ZARZĄDZENIE NR 32/2016 BURMISTRZA OPALENICY
z dnia 9 lutego 2016 r.
w sprawie zatwierdzenia Regulaminu Organizacyjnego Centrum Usług Wspólnych w Opalenicy.
Na podstawie art. 38 ust. 1 pkt 1 lit. a Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Opalenicy stanowiącego załącznik do zarządzenia Nr 28/2015 Burmistrza Opalenicy z dnia 30 listopada 2015 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Opalenicy, zmienionego zarządzeniem Nr 3/2016 z dnia 2 lutego 2016 r. zarządza się, co następuje.
§ 1. Zatwierdza się Regulamin Organizacyjny Centrum Usług Wspólnych w Opalenicy ustalony zarządzeniem Nr 5/2016 Dyrektora Centrum Usług Wspólnych z dnia 9 lutego 2016 r. w sprawie ustalenia Regulaminu Organizacyjnego Centrum Usług Wspólnych w Opalenicy, w brzmieniu określonym w załączniku do niniejszego zarządzenia.
§ 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Załącznik
do zarządzenia Nr 32/2016 Burmistrza Opalenicy z dnia 9 lutego 2016 r.
REGULAMIN ORGANIZACYJNY
CENTRUM USŁUG WSPÓLNYCH W OPALENICY ROZDZIAŁ I
Postanowienia ogólne
§ 1. Regulamin organizacyjny Centrum Usług Wspólnych w Opalenicy, zwany dalej
„Regulaminem”, określa strukturę organizacyjną Centrum Usług Wspólnych w Opalenicy, zadania poszczególnych stanowisk pracy, indywidualne obowiązki i uprawnienia oraz inne zagadnienia związane z organizacją.
§ 2. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
1) Centrum – należy przez to rozumieć Centrum Usług Wspólnych w Opalenicy;
2) Dyrektorze – należy przez to rozumieć dyrektora Centrum.
§ 3.1. Centrum jest jednostką organizacyjną Gminy Opalenica o statusie jednostki budżetowej, realizującą zadania w zakresie obsługi ekonomiczno - administracyjnej, finansowo - księgowej i organizacyjnej publicznych placówek oświatowych w Gminie Opalenica oraz Ośrodka Sportu i Rekreacji w Opalenicy.
2. Siedzibą Centrum jest miasto Opalenica (ul. 3 Maja 1, 64-330 Opalenica).
§ 4. Centrum działa na podstawie:
1) ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2015 r. poz.
1515 z późn. zm.);
2) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz.
885 z późn. zm.);
3) ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2015 r. poz. 2156 z późn. zm.);
4) uchwały Nr XXVIII/118/2015 Rady Miejskiej w Opalenicy z dnia 29 grudnia 2015 r. w sprawie zmiany nazwy Zespołu Ekonomiczno - Administracyjnego Szkół w Opalenicy na Centrum Usług Wspólnych w Opalenicy i nadania Statutu oraz uchwały Nr XIX/130/2016 Rady Miejskiej w Opalenicy z dnia 19 stycznia 2016 r. w sprawie zmiany Statutu Centrum Usług Wspólnych w Opalenicy;
5) innych aktów prawnych obowiązujących pracodawców i jednostki budżetowe, w tym z zakresu finansów publicznych, rachunkowości oraz określających zadania gmin w sprawach oświatowych.
§ 5. Nadzór nad Centrum sprawuje Burmistrz Opalenicy.
ROZDZIAŁ II Struktura organizacyjna
§ 6. W skład Centrum wchodzą następujące działy:
1) Kancelaria;
2) Dział Księgowości;
3) Dział Rachuby Płac;
4) Dział Organizacji Oświaty, BHP, Ppoż. i Spraw Technicznych.
ROZDZIAŁ III Kierownictwo
§ 7.1. Pracą Centrum kieruje dyrektor.
