Wykorzystanie narzędzi wewnętrznego public relations w działalności uczelni : na przykładzie Wyższej Szkoły Humanitas w Sosnowcu

WYKORZYSTANIE NARZĘDZI

WEWNĘTRZNEGO

PUBLIC RELATIONS

W DZIAŁALNOŚCI UCZELNI

NA PRZYKŁADZIE

WYŻSZEJ SZKOŁY HUMANITAS W SOSNOWCU

Streszczenie

Internal relations stanow i w a żn y element strategii public rela­ tions realizowanej p rze z W yższą Szkołę Humanitas w Sosnowcu. Uczelnia p rzyw iązu je du żą w agę do komunikacji wewnętrznej, p a ­ miętając o jed n ej z p o d sta w o w ych z a s a d budowania wizerunku, zgodnie z którą „PR zaczyn a się w dom u”. Promowanie WSH nie je s t i nie może być w yłączn ie zadaniem słu żb PR uczelni. K ażdy z je j pracowników pełni istotną rolę w kreowaniu wizerunku szko­ ły, je s t am basadorem je j marki. Stosunek pracow nika do uczelni, stopień, w jakim identyfikuje się on z misją i kulturą organiza­ cyjną szkoły, p rzek ła d a się na postrzeganie WSZiM w środowi­ sku zew nętrznym . Pracownik je s t bowiem „ pierw szym ” źródłem informacji na tem at uczelni i stosunków w niej panujących. Z tej p rzyc zy n y komunikacja w ew nętrzna w szkole ma zasięg szer­

s z y niż mogłoby się w ydaw ać. Obejmuje bowiem nie tylko kadrę, ale ta k że inne kategorie publiczności uczelni - adresatów działań o charakterze public relations.

Słowa kluczowe: Internal relations, wewnętrzny PR, kom unika­ cja wew nętrzna, zarządzanie, budow anie wizerunku.

Public relations należy do tych pojęć n a u k społecznych, które doczekały

się wielu różniących się od siebie definicji. J a k pisze K rystyna Wójcik, liczba definicji PR odpow iada liczbie szkół h u m an istycznych, organiza­ cji zawodowych i podręczników z tego zak re su - i wciąż ro śn ie1. Najczę­ ściej public relations definiuje się jak o planowe i p erm a n en tn e s ta ra n ia o osiągnięcie i utrzym anie wzajemnego zrozum ienia pomiędzy organizacją (firmą, instytucją) a jej publicznością. Cel ten osiąga się m .in. poprzez zarządzanie procesam i kom unikacyjnym i między organizacją i osobam i a ich grupam i odniesienia, czyli gru p am i m ającym i znaczenie dla danej

organizacji i wpływającymi n a n ią2. Celem działań z zak re su PR będzie tworzenie i utrzym yw anie takiego społecznego k lim atu, w którym or­ ganizacja może się dobrze i swobodnie rozwijać, budow anie w izerunku organizacji w jej otoczeniu, prom ow anie rep u tacji firmy czy instytucji. Warto przy tym pam iętać, że pojęcie otoczenia m a tu bardzo szerokie znaczenie - term in te n obejm uje zarów no otoczenie zew nętrzne organiza­ cji, n a które sk ład ają się m .in.: m edia, organizacje polityczne, instytucje naukow e i k u ltu raln e, władze lokalne, klienci, konkurenci, związki zawo­ dowe, ale także otoczenie w ew nętrzne, które tw orzą m .in. ra d a nadzorcza przedsiębiorstw a, jego akcjonariusze, m enadżerow ie i pracow nicy firmy. PR należy więc rozum ieć także jak o zespół te ch n ik i działań m ających n a celu kształtow anie środow iska w ewnętrznego firmy. Ten obszar a k ­ tywności public relations określać należy m ianem inteńal relations (we­ w nętrznego public relations).

Internal relations staje się coraz ważniejszym, choć wciąż często niedo­

cenianym in stru m en tem zarządzania n a poziomie m ikroekonom icznym 3. Tym czasem w dobie społeczeństw a inform acyjnego i wyłaniającej się go­ sp odarki opartej n a wiedzy w łaściw a kom u n ik acja w ew nątrz przedsię­ biorstw a, wielokierunkowy przepływ inform acji i wiedzy, wydaje się być jednym z najw ażniejszych czynników w arun ku jący ch właściwe funkcjo­ now anie i rozwój organizacji. Nie sposób wyobrazić sobie nowoczesnego, innowacyjnego przedsiębiorstw a bez konsekw entnie realizowanej s tra ­ tegii internal relations, będącej nie tyle sporadycznie wykorzystywanym narzędziem osiągania założonych celów, co elem entem swoistej filozofii przedsiębiorstw a, istotnym obszarem przem yślanego p la n u zarządzania4. W ewnętrzny PR w inien stanow ić je d en ze składników ogólnej polityki PR firmy5. Jedynie wówczas działania podejm owane w ram ach internal rela­

tions okażą się skuteczne i przyniosą oczekiwane rezultaty.

