Załącznik Nr 1
do Zarządzenia Nr 128/2016 Burmistrza Miasta Gorlice z dnia 29 czerwca 2016 r.
REGULAMIN ORGANIZACYJNY URZĘDU MIEJSKIEGO W GORLICACH
ROZDZIAŁ I Postanowienia ogólne
§ 1
1. Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Gorlicach, zwany dalej Regulaminem określa organizację i zasady funkcjonowania Urzędu Miejskiego w Gorlicach.
2. Szczegółowe zasady wewnętrznej organizacji pracy Urzędu określa Burmistrz na podstawie odrębnych zarządzeń.
§ 2 Użyte w niniejszym Regulaminie określenia oznaczają:
1) Miasto - Miasto Gorlice;
2) Rada - Radę Miasta Gorlice;
3) Burmistrz – Burmistrza Miasta Gorlice;
4) Zastępca Burmistrza – Zastępcę Burmistrza Miasta Gorlice;
5) Sekretarz – Sekretarza Miasta Gorlice;
6) Skarbnik – Skarbnika Miasta Gorlice;
7) Kierownictwo Urzędu – Burmistrz, Zastępca, Sekretarz i Skarbnik;
8) Zespół – Zespół ds. Strategii i Rozwoju;
9) kierownik – kierownik wydziału Urzędu Miejskiego w Gorlicach;
10) Urząd - Urząd Miejski w Gorlicach;
11) jednostki organizacyjne – jednostki i zakłady budżetowe Miasta Gorlice, działające zgodnie z ustawą o finansach publicznych, utworzone w celu realizacji zadań Miasta;
12) komórka organizacyjna – wyodrębniony element struktury Urzędu, realizujący zadania określone w niniejszym Regulaminie, w szczególności: wydział, dział, biuro, samodzielne stanowisko pracy.
§ 3
1. Urząd jest jednostką organizacyjną Miasta, przy pomocy której Burmistrz wykonuje uchwały Rady oraz realizuje zadania Miasta określone przepisami prawa.
2. Urząd realizuje zadania:
1) własne - wynikające z ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity: Dz.
U. z 2016 r. poz. 446);
2) zlecone - z zakresu administracji rządowej, których obowiązek wykonywania został nałożony na Miasto ustawami lub na podstawie porozumienia z organami tej administracji, a także z zakresu organizacji przygotowania i przeprowadzenia wyborów powszechnych oraz referendów;
3) wynikające z innych ustaw szczególnych.
3. W przypadkach określonych odrębnymi przepisami Burmistrz wykonuje zadania, o których mowa w ust. 1 i 2, także przy pomocy miejskich jednostek organizacyjnych oraz podmiotów, w których Miasto jest udziałowcem.
4. Urząd jest pracodawcą w rozumieniu art. 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz. U. z 2014 r. poz. 1502) i pracodawcą samorządowym w rozumieniu art. 7 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2016 r. poz. 902).
§ 4
1. Przy załatwianiu spraw w Urzędzie stosuje się przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity: Dz. U. z 2016 poz. 23 ze zm.) chyba, że przepisy szczególne stanowią inaczej.
2. Czynności biurowe i kancelaryjne regulowane są postanowieniami rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U.
Nr 14, poz. 67 ze zm.).
ROZDZIAŁ II
Zasady i cele funkcjonowania Urzędu
§ 5
Funkcjonowanie Urzędu opiera się na zasadzie jednoosobowego kierownictwa, służbowego podporządkowania, podziału czynności służbowych i indywidualnej odpowiedzialności za wykonanie powierzonych zadań.
§ 6
1. Burmistrz jest kierownikiem Urzędu i zwierzchnikiem służbowym wszystkich pracowników Urzędu oraz kierowników jednostek organizacyjnych.
2. Burmistrz dokonuje czynności w sprawach z zakresu prawa pracy w stosunku do pracowników Urzędu oraz kierowników jednostek organizacyjnych.
§ 7
1. W swoich działaniach Urząd kieruje się zasadami praworządności, prawdy obiektywnej, czynnego udziału stron w postępowaniu oraz uwzględnia interes społeczny i słuszny interes obywateli, zapewniając terminowe prowadzenie spraw.
2. Urząd w sposób ciągły doskonali swoją organizację, stwarza warunki dla podnoszenia kwalifikacji pracowników, zapewnia efektywne działanie przy wykorzystaniu technik informatycznych.
§ 8
Pracownicy Urzędu realizując powierzone im zadania, kierują się zasadami etyki i praworządności,
przedkładając dobro publiczne nad interesy własne i swojego środowiska. Są bezstronni w wykonywaniu zadań i obowiązków, szanują prawo obywateli do informacji, zapewniając, w granicach prawem przewidzianych, jawność prowadzonych postępowań.
§ 9
1. Z zastrzeżeniem wyjątków wynikających z ustaw, Urząd zapewnia każdemu dostęp do informacji publicznej związanej z jego działalnością i działalnością organów Miasta.