2. Dyrektor działa w ramach pełnomocnictwa udzielonego przez Burmistrza Opalenicy.
3. Dyrektor wykonuje czynności pracodawcy w rozumieniu przepisów prawa pracy w stosunku do pracowników Centrum.
ROZDZIAŁ IV Zadania
§ 8. Do zadań Centrum należy:
1) scentralizowana obsługa finansowo - księgowa jednostek obsługiwanych, a w szczególności:
a) obsługa finansowo - księgowa wydatków bieżących, w tym wypłat wynagrodzeń i pochodnych oraz ewidencjonowanie danych o zatrudnieniu i wynagrodzeniach,
b) sporządzanie sprawozdań z realizacji zadań,
c) opracowywanie projektu planu finansowego w oparciu o wytyczne Rady Miejskiej w Opalenicy i Burmistrza Opalenicy oraz wniosków dyrektorów jednostek obsługiwanych;
2) prowadzenie spraw kadrowych kierowników jednostek obsługiwanych i pracowników Centrum;
3) obsługa funduszu mieszkaniowego, na który składa się część odpisu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych jednostek obsługiwanych;
4) realizacja obowiązków wynikających z kompetencji gminy jako organu prowadzącego;
5) planowanie i rozliczanie remontów jednostek obsługiwanych;
6) prowadzenie spraw bhp i ppoż.;
7) organizowanie dowozu dzieci do szkół.
ROZDZIAŁ V
Zakres czynności, uprawnień i odpowiedzialności dla poszczególnych stanowisk pracy
§ 9.1. Szczegółowy zakres obowiązków i uprawnień dyrektora ustala Burmistrz Opalenicy.
2. Szczegółowy zakres obowiązków i uprawnień dla poszczególnych pracowników Centrum ustala dyrektor.
§ 10. Dyrektor w szczególności:
1) kieruje działalnością Centrum i reprezentuje je na zewnątrz;
2) zatrudnia i zwalnia pracowników Centrum;
3) koordynuje działalność Centrum poprzez właściwą organizację i planowanie pracy Centrum, nadzoruje wykonywanie obowiązków przez pracowników;
4) nadzoruje prawidłowe opracowywaniu planu finansowego i jego realizację;
5) nadzoruje i uczestniczy w opracowaniu zbiorczych projektów, planów, analiz ekonomicznych, informacji, sprawozdań z działalności Centrum;
6) zatwierdza rachunki Centrum pod względem merytorycznym;
7) podpisuje czeki bankowe Centrum;
8) prowadzi sprawy wynikające z kompetencji gminy jako organu prowadzącego placówki oświatowe;
9) przygotowuje konkursy na stanowisko dyrektora jednostki oświatowej;
10) kontroluje prawidłowość sporządzonych projektów organizacyjnych szkół;
11) prowadzi sprawy związane z zakładaniem, prowadzeniem, przekształcaniem i likwidacją gminnych jednostek oświatowych;
12) przygotowuje okresowe informację i oceny dotyczące zadań z zakresu oświaty;
13) przygotowuje projekty uchwał Rady Miejskiej i zarządzeń Burmistrza Opalenicy oraz pism w sprawach organizacji oświaty;
14) prowadzi sprawy kadrowe dyrektorów jednostek oświatowych oraz pracowników Centrum;
15) prowadzi sprawy związane z oceną pracy dyrektorów jednostek oświatowych;
16) prowadzi sprawy związane z przygotowaniem postępowania egzaminacyjnego dotyczącego ubiegania się o awans na stopień nauczyciela mianowanego;
17) prowadzi sprawy z zakresu informacji oświatowej Centrum i Systemu Informacji Oświatowej;
18) organizuje dowóz uczniów do placówek oświatowych na terenie Gminy Opalenica i uczniów niepełnosprawnych do szkół poza terenem Gminy Opalenica;
19) realizuje inne zadania związane z funkcjonowaniem jednostek obsługiwanych, a zlecone przez Burmistrza Opalenicy;
20) wydaje zarządzenia dotyczące Centrum.
§ 11.1. Główny księgowy koordynuje działania zapewniające dyscyplinę finansową i przestrzeganie zasad rachunkowości oraz gospodarności w Centrum i jednostkach obsługiwanych.