Nie istnieje je d n a, pow szechnie akceptow ana definicja internal rela­

tions. Część badaczy trak tu je w ew nętrzny PR jak o funkcję zarządzania

zasobam i ludzkim i zorientow aną n a kreow anie właściwych relacji in ­ terp erso naln y ch w ew nątrz organizacji, budow anie poczucia akceptacji i identyfikacji z firmą. Inni ak ce n tu ją kom unikacyjny asp ek t PR, u znając w ew nętrzny przepływ inform acji i działania persw azyjne za istotę inter­

nal relations. Wydaje się, że najwłaściw sze będzie połączenie elementów

obu definicji i stw orzenie takiej, k tó ra powiąże w sobie dw a najistotniej­ sze asp ek ty wewnętrznego PR, w szak nie sposób wyobrazić sobie zarzą­ dzania bez kom unikow ania, decydow ania bez inform ow ania, planow ania bez konsultow ania itd. Internal relations będzie więc całokształtem dzia­ łań kom unikacyjnych, zw iązanych z zarządzaniem zasobam i ludzkim i 2 Ibidem, s. 22-23.

3 Zob. więcej: M. Kaczmarczyk, Znaczenie internal relations w zarządzaniu przedsiębiorstwem opartym

na wiedzy (zarysproblematyki), „Zarządzanie wiedza w organizacjach wobec wymogów nowoczesnej go­

spodarki”, (red.) A. Chodyński, Sosnowiec 2006, s. 215-226.

4 B. Rozwadowska, Public Relations. Teoria, praktyka, perspektywy, Warszawa 2002, s. 138. 5 M. Protasiuk, Wewnętrzny PR - zabawa czy konieczność?

w organizacji obejm ujących przekazywanie inform acji i wiedzy w ew nątrz instytucji w różnych k ie ru n k a ch pomiędzy w szystkim i jej członkami. J a k słusznie zauw aża Ricky W. Griffin, związki pomiędzy kom uniko­ w aniem i zarządzaniem znakom icie uw idacznia analiza złożoności oraz różnorodności ról i czynności m enadżerów 6. Żadnej z podstaw ow ych ról kierowniczych nie sposób realizować bez kom unikow ania różnych ty­ pów, form i poziomów. „Role interpersonalne obejmują ko n ta kty z p rze ­

łożonymi, po d w ład n ym i, osobami na rów norzędnych sta n o w iska ch oraz z osobami sp oza organizacji. Role d ecyzyjn e w ym agają od m enadżerów p o zyskiw a n ia informacji do decyzji, a następnie kom unikow ania tych d e­

cyzji innym. Role inform acyjne koncentrują się szczególnie na p o zyska n iu i upow szechnianiu informacji. K om unikow anie się w ią że się rów nież bez­ pośrednio z p o d sta w o w ym i fu n kcja m i zarządzania: planow aniem , organi­ zow aniem , przew o d zen iem i kontrolowaniem. Na p rzy k ła d kom unikow a­ nia się w ym agają: analiza otoczenia, integrowanie różnych horyzontów pla n istyczn ych i podejm ow anie decyzji. W ym agają go również: delegow a­

nie za d a ń i uprawnień, koordynacja oraz zm ia n a organizacyjna. Opraco­ w anie sy ste m u nagradzania i ko n ta kty z p o d w ła d n y m i w ram ach fu n kcji przew odzenia ta k że b yłyb y niemożliwe b ez ja k ie jś fo rm y kom unikow ania się. J e s t ono w reszcie za sa d n iczy m w arunkiem ustalania norm, obserw a­ cji osiągnięć i podejm ow ania działań korygujących w ramach czynności kontrolnych. J e s t w ięc oczyw iste, ż e kom unikow anie się je s t w szechobec­ ną częścią w s z y stk ic h czynności kierow niczych” - pisze R. W. Griffin7.

