Załącznik Nr 3
do Zarządzenia Dyrektora ŚDS Nr 3/2013 z dnia 15 lutego 2013r.
Instrukcja
w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt Środowiskowego Domu Samopomocy we Włocławku
Spis treści:
Rozdział I Przedmiot i zakres instrukcji...3
Rozdział II Przyjmowanie i przechowywanie akt... 4
Rozdział III Udostępnianie akt ...7
Rozdział IV Brakowanie akt ...8
Rozdział V Personal składnicy akt ...9
Rozdział VI Lokal składnicy akt …………... 10.
Rozdział VII Nadzór nad składnicą akt………...11
Rozdział VIII Postępowanie w przypadku utraty akt ……… …12
Rozdział IX Rozwiązanie stosunku pracy w pracownikiem prowadzącym składnicę akt………12
Rozdział X Załączniki ………...12
Rozdział I. Przedmiot i zakres instrukcji
§1. Instrukcja określa organizację i zakres działania składnicy akt oraz zasady i tryb postępowania z dokumentacją spraw ostatecznie załatwionych, powstającą w związku z działalnością Środowiskowego Domu Samopomocy we Włocławku, w odniesieniu do którego w dalszej części instrukcji stosuje się także określenie Dom oraz skrót ŚDS.
§ 2. Przedmiotem regulacji zawartych w instrukcji jest :
1) tryb postępowania z dokumentacją spraw zakończonych, przekazywanych z komórek organizacyjnych ŚDS do składnicy akt,
2) zasady przechowywania, ewidencjonowania i udostępniania dokumentacji w składnicy akt,
3) zasady i tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej (tj. przygotowanie dokumentacji do przekazania na makulaturę lub zniszczenia dokumentacji, której okres przechowywania minął).
§ 3. W Środowiskowym Domu Samopomocy we Włocławku funkcjonuje jedna składnica akt.
§ 4. Pojęcia użyte w Instrukcji oraz ich znaczenie:
1) akta sprawy – całość dokumentacji w danej sprawie zgromadzonej w teczce aktowej ( pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, fotografie, rysunki itp. ) zawierająca dane, informacje, które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu sprawy ;
2) archiwum państwowe – Archiwum Państwowe w Toruniu;
3) dokumentacja niearchiwalna – wszelka dokumentacja o czasowym okresie przechowywania, nie stanowiącą materiałów archiwalnych, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu;
4) jednolity rzeczowy wykaz akt – wykaz haseł rzeczowych akt oznaczonych symbolami kwalifikacyjnymi i kwalifikacją archiwalna akt – służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt;
5) jednostka organizacyjna – Środowiskowy Dom Samopomocy we Włocławku;
6) kategoria archiwalna – oznaczenie wartości archiwalnej dokumentacji- historycznej lub czasowej przy pomocy symboli A, B, Bc, BE;
7) komórka organizacyjna - dział, sekcja, samodzielne stanowisko pracy wyodrębnione w strukturze jednostki organizacyjnej;
8) kwalifikacja archiwalna – zaliczenie dokumentacji do odpowiednich kategorii archiwalnych;
9) materiały archiwalne – wszelkiego rodzaju dokumentacja będąca źródłem informacji o wartości historycznej;
10) składnica akt – komórka organizacyjna powołana do gromadzenia, przechowywania, zabezpieczenia, ewidencjonowania, i udostępniania dokumentacji spraw ostatecznie zakończonych, a także brakowania dokumentacji niearchiwalnej (akt kategorii B) po upływie okresu ich przechowania;
11) teczka aktowa ( spraw) – teczka wiązana, skoroszyt, segregator itp. służące do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną jednolitym rzeczowym wykazem akt.
§ 5. Dokumentacja powstała w toku działalności jednostki organizacyjnej stanowi w całości dokumentację niearchiwalną, posiadającą jedynie czasowe znaczenie praktyczne, która jest przechowywana przez okres ustalony w jednolitym rzeczowym wykazie akt, a po utracie znaczenia praktycznego jest przekazywana na makulaturę.