2. Główny Księgowy w szczególności:
1) prowadzi rachunkowość zgodnie z zasadami rachunkowości określonymi ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.), polegającą na sporządzaniu, przyjmowaniu, obiegu, archiwizowaniu i kontroli dokumentów - właściwy przebieg operacji gospodarczych, ochronę mienia Centrum i jednostek obsługiwanych;
2) wykonuje dyspozycję środkami pieniężnymi zgodnie z przepisami dotyczącymi zasad wykonywania budżetu, gospodarki środkami pozabudżetowymi i innymi będącymi w dyspozycji Centrum i jednostek obsługiwanych;
3) dokonuje kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych;
4) opracowuje wspólnie z Dyrektorem plany dochodów i wydatków, sporządza sprawozdania z wykonania budżetu, sprawozdania z wykonania planów finansowych oraz analiz okresowych z wykorzystania środków i prognozowanych zmian w roku budżetowym, przygotowuje dane niezbędne do sporządzenia wniosku budżetowego do projektu planu finansowego;
5) opracowuje projekty przepisów wewnętrznych wydawanych przez dyrektorów jednostek obsługiwanych dotyczących prowadzenia rachunkowości, zakładowego planu kont, zasad prowadzenia i rozliczania inwentaryzacji, rozliczania osób materialnie odpowiedzialnych, innych procedur wynikających
z konieczności właściwego funkcjonowania Centrum i jednostek obsługiwanych;
6) nadzoruje Dział Księgowości i Dział Rachuby Płac;
7) realizuje obowiązki głównego księgowego w stosunku do jednostek obsługiwanych;
8) prowadzi ewidencję księgową techniką komputerową;
9) sporządza roczne sprawozdania finansowe;
10) rozlicza inwentaryzację składników majątkowych Centrum oraz jednostek obsługiwanych;
§ 12. Do zakresu działania Kancelarii należy w szczególności:
1) prowadzenie bieżącego rejestru korespondencji;
2) przyjmowanie, rejestrowanie i wysyłanie poczty;
3) prowadzenie rejestru zwolnień lekarskich pracowników Centrum i jednostek obsługiwanych;
4) sporządzanie przelewów wydatków rzeczowych;
5) prowadzenie kasy Centrum i jednostek obsługiwanych;
6) prowadzenie rejestru zarządzeń i rejestru upoważnień Dyrektora Centrum;
7) prowadzenie archiwum Centrum;
8) dokonywanie zakupów materiałów biurowych na potrzeby Centrum;
9) przygotowywanie dokumentacji do archiwizacji, organizacja i przygotowanie spisów zdawczo – odbiorczych dokumentacji przekazywanej do składnicy akt, prowadzenie składnicy akt oraz przeprowadzanie procedury brakowania dokumentacji;
§ 13. Do zakresu działania Działu Księgowości należy w szczególności:
1) prowadzenie rachunkowości zgodnie z zasadami rachunkowości, polegającej na sporządzaniu, przyjmowaniu, obiegu, archiwizowaniu i kontroli dokumentów - właściwy przebieg operacji gospodarczych, ochronę mienia jednostek obsługiwanych;
2) sprawowanie kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych;
3) wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi zgodnie z przepisami dotyczącymi zasad wykonywania budżetu, gospodarki środkami pozabudżetowymi i innymi będącymi w dyspozycji jednostek obsługiwanych;
4) opracowywanie wspólnie z Dyrektorem i głównym księgowym planów dochodów i wydatków, sprawozdań z wykonania budżetu, sporządzanie sprawozdań z wykonania planów finansowych oraz analiz okresowych z wykorzystania środków i prognozowanych zmian w roku budżetowym, przygotowywanie niezbędnych danych do sporządzania wniosku budżetowego do projektu planu finansowego;
5) prowadzenie ewidencji syntetycznej i analitycznej składników majątkowych oraz sporządzanie tabel amortyzacji środków trwałych;
6) sporządzanie sprawozdań rocznych;
7) wystawianie dowodów księgowych, tj. not obciążeniowych, odsetkowych, księgowych;
8) prowadzenie ewidencji syntetycznej i analitycznej Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych i funduszu mieszkaniowego;
9) rozliczanie inwentaryzacji składników majątkowych jednostek obsługiwanych;
10) wydawanie, rozliczanie i ewidencja druków ścisłego zarachowania;
11) przygotowywanie danych do Systemu Informacji Oświatowej;
12) rozliczanie placówek oświatowych z opłat za wyżywienie w stołówce i opłat za świadczenia udzielane w przedszkolu;
13) obliczanie podstawy dotacji dla publicznych placówek oświatowych, prowadzonych przez organ inny niż Gmina Opalenica oraz niepublicznych placówek oświatowych;
14) przygotowywanie dokumentacji księgowej do archiwizacji;
§ 14. Do zakresu działania Działu Rachuby Płac należy w szczególności:
