prowadzenie ksiąg
rachunkowych oraz umowa
z klauzulą poufności
Redaktor: Katarzyna Brzozowska ISBN: 978-83-269-5750-5
Copyright © by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.
Warszawa 2016
Skład i łamanie: Raster Studio
Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.
ul. Łotewska 9a, 03-918 Warszawa tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10
Niniejszy e-book chroniony jest prawem autorskim.
Przedruk materiałów bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Zaproponowane w niniejszym poradniku wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich za- stosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych.
W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w poradniku wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.
Umowa
o prowadzenie księgi rachunkowej
zawarta w ……….. w dniu ... r. pomiędzy:
…..., zwanym w treści umowy Zleceniodawcą, a
………., zwanym w treści umowy Zleceniobiorcą, o następującej treści:
§ 1 1. Przedmiotem niniejszej umowy jest:
1) prowadzenie i przechowywanie przez Zleceniobiorcę ewidencji księgowej (synte- tycznej i analitycznej) Zleceniodawcy w postaci księgi rachunkowej, zwanej dalej
„Księgą”, na którą składają się:
– dziennik,
– konta księgi głównej i ksiąg pomocniczych,
– zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej i ksiąg pomocniczych, – odrębnie sporządzony inwentarz;
2) prowadzenie i przechowywanie dokumentacji podatkowej, na którą składają się:
– odrębne ewidencje do celów podatku od towarów i usług, – kartoteki wynagrodzeń*,
– ewidencje środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych*, – ewidencje wyposażenia*
– zwane dalej „Ewidencjami”, przeznaczonymi do ewidencjonowania osiągniętych przychodów i ponoszonych kosztów w ramach prowadzonej przez Zleceniodawcę działalności gospodarczej w zakresie
...;
UMOWA O USŁUGOWE PROWADZENIE KSIĘGI RACHUNKOWEJ
WZÓR
1.
3) sporządzanie deklaracji podatkowych;
4) sporządzanie pełnej dokumentacji dotyczącej wynagrodzeń (listy płac, deklaracje ZUS, podatek od wynagrodzeń, roczne rozliczenie pracowników w zakresie obowią- zującym zakład pracy) oraz informowanie o wysokości należnych składek do zapłaty.
§ 2
1. Przy wykonywaniu zobowiązań, o których mowa w § 1 pkt 1 i 2, Zleceniobiorca bę- dzie prowadził Księgę i Ewidencje z należytą starannością, w sposób zgodny z obo- wiązującymi przepisami prawa polskiego i na podstawie otrzymanych od Zlecenio- dawcy dokumentów i informacji.
2. Przez prowadzenie Księgi rozumie się podjęcie przez Zleceniobiorcę następujących czynności:
1) prowadzenie ewidencji syntetycznej i analitycznej firmy, tzn. zaewidencjonowa- nie w Księdze poszczególnych zdarzeń gospodarczych;
2) sporządzanie bilansów rocznych oraz obowiązkowych sprawozdań finansowych;
3) sporządzanie sprawozdań do celów statystycznych;
4) ocena w świetle prawa rachunkowego i podatkowego dokumentów księgowych oraz decydowanie o sposobie ich zakwalifikowania wraz ze sposobem uwidocz- nienia w Księdze; zaksięgowanie zdarzenia gospodarczego wbrew opinii Zlece- niobiorcy może nastąpić wyłącznie na wyraźne, pisemne polecenie Zleceniodaw- cy i na jego odpowiedzialność za skutki mogące wyniknąć z takiego księgowania;
5) ustalanie wysokości zaliczek na podatek dochodowy i rozliczeń VAT oraz wypeł- nianie w imieniu Zleceniodawcy miesięcznych deklaracji na te zaliczki oraz de- klaracji podatkowych dla podatku od towarów i usług, a także zeznania rocznego na podstawie danych wynikających z zapisów do Księgi i innych niezbędnych in- formacji dostarczonych przez Zleceniodawcę.
3. W celu prawidłowego wykonania zlecenia Zleceniobiorca będzie:
1) odbierał od Zleceniodawcy w siedzibie Zleceniobiorcy dokumenty stanowiące podstawę do zapisów w Księdze i Ewidencjach w terminach ustalonych w § 5 ust. 1 pkt 2;
2) badał odbierane dokumenty pod względem formalnym i informował Zlecenio- dawcę o ewentualnych brakach lub wadliwości przedstawionych dokumentów natychmiast po stwierdzeniu uchybień, lecz nie później niż w ciągu 7 dni od dnia odbioru tych dokumentów. Zleceniobiorca nie bada ani nie bierze odpowiedzial- ności za autentyczność przekazanych mu dokumentów;
3) udzielał Zleceniodawcy wyjaśnień i informacji o dokonanych operacjach księgo- wych;
2.
