Strona | 1
UMOWA AGENCYJNA
wystawiona w dniu __-__-____ r. we Wrocławiu pomiędzy:
VOTUM ENERGY S.A. z siedzibą we Wrocławiu, ul. Wyścigowa 56i, 53-012 Wrocław, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia – Fabrycznej VI Wydział Gospodarczy, pod numerem KRS: 0000838332, NIP: 899-288-05-62, REGON: 386196337, kapitał zakładowy 1.000.000 zł wpłacony w całości, którą reprezentuje:
zwaną w dalszej części umowy „Zleceniodawcą”, „Votum Energy S.A.” lub „Spółką” ,a
Panem/Panią __________________________________________________________ (imię i nazwisko)
Zamieszkałym(ą) ________________________________________________________
______________________________________________________________________ (adres zam.)
PESEL: _______________________________________________________________ (PESEL)
Prowadzącym(ą) działalność gospodarczą: ____________________________________
______________________________________________________________________ (Nazwa/Adres)
NIP/REGON: (NIP oraz REGON)
zwanym(ą) w dalszej części umowy „Przedstawicielem”, łącznie zwanymi dalej „Stronami”, następującej treści:
PRZEDMIOT UMOWY
§ 1
1. Przedstawiciel zobowiązuje się, a zarazem staje się uprawnionym przez Zleceniodawcę, na podstawie niniejszej umowy oraz pisemnego pełnomocnictwa, do świadczenia na rzecz Zleceniodawcy w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, usług stałego pośrednictwa przy zawieraniu umów z Klientami, a w granicach umocowania wynikającego z udzielonego przez Zleceniodawcę pełnomocnictwa – do stałego zawierania w jego imieniu umów, dotyczących zamówienia i montażu instalacji fotowoltaicznej na rzecz Klienta przez Zleceniodawcę.
2. Zakres usług świadczonych przez Zleceniodawcę na rzecz Klientów na podstawie umów, w których zawarciu pośredniczy bądź zawiera je w imieniu Zleceniodawcy Przedstawiciel, określają każdorazowo obowiązujące wzorce umów zawieranych przez Votum Energy S.A. z Klientami.
OBOWIĄZKI PRZEDSTAWICIELA
§ 2
1. Przedstawiciel wykonuje umowę ze szczególnym uwzględnieniem dbałości o interesy Zleceniodawcy i jego Klientów, działając z poszanowaniem powszechnie obowiązujących przepisów prawa oraz Regulaminu Struktur Sprzedaży Votum Energy S.A. z dn. 21.05.2020 z późn. zm. (dalej Regulamin) i innych aktów prawa wewnętrznego obowiązujących u Zleceniodawcy, z którymi Przedstawiciel obowiązany jest się zapoznać przed zawarciem niniejszej umowy, a o których mowa w § 8 poniżej.
2. W zakresie, w jakim Przedstawiciel nie jest uprawniony do zawarcia umowy z Klientem, Zleceniodawca podejmuje decyzję o przyjęciu bądź odmowie przyjęcia zlecenia Klienta do realizacji usługi po dokonaniu weryfikacji dokumentów i oceny zamówienia, o czym Przedstawiciel ma obowiązek poinformować Klienta odpowiednio przy prezentowaniu Klientowi zakresu usług Zleceniodawcy.
3. Przedstawiciel jest uprawniony do zawierania (podpisywania) umów w imieniu i na rzecz Zleceniodawcy na podstawie i w granicach określonym w pisemnym pełnomocnictwie udzielonym Przedstawicielowi przez Zleceniodawcę, w oparciu o aktualny cennik produktów i usług Votum Energy S.A.
4. Przyjęcie zlecenia Klienta następuje poprzez złożenie podpisów na umowie przez osoby reprezentujące Zleceniodawcę.
Strona | 2
5. W celu należytego wykonania umowy Zleceniodawca udziela Przedstawicielowi pełnomocnictwa.
Pełnomocnictwo może być w każdej chwili odwołane przez Zleceniodawcę. Pełnomocnictwo wygasa w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia umowy. Pełnomocnictwo nie uprawnia Przedstawiciela do udzielania dalszych pełnomocnictw.
6. Przedstawiciel odpowiada za szkodę wyrządzoną komukolwiek na skutek nieprawidłowego wykonania bądź niewykonania przez niego Umowy bądź naruszenia powszechnie obowiązujących przepisów prawa polegającego na:
1) podpisaniu w imieniu Votum Energy S.A. umowy z Klientem z przekroczeniem umocowania określonego w udzielonym Przedstawicielowi pisemnym pełnomocnictwie bądź bez umocowania;
2) podpisaniu w imieniu Votum Energy S.A. umowy z Klientem na zmienionym bez zgody Zleceniodawcy lub przerobionym, podrobionym albo wycofanym z obiegu wzorcu umowy zawieranej przez Votum Energy S.A. z Klientami;
3) nieprzekazaniu Votum Energy S.A. kompletnej dokumentacji dotyczącej zamówienia, w szczególności umowy oraz dokumentacji udostępnionej przez Klienta;
4) nieprzekazaniu Votum Energy S.A. informacji podanych przez Klienta lub uzyskanych przy zawieraniu umowy z Klientem i dotyczących okoliczności istotnych dla wykonania umowy na rzecz Klienta;
5) wprowadzeniu Klienta w błąd odnośnie treści lub wykonania zawieranej z Votum Energy S.A. umowy;
6) dopuszczeniu się czynu nieuczciwej konkurencji przy wykonaniu czynności pośrednictwa bądź zawarcia w imieniu Votum Energy S.A. umowy z Klientem;
chyba że szkoda nastąpiła wskutek siły wyższej albo wyłącznie z winy poszkodowanego lub osoby trzeciej, za którą nie ponosi odpowiedzialności.
