OPNAMETECHNIEKEN EN HET TECHNISCH
BEHEER VAN ONROEREND GOED
ir. O.C. Kooijman
ir. A. Straub
BOUWMANAGEMENT EN TECHNISCH BEHEER
9
O .. ()... •
OPNAMETECHNIEKEN EN TECHNISCH BEHEER
VAN ONROEREND GOED
Bibliotheek TU Delft
BOUWMANAGEMENT EN TECHNISCH BEHEER 9
Onderzoeksinstituut OTB Thijsseweg 11 2629 JA Delft telefoon: 015-783005 ·U"U-.nlP'''UIIIOPNAMETECHNIEKEN EN TECHNISCH BEHEER
VAN ONROEREND GOED
ir. D. C. Kooijman
ir. A. Straub
De serie Bouwmanagement en technisch beheer wordt uitgegeven door: Delftse Universitaire Pers
Stevinweg 1 2628 CN Delft telefoon: 015-783254 In opdracht van: Onderzoeksinstituut
om
Thijsseweg 11 2629 JA Delft ~.~." "'\a -~,,/ / = ~4..'.
~~... "
t '~ ..,. , ~. ~,\ t~~lf. ~ ~. ?j:,'/
>'
CIP-GEGEVENS K,ONINKLUKE BIBLIOTHEEK, DEN HAAG
Kooijman, O.C.
Opnametechnieken en het technisch beheer van onroerend goed / O.C.
Kooij-man, A Straub. - Delft : Delftse Universitaire Pers. - 111. - (Bouwmanagement en
technisch beheer, ISSN 0925-6466 ; 9)
Uitg. van Onderzoeksinstituut
om. -
Met lit. opg.ISBN 90-6275-885-1 NUGI655
Trefw.: onroerend goed ; onderhoud. Copyright 1993 by O.C. Kooijman
No part of this book may be reproduced in any form by print, photoprint, microfilm or any other means, without written permission from the publisher, Delft University Press, The Netherlands.
INHOUD
VOORWOORD SAMENVATIING EN LEESWQZER 0.1 Samenvatting 0.2 Leeswijzer 1 INLEIDING . . . 1 1.1 Onderzoeksonderwerp ... 11.2 Doelstelling en doelgroep van het onderzoek . . . 2
1.3 Opbouw van het rapport ... 2
2 PROBLEEMSTELLING EN ONDERZOEKSAANPAK . . . 5 2.1 Probleemstelling ... 5 2.2 Uitwerking probleemstelling ... 5 2.3 Meerjarenonderhoudsplanning . . . 7 2.4 Onderzoeksaanpak en fasering . . . 7 2.5 Case-studies. . . .. 10
2.5.1 Selectie van de cases ... 10
2.5.2 Aanpak van de case-studies . . . .. 11
3 MEERJARENONDERHOUDSPLANNING EN MODELVORMING .. 13
3.1 Inleiding ... 13
3.2 Begrippenkader van het technisch beheer ... 13
3.3 De ontwikkelingen en context van het technisch beheer ... 16
3.4 Plaats en rol opnametechnieken in het technisch beheer ... 18
3.5 Nieuw model voor opnametechnieken ... 25
4 OPNAMETECHNIEKEN, METHODEN EN INSTRUMENTEN ... 29
4.1 Inleiding ... 29
4.2 Hulpmiddelen bij opname en inspectie ... 29
4.2.1 Classificatie en codering ... 29
4.2.2 Steekproef en statistische verantwoording ... 37
~---
---4.2.4 Beoordeling van de onderhoudstoestand;
referentiekader voor gebreken . . . 41
4.2.5 Oorzaken van gebreken; zoekprocedures en berekeningen . . . 57
4.2.6 Uitvoering van inspectie . . . 59
4.2.7 Registratiewijzen . . . 60
4.2.8 Conditiemodellen . . . 64
4.3 Planmatige koppeling van maatregelen aan inspectie-resultaten . . . 73
4.3.1 De conditie en de gewenste kwaliteit . . . 75
4.3.2 Normstelling... 78 4.3.3 Urgenties . . . 78 4.3.4 Onderhoudsstrategieën . . . 79 4.3.5 Economische afwegingen . . . .. . . 82 4.4 Tussenbalans: kwaliteitsbeoordeling en conditiemodellen . . . 82 5 BESCHRIJVING CASES . . . 83 5.1 Inleiding . . . 83 5.2 Korte beschrijvingen . . . 84
5.3 Methoden, technieken en instrumenten . . . 98
5.3.1 Classificatie en codering (van bouwdelen) ... 98
5.3.2 Steekproef en statistische verantwoording ... 98
5.3.3 Inventarisatie . . . 99
5.3.4 Referentiekader voor gebreken .. . . 99
5.3.5 Uitvoering van inspectie . . . 103
5.3.6 Registratiewijzen . . . .. 103
5.3.7 Conditiemodellen . . . 105
5.4 Planmatige koppeling van maatregelen aan inspectieresultaten . . . .. 106
5.5 Conclusie cases . . . 109
6 DE OPZET VAN DE OPNAME EN DE MEERJAREN-ONDERHOUDSPLANNING . . . 111
6.1 Inleiding. . . .. 111
6.2 Aandachtspunten . . . .. 112
7 SWTBESCHOUWING: PRIORITEITEN EN PERSPECTIEVEN .. 119
7.1 Opnametechnieken bij het technisch beheer: een strategische kwestie . . . .. 119
7.2 Instrumentarium en classificatie van het kwaliteits-oordeel . . . 119
7.3 Kwaliteitsniveaus en planning van het onderhoud . . . .. 121
7.4 Prioriteiten en perspectieven . . . 122
BQLAGE 1 BQLAGE2 BQLAGE3 BQLAGE4 BQLAGE5 BQLAGE 6 BQLAGE 7 BQLAGE8 BQLAGE9 BQLAGE 10 BQLAGE 11 BQLAGE 12 BQLAGE 13 BQLAGE 14 BQLAGE 15 BQLAGE 16 BQLAGE 17 BQLAGE 18 BEGRIPPENLQST . . . .. 133
OVERZICHT EIGENSCHAPPEN ISO 6241 ... 137
SOORTEN GEBREKEN KWR 1989-1991 . . . 139
MEETINSTRUMENTEN (CLASSIFICATIE NAAR
DOEL VAN DE METING) . . . 141
MEETINSTRUMENTEN (CLASSIFICATIE NAAR
BOUWDELEN) . . . 143
FORMULIER WONINGOPNAME KWR 1989-1991
(VOORBEELD EXTERIEUR WONING) . . . .. 145
FORMULIER WONINGOPNAME KWR 1989-1991
VERGELQKINGSOPNAME (VOORBEELD DAK) . .. 149
FORMULIER GEBREKENSCORE . . . .. 153 OPNAMEFORMULIER WEGEN (GWBALE OPNAME) . . . .. 155 OPNAMEFORMULIER WEGEN (GEDETAILLEERDE OPNAME) . . . 157 BEOORDELINGSFACfOREN INTECHNO (VOORBEELD C.V.-KETELS) . . . 159
FORMULIER VOOR HERINSPECfIE GEMEENTE GOUDA/DGVR . . . 161
INSPECTIEFORMULIER RIJKSGEBOUWENDIENST 163
NOTENFORMULIER RIJKSGEBOUWENDIENST .. 165
INSPECfIEFORMULIER HOOGOVENS . . . .. 167
INSPECTIEFORMULIER DAF . . . .. 169
INVOERDOCUMENT DAF (VOORBEELD) . . . .. 171
INSPECTIELIJST BUITENWERK GRUNO
BQLAGE 19 BQLAGE20 BQLAGE21 BQLAGE22 BQLAGE23 BQLAGE24 BQLAGE25 BQLAGE26 BQLAGE27
INSPECTIELQST BUITENKOZUNEN GRUNO
(VOORBEELD) . . . 175 INSPECTIELQST BINNENWERK GRUNO
(VOORBEELD) . . . .... 177 INSPECTIELQST TECHNISCHE INSTALLATIES
GRUNO (VOORBEELD) . . . 179 INVOERDOCUMENT OM DATABESTAND SAMEN TE STELLEN GRUNO (VOORBEELD) . . . 181 INSPECTIEFORMULIER SAVO (VOORBEELD) . . .. 183 INSPECTIE-OVERZICHT EN PROGNOSE
BUDGETIERING GEMAKO (VOORBEELD) ... 185 ONDERHOUDSRAPPORT AEGON . . . 187 ALS-DAN-LQST GRUNO/NWR (VOORBEELD) .... 189 OMSCHRIJVING ASPECTEN VEILIGHEID, BINNEN-MILIEU, BELEVINGS- EN GEBRUIKSWAARDE
VOORWOORD
Dit boek is het resultaat van een onderzoek naar het gebruik van opnametech-nieken bij het beheer van onroerend goed. Centraal thema in het onderzoek vormt het standaardiseren en objectiveren van de inspectie. Het onderzoek werd uitgevoerd in opdracht van de Stichting Bouwresearch. In het voorjaar van 1992 werd het onderzoek afgesloten.