2. Tryb udzielania informacji, o których mowa w ust. 1 powyżej określają ustawy.
3. Informacje o działalności Urzędu i organów Miasta umieszczane są w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
4. Urząd przestrzega zasad i trybów określonych w przepisach prawa powszechnie obowiązującego w zakresie ochrony danych osobowych, prawa do prywatności i tajemnic prawnie chronionych.
§ 10
1. Urząd prowadzi gospodarkę finansową z zachowaniem zasad określonych w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.),
uchwałach Rady oraz zarządzeniach Burmistrza, w szczególności zgodnie z zasadą optymalnego i racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym.
2. Przy konstruowaniu budżetu Urząd kieruje się Strategią Rozwoju Społeczno – Gospodarczego Miasta Gorlice, Wieloletnią Prognozą Finansową, możliwościami stwarzanymi przez fundusze
zewnętrzne, w szczególności Unii Europejskiej, wiążąc wydatki przewidziane na konkretne zadania z efektami spodziewanymi w wyniku ich wykonania.
3. Gospodarując środkami publicznymi Urząd zapewnia ich wydatkowanie w sposób celowy i oszczędny, dążąc do uzyskania możliwie najlepszych efektów.
4. Przy wszystkich czynnościach prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań finansowych Miasta wymagana jest kontrasygnata Skarbnika lub osoby przez niego upoważnionej.
ROZDZIAŁ III
Zasady kierowania Urzędem
§ 11 1. Burmistrz kieruje pracą Urzędu.
2. Burmistrz może powierzyć prowadzenie określonych spraw Miasta w jego imieniu Zastępcy Burmistrza lub Sekretarzowi zgodnie z obowiązującymi przepisami.
3. Burmistrz w szczególności:
1) reprezentuje Miasto na zewnątrz;
2) kieruje bieżącymi sprawami Miasta;
3) wykonuje uprawnienia zwierzchnika służbowego w stosunku do wszystkich pracowników Urzędu oraz kierowników jednostek organizacyjnych Miasta;
4) powołuje Zastępcę Burmistrza;
5) występuje z wnioskiem o powołanie lub odwołanie Skarbnika;
6) składa jednoosobowo oświadczenia woli w imieniu Miasta w zakresie zarządu mieniem;
7) wydaje decyzje administracyjne w sprawach indywidualnych z zakresu administracji publicznej;
8) udziela pełnomocnictw w sprawach należących do jego wyłącznej kompetencji;
9) wykonuje uprawnienia Szefa Obrony Cywilnej i przewodniczy komisji przeciwpowodziowej na terenie Miasta;
10) podejmuje czynności należące do Rady w sprawach nie cierpiących zwłoki związanych z bezpośrednim zagrożeniem interesu publicznego;
11) przygotowuje projekty uchwał Rady, prowadzi w postaci elektronicznej zbiór aktów prawa miejscowego stanowionych przez Miasto;
12) przedkłada na sesji Rady sprawozdania ze swojej działalność;
13) sprawuje bezpośredni nadzór nad działalnością:
a) Kierownictwa Urzędu;
b) Straży Miejskiej;
c) Zespołu do Spraw Strategii i Rozwoju;
d) Biura Audytu i Kontroli;
e) Biura Kadr i BHP;
f) Jednostek organizacyjnych Miasta.
§ 12
1. Zastępca Burmistrza przy wykonywaniu swoich kompetencji i zadań działa w granicach określonych w drodze odrębnych zarządzeń Burmistrza oraz w ramach udzielonych pełnomocnictw i upoważnień.
2. Do zadań Zastępcy Burmistrza należy w szczególności:
1) wykonywanie zadań powierzonych przez Burmistrza;
2) podejmowanie czynności kierownika Urzędu w czasie nieobecności Burmistrza lub wynikającej z innych przyczyn niemożności pełnienia obowiązków przez Burmistrza;
3) składanie oświadczeń woli w imieniu Miasta w zakresie otrzymanych pełnomocnictw i upoważnień;
4) reprezentowanie Miasta w czasie uroczystości i spotkań oficjalnych w zakresie uzgodnionym z Burmistrzem;
5) udzielanie informacji dotyczących Miasta w zakresie ustalonym przez Burmistrza;
6) współdziałanie z innymi członkami Kierownictwa Urzędu, kierownikami wydziałów Urzędu oraz z Radą i jej Komisjami w zakresie powierzonych spraw;
7) sprawowanie zgodnie z udzielonym przez Burmistrza upoważnieniem, bezpośredniego nadzoru nad działalnością:
a) Wydziału Inwestycji i Rozwoju;
b) Wydziału Gospodarki Komunalnej i Mienia;
c) Wydziału Oświaty, Kultury i Spraw Społecznych;
d) Biura Informacji i Promocji;
e) Biura Wsparcia Rodzin.
3. Zastępca Burmistrza przejmuje zadania i kompetencje Burmistrza w przypadku przemijającej przeszkody w wykonywaniu zadań i kompetencji Burmistrza spowodowanej jedną z następujących okoliczności:
a) tymczasowym aresztowaniem;
b) odbywaniem kary pozbawienia wolności wymierzonej za przestępstwo nieumyślne;
c) odbywaniem kary aresztu;
d) niezdolnością do pracy z powodu choroby trwającej powyżej 30 dni;
e) zawieszeniem w czynnościach służbowych.