W ewnętrzny PR stanow i podstaw ę integracji poszczególnych elementów organizacji, u sp raw n ia realizowanie jej celów. Audyty kom unikacyjne do­ wodzą, że pracow nicy dobrze poinform owani w ykonują swoje obowiązki wydajniej i spraw niej naw et o 30 proc8. Nie ulega więc wątpliwości, że wy­ pracow anie spraw nie działającego, wielokanałowego sy stem u k o m u n i­ kacyjnego w ew nątrz przedsiębiorstw a w aru n k u je jego su kces. Sukces możliwy dzięki system atycznem u inform ow aniu pracow ników o a k tu a l­ nych problem ach i w ydarzeniach w ich przedsiębiorstw ie i otrzym ywaniu od nich inform acji zw rotnej9.

J a k słusznie zauw aża Ewa M ałgorzata C enker nie sposób osiągnąć ce­ lów public relations bez u d ziału pracowników, stanow iących je d en z n a j­ ważniejszych kanałów kom unikacji między firm ą a jej otoczeniem 10. „Każ­

d y pracow nik, dzieląc się w rażeniam i z p ra cy za w o d o w ej w sw oim gronie rodzinno-towarzyskim , kszta łtu je opinię o firmie. Poza ty m p rze ka zyw a n ie informacji dokonuje się również na 'terenie firm y p o p rzez personel, który kontaktuje się z otoczeniem zew n ętrzn ym , p r z y czym nie d o tyczy to tylko rzeczników p ra so w ych oraz kierow nictw a firm y. [...] Zadowolony z pracy

6 R. W. Griffin, Podstawy zarządzania organizacjami, Warszawa 2004, s. 594. 7 Ibidem.

8 A. Szymańska, Public Relations w systemie zintegrowanego komunikowania marketingowego, Wrocław 2004, s. 266.

9 Ibidem.

i doceniony pracow nik p rzeka zu je p o zy ty w n e informacje o przedsiębior­ stw ie na zew nątrz, dlatego ta k w a żn a je s t rola d ziałań nakierow anych na pracow ników - publiczność w ew n ętrzną organizacji” - dowodzi Ewa

M ałgorzata C enker11. W łaściwa ko m unikacja w ew nętrzna sprzyja osiąga­ n iu sukcesów w działalności organizacji, przede w szystkim tej odnoszącej się bezpośrednio do kreow ania w izerunku firmy czy instytucji. Intem a l re­

lations sprzyja podnoszeniu efektywności pracy personelu, w szak pracow ­

nicy b ęd ą wykonywać swoje obowiązki lepiej i wydajniej, jeśli zrozum ieją, ja k a je st ich rola w firmie, czem u słu żą ich zad an ia i jak ie oczekiwania m a wobec nich zarząd przedsiębiorstw a. Właściwie zarządzany system kom unikacji wewnętrznej wpływa także n a m orale personelu, w zm acnia motywację, ułatw ia p racę zespołow ą12.

* * *

O pracow ując strategię public relations Wyższej Szkoły H u m an itas w So­ snow cu jej twórcy poświęcili wiele uw agi działaniom z o b szaru public re­

lations, uznaw anym za nieodzowny elem ent zabiegów, m ających n a celu

budow anie w izerunku uczelni i kreow anie właściw ych relacji pomiędzy WSH a jej otoczeniem zew nętrznym . Zauważono, że pracow nicy uczelni, zarówno naukow o-dydaktyczni, ja k i adm inistracyjni, należą w przew aża­ jącej większości do śląskiej i zagłębiowskiej społeczności lokalnej i dzięki

tem u s ą częścią nie tylko otoczenia wewnętrznego, ale i zewnętrznego uczelni. J a k o jed n o stk i stanow ią część grup wpływu. Pracownicy n a u k o ­ wi pełnią w swoich środow iskach funkcje liderów opinii publicznej, m ają zatem realny wpływ n a kształtow anie w izerunku szkoły. Mogą być w resz­ cie nabyw cam i u słu g edukacyjnych świadczonych przez uczelnię i w ystę­ pować w roli klientów organizacji. Każdy z tych argum entów przem aw ia n a rzecz podejm ow ania przez władze WSH oraz służby public relations uczelni działań zorientow anych n a kreow anie dobrych relacji między p ra ­ cownikam i uczelni, u spraw n ian ie działań kom unikacyjnych i integrow a­ nie pracowników wokół w artości i innych elem entów misji szkoły.

