ZARZĄDZENIE NR 191/2013 BURMISTRZA MIASTA LUBAŃ
z dnia 25 listopada 2013 r.
w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji rocznej.
Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 08 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2013 r.
poz. 594 z późn. zm.), art. 26 i 27 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2013 r.
poz. 330 z późn. zm.) oraz Zarządzenia Nr 189/2013 Burmistrza Miasta Lubań z dnia 25 listopada 2013 r.
w sprawie zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji w Urzędzie Miasta Lubań zarządzam, co następuje:
§ 1
1. Przeprowadzić inwentaryzację roczną aktywów i pasywów własnych i obcych znajdujących się na terenie strzeżonym i niestrzeżonym według stanu na dzień 31 grudnia 2013 r.
2. Za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji poszczególnych aktywów i pasywów odpowiedzialność ponoszą osoby i komórki organizacyjne wskazane w Załączniku Nr 1 do niniejszego Zarządzenia.
3. Inwentaryzację wszystkich składników aktywów i pasywów należy przeprowadzić według planu inwentaryzacji, stanowiącego Załącznik Nr 1 do niniejszego Zarządzenia.
§ 2
1. Zarządzam przeprowadzenie inwentaryzacji pełnej następujących składników majątkowych własnych i obcych w okresie od 1 grudnia 2013 r. do 15 stycznia 2014 r. :
1) należności spornych i wątpliwych – w drodze weryfikacji;
2) należności i zobowiązań, wobec pracowników – w drodze weryfikacji;
3) należności i zobowiązań z wyłączeniem publiczno – prawnych i spornych – w drodze potwierdzenia sald – według stanu na dzień 31 grudnia 2013 r.;
4) należności i zobowiązań publiczno – prawnych i spornych – w drodze weryfikacji;
5) rezerw i przychodów przyszłych okresów – w drodze weryfikacji;
6) wartości niematerialnych i prawnych – w drodze weryfikacji;
7) środków trwałych ujętych w ewidencji ilościowej – w drodze spisu z natury i środków trwałych ujętych w ewidencji ilościowo – wartościowej w drodze weryfikacji,
8) gruntów i dróg – w drodze weryfikacji;
9) środków trwałych – w drodze weryfikacji;
10) druków ścisłego zarachowania - w drodze spisu z natury;
11) stanu rachunków bankowych, kredytów i pożyczek, - w drodze potwierdzenia sald;
12) obligacji – w drodze weryfikacji;
13) nie zużytych materiałów odpisanych w koszty w dniu zakupu, w tym paliwo w samochodach służbowych – w drodze spisu z natury;
14) składników aktywów powierzonych innym jednostkom – w drodze weryfikacji;
15) krótkoterminowych papierów wartościowych i innych środków pieniężnych – w drodze weryfikacji;
16) umorzeń środków trwałych oraz pozostałych środków trwałych – w drodze weryfikacji.
2. Z czynności weryfikujących, sprawdzających z przeprowadzonej analizy ksiąg/akt, potwierdzenia sald na rachunkach bankowych i obligacji każdorazowo winien być sporządzony protokół potwierdzający wykonanie tych czynności wg Załączników nr 5,6,7,8,10,11 do Zarządzenia nr 189/2013 Burmistrza Miasta Lubań z dnia 25 listopada 2013 r. w sprawie zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji w Urzędzie Miasta Lubań
§ 3
Przed przystąpieniem zespołów spisowych do inwentaryzacji, zobowiązuję Naczelnika Wydziału Organizacyjno-Prawnego do uporządkowania mienia poprzez:
1. Oznaczenia wywieszkami mienia znajdującego się w poszczególnych pomieszczeniach (w każdym z budynków) z naniesieniem na wywieszki numerów ewidencyjnych widniejących na sprzętach, a wynikających z prowadzonej ewidencji ilościowej w Wydziale Organizacyjno – Prawnym i ilościowo – wartościowej prowadzonej w Wydziale Budżetowo - Księgowym.