1) sporządzanie list płac i naliczanie pochodnych od wynagrodzeń przy wykorzystaniu programu Vulcan – Płace Optivum, na podstawie dokumentów przedkładanych przez dyrektorów jednostek obsługiwanych;
2) naliczanie zaliczek na podatek dochodowy oraz dokonywanie miesięcznych i rocznych rozliczeń tego podatku;
3) prowadzenie kart wynagrodzeń pracowników;
4) wystawianie zaświadczeń o wynagrodzeniu dla pracowników jednostek obsługiwanych i Centrum;
5) prowadzenie kartotek zasiłkowych;
6) sporządzanie rozliczeń i dokumentacji ZUS - obsługa programu Płatnik;
7) współudział przy sporządzaniu dokumentów emerytalno – rentowych, kapitału początkowego pracowników jednostek obsługiwanych i Centrum;
8) prowadzenie spraw związanych z refundacją prac interwencyjnych z powiatowego urzędu pracy;
9) przygotowywanie danych do Systemu Informacji Oświatowej;
10) przygotowywanie danych do sprawozdania z jednorazowego dodatku dla nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego;
11) przygotowywanie sprawozdań do Głównego Urzędu Statystycznego;
12) przygotowywanie dokumentacji płacowej do archiwizacji;
§ 15. Do zakresu działania Działu Organizacji Oświaty, BHP, Ppoż. i Spraw Technicznych należy w szczególności:
1) prowadzenie spraw związanych z kontrolą spełniania obowiązku szkolnego oraz obowiązku nauki przez dzieci i młodzież, w tym przygotowywanie dokumentów związanych z wszczęciem egzekucji administracyjnej związanej z nierealizowaniem obowiązku szkolnego i obowiązku nauki;
2) przyjmowanie, rejestrowanie i kontrolowanie prawidłowości dokumentacji składanej przez pracodawców, a dotyczącej zgłoszenia młodocianych pracowników oraz składania wniosków o refundację kształcenia młodocianych pracowników;
3) prowadzenie rejestru pracodawców uprawnionych do otrzymania refundacji kosztów kształcenia młodocianych pracowników, zgłaszanie zapotrzebowania na środki finansowe na ten cel;
4) przygotowywanie decyzji administracyjnych dotyczących dofinansowania pracodawcom kosztów kształcenia nauki zawodu lub przyuczenia do zawodu młodocianych pracowników zamieszkałych na terenie Gminy Opalenica;
5) prowadzenie rejestru świadczeń z funduszu zdrowotnego dla nauczycieli oraz przygotowywanie decyzji administracyjnych dotyczących przyznawania świadczeń z funduszu zdrowotnego;
6) realizacja rządowych programów w zakresie dofinansowania zadań budżetowych, w szczególności wyposażenia szkół w podręczniki i pomoce dydaktyczne, pomocy materialnej dla uczniów – wyprawka szkolna i inne;
7) rozliczanie dotacji celowych przyznanych na cele określone w pkt 6;
8) opracowywanie wniosków o finansowanie zadań z rezerwy części oświatowej subwencji ogólnej, ze środków zewnętrznych, w tym dotacji z budżetu państwa, organów administracji rządowej, funduszy celowych, innych jednostek samorządu terytorialnego i innych podmiotów;
9) sporządzanie angaży, przeszeregowań kadry kierowniczej jednostek obsługiwanych oraz pracowników Centrum;
10) przygotowywanie przy współudziale innych pracowników Centrum corocznej Informacji o Stanie Oświaty w Gminie Opalenica;
11) prowadzenie ewidencji niepublicznych szkół, placówek oświatowych i żłobków;
12) przygotowywanie danych do Systemu Informacji Oświatowej;
13) sporządzanie dokumentacji powypadkowej uczniów i pracowników jednostek obsługiwanych;
14) systematyczne kontrolowanie warunków oraz przestrzegania przez pracowników Centrum i jednostek obsługiwanych zasad i przepisów bhp i ppoż.;
15) przeprowadzanie okresowych kontroli w zakresie stanu bhp i ppoż. budynków;
16) organizowanie wstępnych i okresowych szkoleń bhp i ppoż.;
17) opracowywanie kart oceny ryzyka zawodowego i zapoznawanie pracowników z zagrożeniami na poszczególnych stanowiskach pracy;
18) organizacja dowozu uczniów – planowanie środków finansowych, przygotowywanie oferty przetargowej, nadzór nad przebiegiem dowozu i rozliczanie planowanego wykorzystania kilometrów;
19) nadzór nad sprzętem i oprogramowaniem komputerowym Centrum;
20) prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej Centrum;
21) analiza wraz z odpowiednimi służbami stanu technicznego obiektów jednostek obsługiwanych;
22) wybór najkorzystniejszej oferty w zakresie dokonywania przeglądów budowlanych jednostek obsługiwanych;
23) pomoc w opracowywaniu przez dyrektorów jednostek obsługiwanych planów remontowych;
24) przygotowywanie zleceń na opracowywanie kosztorysów remontów;
25) przygotowywanie harmonogramu prac remontowych i organizowanie wykonawstwa;
§ 16. Zadania i obowiązki pracowników Centrum ustala się w indywidualnych zakresach czynności.
