Instrukcja Obsługi iklient

(1)

Instrukcja Obsługi iKlient

goFaster Al. Lotników 1 Warszawa 02-668, biuro@gofaster.pl www.gofaster.pl

(2)

biuro@gofaster.pl, www.gofaster.pl 2 Spis treści:

1 WPROWADZENIE 3

2 INFORMACJE OGÓLNE 4

2.1 WYMAGANIA 4

3 PRACA Z IKLIENTEM 5 3.1 URUCHOMIENIE APLIKACJI 5 3.2 PRACA W MENU GŁÓWNE 6 3.2.1 Strona główna 6 3.2.2 Menu Główne 6 3.2.3 Menu ustawienia 7 3.2.4 Menu Odbiorca 9

3.2.5 Wprowadzanie nowego listu 13 3.2.6 Drukowanie listów przewozowych 21 3.2.7 Menu dokument wydania 22

4 RAPORTY 23

4.1 R^APORTY„LISTY WYDRUKOWANE” 24

4.2 RAPORTY „LISTY NIEWYDRUKOWANE” 24 4.3 RAPORTY „LISTY WYDANE” 25

4.4 RAPORTY „LISTY DO WYDANIA” 25

4.5 W JAKI SPOSÓB UTWORZYĆ „DOKUMENT WYDANIA PACZEK”? 25 4.6 LISTY POBRANIOWE 26

4.7 PACZKI GABARYTOWE 27

5 IKLIENT - IMPORT DANYCH 28

5.1 IMPORT ODBIORCÓW – INFORMACJE OGÓLNE 28 5.2 NOWY IMPORT 29

5.3 WPROWADZENIE NOWEGO SERYJNEGO LISTU PRZEWOZOWEGO W KLIENT 30 5.4 SPECYFIKACJA PLIKU DO IMPORTU DANYCH DO PROGRAMU KLIENT 33

5.4.1 Import danych klientów 34

5.4.2 Import danych listów przewozowych 35

(3)

biuro@gofaster.pl, www.gofaster.pl 3

1 Wprowadzenie

Niniejszy dokument ma na celu dostarczenie niezbędnych informacji umożliwiających prawidłowego i łatwego korzystania z systemu iKlient, drukowania listów przeowozowych droga elektroniczną. W dokumencie zawarte zostały informacje opisujące sposób użytkowania z systemu iKlient.

(4)

2 Informacje ogólne

iKlient jest aplikacją przeznaczoną dla klientów indywidualnych jak i biznesowych.

Podstawowe funkcje iKlient

1. Wprowadzenie listu przewozowego.

2. Wydruk listu przewozowego.

3. Podgląd wprowadzonego listu.

4. Sporządzenie dokumentu wydania dla kuriera (Dokument Wydania Paczek).

5. Wydruk dokumentu wydania.

6. Podgląd dokumentu wydania.

7. Przeglądanie raportów.

2.1 Wymagania

iKlient jest przeznaczony do pracy we wszystkich przeglądarkach internetowych m.in.:

Internet Explorer (minimum wersja 6.0); Opera(minimum wersja 9.0); Firefox (minimum wersja 2.0). Zalecana przeglądarka to Internet Explorer.

Podstawą korzystania z aplikacji jest dostęp do Internetu. Szybkość działania programu iKlient zależy od szybkości łączy internetowych klienta. Do wydruku dokumentów niezbędny jest program Acrobat Reader (minimum wersja 6.0), którego darmową wersję można pobrać ze strony WWW firmy Adobe® dostępnego dla wielu platform bez opłat licencyjnych. Aby pobrać program należy wejść na stronę :

www.adobe.com/products/acrobat/readstep2.html

(5)

3 Praca z iKlientem

3.1 Uruchomienie aplikacji

Aby zalogować się do systemu należy uruchomić przeglądarkę internetową, wejść na stronę https://ikurier.com.pl/

Rys. 1. Strona główna

a następnie zalogować się do aplikacji, aby móc wydrukować list przewozowy, gdzie loginem jest numer klienta a hasło klient otrzymuje od pracownika Firmy udostępniającej aplikację klientowi.

(6)

3.2 Praca w menu główne

3.2.1 Strona główna

Poniższy rysunek przedstawia ekran, który wyświetla się po zalogowaniu użytkownika do iKlienta.