Kierownictwo Wyższej Szkoły H u m an itas w Sosnow cu uznaje, iż n a j­ mocniejszym zasobem uczelni s ą jej pracownicy. W każdej organizacji opartej n a wiedzy - a do tak ich bez w ątpienia należą wyższe uczelnie - pracow nicy s ą źródłem w artości intelektualnych, w noszą do firmy czy in ­ stytucji indyw idualne zdolności, um iejętności i doświadczenia, które s ta ­ j ą się p o dstaw ą tw orzenia oryginalnej k u ltu ry organizacyjnej przedsię­ biorstw a. Podejm ując działania z zak re su in tem a l relations uczelnia dąży

11 Ibidem.

do tego, by jej k u ltu ra organizacyjna łączyła ogół pracowników, sprzy­ ja ła budow aniu współdziałającego zespołu, którego celem nadrzędnym je s t realizowanie misji uczelni i prom ow anie w artości akadem ickich. D ziałania z zak re su wewnętrznego PR podejm ow ane s ą w Wyższej Szkole H u m anitas w Sosnowcu n a w szystkich etap ach realizacji strategii public

relations. W ram a ch analizy s ta n u wyjściowego, a zatem jeszcze przed

przystąpieniem do w drożenia p la n u działań kom unikacyjnych, uczelnia przeprow adzała i przeprow adza b ad an ia ankietowe wśród pracowników naukow o-dydaktycznych i adm inistracyjnych. Służą one określeniu stop­ n ia identyfikacji personelu z ich miejscem pracy, stopnia satysfakcji z tej pracy, pozwalają zdiagnozować nastroje kadiy, określić jej sto su n ek wobec misji i polityki uczelni oraz działań z zakresu zewnętrznego i wewnętrznego

public relations. Kwestionariusze ankietowe skład ają się zarówno z pytań

otwartych, ja k i zam kniętych (np. w ykorzystujących skalę Likerta). Wyniki tych b ad ań s ą wykorzystywane n a etapie planow ania działań zorientowa­ nych n a integrację pracowników i kształtow anie odpowiedniej k u ltu iy or­ ganizacyjnej WSH. Podobne b ad a n ia empiryczne przeprow adzane s ą także wśród pracowników uczelni n a etapie oceny efektywności działań public re­

lations. Dzięki nim możliwe staje się porów nanie s ta n u wyjściowego ze s ta ­

nem osiągniętym po zakończeniu realizacji określonego zespołu zadań PR. Dzięki tem u służby PR podejm ują próby określenia efektywności działań z zakresu kom unikacji wewnętrznej i zewnętrznej, m ierzenia rezultatów program u PR w porów naniu z założonymi celam i13. B adania ewaluacyjne w zakresie internal relations obejm ują m.in. przebieg program u PR, jego wyniki, a także w ydatki poniesione n a w szystkich etap ach działań.

D ziałania public relations skierow ane do środow iska w ewnętrznego Wyższej Szkoły H u m an itas w Sosnow cu przybierają rozm aitą postać. Chcąc osiągnąć nadrzęd ne cele, jak im i są: budow anie pozytywnego wize­ ru n k u WSH, tworzenie w spólnoty profesorów i stu d en tó w oraz integrow a­ nie pracow ników wokół misji szkoły wyższej, kierownictwo oraz służby PR uczelni w ykorzystują wiele tech n ik i narzędzi public relations, z których najw ażniejsze to:

Organizacja uroczystości uczelnianych

S ą to zarów no uroczystości n a stałe w pisane w życie akadem ickie, nie tylko WSH (np. inauguracje, konferencje, sem inaria, debaty), ja k i przedsięwzięcia auto rsk ie, organizow ane wyłącznie w tej uczelni. Do tej ostatniej grupy n ależą m.in. zabaw y edukacyjne pod h asłem „M atura Bis” oraz Festiwale Wiedzy i Umiejętności.

