Olympus Europa Holding. Kodeks postępowania etycznego i standardów postępowania w biznesie

(1)

KodeKs postępowania etycznego

i standardów postępowania w biznesie

olympus europa Holding

(2)

wstęp

Utrzymanie naszych standardów etycznych, jak również

przestrzeganie prawa krajowego i międzynarodowego, będzie niezmiernie ważnym czynnikiem naszego przyszłego sukcesu.

Drodzy Koledzy,

Jako przedstawiciele grupy olympus europa oraz spółek zależnych¹ odpowiadamy za budowanie naszej firmy na pozytywnych podstawach. niniejszy „Kodeks postępowania etycznego i standardów postępowania w biznesie”² ma nam pomóc zrozumieć, wspólne dla nas wszystkich, wartości i przekonania, za którymi opowiadamy się jako organizacja.

zawiera on wytyczne, ale nie może podejmować za nas decyzji. w razie pytań proszę zwracać się o pomoc do przełożonego, osób pełniących odpowiednie funkcje w naszej firmie albo do działu corporate governance. zachęcamy każdego pracownika i każdego współpracownika do dokładnego zapoznania się z niniejszą broszurą oraz omówienia jej treści z przełożonymi.

Poniższe sześć głównych zasad Olympus Group jest podstawą naszego Kodeksu:

• zgodność z wymogami prawnymi i utrzymanie wysokich standardów etycznych

• zaangażowanie w utrzymanie satysfakcji naszych klientów

• produkcja, serwisowanie i sprzedaż bezpiecznych produktów najwyższej jakości

• odpowiedzialność za wszystkie nasze produkty

• zaangażowanie w dbałość o interesy naszych udziałowców

• wzajemny szacunek.

powyższe zasady kierują naszym postępowaniem, zarówno każdego z osobna, jak i firmy jako całości, w celu utrzymania międzynarodowych standardów, jak na przykład global compact organizacji narodów zjednoczonych, podpisany przez olympus group w 2004 roku. podpisem tym zadeklarowaliśmy nasze bezwzględne zobowiązanie wypełnienia 10 zasad tego dokumentu, mówiących między innymi o poszanowaniu praw człowieka, przestrzeganiu prawa do tworzenia związków zawodowych, zakazie pracy wymuszonej, zakazie zatrudniania dzieci, odrzuceniu dyskryminacji w pracy, promowaniu ochrony środowiska i technologii przyjaznych środowisku, jak również zwalczania korupcji, szantażu i łapownictwa.

1 zwanej odtąd „olympus europa”

2 zwany dalej Kodeksem

>

1/2 Wstęp

Zastosowanie

01 Uczciwa konkurencja 02 Przestrzeganie prawa 03 Uczciwość w kontaktach

z klientami

04 Przestrzeganie zasad zarządzania eksportem i importem

05 Ochrona aktywów firmy i tajemnic handlowych 06 Komunikacja

z mediami

07 Ochrona danych osobowych 08 Zakaz wykorzystywania informacji

niejawnych w rozumieniu obrotu giełdowego (insider trading), zakaz manipulacji giełdowych

09 Unikanie konfliktu interesów 10 Przepisy dotyczące prezentów

i korzyści

11 Praca w organizacjach służby zdrowia i sektora publicznego 12 Kontakty z dostawcami,

dystrybutorami i władzami lokalnymi 13 Relacje pomiędzy pracownikami

i zakaz dyskryminacji

14 Środowisko, zdrowie i bezpieczeństwo 15 Jakość

16 Wspieranie społecznej

odpowiedzialności przedsiębiorstwa Stosowanie, poprawki

i sankcje 2

(3)

wstęp

Dokument ten może wejść w życie jako zestaw wytycznych i regulacji tylko wtedy, jeśli wszyscy będziemy go stosować w naszym codziennym życiu!

w tym miejscu chcielibyśmy zwrócić się do każdego pracownika i współpracownika firmy olympus europa, z prośbą o współpracę we wprowadzaniu i rozwijaniu naszego Kodeksu:

dokument ten może wejść w życie jako zestaw wytycznych i regulacji tylko wtedy, gdy wszyscy będziemy go stosować każdego dnia! Każdy z nas, pracowników olympus europa, ma obowiązek postępować zgodnie z bieżącym wydaniem Kodeksu. tylko poprzez stałe i wierne przestrzeganie niniejszych zasad będziemy w stanie zachowywać się odpowiedzialnie – z korzyścią dla dobra naszej firmy i społeczności.

Zarząd

>

2/2 Wstęp

Zastosowanie

z klientami

z mediami

i korzyści

i sankcje 3

(4)

zastosowanie

niniejszy kodeks dotyczy wszystkich pracowników i współpracowników firmy olympus europa. zasady te nie mają być odpowiedzią na wszelkie wątpliwości, ale stanowią źródło istotnych informacji dotyczących sposobu prowadzenia działalności przez firmę. ich uzupełnienie lub pomoc w ich wdrażaniu mogą stanowić wytyczne wydawane przez oddziały lokalne lub poszczególne działy wewnątrz organizacji.

w niektórych sytuacjach, prawa lub zwyczaje obowiązujące w różnych krajach, mogą wymagać od nas modyfikacji opisanych w niniejszym kodeksie praktyk. w razie pytań lub wątpliwości, dotyczących właściwego sposobu postępowania, proszę zwracać się do przełożonych lub osób pełniących odpowiednie funkcje w firmie.

