K
ATARZYNAK
WAŚNIEWICZ1W SPÓŁCZESNE ZADANIA W KONSERWACJI ARCHIWALIÓW –
PRZYGOTOWANIE KONSERWATORSKIE AKT DO DIGITALIZACJI NA PRZYKŁADZIE A RCHIWUM P AŃSTWOWEGO W K ATOWICACH
NR
1 (47) 2017,
S. 78-89
1
G łównym zadaniem konserwatora archiwalnego była i jest opieka nad zbiorami. Jednak na przestrzeni ostatnich dziesięciu lat można zaobser- wować, jak bardzo zmieniły się oczekiwania, podejście i sposób realiza- cji tego celu. Przede wszystkim jedną z form zabezpieczania zbiorów stała się masowa digitalizacja, realizowana w większości instytucji kultury gro- madzących dziedzictwo narodowe. Skany świetnej jakości, dającej niemal poczucie obcowania z oryginałem, są dostępne na stronach instytutów, bibliotek czy muzeów. Także archiwa rozpoczęły digitalizację swoich zbio- rów (Strategia Archiwów Państwowych na lata 2010–2020, 2010)2, czego dowodzi ponad 25 mln skanów opublikowanych na portalu www.szu- kajwarchiwach.pl. Jednak aby można było wirtualnie przeglądać zasoby archiwalne, poszukiwać informacji źródłowej, konieczna jest digitalizacja, której jeden z etapów powinien toczyć się w pracowni konserwatorskiej.
Archiwum Państwowe w Katowicach [dalej AP] od wielu lat prowadzi digitalizację swojego zasobu w ramach prac statutowych oraz dzięki reali- zacji niezależnych projektów (Zarządzenie, 2015)
3. Udział w projektach zapewnia fi nansowanie niezbędnych, szeroko dziś rozumianych dzia- łań związanych z zabezpieczeniem zasobu – digitalizacją, konserwacją, przygotowaniem konserwatorskim akt, dezynfekcją czy przepakowaniem.
Pierwszym, ważnym doświadczeniem w tym zakresie było dla AP uczest- nictwo w unijnym projekcie „Ochrona i konserwacja cieszyńskiego dzie- dzictwa piśmienniczego” w latach 2007-2010
4. Główne jego zadania kon-
1
Archiwum Państwowe w Katowicach
2
W Strategii pierwszym celem strategicznym jest „Zaspokajanie informacyjnych potrzeb społeczeństwa”, co koresponduje z przedstawioną wizją „Zapewnienia każdemu obywatelowi przyjaznego, ciągłego i bezpiecznego dostępu, w dowolnym miejscu i czasie, do zgromadzo- nych w archiwach zasobów informacji”.
3
Zarządzenie to w bardzo szczegółowy sposób reguluje techniczne aspekty procesu skanowania.
4
W „Projekcie Cieszyńskim” uczestniczyli: Książnica Cieszyńska (Lider), Archiwum Pań-
stwowe w Katowicach Oddział w Cieszynie, Biblioteka i Archiwum Tschammera przy Parafi i
centrowały się na konserwacji pełnej najcenniejszych obiektów z zasobu AP w Katowicach Oddział w Cieszynie oraz fi zycznym zabezpieczeniu całego zbioru Oddziału (Klimkiewicz, 2010; Kwaśniewicz, 2010). Dopeł- nieniem tych prac było skanowanie części akt – łącznie w trakcie trzech lat trwania projektu zaplanowano wykonanie 120 tys. kopii cyfrowych, co wówczas wydawało się nie lada wyzwaniem. Znamiennym dla tego pro- jektu był fakt, że konserwacja znajdowała się w centrum uwagi, nato- miast skanowanie było działaniem pomocniczym. Nikt nie przypuszczał wówczas, że za kilka lat sytuacja będzie odwrotna. Digitalizacja stanie się priorytetem, a wszystkie inne prace, w tym konserwacja w pewnej mierze zostaną jej podporządkowane.