§ 6. Dokumentacja, zgromadzona w składnicy akt, poddawana jest – w ramach profilaktyki – okresowemu przeglądowi w celu jej odkurzenia oraz wymiany zużytych i zniszczonych teczek czy pudeł na nowe.
§ 7. Do podstawowych zadań składnicy akt należy:
1) współpraca z komórkami organizacyjnymi ŚDS w zakresie sprawowania odpowiedniej pieczy nad dokumentacją oraz właściwego i terminowego przygotowania dokumentacji do przekazania do składnicy akt;
2) przejmowanie dokumentacji z poszczególnych komórek organizacyjnych Domu;
3) przechowywanie i zabezpieczenie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji;
4) udostępnianie dokumentacji osobom upoważnionym;
5) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej przechowywanej w składnicy akt, udział w komisyjnym jej brakowaniu,
f) przekazywanie wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej – po uprzednim uzyskaniu zgody Archiwum Państwowego w Toruniu – do zniszczenia.
Rozdział II. Przyjmowanie i przechowywanie akt
§ 8. 1. Komórki organizacyjne ŚDS we Włocławku przekazują do składnicy akt, akta w stanie uporządkowanym, kompletnymi rocznikami. Dokumentacja przekazywana do składnicy akt musi być zakwalifikowana do właściwych kategorii archiwalnych.
2. Komórki organizacyjne przekazują dokumentację do składnicy akt według ustalonego terminarza.
Terminarz sporządzany jest na początku roku kalendarzowego w którym ma odbywać się przekazywanie dokumentacji z komórek organizacyjnych do składnicy akt. Określa się w nim terminy przekazania dokumentacji, akt spraw ostatecznie załatwionych po upływie 2 lat ich przechowywania w danej komórce organizacyjnej licząc od 1 stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy. Termin archiwizacji ustalony w harmonogramie winien być realny do realizacji, zróżnicowany w stosunku do ilości zbiorów
3. Dyrektor na wniosek pracownika komórki organizacyjnej może wyrazić zgodę na przekazywanie dokumentacji papierowej w innym terminie niż określony w harmonogramie.
4. Dokumentacja spraw zakończonych niezbędna do bieżącej pracy może pozostawać w komórce organizacyjnej wyłącznie na zasadzie jej wypożyczenia ze składnicy akt.
5. Przyjęcie dokumentacji przez składnicę akt oznacza uznanie tej dokumentacji za dokumentację składnicy akt.
§ 9. Uporządkowanie dokumentacji polega na:
1) w odniesieniu do dokumentacji niearchiwalnej o okresie przechowywania dłuższym niż 10 lat :
a) ułożeniu dokumentacji wewnątrz teczek w kolejności spisu spraw, począwszy od numeru 1 na górze teczki, a w obrębie spraw chronologicznie,
b) wyłączeniu zbędnych identycznych kopii tych samych przesyłek lub pism, c) odłożeniu do teczek aktowych spisów spraw,
d) usunięciu z dokumentacji części metalowych i plastikowych,
e) umieszczeniu dokumentacji w wiązanych teczkach aktowych (w przypadku akt osobowych dopuszcza się koperty) o grubości nie przekraczającej 5 cm, a tych w razie potrzeby w pudłach, przy czym jeżeli grubość teczki przekracza 5 cm należy teczkę podzielić na tomy, chyba że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych,
f) opisaniu teczek aktowych na ich zewnętrznej okładce,
g) ułożeniu teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt.