wszelkie poprawki lub rezygnacja ze stosowania niniejszego „Kodeksu postępowania etycznego i standardów postępowania w biznesie” muszą zostać zatwierdzone w formie pisemnej przez zarząd.

należy pamiętać o tym, że działanie niezgodne z niniejszymi wytycznymi może skutkować postępowaniem dyscyplinarnym, z zakończeniem współpracy włącznie.

niniejsze wytyczne należy stosować w codziennej pracy. w sytuacjach, gdy konieczna jest pomoc we wdrożeniu tych zasad w konkretnych sytuacjach, może jej udzielić bezpośredni przełożony lub kierownik. w niektórych sytuacjach konieczne może być skontaktowanie się z grupą osób, na przykład pełniących określone funkcje w firmie w celu uzyskania dokładniejszych wytycznych lub opinii. w razie wątpliwości zawsze należy zadawać pytania!

zrozumienie tych wytycznych przez każdego z nas umożliwi firmie i wszystkim jej pracownikom i współpracownikom działanie z pełną rzetelnością i profesjonalizmem.

>

Wstęp Zastosowanie

z klientami

z mediami

i korzyści

i sankcje 4

(5)

Odrzucamy nieuczciwą

współpracę z konkurencją i nie stosujemy jakichkolwiek innych nieetycznych i nieuczciwych praktyk biznesowych.

swobodna i uczciwa konkurencja tworzy podstawę naszych relacji biznesowych. z tego powodu odrzucamy wszelką współpracę z konkurencyjnymi firmami dotyczącą dzielenia się rynkiem i klientami czy przekazywania informacji na temat cen i wielkości produkcji; nie stosujemy również innych nieuczciwych praktyk biznesowych. przestrzegamy przepisów prawa przeciwdziałających ograniczeniu konkurencji we wszystkich krajach, w których działa olympus europa.

od wielu lat jesteśmy jednym z liderów na rynku endoskopii medycznej i serwisowania endoskopów medycznych. dlatego wszyscy powinniśmy być świadomi faktu, że pozycja lidera rynku wiąże się z poważnym ryzykiem dla firmy. na przykład trudności w wejściu nowych podmiotów na rynek mogą zostać, w określonych okolicznościach, zinterpretowane jako wynik nadużywania pozycji. często zależy od analizy konkretnej sytuacji, czy

„dominująca” pozycja na rynku naprawdę istnieje; jeśli ta kwestia nie jest do końca jasna, prosimy o uzyskanie natychmiastowej porady prawnej.

Ograniczenie handlu

wszelkie umowy, porozumienia i ustalenia wyrażone lub dorozumiane, formalne lub nieformalne, których celem jest ograniczenie handlu lub wymiany handlowej są zabronione przez przepisy obowiązujące w Unii europejskiej. wszyscy pracownicy i współpracownicy muszą unikać nawet pozorów zaangażowania w jakiekolwiek działania zmierzające do ograniczenia handlu. wszelkie pytania proszę kierować do działu corporate governance.

Kontakty z konkurencją

rozmowy z przedstawicielami konkurencji i przekazywanie im informacji dotyczących cen lub omawianie jakichkolwiek zagadnień wpływających na ceny, w tym kosztów, warunków kredytowych, podziału rynków, geografii, klientów lub kierunków rozwoju biznesu są przeciwne polityce olympus europa.

Uczciwa KonKUrencJa

>

Wstęp Zastosowanie

z klientami

z mediami

i korzyści

i sankcje 5

(6)

Każdy pracownik i współpracownik powinien aktywnie stosować regulaminy dotyczące stanowiska pracy i upewnić się, że są one aktualne.

postępowanie zgodne z przepisami prawa krajowego i międzynarodowego jest sprawą o pierwszorzędnym znaczeniu dla naszej firmy. Każdy pracownik i każdy współpracownik powinien aktywnie stosować regulaminy dotyczące stanowiska pracy i upewnić się, że są one aktualne i zgodne z ewentualnymi zmianami przepisów.

w naszej firmie dokładamy wszelkich starań, aby pracownicy byli odpowiednio poinformowani o przepisach prawa dotyczących zajmowanych przez nich stanowisk pracy oraz całej firmy.

przestrzeganie prawa

>

Wstęp Zastosowanie

z klientami

z mediami

i korzyści

i sankcje 6

(7)

Traktujemy naszych klientów uczciwie, bez żadnych przywilejów z powodów pozamerytorycznych.

zadowolenie klientów to jedna z naszych głównych zasad. pomagamy naszym klientom osiągnąć sukces, zapewniając im przynoszące wartość dodaną, najwyższej jakości, bezpieczne i innowacyjne produkty i usługi.

w szczególności w dziedzinach takich jak medycyna czy badania naukowe jesteśmy świadomi naszej ogromnej odpowiedzialności za ochronę zdrowia pacjentów. nasze podejście do kontaktów z klientem to również uczciwe ich traktowanie przez każdego z naszych pracowników, bez przywilejów czy niesprawiedliwego traktowania. zabraniamy pracownikom i współpracownikom umyślnego podawania nieprawdziwych informacji naszym partnerom biznesowym. dane naszych klientów winny być szczególnie dobrze chronione: informacje te przeznaczone są tylko do użytku wewnętrznego; możemy używać informacji o naszych klientach wyłącznie dla celów wewnętrznych, przestrzegając przepisów o ochronie danych, obowiązujących na terenie danego kraju.