Nowe myślenie o skanowaniu akt oraz o roli konserwatora archi- walnego w tym procesie zrodziło się wraz z udziałem AP w Wieloletnim Programie „Kultura+”
5. W latach 2012-2015 zrealizowane zostały trzy projekty digitalizacyjne: Polski Górny Śląsk w latach 1922-1939. Digita- lizacja zespołu Sejm Śląski 1922-1939 (w latach 2012-2013), Wielokul- turowy Górny Śląsk w aktach Urzędów Stanu Cywilnego z lat 1874-1910 (w latach 2013-2014), oraz Dziedzictwo cywilizacyjne w Archiwum Ksią- żąt Pszczyńskich (w latach 2014-2015). Łącznie udało się wykonać ponad 366 tys. skanów z materiałów archiwalnych (Sprawozdanie z działalności Archiwum Państwowego, 2012; 2013; 2014; 2015), czyli trzy razy tyle, ile w projekcie cieszyńskim. Szybkość prowadzonych prac pokazała, że aby proces digitalizacji przebiegł wydajnie, sprawnie i jednocześnie był bez- pieczny dla materiałów archiwalnych, niezbędne jest bardzo szczegółowe zaplanowanie wszystkich etapów prac oraz dokładne zaznajomienie się ze stanem fi zycznym zbioru. Minimalizuje to ryzyko niepowodzenia projektu i wystąpienia sytuacji, gdy w trakcie skanowania okazuje się, że wybór jednostki był nieodpowiedni. Odrębnym problemem są kwalifi kacje pra- cowników zatrudnianych przez fi rmy digitalizacyjne, dlatego zadaniem archiwalnych służb konserwatorskich powinno być takie przygotowanie akt, by wykluczyć konieczność ingerowania w materiał archiwalny przez osoby skanujące. Należy zaznaczyć, że dotychczasowe doświadczenia wykazały, że stopień trudności każdego projektu jest inny, powinno się także zawsze być przygotowanym na nieprzewidziane sytuacje. Nie można również wnioskować o stanie zachowania zasobu na podstawie doświad- czeń z analogicznymi aktami.
Ewangelicko-Augsburskiej w Cieszynie, Archiwum i Biblioteka Konwentu Bonifratrów w Cie- szynie, Biblioteka Muzeum Śląska Cieszyńskiego. Projekt zrealizowany został dzięki dofi nan- sowaniu z Mechanizmu Finansowego EOG.
5
Realizowany w latach 2011-2015 Program Wieloletni Kultura+, fi nansowany był przez Mi-
nisterstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego. Celem Programu było „poszerzenie i ułatwienie
dostępu do cyfrowych zasobów polskiego dziedzictwa kulturowego za pośrednictwem Interne-
tu, mieszkańcom Polski, zwłaszcza wsi i małych miast.” (Uchwała, 2010).
Wdrażane i udoskonalane procedury opieki nad aktami w trakcie digi- talizacji znalazły także swoje zastosowanie w ostatnim realizowanym przez AP projekcie „Digitalizacja akt z zespołu nr 13/908, Dyrekcja Dóbr Żywiec- kich w Żywcu”
6. Należy dodać, że procedury w skali kraju nie są jednorodne
7. W 2015 r. w trakcie intensywnego przygotowania archiwów w całym kraju do Projektu Operacyjnego Polska Cyfrowa, został stworzony zbiór „Zasady przy- gotowania konserwatorskiego oraz ochrony archiwaliów w procesie digitaliza- cji” (Czajka, 2015). Ta instrukcja postępowania miała na celu ujednolicenie zakresu działań konserwatorskich – co istotne – w ściśle określonym przez projekt czasie. Na razie projekt nie został zrealizowany, ale dyskusja zwróciła uwagę na ten - często pomijany przy digitalizacji archiwaliów – etap prac.