4) zachowywał przekazywane przez Zleceniodawcę informacje w tajemnicy.
4. Informacja o wysokości zobowiązań podatkowych, o której mowa w ust. 2 pkt 3, bę- dzie przekazywana Zleceniodawcy osobiście w siedzibie Zleceniobiorcy lub telefo- nicznie na życzenie Zleceniodawcy.
§ 3
1. Strony zgodnie ustalają, iż Księga i ewidencje oraz dokumenty, o których mowa w § 2 ust. 3 pkt 1, będą przechowywane w siedzibie Zleceniobiorcy znajdującej się
……….
2. O miejscu przechowywania dokumentacji wymienionej w ust. 1 Zleceniodawca za pośrednictwem Zleceniobiorcy niezwłocznie powiadomi właściwy urząd skarbowy.
§ 4
1. W czasie obowiązywania niniejszej umowy na każde żądanie Zleceniodawcy Zlece- niobiorca wyda mu przechowywane dokumenty także w trakcie roku obrachunko- wego (podatkowego) za odpowiednim pokwitowaniem, dostosowanym do rodzaju wydanych dokumentów.
2. W okresie przechowywania dokumentów poza siedzibą Zleceniobiorcy jest on zwolniony z obowiązków wynikających z niniejszej umowy, do wykonywania któ- rych niezbędny jest dostęp do dokumentów wydanych Zleceniodawcy.
3. Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za prawidłowość wpisów dokonanych w tym okresie, jak również za ewentualne nieprawidłowości wpisów i dokumentów sporządzanych przez Zleceniobiorcę, o ile bezpośrednią lub pośrednią przyczyną tych nieprawidłowości były wpisy dokonane przez inne osoby w okresie przecho- wywania dokumentów poza siedziba Zleceniobiorcy.
4. W przypadku gdy uzasadnia to nakład pracy związany z wydaniem dokumentów i ich ponownym przyjęciem przez Zleceniobiorcę, może on obciążyć Zleceniodawcę dodatkową opłatą za te czynności.
5. Zleceniobiorca może sporządzić i zachować odpisy lub kopie wypożyczonych Zlece- niodawcy dokumentów.
§ 5
1. W celu umożliwienia Zleceniobiorcy prawidłowego wykonania zlecenia Zlecenio- dawca zobowiązany jest do następujących czynności:
1) właściwego pod względem formalnym i rzetelnego pod względem merytorycz- nym dokumentowania operacji gospodarczych podlegających wpisowi do Księgi i Ewidencji;
3.
4.
2) dostarczenia Zleceniobiorcy wszelkich kompletnych dokumentów stanowiących podstawę wpisów do Księgi i Ewidencji nie później niż do 5. dnia miesiąca nastę- pującego po miesiącu, którego te dokumenty dotyczą;
3) niezwłocznego informowania Zleceniobiorcy, nie później jednak niż w dniu do- starczenia dokumentów, o wszelkich zdarzeniach powodujących zmiany w stanie oraz ilości składników majątkowych, w szczególności o zawarciu, rozwiązaniu lub wygaśnięciu umów, których jedną ze stron jest Zleceniodawca, wykazywaniu wszelkich podlegających opodatkowaniu przychodów, o innych przychodach, mogących mieć wpływ na zobowiązania z działalności gospodarczej, a także do- konanych czynnościach traktowanych przez odpowiednie przepisy jako sprzedaż oraz o zmianach w stanie zatrudnienia.
2. Zleceniodawca zobowiązany jest do zaciągania z własnej inicjatywy informacji o wy- sokości zobowiązania podatkowego za dany miesiąc wg obliczeń Zleceniobiorcy.
3. Zaksięgowanie zdarzenia gospodarczego wbrew opinii biura rachunkowego może nastąpić wyłącznie na wyraźne, pisemne polecenie podatnika i na jego odpowie- dzialność za skutki wynikające z takiego księgowania.
