Warszawa, 13 września 2011 r.
ZAPYTANIE OFERTOWE
Polska Agencja Informacji i Inwestycji Zagranicznych S.A. (adres: ul. Bagatela 12, 00-585 Warszawa) zwraca się z prośbą o przygotowanie oferty cenowej na kompleksową organizację konferencji pt. Jak skorzystać ze środków Programu Promocji Gospodarczej Polski Wschodniej w dniu 29 września 2011 r. w Sandomierzu;
Przedsięwzięcie jest współfinansowane ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budżetu państwa w ramach „Programu Promocji Gospodarczej Polski Wschodniej”, Działanie I.4, komponent Promocja I Priorytetu Programu Operacyjnego Rozwoju Polski Wschodniej.
Zamówienie jest udzielane zgodnie z „Regulaminem udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości 14.000 euro dla Programu Promocji Gospodarczej Polski Wschodniej” w trybie art. 4 pkt 8 ustawy Pzp.
I. ZAMAWIAJĄCY
Polska Agencja Informacji i Inwestycji Zagranicznych S.A.
ul. Bagatela 12, 00-585 Warszawa
II. MIEJSCE I TERMIN REALIZACJI USŁUGI
Sandomierz – 29 września 2011 r. zgodnie z zarysem organizacyjnym:
10:45 – 11.00 Rejestracja uczestników, kawa na powitanie 11:00 – 12.30 Realizacja programu
12:30 – 12.45 Przerwa kawowa 12.45 – 14.00 Realizacja programu 14.00 – 14.30 Obiad
Zamawiający zastrzega sobie możliwość przesunięć w programie do maksimum 30 minut.
III. SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
1. Nazwa zamówienia: przygotowanie i kompleksowa obsługa konferencji pt. Jak skorzystać ze środków Programu Promocji Gospodarczej Polski Wschodniej w dniu 29 września 2011 r. w Sandomierzu.
2. Kompleksowa usługa będzie obejmować:
a) pełną organizację konferencji, w tym:
- wynajęcie sali klimatyzowanej, w hotelu minimum 3* lub centrum konferencyjnym, restauracji o wysokim standardzie;
- sala na minimum 50 osób – maksimum 70 osób, wraz z wyposażeniem technicznym (nagłośnienie, 2 mikrofony bezprzewodowe mikrofony, laptop podłączony do rzutnika multimedialnego i komputera, ekran do rzutnika);
- udostępnienie w cenie usługi parkingu dla gości konferencji;
- ustawienie stolika recepcyjnego wraz z obsługą jednej osoby do rejestracji uczestników i wydawania materiałów promocyjno - informacyjnych przygotowanych przez PAIiIZ S.A. Osoba będzie dostępna przez cały czas trwania konferencji przy stole recepcyjnym;
- udział jednej osoby od Wykonawcy, biegłej w kwestiach techniczno- organizacyjnych spotkania, dostępnej według potrzeb.
b) przygotowanie i zaserwowanie cateringu – kawy na powitanie oraz obiadu;
- kawa na powitanie – minimum kawa, herbata, soki naturalne oraz woda gazowana i niegazowana, ciasto świeże – 3 rodzaje, ciasteczka kruche, owoce dla minimum 50 osób;
- obiad – w formie szwedzkiego bufetu :
dania gorące: 2 rodzaje zup, 3 dania na ciepło – jedno mięsne, jedno z ryby i jedno wegetariańskie – do wyboru,
zimne przekąski, bar sałatkowy – minimum 4 sałatki,
wybór ciast i deserów – minimum 3 rodzaje ciast i 2 desery, owoce sezonowe, świeże,
zimne napoje bezalkoholowe oraz kawa i herbata dla minimum 50 osób;
Usługa cateringowa obejmuje również przygotowanie własnych sztućców, talerzy, obrusów oraz obsługę serwisu sprzątającego i obsługę kelnerską;
c) zapewnienie noclegu przed seminarium w przypadku seminarium w Przemyślu (lub okolicy) – 2 pokoje jednoosobowe w hotelu, w którym odbywa się seminarium, w przypadku, jeśli seminarium jest w ośrodku lub restauracji bez hotelu – na nocleg wymagany jest obiekt 3* w bliskiej odległości.