Rys. 2. Ekran strony główny aplikacji

gdzie:

1. Menu główne.

2. Informacje dotyczące użytkownika, opcja wylogowania, czas do wygaśnięcia sesji.

3. Opcja wprowadzenia nowego listu przewozowego.

4. Aktualności

3.2.2 Menu Główne

W menu głównym znajdują się opcje, które pozwalają użytkownikowi na przejście do:

1 2 3

4

(7)

• Strony głównej

• Listu przewozowego wprowadzenia nowego listu wyszukania listu

Import listów

• Odbiorców

dodawanie nowego odbiorcy (opcja „Dodaj” w menu) wyszukiwania odbiorcy

importu odbiorców

• Dokumentów wydania

wprowadzenia nowego dokumentu wydania wyszukania dokumentu

• Raportów

listy wydrukowane listy niewydrukowane listy wydane

listy do wydania listy pobraniowe paczki gabarytowe raport nadań klienta

• Ustawień

szablon listu przewozowego format listu

zmiana hasła

3.2.3 Menu ustawienia

W menu ustawienia znajdują się opcje, które pozwalają użytkownikowi na zarządzanie własnym profilem.

(8)

biuro@gofaster.pl, www.gofaster.pl 8 Szablon listu przewozowego

Przed rozpoczęciem wprowadzania listów przewozowych zalecane jest zdefiniowanie szablonu listu przewozowego. W szablonie listu przewozowego powinny być zdefiniowane najczęściej

pojawiające się, powtarzające się usługi, wartości, dane, opisy itp. Dzięki temu użytkownik nie będzie musiał za każdym razem, podczas wprowadzania kolejnego listu, wybierać „ręczenie” wszystkich danych, które powinny znaleźć się na liście przewozowym.

Najczęściej ustawianymi polami w szablonie są:

• Pole wyboru nadawcy

• Pole wyboru osoby kontaktowej (po stronie nadawcy)

• Kwota Ubezpieczenia

• Opis Zawartości

• Usługi

• Nazwisko nadawcy

Jak zdefiniować szablon listu przewozowego?

Wybieramy menu Ustawienia, następnie Szablon listu przewozowego, definiujemy odpowiednie dane, zapisujemy szablon klikając na (w górnym lewym rogu).

Szablon listu przewozowego może być edytowany. Po wprowadzeniu zmian, szablon musi być zapisany.

(9)

biuro@gofaster.pl, www.gofaster.pl 9 Format listu

W menu Format listu użytkownik ustawia rodzaj drukarki (termiczna lub laserowa) na której będą drukowane listy przewozowego.

Zmiana hasła

Menu Zmiana hasła pozwala użytkownikowi na zmianę dotychczasowego hasła.

3.2.4 Menu Odbiorca

Nowego odbiorcę użytkownik może wprowadzić:

• korzystając z menu Odbiorca, opcja Dodaj

• wywołując okno Wprowadzenie nowego odbiorcy w oknie listu przewozowego za pomocą

przycisku. Pojawi się okno – formularz, w wyświetlone pola należy wprowadzić wszystkie niezbędne dane. Pola obowiązkowe do uzupełnienia mają kolor zielony.

(10)

biuro@gofaster.pl, www.gofaster.pl 10 Pomiędzy oknami formularza możemy przechodzić korzystając z myszy lub przycisku [TAB]. Gdy zaznaczone jest pole opcji Firma można edytować pole Nazwa klienta, natomiast pola Imię i Nazwisko są zablokowane do edycji. Gdy zaznaczone jest pole opcji Osoba prywatna można

edytować pola Imię i Nazwisko, natomiast pole Firma jest zablokowane do edycji. Kod pocztowy musi być wprowadzony w formacie dd-‐ddd (np.: 16-‐400). Jeżeli do danego kodu pocztowego przypisanych jest kilka miejscowości, po przejściu do pola Miejscowość otworzy się lista z której będziemy mogli wybrać żądaną miejscowość.

(11)

biuro@gofaster.pl, www.gofaster.pl 11 Dane można zatwierdzić naciskając przycisk lub zrezygnować naciskając przycisk

Podczas wprowadzania danych nowego odbiorcy mogą wystąpić błędy. Aplikacja iKlient informuje użytkownika o błędnie wypełnionych polach w chwili kiedy będzie próbował zapisać niekompletne lub błędnie wprowadzone informacje. Komunikaty mogą dotyczyć następujących pozycji dostępnych w formularzu Wprowadzania nowego klienta

• w przypadku osoby prywatnej polami wymaganymi są: nazwisko, kod pocztowy (zgodny z mapą kodową), miasto, ulica, nr domu

• w przypadku firmy polami wymaganymi są: nazwa klienta, kod pocztowy (zgodny z mapą kodową), miasto, ulica, nr domu

Komunikaty błędów będą pojawiały się w górnej części formularza. Pola, które nie zostały uzupełnione lub w których znalazły się błędne dane zostaną podświetlone kolorem różowym.