§ 6
1. Gdy ocena dostarczonych dokumentów księgowych pod względem podatkowym nie jest możliwa bez wglądu w inne dokumenty (umowy, porozumienia, decyzje itp.), Zleceniobiorca może wyznaczyć Zleceniodawcy odpowiedni termin do przed- łożenia do wglądu tych dokumentów oraz podania innych potrzebnych informacji.
2. Przepis § 5 ust. 3 stosuje się odpowiednio.
3. Jeżeli Zleceniodawca nie uczyni zadość żądaniu Zleceniobiorcy w terminie okre- ślonym w ust. 1, Zleceniobiorca rozstrzygnie o formie księgowania samodzielnie na podstawie posiadanych dokumentów i informacji, biorąc pod uwagę przede wszyst- kim, by w ten sposób nie powstała zaległość podatkowa Zleceniodawcy rodząca od- powiedzialność odszkodowawczą Zleceniobiorcy.
§ 7
1. Zleceniodawca ma prawo żądania usunięcia ewentualnych braków, przy czym w pierwszej kolejności powinien umożliwić Zleceniobiorcy ich poprawienie.
2. Oczywiste nieprawidłowości (np. błędy pisarskie lub rachunkowe) Zleceniobiorca może sprostować w każdym czasie, również w stosunku do osób trzecich. Inne braki Zleceniobiorca może sprostować w stosunku do osób trzecich tylko za zgodą Zlece- niodawcy.
§ 8 Zleceniodawca oświadcza, że:
1. ciąży na nim obowiązek prowadzenia rachunkowości w sposób i w formie przewi- dzianej w ustawie z 29 września 1994 r. o rachunkowości,
2. jest zarejestrowanym podatnikiem VAT o numerze NIP ... .
§ 9
1. Zleceniobiorca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszystkich okoliczno- ści, o których dowiedział się w związku z wykonywaniem zlecenia, chyba że Zlece- niodawca zwolni go pisemnie z tego obowiązku. Obowiązek zachowania tajemnicy trwa nadal po wygaśnięciu umownego stosunku zlecenia.
2. Obowiązek zachowania tajemnicy dotyczy w tym samym zakresie współpracowni- ków Zleceniobiorcy.
§ 10
1. Usługa wykonywana jest w ciągu roku podatkowego i kończy się wraz ze złożeniem zeznania.
2. Umowa dotyczy czynności*:
a) które w normalnych warunkach w tym czasie powstają, b) które pod względem ekonomicznym należą do tego okresu.
§ 11
1. Za wykonane czynności Zleceniobiorca będzie pobierał wynagrodzenie miesięczne, płatne do końca miesiąca następującego po miesiącu, za który dostarczono doku- menty księgowe w wysokości netto ... zł + VAT (słownie ...
... zł).
2. Zleceniobiorca zobowiązuje się do wystawiania rachunków, faktur zgodnie z obowiązują- cymi przepisami.
3. Zleceniodawca upoważnia Zleceniobiorcę do wystawiania rachunków, faktur bez jego podpisu.
4. Wynagrodzenie płatne będzie w formie gotówkowej lub przelewu.
5. W przypadku dostarczenia dokumentów księgowych (w całości lub części) z opóź- nieniem, wynagrodzenie należne Zleceniobiorcy za dany miesiąc ulega podwyższe- niu o 20%.
6. W przypadku dostarczenia dokumentów po 5. dniu miesiąca Zleceniobiorca nie po- nosi odpowiedzialności za terminowe sporządzenie i złożenie deklaracji.
7. W przypadku gdy do sporządzenia zeznania rocznego Zleceniodawca przedstawia
dokumenty i informacje o dochodach z innych źródeł niż działalność określona w § 1 umowy, a także korzysta z ulg i odliczeń, Zleceniobiorca naliczy dodatkowe wynagrodzenie w wysokości do 10% wynagrodzenia miesięcznego określonego w ust. 1.
§ 12
1. Wynagrodzenie Zleceniobiorcy, o którym mowa w § 11 ust. 1, może ulec podwyż- szeniu wraz ze wzrostem cen usług.
2. W razie istotnej zmiany stosunków gospodarczych każda ze stron może żądać zmia- ny postanowień niniejszej umowy w drodze negocjacji co do wysokości wynagro- dzenia Zleceniobiorcy. W przypadku nieosiągnięcia porozumienia każda ze stron może umowę wypowiedzieć z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowie- dzenia.