7. Przedstawiciel obowiązany jest do wykorzystywania jedynie zatwierdzonych przez Votum Energy S.A.
materiałów marketingowych związanych z aktualną ofertą Zleceniodawcy.
8. Przedstawiciel obowiązany jest do raportowania sprzedaży w systemie informatycznym Zleceniodawcy, niezwłocznie po zawarciu umowy przez Klienta.
PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH
§ 3
1. Przedstawiciel wykonując obowiązki wynikające z umowy w zakresie przetwarzania danych osobowych Klientów Zleceniodawcy będzie działał na podstawie i w granicach ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1000 ), a od 25 maja 2018 r. zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) oraz zawartej ze Zleceniodawcą umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.
2. Zleceniodawca oświadcza, że jako Administrator Danych Osobowych zapewnia właściwe środki ich ochrony i zabezpieczenia.
3. W przypadku, gdy wskutek naruszenia przez Przedstawiciela postanowień umowy lub przepisów powszechnie obowiązujących Zleceniodawca zostanie obciążony karami pieniężnymi lub odszkodowaniami na rzecz osoby, której dane osobowe zostały bezprawnie naruszone, Przedstawiciel zobowiązany jest do zwrotu Zleceniodawcy wszelkich zapłaconych przez niego z tego tytułu kwot. Wyrównanie strat rzeczywistych nie ogranicza Zleceniodawcy do dochodzenia dalej idących roszczeń wobec Przedstawiciela.
4. Na potrzeby wykonania niniejszej umowy Administrator powierza Przedstawicielowi przetwarzanie danych osobowych na zasadach szczegółowo określonych w zawartej przez Strony umowie powierzenia przetwarzania danych osobowych.
TAJEMNICA PRZEDSIĘBIORSTWA
§ 4
1. W czasie trwania umowy, a także po jej rozwiązaniu lub wygaśnięciu Przedstawiciel jest obowiązany do zachowania w poufności wszelkich informacji programowych, technicznych, handlowych i organizacyjnych Zleceniodawcy lub innych informacji posiadających wartość gospodarczą, nieujawnionych do wiadomości publicznej (tajemnica przedsiębiorstwa), które uzyskał w związku z wykonywaniem umowy.
2. W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia umowy Przedstawiciel zobowiązuje się do zwrotu Zleceniodawcy wszelkich dokumentów i innych materiałów dotyczących tajemnicy przedsiębiorstwa, jakie sporządził, zebrał, opracował lub otrzymał w czasie trwania umowy albo w związku lub przy okazji jej wykonywania, włączając
Strona | 3
w to ich kopie, odpisy, a także zapisy na innych nośnikach zapisu, najpóźniej do dnia rozwiązania lub wygaśnięcia umowy.
3. Przedstawiciel jest obowiązany do naprawienia na zasadach ogólnych szkody poniesionej przez Zleceniodawcę na skutek naruszenia przez Przedstawiciela tajemnicy przedsiębiorstwa.
WYNAGRODZENIE
§ 5
1. Wynagrodzenie Przedstawiciela z tytułu wykonania czynności, o których mowa w § 1 ust. 1, stanowić będzie prowizja netto naliczona od wartości wynagrodzenia netto Zleceniodawcy uzyskanego od Klienta z tytułu realizacji umowy zawartej za pośrednictwem Przedstawiciela bądź przez Przedstawiciela.
2. Stawkę wynagrodzenia oraz szczegółowe zasady naliczania wynagrodzenia Przedstawiciela, o którym mowa w ust. 1 powyżej, określa Regulamin.
3. Zleceniodawca niezależnie od wynagrodzenia określonego w ust. 1 powyżej, może przyznać Przedstawicielowi dodatkowe wynagrodzenie na podstawie stosownych postanowień Regulaminu.
4. W przypadku współdziałania w pośrednictwie w zawieraniu umowy bądź w zawarciu umowy z Klientem w Tandemie, na zasadach szczegółowo określonych w Regulaminie, każdy z Przedstawicieli jest uprawniony do wynagrodzenia w wysokości równowartości 50% wynagrodzenia, jakie zostałoby mu naliczone za samodzielne pośrednictwo w zawieraniu umów albo zawarcie umowy, na zasadach, o których mowa w ust.
1 powyżej.
5. W przypadku gdy Zleceniodawca zwróci Klientowi pobrane uprzednio wynagrodzenie, bądź w sytuacji uznania umowy zawartej za pośrednictwem albo przez Przedstawiciela za nieważną, lub gdy Zleceniodawca uchyli się od jej skutków z uwagi na zawarcie umowy pod wpływem błędu, Przedstawiciel jest obowiązany do zwrotu wynagrodzenia Zleceniodawcy na zasadach określonych Regulaminem.