Istnieje możliwość usuwania bądź edytowania danych zapisanego w bazie odbiorcy. W tym celu należy wejść w menu Odbiorcy -‐> Wyszukaj odbiorcę. Po prawej stronie wyświetlonego okna będą znajdować się przyciski Usuń i Edytuj

(12)

biuro@gofaster.pl, www.gofaster.pl 12 Wprowadzenie istniejącego już odbiorcy.

Aby wprowadzić do listu przewozowego dane istniejącego już w bazie Odbiorcy, należy nacisnąć przycisk . Po wykonaniu opisanej powyżej operacji otworzy się okno,

gdzie:

1 – opcje filtrowania wyświetlanych w oknie danych 2 – pola do wprowadzania kryteriów wyszukiwania Wyszukiwanie odbiorcy następuje w oparciu o kryteria:

• Nr klienta

• Nr Ext – numer wewnętrzny klienta w aplikacji iKlient

• Nazwa klienta

• Miasto

• Kod pocztowy

• Ulica

• NIP

Lista odbiorców jest domyślnie pofiltrowana alfabetycznie po nazwie klienta.

Aby wybrać odbiorcę z listy należy za pomocą myszy kliknąć na nazwę klienta, wówczas dane odbiorcy zostaną wprowadzone na list przewozowy. Jeżeli chcemy w szybki sposób znaleźć na liście odbiorców żądanego kontrahenta powinniśmy skorzystać z odpowiednich kryteriów do wyszukiwania danych, wprowadzając je w odpowiednie pola. Jeżeli wyszukując dane odbiorcy będziemy posługiwać się nazwą klienta możemy wprowadzić nazwę lub jej część, jeśli nie znamy pełnej nazwy klienta,

1

2

(13)

biuro@gofaster.pl, www.gofaster.pl 13 umieszczając na początku znak % , następnie wyszukujemy odbiorcę klikając na przycisk Wybierz lub naciskając Enter.

Można również skorzystać z wyszukiwarki odbiorcy na liście przewozowym. Po wprowadzeniu trzech pierwszych liter w polu nazwa klienta wyświetli się lista podpowiadanych wyników wyszukiwania.

Możemy również wprowadzić adres do sekcji odbiorca klikając na odpowiednią nazwę klienta w zakładce Odbiorcy ‐>Wyszukaj odbiorcę.

3.2.5 Wprowadzanie nowego listu

Podstawową funkcją aplikacji jest możliwość wprowadzania nowych listów przewozowych,

przeglądanie listów wcześniej wprowadzonych oraz pełna kontrola i zarządzanie danymi dotyczącymi przesyłek.

Aby wprowadzić nowy list przewozowy należy wybrać z Menu głównego opcję List przewozowy i zaznaczyć Wprowadź nowy list przewozowy, inny sposób to wybranie w oknie

głównym aplikacji opcji Wprowadź nowy list przewozowy lub naciśnięcie Przejdź.

Wprowadź nowy list przewozowy (po uprzednio zdefiniowanym Szablonie listu przewozowego)

(14)

biuro@gofaster.pl, www.gofaster.pl 14 Kolejność wprowadzanych danych jest dowolna, ważne jest jednak aby wszystkie wymagane pola (oznaczone kolorem zielonym) były wypełnione.

Aby zatwierdzić (zapisać) list przewozowy należy wprowadzić następujące dane:

• Nadawca

• Odbiorca

• Rodzaj usługi

• Liczba paczek wprowadzona odpowiednio wg wagi

• Potwierdzenie nadania

• Numer kuriera

Jeżeli powyższe pola nie zostaną poprawnie uzupełnione, nad listem przewozowym pojawi się spis błędów , które należy poprawić. Pola wymagane zaznaczone będą kolorem różowym.

(15)

biuro@gofaster.pl, www.gofaster.pl 15 Nadawca

Dane nadawcy są uzupełniane automatycznie (jeśli zostały zdefiniowane w Szablonie listu przewozowego)

gdzie:

-‐Nr ext – numer wewnętrzny klienta,

-‐ Nazwa klienta – pełna nazwa klienta (firma lub osoba prywatna),

-‐ Ulica, dom, lokal, kod pocztowy, miasto – dane adresowe dotyczące siedziby klienta, -‐ NIP – Numer Identyfikacji Podatkowej klienta,

-‐ Telefon kontaktowy (komórkowy w formacie 9-‐cio cyfrowym lub stacjonarny), -‐ Osoba kontaktowa – imię i nazwisko klienta,

-‐ Nazwa e‐mail – adres mailowy klienta.