„M atura Bis” to projekt, którego pierw sza edycja odbyła się 4 m aja 2006 roku. Był on adresow any do pracow ników nańkow o-dydaktycznych i s tu ­ dentów uczelni oraz innych grup zawodowych, m .in. samorządowców,

policjantów, twórców k u ltury , sportowców i dziennikarzy. O rganizując „M aturę Bis” uczelnia zaprosiła osoby ciekawe, przedstawicieli rozm a­ itych zawodów, do wspólnego p isan ia „dowcipnego egzam inu m a tu ra l­ nego” z języka polskiego. Projekt stanow ił okazję do ponownego przeży­ cia atm osfery m atu ry i spraw dzenia swojej wiedzy. Osoby, które przyjęły zaproszenie do ud ziału w teście, rozwiązywały go w g ru p ach sk ład ają­ cych się z przedstawicieli ich branży. G rupa, k tó ra najlepiej zd ała egza­ min, otrzym ała m a tu raln e niespodzianki i wzięła udział w uroczystym pasow aniu n a ab itu rien ta, którego dokonał prof, d r hab. D ariusz Rott - przewodniczący Komisji Egzaminacyjnej, rzecznik prasow y Rady Głównej Szkolnictwa Wyższego. Pasowanie n astąp iło poprzez włożenie n a głowę m aturzysty biretu. Do powtórnego egzam inu dojrzałości przystąpiło po­ n ad 20 nauczycieli akadem ickich WSH. W zabawie wzięły także udział osoby publiczne, m .in. w iceprzewodnicząca Sejm iku Województwa Ślą­ skiego M ałgorzata O chęduszko-Ludw ik, poseł Grzegorz Dolniak, prezy­ d e n t Będzina Radosław B aran, prezydent Bytom ia Krzysztof Wójcik, b u r­ m istrz Czeladzi M arek Mrozowski, prezydent Sosnowca Kazimierz Górski, zastępca prezydenta Sosnowca Zbigniew Jask iern ia , dyrektor Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego M ałgorzata Książek-Grelewicz, dyrektor T eatru Zagłębia w Sosnow cu Adam Kopciuszewski, dyrektor C en tru m Sztuki- Zam ek Sielecki w Sosnow cu T eresa Szczepanek, ak to r D ariusz Niebudek, poeta Jerzy Lucjan W oźniak oraz w icem inister MSWiA w rządzie Jerzego B uzka Krzysztof Laga. Zabaw a „M atura Bis” będzie m iała ch a ra k te r cy­ kliczny. W założeniu organizatorów m a się odbywać każdego roku, w d n iu „prawdziwego” egzam inu dojrzałości. Jej celem je s t m .in. integrowanie pracowników i stu d en tó w WSH, propagow anie idei n a u k i przez zabawę, prom ow anie w artości akadem ickich.

Festiwale Wiedzy i Umiejętności, połączone z dniam i otwartym i, od­ byw ają się corocznie w m arcu, kw ietniu lub m aju. W ram ach festiwali uczelnia organizuje wykłady otw arte i w arsztaty z różnych dziedzin n au k i pow iązanych tem atycznie z k ieru n k am i studiów prow adzonych w WSH. Młodzież i pracow nicy naukow i uczelni uczestniczą w w ykładach i w ar­ sztatac h z zak re su m edioznaw stw a, adm inistracji, europeistyki oraz zarządzania i m arketingu. W program ie festiwalowych im prez zn ajd u ją się zwykle m .in. giy sym ulacyjne, dyskusje i prezentacje m ultim edial­ ne. Celem festiw alu je s t integrow anie pracowników naukow ych i stu d e n ­ tów, w łączanie ich w przedsięwzięcia naukow e i dydaktyczne realizowane n a uczelni, prom ow anie k u ltu iy akadem ickiej oraz misji WSH.

Uczelnia, z m yślą o pracownikach naukowo-dydaktycznych i adm inistra­ cyjnych, co roku organizuje spotkania świąteczne z okazji Bożego Naro­ dzenia, wyjazdy integracyjne, szkolenia i spektakle teatralne. Oryginalnym przedsięwzięciem było pr2ygotowanie sztuki teatralnej „Ballada z Betlejem w tle” wystawionej w auli WSH przed Świętami Bożego Narodzenia w 2006 roku. W spektaklu, utrzym anym w konwencji jasełek, wzięli udział pracow­ nicy naukowi i adm inistracyjni WSH, w tym m.in. rektor Uczelni, prof, dr Jerzy Kopel (w roli króla Kacpra), kanclerz m gr A leksander D udek (w roli

kró la Baltazara) oraz prodziekan m gr J o la n ta Łozińska (w roli żony króla Baltazara). Ponadto, pracow nicy naukow i uczelni zap raszan i s ą do ud zia­ łu w corocznych sp o tk an iach naukow ych otw ierających rok ak ad em ic­ ki. S p otkan ia te poświęcone s ą przede w szystkim problem atyce jak o ści kształcenia. W ich trakcie kierownictwo uczelni om awia problem y zwią­ zane z bieżącym funkcjonow aniem szkoły, przedstaw ia plany jej rozwoju i osiągnięcia w m inionym roku akadem ickim .