§ 13
1. Sekretarz wykonuje zadania w zakresie zapewnienia sprawnego funkcjonowania Urzędu.
2. W szczególności do zadań Sekretarza należy:
1) pełnienie funkcji kierownika Wydziału Organizacyjnego;
2) zapewnienie właściwej organizacji pracy Urzędu oraz realizowanie polityki zarządzania zasobami ludzkimi, w tym:
a) koordynacja procesu podnoszenia kwalifikacji i szkoleń;
b) nadzór nad przestrzeganiem regulaminu pracy, regulaminu wynagradzania oraz innych dokumentów regulujących wewnętrzną organizację Urzędu;
3) wykonywanie czynności z zakresu prawa pracy względem Burmistrza, za wyjątkiem czynności związanych z nawiązaniem i rozwiązaniem stosunku pracy oraz ustaleniem wynagrodzenia;
4) wykonywanie czynności związanych z organizacją wyborów, referendów;
5) nadzór nad całością spraw związanych z udostępnianiem informacji publicznej w Urzędzie;
6) nadzorowanie opracowywania i aktualizacji Regulaminu Organizacyjnego Urzędu wraz z towarzyszącymi zarządzeniami wewnętrznymi;
7) sprawowanie nadzoru nad organizacją i dyscypliną pracy Urzędu, koordynowanie działania komórek organizacyjnych Urzędu;
8) zapewnienie zgodności działania Urzędu z obowiązującymi przepisami prawa;
9) nadzór nad rzetelnym i terminowym załatwianiem spraw obywateli w tym skarg i wniosków zgłaszanych przez mieszkańców;
10) nadzór nad obsługą i przygotowaniem tematyki posiedzeń Rady oraz zapewnianie sprawnej realizacji podjętych uchwał;
11) prowadzenie innych spraw powierzonych przez Burmistrza, w granicach określonych pełnomocnictwami i upoważnieniami;
12) współpraca z Zarządami Osiedli;
13) sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad działalnością:
a) Wydziału Organizacyjnego;
b) Urzędu Stanu Cywilnego i Spraw Obywatelskich
3. Burmistrz może powierzyć Sekretarzowi wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników Urzędu.
§ 14
1. Skarbnik jest Głównym Księgowym Budżetu Miasta i wykonuje zadania w zakresie gospodarki finansowej Miasta.
2. Do zadań Skarbnika należy w szczególności:
1) koordynowanie prac komórek Urzędu i jednostek organizacyjnych Miasta nad projektem budżetu Miasta, Wieloletnią Prognozą Finansową, informacjami okresowymi (w tym o stanie mienia komunalnego);
2) opracowywanie projektu budżetu Miasta oraz sprawozdań finansowych z wykonania budżetu przy współpracy z Biurem Planowania i Realizacji Budżetu;
3) opiniowanie projektów uchwał Rady oraz projektów innych dokumentów pociągających za sobą skutki finansowe dla Miasta;
4) kontrasygnowanie czynności prawnych powodujących powstawanie zobowiązań finansowych Miasta;
5) prowadzenie księgowości budżetowej i gospodarki finansowej zgodnie z obowiązującymi przepisami;
6) zapewnianie realizacji uchwał Rady i zarządzeń Burmistrza dotyczących budżetu i gospodarki finansowej we współpracy z wydziałami i jednostkami organizacyjnymi Miasta;
7) wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi zgodnie z przepisami dotyczącymi zasad wykonywania budżetu, gospodarki środkami pozabudżetowymi i innymi będącymi do dyspozycji Miasta;
8) występowanie do Burmistrza z wnioskami o przeprowadzenie kontroli zagadnień, które leżą w zakresie gospodarki finansowej;
9) nadzór nad gospodarowaniem środkami budżetowymi Miasta, analiza sprawozdań z wykonania budżetu pod kątem przestrzegania dyscypliny budżetowej w Urzędzie, jednostkach organizacyjnych Miasta;
10) koordynowanie i nadzorowanie prac związanych z ewidencją stanu mienia Miasta;
11) wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz zadań wynikających z poleceń, upoważnień lub pełnomocnictw Burmistrza;
12) sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad działalnością:
a) Wydziału Księgowości Finansowo – Podatkowej;
b) Biura Planowania i Realizacji Budżetu.
3. Skarbnik może udzielać upoważnień do kontrasygnowania oświadczeń woli mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych w czasie jego nieobecności.
§ 15
1. Zastępca Burmistrza, Sekretarz, Skarbnik oraz Kierownik Wydziału Inwestycji i Rozwoju tworzą Zespół ds. Strategii i Rozwoju.