Odbiorca

W oknie „Odbiorca” zawarte są takie same pola jak w oknie „Nadawca”. Szczegółowe informacje dotyczące Odbiorcy oraz sposobu wprowadzania danych na liście przewozowym zostały opisane w punkcie „Menu Odbiorcy” niniejszej instrukcji.

(16)

biuro@gofaster.pl, www.gofaster.pl 16 Płatnik

Tabela wag i ilości podpaczek

Do funkcjonalności, która jest niezbędna do prawidłowego wprowadzenia i zatwierdzenia listu przewozowego jest okno Tabela wag i ilości podpaczek.

Pola w oknie Tabela wag i ilości podpaczek należy uzupełnić zgodnie ze stanem faktycznym za pomocą klawiatury numerycznej po uprzednim kliknięciu lewym klawiszem myszki w wybranym przedziale wagowym, a następnie wpisać ilość podpaczek. Pola Łączna ilość i Łączna waga uzupełniane są automatycznie przez aplikację.

Jeżeli paczki lub palety wymagają podania wymiarów gabarytowych lub dłużycowych, dane należy wprowadzić w specjalnie do tego przygotowanym oknie, w tym celu należy kliknąć przycisk

-‐ pozwoli to na dodanie szczegółów wprowadzanym podpaczkom.

Szczegółowe informacje dotyczące klasyfikacji podpaczek w zależności od wymiarów znajdują się

(17)

biuro@gofaster.pl, www.gofaster.pl 17 na stronie 2 cennika krajowego. Aby wprowadzić kolejną podpaczkę w oknie Podpaczek w kolumnie Aktywny należy z listy rozwijalnej wybrać odpowiedni typ podpaczki taki jak :

-‐ koperta, -‐ paczka, -‐ paleta,

a następnie uzupełnić pola waga oraz wprowadzić wymiary, ewentualnie zaznaczyć opcję kształt (jeśli wymiary podpaczki przekraczają wymiary paczki standardowej) Waga gabarytowa obliczana jest automatycznie przez aplikację. Typ podpaczki jest automatycznie zmieniany przez system w zależności od wagi podpaczki lub jej wymiarów. Aplikacja dokonuje również automatycznego podsumowania kolumn Waga i Waga rzeczywista Aby powrócić do okna Listu przewozowego należy kliknąć przycisk . Jeżeli w oknie podpaczek pojawią się błędy zostaną one wyświetlone nad tabelką, a pola do poprawienia zaznaczą będą kolorem różowym.

Usługi

W oknie tym zaznaczamy usługi które mają być zawarte na wprowadzanym liście.

Aby zaznaczyć pole wyboru należy kliknąć lewym klawiszem myszki na wybraną pozycję.

Ubezpieczenie Przy usłudze Ubezpieczenie należy podać kwotę i zawartość paczki.

(18)

biuro@gofaster.pl, www.gofaster.pl 18 W opisie zawartości można wprowadzić maksymalnie 255 znaków.

Pobranie

Zaznaczenie usługi „Pobranie” pozwala na wprowadzenie kwoty pobrania. Forma pobrania domyślnie ustawiana jest przez aplikację jako konto (rys. 29 ), jednocześnie zaznacza się pole

„Ubezpieczenie” (przy zaznaczonym pobraniu jest to usługa wymagana). Podając kwotę pobrania, aplikacja automatycznie podpowiada wysokość ubezpieczenia, która jest równowartością pobrania.

Okno Wartość ubezpieczenia jest edytowalne, ale należy pamiętać, że kwota ubezpieczenia nie może być niższa od kwoty pobrania.

Jeżeli Forma pobrania to konto w oknie Nr konta należy wprowadzić poprawny 26-‐cyfrowy numer zgodny z ze standardami NRB lub IBAN. Aby na stałe zdefiniować numer konta (unikniemy w ten sposób „ręcznego” wprowadzania numeru konta za każdym razem, gdy forma pobrania ustawiona będzie jako konto) należy wybrać przycisk , zostanie wtedy wyświetlona lista dostępnych kont bankowych.

Aby dodać nową pozycję należy kliknąć link Dodaj, w ten sposób otworzone zostanie okno

(19)

biuro@gofaster.pl, www.gofaster.pl 19 gdzie:

Opis – opis, nazwa banku (dowolna) zdefiniowana przez użytkownika, wprowadzenie której pozwoli, w przypadku większej ilości numerów kont, na łatwą identyfikację odpowiedniego numeru konta Konto – numer konta

Po wybraniu opcji Pobranie domyślne konto bankowe pojawia się automatycznie.