2. Uporządkowanie ewidencji ilościowej pozostałych środków trwałych w używaniu poprzez nadanie brakujących numerów inwentarzowych.
3. Przygotowanie niezbędnej dokumentacji wynikającej z wewnętrznych uregulowań Burmistrza Miasta Lubań dotyczącej mienia nieprzydatnego lub kwalifikującego się do likwidacji.
§ 4
Zobowiązuję osoby materialnie odpowiedzialne za powierzony majątek do dostarczenia w trybie pilnym (przed rozpoczęciem inwentaryzacji) do Wydziału Organizacyjno – Prawnego uzupełniających informacji o zmianie miejsca użytkowania środków trwałych i pozostałych środków trwałych w używaniu – zgodnie z Zarządzeniem Nr 190/2013 Burmistrza miasta Lubań z dnia 25 listopada 2013 r w sprawie przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową Urzędu Miasta Lubań (Załącznik Nr 1 § 9 ust. 3 pkt 2 i § 20 ust.1 lit. o).
§ 5
Zobowiązuję pracownika Wydziału Budżetowo - Księgowego (prowadzącego i odpowiedzialnego za ewidencję ilościowo – wartościową pozostałych środków trwałych i ewidencję środków trwałych) do:
1. Nadania brakujących numerów inwentarzowych przyjętym do używania sprzętom według prowadzonej w Wydziale Budżetowo - Księgowym ewidencji.
2. Dokonania wyceny zinwentaryzowanych składników majątkowych będących w ewidencji ilościowo- wartościowej i rozliczenia inwentaryzacji tych składników majątkowych.
§ 6
Zobowiązuję pracownika Wydziału Organizacyjno – Prawnego (prowadzącego i odpowiedzialnego za ewidencję ilościową) do:
1. Nadania brakujących numerów inwentarzowych przyjętym do użytkowania pozostałym środkom trwałym.
2. Rozliczenie inwentaryzacji składników majątkowych pozostałych środków trwałych wg ewidencji ilościowej.
§ 7
1. Przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej – działający na podstawie Zarządzenia Nr 149/2003 Burmistrza Miasta Lubań z dnia 23 września 2003 roku w sprawie: powołania komisji inwentaryzacyjnej w Urzędzie Miasta Lubań - w terminie do 01 grudnia 2013 roku przygotuje wniosek do Burmistrza o powołanie zespołów spisowych według wzoru stanowiącego załączniki nr 2 do niniejszego zarządzenia.
2. Przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej odpowiada za sprawny, terminowy i prawidłowy przebieg czynności inwentaryzacyjnych.
3. Przed przystąpieniem do prowadzenia inwentaryzacji metodą spisu z natury osoby materialnie odpowiedzialne składają wstępne oświadczenia,
że wszystkie dowody przychodów i rozchodów zostały przekazane odpowiednim komórkom organizacyjnym – zgodne z obiegiem dokumentów wewnętrznych oraz zostały do chwili rozpoczęcia spisu z natury ujęte we właściwej ewidencji - Załącznik nr 1
do Zarządzenia nr 189/2013 Burmistrza Miasta Lubań z dnia 25 listopada 2013 r. w sprawie zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji w Urzędzie Miasta Lubań4. Po przeprowadzonej inwentaryzacji metodą spisu z natury osoby materialnie odpowiedzialne składają oświadczenie końcowe stwierdzające, że nie wnoszą zastrzeżeń do poprawności przeprowadzenia spisu z natury oraz, że wszystkie składniki inwentaryzowanego majątku zostały w ich obecności prawidłowo przeliczone i ujęte we właściwym spisie - Załącznik nr 2 do Zarządzenia 189/2013 Burmistrza Miasta Lubań z dnia 25 listopada 2013 r. w sprawie zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji w Urzędzie Miasta Lubań.
5. Osoby materialnie odpowiedzialne sporządzają oświadczenie wymienione w ust. 4 bezpośrednio po
zakończonym spisie składników majątkowych i przedkładają je Przewodniczącemu Komisji Inwentaryzacyjnej.