§ 13
1. Zleceniobiorca ponosi odpowiedzialność za szkody wynikłe z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązań podjętych na podstawie niniejszej umowy na zasadach ogólnych, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy wy- nikło mimo zachowania przez Zleceniobiorcę należytej staranności.
2. Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności w szczególności za szkody wynikłe z naruszenia przez Zleceniodawcę zasad współpracy lub za działania podjęte na pod- stawie niepełnych lub nieprawdziwych danych podanych mu przez Zleceniodawcę.
§ 14
1. Zleceniobiorca wykonuje czynności zlecone mu na podstawie niniejszej umowy osobiście lub poprzez upoważniane osoby, będące wspólnikami lub pracownikami.
Czynności polegające na dokonywaniu wpisów w Księdze zostaną powierzone do stałego wykonywania określonemu współpracownikowi Zleceniobiorcy (księgowej).
2. Zleceniobiorca jest upoważniony przy wykonywaniu zlecenia do współdziałania ze współpracownikami, ekspertami, jak również może wyjątkowo powierzyć wykona- nie poszczególnych obowiązków wynikających z niniejszej umowy innej upoważ- nionej osobie lub innemu podmiotowi (podwykonawcy), udzielając mu w tym za- kresie zlecenia i pełnomocnictwa.
3. Za działania współpracowników, podwykonawcy oraz w przypadku współpracy w ekspertami Zleceniobiorca musi zadbać o to, by podmioty te zobowiązały się do zachowania tajemnicy i odpowiada względem Zleceniodawcy za prawidłowe wykonanie zlecenia jak za własne działania.
5.
§ 15
Umowa niniejsza zawarta zostaje na okres ... – ...
... .
§ 16
1. Umowa kończy się z upływem terminu, na jaki została zawarta, lub na skutek wypo- wiedzenia. Umowa kończy się także w razie śmierci, utraty zdolności prowadzenia interesów przez Zleceniodawcę lub Zleceniobiorcę.
2. Umowa kończy się także w razie likwidacji lub przekształcenia spółki, która zleci- ła Zleceniobiorcy prowadzenie Księgi. W przypadku kontynuowania działalności przez jednego ze wspólników lub nową spółkę umowa o prowadzenie Księgi może być kontynuowana za zgodą obu stron.
3. Umowa może być rozwiązana z ważnych powodów przez każdą ze stron przez jed- nostronne jej wypowiedzenie na koniec miesiąca z zachowaniem jednomiesięczne- go okresu wypowiedzenia. Umowa trwa jednak do czasu przekazania przez Zlece- niobiorcę deklaracji podatkowych za ostatni miesiąc okresu wypowiedzenia.
4. Za ważne przyczyny uzasadniające wypowiedzenie umowy przez Zleceniobiorcę uważa się w szczególności zaleganie przez Zleceniodawcę z zapłatą wynagrodzenia za co najmniej 2 miesiące, brak współpracy Zleceniodawcy przy realizacji umowy oraz rażące naruszanie innych postanowień niniejszej umowy.
§ 17
1. Po sporządzeniu rocznego zeznania podatkowego lub po upływie terminu rozwią- zania umowy Zleceniobiorca zwróci Zleceniodawcy za pokwitowaniem w termi- nie 30 dni Księgę i Ewidencje oraz akta związane z jej prowadzeniem, i powiadomi o tym fakcie odpowiedni urząd skarbowy. Ponadto Zleceniobiorca zobowiązany jest udzielać Zleceniodawcy na jego żądanie koniecznych informacji co do stanu spraw.
2. Do akt w rozumieniu tego przepisu należą wszystkie pisma, które Zleceniobiorca otrzymał od Zleceniodawcy lub dla niego w związku z wykonywaniem niniejszej umowy. Nie dotyczy to korespondencji listowej pomiędzy stronami oraz tych pism, które Zleceniodawca otrzymał w oryginale lub w formie odpisu, jak również pism roboczych, sporządzonych dla wewnętrznych celów Zleceniobiorcy.
3. Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za nieodebranie przez Zleceniodawcę dokumentów i urządzeń księgowych oraz może, po upływie terminu określonego w ust. 1, przekazać je do przechowania na koszt Zleceniodawcy.