Een samenvatting van het onderzoek is uitgebracht door de Stichting Bouwre-search (publikatie 278). Uitvoerige beschrijvingen van de uitgevoerde case-studies zijn ook bij de Stichting Bouwresearch als supplement bij het onderzoeks-rapport verkrijgbaar. Wij willen ir. W. van der Toom Vrijthoff en ir. J.M. van Vliet danken voor hun bijdragen aan de beschrijvingen van de cases.
De onderzoekers zijn dank verschuldigd een commissie, die het onderzoek begeleid heeft. In de commissie zaten de volgende personen: ing. DJ. de Jong
van woningcorporatie Binnen de Ringvaart (voorzitter), Ing. J.J. Belt van de
Stichting Bouwresearch, ir. C.W.J. Bos van het ministerie van Onderwijs en Wetenschappen, ing. AC. van der Bulk van TNO, ing. AAJ. Damen van Damen Consultants, ing. R.C.W. Geelhoed van Algemene
Woningbouwvereni-ging 's-Gravenhage, ir. SJ. Gorter van de Rijksgebouwendienst, ir. FJ.M.
Huffmeijer van Intechno, ing. AA Plompen van Alphaplan, mr. OJ. Smit van Meeuws en ing. E.M.H. Smith van SAOB.
In de laatste plaats willen wij de beheerorganisaties en adviesbureaus die betrokken waren bij de casebeschrijvingen bedanken. Dit zijn de gemeente Gouda, de Rijksgebouwendienst, Hoogovens Umuiden, DAF, woningcorporatie GRUNO, woningcorporatie SA VO, ABP Onroerend Goed, Gemako Beheer, AEGON Vastgoed, Schippers Vastgoedbeheer, Damen Consultants, Intechno, NDA Dak/Informatie- en adviescentrum, Akzo Coatings, de Nationale Woning-raad en Onderhouds Consultants.
Dion Kooijman Ad Straub Delft, juni 1993
SAMENV ATIING EN LEESWIJZER
0.1 Samenvatting
Het Onderzoeksinstituut OTB heeft in opdracht van de Stichting Bouwresearch het onderzoek Opnametechnieken en technisch beheer van onroerend goed ver-richt.
In het onderzoek wordt ingegaan op de opnametechnieken zoals die gebruikt worden om een meerjarenonderhoudsplanning op te stellen. Het probleem bij bestaande opnametechnieken in het technisch beheer is dat de informatie die deze technieken opleveren, niet eenduidig is. Daardoor krijg je in de praktijk verschillende resultaten vanwege:
verschillende uitgangspunten; verschillen in de opnameprocedure;
verschillen in de organisatie van de opname; verschillen in het waarnemen;
verschillen in het registreren; verschillen in het waarderen;
verschillen in de voorgestelde te nemen maatregelen.
De doelstelling van het onderzoek is de aspecten die aanleiding geven tot de genoemde verschillen te objectiveren en standaardiseren. Daarbij richt het onderzoek zich op:
de plaats van de opnametechnieken in de organisatie;
de verschillende hulpmiddelen en instrumenten zoals die momenteel wor-den gebruikt;
de procedurestappen die uiteindelijke leiden tot het vaststellen van een meerjarenonderhoudsplanning.
In de rapportage is zowel de relevante vakliteratuur verwerkt als de case-studies die voor dit onderzoek zijn verricht. Bij de case-studies hebben steeds de beherende organisaties centraal gestaan: de gemeente Gouda, Rijksgebou-wendienst, Hoogovens, DAF, woningcorporatie SA VO, woningcorporatie GRUNO, ABP en Gemako Beheer en AEGON en Schippers Vastgoedbeheer. Hiermee zijn zowel industriële gebouwen, kantoorgebouwen als woningen in het onderzoek betrokken. Het bleek moeilijk om binnen dit onderzoek de (schaarse)
ervaringen in de particuliere woningsector op te nemen. In deze sector is namelijk niet of nauwelijks sprake van een meerjarenonderhoudsplanning; meestal gaat het om grootschalige ingrepen.
Het onderzoek is afgebakend tot de opnametechnieken die nodig zijn voor de totstandkoming van een meerjarenonderhoudsplanning. Deze meerjarenon-derhoudsplanning, die vanaf het begin van de jaren tachtig in toenemende mate aftrek vindt onder de verschillende beheerorganisaties, heeft zelf een aanzienlij-ke ontwikaanzienlij-keling doorgemaakt. De eisen die aan een meerjarenonderhoudsplan-ning worden gesteld, zijn er tegenwoordig sterk op gericht om integraal voor-raadbeheer in de woningbouw of facility management in de utiliteitsbouw te bereiken. In de praktijk is er een sterke behoefte om binnen een meerjarenon-derhoudsplanning technische zaken te verbinden met sociale en financiële. Het valt te verwachten dat dit consequenties heeft voor zowel de uitkomsten van deze planningsvorm als het proces van totstandkoming. In het onderzoek is de plaats van de opnametechnieken binnen het proces van totstandkoming van een meerjarenonderhoudsplanning aan de orde gesteld door de meest gangbare modellen te analyseren. Deze modellen: organigrammen, stappenplannen en besluitvormingsmodellen, bleken voor de opnametechnieken onvoldoende uitgewerkt. In het onderzoek wordt dan ook een nieuwe, meer op de huidige praktijk toegesneden, variant gepresenteerd.
In de praktijk wordt steeds vaker gebruik gemaakt van een gestandaardiseerd opnameformulier: de informatie wordt daarmee eenduidig vastgelegd, na-trekbaar en overdraagbaar aan collega's, opdrachtnemers nu en in de toekomst. De betrouwbaarheid en de nauwkeurigheid van de informatie neemt daarmee sterk toe. Bij de bouwkundige opname voor de meerjarenplanning wordt niet of nauwelijks een specifiek instrumentarium gebruikt. Het oog van de inspecteur is hier het belangrijkste instrument. Voor zover de inspectieresultaten daartoe aanleiding geven, wordt een meer specifiek en diepgaand onderzoek ingesteld. Op dat moment komt ook het gebruik van specialistisch instrumentarium om de hoek kijken. Het gebruik van instrumenten waarbij de kwaliteitsoordelen op een snelle manier kunnen worden genoteerd, zijn wel van belang voor dit type opname. Niet alleen het gestandaardiseerde opnameformulier is dan van belang maar ook het gebruik van bijvoorbeeld handcomputers. De winst die hier geboekt kan worden, is tijdwinst.
Uit het onderzoek blijkt verder dat classificatie en codering dat nog niet zolang geleden sterk in de belangstelling stond, niet of nauwelijks als probleem ervaren wordt. De vraag welke classificatie-jcoderingstructuur (NlSfB, SROW etc.) nu het meest geschikt is voor het bouwkundig onderhoud, heeft blijkbaar elke organisatie voor zichzelf beantwoord. Voor een bouwkundige opname wordt meestal een steekproef genomen (in geval van woningen worden niet alle woningen opgenomen en niet elk exemplaar van een bouwdeel wordt geïnventa-riseerd en geïnspecteerd). Aan een goede statistisch verantwoorde
steekproef-. trekking lijkt het nogal eens te ontbreken.
Belangrijke stappen om een meer objectieve kwaliteit te ontwikkelen in de meerjarenonderhoudsplanning zijn:
classificatie van het degradatieproces van verschillende bouwdelen die als
referentie kan dienen bij de kwaliteitsbeoordeling tijdens de opname. In de praktijk zijn duidelijk ontwikkelingen aanwijsbaar die leiden tot een meer geobjectiveerde kwaliteitsbeoordeling. Aan het eind van de jaren zeventig en begin jaren tachtig was het instrument meerjarenonderhoudsplanning net in gebruik; de opzet was nog weinig doordacht. Centraal stond het financiële karakter van de meerjarenraming; pas nu dringt de noodzaak door dat daaraan een objectieve kwaliteitsbeoordeling ten grondslag dient te liggen.
Voor de toekomst wordt een toenemende behoefte en ontwikkeling van condi-tie-classificaties (referentiebeelden e.d.) verwacht. Ook de ontwikkeling van zogenaamde conditiemodellen waarbij het degradatieproces van verschillende bouwdelen/bouwelementen in de loop van de tijd nauwkeurig gevolgd kan wor-den, zet zich versterkt voort. Tenslotte neemt het gebruik van automatise-ringshulpmiddelen zowel bij de opname van gegevens, als bij de uitwerking sterk toe.
0.2 Leeswijzer
Het rapport is opgebouwd uit zeven hoofdstukken: 1 inleiding;
2 probleemstelling en onderzoeksaanpak;
3 meerjarenonderhoudsplanning en modelvorming; 4 opnametechnieken;
5 beschrijving cases;
6 opzet van de opname en meerjarenonderhoudsplanning; 7 slotbeschouwing: prioriteiten en perspectieven.
We kunnen ons voorstellen dat niet elke lezer even geïnteresseerd is in alle hoofdstukken en paragrafen. Daartoe hebben we een leeswijzer opgesteld. We onderscheiden vier categorieën met een eigen interessegebied.