§ 8
Na odrębnych arkuszach spisu z natury należy zinwentaryzować:
1. Zbędne dla Urzędu składniki majątku;
2. Niepełnowartościowe składniki majątku;
3. Składniki majątku będące własnością innych jednostek, którym sprzęt został powierzony do użytkowania, z powiadomieniem właścicieli o wynikach spisu poprzez doręczenie jednego egzemplarza spisu z natury.
§ 9
1. W okresie przeprowadzania spisu z natury składników majątkowych, tj. od 01 grudnia 2013 r. do 15 stycznia 2014 r. zawieszam możliwość przemieszczenia majątku ruchomego.
2. Inwentaryzacji w drodze porównania z dokumentacją oraz weryfikacji podlegają stany aktywów lub pasywów, których nie udało się lub nie było obowiązku zinwentaryzować za pomocą spisu z natury lub potwierdzenia sald.
3. Inwentaryzacji składników w drodze uzgodnienia sald z kontrahentami, bankami oraz porównania stanów ewidencyjnych z dokumentami i ich weryfikacją dokonują pracownicy Wydziału Budżetowo - Księgowego.
4. Nie wymagają pisemnego potwierdzenia salda:
1) należności sporne i wątpliwe, 2) należności z pracownikami,
3) należności wobec kontrahentów (osób fizycznych) nie prowadzących żadnych ksiąg rachunkowych, 4) należności z tytułów publicznoprawnych,
5) przypadki uzasadnione, gdzie niemożliwe było potwierdzenie salda.
5. Uzgodnienie sald należności może odbywać się w następujących formach:
1) pisemnej, na drukach ogólnie dostępnych ( za potwierdzeniem odbioru), gdzie jeden egzemplarz powinien wrócić do Urzędu z potwierdzeniem salda lub wyjaśnieniem niezgodności;
2) poprzez potwierdzenie na wydruku komputerowym zawierającym wykaz dowodów źródłowych składających się na saldo z potwierdzeniem salda lub wyjaśnieniem jego niezgodności;
3) poprzez potwierdzenie faksem lub pocztą elektroniczną.
6. W przypadku gdy nie otrzymano zwrotu potwierdzenia salda, wtedy saldo podlega weryfikacji.
7. W skład zespołów spisowych dokonujących inwentaryzacji nie mogą wchodzić osoby materialnie odpowiedzialne oraz pracownicy Wydziału Budżetowo - Księgowego i Wydziału Organizacyjno- Prawnego prowadzący ewidencję inwentaryzowanych składników.
§ 10
1. Ustalenie różnic inwentaryzacyjnych składników majątkowych należy dokonywać do 15 stycznia 2014 roku.
2. Sporządzenie i przedłożenie protokołu przez Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej z przeprowadzonej inwentaryzacji metodą spisu z natury wraz z wnioskiem, co do sposobu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych należy przedłożyć w terminie do 31 stycznia 2014 roku.
3. Protokół oraz wnioski podlegają uprzednio zaopiniowaniu (potwierdzeniu) przez Skarbnika, a w przypadku wniosku o obciążenie pracownika opinię swoją winien wyrazić radca prawny.
4. Decyzja Burmistrza w sprawie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych podlega ewidencji w księgach rachunkowych 2013 roku.
§ 11
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania i podlega opublikowaniu w BIP Urzędu Miasta Lubań.
Burmistrz Miasta Lubań Arkadiusz Słowiński
Załącznik Nr 1
do Zarządzenia Nr 191/2013 Burmistrza Miasta Lubań z dnia 25 listopada 2013 r.
PLAN INWENTARYZACJI ZA 2013 ROK
Lp Przedmiot inwentaryzacji Termin przeprowadzenia inwentaryzacji Rok
2013/2014
Rodzaj, forma, metoda, technika inwentaryzacji.