Bezpieczna koperta

Usługa Bezpieczna koperta określa czy przesyłka ma być dokonana za pomocą bezpiecznej koperty.

Aby skorzystać z tej opcja należy wprowadzić właściwy numer bezpiecznej koperty.

Inne

MPK – miejsce powstawania kosztów – pole do uzupełnienia na potrzeby klienta

Uwagi

W oknie Uwagi możemy wprowadzić dodatkowe informacje dotyczące listu przewozowego.

Maksymalnie można wprowadzić 300 znaków.

UWAGA! Jeżeli na liście przewozowym uzupełnione będą pola Opis zawartości oraz Uwagi

(20)

biuro@gofaster.pl, www.gofaster.pl 20 Na wydrukowanym liście (czy etykiecie) pojawią się dwa opisy.

Potwierdzenie nadania

Data i godzina nadania na liście przewozowym wypełniana jest automatyczne przez aplikację (równa jest dacie i godzinie bieżącej) i wskazuje datę i godzinę wprowadzenia listu przewozowego.

Data i godzina nadania jest edytowalna, ale należy pamiętać o tym, że musi być aktualna lub w przyszłości. Format daty nadania to YYYY-‐MM-‐DD GG:MM (rok-‐miesiąc-‐dzień godzina-‐minuty)

Nazwisko nadawcy – jeśli nazwisko nadawcy nie zostało zdefiniowane w szablonie listu przewozowego, można wybrać je z listy wciskając przycisk .

(21)

biuro@gofaster.pl, www.gofaster.pl 21 Praca z oknem „Osoba kontaktowa”/ „Nazwisko nadawcy” jest bardzo podobna jak w

przypadku okna odbiorców. Aby wprowadzić nowe nazwisko nadawcy/osoby kontaktowej należy wybrać opcję Dodaj. W oknie wprowadzamy odpowiednie dane (pola obowiązkowe podświetlone są kolorem zielonym).

Zapis i edycja listu przewozowego

Aby zapisać list przewozowy należy wybrać przycisk . Po naciśnięciu przycisku aplikacja wyświetli komunikat

OK – wybranie tej opcji spowoduje zapisanie listu przewozowego po uprzednim zweryfikowaniu przez aplikację poprawności danych, jeżeli pola będą zawierały błędy, nad listem przewozowym wyświetlona zostanie lista z uwagami (rys. 19), które należy poprawić.

Anuluj – powrót do edycji listu przewozowego.

UWAGA! Edycja listu przewozowego możliwa jest do momentu jego wydrukowania.

Przycisk zamyka list przewozowy nie zapisując wprowadzonych danych (wyjście z okna).

3.2.6 Drukowanie listów przewozowych

Kolejnym etapem po zapisaniu wprowadzonego listu jest jego wydruk.

UWAGA!

Wydruk listu jest równoznaczny z nadaniem mu numeru paczki. Po wydrukowaniu listu dalsza edycja nie jest możliwa. Po wydrukowaniu listu istnieje możliwość jego usunięcia ale jedynie do momentu wygenerowania dokumentu wydania.

(22)

biuro@gofaster.pl, www.gofaster.pl 22 Po wybraniu opcji wydrukuj otworzy się nowe okno z gotowym listem przewozowym. Wydruki dostępne są w postaci plików Adobe® AcrobatTM (w formacie PDF).

Wydrukowany list przewozowy należy przekazać kurierowi.

3.2.7 Menu dokument wydania W menu Dokumenty wydania dostępne są opcje:

• Wyszukaj dokument -‐ wyszukiwanie (po numerze dokumentu) i wyświetlanie sporządzonych dokumentów wydania z możliwością usuwania (niepoprawnie wprowadzonych dokumentów) i wydruku dokumentów wydania.

• Wprowadź nowy -‐ możliwość wprowadzenia nowego dokumentu wydania (wszystkie numery listów przewozowych i podpaczek muszą być wprowadzone ręcznie).

UWAGA! Poprawnie sporządzony dokument wydania musi zawierać wszystkie numery podpaczek i numer kuriera. Jeżeli dokument nie będzie kompletny, jego wydruk nie będzie możliwy.

Dokument taki można edytować (uzupełnić brakujące dane) lub usunąć w celu ponownego wygenerowania.