Proces digitalizacji, jaki odbywa się w archiwum można podzielić na trzy etapy:
1. Wybór zespołu lub zbioru, przegląd stanu zachowania, przygotowa- nie konserwatorskie akt do digitalizacji.
2. Wykonanie kopii cyfrowych wraz z opisem (met adane).
3. Kontrola techniczna oraz jakości wykonanych skanów
8.
Wszystkie te etapy są równie ważne. O ile technicznemu procesowi skanowania akt zostało już poświęcone wiele publikacji (Paradowski, oprac.
i red., 2010; Płoszajski, 2008; Stachowska-Musiał, 2004; Wojciechowski 2005; Woźniak, 2010), o tyle przygotowanie konserwatorskie akt do digita- lizacji jest nowym zagadnieniem, które dopiero jest doceniane przez archi- wistów i osoby odpowiedzialne za ochronę zbiorów.
Materiały zgromadzone w AP są w różnym stopniu zachowane. Wpływ na ich kondycję mają różnorodne czynniki, dlatego też zniszczenia mogą być różnej natury (Atlas zniszczeń materiałów archiwalnych, 2000): mecha- nicznej – gdy akta były często użytkowane w pracowni naukowej, biologicz- nej – gdy przechowywane były w niekorzystnych warunkach lub chemicz- nej – gdy papier wykazuje silne zakwaszenie. To sprawia, że bardzo często, by akta mogły trafi ć w ręce osoby skanującej dokumenty, muszą najpierw stać się obiektem troski konserwatora. Chcąc realizować działania zwią- zane z digitalizacją akt, konieczne jest zatem przeprowadzenie przeglądu konserwatorskiego, który określi stan zachowania zbioru, a tym samym ustali możliwość bezpiecznego skanowania.
6
Projekt ten był realizowany w ramach konkursu „Digitalizacja 2016”, który został ogłoszo- ny przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych i fi nansowany ze środków Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych.
7
We wspomnianej Strategii (2010), pojawia się w punkcie 1.3 zapis dotyczący przygoto- wania archiwaliów do digitalizacji poprzez wykonywanie drobnych prac konserwatorskich, jako „warunek konieczny udostępnienia on-line”. W wydanych w roku następnym Zaleceniach (Zarządzenie, 2011) w szerszy sposób omówiono aspekt przygotowania akt do digitalizacji.
Jednak dokument ten pozostawiał duży margines swobody w działaniu.
8
Bezpieczne przechowywanie i publikacja on-line wykonanych kopii cyfrowych jest od
2008 r. zadaniem Narodowego Archiwum Cyfrowego w Warszawie.
Przegląd konserwatorski powinien obejmować wszystkie zaplanowane do digitalizacji obiekty i zakończyć się zaszeregowaniem ich do jednej z czte- rech grup stanu zachowania (Zarządzenie, 2015, zał. nr 4). Kryteria klasy- fi kacji akt przeznaczonych do digitalizacji są zbliżone, choć nie identyczne z kryteriami, które przyjmuje się przy realizacji prac konserwatorskich.
Do grupy 0. trafi ają akta, które nie wymagają przeprowadzenia żad- nych prac przygotowawczych i mogą od razu zostać poddane procesowi skanowania. Nie oznacza to, że do tej grupy kwalifi kowane są akta tylko w bardzo dobrym stanie zachowania: jeżeli jednostka ma drobne uszko- dzenia w obrębie marginesów i nie rzutuje to na czytelność tekstu i jakość otrzymanego skanu, wówczas także może trafi ć do grupy 0.
Do grupy 1. trafi ają akta, które wymagają podjęcia niezbędnych prac przygotowawczych, takich jak prasowanie, usuwanie elementów metalo- wych czy kauterowanie
9, lecz dotyczy to niewielkiej liczby kart, więc nie są to zadania pracochłonne czy skomplikowane, może je z powodzeniem wykonać przeszkolony pracownik.