2. Oprócz osób wymienionych w ust. 1 w skład Zespołu mogą wejść inne osoby wskazane przez Burmistrza.
3. Do zadań Zespołu należy w szczególności:
a) opracowywanie planów rozwoju Miasta, w tym założeń inwestycyjnych, mających na względzie pełne wykorzystanie zasobów i potencjału Miasta i Regionu;
b) opracowywanie długofalowej strategii rozwoju Miasta;
c) przygotowywanie Burmistrzowi materiałów strategicznych dotyczących rozwoju Miasta;
d) opracowywanie założeń polityki informacyjnej Urzędu i Miasta;
e) wykonywanie innych zleconych przez Burmistrza zadań w ramach obowiązujących przepisów.
ROZDZIAŁ IV
Ogólne zasady organizacji pracy Urzędu
§ 16 1. Strukturę organizacyjną Urzędu tworzą:
1) Kierownictwo Urzędu;
2) Wydziały;
3) Biura;
4) Działy;
5) Samodzielne stanowiska.
2. Struktura organizacyjna Urzędu tworzona jest stosownie do:
1) potrzeby i charakteru wykonywanych zadań;
2) oczekiwanych wymagań, co do sprawnego, skutecznego i ekonomicznego funkcjonowania poszczególnych komórek w całościowej strukturze organizacyjnej;
3) innych wymagań racjonalnego tworzenia struktur organizacyjnych odpowiadających specyfice danego obszaru zadań Miasta.
3. Decyzje w sprawie utworzenia komórek, o których mowa w ust. 1 podejmuje Burmistrz, po uprzednim wysłuchaniu opinii Sekretarza.
4. W przypadku utworzenia w strukturze organizacyjnej Urzędu nowej komórki organizacyjnej, zostaje ona podporządkowana jednemu z członków Kierownictwa Urzędu.
§ 17
1. Wydział jest podstawową komórką organizacyjną, zatrudniającą pracowników zajmujących się tymi samymi lub bliskimi przedmiotowo kategoriami spraw, jeżeli ich realizacja w jednej komórce ułatwia prawidłowe zarządzanie.
2. Wydziałami kierują kierownicy za wyjątkiem Straży Miejskiej, którą kieruje komendant.
3. W Urzędzie Stanu Cywilnego i Spraw Obywatelskich oraz Wydziale Oświaty, Kultury i Spraw Społecznych tworzy się stanowisko zastępcy kierownika.
4. W przypadkach uzasadnionych wielością realizowanych przez wydział zadań, Burmistrz może utworzyć w strukturze organizacyjnej wydziału działy.
5. Burmistrz, na wniosek kierownika wydziału może powołać koordynatora działu, którego zadaniem jest koordynacja realizacji zadań zleconych poszczególnym pracownikom wchodzącym w skład działu.
6. Koordynator działu podlega bezpośrednio kierownikowi wydziału.
§ 18
1. Biuro jest komórką organizacyjną, zatrudniającą pracowników zajmujących się wyodrębnioną kategorią spraw.
2. W Biurze spośród jego pracowników może zostać wskazany przez Burmistrza koordynator biura, którego zadaniem jest koordynacja realizacji zadań zleconych poszczególnym pracownikom wchodzącym w skład biura.
3. Biuro podlega bezpośrednio jednemu z członków Kierownictwa Urzędu.
§ 19
Samodzielne stanowisko (jednoosobowe) jest najmniejszą jednostką struktury organizacyjnej, którą tworzy się w wypadku konieczności funkcjonalnego wyodrębnienia wykonywania określonej grupy spraw.
§ 20
1. W skład struktury organizacyjnej Urzędu wchodzą następujące komórki organizacyjne:
1) Wydziały:
a) Inwestycji i Rozwoju;
- Dział Inwestycji i Remontów, - Dział Dróg Miejskich,
- Dział Planowania Przestrzennego, - Dział Funduszy Zewnętrznych, - Dział Zamówień Publicznych;
b) Gospodarki Komunalnej i Mienia;
- Dział Gospodarki Komunalnej, - Dział Gospodarki Lokalowej i Mienia;
c) Oświaty Kultury i Spraw Społecznych;
d) Organizacyjny;
- Dział Organizacyjny, - Biuro Rady Miasta, - Dział Techniczny i Obsługi;
e) Urząd Stanu Cywilnego i Spraw Obywatelskich;
f) Straż Miejska;
g) Księgowości Finansowo-Podatkowej;
- Dział Finansowy,
- Dział Podatków i Opłat Lokalnych, - Dział Egzekucji Finansowych;
2) Biura:
a) Informacji i Promocji;
b) Planowania i Realizacji Budżetu;
c) Audytu i Kontroli;
d) Kadr i BHP;
e) Wsparcia Rodzin.
2. Wykaz symboli literowych komórek organizacyjnych Urzędu oraz zadań przez nie realizowanych zawiera Załącznik Nr 2 do niniejszego Zarządzenia.
3. Graficzny schemat organizacyjny Urzędu zawiera Załącznik Nr 3 do niniejszego Zarządzenia.
§ 21
1. Przy realizacji przedsięwzięć o charakterze ogólnomiejskim Burmistrz może powoływać zespoły opiniodawczo – doradcze (działające jako forum, rada, komisja i inne), do których należy formułowanie kierunków, ocen i opinii o charakterze ogólnym, w dziedzinie działalności Miasta wskazanej przez Burmistrza.
