PROTOKOL. z kontroli problemowej przeprowadzonej w dnid 26 pazdziernika 2005 r. w Urz~dzie StanD

.-!-

PROTOKOL

z kontroli problemowej przeprowadzonej w dniD 26 pazdziernika 2005 r. w Urz~dzie StanD Cywilnego w KolDszkach w zakresie przestr:legania przepisow prawa i zasad sporzqdzania dokDmentow przez Kierownika Urz~dD StanD Cywilnego.

Kontrol~ przeprowadzily

Elzbieta St~pczynska-Gortat -Kierownik Oddzialu Post~powan Administracyjnych i Kontroli Wydzialu Spraw Obywatelskich i Migracji L6dzkiego Urz~du Wojew6dzkiego w Lodzi na podstawie upowaznienia Nr 56/05 z dnia 25 paidziernika 2005 r.;

Hanna W~zikowska -inspektor wojew6dzki w Wydziale Spraw Obywatelskich i Migracji L6dzkiego Urz~du Wojew6dzkiego w Lodzi na podstawie upowaznienia Nr 57/05 z dnia 25 paidziernika 2005 r.

lednostka kontrolowana Urz'td Stanu Cywilnego w Koluszkach 95-040 Koluszki, ul. Brzezinska 32 Regon -590648362

Burmistrz Miasta Koluszki -Slawomir Wochna.

Kierownik USC w Koluszkach -Danuta Kabat

Zast~pca Kierownika USC w Koluszkach -Grazyna Berenc

Kantral~ abj~ta akres ad stycznia 2005 r. do 26 pazdziernika 2005 r.

Przedmiotem kontro!i bylo przestrzeganie przepis6w:

ustawy z dnia 29 wrzesnia !986 r. Prawo o aktach stanu cywi!nego (tekst jedn. Dz. U nr 161, paz. 1688 z 2004 r.);

rozporz~dzenia Ministra Spraw Wewn~trznych i Administracji z dnia 26 pazdziernika 1998 r. w sprawie szczeg61owych zasad sporz~dzania akt6w stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksi~ stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzor6w akt6w stanu cywilnego, ich odpis6w, zaswiadczen i protokol6w (Dz. U

nr 136, poz. 884 z poin. zm.);

/2£

~1\)~

ustawy l dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodlinny i opiekuilcly (Dl. u. nr 9, pOl. 59

z pozn. zm.);

kanwencji nr 3 datycz",-cej mi~dzynaradawej wymiany infarmacji z zakresu stanu cywilnega, padpisanej w Stambule 4 wrzesnia 1958 r. (Dz. U. nr 172, paz. 1667

z 2003 r.);

kanwencji nr 16 datycz'\;cej wydawania wielaj~zycznych adpis6w skr6canych akt6w stanu cywilnega, padpisanej w Wiedniu 8 wrzesnia 1976 r. (Dz. u. nr 166, paz. 1735

z 2004 r.);

ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postypowania administracyjnego (tekstjedn.

Dz.l nr 98, paz. 1071 z 2000 r Kontrol~ obj~to nast~puj~ce zagadnienia:

rejestracj~ stanu cywilnego

spos6b prowadzenia i przechowywania ksi~ stanu cywilnego:

wpisywanie zagranicznych aktow stanu cywilnego do polskich ksi'1:g;

wydawanie wieloj~zycznych odpisow skroconych aktow stanu cywilnego mi~dzynarodow~wymian~ informacji z zakresu stanu cywilnego;

prowadzenie post~powan administracyjnych, a w szczegolnosci przestrzeganie terrnin6w rozpatrywania spraw

I. Rejestracja stanD cywilnego:

akty urodzenia 2

akty malzellstwa 13

akty zgonu ¹⁰

Akty stanu cywilnego sporz~dzane s~ pismem maszynowym w zdecydowanej wi~kszosci zgodnie z obowi"lzuj"lcymi przepisami.

Wolne miejsca w poszczeg61nych rubrykach, jak r6wniez w rubryce "uwagi" wykreslane 2.

s~ w sposob uniemozliwiaj~cy dokonanie w tych miejscach jakichkolwiek wpisow

w wi<tkszosci pomylki powstale przy sporz~dzaniu aktu stanu cywilnego wykreslane s~

lini'1: ci~la,., a prawidlowe brzmienie wyrazu wykreslonego wpisywane jest w rubryce

"uwagi", jednak w nielicznych przypadkach stwierdzono:

/ //

~

'2

'I. -+

-uzupelnienie znakow diakrytycznych pismem r~cznym,

-poprawienie pojedynczych liter (w przypadku oczywistych omylek) pismem r~cznym lub przy pomocy korektora,

-skreslenie cz~sci zapisu w rubryce "uwagi" i naniesienie zapisu prawidlowego powyzej 4 ^Wzmianki marginesowe i przypiski pod aktami nanoszone s~ na biez~co.

5 Akty malzellstw konkordatowych sporz~dzane s~ z zachowaniem terminu przewidzianego wart. 61 a liSt. 2 Prawa o a.s.c

Akta zbiorowe prowadzone s~ prawidlowo -znajduj~ silt w nich wszystkie dokumenty niezbltdne do sporz~dzenia danego aktu, b~dz naniesienia wzmianki dodatkowej.

6.

7. w niekt6rych przypadkach dokonano uzupelnienia danych osoby zmarlej w cz~sci karty

8.

zgonu przeznaczonej dla lekarza.

Akty stanu cywilnego oznaczone kolejnym numerem, sporz'ldzane S'l w ksi~gach - oddzielnych dla kazdego rodzaju aktow.