Do grupy 2. kwalifi kują się akta, które również wymagają podjęcia prac przygotowawczych, takich jak prasowanie, usuwanie elementów metalo- wych czy kauterowanie, lecz dotyczy to znacznej liczby kart. W grupie tej znajdą się również akta, które ze względu na stopień zniszczeń i trudność prac powinien przygotować do skanowania specjalista-konserwator – mogą to być prace związane na przykład z usunięciem dawnych, przysłaniających tekst reperacji, czy zabezpieczeniem pokruszonych pieczęci. Zadania w tej grupie są czasochłonne, jednak ilość poświęconego czasu powinna zostać określona w odpowiednich procedurach. Znamienne jest to, że w grupie 2 mogą pojawić się akta w złym stanie zachowania – przeznaczone do konser- wacji pełnej – jednak zastosowanie tymczasowych, szybkich metod konser- watorskich pozwala na zdigitalizowanie obiektu. Prace te nie zastępują peł- nych zabiegów konserwatorskich, są tylko metodą „reanimacji”, ułatwienia aktom przejścia przez newralgiczny moment skanowania.
Do grupy 3. trafi ają natomiast akta, które w obecnej kondycji z uwagi na swój stan zachowania nie mogą zostać poddane digitalizacji. Stan ich jest na tyle poważny, że jakiekolwiek działania „na skróty” mogłyby okazać się niekorzystne lub wręcz zgubne. Mamy wtedy dwie metody postępowa- nia: albo wyłączyć obiekt z projektu i nie skanować go, albo podjąć decyzję o przeprowadzeniu konserwacji i zeskanować go w późniejszym terminie.
Oczywiście wszelkie takie decyzje są uzależnione od wielu czynników, m.in.
od rodzaju zniszczeń i liczby kart w obiekcie.
Po przeglądzie konserwatorskim mamy klarowny obraz stanu zachowa- nia całego zbioru, co również pozwala określić stopień trudności projektu digitalizacyjnego. Na tym etapie można zaplanować przebieg prac tak, by
9
Kauterowanie polega na wgrzewaniu w zniszczony lub uszkodzony fragment papieru prze-
źroczystej bibułki z klejem akrylowym, który uaktywnia się pod wpływem temperatury.
do digitalizacji jako pierwsze trafi ały obiekty z grupy 0, czyli w najlepszym stanie. Dokumenty zakwalifi kowane do grupy 1 i 2 mogą w tym czasie prze- chodzić proces przygotowania. Działania w obrębie grupy 3 są uzależnione od indywidualnych decyzji oraz możliwości czasowych. Równomierne dostarczanie materiałów sprawia, że osoba wykonująca skany może lepiej zaplanować swoją pracę. Podczas przeglądu konieczne jest także zwrócenie uwagi na fakt, że niektóre uszkodzenia pomagają w trakcie digitalizacji, np.
w przypadku poszytów
10pęknięcia nici mogą ułatwiać skanowanie grubych jednostek lub umożliwiać dotarcie do wszytych informacji zapisanych na brzegu karty (Zarządzenie, 2015, § 8, pkt. 4).
Przegląd stanu zachowania mówi także o tym, czy akta wymagają dezynfekcji i czyszczenia, czy wskazane jest zaplanowanie zmiany opa- kowania na bezkwasowe teczki lub pudła, czy może jakieś jednostki z przyczyn technicznych powinny być ze skanowania wyłączone lub do skanowania rozszyte. Po przeglądzie mamy także informację o tym, czy w zbiorze znajdują się pieczęcie lakowe oraz ile jest ksiąg, luźnych kart i poszytów, a ile dokumentów pergaminowych, obiektów wielkoformato- wych lub nietypowych pod względem budowy. Wiedza ta jest niezbędna nie tylko na etapie planowania digitalizacji oraz szacowania liczby ska- nów i czasu niezbędnego do ich wykonania, ale również w trakcie samych prac, gdy należy podjąć decyzję o rodzaju sprzętu na jakim materiał ma zostać zeskanowany.
Sam przegląd, który polega na skrupulatnym wypełnieniu tabeli, jest zadaniem czasochłonnym i odbywa się najczęściej w magazynie archiwal- nym. Powinien być przeprowadzony przez doświadczonych pracowników pracowni konserwatorskiej, konserwatorów lub renowatorów.
