.
21. Zapewnienie koszów na odpady i zagospodarowanie (wywóz) odpadów, zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie, po zakończonej imprezie.
22. Zapewnienie odpowiedniej liczby pracowników/wolontariuszy obsługi techniczno-porządkowej, zapewniających w pełni sprawne przeprowadzenie imprezy.
23. W przypadku angażowania wolontariuszy do organizacji imprezy – ich nabór i przeszkolenie.
III. OBOWIĄZKI WYKONAWCY W ZAKRESIE PROWADZENIA ZAPISÓW ORAZ POMIARU CZASU 1. Prowadzenie zapisów do biegu na dystansie 10 km oraz do marszu Nordic Walking za pomocą
formularza internetowego, zgodnie z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych.
Poprzez formularz musi być możliwość dokonania płatności online przez jeden z bezpiecznych systemów obsługi płatności oraz informacja o ilości osób zapisanych i pozostałych wolnych miejsc.
2. Przestrzeganie ustalonych limitów uczestników biegu i marszu.
3. Wykonanie pomiaru czasu uczestników biegu na dystansie 10 km i marszu Nordic Walking w technologii RFID za pomocą jednorazowych, okolicznościowych numerów startowych z chipami.
4. Numery startowe muszą być wykonane na papierze syntetycznym o gramaturze 90g/m²,
odpornym na ścieranie, rozrywanie i warunki pogodowe, o wymiarach nie mniejszych niż 20 x 15 cm wraz z otworami do przytwierdzenia numeru do koszulki w każdym narożniku. Numery startowe muszą być opatrzone logo Dzielnicy Żoliborz m.st. Warszawy i nazwą biegu, a ich projekt ma zostać uzgodniony z Zamawiającym.
5. Ustalenie kolejności i czasu zawodników i opracowanie wyników, w tym w kategoriach wiekowych w biegu na 10 km i marszu NW. Wyniki mają obejmować czas netto i brutto zawodników. Zleceniobiorca zapewni dodatkowy punkt pomiaru czasu, którego lokalizacja powinna zostać tak ustalona, aby zweryfikować pokonanie przez zawodników całego dystansu.
6. Niezwłoczną publikację wyników biegu i marszu na terenie imprezy oraz na stronie internetowej biegu, w czasie nie dłuższym niż 30 minut po zakończeniu biegu. Opublikowane wyniki muszą uwzględniać podział na przyjęte kategorie.
7. Wysłanie wiadomości sms do każdego zawodnika, który podał w formularzu zapisów numer telefonu komórkowego, z wynikiem biegu w czasie netto i brutto oraz zajętymi miejscami w klasyfikacjach.
6/9 8. Monitorowanie ogłoszonych wyników, a w przypadku uzasadnionych reklamacji złożonych w
terminie do 7 dni od zakończenia biegu – korygowanie wyników.
9. Rozstrzyganie spornej kolejności uczestników na mecie przy użyciu profesjonalnego sprzętu rejestrującego oraz zabezpieczenie namiotu dla ekipy pomiarowej na wysokości linii mety.
10. Wyświetlanie w rejonie mety czasów kolejno wbiegających na metę zawodników.
IV. OBOWIĄZKI WYKONAWCY W ZAKRESIE PROMOCJI BIEGU
1. Stworzenie i opublikowanie strony internetowej „VIII Biegu Flagi”. Strona internetowa ma być dostępna dla wszystkich przeglądarek internetowych oraz zawierać wszelkie treści informacyjne i promocyjne dotyczące imprezy, a w szczególności:
a) formularz zapisów internetowych,
b) logo Dzielnicy Żoliborz m.st. Warszawy oraz link do strony internetowej dzielnicy – www.zoliborz.org.pl,
c) regulamin imprezy,
d) mapy z trasami biegów i marszu, mapę sytuacyjną imprezy zawierającą rozmieszczenie namiotów z szatniami, depozytem, biurem zawodów, toaletami, dostępnymi parkingami i innymi ważnymi informacjami,
e) formularze dla uczestników zawodów, f) program godzinowy imprezy,
g) aktualności dotyczące imprezy oraz informacje i wyniki z poprzednich edycji, h) kontakt do Wykonawcy i Organizatora imprezy.
2. Opłacenie domeny i adresu strony internetowej na okres nie krótszy niż do dnia 02.05.2021 r.
3. Prowadzenie kampanii promocyjnej imprezy w mediach w taki sposób, aby zainteresować jak największą liczbę odbiorców. Promocja powinna być prowadzona we wszystkich dostępnych środkach przekazu medialnego, a obligatoryjnie za pomocą:
a) strony internetowej biegu,
b) mediów społecznościowych, w tym poprzez facebook, c) portali biegowych i sportowych.
4. Wszystkie komunikaty do mediów, a w szczególności dotyczące uruchomienia zapisów i istotnych informacji organizacyjnych, muszą być uzgodnione z Zamawiającym i z prawem pierwszeństwa Zamawiającego do ogłoszenia tych komunikatów.
5. Stworzenie projektu plakatu reklamującego imprezę. Projekt plakatu musi zostać zaakceptowany przez Zamawiającego.
6. Wykonanie dokumentacji fotograficznej z imprezy w ilości nie mniejszej niż 100 zdjęć o rozdzielczości co najmniej 6 megapikseli.
7/9 7. Zamieszczenie, w dniu zakończenia biegu, fotorelacji z imprezy na stronie internetowej.
V. OBOWIĄZKI WYKONAWCY W ZAKRESIE ŚWIADCZEŃ DLA UCZESTNIKÓW IMPREZY 1. Zapewnienie dla każdego uczestnika biegu i marszu pakietu startowego, w skład którego
wchodzą:
a) numer startowy z chipem i agrafkami,
b) koszulka techniczna biegu (projekt koszulki musi zostać zaakceptowany przez Zamawiającego),
c) pamiątkowy medal.