Uczciwość w KontaKtacH z Klientami

>

Wstęp Zastosowanie

z klientami

z mediami

i korzyści

i sankcje 7

(8)

zarządzanie eksportem i importem to kolejny obszar działania, w którym musimy zrobić wszystko, aby zapoznać się i postępować zgodnie z odpowiednimi przepisami (np.

przepisami wydanymi przez Japońskie ministerstwo ds. eksportu, Handlu, i przemysłu, przepisami Ue dotyczącymi handlu zagranicznego i płatności, przepisami regulującymi import i eksport, embarga i bojkoty).

olympus europa nie będzie importował ani eksportował produktów lub technologii, które podlegają ustawowym kontrolom oraz które wymagają licencji eksportowych lub impor- towych, bez wcześniejszego uzyskania odpowiedniego pozwolenia od właściwych władz lokalnych. w niektórych obszarach działalności musimy spełniać normy określone w dyrektywie Ue dotyczącej artykułów podwójnego zastosowania. powinniśmy być świadomi faktu, iż jako pracownicy lub współpracownicy jesteśmy obowiązani stale poszerzać naszą aktualną wiedzę dotyczącą zmian w prawie,.

w przypadku wątpliwości związanych z przepisami eksportowymi i importowymi należy niezwłocznie zasięgnąć porady prawnej.

przestrzeganie zasad

zarządzania eKsportem i importem

>

Wstęp Zastosowanie

z klientami

z mediami

i korzyści

i sankcje 8

(9)

Z aktywów materialnych i niematerialnych firmy należy korzystać uważnie i tylko do celów związanych z działalnością firmy.

Ochrona aktywów firmy

Każdy pracownik i każdy współpracownik olympus europa odpowiada za ochronę aktywów firmy. Każdy pracownik i każdy współpracownik odpowiada również za zrozumienie zobowiązania olympus europa do ochrony aktywów powierzonych firmie przez klientów lub dostawców oraz za traktowanie ich w odpowiedni sposób. aktywa firmy obejmują aktywa materialne, jak sprzęt i budynki, ale również fundusze, własność intelektualną, tajemnice handlowe oraz informacje poufne. ochrona aktywów firmy olympus wymaga, aby były one w odpowiedni sposób zabezpieczone. oznacza to zamykanie i ochronę aktywów wartościowych. nie mogą być one sprzedawane, pożyczane, wypożyczane, oddawane ani modyfikowane w sposób, który wpływałby na ich wartość, chyba że dzieje się tak z przyczyn biznesowych i za zgodą odpowiedzialnego managera.

Wykorzystywanie zasobów firmy

zasoby firmy w tym, między innymi, zasoby finansowe, personel, oprogramowanie i sprzęt mogą być wykorzystywane wyłącznie do realizacji uprawnionych celów biznesowych firmy.

Przykładowe sytuacje:

• pracownik lub współpracownik olympus europa nie może odbywać podróży służbowych ani kupować biletów lotniczych po wyższej cenie wyłącznie w celu uzyskania premii dla osób często podróżujących danymi liniami lotniczymi lub innych nagród na swój prywatny użytek.

• nikt poza osobami zatrudnionymi w firmie nie może mieć dostępu do komputerów firmy.

ocHrona aKtywów firmy i taJemnic HandlowycH

1/3

>

Wstęp Zastosowanie

z klientami

z mediami

i korzyści

i sankcje 9

(10)

Aktywa niematerialne i tajemnice handlowe

również aktywa niematerialne, takie jak patenty, technologie i wiedza dotycząca procesów, są dla nas niezmiernie ważne dla osiągnięcia długotrwałego sukcesu. obejmują one, między innymi, informacje pochodzące z bezpośredniego dostępu do systemów kompu- terowych, informacje przechowywane w sieciach, informacje gromadzone na przenośnych mediach elektronicznych oraz informacje wydrukowane.

wynalazki, dokonane na rzecz firmy przez naszych pracowników, współpracowników lub osoby trzecie, muszą, jeśli zachodzi taka konieczność, być prawnie chronione. ochrona tajemnic przedsiębiorstwa jest równie ważna; tajemnice przedsiębiorstwa to informacje, które nie są powszechnie dostępne, a które są cenne dla naszej firmy lub naszej konkurencji.

dotyczy to informacji strategicznych, informacji o cenach, wielkości produkcji, zapasach magazynowych, ofertach, dystrybucji produktów itd. Każdy oddział, zgodnie ze swoją specyfiką i wymogami zachowania poufności, musi podjąć odpowiednie środki zapobie- gawcze, aby te informacje nie zostały w sposób niezamierzony upublicznione. dodatkowo wymagamy od naszych pracowników i współpracowników, aby podczas wykonywania swoich obowiązków służbowych, aktywa niematerialne i tajemnice przedsiębiorstwa traktowali w zaufaniu i z wielką ostrożnością. Jako pracownik lub współpracownik w firmie olympus każdy z nas obowiązany jest do zachowania wszelkich niezbędnych środków, aby nie dopuścić do niezamierzonego ujawnienia informacji. również informacje poufne pochodzące od osób trzecich są objęte powyższymi wymogami.