~---~~
T bel I a Lee SWlIzer
1. Hoofd ~. Bedrijfsbureau ~. Inspecteur 4.
Automatiseer-Technische de\
produktont-Dienst wik elaars
hoofdlijnen ~erkplanninîl inspectiewerk- softwareJaketten, peleid van de dataverzame mg, zaamheden, onder- bouwon erdelen beheerorganisatie onderhoudsmaat- houdsmaatregelen
regelen Hoofdstuk 1 par. 1.1 x x x x Dar. 1.2 x x x x par. 1.3 x x x x Dar. 1.4 x x x x Hoofdstuk 2 par. 2.1 x x -
-par. 2.2-
x - -Dar. 2.3-
x --Dar. 2.4
-
x-
-par. 2.5-
x - -Hoofdstuk 3 par. 3.1 x x-
-Dar. 3.2 x --
-Dar. 3.3 x x-
-Dar. 3.4 x x x nar. 3.5 x x x x Hoofdstuk 4 -Dar. 4.1-
x - -par. 4.2-
x x x par. 4.3 x x x x par. 4.4 x x-
-Hoofdstuk 5 Dar. 5.1
-
x-
-par. 5.2-
x - -nar. 5.3-
x-
-'par. 5.4-
x x -Ipar.5.5 x x x-Hoofdstuk 6 par. 6.1
-
x x -par. 6.2-
x x -Hoofdstuk 7 par. 7.1 x x x-nar. 7.2 x x x x par. 7.3 x x x x par. 7.4 x x x x
1
INLEIDING
1.1 Onderzoeksonderwerp
In de praktijk van bouwen en beheren wordt veelvuldig gebruik gemaakt van opnametechnieken. Opnametechnieken kunnen vele doelen dienen. Ze worden gebruikt om gegevens te produceren ter ondersteuning van het nemen van beslissingen. Dit kunnen financiële beslissingen zijn of bijvoorbeeld beslissingen over de verhuur, verkoop, technisch beheer of de bouwprogrammering.
In dit onderzoek komen de opnametechnieken aan de orde die samenhangen met het technisch beheer van onroerend goed. Vanuit die optiek worden de opnametechnieken voornamelijk gebruikt om informatie over het functioneren van het onroerend goed te leveren, op basis waarvan kan worden beslist of er op een of ander niveau moet worden ingegrepen. Onder opnametechnieken wordt in deze rapportage de verzameling technieken verstaan die zowel de inventarisa-tie (het verzamelen van kwantitainventarisa-tieve gegevens van construcinventarisa-tie- en ontwerpop-lossingen, toegepaste produkten en materiaalgebruik) als de inspectie (de kwalitatieve beoordeling van het onroerend goed) omvat.
De problematiek van opnametechnieken en technisch beheer is in dit onderzoek toegespitst op de totstandkoming en het gebruik van meerjarenonderhoudsplan-ningen. Om een meerjarenonderhoudsplanning te maken moet een groot aantal stappen gedaan worden, zoals doelstellingen formuleren, opnametechnieken ontwikkelen, opnamegegevens registreren en invoeren, normen voor prijzen en levensduurverwachtingen ontwikkelen en toetsen, de planning berekenen en opstellen. Met de toespitsing op de opnametechnieken, richten we ons op één -zeer belangrijk - onderdeel van het gehele proces. We zullen overigens de samenhang niet uit het oog verliezen. Het probleem bij bestaande opnametech-nieken in het technisch beheer is dat de informatie die deze techopnametech-nieken opleve-ren, niet eenduidig is. Daardoor krijg je in de praktijk verschillende resultaten vanwege:
verschillende uitgangspunten; verschillen in de opnameprocedure;
verschillen in de organisatie van de opname; verschillen in het waarnemen;
verschillen in het registreren; verschillen in het waarderen;
verschillen in de voorgestelde te nemen maatregelen.
Hiermee wordt het dus nagenoeg onmogelijk om een objectieve beslissing te nemen over het functioneren en het ingrijpen. Verschillende advies-, architecten-bureaus maar ook beheerinstellingen hebben een groot aantal opnamemethodie-ken ontwikkeld, waarmee in de praktijk verschillende resultaten worden geboekt. Het betreft meestal losstaande ontwikkelingen waardoor uniformiteit en stan-daardisatie ontbreken.
1.2 Doelstelling en doelgroep van het ondenoek
Het onderzoek heeft de volgende doelen:
de plaats en rol van de opnametechnieken in het technisch beheer van gebouwen te modelleren;
de onderdelen te objectiveren die nu in de praktijk leiden tot uiteenlo-pende resultaten bij een onroerend-goedopname;
de verschillende hulpmiddelen en instrumenten die op dit moment worden gebruikt bij de onroerend-goedopname zoveel mogelijk te objecti-veren en standaardiseren;
de procedurestappen binnen de onroerend-goedopnames te objectiveren en standaardiseren.
De doelgroepen van het onderzoek zijn de verschillende categorieën beheerders in de burger- en utiliteitsbouw, de onderhoudsadviesbureaus, de branchediscipli-nes en koepelorganisaties. In de woningbouw zijn de belangrijkste categorieën de profit- en non-profitinstellingen in de huursector. In de utiliteitsbouwsector gaat het om organisaties waarvan de gebouwen zeer uiteenlopende kenmerken heb-ben. Zo zijn het soort gebouwen (industriële gebouwen en kantoorgebouwen) en de omvang van de gebouwenvoorraad zeer divers.
1.3 Opbouw van het rapport
In hoofdstuk 2 staat de probleemstelling die vervolgens wordt uitgewerkt. Daarnaast bevat hoofdstuk 2 de opzet voor de aanpak van het onderzoek; afbakening, onderzoeksmethoden en fasering komen aan de orde.
Hoofdstukken 3 en 4 bevatten de inhoudelijke uitwerking van de probleemstel-ling; ze zijn voornamelijk gebaseerd op literatuur. De actuele stand van zaken binnen het technisch beheer en de verschillende geïnventariseerde probleempun-ten komen aan de orde. Belangrijk aandachtspunt is de modelvorming van op-name- en inspectiemethoden (hoofdstuk 3). Daarbij gaat het om de plaats die de inspectieproblematiek en de inspectiewerkzaamheden innemen bij de
totstandko-ming van de meerjarenonderhoudsplanning. De afzonderlijke instrumenten en technieken die bij de opname en de meerjarenonderhoudsplanning een rol spelen, komen in hoofdstuk 4 aan de orde.
In hoofdstuk 5 staan de uitkomsten van de case-studies centraal. Op basis van acht cases hebben we geanalyseerd hoe opnametechnieken in de praktijk functioneren. De resultaten van de literatuuranalyse worden in deze cases als veronderstellingen ingezet. Daarmee heeft hoofdstuk 5 behalve een inventarise-rende eveneens een toetsende betekenis. De cases worden zowel vanuit de afzonderlijke organisaties als vanuit de in hoofdstuk 3 en 4 geïnventariseerde probleempunten beschreven.
De hoofdstukken 6 en 7 zijn gereserveerd voor de conclusies en aanbevelingen. In hoofdstuk 6 presenteren we de conclusies en aanbevelingen welke direct gerelateerd zijn aan de theoretische en empirische onderzoeksresultaten van de voorafgaande hoofdstukken. In dit hoofdstuk worden, op basis van de bevindin-gen in de rest van het rapport, de aandachtspunten geformuleerd waarop gelet dient te worden bij de opname en de meerjarenonderhoudsplanning. Dit hoofdstuk heeft het karakter van een checklist. In hoofdstuk 7 grijpen we vervolgens terug op de plaats van het onderzoek. We koppelen de onderzoeksre-sultaten aan de strategische en planmatige betekenis die de onderhoudsproble-matiek heeft binnen beheerorganisaties.
2
PROBLEEMSTELLING EN
ONDERZOEKS-AANPAK
2.1 Probleemstelling
De drieledige probleemstelling van het onderzoek kan als volgt worden geformu-leerd:
Welke plaats hebben de opnametechnieken in de meerjarenonderhouds-planning?
Op welke wijze maken de beheerorganisaties gebruik van technieken en hulpmiddelen?
Hoe kunnen de bestaande opnametechnieken in het technisch beheer van onroerend goed (beter) worden geobjectiveerd en gestandaardiseerd zodat een doelmatige besluitvorming ondersteunen?
2.2 Uitwerking probleemstelling
In de praktijk wordt veelvuldig gebruik gemaakt van opnametechnieken. Verze-keringsmaatschappijen, het gemeentelijk Bouw- en Woningtoezicht, de brand-weer, nutsbedrijven, certificerende instellingen zoals KIW A en beherende organisaties zoals woningcorporaties, gemeentelijke bouwdiensten, onderhouds-diensten van bedrijven en makelaar-beheerders maken allemaal op de een of andere manier gebruik van opnametechnieken om gebouwen en bouwprodukten te beoordelen.
In dit onderzoek bekijken we vooral de opnametechnieken die de verschillende beherende organisaties en hun adviesbureaus gebruiken.