6. Dodatkowe wynagrodzenie Przedstawiciela z tytułu uzyskanego w Strukturach Sprzedaży statusu lub stanowiska określa Regulamin.
7. Wynagrodzenie Przedstawiciela za pośrednictwo w zawarciu umowy z Klientem albo zawarcie w imieniu Votum Energy S.A. umowy z Klientem z wynagrodzeniem Spółki określonym poniżej stawki procentowej wskazanej w Regulaminie może zostać obniżone na zasadach w nim określonych.
8. Rozliczenie wynagrodzenia należnego Przedstawicielowi, o którym mowa w ust. 1 powyżej, następować będzie w miesięcznych okresach rozliczeniowych kończących się ostatniego dnia każdego miesiąca, na zasadach określonych Regulaminem.
9. Wypłata należnej prowizji dokonywana będzie w terminie 7 dni od dnia otrzymania przez Zleceniodawcę prawidłowo wystawionej faktury.
10. Termin zapłaty uznaje się za dochowany w dniu obciążenia rachunku bankowego Zleceniodawcy.
§ 6
Koszty wykonania zlecenia, w tym podróży służbowych związanych z wykonywaniem obowiązków wynikających z niniejszej umowy, ponosi Przedstawiciel.
OBOWIĄZYWANIE UMOWY
§ 7 1. Umowa zostaje zawarta na czas nieokreślony.
2. Każda ze stron może wypowiedzieć umowę z zachowaniem następujących okresów wypowiedzenia:
a) miesięcznego okresu wypowiedzenia w pierwszym roku obowiązywania umowy, b) dwumiesięcznego okresu wypowiedzenia w drugim roku obowiązywania umowy,
c) trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia w trzecim roku i następnych latach obowiązywania umowy.
3. Strony niniejszej umowy zgodnie ustalają, że termin wypowiedzenia, o którym mowa powyżej kończy się z upływem dnia, który datą odpowiada początkowemu dniowi terminu wypowiedzenia.
4. Zleceniodawca może wypowiedzieć umowę bez zachowania ustawowych terminów wypowiedzenia w przypadku rażącego naruszenia przez Przedstawiciela warunków niniejszej umowy lub postanowień aktów wewnętrznych Zleceniodawcy stanowiących integralną część umowy.
5. Przedstawiciel może wypowiedzieć umowę bez zachowania ustawowych terminów wypowiedzenia z powodu zwłoki Zleceniodawcy w zapłacie dwóch kolejno po sobie następujących wynagrodzeń przysługujących Przedstawicielowi zgodnie z treścią § 5 niniejszej umowy.
Strona | 4
§ 8
1. Integralną część umowy stanowią Regulamin Struktur Sprzedaży Votum Energy S.A. z dn. 21.05.2020 r. z późn. zm. wraz z załącznikami, Kodeks Etyczny Przedstawicieli Votum Energy S.A. z dn. 21.05.2020 r, a także Regulamin Akwizycji Usług Votum Energy S.A. z dn. 21.05.2020 r. z późn. zm. zamieszczone przez Zleceniodawcę na stronie internetowej o adresie panel.votum-sa.pl.
2. Przedstawiciel oświadcza, że zapoznał się z postanowieniami Regulaminu i dokumentów, o których mowa w ust. 1 powyżej, przed podpisaniem umowy, akceptuje je i zobowiązuje się do ich przestrzegania.
3. Zmiana postanowień Regulaminu i dokumentów, o których mowa w ust. 1 powyżej, nie wymaga zmiany umowy i jest dokonywana w formie pisemnego aneksu, zamieszczonego przez Zleceniodawcę na stronie internetowej panel.votum-sa.pl. Zmiana wchodzi w życie w dacie i na zasadach wskazanych w aneksie.
4. Zmiana przez Zleceniodawcę miejsca publikacji Regulaminu i dokumentów, o których mowa w ust. 1 powyżej, nie stanowi zmiany Umowy i jest dokonywana jednostronnym oświadczeniem składanym Przedstawicielowi przez Zleceniodawcę.
5. Przedstawiciel zobowiązany jest do bieżącego śledzenia zmian Regulaminu i dokumentów, zamieszczanych przez Zleceniodawcę na stronie internetowej o adresie panel.votum-sa.pl, a w przypadku zmiany miejsca publikacji na podstawie ust. 4, w innym miejscu wskazanym przez Zleceniodawcę.
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
§ 9
1. Umowa obowiązuje od daty podpisania przez obie Strony, przy czym dochodzi do skutku z datą późniejszego podpisu.
2. Zmiany niniejszej umowy wymagają dla swej ważności formy pisemnej w postaci aneksu.
§ 10
1. W sprawach nieuregulowanych postanowieniami niniejszej umowy zastosowanie mają przepisy Kodeksu Cywilnego.
2. Ewentualne spory mogące powstać na tle niniejszej umowy, strony poddają pod rozstrzygnięcie właściwemu sądowi powszechnemu dla siedziby Zleceniodawcy.
