PREZYDENT MIASTA PRZEMYŚLA
OKK.1712.11.2018 Przemyśl, dnia 4 grudnia 2018 r.
Pani (…)
Kierownik
Biura Obsługi Urzędu w/m
W okresie od dnia 29 października 2018 r. do dnia 29 listopada 2018 r., przeprowadzona została kontrola problemowa w Biurze Obsługi Urzędu w Przemyślu zakresem, której objęto stosowanie procedur dotyczących zaopatrywania urzędu w sprzęt, wyposażenie i materiały biurowe w okresie od dnia 1 stycznia 2017 r. do dnia 31 grudnia 2017 r.
Szczegółowe ustalenia z przeprowadzonego postępowania kontrolnego zawarte zostały w protokole podpisanym w dniu 4 grudnia 2018 roku.
Niniejsze wystąpienie pokontrolne zawiera zwięzły opis wyników kontroli oraz ocenę kontrolowanej działalności.
W przedmiotowym wystąpieniu pokontrolnym chciałbym zwrócić uwagę na stwierdzone i ustalone w trakcie czynności kontrolnych nieprawidłowości oraz uchybienia powstałe w toku realizacji spraw objętych przedmiotem kontroli.
W wyniku kontroli 5 postępowań ustalono, że:
1. zgodnie z § 4 Regulaminu udzielania zamówień o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro stanowiącym załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 183/2014 Prezydenta Miasta z dnia 23 maja 2014 r. w sprawie wprowadzenia w Urzędzie Miejskim w Przemyślu regulaminu udzielania zamówień o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro - opracowano harmonogram zamówień na 2017 rok,
2. wszystkie analizowane postępowania ( z wyłączeniem postępowania BOU.271.16.2017) były ujęte w harmonogramie (planie) zamówień na 2017 rok i zostały wszczęte na wniosek kierownika komórki merytorycznej prowadzącej postępowanie,
2 3. wynagrodzenie wykonawców określone w umowach o udzielenie zamówienia publicznego było zgodne z wynagrodzeniem określonym w ofercie. Nie wystąpiły przypadki dokonywania zmian umów w zakresie wysokości wynagrodzenia,
4. umowy o udzielenie zamówienia publicznego zabezpieczały interesy tut. Urzędu poprzez: możliwość odstąpienia od umowy przez zamawiającego w przypadku nienależytej realizacji umowy przez wykonawcę, możliwość naliczenia kar umownych m.in. w przypadku nienależytego wykonania umowy oraz zwłoki w jej realizacji, 5. zgodnie z § 22 ust. 1 Regulaminu udzielania zamówień o wartości nieprzekraczającej
wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro stanowiącego załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 275 Prezydenta Miasta z dnia 30 czerwca 2017 r. w sprawie regulaminu udzielania zamówień o wartości nieprzekraczającej kwoty wskazanej w art. 4 pkt 8 ustawy – prawo zamówień publicznych opracowano rejestr zamówień o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro,
6. Sprawy realizowane były w ramach właściwych haseł klasyfikacyjnych. Na wszystkich pismach naniesione zostały prawidłowe znaki spraw zawierające oznaczenie komórki organizacyjnej, symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, kolejny numer sprawy wynikający ze spisu spraw oraz cztery cyfry roku kalendarzowego w którym sprawa się rozpoczęła, co jest zgodne z § 5 ust. 1, 2, 3, i 4 Instrukcji Kancelaryjnej, stanowiącej załącznik Nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r., Nr 14 poz. 67 z późn. zm.).