2. Do zespołów opiniodawczo – doradczych mogą być zapraszani przedstawiciele organizacji, instytucji i innych podmiotów działających na terenie Miasta Gorlice, którzy podjęli inicjatywę współpracy w danej dziedzinie działalności Miasta, wskazanej przez Burmistrza.
3. Utworzenie zespołu opiniodawczo – doradczego następuje w drodze odrębnego zarządzenia, określającego między innymi zakres oraz czas jego działania.
4. Obsługa organizacyjno – techniczna zespołów opiniodawczo – doradczych należy do komórek organizacyjnych Urzędu wskazanych przez Burmistrza w zarządzeniu, o którym mowa w ust. 3.
5. Przy realizacji przedsięwzięć wymagających zaangażowania pracowników kilku komórek organizacyjnych Burmistrz może powoływać zespoły robocze (zadaniowe).
§ 22
Spory kompetencyjne między wydziałami i/lub biurami rozstrzyga Burmistrz, a w ramach wydziałów – kierownicy wydziałów.
§ 23 Do zadań kierowników wydziałów należy w szczególności:
1) prawidłowe organizowanie pracy wydziału;
2) kształtowanie strategii i polityki w zakresie zadań Miasta realizowanych przez wydział;
3) podejmowanie czynności z zakresu koordynacji i nadzoru nad działaniami podległych pracowników wydziału, zapewnienie sprawnej, fachowej, terminowej i zgodnej z prawem obsługi obywateli, udzielanie pracownikom wskazówek, co do kierunków załatwiania spraw;
4) przygotowywanie projektu budżetu w części dotyczącej wydziału i jego realizacja w tym zakresie;
5) racjonalne planowanie i wykorzystanie przydzielonych środków finansowych i majątkowych;
6) opracowywanie na polecenie Burmistrza sprawozdań z działalności wydziału;
7) zatwierdzanie dokumentów, w sprawach objętych zakresem działania wydziału, a w szczególności projektów uchwał Rady i zarządzeń Burmistrza, a także dokumentów, które
mogą spowodować powstanie zobowiązań finansowych Miasta we współpracy ze Skarbnikiem;
8) kształtowanie polityki personalnej w wydziale, we współpracy z Biurem Kadr i BHP, w tym:
a) ustalanie szczegółowego zakresu czynności pracowników,
b) nadzorowanie przestrzegania przez pracowników przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych we współpracy z Inspektorem d/s BHP,
c) kontrolowanie przestrzegania przez podległych pracowników dyscypliny pracy, ewidencji czasu pracy,
d) ocena pracowników komórki organizacyjnej oraz składanie wniosków w sprawie ich awansowania, nagradzania lub pociągnięcia do odpowiedzialności,
e) zapewnienie prawidłowej organizacji pracy, w tym jej ciągłości;
9) nadzór nad sposobem i jakością udzielania informacji publicznej przez podległych pracowników wydziału;
10) nadzór nad przestrzeganiem zasad dotyczących ochrony danych osobowych oraz dostępu do informacji publicznej w zakresie zadań wydziału;
11) współpraca z miejskimi jednostkami organizacyjnymi;
12) prowadzenie postępowań związanych z powołaniem i rejestracją nowych samodzielnych jednostek organizacyjnych Miasta lub powstałych w wyniku ich łączenia, podziału lub likwidacji;
13) prowadzenie postępowań związanych z likwidacją miejskich jednostek organizacyjnych, zgodnie z poleceniem Burmistrza;
14) przeciwdziałanie występowaniu w podległych komórkach organizacyjnych negatywnych zjawisk z zakresu stosunków międzyludzkich, takich jak mobbing czy dyskryminacja oraz niezwłoczne wyjaśnianie wszelkich przypadków wskazujących na jego występowanie;
15) współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Urzędu;
16) współpraca z Wydziałem Organizacyjnym w zakresie sporządzanych przez wydział opracowań dotyczących trybów i instrukcji normujących porządek organizacyjny Urzędu;
17) składanie wniosków dotyczących aktualizacji Regulaminu;
18) rozpatrywanie skarg i wniosków na pracowników podległego wydziału;
19) opracowywanie projektów odpowiedzi na interpelacje, wnioski i zapytania radnych w sprawach należących do właściwości wydziału;
20) współpraca z Miejskim Zespołem Zarządzania Kryzysowego w zakresie realizacji zadań obronnych, ochrony ludności i obrony cywilnej;
21) przeglądanie i dekretowanie korespondencji wpływającej do wydziału, podpisywanie korespondencji;
22) dokonywanie aprobaty wstępnej pism przedkładanych do podpisu Burmistrzowi i Zastępcy Burmistrza;
23) nadzór nad prawidłowym obiegiem, ewidencją i przechowywaniem dokumentów w wydziale, zgodnie z instrukcją kancelaryjną, rzeczowym wykazem akt oraz instrukcją archiwalną;
24) wykonywanie, na polecenie Burmistrza innych zadań, zgodnie z ich kwalifikacjami.