3. Stwierdzenie nieważności, któregokolwiek z postanowień niniejszej umowy, nie powoduje nieważności całej umowy, a w miejsce postanowienia nieważnego stosuje się odpowiednie przepisu Kodeksu Cywilnego.
4. Oryginalny egzemplarz umowy znajduje się w siedzibie Zleceniodawcy.
§ 11
1. Administratorem danych osobowych Przedstawiciela jest Votum Energy S.A. dane spółki w komparycji umowy, adres email: struktury@votumenergy.pl
2. W sprawach przetwarzania danych osobowych można kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych w formie elektronicznej: e-mail iod@votumenergy.pl lub pisemnej: Inspektor Ochrony Danych, ul. Wyścigowa 56i, 53-012 Wrocław.
3. Dane osobowe są przetwarzane:
a) w celu realizacji i rozliczenia umowy (w zakresie danych nieobowiązkowych– dane będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO, a w zakresie danych koniecznych do realizacji umowy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO) - dane będą przetwarzane przez okres trwania umowy, a po jej zakończeniu do czasu całkowitego rozliczenia,
b) w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze wynikających z przepisów podatkowych - podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz przepisy podatkowe , dane będą przetwarzane przez okres wskazany w przepisach podatkowych;
c) do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora podstawą prawną jest art. 6 ust.1 lit. f RODO, w tym:
- ustalenia, dochodzenia roszczeń lub obrony przed potencjalnymi roszczeniami – dane będą przetwarzane przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń;
- kontroli służbowej poczty elektronicznej (monitoring poczty elektronicznej), tj. zapewnienia bezpieczeństwa i właściwego wykonania umowy – przez okres do 3 lat, liczony na koniec roku kalendarzowego od dnia odbioru lub nadania wiadomości elektronicznej;
d) za dodatkową zgodą w celu promocji spółki na stronach internetowych oraz w mediach społecznościowych – podstawą prawną jest art. 6 ust. 1. lit. a RODO (zgoda osoby, której dane dotyczą), dane będą do czasu odwołania zgody.
Strona | 5
4. Dane osobowe udostępnione będą:
a) operatorom pocztowym oraz firmom kurierskim w związku z realizacją umowy,
b) bankom, w których administrator posiada rachunki bankowe, w zakresie dokonywanych transakcji, c) podmiotom z Grupy Kapitałowej VOTUM i innym podmiotom, w związku ze świadczeniem usług back
office, w tym usług IT, kadrowo-księgowych, marketingu i innych,
d) podmiotom uprawnionym do ich uzyskania, jeśli przepisy prawa tego wymagają.
5. Przedstawiciel ma prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celach wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Administratora oraz prawo do przenoszenia danych. Przedstawiciel jest uprawniony do cofnięcia wyrażonej zgody w każdym czasie i bez podania przyczyny, gdy stanowi ona podstawę przetwarzania danych. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
6. Przedstawiciel ma prawo wnieść skargę do organu nadzoru – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, jeśli uzna, że przetwarzanie jego danych osobowych narusza przepisy RODO.
7. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, a w zakresie wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa – podanie danych jest obowiązkowe. Brak podania danych uniemożliwia zawarcie umowy.
8. Dane nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, o którym jest mowa w art. 22 RODO.
ZLECENIODAWCA PRZEDSTAWICIEL
Podpis Przedstawiciela
__-__-____ r. __-__-____ r.
(data podpisania) (data podpisania)
Strona | 6
UMOWA POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
zwana dalej „Umową powierzenia”
zawarta w dniu __-__-____ r., we Wrocławiu, pomiędzy:
(wypełnia Votum Energy S.A.)
VOTUM ENERGY S.A. z siedzibą we Wrocławiu, ul. Wyścigowa 56i, 53-012 Wrocław, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia – Fabrycznej VI Wydział Gospodarczy, pod numerem KRS: 0000838332, NIP: 899-288-05-62, REGON: 386196337, kapitał zakładowy 1.000.000 zł wpłacony w całości, którą reprezentuje:
zwaną w dalszej części umowy „Administratorem” lub „Votum Energy S.A.”, a
Panem/Panią _______________________________________________________ (imię i nazwisko) Zamieszkałym(ą) ____________________________________________________ (adres zam.) PESEL: ____________________________________________________________ (PESEL) Prowadzącym(ą) działalność gospodarczą: ________________________________
___________________________________________________________________ (Nazwa/Adres)
NIP/REGON: (NIP oraz REGON)
zwanym(ą) w dalszej części umowy „Przedstawicielem” lub „Podmiotem przetwarzającym”
łącznie zwanymi dalej „Stronami”, następującej treści:
Definicje
§ 1 Użyte w Umowie powierzenia określenia oznaczają:
1) RODO - Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych);
2) Umowa przedstawicielska – zawarta przez Strony w dniu __-__-____ r. umowa, której przedmiotem jest
(wypełnia Votum Energy S.A.)
pośredniczenie bądź zawieranie umów z klientami w granicach udzielonego pełnomocnictwa przez Administratora Przedstawicielowi;
3) Dane osobowe - informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której Dane dotyczą”); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, Dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej;
4) Administrator danych osobowych - organ, jednostka organizacyjna, podmiot lub osoba, decydujący o celach i środkach przetwarzania danych osobowych;
5) Podmiot przetwarzający - oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, który przetwarza dane osobowe w imieniu administratora;
6) Przetwarzanie danych osobowych - operacje wykonywane na danych osobowych zgodnie RODO, w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.