2) W odniesieniu do pozostałej dokumentacji niearchiwalnej : a) odłożeniu do teczek aktowych spisów spraw,
b) umieszczeniu dokumentacji w wiązanych teczkach aktowych o grubości nie przekraczającej 5 cm, a tych w razie potrzeby w pudłach, przy czym jeżeli grubość teczki przekracza 5 cm należy teczkę podzielić na tomy, chyba że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych,
c) opisaniu teczek aktowych na ich zewnętrznej okładce,
d) ułożeniu teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt,
e) wyłączeniu zbędnych identycznych kopii tych samych przesyłek lub pism, f) usunięciu z dokumentacji części metalowych i plastikowych.
§ 10.1. Przekazywanie dokumentacji następuje na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego akt, sporządzonego w trzech egzemplarzach. Akta należy ujmować w spisie według kolejności haseł klasyfikacyjnych zawartych w jednolitym rzeczowym wykazie akt. Wzór spisu zdawczo odbiorczego stanowi załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji.
2. Jeden egzemplarz spisu otrzymuje komórka przekazująca akta jako pokwitowanie przyjęcia akt przez składnicę akt.
§ 11. 1. Koperty lub teczki z aktami osobowymi powinny zostać przed przekazaniem do składnicy akt opisane przez naniesienie na wierzchnią stronę okładki ( koperty):
1) nazwy jednostki i komórki organizacyjnej – na środku strony;
2) znaku akt – w lewym rogu poniżej nazwy jednostki;
3) kategorii archiwalnej – w prawym górnym rogu poniżej nazwy jednostki;
4) tytułu akt - na środku okładki;
5) nazwiska i imienia pracownika – na środku, poniżej tytułu
6) imienia ojca, daty urodzenia, wykształcenia, zawodu i ostatniego stanowiska – na środku, poniżej nazwiska i imienia;
7) dat skrajnych zatrudnienia – poniżej na środku;
8) numeru, pod którym teczka/ koperta z aktami osobowymi figuruje w ewidencji archiwalnej – w lewym dolnym rogu.
2. Przekazywanie akt osobowych pracowników zwolnionych z pracy w ŚDS do składnicy akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego akt osobowych (załącznik nr 2) sporządzonego w trzech egzemplarzach. Spisy sporządza się odrębnie dla każdego roku zwolnienia pracowników. Akta osobowe w spisie ujmowane są w kolejności alfabetycznej nazwisk pracowników.
Wzór spisu zdawczo -odbiorczego akt osobowych stanowi załącznik nr 2 do instrukcji.
§ 12. 1. Dokumentacja techniczna, czyli plany, projekty, rysunki techniczne, kosztorysy, harmonogramy robót, opisy technologiczne i techniczne zarówno obiektów architektonicznych, jak i urządzeń mechanicznych, przekazywana jest do składnicy akt na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego dokumentacji technicznej (załącznik nr 8) sporządzonego w trzech egzemplarzach. Układ dokumentacji w spisie powinien uwzględniać podział na obiekty ( urządzenia, procesy) a w ich obrębie na stadia i branże.
2. W przypadku pojawienia się innych rodzajów dokumentacji (fotografie, filmy, mapy itp. należy opracować instrukcje postępowania z tego typu dokumentacją i uzgodnić ją z Archiwum Państwowym w Toruniu.
§13. Pracownik odpowiedzialny za prowadzenie składnicy akt może odmówić przyjęcia akt następujących przypadkach :
1) ujawnienia błędów lub niedoskonałości w spisie zdawczo-odbiorczym;
2) stwierdzenia, że przekazywane akta nie zostały uporządkowane zgodnie z przepisami.
§ 14. O przyczynach odmowy przyjęcia akt pracownik prowadzący składnicę akt zawiadamia bezpośredniego przełożonego.