Osoba lub komórka organizacyjna odpowiedzialna
za aktywa lub pasywa
1 2 3 4 5
1. Należności i zobowiązania publiczno – prawne, sporne i wątpliwe
od 01.12.2013 do 15.01.2014
Weryfikacja poprzez porównanie zapisów w księgach z pozwami sądowymi, wyrokami sądowymi, analiza korespondencji z dłużnikami, analiza spraw z repertorium
prowadzonym przez radcę prawnego.
Ewa Krawczenko, Grażyna Bokłak, Katarzyna Cimosz,
Renata Klecha - Waszczyk, Małgorzata Zatoka,
Władze Szarłan,
Małgorzata Nachrebecka 2. Należności i zobowiązania
wobec pracowników
od 01.12.2013 do 15.01.2014
Weryfikacja – porównanie stanów księgowych z odpowiednimi dokumentami.
Grażyna Bokłak, Katarzyna Pomorska.
3. Należności i zobowiązania z wyłączeniem publiczno – prawnych i spornych.
od 01.12.2013 do 15.01.2014
W drodze potwierdzenia sald. Ewa Krawczenko, Grażyna Bokłak,
Małgorzata Nachrebecka, Renata Klecha – Waszczyk, Katarzyna Cimosz,
Teresa Bukowska, Małgorzata Zatoka, Władze Szarłan 4. Rezerwy i przychody
przyszłych okresów
od 01.12.2013 do 15.01.2014
Weryfikacja poprzez porównanie figurujących w księgach danych z odpowiednimi dokumentami
stanowiącymi podstawę ich zapisu w księgach.
Grażyna Bokłak,
Renata Klecha – Waszczyk,
5. Zakładowy Fundusz od 01.12.2013 Weryfikacja – sprawdzenie Katarzyna Pomorska
Świadczeń Socjalnych do 15.01.2014 zgodności z przepisami i
poprawności ujętych zmian w stanie funduszu
6. Środki trwałe ujęte w ewidencji ilościowej
od 01.12. 2013 do 15.01.2014
Spis z natury – sprawdzenie prawidłowości zapisów w księdze inwentarzowej z dokonanym spisem z natury.
Maria Chorosza Członkowie Zespołów Spisowych
7. Wartości niematerialne i prawne
od 01.12. 2013 do 15.01.2014
Weryfikacja – sprawdzenie
wysokości i terminowości odpisów umorzeniowych, prawidłowości i zgodności prowadzonej ewidencji w Wydziale Budżetowo - Księgowym i Organizacyjno – Prawnym,
weryfikacja prowadzonych kartotek ze stanem rzeczywistym.
Katarzyna Pomorska, Maria Chorosza, Informatycy.
8. Środki trwałe ujęte w ewidencji ilościowo - wartościowej
od 01.12.2013 do 15.01.2014
Weryfikacja – sprawdzenie
zgodności z prowadzoną ewidencją, weryfikacja prowadzonych kartotek ze stanem rzeczywistym
Katarzyna Pomorska, Członkowie Zespołów Spisowych,
Osoby materialnie odpowiedzialne.
9. Druki ścisłego zarachowania:
- arkusze spisu z natury, - druki opłaty targowej, - druki opłaty pozatargowej, - druki biletów
parkingowych, - zezwolenia na
wykonywanie krajowego zarobkowego przewozu osób taksówką osobową (licencja), - zezwolenie na
wykonywanie regularnych przewozów osób w krajowym transporcie drogowym,
w dniu 31.12.2013 Spis z natury wobec osoby materialnie odpowiedzialnej
Maria Chorosza, Członkowie Zespołów Spisowych,
- zezwolenie na
wykonywanie regularnych specjalnych przewozów osób w krajowym transporcie drogowym.
10. Druki ścisłego zarachowania – czeki gotówkowe
w dniu 31.12.2013 Spis z natury wobec osoby materialnie opowiedzialnej
Ewa Krawczenko, Członkowie Zespołów Spisowych,
11. Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne
od 31.12.2013 do 15.01.2014
Weryfikacja – sprawdzenie ich późniejszego wpływu na właściwe konta
Małgorzata Zatoka Ewa Krawczenko, Grażyna Bokłak.