Strona | 7
Oświadczenie Administratora
§ 2
1. Votum Energy S.A. przetwarza potencjalnych Klientów, Klientów, reprezentantów/pełnomocników Klienta, także dane swoich pracowników i współpracowników, Przedstawicieli i kandydatów na Przedstawicieli.
2. Votum Energy S.A. posiada podstawę prawną do przetwarzania danych osobowych, o których mowa w ust. 1 powyżej oraz zapewnia właściwe środki ochrony i zabezpieczenia danych, w szczególności wynikające z art.
32-34 RODO.
3. Votum Energy S.A. posiada zgodę na dalsze powierzenie danych osobowych pracowników i współpracowników współpracujących z nim podmiotów z Grupy Kapitałowej VOTUM, świadczących na jego rzecz usługi wspomagające działalność, w tym VOTUM S.A. we Wrocławiu, ul. Wyścigowa 56i.
Powierzenie przetwarzania danych (cel, charakter i zakres)
§ 3
1. Administrator na podstawie art. 28 ust. 3 RODO powierza i poleca Podmiotowi przetwarzającemu przetwarzanie danych osobowych klientów i potencjalnych klientów oraz danych osobowych pracowników i współpracowników Votum Energy S.A., przedstawicieli i kandydatów na przedstawicieli, wyłącznie w celu i w zakresie niezbędnym do realizacji przez Podmiot przetwarzający Umowy przedstawicielskiej, w tym:
a) nawiązania i utrzymywania bezpośrednich kontaktów z klientami Administratora,
b) sporządzenia audytu fotowoltaicznego i zebrania dokumentacji niezbędnej do przedstawienia oferty, c) pośrednictwa oraz zawierania umów z klientami w granicach udzielonego pełnomocnictwa przez
Administratora,
d) rozliczeń finansowych między Administratorem a Przedstawicielem z tytułu wykonania Umowy przedstawicielskiej,
e) obowiązków przedstawicieli wynikających z aktów wewnętrznych Administratora.
2. Zakres powierzenia przetwarzania danych tj. kategorie osób, których dane dotyczą, kategorie przetwarzanych danych oraz operacje wykonywane na danych osobowych, określa Załącznik do Umowy powierzenia.
3. Podmiot przetwarzający jest upoważniony do wykonywania następujących operacji na danych powierzonych do przetwarzania: zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, dopasowywanie lub łączenie w zakresie, w jakim jest to niezbędne do realizacji celu, o którym mowa w ust. 1 powyżej. Na wyraźne żądanie Administratora Podmiot przetwarzający dokonuje innych operacji przetwarzania danych osobowych powierzonych, w tym rozpowszechniania lub innego rodzaju udostępniania, ograniczania bądź usuwania danych osobowych.
4. Administrator powierza i poleca Podmiotowi przetwarzającemu dalsze przetwarzanie służbowych danych osobowych pracowników i współpracowników podmiotów z Grupy Kapitałowej VOTUM świadczących na jego rzecz usługi wspomagające działalność, w tym VOTUM S.A. we Wrocławiu, w zakresie ich utrwalania, przechowywania, pobieranie, przeglądania, wykorzystywania, ujawniania, wyłącznie w celu i w zakresie niezbędnym do realizacji przez Podmiot przetwarzający Umowy przedstawicielskiej, zgodnie z ust.1. Inne operacje na danych osobowych powierzonych do dalszego przetwarzania mogą być wykonane na wyraźne żądanie Administratora.
5. Kategorie przetwarzanych danych osobowych powierzonych do dalszego przetwarzania określa Załącznik do Umowy powierzenia.
6. Przetwarzanie danych, o których mowa w ust. 1. i 4. wykonywane będzie w sposób ciągły.
7. Charakter przetwarzania danych dotyczy przetwarzania danych osobowych w formie papierowej oraz przy wykorzystaniu systemów informatycznych.
Zasady przetwarzania danych
§ 4
1. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do zastosowania przy przetwarzaniu danych osobowych środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę powierzonych mu danych osobowych w szczególności w zakresie zabezpieczenia danych przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem przepisów prawa, zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
2. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się dołożyć należytej staranności przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych.
Strona | 8
3. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do nadania upoważnień do przetwarzania danych osobowych wszystkim osobom, które będą przetwarzały powierzone dane osobowe, przy czym będą to jedynie osoby, które posiadają odpowiednie przeszkolenie z zakresu ochrony danych osobowych i są niezbędne do w realizacji celu niniejszej Umowy powierzenia.
4. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się zapewnić, że osoby, które upoważnia do przetwarzania danych osobowych, w celu realizacji Umowy powierzenia, zobowiążą się do zachowania tajemnicy lub będą podlegały odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy, o której mowa w art. 28 ust. 3 pkt b) RODO, zarówno w trakcie zatrudnienia ich w Podmiocie przetwarzającym, jak i po jego ustaniu. Podmiot przetwarzający zapewnia ponadto, że osoby o których mowa w niniejszym ustępie będą przetwarzały dane osobowe zgodnie z zasadą wiedzy koniecznej.