Het gaat ons daarbij om de opnametechnieken die ze toepassen bij het maken van een meerjarenonderhoudsplanning. De opnametechnieken die elders worden gebruikt, missen vaak dit planmatige kader. Deze opnames hebben overigens wel vaak een periodiek karakter (zoals het wettelijk verplichte liftonderhoud). Opnametechnieken in het technisch beheer kunnen veel verschillende doelen dienen. Deze doelen zal de onroerend-goedbeheerder vooraf moeten formuleren. Zo kan een opname helpen een beslissing te nemen over een ingreep aan het onroerend goed of bijvoorbeeld dienen als periodieke toets van de kwaliteit van
het onroerend goed. Verder kan de opname gebruikt worden om een meerjaren-onderhoudsplanning op te zetten.
Omdat er zoveel verschillende invalshoeken zijn voor een onroerend-goedopna-me, is het dus allereerst noodzakelijk om het doel van de opname vast te stellen. Vervolgens is het nodig om de uitgangspunten die gelden bij de opname, vast te stellen. Een onderdeel van de uitgangspunten vormt het na te streven kwaliteits-niveau. Men kan voor de gehele organisatie één niveau aanhouden of voor bepaalde onderdelen van de voorraad of bouwdelen een differentiatie vast-stellen. Bij de vaststelling van het kwaliteitsniveau dienen wettelijke bepalingen in acht genomen te worden. Vervolgens zal er een vergelijking moeten plaatsvin-den van de (kwaliteits)uitgangspunten met de kwaliteit van het onroerend goed (met in het achterhoofd de beleids- of opnamedoelen die zijn geformuleerd). De kwaliteitsuitgangpunten moeten, voor zover mogelijk en relevant, uitmonden in meer objectief meetbare kwaliteitseisen.
Er volgt nu een analyse van de kwaliteit van het onroerend goed in de praktijk. Dit kan gebeuren door waarnemingen te doen. Die waarnemingen moeten worden geregistreerd en beoordeeld. Het waarnemen, registreren en beoordelen is een van de ~a~erdelen binnen de onroerend-goedopnametechnie-ken. Adviesbureaus, onderzoeksinstituten en het bouwbedrijfsleven hebben al enkele hulpmiddelen ontwikkeld om aan problemen met het waarnemen, regi-steren en beoordelen tegemoet te komen. Deze zijn gezien de ervaringen echter niet voldoende.
Om goed te kunnen waarnemen worden hulpmiddelen ontwikkeld waarmee de kwaliteit beoordeeld kan worden (prestatie). Het gaat om de visuele inspectie-methoden, de meetmethoden m.b.v. instrumenten en de destructieve methoden. Ook bij het registreren en beoordelen zijn ontwikkelingen gaande. Verschillende onroerend-goedbeheerders en adviesbureaus hebben in de afgelop~n jaren hun methodiek verder ontwikkeld en aangescherpt. Probleem hierbij lijkt het tot op dit moment ontbreken van een standaardclassificatie- en -coderingsmethodiek. Mogelijk komt het STABU (STAndaard bestek Burger- en Utiliteitsbouw) hier-aan tegemoet.
Meer specifiek op het terrein van het registreren en waarderen is het onderzoek naar kwaliteits(prestatie )normen. De kwaliteitsnormen kunnen, zoals gezegd, sterk variëren per opdrachtgever, afhankelijk van het doel van de opname en de mogelijk na te streven ingreep. Een ander hulpmiddel vormt het onderzoek naar conditiemodellen. Dit zijn modellen om het conditieverloop en de levensduur van bouw- en installatiedelen te beschrijven. Op het moment dat de waarnemin-gen zijn geregistreerd en gewaardeerd, kunnen maatregelen worden voorgesteld. Het formuleren van maatregelen gebeurt in de praktijk evenmin eenduidig. Op basis van dezelfde basisgegevens stellen verschillende opnemers verschillende maatregelen voor. Dit is meer een probleem van de organisatie van de onroe-rend-goedopname in de praktijk. Opnamespecialisten moeten worden geïnstru-eerd welke maatregelen ze kunnen voorstellen bij bepaalde gebreken of condi-tie-achterstanden die ze in de praktijk constateren. In samenspraak met de
beheerder moeten basisgebreken worden benoemd en beschreven en standaard-oplossingen geformuleerd op basis van de opnamedoelen en uitgangspunten.
2.3 Meerjarenonderhoudsplanning
Het onderzoek legt zich toe op het objectiveren en standaardiseren van de bovenstaande onderdelen van de onroerend-goedopname. In de praktijk worden zoals gezegd op een aantal ervan al hulpmiddelen en instrumenten toegepast die in het onderzoek nader aan de orde worden gesteld. Tevens zal het onderzoek aandacht moeten besteden aan de wijze waarop adviesbureaus in de praktijk de onroerend-goedopname verzorgen. De eerder genoemde onderdelen staan daarbij centraal.
In de praktijk worden inspecties met verschillende doelen gehanteerd. Vergelijk bijvoorbeeld Gorter (1989b, p. 6):
opleveringsinspecties;
inspecties voor aankoop, verkoop, verhuur, mutatie e.d.; inspecties die voortvloeien uit garanties;
inspecties om bouwfouten, klachten, en gebreken te onderzoeken;
inspecties voor verzekeringen (bijvoorbeeld voorafgaand aan en na afloop van heiwerkzaamheden.
Dit zijn inspecties met een, wat Gorter noemt "incidenteel karakter".
De inspecties voor meerjarenonderhoudsplanningen hebben een geheel ander karakter. Dit komt door de betekenis van die meerjarenonderhoudsplanning. De meerjarenonderhoudsplanning is gericht op de langere termijn en een preventie-ve onderhoudsaanpak. Ze weerspiegelt de meer strategische invalshoek van beheer en onderhoud.
2.4 Onderzoeksaanpak en fasering
Onze onderzoeksaanpak bestaat uit drie onderdelen, te weten de literatuurstu-die, de case-studies en de modelvorming. Op deze drie onderdelen gaan we hieronder nader in.
I Literatuur, theorie en regelgeving (hoofdstukken 3 en 4):
We gaan in op de plaats en rol die opnames hebben in het technische beheer. De centrale vraagstelling hierbij is: welke beslissingen kunnen door de opname-instrumenten in het technisch beheer worden ondersteund?
Vervolgens maken we een theoretische analyse en beschrijven die onderdelen van de opname-instrumenten die verschillende resultaten opleveren bij de onroerend-goedopname. Verder komen aan de orde de kwaliteit die wordt gesteld aan het onroerend-goed en hulpmiddelen en instrumenten die de opname kunnen steunen (meetmethoden, conditiemodellen, e.d.). Tot slot geven we een eerste aanzet tot modelvorming voor onroerend-goedopnames.
11 Praktijkonderzoek (hoofdstuk 5):
In dit deel brengen we verslag uit van onderzoek bij grote beheerinstellingen binnen de woningbouw en de utiliteitsbouw. Onderwerp van onderzoek was de rol en positie van onroerend-goedopnames. We beschrijven en analyseren de uitgangspunten, hulpmiddelen en procedures.
Verder komt het onderzoek bij de adviesbureaus aan de orde. We bekijken de opname-instrumenten en beschrijven en analyseren de uitgangspunten en de hulpmiddelen en procedures.
De fasen I en 11 verschillen in de wijze van afbakening.
In de literatuurfase (fase I) ligt de nadruk op de verschillende afzonderlijke onderdelen en thema's die de uitkomst van de inspectie- en opnamewerkzaam-heden bepalen. Het gaat dan in feite om alle eerder genoemde verschillen die uiteindelijk tot verschillende uitkomsten leiden. Een beschijving van hulpmidde-len zoals conditie-modelhulpmidde-len en instrumenten in enge zin (vocht-meters, sensoren, e.d.) zijn voorbeelden van dergelijke thema's. Het is duidelijk dat het belang en de betekenis van deze hulpmiddelen niet beperkt blijft tot het vaststellen en de uitwerking van de meerjarenonderhoudsplanning. Dit biedt de mogelijkheid om niet bij voorbaat interessante ontwikkelingen uit te sluiten en na te gaan in hoeverre deze produktief te maken zijn voor de meerjarenonderhoudsplanning. In de fase van de case-studies (fase 11) vindt de afbakening plaats op basis van de afzonderlijke beheerders. Door deze afbakening heeft ook slechts de toespit-sing op de meerjarenonderhoudsplanning betekenis. Deze afbakening heeft als nuttig effect dat niet de gehele gereedschapskist aan hulpmiddelen en instrumen-ten hoeft te worden uitgepakt; dit hoeft alleen met de meest relevante hulpmid-delen/instrumenten te gebeuren.
111 Modelvorming, objectivering en standaardisering van de onroerend-goedopname (hoofdstuk 6 en hoofdstuk 7):
We beschrijven in dit deel de resultaten van het literatuuronderzoek en het praktijkonderzoek onder beheerinstellingen en adviesbureaus, zoals uitgewerkt in 11.