Aktywa niematerialne i tajemnice przedsiębiorstwa należy traktować poufnie i z wielką ostrożnością.

ocHrona aKtywów firmy i taJemnic HandlowycH

2/3

>

Wstęp Zastosowanie

z klientami

z mediami

i korzyści

i sankcje 10

(11)

przy zatrudnianiu, każdy pracownik i współpracownik musi podpisać zobowiązanie do ochrony poufnych informacji dotyczących firmy olympus europa oraz praw własności intelektualnej w okresie zatrudnienia w firmie olympus europa oraz po jego zakończeniu.

po ustaniu zatrudnienia, pracownicy i współpracownicy muszą zwrócić do firmy materiały, informacje i dane stanowiące własność firmy, a także patenty i projekty wraz z przeniesieniem ich własności na firmę olympus europa.

w firmie olympus europa od każdego pracownika i współpracownika wymagamy osobistej odpowiedzialności za zabezpieczenie wszystkich form aktywów informacyjnych firmy przed utratą, niewłaściwą modyfikacją oraz ujawnieniem jakimkolwiek osobom, które nie mają do tego upoważnienia (wewnętrznego lub określonego w odpowiednich ustawach).

w nielicznych przypadkach, na przykład przy współpracy z zewnętrznymi konsultantami lub doradcami, ujawnienie lub przekazanie poufnych informacji osobom trzecim może okazać się niezbędne. w takich przypadkach należy podpisać umowę o ochronie informacji poufnych lub podobny dokument.

nasze patenty zarządzane są centralnie. Jeśli powinny zostać przyznane licencje na te patenty, to wszyscy pracownicy są bezwzględnie obowiązani do powiadomienia o tym działu zarządzania Jakością (corporate Quality) firmy olympus oraz odpowiedniej spółki wchodzącej w skład grupy.

Zachowywanie zapisów

dokumenty i zapisy dotyczące działalności firmy stanowią istotne aktywa. obejmują one dane i informacje, krytyczne dla ciągłości naszej działalności, wiążą się z zachowaniem informacji niezbędnych dla ochrony naszych praw oraz uzasadnienia i udokumentowania rozliczeń podatkowych i spełniania wymogów prawnych. dane i informacje w firmie olympus europa są przechowywane zgodnie z przepisami prawa. Jednocześnie gromadzenie, przetwarzanie i wykorzystywanie danych podlega zasadom unikania gromadzenia zbędnych danych i ekonomii archiwizowania danych.

>

ocHrona aKtywów firmy i taJemnic HandlowycH

3/3 Wstęp

Zastosowanie

z klientami

z mediami

i korzyści

i sankcje 11

(12)

KomUniKacJa z mediami

Public relations/prasa

intencją firmy olympus europa jest utrzymywanie otwartej i spójnej komunikacji z mediami.

dział corporate communications i zarząd spółki to podmioty odpowiedzialne za wszelkie inicjatywy polegające na komunikacji i kontaktach z mediami (na przykład w sprawach dotyczących przedstawienia danych finansowych, informacji o wypadkach i kryzysach, przejęciach i fuzjach oraz zmianach w zarządzie).

Jeśli pracownik chce przedstawić swoje własne stanowisko w powyższych sprawach za pośrednictwem mediów, winien uzyskać wcześniejszą zgodę działu corporate communications. oficjalne komunikaty publiczne firmy olympus są przedstawiane wyłącznie przez dział corporate communications lub innych właściwych przedstawicieli działu pr. bez wcześniejszej zgody, indywidualni pracownicy nie powinni odpowiadać w imieniu firmy olympus europa na pytania dotyczące polityki firmy na żadnym forum publicznym, w tym w internecie, oraz w prasie, o ile nie zostali do tego desygnowani.

firma olympus szanuje wolność opinii wszystkich pracowników, ale pracownicy powinni być świadomi faktu, że opinie i komentarze dotyczące firmy olympus, niezależnie od tego, czy są one pozytywne czy negatywne, mogą szkodzić interesom firmy olympus lub jej spółek stowarzyszonych. pracownicy powinni respektować prawa i interesy firmy olympus i z wielką ostrożnością upubliczniać swoje prywatne opinie.

1/2

>

Wstęp Zastosowanie

z klientami

z mediami

i korzyści

i sankcje 12

(13)

KomUniKacJa z mediami

Pracownicy aktywni w internecie

pracownicy firmy olympus europa mogą podjąć decyzję o uczestniczeniu w publicznych forach internetowych lub może to stanowić część ich obowiązków zawodowych. pracownikom na tych forach nie wolno reprezentować opinii firmy olympus europa, o ile nie zostaną o to wyraźnie poproszeni. pracownicy firmy olympus europa, tak jak wszyscy, w pełni odpowiadają za umieszczane przez siebie w internecie publikacje prywatne. Jeśli wypowiedzi te mogą być kojarzone z firmą olympus, to informacje takie powinny być wyraźnie oznaczone jako opinie prywatne, a nie opinie olympus europa.