Postępowanie z wnioskami w przedmiocie ochrony danych osobowych
§ 5 1. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się:
a) udostępniać Administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia spoczywających na Administratorze oraz Podmiocie przetwarzającym obowiązków, w tym wobec osób, których dane dotyczą oraz umożliwi tym podmiotom przeprowadzanie kontroli np. stosowanych zabezpieczeń, współpracując z nimi przy ich wykonaniu,
b) bez zbędnej zwłoki, aktualizować, poprawiać, zmieniać, anonimizować, ograniczać przetwarzanie lub usuwać wskazane dane osobowe zgodnie z wytycznymi Administratora (jeśli takie działanie mogłoby powodować brak możliwości dalszego realizowania czynności przetwarzania, Podmiot przetwarzający poinformuje Administratora przed jego podjęciem),
c) współpracować z Administratorem w zakresie sporządzania i udzielania odpowiedzi na żądanie osoby, której dane dotyczą, opisane w rozdziale III RODO (art. 12 i nast.),
d) uwzględniając charakter przetwarzania oraz dostępne mu informacje, pomagać Administratorowi wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32 -36 RODO.
2. Podmiot przetwarzający niezwłocznie, najpóźniej następnego dnia roboczego po otrzymaniu wniosku w przedmiocie przetwarzania danych osobowych przekazuje go na adres: iod@votumenergy.pl.
3. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się bez zbędnej zwłoki, w terminie do 24 godzin, zawiadomić Administratora (na adres iod@votumenergy.pl) o wszelkich czynnościach z własnym udziałem w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych powierzonych do przetwarzania Umową powierzenia a prowadzonych w szczególności przed organami administracji publicznej, sądami lub organem nadzoru, w szczególności o jakimkolwiek postępowaniu, o jakiejkolwiek decyzji administracyjnej lub orzeczeniu dotyczącym przetwarzania danych, skierowanej do Podmiotu przetwarzającego, o wszelkich kontrolach i inspekcjach dotyczących przetwarzania danych osobowych przez Podmiot przetwarzający, chyba że zakaz zawiadomienia wynika z przepisów prawa.
Postępowanie w przypadku naruszenia danych osobowych
§ 6
1. Podmiot przetwarzający niezwłocznie, najpóźniej do 12 godzin od uzyskania informacji, zgłasza każde naruszenie bądź uzasadnione podejrzenie naruszenia ochrony danych osobowych na adres:
iod@votumenergy.pl.
2. Zgłoszenie dotyczące naruszenia ochrony danych osobowych powinno wskazywać:
a) miejsce i sposób naruszenia;
b) datę naruszenia i datę oraz okoliczności stwierdzenia naruszenia;
c) opis jego charakteru;
d) wskazanie kategorii i przybliżonej liczby osób, których dane zostały naruszone oraz ilości/rodzaju danych, których naruszenie dotyczy;
e) opis możliwych konsekwencji naruszenia;
f) zastosowane lub proponowane środki w celu zaradzenia naruszeniu bądź jego dalszym skutkom;
g) inne informacje, które Podmiot przetwarzający uważa za szczególnie ważne.
3. Przed zgłoszeniem naruszenia lub jego podejrzenia Podmiot przetwarzający jest obowiązany:
a) zabezpieczyć dowody naruszenia (np. przez wykonanie fotografii lub zrzutu ekranu);
Strona | 9
b) jeśli to możliwe powstrzymać niepożądane skutki naruszenia, a następnie uwzględnić w działaniu również ustalenie przyczyn i sprawców;
c) zaniechać, o ile to możliwe, dalszego przetwarzania i innych czynności utrudniających udokumentowanie i analizę naruszenia.
Prawo Kontroli
§ 7
1. Administrator jest uprawniony do kontrolowania Podmiotu przetwarzającego w zakresie przetwarzania danych osobowych, pod względem zgodności z postanowieniami Umowy powierzenia i zachowania wymogów określonych w RODO.
2. Po wykonaniu kontroli, Administrator może skierować do Podmiotu przetwarzającego zalecenia pokontrolne oraz określić termin ich realizacji.
3. Prawo do przeprowadzenia kontroli obejmuje: wstęp do pomieszczeń, w których znajdują się zasoby uczestniczące w operacjach przetwarzania powierzonych danych osobowych; żądanie złożenia pisemnych lub ustnych wyjaśnień od osób upoważnionych do przetwarzania powierzonych danych osobowych; wgląd do wszelkich dokumentów i wszelkich danych mających bezpośredni związek z celem kontroli oraz przeprowadzanie oględzin urządzeń, nośników oraz systemów informatycznych służących do przetwarzania powierzonych danych.
4. Podmiot przetwarzający jest obowiązany wykonać zalecenia Administratora, o ile są one zgodne z Umową powierzenia i wymogami przetwarzania danych określonymi w powszechnie obowiązujących przepisach prawa.
Dalsze powierzenie danych do przetwarzania
§ 8
1. Administrator udziela Podmiotowi przetwarzającemu ogólnej zgody na powierzenie danych osobowych do dalszego przetwarzania Podmiotom świadczącym na rzecz Podmiotu przetwarzającego usługi back office, w tym usługi IT i księgowe. Powierzenie danych osobowych do dalszego przetwarzania innym podmiotom, niż wymienione w zd. 1 powyżej, wymaga uzyskania zgody Administratora.