§ 18
W przypadku rozwiązania umowy Zleceniobiorca obowiązany jest dalej wykonywać swoje dotychczasowe obowiązki – jeszcze przez 7 dni, a w szczególności:
– dokonać wszystkich czynności i rozliczeń miesięcznych za bieżący okres rozliczeniowy, – dokonać wszelkich niezbędnych rozliczeń, sporządzenia sprawozdań, deklaracji
oraz wykonania innych czynności związanych z zakończeniem roku obrotowego, na żądanie Zleceniodawcy, w sytuacji, gdy rozwiązanie umowy następuje w ostatnim miesiącu roku obrachunkowego, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.
§ 19
1. Z chwilą rozwiązania umowy Zleceniobiorca jest zobowiązany do zwrotu wszelkich ksiąg, dokumentów, danych i informacji, a także wszelkich kopii, odpisów, zapisów na elektronicznych nośnikach informacji, znajdujących się w jego posiadaniu, jakie Zleceniobiorca sporządził, zebrał, opracował lub otrzymał w czasie obowiązywania niniejszej umowy albo w związku lub przy okazji jej wykonywania.
2. Obowiązek określony w ust. 1 powinien zostać wypełniony przez Zleceniobiorcę po rozwiązaniu umowy, nie później jednak niż w terminie 7 dni od daty ostatecznego rozliczenia się przez Zleceniodawcę bądź pisemnego przyrzeczenia spłaty należnych kwot Zleceniobiorcy.
3. Za każdy dzień opóźnienia w wykonaniu obowiązku określonego w ust. 1 Zlecenio- biorca zapłaci Zleceniodawcy karę umowną w wysokości ………. zł, jeżeli został spełniony przez Zleceniodawcę warunek, o którym mowa w pkt 2.
4. Za każdy dzień opóźnienia w wykonaniu warunku określonego w ust. 2 Zlecenio- dawca zapłaci Zleceniobiorcy karę umowną w wysokości ……….. zł.
§ 20
Kwestie sporne, które mogą zaistnieć na tle wykonywania niniejszej umowy, przed poddaniem ich pod rozstrzygnięcie sądu, którym będzie sąd właściwy dla siedziby Zle- ceniobiorcy, strony zobowiązują się rozwiązać w drodze negocjacji.
§ 21
Wszelkie zmiany i uzupełnienia niniejszej umowy wymagają dla swej ważności formy pisemnej w postaci aneksu.
§ 22
1. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej umowie stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego o umowie zlecenia.
2. Jeżeli pojedyncze postanowienia warunków zlecenia są lub okażą się nieważne, nie narusza to ważności pozostałych postanowień. Nieważny przepis zostaje wówczas zastąpiony przez przepis obowiązujący najbardziej zbliżony do założonego celu.
§ 23
1. Uzgodniono następujące postanowienia (wykaz załączników):
...
...
2. Wyżej wymienione załączniki stanowią integralną część niniejszej umowy.
§ 24
Umowę sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach po 1 dla każdej ze stron.
... ...
Zleceniodawca Zleceniobiorca
*Niepotrzebne skreślić.
1. Ustalenie przedmiotu i zakresu usług
Określenie przedmiotu umowy i wyznaczenie granic świadczonych usług może pomóc unik- nąć niepotrzebnych nieporozumień z klientem. W przypadku usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych jako przedmiot umowy wpisuje się najczęściej:
Prowadzenie przez zleceniobiorcę dokumentacji podatkowej (ksiąg rachunkowych, ewiden- cji do celów podatku od towarów i usług, kartotek wynagrodzeń, ewidencji środków trwa- łych i wartości niematerialnych i prawnych).
Sporządzanie deklaracji podatkowych i obliczanie należnych zaliczek podatkowych.
Sporządzenie bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowych za rok obra- chunkowy.
Wykonanie obowiązków związanych z obliczeniem składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.
Doradztwo podatkowe na rzecz zleceniodawcy w zakresie wykonywanych przez zlecenio- biorcę czynności.
W umowie warto doprecyzować poszczególne czynności, np. na czym polega prowadzenie księgi, ewidencji czy sporządzanie bilansu. Nie chodzi o to, żeby wskazywać definicje tych czynności, ale wyjaśnić, na czym poszczególne zadania mają polegać. Tego typu działanie również uchroni biuro od niepotrzebnych nieporozumień w trakcie współpracy.
2. Zobowiązania biura
Biuro rachunkowe jako zleceniobiorca zobowiązuje się wykonywać powierzone zadania su- miennie, z należytą starannością, zgodnie ze zdobytą wiedzą i nabytymi umiejętnościami.