§ 15. Ewidencję składnicy akt stanowią:
1) spisy zdawczo-odbiorcze akt, z których jeden egzemplarz układa się wg kolejności wpływu, a drugi wpina do teczek prowadzonych dla poszczególnych komórek organizacyjnych. Trzeci egzemplarz pozostawia się w komórce organizacyjnej (wzór - załącznik nr 1, 2 , 8);
2) wykaz spisów zdawczo – odbiorczych, w którym rejestruje się poszczególne spisy zdawczo-odbiorcze w kolejności ich wpływu i nadania kolejnego numeru (wzór - załącznik nr 3);
3) karty udostępnienia akt na miejscu, wypożyczenia poza lokal składnicy akt, wykonania kserokopii (wzór - załącznik nr 4)
4) protokóły oceny dokumentacji niearchiwalnej (wzór - załącznik nr 6)
5) spisy dokumentacji niearchiwalnej przekazywanej na makulaturę lub zniszczenie (wzór-załącznik nr 7).
§ 16. Składnica akt oznacza przejęte akta swoją sygnaturą składającą się z numeru spisu zdawczo-odbiorczego łamanego przez numer pozycji w danym spisie. Sygnaturę oznacza się na teczkach w lewym dolnym rogu.
§ 17. Upływ roku kalendarzowego nie powoduje zmiany numeracji w wykazie spisów zdawczo- odbiorczych.
§18. Dla każdej pozycji przekazanego spisu zdawczo-odbiorczego przyporządkowuje się informację o aktualnym miejscu przechowywania przejętej dokumentacji do składnicy akt.
Rozdział III. Udostępnianie akt
§ 19. Składnica akt udostępnia akta kat. B dla celów służbowych, dla celów naukowo-badawczych, na żądanie organów kontrolnych, organów ścigania i wymiaru sprawiedliwości oraz innych, wobec których występuje obowiązek dostarczenia akt na żądanie, obywatelom i jednostkom organizacyjnym.
§ 20. Poszukiwania dokumentacji w składnicy akt przeprowadza wyłącznie osoba odpowiedzialna za prowadzenie składnicy akt.
§21. Wypożyczenie pojedynczych pism z teczek jest niedozwolone. Dokumentacja może być udostępniona poprzez wykonanie kserokopii wskazanych dokumentów.
§ 22.1. Udostępnianie akt dla celów służbowych odbywa się na podstawie karty udostępniania akt wypełnionej przez kierownika komórki organizacyjnej lub pracownika na samodzielnym stanowisku pracy.
Karty udostępniania akt należy numerować kolejno w obrębie każdego roku kalendarzowego i przechowywać przez okres pięciu lat od chwili zwrotu wypożyczonych akt .Wzór karty udostępnienia akt stanowi załącznik nr 4 (strona 1).
2. Korzystanie z dokumentacji na miejscu w składnicy akt odbywa się pod nadzorem osoby odpowiedzialnej za składnicę akt. W miejsce wyjętych akt wkłada się zakładkę, na której należy wpisać datę udostępniania akt.
§23. Korzystający z zasobu składnicy akt ponoszą pełną odpowiedzialność za całość udostępnionych akt i ich zwrot w wyznaczonym terminie.
§ 24. Odbiór udostępnionych akt potwierdza pracownik odpowiedzialny za składnicę akt na karcie udostępniania (strona 2) w obecności osoby zwracającej akta . Wzór dokumentu potwierdzającego zwrot udostępnionych wcześniej akt stanowi załacznik nr 5 .
W uzasadnionych przypadkach za zgodą Dyrektora jednostki organizacyjnej akta mogą być wypożyczone poza lokal składnicy akt.
§ 25. Pracownik składnicy akt sprawdza stan udostępnianej dokumentacji przed jej udostępnieniem oraz po jej zwrocie.
§ 27. W razie stwierdzenia braków lub uszkodzeń zwróconych akt prowadzący składnicę akt sporządza protokół, który podpisuje wypożyczający i jego bezpośredni zwierzchnik. Protokół sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden załącza się w miejsce zgubionych akt, a drugi przechowuje w specjalnej teczce. Trzeci egzemplarz przekazuje się Dyrektorowi ŚDS w celu wszczęcia postępowania wyjaśniającego. Wzór protokołu o braku/uszkodzeniu udostępnionych akt stanowi załącznik nr 9 do niniejszej instrukcji.