Realizacja programu edukacyjnego „Humanitas”

Program edukacyjny „H um anitas” to cykl com iesięcznych sp o tk ań z w ybitnym i przedstaw icielam i św iata n au k i, k u ltu ry , polityki i biznesu. J e s t on adresow any do stu d en tó w i pracow ników WSH oraz społeczności lokalnej Sosnowca. D otychczas n a zaproszenie WSH Sosnowiec odwie­ dzili m.in.: reżyser filmowy i teatraln y , sen ato r RP Kazimierz Kutz; socjo­ log i publicysta telewizyjny Jerzy Diatłowicki; legendarny pieśniarz, po­ eta i pow ieściopisarz Ja c e k K aczm arski; filozof i etyk ks. prof. zw. d r hab. T adeusz Ślipko; p ublicysta J a c e k Żakowski; zastęp ca przewodniczącego Kom itetu Prognoz „Polska 2000 P lu s” przy Prezydium Polskiej Akademii N auk prof, d r h ab. Andrzej K arpiński; w ybitna p o stać polskiego k in a i te ­ a tru K rystyna Ja n d a ; prezes Polskiej Akcji H u m anitarnej J a n in a Ochoj­ ska; kierow nik K atedry Ekonom ii i Finansów w Sacred H eart University w USA, prof. d r hab. Lucjan T. Orłowski; profesor filozofii n a U niw ersyte­ cie E dynburskim Peter Jo n es; prezes Polskiego Towarzystwa Ekonom icz­ nego prof. zw. d r hab. Zdzisław Lech Sadowski; w ykładowca U niversity of Louisville prof. W aldem ar Karwowski; w ykładow ca M assa ch u setts In sti­ tu te of Technology J a r e k Koniusz; profesor w Instytucie O rganizacji i Z a­ rządzania w Przemyśle „Orgmasz” prof. Wiesław M. G rudzew ski, a także politycy: Tom asz Nałęcz, M arek Borowski, J a n O lbiycht i Jerzy Buzek.

Konkurs na najlepszego asystenta, w ykła d o w cę i lektora

Każdego ro k u uczelnia organizuje k o n k u rs n a najlepiej ocenianego przez stud entów pracow nika naukow ego. J e s t on przeprow adzany w trzech k a ­ tegoriach: najlepszego asy sten ta, a d iu n k ta lu b profesora prowadzącego w ykłady oraz lek to ra języka obcego. Wyniki obliczane s ą n a podstaw ie an k iet w ypełnianych przez studentów . Młodzież ocenia stopień k o m u n i­ katyw ności prow adzących zajęcia, ich przygotowanie do zajęć, u m iejęt­ ność zainteresow ania przedm iotem , gotowość do pomocy itp. Zwycięscy rywalizacji w poszczególnych kategoriach otrzym ują nagrody pieniężne w wysokości od 150 do 700 złotych.

Wspólne p ra ce badaw cze

pracow ników naukowych i studentów

WSH realizuje liczne projekty badaw cze, w które an gażu ją się zarówno pracow nicy naukow o-dydaktyczni, ja k i studenci. Efektem tych projektów s ą m.in. konferencje naukow e i publikacje, zaw ierające szkice czy stu d ia au to rstw a wykładowców oraz ich wychowanków. W ubiegłych la tach od­ było się kilka konferencji, n a których prezentow ano wyniki w spólnych b ad ań i innych przedsięwzięć naukow ych k adry dydaktycznej i stu d e n ­ tów, m .in. „Prasa Zagłębia Dąbrowskiego - spojrzenie w przeszłość” (maj 2005), „System międzynarodowy. Koncepcje - wyzwania - perspektyw y” (październik 2006).

Wewnętrzny e-PR

Pod pojęciem w ewnętrznego e-PR rozum ieć należy wykorzystywanie różnych tech n ik inform atycznych, w tym przede w szystkim sieci kom ­ puterow ych jako narzędzi internal relations. W ewnętrzny e-PR umożliwia szybką w ym ianę informacji, przepływ spostrzeżeń, uw ag i pomysłów za­ równo w płaszczyźnie poziomej, ja k i pionowej. W praktyce internal rela­

tions w WSH najczęściej wykorzystywany je s t e-mailing. Drogą e-mailową

przekazywane s ą pracow nikom inform acje, dotyczące bieżących proble­ mów i w ydarzeń z życia uczelni (new sletter), zaproszenia n a konferencje, sym pozja i inne im prezy uczelniane, plany zajęć, uw agi i polecenia kie­ row nictw a WSH. Poczta elektroniczna umożliwia pracow nikom przekazy­ w anie różnego typu inform acji kierow nictw u uczelni, w ym ianę inform acji pomiędzy pracow nikam i oraz pomiędzy różnym i kom órkam i organizacyj­ nym i WSH. Najczęściej z narzędzi kom unikacji e-mailowej korzysta Dział Promocji WSH, Dział Toku Studiów WSH oraz D ziekanaty.