3.2.8

(23)

4 Raporty

W raportach: Listy wydrukowane, Listy niewydrukowane, Listy wydane, Listy do wydania, Listy pobraniowe, Paczki gabarytowe dostępne są odpowiednie pola oraz opcje filtrowania wyświetlanych w raporcie danych

gdzie:

1 – kalendarz

2 – pola do wprowadzania kryteriów wyszukiwania 3 – opcje filtrowania wyświetlanych w oknie danych

Zakres dat w raporcie ustawiony jest domyślnie na dzień bieżący. Zakres dat można zmienić ręcznie poprzez zmianę daty w polach „Data od” i „Data do” lub korzystając z kalendarza otworzy się wówczas kalendarz, z którego wybieramy odpowiednią datę klikając myszą na dany dzień.

Aby wyświetlić dane w raporcie należy wcisnąć Enter lub skorzystać z przycisku Wybierz.

Po kliknięciu na numer dokumentu, który został wyszukany w raporcie aplikacja przenosi nas do okna podglądu dokumentu.

Zaznaczenie opcji „Moje listy” podczas wyszukiwania przesyłek w raportach, pozwala na wyświetlenie listów wprowadzonych tylko w ramach danej jednostki. Opcja ta przydatna jest w przypadku klientów zbiorczych.

W raportach: Listy wydrukowane, Listy niewydrukowane, Listy wydane, Listy do wydania, Listy pobraniowe, Paczki gabarytowe wyświetlane są następując dane:

Lp. (liczba porządkowa), numer przesyłki, data nadania, data doręczenia, skąd (stacja nadająca przesyłkę, zgodnie z kodem pocztowym), dokąd (stacja doręczająca przesyłkę, zgodnie z kodem

(24)

biuro@gofaster.pl, www.gofaster.pl 24 pocztowym), odbiorca (odbiorca przesyłki), wydruk (opcja umożliwiająca ponowny wydruk listów, dokumentów wydania z poziomu raportów). Dodatkowo w raporcie „Lity pobraniowe”

znajduje się kolumna z kwotą pobrania (z listu przewozowego), a w raporcie „Listy wydane”

kolumna z numerem dokumentu wydania.

4.1 Raporty „Listy wydrukowane”

W raporcie „Listy wydrukowane” wyświetlane są wszystkie wydrukowane w danym dniu listy przewozowe (zakres dat w raporcie ustawiony jest domyślnie na dzień bieżący, sposób zmiany daty został opisany w punkcie 4). W oknie raportu „Listy wydrukowane” dostępne są opcje, które pozwalają na ponowny wydruk listów w zależności od ustawionych opcji:

• wydruk wszystkich listów: zaznaczony checkbox w kolumnie między Lp. a numer przesyłki spowoduje zaznaczenie wszystkich listów i nie będzie trzeba klikać pojedynczo, i naciskamy przycisk

„Wydrukuj zaznaczone listy”

• wydruk jednego (kilku) listów: zaznaczony kwadraciki przy listach i naciskamy przycisk „Wydrukuj zaznaczone listy”

4.2 Raporty „Listy niewydrukowane”

W raporcie „Listy niewydrukowane” wyświetlane są wszystkie niewydrukowane w danym dniu listy przewozowe (zakres dat w raporcie ustawiony jest domyślnie na dzień bieżący, sposób zmiany daty został opisany w punkcie 4). Listy niewydrukowane mają charakterystyczną numerację. Numer niewydrukowanego listu składa się z 13 zer. Raport „Listy niewydrukowane” umożliwia nam łatwy i szybki wydruk wszystkich listów wprowadzonych w danym dniu, które nie zostały wdrukowane pojedynczo (nie skorzystaliśmy z opcji bezpośredniego wydruku listu po jego zapisaniu.

W oknie raportu „Listy niewydrukowane” dostępne są takie same opcje wydruku jak w raporcie

„Listy wydrukowane”.

(25)

4.3 Raporty „Listy wydane”

W raporcie „Listy wydane” wyświetlane są wszystkie wydane (załączone do dokumenty wydania) w danym dniu listy przewozowe (zakres dat w raporcie ustawiony jest domyślnie na dzień bieżący, sposób zmiany daty został opisany w punkcie 4) wraz z numerem dokumentu na którym zostały wydane.

W oknie raportu „Listy wydane” dostępne są takie same opcje wydruku jak w raporcie „Listy wydrukowane”

4.4 Raporty „Listy do wydania”

W raporcie „Listy do wydania” wyświetlane są wszystkie wydrukowane w danym dniu listy przewozowe (zakres dat w raporcie ustawiony jest domyślnie na dzień bieżący, sposób zmiany daty został opisany w punkcie 4) do których nie został sporządzony jeszcze dokument wydania paczek.