§ 28. Udostępnianie dokumentacji w innych celach niż służbowe wymaga zgody Dyrektora ŚDS lub osoby przez niego upoważnionej.
Rozdział IV. Brakowanie akt
§ 29. Raz w roku pracownik składnicy akt dokonuje przeglądu spisów zdawczo-odbiorczych akt pod względem przekazania na makulaturę akt, których termin przechowywania już minął i akta utraciły znaczenie praktyczne dla jednostki organizacyjnej.
§ 30. Wydzielanie akt odbywa się komisyjnie. W skład komisji wchodzi kierownik komórki, której akta są brakowane lub pracownik na samodzielnym stanowisku oraz pracownik składnicy akt.
Z czynności brakowania akt sporządza się protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej.
Protokół i spis dokumentacji niearchiwalnej, w dwóch egzemplarzach, sporządza i podpisuje komisja dokonująca oceny i wydzielenia dokumentacji.
§ 31. 1. Wnioski o wyrażenie zgody jednorazowej na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, Dyrektor ŚDS j składa Dyrektorowi Archiwum Państwowego w Toruniu.
2. Do wniosku o zgodę na brakowanie dołącza się:
1) protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej;
2) spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie.
3. Do czasu otrzymania zgody na zniszczenie, dokumentację przeznaczoną do brakowania należy wydzieloną przechowywać w kolejności zewidencjonowania jej w spisie.
§ 32. W przypadku trudności w ocenie wartości brakowanej dokumentacji niearchiwalnej jednostka organizacyjna może zwrócić się do archiwum państwowego o przeprowadzenie ekspertyzy archiwalnej dokumentacji.
§ 33. Po uzyskaniu zgody, pracownik składnicy akt nadzoruje przekazanie dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia i na podstawie spisu wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej umieszcza adnotację o jej zniszczeniu w odpowiedniej rubryce spisu zdawczo-odbiorczego akt.
§ 34. Dokumenty brakowania, wraz ze stosownymi zgodami archiwum państwowego oraz z dowodami przekazania nieprzydatnej dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę bądź protokołami jej zniszczenia przechowuje się w składnicy akt.
Rozdział V. Personel składnicy akt
§ 35. Za całokształt działania składnicy akt odpowiedzialny jest pracownik wyznaczony do jej prowadzenia. Pracownik ten powinien znać strukturę organizacyjną własnej jednostki, instrukcję kancelaryjną oraz jednolity rzeczowy wykaz akt.
§ 36. Pracownik składnicy akt odpowiedzialny jest za zachowanie tajemnicy państwowej i służbowej.
§ 37. 1. Pracownik składnicy akt sporządza sprawozdanie roczne z działalności składnicy i stanu dokumentacji w terminie do końca marca roku następnego po roku sprawozdawczym.
2. W sprawozdaniu zamieszcza się co najmniej następujące informacje:
1) imię, nazwisko, stanowisko służbowe pracownika składnicy;
2) opis lokalu składnicy;
3) ilość dokumentacji przejętej z poszczególnych komórek organizacyjnych;
4) ilość dokumentacji udostępnionej lub wypożyczonej oraz liczbę osób korzystających;
5) ilość wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej.
Rozdział VI. Lokal składnicy akt
§ 38. Środowiskowy Dom Samopomocy we Włocławku posiada jedną składnicę akt.
§ 39. Lokal składnicy akt stanowi pomieszczenie służące do przechowywania przekazywanych przez komórki organizacyjne akt.
§ 40 . Składnica akt winna być zlokalizowana możliwie na niskich kondygnacjach i należycie zabezpieczona przed włamaniem i pożarem. Jeżeli warunki lokalowe wymuszają lokalizację składnicy na wyższych kondygnacjach to musi być zabezpieczona odpowiednia wytrzymałość stropów, uwzględniająca nacisk obciążonych regałów na 1 metr kwadratowy powierzchni.