§ 24
1. Kierownicy odpowiedzialni są przed Burmistrzem za sprawne i zgodne z prawem funkcjonowanie wydziału.
2. W przypadku, gdy kierujący wydziałem nie może pełnić swoich obowiązków z powodu urlopu, choroby lub innych przyczyn zastępuje go wyznaczony przez Burmistrza pracownik.
§ 25
1. Pracownicy są obowiązani znać przepisy prawne w zakresie obowiązującym na danym stanowisku.
2. Pracownicy są odpowiedzialni za wykonanie zadań określonych dla poszczególnych stanowisk, a w szczególności za:
1) zgodne z prawem opracowywanie projektów decyzji administracyjnych;
2) przygotowywanie projektów uchwał Rady;
3) przygotowywanie zarządzeń Burmistrza;
4) przyjmowanie stron;
5) załatwianie spraw bez zbędnej zwłoki.
§ 26
1. Obsługa prawna Urzędu wykonywana jest przez jednego lub więcej radcę prawnego lub adwokata na podstawie i w zakresie wynikającym z umowy cywilnoprawnej.
2. Nadzór nad prawidłową realizacją umów o których mowa w ust. 1 podlega bezpośrednio Burmistrzowi.
ROZDZIAŁ V
Zasady udzielania pełnomocnictw i upoważnień
§ 27
W przypadkach określonych przepisami prawa – wynikających z realizowanych zadań i czynności – pracownikom Urzędu, jednostek organizacyjnych oraz innym osobom mogą zostać udzielone upoważnienia lub pełnomocnictwa Burmistrza, do realizacji czynności określonych ich treścią.
§ 28
1. Upoważnienie Burmistrza wydawane jest na podstawie ustawy o samorządzie gminnym oraz innych przepisów z zakresu administracji publicznej, a także przepisów prawa miejscowego nakładających na Burmistrza obowiązki i uprawnienia.
2. Pełnomocnictwo Burmistrza wydawane jest na podstawie przepisów Kodeksu cywilnego (tekst jednolity: Dz. U. z 2016 r. poz. 380 ze zm.) oraz przepisów z zakresu administracji publicznej.
§ 29
1. Rejestr pełnomocnictw i upoważnień prowadzi Biuro Kadr i BHP.
2. Kopię udzielonego pełnomocnictwa lub upoważnienia oraz dokument o ich cofnięciu włącza się do akt osobowych pracownika.
ROZDZIAŁ VI
Zasady wydawania aktów prawnych
§ 30 1. Burmistrz kieruje Urzędem poprzez podpisywanie:
1) zarządzeń;
2) pism okólnych;
3) poleceń służbowych.
2. Rejestr zarządzeń prowadzi Wydział Organizacyjny.
3. Na stronie BIP - u Urzędu udostępnia się zarządzenia Burmistrza.
ROZDZIAŁ VII
Zasady ogólne podpisywania dokumentów
§ 31
1. Burmistrz oraz członkowie Kierownictwa Urzędu podpisują dokumenty dotyczące zakresu ich działania.
2. Do podpisu Burmistrza zastrzega się w szczególności:
1) korespondencję kierowaną do naczelnych i centralnych organów administracji publicznej;
2) korespondencję kierowaną do organów jednostek samorządu terytorialnego;
3) korespondencję kierowaną do organów kontroli;
4) korespondencję kierowaną do posłów i senatorów Rzeczypospolitej Polskiej;
5) korespondencję kierowaną do przedstawicielstw dyplomatycznych;
6) pisma, dokumenty i akty administracyjne należące do wyłącznej właściwości Burmistrza, a także decyzje w sprawach osobowych;
7) korespondencję, pisma, dokumenty i akty administracyjne każdorazowo zastrzeżone przez Burmistrza do jego podpisu,
8) odpowiedzi na interpelacje, zapytania i wnioski radnych Rady;
9) odpowiedzi na skargi i wnioski.
3. Członkowie Kierownictwa Urzędu podpisują w szczególności pisma, dokumenty, akty administracyjne w zakresie powierzonych przez Burmistrza upoważnień.
4. Skarbnik podpisuje pisma, dokumenty i akty administracyjne w sprawach należących do jego właściwości wynikającej z przepisów prawa oraz z zadań powierzonych przez Burmistrza.
5. Pozostałą korespondencję służbową podpisują kierownicy wydziałów w zakresie realizowanych zadań.
6. Do uwierzytelnienia odpisów i wyciągów z dokumentów, znajdujących się w aktach prowadzonych postępowań administracyjnych, upoważnieni są pracownicy wydziału lub komórki organizacyjnej Urzędu, do której zakresu działania należy prowadzenie postępowania.
7. Na każdym dokumencie, z wyłączeniem umów, na dole strony podaje się informację o osobie prowadzącej sprawę poprzez umieszczenie zapisu: „Sporządził: imię i nazwisko, funkcja, komórka organizacyjna, numer telefonu.”