2. Przekazanie powierzonych danych do państwa trzeciego może nastąpić jedynie na udokumentowane polecenie Administratora danych, chyba, że obowiązek taki nakłada na Podmiot przetwarzający prawo Unii Europejskiej lub prawo państwa członkowskiego UE, któremu podlega Podmiot przetwarzający. W takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania Podmiot przetwarzający informuje Administratora danych o tym obowiązku prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny.
3. Podwykonawca, o którym mowa w §8 ust. 1 Umowy winien spełniać te same gwarancje i wykonywać te same obowiązki, jakie zostały nałożone na Podmiot przetwarzający w Umowie powierzenia.
4. Podmiot przetwarzający ponosi pełną odpowiedzialność wobec Administratora za niewywiązanie się ze spoczywających na podwykonawcy z obowiązków wynikających z Umowy powierzenia.
Środki techniczne i organizacyjne
§ 9
1. Podmiot przetwarzający zobowiązany jest do przetwarzania danych osobowych do których uzyskał dostęp wyłącznie w zakresie i celu przewidzianym w Umowie powierzenia, a także do zapewnienia poufności danych osobowych przetwarzanych w związku z wykonywaniem niniejszej Umowy, a w szczególności do tego, że nie będzie przekazywać, ujawniać i udostępniać tych danych osobom nieuprawnionym oraz zachowania w tajemnicy sposobów zabezpieczenia danych osobowych, o ile nie są one jawne.
2. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do wykonywania czynności w systemach informatycznych wskazanych przez Administratora z użyciem uwierzytelnienia.
3. Szczegółowe zasady przetwarzania danych osobowych określają akty wewnętrzne i zalecenia Administratora.
Zakaz wykorzystywania danych osobowych niezgodnie z Umową powierzenia
§ 10
1. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do wykorzystywania powierzonych danych osobowych wyłącznie w zakresie i dla celów realizacji Umowy powierzenia.
2. Podmiot przetwarzający nie jest uprawniony do przetwarzania danych osobowych w innym celu i zakresie niż określone Umową powierzenia, w szczególności:
a) udostępniania danych osobowych innym podmiotom;
Strona | 10
b) wykonywania czynności związanych z dalszym przetwarzaniem danych osobowych;
c) wykorzystywania, w tym kopiowania, czy też utrwalania przekazanych danych dla własnych celów lub na rzecz osób trzecich;
d) wykorzystywania innych systemów informatycznych niż wskazane lub zaakceptowane przez Administratora.
Odpowiedzialność za naruszenie Umowy
§ 11
1. Podmiot przetwarzający ponosi odpowiedzialność, tak wobec osób trzecich jak i wobec Administratora za szkody powstałe w związku z nieprzestrzeganiem przepisów RODO, ustawy lub ustaw wykonawczych oraz za przetwarzanie powierzonych do przetwarzania danych osobowych niezgodnie z Umową powierzenia.
2. Podmiot przetwarzający deklaruje stosowanie środków technicznych i organizacyjnych, o których mowa w art.
32 RODO, jako adekwatnych do zidentyfikowanego ryzyka naruszenia praw lub wolności powierzonych danych osobowych, a w szczególności:
a) pseudonimizację i szyfrowanie danych osobowych;
b) zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania;
c) zdolność do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego;
d) regularne testowanie, mierzenie i ocenianie skuteczności środków technicznych i organizacyjnych mających zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania.
3. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się stosować ochronę powierzonych danych przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem (zniszczeniem, utraceniem, zmodyfikowaniem, nieuprawnionym ujawnieniem lub nieuprawnionym dostępem do danych osobowych przesyłanych, przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych) oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych („integralność i poufność”). Tym samym Podmiot przetwarzający zobowiązuje się wykonać obowiązek wynikający z art. 32 RODO.
4. Podmiot przetwarzający wykonuje obowiązki wynikające z art. 30 i art. 35 RODO.
5. W przypadku, gdy wskutek naruszenia przez Podmiot przetwarzający postanowień Umowy powierzenia lub przepisów powszechnie obowiązujących Administrator zostanie obciążony karami pieniężnymi lub odszkodowaniami na rzecz osoby, której dane zostały bezprawnie naruszone, Podmiot przetwarzający zobowiązany jest do zapłaty na rzecz Administratora równowartości kar lub odszkodowań, którymi obciążono Administratora. Wyrównanie strat rzeczywistych nie ogranicza Administratora do dochodzenia dalej idących roszczeń wobec Podmiotu przetwarzającego.
Obowiązywanie Umowy powierzenia
§ 12
1. Umowa powierzenia zostaje zawarta na czas obowiązywania Umowy przedstawicielskiej.
2. Podmiot przetwarzający jest uprawniony do przetwarzania powierzonych danych do dnia wygaśnięcia lub rozwiązania Umowy.
3. Rozwiązanie lub wygaśnięcie Umowy przedstawicielskiej powoduje rozwiązanie lub wygaśnięcie umowy powierzenia bez konieczności składania dodatkowych oświadczeń przez Strony.