Jeżeli pracownicy lub współpracownicy umieszczają w internecie informacje dotyczące firmy lub produktów olympus, powinni poinformować o naturze swoich relacji z firmą.

nawet gdy podawane jest oświadczenie o odrzuceniu odpowiedzialności, zasady poufności zachowują ważność w tego rodzaju mediach. zachowanie się pracowników wpływa na firmę w szerokim zakresie. pracownicy nie powinni nigdy komentować kwestii poufnych, wewnętrznych spraw firmy, informacji niejawnych w rozumieniu obrotu giełdowego, jak również trwających działań prawnych dotyczących firmy olympus europa, naszych klientów lub naszych partnerów biznesowych.

wszelkie komentarze powinny ograniczać się do zagadnień znanych pracownikowi. Jeżeli wiadomość dotyczy innych pracowników firmy olympus europa, należy jej kopie wysłać do osób, których one dotyczą lub zawiadomić zawczasu o tym te osoby.

prawo krajowe dotyczy również mediów społecznych, w zakresie poszanowania informacji i danych klienta (np. prawo autorskie, prawa osobowe).

2/2

>

Wstęp Zastosowanie

z klientami

z mediami

i korzyści

i sankcje 13

(14)

ocHrona danycH osobowycH

firma olympus szanuje podstawowe prawa i obszary wolności osób fizycznych, szczególnie prawo do prywatności, zgodne ze stosownymi przepisami o ochronie danych osobowych.

zbieramy, przetwarzamy i używamy danych osobowych tylko w stopniu koniecznym dla szczegółowo określonych i zgodnych z prawem działań. przywiązujemy zatem szczególną wagę do organizacji i technicznego aspektu ochrony danych osobowych przed nieu- prawnionym dostępem. wszyscy pracownicy i współpracownicy są szkoleni w zakresie odpowiednich przepisów.

>

Wstęp Zastosowanie

z klientami

z mediami

i korzyści

i sankcje 14

(15)

zaKaz wyKorzystywania informacJi nieJawnycH w rozUmieniU obrotU giełdowego (insider

trading), zaKaz manipUlacJi giełdowycH

Obrót akcjami lub papierami

wartościowymi w oparciu o informacje niejawne, przekazywanie informacji niejawnych osobom trzecim lub obrót papierami wartościowymi przez podstawione osoby trzecie nie

jest dopuszczalny, podobnie jak jakiekolwiek zaangażowanie w manipulacje giełdowe.

pracownicy lub współpracownicy mogą uzyskać dostęp do informacji związanych z naszą firmą lub prowadzoną przez nas działalnością, które nie są znane ogółowi społeczeństwa.

nazywamy je „informacjami niejawnymi w rozumieniu obrotu giełdowego”. polityką firmy olympus europa jest zakaz wykorzystywania w którymkolwiek momencie takich informacji niejawnych do niewłaściwych celów.

Ochrona informacji niejawnych w rozumieniu obrotu giełdowego

informacje niejawne w rozumieniu obrotu giełdowego nie mogą być ujawniane nikomu spoza firmy, z wyjątkiem sytuacji koniecznych dla prowadzenia działalności naszej firmy.

Transakcje giełdowe i istotne informacje niejawne w rozumieniu obrotu giełdowego niektóre informacje niejawne mogą być uznane za istotne, to znaczy takie, które mogą wpłynąć na cenę akcji spółki matki olympus europa (olympus corporation, Japonia).

Jeżeli pracownik lub współpracownik jest w posiadaniu istotnych informacji niejawnych dotyczących firmy, wówczas nie powinien obracać akcjami spółki ani innymi instrumentami finansowymi związanymi ze spółką do czasu przekazania tej informacji do wiadomości publicznej. przykładem informacji, które mogą być istotne, należą wyniki finansowe, plany przejęcia innej firmy lub planowane wprowadzenia na rynek kluczowych produktów.

pewne istotne informacje związane z działalnością firmy mogą nie wpływać na cenę jej akcji, ale mogą wpływać na cenę akcji innej firmy lub wartość innych inwestycji w firmę.

pracownicy ani współpracownicy firmy olympus europa nie mogą wykorzystywać istotnych informacji niejawnych w celu zdobycia osobistych korzyści finansowych lub manipulacji giełdowych. do tego rodzaju istotnych informacji niejawnych należą na przykład plany zainwestowania przez firmę olympus w inną firmę lub podpisanie znaczącej umowy z dostawcą.

we wszystkich sytuacjach zakazu działania na swoją korzyść (na przykład przez obrót akcjami lub inwestowanie), pracownik lub współpracownik nie może również działać przez osoby trzecie, przekazywać ani ujawniać informacji niejawnych osobom trzecim ani skłaniać do działania osób trzecich.

1/2

>

Wstęp Zastosowanie

z klientami

z mediami

i korzyści

i sankcje 15

(16)

Każdy pracownik i współpracownik powinien być świadomy, iż nieprzestrzeganie przepisów prawa krajowego i międzynarodowego w zakresie wykorzystywania informacji niejawnych to przestępstwo, które może nieść za sobą poważne konsekwencje zgodnie z przepisami prawa pracy, prowadzić do procesów o odszkodowanie, a nawet do pozbawienia wolności.

wszelkie zagadnienia dotyczące tego typu transakcji należy omówić z działem corporate governance.

zaKaz wyKorzystywania informacJi nieJawnycH w rozUmieniU obrotU giełdowego (insider

trading), zaKaz manipUlacJi giełdowycH

2/2

>

Wstęp Zastosowanie

z klientami

z mediami

i korzyści

i sankcje 16

(17)

UniKanie KonfliKtU interesów

Zawsze należy unikać konfliktów pomiędzy własnym interesem a interesem firmy.