Ważne jest również, aby działania biura były zgodne z przepisami prawa. Może się bowiem tak zdarzyć, że klient będzie nalegał na działania np. na granicy prawa, a wówczas spokojnie można (a nawet trzeba) mu odmówić.
Biuro musi również dopilnować, aby zleceniodawca dostarczył na czas wszelkie niezbędne faktury i dokumenty, do jego obowiązków należy także informowanie firmy o wszelkich bra- kach i niejasnościach.
WAŻNE
W umowie powinna zostać zawarta informacja, w jaki sposób i w jakim terminie zlece- niodawca będzie informowany o wysokości swoich zobowiązań podatkowych i termi- nie ich zapłaty. Warto, aby to była forma pisemna, np. e-mail. W ten sposób biuro ma
Komentarz
wyraźny dowód, że nie uchybiło tym obowiązkom. Określić należy też zasady udziela- nia porad klientowi przez biuro.
3. Zobowiązania klienta
Z kolei zleceniodawca powinien zobowiązać się do umożliwienia prawidłowego wykonania zlecenia. Warto na to zwrócić uwagę, ponieważ taki zapis gwarantuje nie tylko komfort pracy, ale również chroni przed odpowiedzialnością biura za niewykonanie lub nieterminowe wy- konanie obowiązków. Zleceniodawca powinien więc dostarczyć do biura w terminie wszelkie wymagane dokumenty, które powinny być kompletne i właściwie opisane. Trzeba jednak pa- miętać, że obowiązkiem biura jest udzielić wskazówek, jak to zrobić.
Nie zapomnij o klauzuli
Biuro powinno umieścić w umowie klauzule, że w przypadku jakichkolwiek zmian w dokumen- tacji (np. znalezienie zagubionej faktury), zleceniodawca poinformuje o tym niezwłocznie. War- to również zobowiązać klienta do natychmiastowego powiadomienia o nawiązaniu stosunku pracy z nowymi pracownikami.
4. Przechowywanie dokumentów
W umowie warto zapisywać również, w jakim miejscu będą znajdowały się księgi rachunkowe zleceniodawcy. Może to być siedziba zleceniodawcy bądź biuro rachunkowe (w tym przypadku należy powiadomić urząd skarbowy o miejscu przechowywania dokumentacji, innym niż miej- sce siedziby podatnika). Z praktycznego punktu widzenia lepiej, żeby dokumentacja księgowa znajdowała się w biurze. Można dzięki temu uniknąć problemów związanych z nagłym zaginię- ciem pism lub bałaganiarstwem zleceniodawcy. Jeśli jednak nie zgodzi się on na takie rozwiąza- nie, warto mieć kopie dokumentów klienta.
Można również zawrzeć w umowie klauzulę dotyczącą braków w dokumentacji. Nikt nie jest nieomylny i zawsze może zdarzyć się jakieś niedopatrzenie również ze strony biura. Warto więc zobowiązać się w umowie do niezwłocznego usunięcia takich braków. W tym zakresie należy określić w umowie, że braki będą usuwane przez biuro samodzielnie w wyznaczo- nym terminie, pod rygorem poniesienia konsekwencji finansowych. Taki zapis pozwoli na uniknięcie samodzielnego poprawiania dokumentacji przez zleceniodawcę. Gdyby bowiem do tego doszło, biuro traci kontrolę nad dokumentami i może mieć kłopot przy wyjaśnianiu przed urzędem skarbowym czy urzędem kontroli skarbowej, dlaczego dany zapis znalazł się w dokumentacji.
5. Odpowiedzialność biura
W umowie należy zawrzeć zapis określający zakres odpowiedzialności biura jako zlece- niobiorcy. Warto przy tym zaznaczyć, że biuro nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikłe z zaniechania wykonania określonych czynności przez zleceniodawcę (np. niedo- starczenie mimo ponagleń dokumentów czy też przekazanie niepełnych lub nieprawdzi- wych informacji).
Umowa z klauzulą poufności danych przy zleceniu sprawdzenia poprawności prowadzenia ksiąg rachunkowych
Umowa zawarta 20 października 20XX r. w Warszawie pomiędzy:
PH Miks Jan Nowak, z siedzibą w Warszawie, ul. Słodowiecka 5, którą reprezentuje Jan Nowak, zwanym dalej PH Miks lub Stroną, a
spółką jawną Biuro rachunkowe, zarejestrowaną w Krajowym rejestrze Sądowym, XXX Wydział Gospodarczy pod nr. 987654, z siedzibą w Warszawie, ul. Przedświąteczna 1, którą reprezentuje Małgorzata Kowalska, zwaną dalej Biurem lub Stroną.