Op basis van de onderzoeksresultaten in I en 11 zullen we:
de plaats en rol van opnametechnieken in het technisch beheer nader modelleren;
de verschillende onderdelen die aanleiding geven tot uiteenlopende resultaten van de onroerend-goedopname objectiveren;
de verschillende hulpmiddelen en instrumenten die op dit moment worden gebruikt bij de onroerend-goedopname zoveel mogelijk objective-ren en standaardiseobjective-ren;
de procedurestappen binnen de onroerend-goedopnames standaardiseren en objectiveren.
De opeenvolgende fasen staan in afbeelding 2.1. In deze afbeelding is de themagewijze invalshoek van de eerste fase/hoofdstukken 3 en 4 horizontaal
Afbeelding 2.1
~~
ti
Q I&.o
o
:::r:
~~
..::»
.
...
UJ Q aLo
o
:::r:
C8se1Schematische weergave onderzoeksaanpak
HOOFDSTUK5
C8se2 c8se3 c8se4 caseS
HOOFDSTUK6n Modellering & Conclusies
aangegeven en de case-gerichte invalshoek van de tweede fase/hoofdstuk 5 verticaal. De thema's die in de hoofdstukken 3 en 4 aan de orde komen, zijn ook de ingrediënten van hoofdstuk 5.
2.5 Case-studies
Het onderzoek heeft de beheerinstellingen en adviesbureaus als belangrijkste doelgroepen aangemerkt. Ook in de case-beschrijvingen wordt hierop aangeslo-ten.
De case-studie is bij uitstek een methode om verkennend onderzoek te doen; bij onzekerheid over de bepalende factoren en de kwantificering daarvan kunnen deze worden achterhaald. De case-studie is onbeperkt, gemeten naar het aantal beschikbare onderzoekstechnieken. De secundaire analyse, het (gestructureerde) interview, de participerende observatie, het experiment; al deze technieken kunnen in principe worden gebruikt.
2.5.1 Selectie van de cases
Bij de selectie van de cases hebben we de volgende algemene uitgangspunten gehanteerd. Het aantal cases moest beperkt zijn en afgebakend zijn tot de meerjarenonderhoudsplanning. Er moest sprake zijn van een koppeling tussen een beheerder en een onderhouds-/adviesbureau. Tevens was de medewerking van de beheerder en de aanwezigheid van de gehele onderzoeksproblematiek belangrijk.
Als specifieke uitgangspunten golden dat zowel woningbouw en utiliteitsbouw als de marktsector en sociale sector vertegenwoordigd moesten zijn en een bepaalde omvang van de projecten.
Niet in de laatste plaats zijn in het onderzoek cases geselecteerd waarvan we verwachten dat zij een innovatieve bijdrage aan de opname- en inspectieproble-matiek kunnen leveren. Uit de algemene uitgangspunten (die gelden voor alle cases en met name methodologisch van aard zijn) en specifieke uitgangspunten (waardoor de cases van elkaar verschillen) is de volgende verdeling van cases afgeleid. Tabel 2.1 cases case 1 en 2 case 3 en 4 case 5 en 6 case 7 en 8
Cases naar selectiecriteria
selectiecriteria segment U-bouw (kantoren U-bouw (industrie) Won.-bouw Won.-bouw -sector socialejbudget sector markt socialejbudgetsector markt omvang 10.000 m2 10.000 m2 100 woningen 100 woningen
Tabel 2.2 Geselecteerde cases naar sector Sector Kantoren Bedrijfsgebouwen Woningbouw Cases Gemeente Gouda Rijksgebouwendienst Hoogovens, Umuiden DAF, Eindhoven
Woningcorporatie GRUNO, Groningen Woningcorporatie SA VO, Zwolle ABP en Gemalco Beheer, Rotterdam AEGON en Schippers Vastgoedbeheer, Den Haag
Uit de raadpleging zijn verschillende cases naar voren gekomen. Aanvankelijk wilden we een case per segment/sector beschrijven. Uiteindelijk hebben we uit elke segment/sector twee cases geselecteerd. Niet bij elke case bleek namelijk de inspectie- en opnameproblematiek even volledig. Ter aanvulling is daarom
een tweede case aangewezen.
2.5.2 De aanpak van de case-studies
Bij de cases hebben we de volgende onderzoekstechnieken gehanteerd:
interviews met sleutelfiguren, secundaire analyse van documenten en participe-rende observatie.
In de interviews spraken we met:
hoofd van de technische dienst/directie (kennismaking), bedrijfsbureau/tech-nische dienst, een of meer inspecteurs, het adviesbureau dat betrokken was bij de opname/inspectie en/of bij het opstellen van de meerjarenonderhoudsplan-ning.
Bij de secundaire analyse van documenten/data hebben we de volgende bronnen gebruikt:
inspectierapporten (kwalitatieve beoordeling van gebouwen), meerjaren houdsplanning, jaarplannen/jaarbegroting onderhoud, overzichten andere onder-houdstypen: klachtenonderhoud, gebruikersonderhoud, mutatieonderhoud, etc., woningcartotheekf management informatiesysteem en jaarverslag.
Participerende observatie betekende een instructie bijwonen, met een opna-me/inspectie meelopen.
Voor de casebeschrijvingen is een vragenlijst gemaakt. Met de vragenlijst wordt primair vastgelegd wat precies aan de orde dient te komen (doelstellingen van onderhoudsbeleid, registratiewijzen, etc.).
3
MEERJARENONDERHOUDSPLANNING EN
MODELVORMING
3.1 Inleiding
Nog niet zo lang geleden beperkte de aandacht zich bij vastgoed louter tot de nieuwbouw en initiatieffase in het bouwproces. Behalve nieuwbouw is ook (technisch) beheer en onderhoud in beeld gekomen; bovendien wordt nieuw-bouw, zij het nog niet al te vaak, steeds meer in het perspectief van beheer en onderhoud geplaatst.
Technisch beheer is meer dan technisch onderhoud. Technisch beheer plaatst onderhoud in een bestuurlijk en bedrijfsmatig kader. In de tijd gezien is er tevens een verschuiving van onderhoud naar beheer. Met de meest recente ontwikkelingen, die als integraal voorraadbeleid, real estate management en facility management aangeduid kunnen worden, is nadrukkelijk het strategisch gehalte van onderhoud en beheer in het hele bedrijfsproces aan de orde.
In dit hoofdstuk gaan we in op de instrumenten en hulpmiddelen die bij de opname worden gebruikt. In paragraaf 3.3 geven wij een korte schets van de ontwikkelingen binnen het technisch beheer en spitsen dit toe op de
meerjaren-onderhoudsplanning en de opnametechnieken. In paragraaf 3.4 komen de
modelvorming en de meerjarenonderhoudsplanning aan bod. Met diverse schema's zijn in de afgelopen jaren zowel de organisatieonderdelen als de processtappen gepresenteerd. Vervolgens geven we een toelichting op een voor dit onderzoek ontwikkeld model (paragraaf 3.5). Een korte uiteenzetting op de begrippen die in het vervolg van dit rapport aan de orde komen, vormt de start van dit hoofdstuk (paragraaf 3.2).
3.2 Begrippenkader van het technisch beheer
Het begrippenapparaat van het technisch onderhoud vormt in de uiteenzetting over de relatie tussen bedrijfsproces en technisch beheer steeds een belangrijk aandachtspunt. Er zijn verschillende indelingen van begrippen en termen te maken, zoals: organisatorische termen (de wijze waarop de uitvoering van de on-derhoudsactiviteiten is georganiseerd); financiële (de financieringsbronnen van
het onderhoud); technische (een definiëring van de feitelijke onderhoudshan-deling); juridische en administratieve termen.
We maken hier gebruik van twee publikaties: Vijverberg (1989) en Stichting Bouwresearch (1989c). Hieronder geven we een aantal vaak gebruikte termen.
Ze zijn ontleend aan Vijverberg. In bijlage 1 zijn deze en een aantal andere die
in de rest van de rapportage worden gebruikt, alfabetisch opgenomen. We beperken ons vooral tot de organisatorische en technische termen. Concreet gaat het om de volgende: klachtenonderhoud en mutatieonderhoud; preventief en correctief onderhoud; gepland en niet-gepland onderhoud en uitstelbaar en niet-uitstelbaar onderhoud.
Afbeelding 3.1 Begrippen technisch beheer
Deze termen en begrippen spelen een belangrijke rol binnen het technisch be-heer gericht op onderhoud. Men kan er een indicatie aan ontlenen van de organisatorische verbanden, waarbinnen de verschillende processen plaatsvinden. De inhoud van de termen is niet voor elke organisatie hetzelfde. Ze moeten blijven letten op de context waarin de term gebruikt wordt.
Een eerste onderscheid wordt gemaakt tussen instandhouding en aanpassing. Aanpassing kan verder worden onderscheiden naar herbestemming, hergebruik, etc. Het grote verschil tussen instandhouding en aanpassing komt neer op de,
wijze waarop het gebouw de functie ondersteunt. Sommige auteurs maken geen onderscheid tussen deze categorieën en plaatsen ze op hetzelfde niveau (verge-lijk voor een uiteenzetting over begrippen: Gorter (1989c) en Henket (in Gorter (1989c».