4.5 W jaki sposób utworzyć „Dokument wydania paczek”?

Aby sporządzić „Dokument wydania paczek” należy zaznaczyć odpowiednie numery listów przewozowych , a następnie wybrać przycisk „Wygeneruj dokument wydania” (aby zaznaczyć wszystkie numery listów przewozowych, do których ma być sporządzony dokument wydania paczek należy zaznaczyć checkbox , a następnie wybrać przycisk „Wygeneruj dokument wydania”). Po wybraniu przycisku „Wygeneruj dokument wydania” przechodzimy do kolejnego okna w którym wprowadzamy numer kuriera, któremu przekażemy dokument wydania paczek i zapisujemy dokument wydania.

Gdzie:

1 2

3 4

(26)

biuro@gofaster.pl, www.gofaster.pl 26 1. Pole do wpisania numeru kuriera

2. Przycisk „Zapisz” – zatwierdzający dokument

3. Lista wszystkich podpaczek zawartych na dokumencie wydania

4. Pole „Usuń” – klikając na link przy podpaczce usuniemy ją z dokumentu wydania.

Opcja usuń jest dostępna dopóki dokument wydania nie zostanie zapisany. Po zapisaniu dokumentu wydania pokaże się poniższe okno

Po wybraniu opcji wydrukuj otworzy się nowe okno z gotowym dokumentem wydania. Wydruki dostępne są w postaci plików Adobe® AcrobatTM (w formacie PDF).

Dokument zostanie wydrukowany w dwóch kopiach, jedna z nich zostaje u klienta a drugą należy przekazać kurierowi. W oknie raportu „Listy do wydania”

dostępne są takie same opcje wydruku jak w raporcie „Listy wydrukowane”. Po wydrukowaniu dokumentu wydania nie jest możliwe usuwanie wydrukowanych listów, które zostały zamieszczone na tym dokumencie.

4.6 Listy pobraniowe

W raporcie „Listy pobraniowe” wyświetlane są wszystkie listy przewozowe za pobraniem z danego dnia(zakres dat w raporcie ustawiony jest domyślnie na dzień bieżący, sposób zmiany daty został opisany w punkcie 4) wraz z numerem dokumentu na którym zostały wydane.

W oknie raportu „Listy pobraniowe” dostępne są takie same opcje wydruku jak w raporcie „Listy wydrukowane”.

(27)

4.7 Paczki gabarytowe

W raporcie „Paczki gabarytowe” wyświetlane są wszystkie listy przewozowe zawierające paczki gabarytowe/niestandardowe (zakres dat w raporcie ustawiony jest domyślnie na dzień bieżący, sposób zmiany daty został opisany w punkcie 4). W oknie raportu „Paczki gabarytowe” dostępne są takie same opcje wydruku jak w raporcie „Listy wydrukowane”.

(28)

5 iKlient - import danych

5.1 Import odbiorców – informacje ogólne

Program iKlient umożliwia wprowadzenie do aplikacji wielu odbiorców dzięki dostępnej

funkcjonalności jaką jest import. Import odbiorców jest prostą operacją, dzięki której użytkownik może zaczytać z pliku (plik programu Excel) bazę swoich odbiorców bez konieczności pojedynczego wprowadzaniach ich do systemu. Aby zaimportować do iKlienta bazę odbiorców należy z menu Odbiorcy wybrać opcję Import.

Przechodzimy w ten sposób do okna importu, w którym możemy sprawdzić jakie dane zostały już zaimportowane do iKlienta. W wyszukiwarce dostępne są różne filtry, które ułatwiają wyszukiwanie zaimportowanych plików danych. Należy również pamiętać, że filtr daty ustawiony jest na dzień bieżący (tak jak w przypadku wszystkich raportów).

(29)

5.2 Nowy import

Aby wykonać nowy import bazy (listy) odbiorców należy z okna importu (Rysunek 5-‐1) wybrać opcję „Nowy import”. W nowo otwartym oknie (rys.49) wybieramy przycisk „Przeglądaj”, który pozwala wskazać lokalizację pliku z danymi umieszczonego w danym miejscu na dysku komputera.

Po wskazaniu właściwego pliku z danymi (plik z rozszerzeniem .xls, max wielkość 0,5Mb lub 1000 wierszy) należy wybrać przycisk Wyślij.

UWAGA! Wzór pliku o prawidłowym formacie, który akceptowany będzie przez aplikację

iKlienta dostępny jest na głównej stronie importu. Aby pobrać plik wystarczy kliknąć na dostępny na stronie odnośnik Pobierz wzorzec pliku do

(30)

biuro@gofaster.pl, www.gofaster.pl 30 importu i zapisać go we wskazanej przez siebie lokalizacji na dysku komputera a następnie

uzupełniamy wzorzec pliku odpowiednimi danymi.