12. Umorzenie środków trwałych i pozostałych środków trwałych
oraz wartości
niematerialnych i prawnych
od 31.12.2013 do 15.01.2014
Weryfikacja – poprzez sprawdzenie wysokości stawek umorzeniowych, wysokości umorzeń, porównanie stanu księgowego z prowadzoną w tym zakresie ewidencją.
Katarzyna Pomorska
13. Stan rachunków bankowych i stan kredytów
od 01.12.2013 do 15.01.2014
W drodze uzyskania potwierdzenia sald.
Grażyna Bokłak, Małgorzata Zatoka
14. Obligacje od 01.12.2013
do 15.01.2014
W drodze weryfikacji – poprzez porównanie sald kont analitycznych z dokumentami źródłowymi
(informacją z Banku).
Małgorzata Zatoka
15. Nie zużyte materiały:
1)paliwo w samochodach służbowych,
2) nie zużyte materiały odpisane w koszty w dniu zakupu
1)w dniu 31.12.2013 2) w dniu 31.12.2013
1)Spis z natury w obecności osób materialnie odpowiedzialnych i rozliczenie stanu paliwa;
2) Spis z natury w obecności osób materialnie odpowiedzialnych
1)Eugeniusz Kmieć,
Członkowie Zespołu Spisowego, Maria Chorosza,
2)Kierownicy komórek organizacyjnych, Członkowie Zespołu Spisowego,
16. Obce składniki majątku od 01.12.2013 do 31.12.2013
Spis z natury na odrębnych arkuszach spisowych,
poinformowanie właściciela o wynikach spisu poprzez doręczenie arkuszy spisowych.
Członkowie Zespołów Spisowych, Kierownicy wszystkich komórek
organizacyjnych Urzędu, w tym Referat Zarządzania
Kryzysowego.
17. Powierzone innym od 01.12.2013 Weryfikacja poprzez potwierdzenie Katarzyna Pomorska
jednostkom składniki aktywów
do 31.12.2013 stanów inwentaryzacji danej jednostki z prowadzoną w tym zakresie ewidencją
Referat Zarządzania Kryzysowego
18. Środki trwałe od 01.12.2013 do 15.01.2014
Weryfikacja poprzez porównanie stanów księgowych i ewidencyjnych z odpowiednimi dokumentami
Katarzyna Pomorska
19. Fundusze od 01.12.2013
do 15.01.2014
Weryfikacja poprzez porównanie stanów księgowych z odpowiednimi dokumentami (sprawdzenie
poprawności ujętych zmian w stanie funduszy)
Grażyna Bokłak, Katarzyna Pomorska.
20. Grunty i drogi stanowiące:
- własność miasta,
- własność Skarbu Państwa.
od 01.12.2013 do 15.01.2014
Weryfikacja zgodności ewidencji prowadzonej w Wydziale Budżetowo - Księgowym z odpowiednią
dokumentacją będącą w posiadaniu w Wydziale Gospodarki Gruntami Nieruchomościami i Rolnictwa.
Katarzyna Pomorska,
Pracownicy Wydziału GGiNR
21. Inwestycje (środki trwałe w budowie)
od 01.12.2013 do 15.01.2014
Weryfikacja zgodności ewidencji prowadzonej w Wydziale Budżetowo - Księgowym.
Katarzyna Pomorska
22. Należności i zobowiązania z wyłączeniem
publicznoprawnych i
spornych osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej (nie
podlegające potwierdzeniu sald)
od 01.12.2013 do 15.01.2014
Weryfikacja – poprzez porównanie figurujących w księgach danych z odpowiednimi dokumentami
stanowiącymi podstawę ich zapisu w księgach.
Grażyna Bokłak, Katarzyna Cimosz,
Renata Klecha – Waszczyk, Teresa Bukowska,
Małgorzata Zatoka, Władze Szarłan, Małgorzata Zatoka, Zdzisława Kocur, Małgorzata Nachrebecka.