§ 41. Pomieszczenie składnicy akt powinno być:
1) suche, z możliwością przewietrzenia, ogrzewane, widne (oświetlenie elektryczne - jarzeniowe) ; 2) zabezpieczone przed bezpośrednim działaniem promieni słonecznych (żaluzje lub rolety w oknach );
3) przestronne z rezerwą wolnego miejsca na coroczne dopływy akt z komórek organizacyjnych;
4) wyposażone w sprzęt do mierzenia temperatury i wilgotności powietrza. Temperatura powinna mieścić się w granicach 14 – 18 stopni C, wilgotność 35 – 50 %;
5) zabezpieczone przed pożarem i wyposażone w sprzęt przeciwpożarowy (koce gaśnicze, gaśnica, worki ewakuacyjne), w ilości ustalonej z jednostką straży pożarnej;
6) zabezpieczone przed włamaniem oraz dostępem osób postronnych ( posiadać mocne drzwi zaopatrzone co najmniej w 2 zamki, okratowane okna na niższych kondygnacjach),
§ 42. Składnica akt wyposażona jest w regały metalowe z metalowymi półkami dostosowane do wymiarów dokumentacji. Regały ustawia się rzędami, umożliwiając łatwy dostęp do akt.
Regały należy ponumerować cyframi rzymskimi natomiast półki cyframi arabskimi.
Regały powinny być ustawione wzdłuż ścian prostopadle do otworów okiennych oraz środkiem parami zwrócone szczytami do ściany okiennej. Odstępy między regałami powinny wynosić, co najmniej 80 cm.
Pierwszą od dołu półkę regału umieszcza się, co najmniej 12 cm. nad podłogą. Odległość między ustawioną na ostatniej górnej półce dokumentacją a sufitem powinna wynosić, co najmniej 15 cm.
Wymaga tego konieczność przepływu powietrza.
§ 43. W pomieszczeniach magazynowych składnicy akt:
1) nie mogą się znajdować przedmioty i urządzenia inne niż bezpośrednio związane z przechowywaniem i zabezpieczaniem dokumentacji;
2) nie wolno stosować farb i lakierów zawierających formaldehyd, ksylen i toluen;
3) nie mogą się znajdować rury i przewody wodociągowe, kanalizacyjne, gazowe, chyba że sposób ich zabezpieczenia nie zagraża przechowywanej dokumentacji;
4) jako źródeł światła sztucznego należy używać świetlówek,
5) należy regularnie sprzątać, tak by chronić dokumentację przed kurzem, infekcją grzybów pleśniowych oraz zniszczeniami powodowanymi przez owady i gryzonie.
§44. Instalacja elektryczna w lokalu składnicy akt powinna mieścić się w odpowiednio zabezpieczonych przewodach i posiadać właściwą osłonę punktów oświetleniowych umieszczonych
§ 45. Przechowywanie w składnicy akt materiałów łatwopalnych jest zabronione.
§ 46. Składnica akt powinna być systematycznie wietrzona.
§ 47. Pomieszczenie biurowe składnicy powinno spełniać warunki umożliwiające pracownikowi składnicy akt wykonywanie obowiązków oraz zapewniać możliwość korzystania z dokumentacji osobom upoważnionym.
§ 48. Po zakończeniu pracy pomieszczenia powinny być zamykane.
§ 49. W przypadku stwierdzenia cech naruszenia, archiwista niezwłocznie powiadamia o tym bezpośredniego przełożonego, który zobowiązany jest wszcząć postępowanie wyjaśniające.
§ 50. Lokal składnicy akt powinien być całkowicie zabezpieczony przed czynnikami szkodliwie wpływającymi na stan przechowywanej dokumentacji jak i na stan zdrowia pracowników składnicy.