Wybranie przycisku Wyślij rozpoczyna wczytywanie (import) pliku z danymi. Przed

zaakceptowaniem pliku wchodzimy w Opcje szczegóły , która pozwala na sprawdzenie poprawności wszystkich zaimportowanych danych. W oknie szczegółów możemy sprawdzić, które wiersze

zawierają błędy. Informacja o rodzaju błędu, który należy poprawić, wyświetlana jest w nowym oknie.

Filtry dostępne w oknie szczegółu pozwalają na wyświetlanie danych w zależności od wybranego statusu lub sposobu sortowania. Jeżeli zaimportowane dane zostały sprawdzone kończymy import bazy (listy) odbiorców wybierając opcję Akceptuj. Jeśli zaimportowane dane zawierały błędy możemy wybrać opcję Anuluj aby poprawić dane w pliku, a następnie ponownie wykonać import danych.

5.3 Wprowadzenie nowego seryjnego listu przewozowego w Klient

Program iKlient umożliwia jednorazowe wprowadzenie do bazy i wydrukowanie większej, seryjnej ilości listów. Aby tego dokonać należy:

W menu głównym programu wskazać opcję „List przewozowy”

2) Wybrać opcję „Import” – pojawi się lista wykonywanych operacji importu danych do Systemu

3) Wskazać odnośnik „Nowy import -‐ plik Excel”

Po wykonaniu polecenia otworzy się nam okno listu przewozowego do weryfikacji danych

(31)

biuro@gofaster.pl, www.gofaster.pl 31 nadawcy, formy płatności oraz numer kuriera. W tym oknie można zaznaczyć część usług które będą widoczne na wszystkich listach wczytanych opcją importu. Pola, które można edytować są oznaczone kolorem białym i zielonym. Pozostałem pole są oznaczone kolorem szarym jako zablokowane.

Przykładowo jeśli do wszystkich przesyłek ma być dopisane pobranie to należy wypełnić dane związane ze zwrotem pobrania: kwotę, formę zwrotu oraz ewentualnie numer konta.

4) Następnie należy wybrać przycisk „Dalej” -‐ otworzy się okno do importu nowego seryjnego listu przewozowego.

W nowo otwartym oknie wybieramy przycisk Przeglądaj, który pozwala wskazać lokalizację pliku z danymi umieszczonego w danym miejscu na dysku komputera, analogicznie jak w przypadku importu bazy odbiorców.

(32)

biuro@gofaster.pl, www.gofaster.pl 32 5) Przycisk Wyślij spowoduje wysłanie pliku z danymi do serwera i rozpoczęcie importu danych. W trakcie importu pliku widoczne jest okno jak poniżej.

Po zakończeniu importu dostępna jest opcja „Szczegóły”, która pozwala na podgląd wszystkich zaimportowanych listów. Mamy możliwość weryfikacji, które wiersze mają nieprawidłowe dane i wymagają poprawienia. Zaznaczone czerwoną ramką na rysunku 7 pola pozwalają na posortowanie danych lub pokazanie wierszy wg wybranego statusu (np. tylko błędne wiersze).

(33)

biuro@gofaster.pl, www.gofaster.pl 33 Jeśli zaimportowany wiersz z danymi listu jest nieprawidłowy to w kolumnie błędy znajduje się odnośnik „Błędy”, który pokazuje w osobnym okienku jakie informacje należy poprawić aby wiersz został poprawnie wczytany do programu. Poprawianie błędów poprawiamy w oknie szczegóły, po wprowadzeniu poprawek w liście przewozowym naciskamy przycisk „Zapisz wiersz”. Po zakończeniu sprawdzenia poprawności wprowadzonych danych i zapisaniu wierszy możemy wybierając opcję Akceptuj zaakceptować cały import i wygenerować listy przewozowe. Lub poprzez opcję Anuluj zrezygnować z dalszych prac. List, które zostały wprowadzone do systemu przez opcję importu pojawią się na raporcie „Listy niewydrukowane”.

5.4 Specyfikacja pliku do importu danych do programu Klient

Pole „Wym.” (wymagany) T oznacza – parametr jest wymagany (musi być podany), N –

parametr nie jest wymagany -‐ zostanie przyjęta wartość domyślna, T/N – parametr w określonych przypadkach jest wymagany (patrz kolumna „Opis” w tabeli)

(34)

biuro@gofaster.pl, www.gofaster.pl 34 5.4.1 Import danych klientów

(35)

biuro@gofaster.pl, www.gofaster.pl 35 5.4.2 Import danych listów przewozowych

(36)

(37)