Szkolenia, treningi, seminaria

Ich podstawowym celem je s t przekazanie pracow nikom określonych wiadom ości, kształtow anie pożądanych um iejętności. „Inteligencja orga­

nizacji nie m oże być utw orzona p r ze z n a k a z ani p r ze z jed norazow ą czyn ­ ność m ającą na celu zw ięk sza n ie zasobów inteligencji w organizacji. Poję­ cie organizacji inteligentnej je s t pojęciem now ym , m usi za tem zosta ć dobrze sprecyzow ane i określone. Chodzi o dobre zrozum ienie tego pojęcia p rze z pracow ników w szy stk ic h szczebli, g d y ż to oni w s z y sc y będą tw orzyć or­ ganizację inteligentną. To od d ziałań całego zespołu pracowniczego firm y zależeć będzie rozwój lub zm niejszanie się je j poziom u inteligencji. W celu podniesienia poziom u inteligencji w organizacji p row adzone p o w in n y być regularne szkolenia pracow ników . B ędą to szkolenia w form ie sem inariów obejmujących w szy stk ic h pracow ników fir m y ” - piszą W. G rudzew ski

i I. H ejduk14. Szkolenia i treningi stanow ią niezwykle istotne narzędzie

internal relations, s ą kanałem , za pom ocą którego do organizacji może

przenikać now a wiedza. Szkolenia s ą forum wym iany dośw iadczeń i spo­ strzeżeń, słu żą także k ształtow aniu um iejętności pracy zespołowej. Wyż­ sza Szkoła H u m an itas w Sosnow cu organizuje liczne szkolenia i treningi dla swoich pracowników, zarów no naukow o-dydaktycznych, ja k i ad m i­ nistracyjnych. O bejm ują one m .in. zagadnienia praw ne, psychologiczne i medioznawcze. W o statn ich la ta ch pracow nicy WSH mogli b rać udział w k u rs a c h językowych, tren in g ach um iejętności interpersonalnych, tre ­ ningu asertyw ności, tren in g u szybkiego czytania, w arsztatach z zakre­ su public relations. Szkolenia, prow adzone przez trenerów zw iązanych z uczelnią oraz trenerów zew nętrznych, odbyw ają się w siedzibie WSH lub m ają c h a ra k te r wyjazdowy.

Tablice ogłoszeń

Tablice ogłoszeń znajdujące się w siedzibie WSH skierowane są do stu d en­ tów i pracowników naukowo-dydaktycznych. Za ich pośrednictwem przeka­ zuje się m.in. informacje dotyczące organizacji zajęć, organizacji roku akade­ mickiego, wydarzeń z życia uczelni, spotkań pracowniczych itp.

Instruktaż indywidualny i zespołowy

W codziennej p rak ty ce w ew nętrznego Pi? w Wyższej Szkole H u m a n ita s w S osnow cu podejm ow ane s ą d z ia łan ia o c h a ra k te rz e indyw idualnego i zespołow ego in s tru k ta ż u . In s tru k ta ż in d y w idu aln y to bezpo śred nie s p o tk a n ia p rzedstaw icieli kierow nictw a u czeln i (rektor, k an clerz, dzie­ k a n , pro d ziek an i, dyrektorzy in sty tu tó w , kierow nicy działów) z jej p r a ­ cow nikam i (asy sten tam i, a d iu n k ta m i, p ro feso ram i, p raco w n ik am i a d ­ m in istra cji i obsługi). S p o tk a n ia te m a ją n a celu przekazyw anie poleceń i su g estii, ale także om aw ianie pom ysłów czy rozw iązań k o n k retn y c h kw estii, zw iązanych z d ziałaln o śc ią uczelni. In s tru k ta ż in d yw id u al­ ny stw a rza nad aw cy i odbiorcy m ożliwość aktyw nego u cze stn icze n ia w p rocesie k om u n ik acji, um ożliw ia w ystępow anie sp rzężen ia zw ro tn e­ go, zm niejsza ryzyko n ie p o ro z u m ie ń 15. In s tru k ta ż zespołow y to sp o ­ tk a n ia w szerszym gronie, z u d ziałem p rzedstaw icieli w ładz uczelni i g ru p y jej pracow ników . W ich trak c ie przekazyw ane s ą polecenia i uw agi dotyczące fun k cjo n o w an ia je d n o ste k uczelni, dy sk u to w an e s ą k o n k re tn e pom ysły i propozycje rozw iązań. In s tru k ta ż zespołow y w WSH może m ieć c h a ra k te r b ezp o śred n i lu b kaskadow y, gdy in form a­ cja po ch o d ząca od w ładz u czeln i przek azy w ana je s t jej pracow nikom 14 W. Grudzewski, I. Hejduk, Zarządzanie wiedzą w przedsiębiorstwach, Warszawa 2004, s. 154.