§ 51. Prawo wstępu do magazynów posiada Dyrektor jednostki organizacyjnej, pracownik składnicy akt, jego bezpośredni przełożony oraz przedstawiciele organów uprawnionych do kontroli, po okazaniu stosownego upoważnienia.
Rozdział VII. Nadzór nad składnicą akt.
§ 52. 1. Prawo do kontroli składnicy akt mają osoby legitymujące się upoważnieniem do przeprowadzania kontroli, Dyrektor Domu oraz osoby upoważnione przez Dyrektora.
2. Kontrole wewnętrzne mają na celu skonfrontowanie stanu zawartości składnicy akt z prowadzoną ewidencją i prawidłowości pracy osoby odpowiedzialnej za składnicę akt. Jeżeli z przeprowadzonej kontroli sporządzono protokół podpisuje go przeprowadzający kontrolę, pracownik odpowiedzialny za składnicę akt i Dyrektora Domu
.
Rozdział VIII. Postępowanie w przypadku utraty akt.
§ 53. W przypadku włamania do składnicy akt lub utraty akt Dyrektor Domu zawiadamia odpowiednie organy ścigania.
§ 54. 1. Na polecenie Dyrektora ŚDS lub na wniosek Dyrektora właściwego archiwum państwowego, przeprowadza się kontrolę dokumentacji.
2. Kontrolę przeprowadza komisja składająca się z co najmniej dwóch członków.
3. Kontrolę dokumentacji polega na:
1) porównaniu zapisów w środkach ewidencyjnych ze stanem faktycznym dokumentacji w składnicy akt;
2) stwierdzeniu i wyjaśnieniu różnic między zapisami w środkach ewidencyjnych a stanem faktycznym dokumentacji oraz ustaleniu ewentualnych braków.
4. Z przeprowadzonej kontroli komisja sporządza protokół, który powinien zawierać co najmniej:
1) spis nieodnalezionej dokumentacji i wnioski w tej sprawie;
2) spisy dokumentacji, która nie była ujęta w środkach ewidencyjnych, a była przechowywana w składnicy akt ;
3) podpisy członków komisji.
Rozdział IX Rozwiązanie stosunku pracy w pracownikiem prowadzącym składnicę akt
§ 55.1. Z chwilą rozwiązania stosunku pracy z pracownikiem prowadzącym składnicę akt przekazanie dokumentacji następcy powinno nastąpić protokolarnie.
2. Protokół zdawczo- odbiorczy sporządza się w jednym egzemplarzu, który podpisuje strona przekazująca i przejmująca. Protokół ten przechowuje się w aktach składnicy akt.
Rozdział X. Załączniki
1. Wzór spisu zdawczo-odbiorczego;
2 Wzór spisu zdawczo -odbiorczego akt osobowych;
3. Wzór wykazu spisów zdawczo-odbiorczych;
4.Wzór karty udostępnienia akt na miejscu, wypożyczenia akt poza lokal składnicy akt/wykonania kserokopii;
5. Wzór dokumentu potwierdzającego zwrot udostępnionych wcześniej akt 6. Wzór protokółu oceny dokumentacji niearchiwalnej;
7. Wzór spisu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia;
8. Wzór spisu zdawczo – odbiorczego dokumentacji technicznej;
9. Wzór protokołu o braku- uszkodzeniu udostępnionych akt ;
……… Załącznik Nr 1
Nazwa zakładu pracy i komórki organizacyjnej do Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt ŚDS we Włocławku
Spis zdawczo-odbiorczy akt nr ……..
Lp. Znak teczki Tytuł teczki lub tomu Daty skrajne
od - do
Kat.
akt
Liczba teczek
Miejsce przechowyw
ania akt w składnicy
Data zniszczenia
lub przekazania
... Załącznik Nr 2
Nazwa zakładu pracy i komórki organizacyjnej do Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt ŚDS we Włocławku
Spis zdawczo-odbiorczy akt osobowych pracowników ŚDS nr ……..