Wspomniane nieprawidłowości dotyczą:
1. prowadzenia rejestru zamówień o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro niezgodnie z przepisami § 22 ust. 2 i 3 Regulaminu udzielania zamówień o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro stanowiącego załącznik do Zarządzenia Nr 275/2017 Prezydenta Miasta z dnia 30 czerwca 2017 r., w sprawie regulaminu udzielania zamówień o wartości nieprzekraczającej kwoty wskazanej w art. 4 pkt 8 ustawy – prawo zamówień publicznych,
2. niezłożenia przez osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia pisemnego oświadczenia o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1, pkt 2-5 ustawy – Prawo zamówień publicznych, co stanowi naruszenie § 6 ust. 5 regulaminu udzielania zamówień o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych
3 równowartości kwoty 30.000 euro, cyt.: „ osoba wykonująca czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia składa pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania, pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1, pkt 2-5 ustawy: (BOU.271.2.2017; BOU.271.8.2017;
BOU.271.11.2017)
3. błędnego ustalenia szacunkowej wartości zamówienia poprzez nieprawidłowe zsumowanie wartości wskazanych w formularzu cenowym i wpisania błędnie ustalonej szacunkowej wartości zamówienia we wniosku o uruchomienie postępowania w sprawie udzielenia zamówienia do którego nie stosuje się przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych (sprawa: BOU.271.2.2017),
4. ustalenia szacunkowej wartości zamówienia w kwocie brutto co stanowi naruszenie §6 ust. 6 Regulaminu udzielania zamówień o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 stanowiącego załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 183/2014 Prezydenta Miasta Przemyśla z dnia 23 maja 2014 r. w sprawie wprowadzenia w Urzędzie Miejskim w Przemyślu regulaminu udzielania zamówień o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro (sprawa: BOU.271.8.2017; BOU.271.11.2017; BOU.271.16.2017),
5. wskazania we wniosku o uruchomienie postępowania w sprawie udzielenia zamówienia do którego nie stosuje się przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych nieprawidłowej szacunkowej wartości zamówienia tj.: wartość szacunkowa zamówienia netto powinna wynosić 35.121,95 PLN a nie jak podano we wniosku 35.000 PLN, wartość szacunkowa zamówienia w przeliczeniu na Euro 8.412,64 a nie jak podano we wniosku 10.319,04 Euro.
6. sporządzenia protokołu postępowania o zamówienie na wzorze niezgodnym z załącznikiem Nr 2 do Regulaminu udzielania zamówień o wartości do 30.000 euro, co stanowi naruszenie §16 ust. 2 Regulaminu udzielania zamówień o wartości nieprzekraczającej kwoty wskazanej w art. 4 pkt 8 ustawy – Prawo zamówień publicznych stanowiącego załącznik do Zarządzenia Nr 275/2017 Prezydenta Miasta Przemyśla z dnia 30 czerwca 2017 r. w sprawie regulaminu udzielania zamówień o wartości nieprzekraczającej kwoty wskazanej w art. 4 pkt 8 ustawy – prawo zamówień publicznych (sprawa: BOU.271.16.2017),
7. nie zawiadomienia na piśmie oferentów o wyniku postępowania , co narusza § 20 Regulaminu udzielania zamówień o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartość kwoty 30.000 euro stanowiącego Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr
4 275/2017 Prezydenta Miasta Przemyśla z dnia 30 czerwca 2017 r. w sprawie regulaminu udzielania zamówień o wartości nieprzekraczającej kwoty wskazanej w art.
4 pkt 8 ustawy-prawo zamówień publicznych, cyt.: ”Zamawiający niezwłocznie zawiadamia na piśmie uczestników o odwołaniu postępowania, wyniku postępowania lub o zamknięciu postepowania bez wyboru - § 10 ust. 1 stosuje się odpowiednio.”
8. nieprzestrzegania uregulowań Instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik Nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r., Nr 14 poz. 67 z późn. zm.), poprzez niezarejestrowanie pism w Kancelarii Ogólnej tut. Urzędu, co stanowi naruszenie § 40 ust. 1 i § 42 ust. 2 powołanej instrukcji, oraz Instrukcji obiegu korespondencji i dokumentów w Urzędzie Miejskim w Przemyślu oraz zasad pracy w systemie elektronicznego obiegu dokumentów Proton, stanowiącej załącznik do Zarządzenia Nr 523/2015 Prezydenta Miasta Przemyśla z dnia 23.12.2015 r.
zmieniającego zarządzenie w sprawie instrukcji obiegu korespondencji i dokumentów w Urzędzie Miejskim w Przemyślu oraz zasad pracy w systemie elektronicznego obiegu dokumentów Proton, z późn.zm. tj. niezarejestrowaniu ofert w Kancelarii Ogólnej tut.