4. Po rozwiązaniu Umowy przedstawicielskiej, Podmiot przetwarzający zwróci Administratorowi niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia Umowy przedstawicielskiej, wszelkie dokumenty i nośniki zawierające dane osobowe, których przetwarzanie zostało mu powierzone oraz usunie kopie danych sporządzone w każdej postaci, w tym zapisane na dysku twardym lub na nośnikach elektronicznych pozostających w dyspozycji Podmiotu przetwarzającego.
Postanowienia końcowe
§ 13
1. W zakresie nieuregulowanym stosuje się powszechnie obowiązujące przepisy dotyczące przetwarzania danych osobowych, a w szczególności RODO oraz odpowiednio przepisy kodeksu cywilnego dotyczące umowy zlecenia.
2. Wszelkie zmiany Umowy powierzenia, a także jej rozwiązanie, wypowiedzenie lub odstąpienie od niej wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
Strona | 11
3. Wszelkie spory wynikające z zawarcia Umowy powierzenia lub też powstałe na tle jej wykonywania lub rozwiązania, które nie zostaną rozwiązane polubownie, Strony poddają pod rozstrzygnięcie sądowi powszechnemu właściwemu dla siedziby Administratora.
4. Oryginalny egzemplarz Umowy powierzenia znajduje się w siedzibie Zleceniodawcy.
ADMINISTRATOR PODMIOT PRZETWARZAJĄCY
Załącznik – Zakres powierzenia przetwarzania i dalszego przetwarzania danych osobowych
Strona | 12
Załącznik do Umowy powierzenia - Zakres powierzenia przetwarzania i dalszego przetwarzania danych osobowych
Votum Energy S.A. jako Administrator powierza Podmiotowi przetwarzającemu przetwarzanie:
l.p. KATEGORIA OSÓB, KTÓRYCH DANE OSOBOWE
DOTYCZĄ
KATEGORIE DANYCH OSOBOWYCH
1. Potencjalni Klienci (w związku z czynnościami Podmiotu
przetwarzającego podjętymi przed zawarciem umowy z Klientem Votum Energy S.A, w tym audytem
fotowoltaicznym i ofertą.)
Dane zwykłe: imię i nazwisko oraz dane kontaktowe, w tym: adres e-mail, nr telefonu, adres zamieszkania.
Informacje do audytu i oferty: dane o nieruchomości w tym adres, tytuł prawny, typ budynku, położenie, informacje o miejscu instalacji, informacje o umowie o dostawę energii, rachunki za roczny okres rozliczeniowy.
2. Klienci, którzy zawarli na skutek czynności Podmiotu przetwarzającego z Administratorem umowę o montaż i dostawę paneli fotowoltaicznych
Dane zwykłe: imię i nazwisko/firma data umowy, adres zamieszkania, adres montażu i dostawy, PESEL/NIP, nr telefonu, e-mail, nr rachunku
bankowego, informacje o wysokość honorarium oraz Informacje do audytu i oferty z pkt 1 powyżej.
Dane zawarte w systemach informatycznych służących do komunikacji i obsługi umowy z przedstawicielem, w tym: numer sprawy, data rejestracji sprawy, etap sprawy, wysokość honorarium, informacje o wpłatach klienta, treści znajdujące się w komentarzach do danej sprawy i inne niezbędne do kontaktu z klientem.
3. Reprezentanci/Pełnomocnicy Klientów
Dane zwykłe: imię i nazwisko, dane kontaktowe, funkcja/pełnomocnictwo lub inna podstawa do reprezentowania Klienta
4. Pracownicy i współpracownicy Administratora.
Dane zwykłe: imię i nazwisko, służbowe dane kontaktowe, stanowisko lub funkcja.
5. Klienci przedstawicieli znajdujących się w strukturze sprzedażowej przypisanej do Podmiotu przetwarzającego
Dane potencjalnych Klientów, Klientów, Reprezentantów/Przedstawicieli Klientów (jak w pkt 1-3 powyżej)
6. Przedstawiciele znajdujący się w strukturze sprzedażowej przypisanej do Podmiotu przetwarzającego
imię i nazwisko, dane kontaktowe, nr agenta, jednostka, dane dot.
prowadzonej działalności gospodarczej, a ponadto dane finansowe (dot.
wynagrodzenia).
7. Kandydaci na Przedstawicieli lub
współpracowników Administratora. Dane zwykłe: Imię, nazwisko, PESEL, NIP, seria i nr dowodu osobistego, nr telefonu, nr rachunku bankowego dane kontaktowe, służbowe dane
kontaktowe, adres, informacje do celów ubezpieczenia społecznego oraz wykonania obowiązków podatkowych.
Dodatkowo Votum Energy S.A. powierza Podmiotowi przetwarzającemu dalsze przetwarzanie danych osobowych pracowników i współpracowników spółek z Grupy Kapitałowej VOTUM wykonujących usługi back office, w tym VOTUM S.A., w zakresie następujących kategorii danych:
Imię i nazwisko, służbowe dane kontaktowe, stanowisko/funkcja
ADMINISTRATOR PODMIOT PRZETWARZAJĄCY