Następnym etapem, po zebraniu i przeanalizowaniu danych, jest przy- gotowanie konserwatorskie akt do digitalizacji. Nie dotyczy ono tylko prac związanych bezpośrednio z reperacją uszkodzonych obiektów, to szerokie spektrum działań poczynając od mechanicznego oczyszczania kart i usu- wania elementów metalowych, na kauterowaniu i szyciu akt kończąc. Na działania te należy zarezerwować odpowiednią, realną ilość czasu, gdyż nadmierny pośpiech ma zły wpływ na jakość pracy. Należy uwzględnić liczbę obiektów oraz liczbę pracowników, którzy mogą zaangażować się w projekt. Prace związane z przygotowaniem konserwatorskim nie zawsze muszą być wykonywane przez dyplomowanych konserwatorów archiwal- nych, lecz także można wykorzystać osoby po odpowiednim przeszkole- niu. Takie rozwiązanie jest możliwe w sytuacji, gdy archiwum nie zatrudnia
10
Poszyt – jedna z form jednostki archiwalnej. Powstaje z luźnych kart, o zróżnicowanym
formacie, łączonych po kilka i przyszywanych w wiązkach do kartowego grzbietu – nici szycia
widoczne są od strony grzbietu. Oprawa poszytu jest miękka, często pozbawiona tylnej okład-
ki, którą zastępował plik niezapisanych kart. Karty poszytu wszywane były poprzez zagięcie
nieraz zapisanego brzegu karty.
konserwatora
11lub gdy w ograniczonym czasie należy przygotować znaczną ilość materiału do digitalizacji. Istotą przygotowania konserwatorskiego w projekcie digitalizacyjnym jest szybkie tempo pracy oraz jej ograniczony zakres, przy zachowaniu najlepszej jakości. Celem tych prac jest takie przy- gotowanie akt, by z jednej strony ułatwić pracę osobie skanującej, a z dru- giej ograniczyć potencjalne uszkodzenia akt.
Wiele z doświadczeń w zakresie opieki nad zbiorami (przed i w trak- cie digitalizacji) udało się wykorzystać w 2016 r. przy realizacji wspomnia- nego projektu „Digitalizacja zespołu nr 13/908, Dyrekcja Dóbr Żywieckich w Żywcu”
12. Celem projektu było zeskanowanie 508 jednostek archiwal- nych, wybranych z zespołu liczącego 2080 jednostek. Przegląd stanu zachowania wytypowanych sygnatur pokazał, że 68,5% zbioru znajduje się w stanie dobrym, umożliwiającym natychmiastową digitalizację. Do grupy 1 zakwalifi kowano 23,6% akt, natomiast do grupy 2 – 7,9%. Akt w bardzo złym stanie zachowania, który uniemożliwiałby digitalizację, nie odnoto- wano. Już na podstawie tego ogólnego zestawienia można było wniosko- wać, że do realizacji projektu potrzebny będzie zespół. Natomiast sam pro- jekt wymagać będzie większego nakładu pracy (zob. wykres 1).
11
W sieci archiwalnej wszystkie archiwa państwowe, które nie zatrudniają dyplomowanych konserwatorów współpracują w tym zakresie z archiwami, w których pracuje konserwator.
12
Jest to unikatowy zbiór akt z lat [1758], 1808-1945, zawierający dokumenty arcyksiążąt z dynastii Habsburgów – ówczesnych właścicieli dóbr żywieckich.
Wykres 1. Stan zachowania akt w projekcie „Digitalizacja zespołu Dyrekcja Dóbr Żywieckich w Żywcu”. Źródło: opracowanie własne
0 50 100 150 200 250 300 350 400
Grupa 3 Grupa 2
Grupa 1 Grupa 0
348
120
40
0
Wśród 508 jednostek odnotowano 175 luźnych kart (tzw. luzy), 155 j.a.
akt mieszanych, 84 poszyty, 63 księgi oraz 31 map. Wykres 2 pokazuje, jak wśród poszczególnych grup kształtował się podział na formy archiwa- liów (wykres nie uwzględnia grupy 3, do której nie zakwalifi kowano żadnej jednostki).