8. Każde pismo przekazywane do podpisu Kierownictwa Urzędu oprócz informacji o osobie sporządzającej dokument, w dolnym lewym rogu musi zawierać parafkę kierownika właściwej komórki organizacyjnej.
9. Parafowania przez radcę prawnego lub adwokata pod względem formalno-prawnym wymagają:
1) projekty uchwał Rady oraz zarządzeń Burmistrza;
2) projekty umów lub wzory umów powtarzalnych;
3) projekty innych niż wyżej wymienione oświadczeń woli składanych w imieniu Miasta, które mogą powodować doprowadzić do rozporządzenia składnikami mienia;
4) pełnomocnictwa i upoważnienia udzielane przez Burmistrza.
10. Wydania opinii prawnej ze względu na szczególnie skomplikowany pod względem prawnym charakter wymagają m.in. sprawy przekazane do zaopiniowania przez Kierownictwo Urzędu oraz kierowników wydziałów.
ROZDZIAŁ VIII
Organizacja i zasady wykonywania instytucjonalnej kontroli zarządczej i audytu wewnętrznego
§ 32
1. Funkcjonowanie kontroli zarządczej w Urzędzie zapewnia Burmistrz, a jej celem jest:
1) zgodność działań z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;
2) skuteczność i efektywność działania;
3) wiarygodność i terminowość opracowywania sprawozdań;
4) ochrona zasobów;
5) przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania;
6) efektywność i skuteczność przepływu informacji;
7) zarządzanie ryzykiem.
2. System kontroli zarządczej w Urzędzie określa odrębne zarządzenie.
3. Biuro Audytu i Kontroli w imieniu Burmistrza koordynuje system kontroli zarządczej w Urzędzie i jednostkach organizacyjnych oraz przeprowadza audyty.
ROZDZIAŁ IX Kontrola wewnętrzna
§ 33
1. W Urzędzie działa kontrola wewnętrzna, której celem jest zapewnienie prawidłowości wykonywania zadań Urzędu przez poszczególne komórki organizacyjne i wykonywania obowiązków przez poszczególnych pracowników Urzędu.
2. System kontroli wewnętrznej obejmuje:
1) samokontrolę;
2) kontrolę funkcjonalną;
3) kontrolę instytucjonalną.
3. Samokontrola polega na sprawdzeniu prawidłowości wykonywania własnej pracy przez pracowników w oparciu o obowiązujące przepisy prawa i obowiązki wynikające z posiadanego zakresu czynności służbowych, obejmującego obowiązki, uprawnienia i odpowiedzialność.
Samokontrola realizowana jest w toku codziennego wykonywania zadań. Do samokontroli zobowiązani są wszyscy pracownicy, bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy.
4. Do czynności samokontroli, oprócz analizy wykonanej pracy, zalicza się również różne formy konsultacji, studiowanie przepisów prawa z ich interpretacją.
5. Kontrola funkcjonalna – wykonywana jest przez pracowników zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych oraz na innych stanowiskach biorących udział w realizacji określonych zadań, operacji, procesów, itp., których obowiązki wykonywania kontroli funkcjonalnej zostały określone w zakresach czynności służbowych, bądź którzy do wykonywania tej kontroli zostali zobligowani na podstawie innych przepisów.
6. Zadaniem kontroli funkcjonalnej jest badanie przebiegu załatwiania spraw, w szczególności sprawdzanie przestrzegania i stosowania:
1) przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego;
2) ustaleń Regulaminu;
3) zasad obiegu i kontroli dokumentów;
4) przepisów prawa dotyczących zakresu powierzonych do realizacji zadań.
7. Kontrolę funkcjonalną w Urzędzie wykonują w szczególności:
1) Sekretarz;
2) Skarbnik;
3) kierownicy komórek organizacyjnych, zgodnie z właściwością.
8. Kontrola instytucjonalna inicjowana i nadzorowana jest przez Burmistrza, który wskazuje przedmiot kontroli i przewidywany czas jej trwania.
9. Kontrolę instytucjonalną mogą wykonywać na zlecenie Burmistrza:
1) Biuro Audytu i Kontroli;
2) w uzasadnionych wypadkach, wynikających ze specyfiki zagadnienia podlegającego kontroli Burmistrz może zlecić jej przeprowadzenie, na podstawie umowy cywilnoprawnej, podmiotowi zewnętrznemu, który zawodowo prowadzi działania kontrolne i audytu, rzeczoznawcom, rewidentom.
10. Kontrole wewnętrzne przeprowadza się w dniach i godzinach pracy Urzędu, w sposób nie powodujący, w miarę możliwości przerw w normalnym toku pracy.
11. Kontrolowany pracownik ma obowiązek przedłożenia żądanych dokumentów oraz udzielania wyjaśnień w sprawach dotyczących kontroli przedmiotu.