Każdy pracownik lub współpracownik powinien unikać konfliktu pomiędzy swoimi własnymi interesami, a interesami firmy, które to konflikty mogą pojawić się w związku ze współpracą z partnerami biznesowymi, innymi pracownikami lub osobami trzecimi.

najlepszym działaniem, które może podjąć pracownik lub współpracownik jest omówienie danej sytuacji z przełożonym, w celu dokonania oceny, czy istnieje problem, a jeżeli tak, w jaki sposób można go rozwiązać. Jeżeli pracownik, przełożony pracownika lub współpracownik dojdzie do wniosku, że w danej sytuacji występuje lub może występować wątpliwość, która może być postrzegana jako konflikt interesów, należy skonsultować się z działem corporate governance, który zajmie się tym zagadnieniem, aby stwierdzić, czy występuje w niej rzeczywisty konflikt interesów lub sytuacja, która może być postrzegana jako konflikt interesów. Jeżeli konflikt istnieje, konieczne może być przeniesienie tego pracownika, zażądanie od niego zrzeczenia się korzyści lub innego sposobu rozwiązania tej sytuacji jako warunku dalszego zatrudnienia.

Jeżeli pracownik lub współpracownik może mieć korzyści finansowe lub wpływ na działalność biznesową dostawcy lub klienta (wynikającą z tytułu własności, zatrudnienia członka bliskiej rodziny lub przyjaciela u partnera biznesowego) jest zobowiązany do ujawnienia przełożonemu tych zależności. Korzyści finansowe lub wynikające z tytułu własności obejmują inwestycje, posiadanie zabezpieczeń lub umów kredytowych. Każdy pracownik lub współpracownik pracujący na stanowisku umożliwiającym mu wpływ na nabywanie materiałów lub usług, lub transakcje sprzedaży produktów lub usług naszej firmy, musi oficjalnie zadeklarować wszelkie sytuacje zatrudnienia przez dostawcę, klienta lub konkurenta firmy olympus europa członka bliskiej rodziny lub przyjaciela. nie jest polityką firmy olympus europa zniechęcanie członków bliskiej rodziny lub przyjaciół swoich pracowników lub współpracowników do zatrudniania się u dostawców lub konkurencji firmy olympus europa. oczywiste jest, że każdy ma prawo do realizowania wybranej przez siebie drogi zawodowej. Jednak intencją firmy jest upewnianie się, że w wyniku takiego zatrudnienia, na relacje biznesowe nie jest wywierany ani rzeczywisty ani pozorny wpływ.

1/2

>

Wstęp Zastosowanie

z klientami

z mediami

i korzyści

i sankcje 17

(18)

pracownicy lub współpracownicy, którzy zechcą podjąć dodatkowe płatne zatrudnienie w innej firmie, muszą przed podjęciem takiego zatrudnienia poinformować o tym odpowiedni dział Human recources, chyba że sytuacja taka jest już regulowana przez ich umowę o pracę.

pracownicy i współpracownicy olympus europa nie mogą również prowadzić firm, będących konkurencją dla firmy olympus. firma olympus europa nie będzie pod żadnym pozorem tolerować podjęcia przez swojego pracownika dodatkowego zatrudnienia w firmie konkurencyjnej, ani żadnych działań, w których osoba taka wykorzystuje dla celów prywatnych fakt bycia pracownikiem lub współpracownikiem olympus europa. ograniczenie to nie dotyczy jednak zaangażowania społecznego naszych pracowników.

UniKanie KonfliKtU interesów

>

2/2 Wstęp

Zastosowanie

z klientami

z mediami

i korzyści

i sankcje 18

(19)

Należy upewnić się, że transakcja odbywa się w sposób całkowicie niezależny, bez udziału innych aspektów niż najlepszy interes firmy.

zaproszenia na lunche służbowe i wręczanie drobnych upominków są częścią codziennej praktyki biznesowej. Jednak sytuacja może stać się problematyczna, gdy prezenty, zaproszenia czy upominki są nadużywane lub można podejrzewać, że są środkiem mającym wpłynąć na decyzje biznesowe, szczególnie jeśli mamy do czynienia z sektorem publicznym. dodatkowe informacje zawarte są w części ‘praca w organizacjach służby zdrowia i sektora publicznego' niniejszego dokumentu. w każdym wypadku należy upewnić się, że transakcja odbywa się w sposób całkowicie niezależny, bez udziału innych aspektów niż najlepszy interes firmy. wręczanie lub przyjmowanie prezentów takich jak gotówka, ekwiwalenty pieniężne lub papiery wartościowe jest zawsze surowo wzbronione.

Wręczanie prezentów w postaci podarunków, zaproszeń do udziału w imprezach i innych upominków

zasady dotyczące prezentów i zaproszeń do udziału w imprezach różnią się w zależności od tego, czy transakcje zawierane są w sektorze prywatnym, czy państwowym. wręczanie łapówek klientom, dostawcom lub innym osobom jest surowo wzbronione. pracownicy olympus europa mogą wręczać jedynie prezenty o symbolicznej wartości. wartość takich prezentów nie może przekraczać obowiązującej w świetle przepisów prawa krajowego maksymalnej wartości nieodpłatnych świadczeń (w polsce 100 zł rocznie). wszelkie wyjątki od tej reguły powinny zostać udokumentowane i zatwierdzone przez właściwego dyrektora zarządzającego. należy przy tym także wyważyć i uwzględnić krajowe i/lub korporacyjne przepisy, którym podlega osoba obdarowana. ponadto posiłki, zaproszenia do udziału w imprezach i upominki mogą być fundowane pod warunkiem, iż ich koszt nie przekracza wartości ogólnie przyjętych za rozsądne w takich przypadkach, że nie są one stale fundowane danej osobie, oraz powstają z naszej inicjatywy.