Wykres 2. Grupy stanu zachowania z uwzględnieniem formy akt. Źródło: opracowanie własne
Z uzyskanych danych wynika, że w grupie 1 znajdowało się 52,5% akt mieszanych oraz 37,5% akt w formie luzów. Podobnie układały się propor- cje w grupie 2 – 50% stanowiły akta mieszane, a 42% luzy. Okazało się, że obie formy – zawierające w sobie luźne karty lub karty o zróżnicowanym formacie, są częściej narażone na uszkodzenia. W trakcie przechowywania i użytkowania karty łatwiej mogą ulec zagięciu, zrolowaniu i przedarciu, szczególnie w przypadku, gdy są innego formatu od reszty lub od obwo- luty czy teczki. Zróżnicowanie formatów kart powoduje również silniejsze zabrudzenie krawędzi kart większych od reszty.
Po przeglądzie konserwatorskim, a przed przystąpieniem do zasadni- czych prac przygotowawczych, w celu ewidencjonowania działań, została stworzona w wersji elektronicznej tabela, podzielona na trzy bloki:
0 15 30 45 60 75 90 105 120
Grupa 2 Grupa 1
Grupa 0 72
113
73 61
29
63
45
10
20 17
1
liczba jednoste k
poszyty luzy
akta mieszane mapy
1 1 1 1
identyfi kacja jednostki – z kolumnami: seria, sygnatura,
proces skanowania – z kolumnami: liczba stron, strony dodatkowe, liczba skanów, data skanowania, skanujący, uwagi skanującego,
opis fi zyczny jednostki i przeprowadzonych czynności – z kolum- nami: forma jednostki, grupa stanu zachowania, format jednostki, liczba kart prasowanych, liczba kart kauterowanych, rozszycie jednostki, prze- pakowanie jednostki, uwagi, przygotowujący. Do uzupełnianej na bieżąco tabeli wprowadzano informacje pozyskane w trakcie przeglądu.
Należy zaznaczyć, że niezależnie od zakwalifi kowania akt do jednej z czterech grup stanu zachowania, moment digitalizacji, czyli wyjmowania akt z magazynów i przemieszczania ich, to dobra okaz ja do przeprowadze- nia odkurzania i czyszczenia akt oraz opakowań ochronnych, w których się znajdują. W ramach projektu i związanego z nim przygotowania konser- watorskiego oraz na podstawie dokonanego wcześniej przeglądu zaplano- wano oczyszczenie z kurzu wszystkich kart. Na tym etapie usuwano także wszystkie elementy metalowe oraz rozdzielano akta na przeznaczone do digitalizacji (384 j.a.) i pozostawione w pracowni (160 j.a.).
Mając na uwadze ustalony zakres prac oraz doświadczenia własne, wszystkie prace przygotowawcze wykonywano zgodnie z zasadami mini- malnej ingerencji oraz ograniczania się tylko do koniecznych działań (Rouba, 2008). Akta prasowano tylko w celu odsłonięcia „informacji”, a drobne reperacje kart wykonywano tylko w obrębie tekstu. Do XIX i XX- -wiecznych papierów maszynowych stosowano Filmoplast R, natomiast do akt na papierze czerpanym – bibułkę japońską i klej skrobiowy (zob.
il. 1,2).
Problemem okazały się jednostki, które zawierały karty większe od pozostałych, a przez to wystające z bloku. Po prasowaniu karty te powra- cały do pierwotnego kształtu. Działo się tak w jednostkach, które miały zróżnicowany format o mocno utrwalonych zagięciach i zrolowanych kra- wędziach. Ponieważ jest to czynnik znacząco utrudniający i spowalniający pracę osoby wykonującej skany, dlatego brzegi kart delikatnie nawilżano roztworem metylocelulozy, prasowano, a między wyprasowanymi kartami umieszczano kartonowe, bezkwasowe przekładki, które nie pozwalały kar- tom powrócić do poprzedniego stanu.