§ 34
1. W Urzędzie mogą być przeprowadzane kontrole przez uprawnione do tego organy kontroli zewnętrznej.
2. Odpowiedzi na wnioski i zalecenia pokontrolne udziela Burmistrz.
3. Nadzór nad realizacją zaleceń i wniosków pokontrolnych sprawuje Burmistrz za pośrednictwem Sekretarza i Skarbnika.
4. Tryb ewidencjonowania i realizacji zaleceń, wniosków pokontrolnych organów prowadzących kontrole zewnętrzne w Urzędzie:
1) protokoły, wystąpienia i inne materiały pokontrolne organów kontroli podlegają rejestracji w zbiorze dokumentów Wydziału Organizacyjnego,
2) Wydział Organizacyjny prowadzi książkę kontroli zewnętrznych,
3) Sekretarz koordynuje wykonanie zaleceń i wniosków pokontrolnych, w tym zachowanie terminów wynikających z tych zaleceń,
4) kierownicy komórek organizacyjnych, którym przekazano do realizacji materiały pokontrolne, zapewniają terminowe wykonanie wniosków i zaleceń oraz przygotowują informację o ich wykonaniu, którą przedkładają Burmistrzowi,
5) kierownicy jednostek organizacyjnych Miasta przedkładają Burmistrzowi kserokopie wystąpień pokontrolnych oraz informację z wykonania zaleceń.
ROZDZIAŁ X
Zasady i tryb przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania indywidualnych spraw klientów, skarg i wniosków
§ 35
1. Sprawy skierowane do Urzędu są obowiązkowo ewidencjonowane w spisach i rejestrach spraw prowadzonych w wydziałach lub komórkach organizacyjnych Urzędu.
2. Do przydzielania w imieniu Burmistrza, korespondencji do niego wpływającej, do kierowników wydziałów lub komórek organizacyjnych Urzędu oraz miejskich jednostek organizacyjnych w trybie określonym w instrukcji kancelaryjnej upoważniony jest Wydział Organizacyjny poprzez prowadzony Dziennik Podawczy.
3. Pracownicy Urzędu są zobowiązani do sprawnego, rzetelnego i kulturalnego rozpatrywania spraw indywidualnych, kierując się przepisami prawa i zasadami etyki pracowniczej.
4. Odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe załatwienie indywidualnych spraw ponoszą kierownicy wydziałów lub komórek organizacyjnych Urzędu.
§ 36
Skargi i wnioski wnoszone przez mieszkańców, dotyczące działalności Urzędu, w szczególności zaniedbań lub nieprawidłowości, nienależytego wykonania zadań przez pracowników, naruszenia praworządności lub słusznych interesów mieszkańców, a także przewlekłego i biurokratycznego załatwiania spraw przyjmują Burmistrz, Zastępca Burmistrza, kierownicy wydziałów Urzędu.
§ 37
1. Godziny przyjęć mieszkańców przez Burmistrza i Zastępcę Burmistrza określone zostaną na mocy odrębnego zarządzenia.
2. Kierownicy wydziałów przyjmują Mieszkańców w godzinach pracy Urzędu, z uwzględnieniem wykonywania bieżących obowiązków służbowych.
§ 38
Informacja o dniach i godzinach przyjęć wywieszona jest w widocznym miejscu w budynku Urzędu i zamieszczona w BIP – ie Urzędu.
§ 39
Skargi i wnioski wpływające do Urzędu powinny być traktowane jako bardzo pilne i terminowe.
Pisma, notatki i protokoły w tych sprawach powinny być ewidencjonowane bez opóźnień i niezwłocznie kierowane do rozpatrzenia.
§ 40
1. Skargi i wnioski są rejestrowane i przechowywane oddzielnie od innych spraw w centralnym
rejestrze prowadzonym przez Wydział Organizacyjny w sposób ułatwiający kontrolę przebiegu i załatwienia poszczególnych skarg i wniosków.
2. Rejestr, o którym mowa w ust. 1 zawiera również skargi i wnioski kierowane do Rady.
3. Wydział Organizacyjny prowadzi również rejestr pism i wystąpień do Rzecznika Praw Obywatelskich.
§ 41
Wydziały Urzędu załatwiają pod względem merytorycznym poszczególne skargi i wnioski a także niezależnie od centralnego rejestru prowadzą teczki rzeczowe skarg i wniosków, zawierające spisy załatwionych skarg i wniosków mające ułatwić kontrolę przebiegu i terminowości ich załatwienia.
ROZDZIAŁ XI Przepisy końcowe
§ 42
1. Regulamin Organizacyjny wchodzi w życie z dniem 01.07.2016 roku i podlega ogłoszeniu na tablicy ogłoszeń Urzędu.
2. Zmiany regulaminu dokonywane są w formie zarządzenia Burmistrza.
3. Rozszerzenia i zmiany zakresów czynności poszczególnych wydziałów lub komórek organizacyjnych wynikające z przepisów wydanych lub obowiązujących po wejściu w życie niniejszego Regulaminu lub też podpisanych w tym czasie porozumień administracyjnych oraz przeniesienia pojedynczych czynności między wydziałami wymagają zmian, o których mowa w ust. 2.