Lp. Znak teczki Tytuł teczki lub tomu Daty skrajne
od - do
Kat.
akt
Liczba teczek
Miejsce przechowyw
ania akt w składnicy
Data zniszczenia
lub przekazania
... Załącznik Nr 3 (nazwa zakładu pracy) do Instrukcji w sprawie
organizacji i zakresu działania składnicy akt ŚDS we Włocławku Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych
Lp.
spisu
Data przejęcia akt
Nazwa kom.
przekazującej akta
Liczba
Uwagi
pozycji spisu teczek
……… Załącznik Nr 4
Nazwa zakładu pracy i komórki organizacyjnej do Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt ŚDS we Włocławku (strona 1)
Karta udostępnienia akt nr ...
Data...20...r. Termin zwrotu akt ...
Proszę o udostępnienie akt powstałych w komórce organizacyjnej...
... z roku... o symbolach ...
...
Data i podpis
Zezwalam na udostępnienie wyżej wymienionych akt
...
Data i podpis
……… Załącznik Nr 5
Nazwa zakładu pracy i komórki organizacyjnej do Instrukcji w sprawie
organizacji i zakresu działania składnicy akt ŚDS we Włocławku (strona 2)
Potwierdzam odbiór wymienionych na odwrotnej stronie
akt-teczek...kart...
Data :... Podpis : ...
Adnotacje o zwrocie akt :
...
...
...
...
... ...
Podpis oddającego Data zwrotu akt
...
Podpis odbierającego
……… Załącznik Nr 6
Nazwa zakładu pracy i komórki organizacyjnej do Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt ŚDS we Włocławku
Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej
Komisja w składzie:
Przewodniczący :...
Sekretarz :...
Członek :...
dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej w ilości ...mb. i stwierdziła, że stanowi ona dokumentację niearchiwalną nieprzydatną dla celów praktycznych jednostki organizacyjnej, oraz że upłynęły terminy jej przechowywania określone w jednolitym rzeczowym wykazie akt.
Podpisy komisji:
Przewodniczący :...
Sekretarz :...
Członek :...
Załączniki:
... kart spisu ... pozycji spisu
……… Załącznik Nr 7
Nazwa zakładu pracy i komórki organizacyjnej do Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt ŚDS we Włocławku
Spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie
Lp. Nr i lp. spisu zdawczo- odbiorczego
Symbol z wykazu akt
Tytuł teczki Daty skrajne Liczba
tomów
Uwagi
……… Załącznik Nr 8
Nazwa zakładu pracy i komórki organizacyjnej do Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt ŚDS we Włocławku
Spis zdawczo-odbiorczy akt dokumentacji technicznej nr ……..
Lp. Znak teczki Tytuł teczki lub tomu Daty skrajne
od - do
Kat.
akt
Liczba teczek
Miejsce przechowyw
ania akt w składnicy
Data zniszczenia
lub przekazania
Załącznik Nr 9 do Instrukcji w sprawie organizacji I zakresu działania składnicy akt ŚDS
PROTOKÓŁ O BRAKU – USZKODZENIU - UDOSTĘPNIONYCH AKT
Sporządzony dnia ………. w sprawie: ………..
1) zaginięcia 2) uszkodzenia
3) stwierdzonych braków wypożyczonych akt ze składnicy akt.
Akta o symbolu klasyfikacyjnym ……….. wypożyczone przez ...
………..
(imię i nazwisko, stanowisko służbowe pracownika)
1) zaginęły
2) uległy uszkodzeniu ……….
……….
……….
3) mają niżej wskazane braki, stwierdzone przy odbiorze tych akt
………
………
………
Wyjaśnienie przyczyn zaginięcia akt:
………
………
………
……… ………
(pracownik składnicy akt) (wypożyczający akta)
……… ………..
(kierownik komórki organizacyjnej) (Dyrektor)