ROZDZIAŁ VI
Zastępstwa w czasie nieobecności
§ 17.1. Dyrektora w czasie jego nieobecności zastępuje upoważniony pracownik Centrum.
2. Głównego księgowego podczas nieobecności zastępuje upoważniony pracownik Centrum.
§ 18.1. Osoba zastępowana ma obowiązek przekazania osobie zastępującej wykazu spraw do załatwienia z niezbędnymi środkami (materiały, wytyczne itp.) tak, aby normalny tok pracy nie uległ zakłóceniu.
2. Osoba pełniąca zastępstwo jest zobowiązana niezwłocznie po powrocie osoby zastępowanej przekazać jej informacje o wszystkich istotnych sprawach i decyzjach, które zostały podjęte podczas pełnienia zastępstwa.
ROZDZIAŁ VII
Zasady podpisywania, znakowania oraz obiegu dokumentów
§ 19. Pisma i dokumenty zawierające oświadczenia powodujące powstanie, zmianę lub wygaśnięcie praw i obowiązków majątkowych podpisuje Dyrektor.
§ 20. Pisma i dokumenty związane z dokonywaniem czynności w zakresie prawa pracy, w sprawach niezastrzeżonych do decyzji Burmistrza Opalenicy, podpisuje Dyrektor.
§ 21.1. Dyrektor podpisuje rozstrzygnięcia, pisma, zarządzenia, inne dokumenty i materiały w sprawach należących do jego kompetencji, określonych w przepisach wewnętrznych oraz ogólnie obowiązujących.
2. Główny księgowy podpisuje pisma, dokumenty i korespondencję w zakresie swego działania.
3. Pracownicy zatrudnieni na stanowisku specjalisty lub inspektora mogą podpisywać korespondencję o charakterze przygotowawczym, opracowania własne, notatki, informacje, wykazy itp. dotyczące spraw i zagadnień objętych zakresem czynności, za wyjątkiem spraw zastrzeżonych do podpisu innych osób.
§ 22.1. Wysyłanie przesyłek odbywa się codziennie, sprawy załatwione wysyła się w dniu podpisania.
2. Upoważniony pracownik odnosi korespondencję do Urzędu Pocztowego w Opalenicy.
§ 23. Obieg dokumentów księgowych i finansowych regulują odrębne przepisy.
§ 24.1. Centrum i jednostki obsługiwane zaopatrują się w pieczęcie i stemple we własnym zakresie.
2. Rejestr pieczęci i stempli używanych w Centrum prowadzi Kancelaria.
3. Odbiór i zdanie pieczęci i stempli pracownik Centrum kwituje w rejestrze.
§ 25.1. Pracownicy, którym przydzielono pieczęcie lub stemple, są bezpośrednio odpowiedzialni za właściwe ich użytkowanie i zabezpieczenie podczas pracy oraz po godzinach pracy.
2. Pieczęcie i stemple całkowicie zużyte lub zniszczone, zdezaktualizowane i zbędne podlegają komisyjnemu protokólarnemu zniszczeniu.
ROZDZIAŁ VIII Postanowienia końcowe
§ 26.1. Regulamin Centrum zatwierdza Burmistrz Opalenicy.
2. Regulamin wchodzi w życie z dniem zatwierdzenia przez Burmistrza Opalenicy.
§ 27. Załącznikiem do Regulaminu jest Schemat Organizacyjny Centrum.
DZIAŁ ORGANIZACJI OŚWIATY, BHP, PPOŻ.
I SPRAW TECHNICZNYCH
Załącznik do Regulaminu Organizacyjnego Centrum Usług Wspólnych w Opalenicy
SCHEMAT ORGANIZACYJNY
CENTRUM USŁUG WSPÓLNYCH W OPALENICY
DYREKTOR
GŁÓWNY KSIĘGOWY
DZIAŁ KSIĘGOWOŚCI DZIAŁ RACHUBY PŁAC
KANCELARIA