§ 1
Informacjami poufnymi w rozumieniu niniejszej umowy są wszelkie informacje do- tyczące PH Miks, w tym w szczególności informacje dotyczące spraw finansowych, ekonomicznych, handlowych, technicznych i organizacyjnych oraz danych osobowych, które będą ujawniane w związku z wykonywaniem umowy, niezależnie od tego, czy taka informacja przekazana została w formie pisemnej, ustanej, czy też w jakiejkolwiek innej formie i czy wyraźnie została oznaczona jako informacja poufna.
UMOWA Z KLAUZULĄ POUFNOŚCI
WZÓR
1.
§ 2
1. Niniejsza umowa zostaje zawarta przez Strony w celu zabezpieczenia poufności in- formacji dotyczących działalności PH Miks.
2. PH Miks udostępnia w siedzibie PH Miks do wglądu dokumentację ………
………
………..……. w celu dokonania przez Biuro wyceny prac, jakie PH Miks zamierza zlecić w przyszłości do realizacji przez Biuro, a polegających na sprawdze- niu prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych.
§ 3
W celu wykonania postanowień niniejszej umowy Biuro zobowiązuje się do:
1) Wykorzystywania informacji poufnych wyłącznie w celu realizacji umowy.
2) Niekopiowania i niepowielania udostępnionych informacji poufnych w żaden sposób, chyba że będzie to konieczne na potrzeby realizacji umowy i PH Miks wyrazi na to zgodę na piśmie.
3) Zwrócenia, na pisemne żądanie PH Miks, wszystkich otrzymanych informacji poufnych, w tym także wszystkich sporządzonych kopii i odpisów, jak również trwałego zniszczenia wszystkich informacji poufnych posiadanych przez Biuro w formie elektronicznej.
§ 4
1. Postanowienia niniejszej umowy nie mają zastosowania do informacji, które zostały opublikowane, są powszechnie znane lub w inny sposób stały się informacjami pub- licznymi.
2. Jeżeli zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa na Biuro zostanie nałożony obowiązek ujawnienia informacji poufnych, ujawnienie takie nie będzie uważane za dokonane z naruszeniem postanowień niniejszej umowy.
§ 5
1. Niewykonanie lub nienależyte wykonanie przez Biuro niniejszej umowy uprawnia PH Miks do żądania zapłacenia kary umownej za szkody, na które PH Miks został narażony w związku z ujawnieniem informacji poufnych.
2. Wysokość kary umownej strony ustalają na 6.000 zł (sześć tysięcy złotych) za każdy przypadek naruszenia niniejszej umowy.
3. Biuro zobowiązuje się do zapłacenia kary umownej w terminie 14 dni od dnia we- zwania do zapłaty.
4. W przypadkach, w których na skutek ujawniania informacji poufnych przez Biuro PH Miks doznałoby szkody przewyższającej wysokość kary umownej, PH Miks ma prawo dochodzenia odszkodowania w wysokości rzeczywistej szkody.
§ 6
Niniejsza umowa obowiązuje od dnia podpisania na czas nieokreślony.
§ 7
Wszelkie zmiany lub uzupełnienia niniejszej umowy będą sporządzane na piśmie pod rygorem nieważności.
§ 8 1. Poniższa umowa podlega prawu polskiemu.
2. Wszelkie spory, jakie mogą wynikać z niniejszej umowy lub w związku z nią, będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby PH Miks.
3. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.
Jan Nowak Małgorzata Kowalska
PH Miks Biuro rachunkowe
Komentarz
1. Informacje poufne
WAŻNE
Zawarcie umowy o świadczenie usług z biurem rachunkowym, audytorem czy innym podob- nym podmiotem z mocy prawa zobowiązuje te firmy do zachowania tajemnicy. Gdy jednak biuro chce przejrzeć dokumenty przed podpisaniem umowy, by ocenić właściwie ilość pracy i skalę problemu, jaka będzie niezbędna do dokonania zadania, może złożyć jednostronną de- klarację o zachowaniu poufności lub podpisać umowę z klauzulą poufności.