Als we het schema verder bekijken, blijkt dat feitelijk alleen de categorie instandhouding is uitgewerkt. Deze beperking hangt samen met de herkomst: de socialewoningsector. Binnen deze sector is immers sprake van een grote continuïteit van gebruik; eenmaal een woning betekent gewoonlijk altijd een woning. Met functieverandering is binnen deze sector niet of nauwelijks ervaring opgedaan. In principe is eenzelfde detaillering als die welke voor instandhouding wordt gegeven, voor de andere categorieën bruikbaar en mogelijk.
Een volgend onderscheid is dat tussen planbaar en niet-planbaar onderhoud of beter gezegd dat tussen gepland en niet-gepland, aangezien daarmee het verschil tussen een planbare activiteit en een geplande activiteit kan worden gedemon-streerd. Niet-geplande activiteiten kunnen in principe planbaar zijn. Dat hangt af van de inzichten en de mogelijkheden van de betrokken beheerorganisatie. Het storingsafhankelijk onderhoud wordt uitgevoerd als een storing is opgetre-den. Een storing heeft in het dagelijks spraakgebruik meestal de betekenis van gebrek. De mate waarin sprake is van storing wordt vertaald in normen. Met toestandsafhankelijk onderhoud wordt aangegeven dat een eventuele maatregel pas wordt genomen nadat een bepaalde normwaarde wordt overschreden. Meten en normeren maken integraal onderdeel uit van het technisch-beheerproces. De mate waarin de toestand afwijkt van de norm is dan bepalend voor de vraag of een maatregel wordt uitgevoerd. Tijdsafhankelijk onderhoud wordt meestal met een bepaalde cyclus uitgevoerd, onafhankelijk van de concrete toestand. Ook in deze vorm van onderhoud ligt een specifieke normering verscholen. Denk aan bijvoorbeeld het wettelijke verplichte jaarlijkse liftenonderhoud. (In Japan is de regelgeving op dit punt uitgebreider; het aantal verplichte jaarlijkse inspecties is groter. Vergelijk Imaizumi e.a., 1990.)
Vervolgens gaan we in op het onderscheid tussen preventief en correctief. Correctief onderhoud is het onderhoud dat verricht wordt als een storing heeft plaatsgevonden. Preventief onderhoud is het onderhoud dat erop gericht is deze storingen te voorkomen of de kans waarmee deze kunnen optreden aanmerkelijk te verkleinen. Binnen het vakgebied is er een verschuiving van correctief naar preventief onderhoud. Deze verschuiving hangt samen met de gewenste conti-nuïteit van het produktieproces en/of primaire gebruiksvoorschriften, bijvoor-beeld voor de veiligheid en de gezondheid. Daarnaast is deze verschuiving
gestoeld op de verwachting dat preventieve maatregelen effectiever èn efficiënter (goedkoper) zijn dan wanneer de storing achteraf verholpen moet worden. In de praktijk gaat het vaak om een combinatie van de verschillende wijzen van onderhoud. Gepland preventief onderhoud, niet-gepland correctief onderhoud etc. zijn voorbeelden van dergelijke combinaties. Het aantal varianten is groot. Dat geldt ook voor de concrete betekenis, die zoals gezegd, gebonden is aan een bepaalde omstandigheid.
3.3 De ontwikkelingen en context van het technisch beheer
Vanwege de aandacht in de afgelopen jaren voor het strategisch kader, is er behalve de verschuiving van onderhoud naar beheer, nog een tweede lijn ingeweven. Deze tweede lijn wordt vertegenwoordigd door de ontwikkeling welke de kwaliteitszorg heeft doorgemaakt. Het gaat dan om de kwaliteitsdefioi-tie, de kwaliteitscontrole en dergelijke onderwerpen. De aandacht voor de gebruiker en de gebruikskwaliteit is, binnen de relatief zelfstandige ontwikkeling van de kwaliteitszorg, zeker de laatste decennia, constant geweest. Het kwali-teitsdenken heeft er in zekere zin aan bijgedragen het evenwicht tussen techno-logische innovatie en marktvraag voor de bedrijfstak bouw als geheel te hervin-den. Voor het vakgebied technisch beheer heeft dit verschillende consequenties. Ook binnen het technisch beheer zijn de klantgerichtheid, de marktgerichtheid en de resultaatgerichtheid meer centraal komen te staan.
Om de inspectie- en opnameproblematiek tot de meerjarenonderhoudsplanning te kunnen afbakenen dient opnieuw bepaald te worden wat de inhoud is van deze meerjarenonderhoudsplanning en de plaats van dit instrument binnen de organisatie. In de periode dat met de meerjarenonderhoudsplanning de eerste ervaringen werden opgedaan, ging men uit van een sterke koppeling met het zogenaamde klachtenonderhoud. De veronderstelling was dat door een meerja-renonderhoudsplanning op te stellen en uit te voeren het klachtenonderhoud sterk zou verminderen. De verwachtingen zijn inmiddels minder hoog gespannen. In de praktijk van het technisch beheer staan drie instrumenten centraal: de meerjarenonderhoudsplanning, het mutatieonderhoud en de woningcartotheek. We gebruiken hier de termen uit de woningbouw; in de utiliteitsbouw komen deze drie termen ook voor: in plaats van mutatieonderhoud wordt de term gebruikersonderhoud gehanteerd en de woningcartotheek heet in de utiliteits-bouw een facility management informatiesysteem, waarin meestal meer verschil-lende informatie is opgenomen dan in een woningcartotheek. De woningcarto-theek functioneert als het medium waarin de verschillende gegevens zijn opgenomen. Daartoe behoren de administratieve gegevens, gegevens over de gebruiker en technische gegevens zoals de inspectieresultaten voor de meerjaren-onderhoudsplanning. De twee laatstgenoemde typen gegevens zijn vaak in aparte databestanden opgenomen overeenkomstig de functionele organisatiestructuur. Uit het bestaan van deze drie (verschillende) instrumenten kan men afleiden dat
het in de beheerpraktijk (nog) niet tot een daadwerkelijke technische, sociale en financiële integratie is gekomen. Bij de meerjarenonderhoudsplanning domineert een bouwtechnische invalshoek dat erop is gericht het bouwwerk op lange termijn in stand te houden, terwijl het mutatieonderhoud (en vaak ook het klachtenonderhoud) relatief meer gekoppeld is aan de woontechnische invals-hoek. We proberen hier slechts accentverschillen aan te geven en niet tot nieuwe definities te komen.
Als we de ontwikkelingen in de meerjarenonderhoudsplanning en in het bijzon-der de opnametechnieken in de afgelopen tien jaar willen typeren, dan komen we tot de volgende indeling (vergelijk afbeelding 3.2).
In het midden van de jaren tachtig kon de balans opgemaakt worden van de eerste ervaringen die met de meerjarenonderhoudsplanning waren opgedaan. Het bouwdeel, als drager van onderhoud, werd periodiek geïnspecteerd en voorzien van een onderhoudsmaatregel. Het benoemen van de kwaliteit werd meestal niet apart vastgelegd; alleen de maatregel werd genoteerd. Dit is de belangrijkste oorzaak dat er verschillen in de uitkomsten van de meerjarenplan-ningontstaan.
Afbeelding 3.2
:t 1985
Ontwikkelingsstadia opnametechnieken en meerjaren onder-houdsplanning
huidige situatie toekomstige
I
Op dit moment wordt de begin jaren tachtig ingeslagen weg uitgewerkt.
Bouwge-breken en de bouwkundige kwaliteit worden vaker afzonderlijk vastgelegd. Er zijn twee vormen van vastleggen. De directe: de gebreken door middel van
schetsen, omschrijvingen, foto's e.d. vastleggen en' de indirecte door
conditie-scores aan te geven waarmee het gebrek een plaats krijgt in het verwachte degradatieproces. Behalve technische worden ook functionele classificaties
gemaakt. Door het gebrek en maatregel afzonderlijk aan te geven is het mogelijk
alternatieve maatregelen te wegen wanneer een organisatie/corporatie het definitieve onderhoudsbeleid voor een bepaald gebouw of complex vaststelt. Hierop gaan we vooral in de hoofdstukken 3 t/m 5 verder in. Voor de toekomst verwachten we dat het proces van oordeelsvorming verder geformaliseerd wordt. Allereerst moeten maatregelen in classificaties ondergebracht worden, opdat typen maatregelen aan typen gebreken gekoppeld kunnen worden. De gegene-reerde maatregelen krijgen daarmee het karakter van standaardmaatregelen. Daarnaast denken we dat allerlei hulpmiddelen en instrumenten bij de inspectie zelf ingezet kunnen worden. Daarbij hebben we de aanpak bij de installatietech-niek en gebouwbeheersystemen voor ogen. Inspectie wordt dan monitoring op afstand.
3.4 Plaats en rol opnametechnieken in het technisch beheer
We kunnen verschillende soorten modellen onderscheiden. De soorten modellen onderscheiden zich door datgene wat zij beschrijven: organisatieonderdelen (organigrammen), procedures en beslissingen.