w przypadku jakichkolwiek wątpliwości należy skontaktować się z działem corporate governance. firma olympus europa surowo zabrania oferowania, przyjmowania lub obiecywania prezentów pracownikom administracji publicznej (np. pracownikom ministerstw) lub członkom ich rodzin.

przepisy dotyczące prezentów i Korzyści

1/3

>

Wstęp Zastosowanie

z klientami

z mediami

i korzyści

i sankcje 19

(20)

Firma Olympus Europa surowo zabrania oferowania, przyjmowania lub obiecywania prezentów pracownikom administracji publicznej lub członkom ich rodzin.

Przyjmowanie prezentów lub innych wartościowych przedmiotów

pracownicy i współpracownicy olympus europa mogą przyjmować prezenty, zaproszenia na imprezy lub podobne korzyści tylko od czasu do czasu i tylko o symbolicznej wartości.

pracownicy i współpracownicy firmy olympus europa nie mogą prosić o jakiekolwiek prezenty. pracownicy, którzy regularnie otrzymują prezenty lub inne upominki z racji swoich częstych kontaktów z osobami spoza firmy, mają obowiązek przekazać je firmie, jeśli wartość ich przekracza obowiązującą w świetle przepisów prawa krajowego wartość maksymalną nieodpłatnych świadczeń (w polsce jest to 100pln rocznie). przepis ten ma w szczególności zastosowanie do wszystkich pracowników w okresie świąt bożego narodzenia i innych świąt. zebrane prezenty będą przekazane organizacjom charytatywnym, lub rozdane pracownikom. Każdy oddział i dział powinien podjąć odpowiednie i skuteczne kroki w tej kwestii.

Łapówki i nielegalne prowizje

pracownicy i współpracownicy firmy olympus europa nie mogą przyjmować ani wręczać łapówek ani nielegalnych prowizji. łapówkę definiuje się jako przekazanie komuś korzyści z intencją uzyskania preferencyjnego traktowania przez obdarowanego. nielegalne prowizje obejmują zapłatę w gotówce lub jej odpowiedniku, w tym w dobrach, usługach, możliwości skorzystania z własności innej firmy lub umorzeniu zobowiązań dowolnego rodzaju, przekazaną dostawcy lub klientowi w celu bezprawnego uzyskania preferencyjnego traktowania w związku ze sprzedażą lub nabyciem. nie można proponować łapówek ani nielegalnych prowizji bezpośrednio ani przez osoby trzecie w celu zobowiązania obdarowanego do odwzajemnienia przysługi.

przepisy dotyczące prezentów i Korzyści

2/3

>

Wstęp Zastosowanie

z klientami

z mediami

i korzyści

i sankcje 20

(21)

przykład: płacenie spedytorowi za przyspieszenie odprawy celnej nie jest akceptowalne, jeżeli agent celny nie przestrzega stosownych przepisów i oferuje pieniądze lub wynagrodzenie urzędnikowi państwowemu w celu uzyskania korzyści. z drugiej strony dopusz- czalne jest przyspieszenie odprawy celnej na drodze przestrzegania przepisów i bez wręczania łapówki urzędnikowi.

te wytyczne mają zastosowanie w każdym kraju, w którym działa olympus, nawet tam, gdzie ze względu na różnice kulturowe wymiana prezentów i oferowanie korzyści uznawane są za „standardową” praktykę biznesową. ściśle przestrzegamy przepisów prawa anty- korupcyjnego w każdym kraju. wszelkie pytania dotyczące konkretnych sytuacji proszę kierować do działu corporate governance.

przepisy dotyczące prezentów i Korzyści

3/3

>

Wstęp Zastosowanie

z klientami

z mediami

i korzyści

i sankcje 21

(22)

praca w organizacJacH słUżby zdrowia i seKtora pUblicznego

prowadzenie działalności biznesowej w sektorze opieki zdrowotnej na całym świecie podlega licznym i ścisłym przepisom prawa, szczególnie gdy w grę wchodzi sektor publiczny. prawo i zwyczaje związane z działalnością biznesową różnią się znacznie pomiędzy poszczególnymi krajami i na te różnice należy zwrócić szczególną uwagę. firma olympus przestrzega ściśle wszystkich krajowych przepisów prawa. wymienione poniżej zasady odnoszą się do kontaktów pracowników firmy olympus z osobami (pracującymi w warunkach klinicznych lub nieklinicznych, w tym, między innymi, lekarzami, pielęgniarkami, technikami i koordynatorami badań) lub jednostkami (takimi jak szpitale lub organizacje dokonujące zakupów dla grup instytucji), które dokonują bezpośrednich lub pośrednich zakupów urządzeń medycznych firmy olympus, dokonują ich leasingu, zalecają, stosują, organizują ich zakup lub leasing („specjaliści w dziedzinie ochrony zdrowia”).

nasze relacje z naszymi partnerami biznesowymi muszą być ustalane w oparciu o kluczowe zasady wymienione poniżej.