II. w zakresie wydanych decyzji administracyjnych Badaniu poddano

7 decyzji administracyjnych dotycz,\.cych wpisania do polskich ksi(tg akt6w stanu cywilnego sporz,\.dzonych za granic,\. (art. 73 Prawa o a.s.c.):

27 decyzji administracyjnych dotycz'l.cych

pisarskich w aktach stanu cywilnego (art. 28 Prawa o a.s.c.);

oczywistych bl~d6w

sprostowania

17 decyzji administracyjnych o uzupelnieniu aktu stanu cywilnego (art 36 Prawa

o a.s.c

Post~powania administracyjne prowadzone s~ z zachowaniem terminow okreslonych wart. 35 K.p.a.

Wnioskodawcy w mysl art. 61 § 4 K.p.a. powiadamiani S'l 0 wszcz~ciu post~powania administracyjnego.

3. Wlasciwie stosowany jest przepis art. 73 Prawa o a.s.c., dotycz~cy wpisywania zagranicznych aktow stanu cywilnego do polskich ksiqg.

4. Zgodnie z obowi'lzuj'lc'l zasad'l zupelnosci, akty wpisane do polskich ksi(l:.g w trybie okreslonym w punkcie 3 S'l uzupelniane na podstawie art. 36 Prawa o a.s.c.

3

\~O( 1

5. Zgodnie z og6ln<:l zasad<:l prawdy obiektywnej, oczywiste bl~dy wyst~puj<:lce w aktach wpisanych do polskich ksi<:\;g w trybie okreslonym w punkcie 3 S<:l prostowane na podstawie art.

28 Prawa o a.s.c.

6. W kontrolowanych sprawach stwierdzono nieliczne lub pojedyncze uchybienia w zakresie przestrzegania przepis6w prawa materialnego i Kodeksu post~powania administracyjnego, a mianowicie:

w aktach spraw brak pouczenia o przysluguj'lcym stronie prawie zapoznania si~ z aktami

i zlozenia koncowego oswiadczenia;

wydana decyzja skierowana zostala tylko do jednej ze stron prowadzonego post~powania;

w aktach sprawy brak dokumentow swiadcz~cych o udziale w tocz~cym si~ post~powaniu drugiej strony

w jednym przypadku decyzj~ skierowano do osoby nie b~d~cej stron~ post~powania i nie posiadaj",cej pelnomocnictwa do dzialania w imieniu strony;

wydano decyzje o sprostowaniu oczywistego bl~du pisarskiego bez przeprowadzenia

wnikliwego post~powania dowodowego -ograniczono si~ jedynie do przyj~cia jednego dowodu w postaci odpisu aktu malzenstwa, w kt6rym zapis podlegaj~cy sprostowaniu byl wczesniej reprodukowany z aktu urodzenia,

przyj<tto w celu wpisania sporz'ldzonego za granic'l aktu malzenstwa do polskich ksi'tg stanu cywilnego, oswiadczenie cudzoziemca o nazwisku dzieci zrodzonych z tego malzenstwa.

III. Wydawanie i przyjmowanie zaswiadczeD

Osabam zamierzaj~cym zawrzec matzenstwa przed duchawnym zaswiadczenia z zachawaniem 7 dniawega terminu ad ztazenia wniasku.

wydawane s~

2 Nie jest prowadzony rejestr odbioru zaswiadczen od duchownych. Wplyw zaswiadczen do USC-wydanych w trybie art. 4' § 1 Kodeksu rodzinnego i opiekunczego-potwierdzany jest datownikiem

IV. Przechowywanie i zabezpieczenie ksi~g

I. Nie ma wydzielonego archiwum do przechowywania ksi~

zapewniaj,\.cego zabezpieczenie akt6w przed dost~pem os6b trzecich.

cywilnego, stanu

Ksi~gi stanu cywilnego przechowywane sq w drewnianych, zamykanych szafach 2.

;;7

/

4

(

\o~

3. Pomieszczenie biurowe, w kt6rym przechowywane s&. ksi<tgi wyposazone jest w gasnic<t.

Brak w nim urz&.dzen kontroluj&.cych temperatur<t i wilgotnosc powietrza.

v. Przestrzegaoie przepisow kooweocji or 3 i or 16 W badanym okresie:

dokonano jednej transkrypcji zagranicznego aktu stanu cywilnego wymagaj'lcej powiadomienia urz~dnika stanu cywilnego w miejscu urodzenia jednego z malzonk6w i nie przeslano zawiadomienia wynikaj'lcego z przepis6w konwencji nr 3;

nikt nie wyst'lpil o wydanie wieloj~zycznego odpisu aktu stanu cywilnego.

Podczas kontroli udzielono Kierownikowi Urz~du Stanu Cywilnego w Koluszkach wskaz6wek w zakresie stosowania przepis6w ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego oraz ustawy Kodeks post~powania administracyjnego

Fakt kontroli zostal wpisany w ksi~zce kontroli pod poz. 3/2005.

Protok61 sporz'ldzono w dw6ch jednobrzmi'lcych egzemplarzach,

Kierownikowi kontrolowanej jednostki przysluguje, przed podpisaniem protokolu kontroli, prawo zgloszenia umotywowanych zastrzezen, co do ustalen zawartych w protokole.

Zastrzezenia nalezy zglosic na pismie organowi zarz~dzaj~cemu kontrol~ w terminie 14 dni od otrzymania protokolu kontroli.

Kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba pelni~ca jego obowi~zki moze odm6wic podpisania protokolu kontroli skladaj~c w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania pisemne wyjasnienia tej odmowy

Podpisy kontrolujqcych:

I. Elzbieta St~pczynska -Gortat

t'" At f c;0/m :.JLo .:::60 ,-7' lal

2. Hanna ~ikowska -

~

/~

Miejscowosc, data

17 LIS. 1005

KeLUSZKI

5