Veel modellen hebben beide kenmerken. De herkomst van de modellen is ver-schillend; we hebben te maken met het technisch beheer, de kwaliteitszorg en de meer formele cybernetische beslismodellen. Hieronder bespreken we een aantal van dergelijke modellen. Deze bespreking is bedoeld om de structuur van dergelijke schema's aan te geven en het proces waarin de meerjarenonderhouds-planning tot stand komt, tot slot om de specifieke plaats aan te geven van de opnametechnieken binnen de totstandkoming van de meerjarenonderhoudsplan-ning.
Uitgangspunt voor de uiteenzetting is het bedrijfsproces. De strategie en de wijze waarop de organisatie is gestructureerd, maken deel uit van dit bedrijfsproces. Het bedrijfsproces kent drie belangrijke onderdelen, te weten: de strategie, de beschikbare methoden en technieken en de daarvoor benodigde gegevens. In afbeelding 3.3 is de formele structuur van het bedrijfsproces weergegeven. Het is een model dat een besluitvormingsvolgorde aangeeft, zonder direct een cybernetisch beslissingmodel te zijn. De formulering van het bedrijfsbeleid en de daarbij behorende doelstellingen voor het beheer rekenen we tot het strategisch domein. Hierin wordt het lange-termijnperspectief van het bedrijf of de organisa-tie vastgelegd op basis van onder meer een sterkte-zwakteanalyse (voorzover de bedrijfsinterne aangelegenheden in het geding zijn) en een analyse van mogelijk-heden en bedreigingen (als het gaat om de relatie tussen organisatie en
omge-ving). De doelstellingen voor het beheer staan hiermee in direct verband. De relatie tussen het algemene bedrijfsbeleid en het beheer is afhankelijk van de mate waarin dat beheer bijdraagt aan het uiteindelijke resultaat van produkten of diensten.
Het technisch beheer van woningen in geval van een woningcorporatie is anders dan het technisch beheer aan de kantoorgebouwen van een bedrijf dat een
industrieel produkt vervaardigt. In het laatste geval is het aantal schakeltjes in de
keten tussen technisch beheer van gebouwen en het industriële produkt vele malen groter. Om deze relatie te verduidelijken is het onderscheid tussen het zogenaamde primaire en secundaire proces geïntroduceerd (vergelijk o.a. Regterschot, 1988 en Kooijman e.a., 1989). Diensten en activiteiten (zoals huisvesting, technisch beheer, catering e.d.) worden tot het secundaire proces
gerekend; zij ondersteunen het primiare (produktie)proces. In het geval van de
industriële produktie is dit onderscheid goed hanteerbaar; bij ziekenhuizen is het onderscheid niet toereikend.
De planning, raming, bugettering en uitvoering zijn activiteiten die een sterk instrumenteel karakter hebben. Veelal vertegenwoordigt deze indeling een hiër-archische indeling of ordening in de tijd. Bij dergelijke activiteiten is het gebruik
Afbeelding 3.3 Structuur van het bedrijfsproces en de relatie met het
technisch beheer
van methoden en technieken aan de orde. Een uitgebreid scala is daarvoor
beschikbaar. In hèt model wordt een onderscheid gemaakt tussen een intern
gegevensbestand en een extern gegevensbestand. Het interne gegevensbestand is het resultaat van een (kwantitatieve) inventarisatie en een (kwalitatieve) inspectie. Het externe gegevensbestand kan worden geraadpleegd om het interne gegevensbestand aan te vullen of te toetsen. Het onderscheid tussen methoden en technieken enerzijds en gegevens anderzijds is actueel geworden met de ontwikkeling en toepassing van allerlei geautomatiseerde gegevensbestanden. De
automatiseringstoepassingen worden veelal 'leeg' dat wil zeggen zonder data
aangeleverd.
Vijverberg heeft een vergelijkbaar model gekenmerkt door procedurestappen opgesteld. Dit model gaat expliciet in op de totstandkoming van de meerjaren-onderhoudsplanning. Vijverberg onderscheidt acht stappen (vergelijk afbeelding 3.4). Ook in dit model zijn de inventarisatie en inspectie geplaatst tussen de doelstellingformulering en de raming/calculatie. Bovendien zijn inventarisatie en inspectie hiërarchisch aan elkaar gerelateerd; de (kwantitatieve) inventarisatie gaat aan de (kwalitatieve) inspectie vooraf.
Andere voorbeelden van modellen waarin is weergegeven hoe een meerjarenon-derhoudsplanning of een onderhoudssysteem tot stand komt, zijn te vinden bij NWR (1985) en Van der Woude (in: Boswijk e.a., 1988). In het NWR-model wordt duidelijk dat de inspectie een rol heeft in de bepaling van het moment waarop (onderhouds)activiteiten worden uitgevoerd. De inspectie is een gevolg van de planning en aan elke geplande uitvoeringsmaatregel gaat een inspectie vooraf (afbeelding 3.5).
Van der Woude plaatst, evenals de modellen van Kooijman en Pries, en Vijver-berg, de inventarisatie en inspectie tussen de doelstelling formulering en het vaststellen van de planning. Van der Woude maakt een onderscheid tussen strategisch, tactisch en operationeel; een onderscheid dat ook in het onderzoek van Kooijman en Pries (1989) wordt gemaakt. De inspectie- en inventarisatie-werkzaamheden plaatst hij in het tactische domein. Kenmerkend voor het model is tevens, daaraan ontbreekt het in de andere modellen, dat behalve het planma-tige onderhoud ook het correctieve onderhoud in het model een plaats krijgt (afbeelding 3.6).
De kwaliteitszorg maakt al langer gebruik van de hierboven besproken modellen. Een voorbeeld hiervan staat in een publikatie van de NVDO (1979a); zie afbeel-ding 3.7.
I
Het is opvallend dat in Nederland de combinatie van technisch beheer enkwa-liteitszorg vooralsnog niet verder is uitgewerkt. Een dergelijke benadering lijkt I
J zeer geschikt om de inspectie en inventarisatie beter binnen het algemene model
Afbeelding 3.4 Stapsgewijze modelaanpak van een meerjaren onderhouds-planning
Bron: Vijverberg, G., 1991, p. 114.
Het tweede type model stelt veel meer de besluitvorming centraal. De herkomst
is de cybernetica. Vooral de toepassing van de gebouwbeheersingssystemen heeft de aandacht opnieuw op dergelijke modellen gevestigd. De automatisering vraagt immers om formalisering (vergelijk Eegerdingk, 1991, Scheepers, 1989, Boswijk e.a., 1988) Scheepers geeft het algemene model dat bij deze benadering hoort (zie afbeelding 3.8).
Het 'te beheersen proces' in dit schema is feitelijk het degradatieproces van ge-bouwen als gevolg van de invloeden van klimaat, gebruik en veroudering. De meetopnemer - een sensor - is in de bouwkundige omgeving meestal de inspec-teur en zijn handgereedschap. Maar ook de klacht van de gebruiker is een informatiebron. De gewenste waarde komt uit het normbestand en vindt indirect haar basis in de beleidsdoelstellingen zoals die voor de betreffende organisatie zijn vastgesteld. In vergelijking met de afzonderlijke onderdelen van een gebouw-beheersingssystemen vervult de inspecteur verschillende taken. Deze is niet alleen 'meetopnemer', maar vaak ook het 'vergelijkingsorgaan', het 'regelorgaan'; tezamen de 'regelaar'. Bij het 'corrigerend orgaan' moet men denken aan de uitvoering.
Afbeelding 3.5 Onderhoudsplanning NWR
Afbeelding 3.6 Onderhoudssysteem Van der Woude
Bron: Boswijk, 1988, p. 140.
Afbeelding 3.7 Kwaliteitscontrole materiële dienst Defensie
1 1 . . -I 1 ...
__
...__
...__
...__
...__
.. _ ••. __ ••. __ .'1. • __ ••• __ ••• _I---.
... _+ procedurelVoorschriften ervaringsgegevens goederenstroom Bron: NVDO, 1979.Afbeelding 3.8 Procesmodel Scheepers Invoer afvoer
r---i
regelaar gewenste waarde Bron: Scheepers, 1989b, p. 68.Afbeelding 3.9 Onderhoudssysteem Lee
no (return card) yes urgent emergency no yes Bron: Lee, 1987, p. 132.
De aandacht voor strategisch beheer en onderhoud is vrij recent. De uitkomsten van de strategische beleidsvorming zijn bepalend voor de afweging tussen nieuwbouw, aanpassing, onderhoud en sloop. Het (technisch) onderhoud was tot voor kort een relatief autonome activiteit met een beperkte invulling. Het onderhoud werd gezien als losstaand van de andere bouwactiviteiten als herge-bruik, herbestemming en nieuwbouw. Om deze reden worden dergelijke deelpro-cessen nog wel eens als lineair omschreven, terwijl onderhoud als cyclisch kan worden aangeduid. In het geval dat sloop en nieuwbouw elkaar opvolgen en gekoppelde activiteiten zijn, is eveneens sprake van een cyclisch proces. Het cyclische karakter wordt uitdrukkelijk in dergelijke cybernetische modellen weergegeven.