za pośred n ictw em kierow nictw a śred n ieg o szczebla (np. kierowników działów), in stru u jący ch podległych sobie pracowników.

Prezentacje multimedialne

Osoby odpowiedzialne za wewnętrzny PR w Wyższej Szkole H um anitas w Sosnowcu przywiązują d użą wagę do wykorzystywania w swojej dzia­ łalności technik m ultim edialnych, w tym prezentacji. Uczelnia organizu­ je prezentacje w celu przekazania pracownikom określonych informacji, np. dotyczących planów rozwoju uczelni, realizacji konkretnych przedsię­ wzięć naukow ych i organizacyjnych, zm ian w systemie identyfikacji wi­ zualnej itp. Dotychczas prezentacje m ultim edialne dla pracowników po­ przedzały m.in. wprowadzenie nowej strony WWW uczelni (maj 2005) oraz uruchom ienie uczelnianego portalu informacyjnego (październik 2006).

* * *

In tem a l relations stanow i w ażny elem ent strategii public relations, reali­

zowanej przez Wyższą Szkołę H um an itas w Sosnowcu. Uczelnia przywią­ zuje d u żą wagę do kom unikacji w ewnętrznej, pam iętając o jednej z pod­ stawowych zasad b udow ania w izerunku, zgodnie z k tó rą „PR zaczyna się w dom u”. Promowanie WSH nie je s t i nie może być wyłącznie zadaniem służb PR uczelni. Każdy z jej pracow ników pełni isto tn ą rolę w kreow a­ n iu w izerunku szkoły, je s t am basad o rem jej m arki. S to su n ek pracow nika do uczelni, stopień, w jak im identyfikuje się on z m isją i k u ltu rą organiza­ cyjną szkoły, przekłada się n a postrzeganie WSH w środow isku zew nętrz­ nym. Pracow nik je s t bowiem „pierwszym” źródłem inform acji n a tem at uczelni i stosunków w niej panujących. Z tej przyczyny w ew nętrzna ko­ m u nikacja w szkole m a zasięg szerszy niż mogłoby się wydawać. O bejm u­ je nie tylko k adrę, ale także inne kategorie publiczności uczelni - a d re sa ­ tów działań o charakterze public relations.

SUMMARY

M ichał Kaczmarczyk

THE USE OF TOOLS OF INTERNAL RELATIONS IN THE UNIVERS­ ITY ACTIVITY ON THE EXAMPLE OF HUMANITAS UNIVERSITY IN SOSNOWIEC

Intem al relations are an important element o f public relations’ strategy that is carrying out by Humanitas University. The Uni­ versity attaches a great significance to the intem al communica­ tion, remembering about one o f the basic rule concerning creating an image, according to which “PR starts at home”. Promoting Hu­ m anitas University is not and cannot be an assignm ent only for university PR specialists. Each employee p la y s an important role in creating the image o f the University and is an am bassador o f its reputation. The em ployees’ attitude tow ards the university and an extent to which they identify them selves w ith mission and or­ ganizational culture o f the University translate into perceiving Hu- nanitas University in the external environment. Since an employee is the first source o f information about the University and the rela­ tions that prevail there, the intem al communication at the Univers­ ity has a w ider range that it would seem. That is for the intem al communication includes not only s ta ff but also other categories o f university audience that is an a d dressee o f PR actions.

KEY WORDS: In te rn a l re la tio n s, co m m un icatio n , im age, P u b lic R elatio n s, o rg an izatio n , h igh education.