Rozdział

Kontaktów pomiędzy przemysłem a specjalistami w dziedzinie ochrony zdrowia nie można nadużywać w celu wpływania na zbędne lub niewłaściwe decyzje dotyczące zakupów.

takie kontakty nie powinny być również uzależnione od dokonanych transakcji, stosowania lub zalecania produktów firmy.

Przejrzystość

Kontakty pomiędzy przemysłem a specjalistami w dziedzinie ochrony zdrowia muszą być przejrzyste i zgodne z przepisami prawa krajowego i lokalnego, regulaminami lub kodeksami postępowania zawodowego. w krajach, gdzie brak jest szczegółowych przepisów, firma olympus zachowuje właściwą przejrzystość wymagając, aby administrację szpitala, przełożonego specjalistów w dziedzinie ochrony zdrowia lub inne odpowiednie lokalne władze wyczerpująco powiadamiać w formie pisemnej o celu i zakresie takiej interakcji.

1/2

>

Wstęp Zastosowanie

z klientami

z mediami

i korzyści

i sankcje 22

(23)

Równoważność

w sytuacjach, gdy firma olympus zatrudnia specjalistów w dziedzinie ochrony zdrowia w celu wykonania usługi na rzecz lub w imieniu firmy olympus, wynagrodzenie wypłacane przez firmę musi być współmierne do usług wykonanych przez danego specjalistę oraz musi odzwierciedlać uczciwie wycenioną wartość rynkową usługi.

Dokumentacja

w przypadku współpracy pomiędzy firmą olympus a specjalistami w dziedzinie ochrony zdrowia, wszystkie usługi wykonane przez tego specjalistę na rzecz lub w imieniu firmy olympus muszą być wykonywane na podstawie umowy, określającej między innymi, cel współpracy, usługi do wykonania, metodę zwrotu kosztów, jak również wynagrodzenie, które ma zostać wypłacone przez firmę olympus. działania przewidziane w umowie muszą być potwierdzone i udokumentowane za pomocą sprawozdań z wykonania tych czynności. odpowiednia dokumentacja, jak umowa, związane z nią sprawozdania, faktury itp. musi być przechowywana przez firmę olympus na dowód potrzeby wykonania i rzeczywistego wykonania usług, jak również zasadności wypłaconego wynagrodzenia.

2/2

praca w organizacJacH słUżby zdrowia i seKtora pUblicznego

>

Wstęp Zastosowanie

z klientami

z mediami

i korzyści

i sankcje 23

(24)

Naszych dostawców i dystrybutorów dobieramy tylko na podstawie

obiektywnych kryteriów. Oczekujemy też, że będą oni przestrzegali zasad swobodnej i uczciwej konkurencji, oraz działali zgodnie z 10 Zasadami zawartymi w dokumencie Global Compact.

postrzegamy siebie jako firmę odpowiedzialną za nasze produkty, od wstępnej fazy pro- jektowej poprzez wyszukiwanie źródeł zaopatrzenia w materiały i części aż do bezpiecznej dla środowiska utylizacji zużytych produktów. w związku z tym oczekujemy od naszych dostawców i dystrybutorów, aby przestrzegali zasad swobodnej i uczciwej konkurencji, jak również działali zgodnie z 10 zasadami zawartymi w dokumencie global compact organizacji narodów zjednoczonych dotyczącymi praw człowieka, pracy, środowiska i przepisów antykorupcyjnych. wybieramy dostawców i dystrybutorów tylko na podstawie obiektywnych kryteriów. wymaga to organizacji przetargów na zakupy od dostawców zewnętrznych, jak na przykład usługi reklamowe, tłumaczenia, usługi konsultingowe, lub podobne usługi, zgodnie z wytycznymi wewnętrznymi. powinniśmy zawsze kierować się istotną zasadą, mówiącą, że nigdy nie będziemy świadomie korzystać z usług dostawców, którzy stosują następujące praktyki: sprzedaż niebezpiecznych produktów lub usług, łamanie obowiązujących przepisów prawa, pracę dzieci i/lub pracę niewolniczą, kary cielesne w stosunku do pracowników. obie strony muszą mieć świadomość, iż postępowanie niezgodne z przepisami prawa może skutkować natychmiastowym rozwiązaniem wszelkich umów i kontraktów oraz roszczeniami finansowymi, jeśli postępowanie takie będzie wiązało się z poniesieniem straty przez olympus europa. w przypadku udowodnienia umyślnego złamania przepisów i postanowień niniejszego Kodeksu należy zerwać wszelkie stosunki z partnerem winnym takiego stanu rzeczy.

w wielu obszarach działalności olympus europa podlega lokalnym przepisom prawa.

nasza komunikacja z przedstawicielami władz lokalnych jest otwarta i szczera, przy jednoczesnym upewnianiu się, iż interes prawny olympus europa jest należycie chroniony.

w przypadku otrzymania od urzędu krajowego lub lokalnego prośby, która wymaga odpowiedzi przekraczającej podanie odpowiedzi rutynowej, należy skorzystać z pomocy prawnika. oferowanie nielegalnych korzyści lokalnym władzom lub dotacje na rzecz partii politycznych są zawsze surowo wzbronione.

KontaKty z dostawcami,

dystrybUtorami i władzami loKalnymi

>

Wstęp Zastosowanie

z klientami

z mediami

i korzyści

i sankcje 24