Een aardig voorbeeld van een poging waarin de onderhoudsproblematiek met een vergaande vorm van geformaliseerde besluitvorming is gecombineerd, vinden we bij Lee. Vergelijk afbeelding 3.9. Bij Lee wordt de onderhoudsaanpak 'gevoed' door het systeem van geplande inspectie en gebruikerseisen. Overwogen wordt of de uitvoering van een bepaalde maatregel dan wel de gebruikerseis noodzakelijk is. Vervolgens vindt een urgentiebepaling plaats en daarna worden de kosten van de maatregelen aan het budget getoetst. In de 'wiebertjes' staan steeds de beleidsvragen/afwegingen vermeld; de antwoorden/uitkomsten zijn gereduceerd tot 'ja' en 'nee'.
3.S Nieuw model voor opnametechnieken
Om de opnametechnieken te objectiveren en standaardiseren moeten we de ingrediënten van de meerjarenonderhoudsplanning nader detailleren. Daartoe hebben we in dit onderzoek een model uitgewerkt. Dit model bestaat uit procedurestappen. Tevens wordt dit model gebruikt om de werkwijzen in de cases in beeld te brengen (hoofdstuk 5). Het model wordt tenslotte ook uitge-werkt als praktische leidraad (hoofdstuk 6).
Het model gaat expliciet in hoe de meerjarenonderhoudsplanning tot stand komt en stelt in dit proces de (kwalitatieve) inspectie centraal. De inspectie volgt op de (kwantitatieve) inventarisatie. Het kwaliteitsbeleid doet uitspraken over de doelstellingen van de meerjarenplanning onderhoud en de opnameprocedure. De periode en de randvoorwaarden spelen daarbij een rol. Vervolgens zijn de kwa-liteitsniveaus die de organisatie onderscheidt en de rol die deze kwakwa-liteitsniveaus spelen bij de inspectie en de onderhoudsbeslissingen aan de orde. De eerste stap
in het model is de inventarisatie. De laatste stap is de uitvoering van onder-houdswerkzaamheden, waarna een terugkoppeling plaatsvindt naar het kwali-teitsbeleid.
Het definitieve onderhoudsbeleid wordt bepaald nadat de technische meerjaren-planning is opgesteld. De technische meerjarenplanning geeft die maatregelen welke nodig zijn om de technische kwaliteit van het gebouwen de bouwdelen op het niveau waaraan bij oplevering is voldaan te handhaven. Vervangingen vinden dus plaats door bouwdelen met gelijke kwaliteit en materiaalgebruik met dien
~--~---~
---verstande dat er vooraf afspraken gemaakt kunnen zijn over ander materiaalge-bruik bij vervangingen, omdat de oude materialen niet meer leverbaar zijn. Vooraf kunnen ook afspraken worden gemaakt over het vervangen van bouwde-len ongeacht de staat van het onderhoud omdat bijvoorbeeld de bestaande bouwdelen schadelijk zijn voor de gezondheid.
Nadat de technische meerjarenraming is opgesteld wordt de meerjarenonder-houdsplanning vastgesteld op grond van technische, functionele en financiële overwegingen. Met andere woorden: welke maatregelen zijn nodig om het
gebouwen de bouwdelen in die toestand te brengen of te houden, die voor de
functievervulling noodzakelijk wordt geacht. En hoe kunnen de beschikbare financiële middelen daartoe zo effectief en efficiënt mogelijk worden ingezet? De jaarplanning bestaat uit de maatregelen van het eerste jaar van de
meerja-renplanning onderhoud. Het tijdstip van de maatregelen in deze planning kan
nog enige wijzigingen ondergaan op grond van meer praktische randvoorwaarden zoals de capaciteit van de onderhoudsdienst en de bundeling van activiteiten. Voor de modellering van inspectie- en opnametechnieken zijn nog slechts aanzetten voorhanden. In de schema's waarmee werkzaamheden e.d. worden gerepresenteerd, onderkennen we drie typen: het blokkenschema waarmee vooral organisatie-onderdelen worden aangegeven (organigrammen); het stroom-schema waarin geformaliseerde beslissingen zijn vermeld; het stappenplan, dat zowel kenmerken van het blokkenschema als van het stroomschema heeft. Het stroomschema geniet uiteindelijk, gegeven de behoefte aan informatisering
en automatisering, sterk de voorkeur. We vinden deze schema's in situaties
waarin kwaliteitssystemen zijn of worden ontwikkeld. De regelschema's uit de installatiesector zijn hiervan eveneens voorbeelden.
Kooijman e.a. (1990) hebben al eerder gepleit voor het doordenken van de koppeling van kwaliteitsbeheersing en technisch beheer. De mogelijkheden om
deze invalshoek toe te passen lijken groot. De ontwikkeling van stroomschema's
waarin een verdergaande geformaliseerde besluitvorming wordt gerepresenteerd, dient gepaard te gaan met de ontwikkeling van conditiemodellen waarmee het technische degradatieproces van bouwdelen en materialen wordt aangegeven.
4
OPNAMETECHNIEKEN, METHODEN EN
INSTRUMENTEN
4.1 Inleiding
In dit hoofdstuk komen de verschillende methoden, technieken en instrumenten aan de orde die bij de opname en de inspectie worden gebruikt. Achtereenvol-gens gaan we in op:
1 Classificatie en codering.
2 Steekproef en statistische verantwoording. 3 Inventarisatie.
4 Beoordeling van de onderhoudstoestand; referentiekader voor gebreken. 5 Zoekprocedures en berekeningen.
6 Uitvoering van inspectie. 7 Registratiewijzen. 8 Conditiemodellen.
Dit overzicht geven we in paragraaf 4.2. In paragraaf 4.3 wordt kort ingegaan op de planmatige koppeling van maatregelen aan inspectieresultaten.
4.2 Hulpmiddelen bij opname en inspectie 4.2.1 Classificatie en codering
Het algemene doel van classificeren ligt in de noodzaak om een veelheid van gegevens samen te vatten waardoor vergelijkingen en berekeningen gemaakt kunnen worden. Onder classificatie, ook wel rubricering genoemd, verstaan we het groeperen van gegevens in klassen. Een code is een verkorte benaming voor een klasse door middel van een notatie in cijfers en/ of letters onder meer om geautomatiseerde toepassingen mogelijk te maken.
Om de te hanteren klassen voor een classificatie te omschrijven en af te bakenen moeten de klassen voldoen aan vijf eisen. Ze moeten afgestemd zijn op het doel van de classificatie. Ze moeten samen uitputtend zijn zodat alle gegevens kunnen worden ondergebracht. Ze moeten elkaar uitsluiten: een gegeven mag niet in meer dan een klasse worden ondergebracht. Verder dienen de klassen zoveel
mogelijk uit te gaan van hetzelfde rangschikkende principe. Tot slot moeten ze overzichtelijk en systematisch zijn opgesteld.
In deze subparagraaf geven we achtereenvolgens: enkele rangschikkende
principes (de basis van verschillende indelingen) en een overzicht van de in
Nederland gebruikte coderingen en classificaties. Verder beoordelen we classifi-caties en coderingen voor het onderhoud en de inventarisatie en inspectiewerk-zaamheden.
Bouwclassificaties: rangschikkende principes
Gebouwen zijn opgebouwd uit groepen van elementen (gevels, dak, etc.), die op hun beurt bestaan uit elementen (de gevel bestaat uit kozijnen, binnenspouw-blad, buitenspouwbinnenspouw-blad, etc.; zie Damen en Belt, 1978). De elementen bestaan uit bouwdelen (het kozijn bestaat uit een onderdorpel, een ruit, etc.).
Om eenduidigheid te krijgen in de begrippen moeten we kijken naar de functie die een gebouw of delen daarvan vervullen. Smit beschrijft een technisch systeem (Smit, 1988). Hij definieert het als een technisch object dat zelfstandig een operationele taak verricht. Een subsysteem is een deel van het technisch systeem met een gedefinieerde functie. Een component is een deel van een subsysteem dat een gedefinieerde functie vervult en een fysieke verwisselbare eenheid vormt. Een samenstelling is een deel van een component dat als geheel is te demonte-ren uit een component en dat bijdraagt aan de realisatie van een deelfunctie. Een onderdeel tenslotte, is een niet meer verder te demonteren deel waarbij, indien verder demonteren plaatsvindt, beschadiging optreedt.
De woning kan worden gezien als produktiemiddel van woondiensten, dus als een technisch systeem. Een element is een gebouwonderdeel dat, los van vorm, constructie en materiaalkeuze, een duidelijk eigen functie bezit en bovendien goed te markeren en te begrenzen valt (Swets, 1985). Belderok geeft een andere definitie van een element: een gerubriceerd en gecodeerd onderdeel van een bouwwerk dat een fundamentele functie vervult binnen of buiten dat bouwwerk, ongeacht vorm, constructie en materiaaltoepassing (Beiderok, 1973). Deze definitie van een element komt overeen met een samenstelling volgens Smit. Door zo'n hiërarchische indeling kunnen de elementen van een constructie exact worden aangeduid. Deze indelingen vinden we dan ook veel terug in de gebruik-te classificatiesysgebruik-temen. Voor het onderhoud is een andere indeling van bouwde-len dan een hiërarchische wellicht zinvol.