Spośród obiektów znajdujących się w grupie 2 przykładem minimalnej
ingerencji konserwatorskiej, ograniczającej się tylko do umożliwienia zeska-
nowania, był plan Peweli Wielkiej z 1867 r. (sygn. 13_908_0_4_332_209-
213). Z uwagi na silne zakwaszenie jego stan zachowania został określony
jako bardzo zły. Plan znajdował się w kilku częściach, miał spore ubytki,
pęknięcia i przełamania papieru, a każde dotknięcie groziło powstaniem
nowych zniszczeń. Obiekt został scalony, ułożony na podkładkach i w takiej
postaci (wraz z podkładkami) zdigitalizowany, zgodnie ze wskazówkami dla
osoby wykonującej skany.
Il. 2. Karta po przeprowadzeniu prac przygotowawczych. Fot. K. Kwaśniewicz
Il. 1. Karta przed przeprowadzeniem prac przygotowawczych. Fot. K. Kwaśniewicz
Łącznie w 1 grupie stanu zachowania (120 j.a.) wyprasowano 5339 kart konserwatorskich, a reperacjom poddano 340 kart konserwatorskich, nato- miast w 2 grupie (40 j.a.) wyprasowano 4468 kart konserwatorskich oraz zreperowano 489 kart konserwatorskich. Wykonano także 25 obwolut na mapy oraz 60 sztuk przekładek ochronnych. Projekt zrealizowany został w przeciągu 3,5 miesiąca i zakończył się wykonaniem 72028 skanów (Spra- wozdanie z działalności Archiwum Państwowego w Katowicach, 2016)
13.
Poświęcenie czasu na przygotowanie akt do digitalizacji usprawnia i przyśpiesza proces skanowania oraz minimalizuje ryzyko uszkodzeń akt.
Wskazane jest, aby materiał archiwalny zawsze przechodził etap przeglądu przed przystąpieniem do digitalizacji. Nawet z pozoru niekłopotliwe do ska- nowania księgi Urzędów Stanu Cywilnego potrafi ą kryć obiekty bardzo znisz- czone, takie jak np. często użytkowane skorowidze lub zakwaszone alegata
14. Skanowanie materiałów archiwalnych powinno odbywać się w archi- wum. Daje to możliwość sprawnego i bezpiecznego przemieszczania akt z pracowni konserwatorskiej/renowatorskiej do digitalizacji. Jest to szcze- gólnie istotne w przypadku delikatnych, rozprasowanych materiałów, które bez składania mogą zostać umieszczone w skanerze. Digitalizacja na miej- scu ma także tę zaletę, że konserwator może w razie potrzeby doraźnie interweniować, a w przypadku powstania uszkodzeń w trakcie skanowania szybko zareagować.
Przygotowanie konserwatorskie akt do digitalizacji jest pojęciem, które przekracza utarte podziały konserwacji na: pełną, zachowawczą czy ratun- kową. Projekty przeprowadzane w AP w Katowicach pokazują, że jest to dziś niezbędny element procesu, którego znaczenia nie sposób przecenić.
Jego wpływ na jakość i efektywność prac jest na tyle istotna, że należałoby rozważyć wprowadzenie go – wraz z przeglądem konserwatorskim – jako stałego elementu digitalizacji archiwaliów w całym kraju. Taki sposób przy- gotowania i prowadzenia prac mógłby zyskać miano prawdziwie optymal- nego procesu digitalizacji materiałów archiwalnych.
13
W ramach projektu zaplanowano szereg działań takich jak: paginację i sprawdzenie popraw- ności paginacji, transport akt, przygotowanie konserwatorskie akt – oczyszczanie, prasowanie, reperacje, wprowadzenie inwentarza do bazy danych, skanowanie, kontrola jakości skanów.
14