Urzędu, co stanowi naruszenie § 6 ust. 4 powołanej instrukcji, cyt.: „korespondencję wnoszoną bezpośrednio na poszczególnych stanowiskach pracy należy przekazać do Kancelarii Ogólnej w celu zarejestrowania i włączenia do obiegu dokumentów z wyłączeniem korespondencji wskazanej w § 7 ust. 1 pkt 4.”
Przedstawiając powyższe ustalenia, a także mając na uwadze konieczność zapewnienia poprawy działalności w zakresie objętym postępowaniem kontrolnym oraz wyeliminowania stwierdzonych uchybień – zobowiązuję Panią do:
1. prowadzenia rejestru zamówień o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro zgodnie z przepisami § 22 ust. 2 i 3 Regulaminu udzielania zamówień o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro stanowiącego załącznik do Zarządzenia Prezydenta Miasta z dnia 30 czerwca 2017 r., w sprawie regulaminu udzielania zamówień o wartości nieprzekraczającej kwoty wskazanej w art. 4 pkt 8 ustawy – prawo zamówień publicznych
2. zapewnienia rzetelnego ustalania wartości szacunkowej zamówień publicznych w tym dokumentowania takiego szacowania,
5 3. rzetelnego przygotowywania wniosku o uruchomienie postępowania w sprawie udzielenia zamówienia do którego nie stosuje się przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych,
4. sporządzania protokołu postępowania o zamówienie na wzorze zgodnym z załącznikiem Nr 2 do Regulaminu udzielania zamówień o wartości do 30.000 euro stanowiącego załącznik do Zarządzenia Nr 275/2017 Prezydenta Miasta Przemyśla z dnia 30 czerwca 2017 r. w sprawie regulaminu udzielania zamówień o wartości nieprzekraczającej kwoty wskazanej w art. 4 pkt 8 ustawy – prawo zamówień publicznych,
5. zawiadamiania oferentów o wyniku postępowania zgodnie z § 20 Regulaminu udzielania zamówień o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartość kwoty 30.000 euro stanowiącego Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 275/2017 Prezydenta Miasta Przemyśla z dnia 30 czerwca 2017 r. w sprawie regulaminu udzielania zamówień o wartości nieprzekraczającej kwoty wskazanej w art. 4 pkt 8 ustawy-prawo zamówień publicznych,
6. przestrzegania uregulowań Instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik Nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r., Nr 14 poz. 67 z późn. zm.) oraz Instrukcji obiegu korespondencji i dokumentów w Urzędzie Miejskim w Przemyślu oraz zasad pracy w systemie elektronicznego obiegu dokumentów Proton, stanowiącej załącznik do Zarządzenia Nr 523/2015 Prezydenta Miasta Przemyśla z dnia 23.12.2015 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie instrukcji obiegu korespondencji i dokumentów w Urzędzie Miejskim w Przemyślu oraz zasad pracy w systemie elektronicznego obiegu dokumentów Proton,
Informuję, iż przysługuje Pani prawo zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń do oceny, zaleceń i wniosków wskazanych w niniejszym wystąpieniu w terminie 7 dni od daty jego otrzymania.
Obliguję ponadto Panią do informowania mnie w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia o sposobie realizacji zaleceń i wniosków pokontrolnych, względnie do przedstawienia harmonogramu przedsięwzięć zamierzających do ich realizacji.
6 W przypadku złożenia zastrzeżeń do ocen, zaleceń i wniosków zawartych w przedmiotowym wystąpieniu, termin o którym mowa powyżej będzie biegł od otrzymania ostatecznego stanowiska.
Wystąpienie pokontrolne sporządzono w egzemplarzu oryginał plus duplikat, z czego oryginał pozostał w aktach sprawy, duplikat przekazano Kierownikowi Biura Obsługi Urzędu.
Wojciech Bakun Prezydent Miasta Przemyśla
(podpisano bezpiecznym podpisem elektronicznym)
Otrzymują:
1. Adresat 2. A/a