3. Warunki udziału w postępowaniu:
O zamówienie nie mogą ubiegać się podmioty powiązane z Zamawiającym w rozumieniu art. 6c ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2007 r. Nr 42, poz. 275 z późn. zm.), które w szczególności:
- pełnią wobec Zamawiającego funkcję członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
- pozostają z Zamawiającym w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności w wyborze Wykonawcy zamówienia, w szczególności pozostają w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
4. Inne informacje:
a) płatność za usługę przelewem w ciągu 14 dni od otrzymania prawidłowo wystawionej faktury;
b) Zamawiający zastrzega możliwość zmniejszenia bądź zwiększenia ilości uczestników, jednak nie więcej niż 20%. W przypadku zmiany liczby uczestników Zamawiający poinformuje o tym fakcie na min. 3 dni przed terminem konferencji;
c) w przypadku zmiany liczby uczestników Zamawiający zapłaci jedynie za rzeczywistą liczbę uczestników pomnożoną przez cenę jednostkową brutto na uczestnika, nie mniejszą niż 40 osób i nie większą niż rzeczywista liczba osób.
IV. KRYTERIA OCENY OFERTY
Ocenie podlega oferta przygotowana wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. Przy składaniu oferty należy podać przykładowe menu oraz opis warunków technicznych obiektu obejmujące cennik dla ww. zamówienia.
Kryteria oceny:
1) Cena – 60%
2) Jakość obiektu, w którym zaplanowano konferencję - 40%:
standard obiektu i wyposażenie, parking dla uczestników konferencji – za hotel/obiekt kat.3* lub wyższej - 20 pkt., za obiekt niższej klasy – 15 pkt;
odległość od ścisłego centrum miasta - za odległość do 2 km od centrum – 20 pkt, za odległość do 5 km od centrum – 15 pkt, za odległość powyżej 5 km od centrum – 10 pkt.
V. TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT
Termin złożenia ofert – 19 września 2011 r., godz. 10.00.
Ofertę można złożyć w 3 formach, każda z nich będzie prawidłowa:
1. e-mailem na adres: anna.flak@paiz.gov.pl 2. lub faksem na nr (22) 334 98 86
3. lub na adres pocztowy: PAIiIZ S.A. ul. Bagatela 12, 00-585 Warszawa.
Liczy się data i godzina wpływu. Oferty złożone po terminie nie będą podlegać ocenie.
Oferty należy złożyć na formularzu załączonym do niniejszego zapytania.
Podpis Zamawiającego
ZAŁĄCZNIK NR 1
Miejsce ……… data………
Pieczęć Wykonawcy
Formularz ofertowy Nazwa i adres Wykonawcy:
...
...
Tel. ……….……... Fax …………..…….……e-mail ………..……
Odpowiadając na zaproszenie do składania ofert na przygotowanie i kompleksową obsługę konferencji pt. Jak skorzystać ze środków Programu Promocji Gospodarczej Polski Wschodniej w dniu 29 września 2011 r. w Sandomierzu oferujemy wykonanie w/w przedmiotu zamówienia za łączną cenę brutto w zł:………...
Lp Tytuł usługi Wartość
netto
Podatek VAT
Wartość brutto 1 Wynajem sali i koszty związane z obsługą sali
oraz koszty związane z obsługą personalną __ _ _,_ _ _ _ _,_ _ _ _ _,_ _ 2 Catering i obsługa kelnerska
_ _ _,_ _ _ _ _,_ _ _ _ _,_ _ 3 Cena jednostkowa brutto na uczestnika (biorąc
pod uwagę liczbę 50 uczestników) _ _ _,_ _ za jedną osobę 4 Wartość brutto razem
(cena za 1 osobę z poz. 3 x 50 osób) _ _ _ _ _,_ _ zł 5 2 pokoje jednoosobowe dla organizatora na
nocleg poprzedzający konferencję (łącznie brutto)
_ _ _ _ _,_ _ zł
Wykonawca funkcjonuje na rynku od ... (miesiąc/rok) Obiekt jest położony w odległości ……. km od centrum miasta.
Oświadczamy, że :
zapoznaliśmy się z treścią zapytania,
przedmiot zamówienia zamierzamy zrealizować bez udziału podwykonawców,
uważamy się za związanych ofertą przez okres 30 dni od upływu terminu składania ofert,
nie zalegamy ze składkami wobec ZUS i Urzędu Skarbowego.
Załącznikami do niniejszej oferty jest:
1. Wyciąg z rejestru przedsiębiorców (KRS lub EDG);
2. Zdjęcia sali konferencyjnej lub inne materiały przedstawiające wygląd sali i informacje o położeniu obiektu oraz opis warunków wyposażenia technicznego sali;
3. Propozycja menu na konferencję.
………
czytelny podpis osoby uprawnionej do reprezentowania Wykonawcy