Medale są wręczane zawodnikom po przekroczeniu linii mety. Wykonawca ma obowiązek zapewnić sprawne wręczanie medali. Dodatkowo w skład pakietu startowego mogą wchodzić inne elementy, takie jak gadżety, upominki czy materiały promocyjne od Organizatora oraz partnerów i sponsorów imprezy.
2. Przygotowanie projektu graficznego medalu dwustronnego o grubości nie mniejszej niż 4 mm, odlewanego ze stopu ciężkiego metalu, ze wzorem odpowiadającym charakterowi i tematyce imprezy. Medale będą wyposażone we wstążki zawierające nazwę biegu lub inne emblematy Zamawiającego lub partnerów biegu. Projekt medalu i wstążki musi zostać zaakceptowany przez Zamawiającego.
3. Zapewnienie dla każdego uczestnika biegu dzieci medalu i wstążki ze wzorem odpowiadającym charakterowi i tematyce imprezy. Wartość medalu nie może być mniejsza niż 6 zł. Projekt medalu i wstążki musi zostać zaakceptowany przez Zamawiającego.
4. Zapewnienie obsługi cateringowej podczas imprezy:
a) 1500 porcji zupy grochowej (350 ml porcja) z uwzględnieniem oferty wegetariańskiej, b) kuchnię polową z obsługą,
c) naczynia i sztućce jednorazowe (nie mogą być plastikowe), d) odpowiednią ilość stołów oraz ław do siedzenia,
e) zadaszenie do stołów (opcjonalnie - w razie deszczu),
f) poczęstunek dla ok. 50 osób w sektorze VIP (sałatki, kanapki, ciasta, napoje) – o wartości ok. 15 zł/osobę,
g) 1 namiot barwy biało-czerwonej z przeznaczeniem na sektor VIP.
5. Zapewnienie nagród rzeczowych dla najlepszych zawodników:
a) biegu na 10 km za miejsca 1-3 w kategoriach OPEN kobiet i mężczyzn o wartości nie mniejszej niż:
za I miejsce 250,00 zł,
za II miejsce 200,00 zł,
za III miejsce 150,00 zł,
b) marszu Nordic Walking za miejsca 1-3 w kategoriach OPEN kobiet i mężczyzn o wartości nie mniejszej niż:
8/9
za I miejsce 200,00 zł,
za II miejsce 150,00 zł,
za III miejsce 100,00 zł,
Rodzaj nagród musi być zaakceptowany przez Zamawiającego.
6. Zapewnienie 17 kompletów trofeów sportowych przyznawanych w poszczególnych kategoriach.
Każdy komplet będzie się składał z 3 trofeów, odpowiednio za miejsca 1-3, z zastrzeżeniem:
a) wartość jednego kompletu trofeów w kategoriach OPEN kobiet i mężczyzn w biegu na 10 km nie może być mniejsza niż 750,00 zł.
b) wartość jednego kompletu trofeów w kategoriach służb mundurowych oraz w marszu Nordic Walking nie może być mniejsza niż 500,00 zł,
c) wartość jednego kompletu trofeów w kategoriach wiekowych nie może być mniejsza niż 300,00 zł.
Wykonawca odpowiada za wygrawerowanie na trofeach napisów dla nagrodzonych osób.
Wzory trofeów i treści grawerowanych na tabliczkach muszą być zaakceptowane przez Zamawiającego.
7. Wykonawca jest odpowiedzialny za dopełnienie wszelkich formalności, w szczególności dotyczących opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych, wszelkich nagród wręczanych uczestnikom biegu.
8. Przeprowadzenie ceremonii wręczenia nagród we wszystkich kategoriach.
VI. POZOSTAŁE OBOWIĄZKI WYKONAWCY
1. Przygotowanie i przekazanie Zamawiającemu pełnego sprawozdania podsumowującego imprezę wraz z wynikami wszystkich uczestników oraz profesjonalnej relacji fotoreporterskiej z zawodów na płycie CD, DVD lub innym nośniku elektronicznym, zawierającej nie mniej niż 100 zdjęć o rozdzielczości co najmniej 6 megapikseli – w terminie do 3 dni od zakończenia imprezy.
2. Wykonawca zobowiązany jest posiadać polisę OC (odpowiedzialności cywilnej) w zakresie działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę nie mniejszą niż 100.000,00 zł.
3. Wykonawca ubezpieczy uczestników biegu od następstw nieszczęśliwych wypadków na kwotę nie mniejszą niż 2.500,00 zł.
9/9 Załącznik nr 2 do zaproszenia
FORMULARZ OFERTOWY W związku z otrzymanym zaproszeniem do złożenia oferty na:
………. oferujemy realizację przedmiotu zamówienia zgodnie z opisem zawartym w zaproszeniu.
Całkowita cena z podatkiem VAT za realizację zamówienia wynosi...zł.
(słownie ...zł.), w tym podatek należny VAT.
Kwota netto za realizację zamówienia wynosi...zł.
(słownie ...zł.).
Pozostałe informacje dot. oferty: ………..
Tabela kosztorysowa
L.p. Nazwa pozycji kosztorysowej Kwota
1. . 2. . 3. . 4.
5.
6.
...
Suma kosztów Szacowana suma wpłat z wpisowego CENA ZA REALIZACJĘ ZADANIA (suma kosztów – szacowana suma wpłat z wpisowego = cena)
...
pieczęć i podpis osób upoważnionych do reprezentowania Oferenta w obrocie prawnym
...
data podpisania oferty
